Juha-Pekka Liljander Johanna Heikkilä Matti Lappalainen Petra Nystén Toni Sulameri Matti Kajaste Savonia-ammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän auditointi KORKEAKOULUJEN ARVIOINTINEUVOSTON JULKAISUJA :
ISBN 978-952-206-057-8 (painettu) ISBN 978-952-206-058-7 (pdf) ISSN 1457-3121 Julkaisija: Korkeakoulujen arviointineuvosto Kansi: Juha Ilonen Layout: Pikseri Julkaisupalvelut Tammer-Paino Oy Tampere 2007
Esipuhe Korkeakoulujen arviointineuvosto aloitti korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditoinnit keväällä 2005. Tähänastinen kokemus on osoittanut, että auditointimalli on korkeakouluille varsin vaativa kansainvälisestikin vertaillen, koska se kattaa korkeakoulun koko toiminnan. Vaativuudessaan se kuitenkin nostaa monipuolisesti ja havainnollisesti esille keskeisiä tekijöitä korkeakoulujen toiminnasta ja laadun kehittämismekanismeista. Valmistuneiden raporttien tulokset osoittavat, että korkeakouluilla on paljon laadunvarmistuksen hyviä käytänteitä, mutta erityisesti laadunvarmistusjärjestelmän kokonaisuudessa, laadunvarmistuksen johdonmukaisessa kytkemisessä toiminnan ohjaukseen ja johtamiseen sekä tutkimus- ja kehitystoiminnan laadunvarmistuksessa ja sidosryhmien osallistumismahdollisuuksissa on vielä useimmissa korkeakouluissa kehittämishaastetta. Auditointi on kansallinen arviointipoliittinen ratkaisu, jolla osoitetaan kansainvälisesti, että Suomessa on pätevä korkeakoulujen laadunvarmistus. Menettelyllä tuodaan eurooppalaiset laadunvarmistuksen periaatteet suomalaisiin korkeakouluihin, sillä kansallinen auditointimalli on rakennettu eurooppalaisten laadunvarmistuksen periaatteiden mukaiseksi. Kyseessä onkin suuri haaste sekä korkeakouluille että arviointineuvostolle. Auditointi kunnioittaa korkeakoulujen autonomiaa ja korostaa luottamusta korkeakoulujen viimekätiseen vastuuseen koulutuksensa laadusta. Tämä sopii hyvin suomalaiseen korkeakoulujärjestelmään ja sen traditioon. Kehittämisen ja kehittävän arvioinnin periaate näyttäytyy auditoinnissa vuorovaikutuksena ja vuoropuheluna arviointineuvoston ja korkeakoulujen välillä. Tavoitteena on tuottaa tietoa, jota korkeakoulut voivat käyttää oman toimintansa kehittämisessä. Auditointitulokset nostavat myös esille hyviä käytänteitä koko korkeakoulukentän hyödynnettäviksi. Raporttiin sisällytetään aina suosituksia tukemaan korkeakoulua sen kehittäessä laadunvarmistusjärjestelmäänsä edelleen. Savonia-ammattikorkeakoulun auditointi on järjestyksessä kymmenes. Parhaimmat kiitokset Savonia-ammattikorkeakoululle osallistumisesta auditointiin sen ensimmäisessä aallossa. Kiitokset myös auditointiryhmän jäsenille asiantuntevasta ja sitoutuneesta työstä. Ossi Tuomi Pääsihteeri Korkeakoulujen arviointineuvosto
Sisällys Auditointiryhmä Johdanto Auditointiprosessi. Auditoinnin tavoitteet. Auditoinnin kohteet. Auditointiaineisto. Auditointivierailu. Auditointiraportin tuottaminen ja rakenne Savonia-ammattikorkeakoulu ja sen laadunvarmistusjärjestelmä. Organisaation rakenne ja hallinto. Arvot, toiminta-ajatus, tehtävä ja visio. Laadunvarmistusjärjestelmä ja sen osat Auditointitulokset. Laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteet, kokonaisrakenne ja osa-alueiden väliset yhteydet. Laadunvarmistusjärjestelmään liittyvä dokumentaatio, johon sisältyy laatupolitiikan, toimintojen, toimijoiden ja vastuiden määrittely. Perustehtävien sekä tuki- ja palvelutoimintojen laadunvarmistus.. Tutkintoon johtava koulutus.. Tutkimus- ja kehitystyö.. Yhteiskunnallinen vuorovaikutus, vaikuttavuus ja aluekehitystyö.. Tuki- ja palvelutoiminnot.. Henkilöstön kehittäminen. Korkeakoulun henkilökunnan, opiskelijoiden ja ulkoisten sidosryhmien osallistuminen. Kytkeytyminen johtamiseen ja toiminnanohjaukseen. Laadunvarmistustiedon tarkoituksen-mukaisuus ja saatavuus korkeakoulun sisällä. Laadunvarmistustiedon tarkoituksen-mukaisuus ja saatavuus korkeakoulun ulkoisten sidosryhmien näkökulmasta. Laadunvarmistuksen menettelytapojen ja rakenteiden toimivuus ja vaikuttavuus toiminnan kehittämiseen. Laadunvarmistustiedon hyödyntäminen kehittämisen välineenä. Laadunvarmistusjärjestelmän toiminnan seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen
Johtopäätökset. Laadunvarmistusjärjestelmän vahvuudet ja hyvät käytänteet. Kehittämissuositukset. Auditointiryhmän kokonaisarvio. Korkeakoulujen arviointineuvoston päätös auditoinnin lopputuloksesta Liitteet : Arvioinnissa käytettävät kriteerit : Auditointivierailun ohjelma
Auditointiryhmä Puheenjohtaja Juha-Pekka Liljander (KT) on toiminut Helsingin ammattikorkeakoulu Stadian vararehtorina (tutkimus- ja kehitystyö, aikuiskoulutus- ja työelämäpalvelut, sisäiset palvelut) vuodesta 2005. Sitä ennen hän toimi Lahden ammattikorkeakoulussa tutkimuspäällikkönä, Innovaatiokeskuksen varajohtajana ja projektipäällikönä (2001 2005). Liljander on toiminut myös opetusministeriön asettamana selvitysmiehenä ammattikorkeakoulutuksen asemasta eurooppalaisella korkeakoulutus- ja tutkimusalueella (2003 2004), sekä Jyväskylän yliopiston erikoistutkijana ja tutkijana koulutuksen tutkimuslaitoksessa (1987 2001). Hän on toiminut tutkijana ja asiantuntijana lukuisissa koulutusta ja korkeakoulutusta koskevissa tutkimus- ja arviointihankkeissa ja hänellä on monipuolinen yliopisto- ja ammattikorkeakoulukentän tuntemus niin kotimaisella kuin eurooppalaisellakin tasolla. Liljanderilla on hallinnollista, organisointi- ja johtamiskokemusta ammattikorkeakoulusta ja hän on kirjoittanut lukuisia korkeakoulujärjestelmää, korkeakoulupolitiikkaa ja kasvatussosiologiaa käsitteleviä julkaisuja. Jäsenet Johanna Heikkilä (TtT) toimii kehitysjohtajana Jyväskylän ammattikorkeakoulussa ja vastaa korkeakoulun sisäisestä laatutyöstä sekä sen arvioinnista ja dokumentoinnista. Heikkilä on osallistunut arvioijana Suomen laatupalkintokilpailuun vuonna 2004 ja toimii samassa tehtävässä myös tänä vuonna. Hänellä on Laatukeskuksen EFQM-arvioijapätevyys ja hän on saanut myös Balanced Scorecard- sekä benchmarking-koulutusta. Johanna Heikkilä oli jäsenenä Kymenlaakson ammattikorkeakoulun auditointiryhmässä. Petra Nystén toimi vuoden 2005 Samokin puheenjohtajana. Hän on toiminut myös Arcada-ammattikorkeakoulun opiskelijakunta Askenin puheenjohtajana ja samalla korkeakoulun hallituksessa. Nystén osallistui Arcadan kokonaisarviointiin vuonna 2003. Hän on edustanut opiskelijoita ja opiskelijayhdistyksiä niin kansallisella kuin kansainväliselläkin tasolla sekä osallistunut Bologna-prosessin ministerikokoukseen Bergenissä vuonna 2005. Nystén on myös valittu ESIB (The National Unions of Students in Europe) tasa-arvo-
komiteaan. Petra Nystén on opiskelee informaatiotekniikkaa Arcadassa ja tekee pro gradu -työtä Vaasan yliopistossa. Hän oli jäsenenä Svenska yrkeshögskolanin auditointiryhmässä. Matti Lappalainen (KM) toimii opetuksen kehittämispäällikkönä Turun yliopistossa. Hänen tehtäviinsä kuuluvat pedagoginen kehittäminen ja siihen liittyen mm. virtuaaliyliopistotoiminnan koordinointiin, opetuksen ja oppimisen arviointiin sekä laadunvarmistukseen liittyvät tehtävät. Hän on toiminut Turun yliopiston opetuksen kehittämistehtävissä vuodesta 1995, toimittuaan tätä ennen tutkijana. Hän kuuluu valtakunnallisen yliopistopedagogisen verkoston Peda-forumin kehittämistiimiin. Toni Sulameri (DI) toimii koneenrakennuksen ja automaation osaamiskeskusohjelman ohjelmajohtajana Tampereella Teknologiakeskus Hermia Oy:ssä. Sitä ennen hän työskenteli lähes kymmenen vuotta toimitusjohtajana ja yrittäjänä. Sulameri on toiminut useita vuosia pää- ja sivutoimisena tuntiopettajana Satakunnan ammattikorkeakoulussa, Hämeen ammattikorkeakoulussa sekä Tampereen teknillisessä korkeakoulussa. Hänellä on ollut useita opiskelijajärjestöjen luottamustoimia, mm. TTKY:n edustajiston jäsenyys vuosina 1987 1990 sekä SYL:n hallituksen jäsenyys vuonna 1989. Sihteeri Matti Kajaste (VTM) on toiminut projektisuunnittelijana Korkeakoulujen arviointineuvoston sihteeristössä vuodesta 2005. Hän on toteuttanut mm. ammattikorkeakoulujen koulutuksen laatuyksikköarvioinnin sekä aluekehitysvaikutuksen huippuyksikköarvioinnin. Kajaste toimi auditointiryhmän sihteerinä.
Johdanto Korkeakoulujen arviointineuvosto ja opetusministeriö ovat sopineet, että Korkeakoulujen arviointineuvosto kehittää vuosina 2005 2007 korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditointimenettelyä. Auditoinnin taustalla on tarve osoittaa suomalaisen korkeakoulutuksen ja tutkintojen laatu kansallisesti ja kansainvälisesti sekä tukea korkeakouluja laadun hallinnassa ja kehittämisessä. Korkeakoulujen arviointineuvosto on yhteistyössä korkeakoulujen ja opiskelijajärjestöjen kanssa valmistellut auditointimenettelyn, joka on kuvattu lokakuussa 2005 ilmestyneessä auditointikäsikirjassa 1. Siinä on määritelty auditoinnin tavoitteet, kohteet, menetelmät, kriteerit ja seuraamukset. Auditointikriteereitä valmisteltaessa on hyödynnetty eurooppalaisia korkeakoulujen laadunvarmistuksen periaatteita ja suosituksia, joiden mukaan korkeakoulujen sisäiseen laadunvarmistukseen tulee kuulua muun muassa dokumentoitu laatupolitiikka ja toimivat menettelytavat koulutuksen laadun varmistamiseksi, tiedonkeruu ja analysointi koulutuksen ja muun toiminnan johtamista varten sekä tiedottaminen korkeakoulun tarjoaman koulutuksen ja tutkintojen laadusta. 2 Laadunvarmistuksen auditoinnin lähtökohtana on kehittävä arviointi, jolla on jo vahva perinne suomalaisessa arviointikäytännössä. Tavoitteena on, että Korkeakoulujen arviointineuvoston toteuttama auditointi toimii osana yksittäisen korkeakoulun laadunvarmistuksen systemaattista kehittämistä. Korkeakoulujen arviointineuvosto toteuttaa vuosittain 6 8 auditointia korkeakoulujen ilmoittautumisten ja käytettävissä olevien resurssien mukaan. Auditointia pilotoitiin kahdessa korkeakoulussa keväällä 2005 3, ja tämän perusteella auditointimenettelyä kehitettiin siten, että kehittämisvaiheen audi- 1 Korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditointi. Auditointikäsikirja vuosille 2005 2007. Korkeakoulujen arviointineuvoston julkaisuja 4:2005. Tampere: Tammer-Paino Oy. (Käsikirja on saatavana myös osoitteesta www.kka.fi/pdf/julkaisut/kka_405.pdf). 2 Standards and Guidelines for Quality Assurance in the European Higher Education Area. European Association for Quality Assurance in Higher Education. Helsinki: Multiprint. (www.enqa.net/files/bergenreport210205.pdf). 3 Pilottivaiheessa auditoitiin Kymenlaakson ammattikorkeakoulu ja Pirkanmaan ammattikorkeakoulu. Pilottivaiheen auditointien raportit julkaistiin KKA:n julkaisusarjassa verkkojulkaisuina keväällä 2005. Verkkojulkaisut löytyvät osoitteesta http://www.kka.fi/muut_julkaisut.lasso
toinnit voitiin aloittaa syksyllä 2005. Auditointimallin kehittämisvaihe ulottuu vuoteen 2007 asti. Jokaiselta vuosien 2005 2007 auditointeihin osallistuvalta auditoijalta ja korkeakoululta kerätään palautetta auditointimenetelmästä ja kriteereistä. Arviointineuvosto käy auditointimallia koskevaa keskustelua myös kansainvälisten yhteistyökumppaniensa kanssa. Tätä palautetta hyödynnetään vuonna 2007, kun tehdään auditointimallin kehittämistä koskevia johtopäätöksiä.
Auditointiprosessi. Auditoinnin tavoitteet Korkeakoulujen laadunvarmistusjärjestelmien auditointien tavoitteena on arvioida, miten korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmä toimii laadunhallinnan ja kehittämisen välineenä: tukeeko korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmä kansallisten korkeakoulupoliittisten ja korkeakoulun asettamien tavoitteiden saavuttamista tuottaako korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmä toiminnan kehittämisen kannalta tarkoituksenmukaista tietoa ja johtaako se kehittämistoimenpiteisiin arvioida laadunvarmistusjärjestelmää suhteessa auditointikriteereihin, tuoda esiin vahvuuksia ja hyviä käytänteitä, antaa kehittämissuosituksia laadunvarmistuksen kehittämiseksi ja tehdä päätös Korkeakoulujen arviointineuvostossa siitä, läpäiseekö korkeakoulu auditoinnin vai edellyttääkö laadunvarmistusjärjestelmä myöhemmin tehtävää uusintaauditointia.. Auditoinnin kohteet Auditoinnin kohteena olivat auditointikäsikirjan mukaan seuraavat: 1. Laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteet, kokonaisrakenne ja osa-alueiden väliset yhteydet 2. Laadunvarmistusjärjestelmään liittyvä dokumentaatio, johon sisältyy laatupolitiikan, toimintojen, toimijoiden ja vastuiden määrittely 3. Perustehtävien sekä tuki- ja palvelutoimintojen laadunvarmistuksen kattavuus a) Tutkintotavoitteinen koulutus 4 b) Tutkimus /tutkimus- ja kehitystyö 4 Tutkintotavoitteisella koulutuksella tarkoitetaan ensimmäisen, toisen ja kolmannen syklin tutkintoihin johtavaa koulutusta. Ensimmäisen syklin tutkintoihin kuuluvat alemmat korkeakoulututkinnot ja ammattikorkeakoulututkinnot, toisen syklin tutkintoihin ylemmät korkeakoulututkinnot sekä ylemmät ammattikorkeakoulutututkinnot. Kolmannen syklin tutkijakoulutuksen tutkintoja ovat jatkotutkintoina suoritettavat lisensiaatintutkinnot ja tohtorintutkinnot.
c) Yhteiskunnallinen vuorovaikutus, vaikuttavuus ja aluekehitystyö 5 d) Tuki- ja palvelutoiminnot (mm. kirjasto- ja tietopalvelu, ura- ja rekrytointipalvelut sekä kansainväliset palvelut) e) Henkilöstön kehittäminen 4. Korkeakoulun henkilökunnan, opiskelijoiden ja ulkoisten sidosryhmien osallistuminen laadunvarmistukseen 5. Laadunvarmistusjärjestelmän kytkeytyminen johtamiseen ja toiminnanohjaukseen 6. Laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuus ja saatavuus korkeakoulun sisällä 7. Laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuus ja saatavuus korkeakoulun ulkoisten sidosryhmien näkökulmasta 8. Laadunvarmistuksen menettelytapojen ja rakenteiden toimivuus ja vaikuttavuus toiminnan kehittämiseen 9. Laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon hyödyntäminen koulutuksen ja muun toiminnan laadunhallinnan ja kehittämisen välineenä 10. Laadunvarmistusjärjestelmän toiminnan seuranta, arviointi ja jatkuva kehittäminen. Auditoinnessa käytetään kriteeristöä, joka on skaalattu neljälle eri laadunvarmistusjärjestelmän kehitysvaiheelle. Kriteeristö sisältää puuttuvan, alkavan, kehittyvän ja edistyneen laadunvarmistuksen luonnehdinnat kaikista auditoinnin kohteista (ks. kriteeristö liitteessä 1). Auditoinnin kohteena ovat laadunvarmistuksen prosessit ja menettelytavat, eivät korkeakoulun itselleen asettamat tavoitteet tai sen tulokset. Korkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmää tarkastellaan suhteessa sen itselleen asettamiin tavoitteisiin ja edellä mainittuihin auditointikriteereihin. Auditointikäsikirjan mukaisesti tarkoituksena on tarkastella laadunvarmistusjärjestelmän toimivuutta, sen tuottaman tiedon tarkoituksenmukaisuutta ja käyttöä korkeakoulun tarjoaman koulutuksen ja muun toiminnan laadun ja seurannassa kehittämisessä. Auditoinnin yhteydessä korkeakoululta edellytetään konkreettista näyttöä laadunvarmistusjärjestelmän toimivuudesta, vaikuttavuudesta ja avoimuudesta. 5 Yhteiskunnallinen vaikuttavuus ja aluekehitystyö sisältävät tässä myös täydennyskoulutuksen (ml. erikoistumisopinnot) sekä avoimen yliopisto- ja ammattikorkeakouluopetuksen.
. Auditointiaineisto Auditointikäsikirjan mukaan auditointiaineisto tuli koota siten, että se tarjoaa auditointiryhmälle riittävän tietoperustan sekä näyttöjä laadunvarmistusjärjestelmän ja perustehtävien laadunvarmistuksen kattavuuden, vaikuttavuuden sekä avoimuuden ja viestivyyden arviointia varten. Korkeakoulun tuli laatia auditointiaineisto siten, että sen avulla arvioitsijoiden on mahdollista saada kuva korkeakoulun organisaatiosta, laadunvarmistusjärjestelmästä, sen suhteesta toiminnanohjausjärjestelmään sekä näyttöjä laadunvarmistusjärjestelmän toimivuudesta. Olemassa olevien kuvailevien aineistojen lisäksi auditointiaineistoon tuli sisältyä myös laadunvarmistuksen toimivuutta arvioivaa aineistoa. Aineistolle ei oltu määritelty sivumäärärajoitusta, vaan korkeakoulun tuli itse arvioida etukäteen toimitettavan aineiston sopiva laajuus. Savonia-ammattikorkeakoulun auditoinnin perusaineisto sisälsi muun muassa seuraavat dokumentit: Laatukäsikirjana tulostettu Q2-toiminnanohjausjärjestelmän yhteenvetoraportti (mm. kuvaus perustehtävästä, arvot, visio, strategiakartta sekä laadunhallintaprosessi) Laadunhallintajärjestelmän kehityshistoria Selvitys laadunhallintajärjestelmän kytkeytymisestä toiminnanohjausjärjestelmään Laadunhallintajärjestelmän SWOT-analyysi Yhteenveto laadunhallintajärjestelmän osoittamista keskeisistä kehittämiskohteista. Savonia-ammattikorkeakoulun valitsemat näytöt ja näytteet laadunvarmistusjärjestelmän toimivuudesta sisälsivät mm. seuraavia dokumentteja: Laadunhallintastrategia Toimintasääntö Opiskelijakyselyiden avainmittarit Tutkimus- ja kehitystyön strategia Tavoitesopimusprosessin kuvaus EFQM-tulosyhteenveto keväällä 2006 Itsearviointiohje. Näiden lisäksi auditointiryhmä pyysi ja sai käyttöönsä huomattavan määrän lisämateriaalia, kuten ammattikorkeakoulun sisäisen auditointiohjeen sekä tekniikan tulosalueen sisäisen auditoinnin raportin. Ryhmä sai myös tunnukset Savonia-ammattikorkeakoulun Q2-toiminnanohjausjärjestelmään.
. Auditointivierailu Ennen auditointivierailua auditointiryhmän puheenjohtaja Juha-Pekka Liljander ja projektisuunnittelija Matti Kajaste vierailivat 7.9.2006 Savonia-ammattikorkeakoulussa, joka järjesti henkilökunnalle ja opiskelijoille informaatiotilaisuuden tulevasta auditoinnista. Juha-Pekka Liljander esitteli auditoinnissa käytettäviä kriteereitä ja Matti Kajaste puhui auditointivierailun käytännön järjestelyistä. Tilaisuudessa kuultiin myös Savonia-ammattikorkeakoulun henkilöstön ja opiskelijoiden edustajien puheenvuoroja sekä käytiin keskustelua auditoinnin toteutuksesta. Varsinainen auditointivierailu, johon osallistui koko auditointiryhmä, toteutettiin 19. 21.9.2006 Savonia-ammattikorkeakoulussa. Tiistain 19.9.2006 tavoitteena oli saada kokonaiskuva Savonian laadunvarmistusjärjestelmästä. Tässä tarkoituksessa auditointiryhmä haastatteli erillisinä ryhminä korkeakoulun johtoa, tulosaluejohtajia, opetushenkilökunnan edustajia, opiskelijoita, t&k-työtä tekevää henkilöstöä, tuki- ja palvelutoimintojen edustajia sekä sidosryhmien edustajia. Keskiviikkona ja torstaina 20. 21.9.2006 auditointiryhmä perehtyi laadunvarmistusjärjestelmän kattavuuteen ja toimivuuteen tulosalue- ja toimipistetasolla. Tätä varten auditointiryhmä jakautui kahteen ryhmään, joiden vierailukohteina olivat Tekniikan tulosalueen ja Savonia Business-tulosalueen Varkauden yksiköt sekä matkailu- ja ravitsemisalan, tekniikan, ja terveysalan ja tulosalueiden yksiköt Kuopiossa. Yksikkökohtaisilla vierailuilla kuultiin ensin yksikön ja kyseisen alan laadunvarmistusjärjestelmän esittely, jonka jälkeen käytiin koulutuksen ja tutkimus- ja kehittämistoiminnan laadunvarmistusta koskevat teemakeskustelut. Torstaina 21.9.2006 auditointivierailun kohteena olivat Savonia-ammattikorkeakoulun tietohallinto sekä henkilöstön kehittäminen. Lisäksi haastateltiin uudelleen korkeakoulun ylimmän johdon edustajia ja opiskelijakunnan pääsihteeri. Vierailun aikana auditointiryhmä perehtyi ammattikorkeakoulun yhteiseen ja tulosaluekohtaisen laadunvarmistuksen sähköiseen ja kirjalliseen dokumentaatioon sekä näyttöihin. Kirjallista dokumentaatiota oli tuotettu auditointiryhmän nähtäville yksikkökohtaisilla vierailuilla.
. Auditointiraportin tuottaminen ja rakenne Auditointiryhmä valmistautui auditointivierailuun tutustumalla ennalta ammattikorkeakoulun toimittamaan auditointiaineistoon ja laatimalla auditointikysymyksiä. Auditointiryhmä piti vierailun aikana omia kokouksiaan, joissa se tarkensi auditointikysymyksiä ja teki alustavaa analyysia Savonia-ammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmän toimivuudesta auditointikohteittain. Auditointiryhmä jatkoi vierailun jälkeen raportin työstämistä siten, että kukin auditointiryhmän jäsen tuotti auditointiaineiston ja vierailun perusteella analysoivaa ja arvioivaa tekstiä omilta vastuualueiltaan. Tekstit koottiin yhteen, jonka jälkeen ryhmän jäsenillä oli mahdollisuus kommentoida toistensa tekstejä. Tämän jälkeen puheenjohtaja ja sihteeri toimittivat tekstiä yhtenäiseen muotoon auditointiryhmän kokousta varten, jossa johtopäätökset ja kehittämissuositukset käytiin läpi yksityiskohtaisesti ja sovittiin muista raporttiin tehtävistä korjauksista. Savonia-ammattikorkeakoululla oli tilaisuus korjata mahdolliset asiavirheet ennen raportin julkistamista. Raportin rakenne noudattaa auditointikäsikirjassa olevaa auditointiraporttien yleistä jäsennystä, jonka mukaan raportin alkuluvuissa esitellään auditoinnin tausta ja toteutustapa, kolmannessa kuvataan ko. korkeakoulun tavoitteet, organisaatio ja laadunvarmistusjärjestelmä, neljännessä luvussa esitetään auditointitulokset auditointikohteittain ja viidennessä luvussa esitetään auditoinnin perusteella tehdyt johtopäätökset.
Savonia-ammattikorkeakoulu ja sen laadunvarmistusjärjestelmä. Organisaation rakenne ja hallinto Savonia-ammattikorkeakoulu on yksi Suomen suurimmista ammattikorkeakouluista. Vuoden 2006 alussa Savoniassa opiskeli 6500 henkilöä. Ammattikorkeakoulu toimii kolmella paikkakunnalla: Iisalmessa, Kuopiossa ja Varkaudessa. Henkilökuntaa on yhteensä noin 600 henkilöä. Ammattikorkeakoulun vuosibudjetti on noin 47 miljoonaa euroa. Savonia-ammattikorkeakoulu tarjoaa koulutusta seitsemällä koulutusalalla. Edustettuna ovat kulttuuriala, luonnontieteiden ala, luonnonvara- ja ympäristöala, tekniikan ja liikenteen ala, matkailu-, ravitsemis- ja talousala, sosiaali- ja terveysala sekä yhteiskuntatieteiden, liiketalouden ja hallinnon ala. Ammattikorkeakoulu tarjoaa näillä aloilla yhteensä 29 suomenkielistä ja 4 englanninkielistä koulutusohjelmaa. Nuorten tutkintoon johtavassa koulutuksessa on 1360 aloituspaikkaa. Ylempään ammattikorkeakoulututkintoon johtavassa koulutuksessa ammattikorkeakoululla on vuonna 2006 60 ja vuonna 2007 90 aloituspaikkaa. Tutkimus- ja kehitystyöhön (t&k) tulleen ulkopuolisen rahoituksen osuus käyttötalouden tuloista oli vuonna 2005 noin 9 %. Ammattikorkeakoulun ylläpitäjänä toimii kuntayhtymä, jossa jäseninä ovat Iisalmi, Kiuruvesi, Kuopio, Lapinlahti ja Varkaus. Yhtymän johtajana toimii ammattikorkeakoulun rehtori Veli-Matti Tolppi. Ylläpitäjähallintoon kuuluvat yhtymävaltuusto ja -hallitus, tarkastuslautakunta sekä kuntayhtymän johtaja. Operatiivisen johdon muodostavat ammattikorkeakoulun hallitus, rehtori, ammattikorkeakoulun johtoryhmä sekä tulosalueet. Hallituksessa ovat edustettuna Savonia-ammattikorkeakoulun muu johto, päätoimiset opettajat, muu päätoiminen henkilöstö, päätoimiset opiskelijat sekä ulkopuolisten sidosryhmien edustajat. Rehtorin alaisuudessa toimii toiminnanohjaustiimi. Sen jäsenet valmistelevat ja kokoavat hallituksille päätettäviksi menevät asiat johtoryhmän käsittelyä varten. Tiimiin kuuluvat rehtorin lisäksi kuntayhtymän johtajan varahenkilö, talousjohtaja Olli Helanterä, vararehtori Ulla Voutilainen ja ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehitysjohtaja Pauli Seppänen. Savonia-ammattikorkeakoulun johtoryhmään kuuluvat rehtorin ja vararehtorin lisäksi talousjohtaja, tutkimus- ja kehitysjohtaja, koulutussuunnitteli-
ja, laatupäällikkö, tulosaluejohtajat, Pelastusopiston rehtori sekä johdon sihteeri. Johtoryhmä on ammattikorkeakoulutasoinen strateginen valmisteleva elin ja sen tehtävänä on tukea rehtoria johtamiseen liittyvissä kysymyksissä. Tulosalueet ovat hallinnollisesti ja taloudellisesti sidoksissa ammattikorkeakouluun tavoite- ja tulossopimuksilla (TATU). Ammattikorkeakoulussa on elokuun alusta 2006 alkaen viisi tulosaluetta: Iisalmen tulosalue, Kulttuurialan tulosalue, Savonia Business -tulosalue, Terveysala Kuopion tulosalue, Tekniikan tulosalue. Lisäksi ammattikorkeakoululla on ryhmiä, jotka koordinoivat ja kehittävät toimintoja käytännöntasolla tarkoituksenmukaisesti yhteneväisiksi. Opetus- ja opiskeluprosessin toimintaa ohjaa ja kehittää Koulutuksen kehittämisryhmä Koukero. Tutkimus- ja kehittämisprosessia ohjaa ja kehittää vastaavasti Tutkero. ArPa-ryhmä (arviointi- ja parantamisryhmä) vastaa arviointimenettelyjen kehittämisestä ja arviointien toteutuksesta laatupäällikön johdolla. Amk:n hallitus Yhtymävaltuusto Yhtymähallitus Tarkastuslautakunta Rehtori Ky:n johtaja Kehittämis- ja palvelukeskus Ylläpitäjähallinto Amk:n johtoryhmä Iisalmen tulosalue Kulttuurialan tulosalue Savonia Business -tulosalue Terveysala Kuopion tulosalue Tekniikan tulosalue Iisalmi Kuopio Kuopio Varkaus Kuopio Kuopio Varkaus ver. 1.8.2006 Kuvio. Savonia-ammattikorkeakoulun organisaatio
Savonia-ammattikorkeakoulu on käynnistänyt yhdessä Kuopion yliopiston kanssa Pohjois-Savon korkeakoulukonsortiohankkeen vuosille 2006 2008. Sen tarkoitus on selvittää mahdollisuuksia korkeakoulujen välisen yhteistyön tiivistämiseksi konsortioksi, jossa tavoitteena on yhdistää voimavaroja, nostaa tehokkuutta molempia osapuolia hyödyntävällä tavalla sekä terävöittävät tehtäviään ja profiileitaan. Savonia-ammattikorkeakoulun prosessit jaetaan seuraavan kuvion mukaisesti kolmen otsikon alle: Kuvio. Prosessikartta Johtamis- ja ohjausprosesseilla johdetaan, suunnataan ja ohjataan koko ammattikorkeakoulun toimintaa. Ydinprosesseilla toteutetaan perustehtäviä eli koulutusta sekä tutkimus- ja kehitystyötä. Palveluprosesseilla tuetaan ja varmennetaan ydinprosessien ja johtamis- ja ohjausprosessien toimintaa. Strategiat viedään käytäntöön ensisijassa ammattikorkeakoulun johdon ja tulosaluejohtajien välisten vuosittaisten tavoite- ja tulossopimus- (TATU) ja toimintasuunnitelma ja talousarviokeskustelujen (TSTA) kautta. Tulosalueiden johtajat käyvät vastaavat keskustelut yksiköiden johtajien kanssa, jotka puolestaan jalkauttavat strategiat henkilöstön kehityskeskusteluissa.
. Arvot, toiminta-ajatus, tehtävä ja visio Savonia-ammattikorkeakoulun määrittelee perustehtäväkseen uudistaa työ-, elinkeino- ja kulttuurielämän osaamista ja edistää vaikutusalueensa kilpailukykyä ja hyvinvointia koulutuksella sekä tutkimus- ja kehitystyöllä. Sen visiona on olla rohkea uudistaja ja yhteistyökykyinen tulevaisuuden osaamisen kehittäjä. Ammattikorkeakoulu arvoja ovat asiakaskeskeisyys, asiantuntijuus sekä yhteisöllisyys.. Laadunvarmistusjärjestelmä ja sen osat Savonia-ammattikorkeakoulun määrätietoinen toiminnan ohjauksen ja laadunhallinnan kehitystyö käynnistyi vuonna 2000. Tavoitteena on ollut strategian, prosessien ja laadun yhteen nivominen niin, että toiminta, talous ja laatu muodostavat yhtäaikaisen tarkastelunäkökulman toiminnan suunnittelussa, toteuttamisessa, seurannassa ja arvioinnissa sekä toiminnan edelleen parantamisessa. Savonia-ammattikorkeakoulun laatupolitiikka määritellään vuosittain toiminta- ja taloussuunnittelun yhteydessä. Ammattikorkeakoulu toteaa laatupolitiikan muodostuvan sen perustehtävästä, visiosta, arvoista, strategisista tavoitteista ja painopisteistä sekä laadunhallinnan tavoitteista ja painopisteistä. Savonia-ammattikorkeakoulun mukaan sen laadunvarmistusjärjestelmä on rakennettu ja sitä kehitetään Euroopan laatupalkintomallin, EFQM:n mukaisesti. Toimintaa, tuloksia ja niihin liittyviä järjestelmiä tarkastellaan EFQMmallin kriteeristön perusteella. Laadunvarmistuksen johtamisesta ja kehittämisestä vastaa rehtori operatiivisena tukenaan ammattikorkeakoulun laatupäällikkö ja ArPa-ryhmä. Laadunhallinnan prosessikartta muodostuu neljästä prosessityypistä: laadunhallintaprosessiin, akkreditointiprosessiin, auditointiprosessiin ja itsearviointiprosessiin. Laatutoimintaa rytmitetään laatutoiminnan vuosikellon mukaisesti. Laadunvarmistus on pyritty kytkemään osaksi toiminnanohjausta ja sen edistämiseksi Savonia-ammattikorkeakoulussa on vuoden 2006 alusta otettu käyttöön sähköinen toiminnanohjausjärjestelmä, jonka alustana toimii INREO Q2-ohjelmisto. Kyseessä on käytännössä selainpohjainen katselujärjestelmä. Savonia-ammattikorkeakoulussa puhutaan sen toiminnanohjausjärjestelmästä yleisesti Q2:na ja tästä syystä myös raportissa viitataan juuri Q2-järjestelmään, vaikka termi viittaakin varsinaisesti alustana käytettävään ohjelmaan. Ohjelman teknisiin ominaisuuksiin, toimivuuteen tai rakenteeseen ei sinänsä oteta raportissa lainkaan kantaa. Q2-järjestelmään on Savonia-ammat-
tikorkeakoulussa koottu johtamiseen ja laadunvarmistukseen liittyvää dokumentaatiota paitsi yhteisistä prosesseista, myös tulosalueiden omista käytänteistä. Myöhemmin on tarkoitus viedä Q2-järjestelmään myös mittaristot ja niiden keräämät tiedot, jolloin dokumentaatio olisi löydettävissä helposti. Järjestelmässä on kuvattu ammattikorkeakoulun yhteiset prosessit ja niitä on tarkennettu tulosalueiden omissa prosesseissa Q2-järjestelmän kohdassa Näin meillä. Savonia-ammattikorkeakoulu käyttää laadunvarmistusjärjestelmästä termiä laadunhallintajärjestelmä. Korkeakoulujen arviointineuvoston raporttien yhdenmukaisuuden vuoksi tekstissä ja otsikoissa käytetään kuitenkin KKA:n suosimaa termiä laadunvarmistusjärjestelmä. Kuvio. Savonia-ammattikorkeakoulun laadunvarmistusjärjestelmä Toimintoja ja niiden tuloksia seurataan ammattikorkeakoulun asettaman mittariston avulla. Mittarit ovat lähes samat kuin ne, mitä opetusministeriö käyttää ammattikorkeakoulujen toimintaa ja tuloksellisuutta seuratessaan. Savoniaammattikorkeakoulu kerää palautetietoa useilla eri menetelmillä. Opiskelijoilta kerätään palautetta kustakin opintojaksosta joko OpiPal-sähköisellä palautteenkeruujärjestelmällä tai paperilomakkeita käyttäen. Opettajan saama palaute käsitellään vuosittain esimiehen kanssa käytävässä kehityskeskustelussa. Opiskelijoilta kerätään palautetta lisäksi kyselyissä ensimmäisen lukuvuoden syksyllä, toisen lukuvuoden keväällä sekä opiskelijan valmistuessa. Henkilökunta vastaa keväisin toimivuuskyselyyn, jonka tulokset käsitellään tulosalueen kehittämisryhmässä, henkilöstökokouksissa, ammattikorkeakoulun eri toimielimissä ja kuvataan henkilöstökertomuksessa. Tulosalueet pitävät vuosittain kehittämispäivät syyslukukauden alussa. Niiden yhteenvedot käsitellään tulos-
alueiden johtoryhmässä. Tulosalueet suorittavat keväisin itsearvioinnit EFQMmallia ja tasapainotettua mittaristomallia (Balanced Scorecard) hyödyntäen. Niiden tulokset käsitellään tulosalueen johtoryhmässä sekä ammattikorkeakoulun yhteisissä kehittämisryhmissä. Palautetietoa kerätään ja hyödynnetään kuitenkin osittain eri menetelmin eri tulosalueilla. Muita laadunvarmistuksessa käytettyjä menettelyjä ovat mm. sisäiset arvioinnit ja auditoinnit, ulkoiset arvioinnit ja auditoinnit, benchmarking, katselmukset, monitoroinnit ja vertaisarvioinnit.
Auditointitulokset. Laadunvarmistusjärjestelmän tavoitteet, kokonaisrakenne ja osa-alueiden väliset yhteydet Auditointiaineiston ja haastattelujen perusteella voidaan todeta, että Savoniaammattikorkeakoulun toiminnanohjausjärjestelmä ja laadunvarmistusjärjestelmä ovat auditointiajankohtana voimakkaassa kehitysvaiheessa. Laadunvarmistukseen liittyvää toimintaa toteutetaan sekä aikaisempaan laadunvarmistusjärjestelmään että kehitysvaiheiseen toiminnanohjaus- ja laadunvarmistusjärjestelmään liittyvän keskeneräisen dokumentaation avulla. Tämä saattaa aiheuttaa epäyhtenäisyyttä toimintaan sekä vaikeuttaa henkilöstön sitoutumista koko ammattikorkeakoulun yhteiseen järjestelmään. Savonia-ammattikorkeakoulun ilmaisemana tavoitetilana on, että toiminnanohjausjärjestelmä ja laadunvarmistusjärjestelmä on yhdistetty yhtenäiseksi kokonaisuudeksi, jota kutsutaan käytettävän alustan mukaan toiminnanohjausjärjestelmä Q2:ksi. Konkreettisesti tämän katsotaan toteutuvan strategisessa suunnittelussa asetettujen laatutavoitteiden seurannalla mittareiden avulla. Toiminnanohjausjärjestelmän mukaan mittareilla seurataan perustehtävien, vision, strategioiden, toimintasuunnitelmien, operatiivisten prosessien ja toimintojen toteutumista. Toimintaa arvioidaan hyödyntämällä EFQM- ja BSC-viitekehyksiä. Laadunvarmistusjärjestelmää kuvataan edellä esitetyllä kuviolla 3. Tähän kuvioon ei liity auditointimateriaalissa eikä toiminnanohjausjärjestelmässä sanallista kuvausta. Toiminnanohjausjärjestelmä Q2:ssa se on sijoitettu laadunhallintaluvun alkuun. Q2:ssa on löydettävissä myös toinen, hieman erilainen laadunvarmistusjärjestelmää esittävä kuvio muun muassa dokumenteista Yleisohje arviointitoimintaan ja Itsearviointiohje. Nämä ohjeet ovat laadunvarmistusta koskevia koko ammattikorkeakoulun dokumentteja. Toiminnanohjausjärjestelmä Q2 rakentuu viidestä pääluvusta, jotka ovat 1. Perustehtävä, visio, arvot, toimintapolitiikka, strategia 2. Johtaminen ja ohjaus 3. Ydintoiminnot 4. Palvelu- ja tukitoiminnot 5. Tulokset.
Ensimmäisessä luvussa kuvatulla Savonia-ammattikorkeakoulun toimintapolitiikalla tarkoitetaan sen laatupolitiikkaa. Lisäksi luvussa on esitetty ammattikorkeakoulun strategiakartta, strategiaprosessi, tuloskortti ja kriittiset menestystekijät sekä tavoitesopimusprosessi. Strategiaprosessista syntyy tuloksena hyväksytty ammattikorkeakoulun strategia-asiakirja. Strategiakartassa kuvattujen erillisstrategioiden, kuten viestintästrategia, opetuksen ja opiskelun strategiat, tutkimus- ja kehitystyön strategia jne., laatimiselle ei ole prosessikuvausta. Toiminnanohjausjärjestelmässä pääluku johtaminen ja ohjaus käsittelee järjestyksessä seuraavat sisältöalueet: organisaatio, prosessikartta, henkilöstön kehittäminen ja hyvinvointi, toiminnan ja talouden suunnittelu ja ohjaus, laadunhallinta, viestintä, säännöt ja ohjeet. Savonia-ammattikorkeakoululla on laadunhallintastrategia. Sen tehtävänä on edistää korkeakoulun erinomaisuutta ja sen avulla lisätä kilpailukyvyn kasvua. Laadunhallintastrategia muodostuu kahdesta osasta: strategisista osaamisalueista ja laatutoiminnasta. Laadunhallinnan tehtäviksi todetaan seuraavaa: selkeyttää ja jäsentää toiminnan ja talouden menettelyjä ja osoittaa niiden avulla kehittyvä laadukkuus. Laadun parantamisen ja laatutyön todetaan kuuluvan koko korkeakoululle. Laadunhallinnalle on strategiassa asetettu oma visio vuoteen 2010 sekä julkaistu ammattikorkeakoulun arvot, tavoitteet ja toimintaperiaatteet. Lisäksi laadunhallinnalle on asetettu osaamisalueittain painopistealueet, tavoitteet ja menestystekijät strategiakaudelle 2006 2009. Laadunhallinnan painopisteiksi vuodelle 2006 on asetettu Savonia-ammattikorkeakoulussa: laadunvarmistusjärjestelmän rakentaminen valmiiksi kattaen ammattikorkeakoulun koko toiminnan, saadun tiedon hyödynnettävyyden parantaminen (arvioinnit ja kyselyt ja niihin liittyvä raportointi sekä palautejärjestelmä), auditointi- ja akkreditointi- ja sisäisen arvioinnin menettelyjen laajennettu käyttöönotto, toimintokohtaisten arviointimenettelyjen rakentaminen tietohallintoon ja ympäristöasioihin ja laadunvarmistusjärjestelmän ulkoinen auditointi; arvointikohteena on opetus. Toiminnanohjausjärjestelmä Q2:sessa on kuvattu neljä eri prosessityyppiä laadunvarmistukseen liittyen: laadunhallintaprosessi, akkreditointiprosessi, auditointiprosessi ja itsearviointiprosessi. Erityisesti auditointiprosessin kehittämiseen on panostettu. Siihen liittyen on laadittu useita ohjeistuksia kuten auditoinnin lähtökohdat, yleisohje auditoijalle, yleisohje auditoitavalle, sisäisen auditoinnin kriteerit 2006 sekä sisäisen auditoinnin erityisteemat 2006. Q2-jär-
jestelmään on linkitetty arviointi- ja auditointiraportteja vuodesta 2000 alkaen. Näistä viisi on Korkeakoulujen arviointineuvoston suorittamaan arviointiin liittyviä ja kolme keväällä 2006 tehtyjen sisäisten auditointien raportteja. Toiminnanohjausjärjestelmän laadunvarmistusosioon sisältyy lisäksi arviointisuunnitelma vuosille 2005 ja 2006 sekä kehittämissuunnitelmat vuodelle 2006. Arviointisuunnitelmaan on tarkoitus kirjata vuosittain suunnitellut koko ammattikorkeakoulun yhteiset sekä tulosaluekohtaiset auditoinnit ja arvioinnit. Itsearviointia on tehty Euroopan laatupalkintomallin (EFQM) rakenteella on systemaattisesti jo vuosia. Tällä alueella Savonia-ammattikorkeakoulu esittää vahvoja näyttöjä kokonaistoiminnan kehittämisestä ja pitkäjänteisestä laatutyöstä. Kolmas pääluku ydintoiminnot jakautuu kahteen perustehtävää toteuttavaan osioon opetus ja opiskelu sekä tutkimus- ja kehitystyö. Luvussa opetus ja opiskelu kuvataan koulutuksen tehtävä ja päämäärä, opetusta ja opiskelua ohjaavat periaatteet, toimintaympäristö, koulutustarjonta. Lisäksi esitellään opetuksen ja opiskelun strategia ja suunnitelmat. Myös opetusprosessista, opetussuunnitelmatyöprosessista ja opiskeluprosessista on olemassa kuvaukset. Tähän yhteyteen on kerätty runsas joukko opetushenkilölle liittyviä ohjeita ja linkkejä. Tarjolla on näin laaja materiaali esimerkiksi perehdytyksen yhteydessä hyödynnettäväksi. Lisäksi kuvataan kuusi opetuksen ja opiskelun keskeisintä projektia. Tutkimus- ja kehitystyön strategia ja suunnitelmat ovat luvussa 3.2. T&k-työn vuosiprosessilla on kaksi alaprosessia: Tutkimus- ja kehittämistyön prosessi sekä maksullisen palvelutoiminnan prosessi. Tutkimus- ja kehitystyön arviointiin ja kehittämiseen liittyvien toimintojen kuvaus puuttuu toistaiseksi toiminnanohjausjärjestelmästä. Projektitoiminnan ohje on liitetty tähän edistämään yhtenäisten toimintakäytäntöjen kehittymistä. Tuki- ja palvelutoimintoja käsittelevä neljäs pääluku on vielä kesken. Laadunvarmistuksen dokumentaatio on pisimmällä tuki- ja palvelutoiminnoista kirjastossa sekä henkilöstöhallinnossa. Auditointihetkellä toiminnanohjausjärjestelmästä puuttui vielä tulokset-osio. Siten tulosten hyödyntämistä toiminnanohjauksessa tai laadunvarmistusjärjestelmässä ei voida vielä arvioida. Auditointivierailun aikana henkilöstöllä ja opiskelijoilla oli vaikeuksia tunnistaa tai kuvata ammattikorkeakoulun yhteistä laadunvarmistusjärjestelmää toiminnanohjausjärjestelmänä, kokonaisuutena tai kuviona (uutena tai vanhana), joka olisi yhtenevä auditointimateriaalin kanssa. Laadunvarmistuksen tai arvioinnin osatekijöitä ja niiden välisiä suhteita oli vaikea kattavasti tunnistaa arviointivierailun yhteydessä. Laadunvarmistusjärjestelmän ja toiminnanohjausjärjestelmän välistä yhteyttä oli vaikeaa hahmottaa koska kuvion 3 ja Q2- järjestelmän rakenteen välillä on joitain epäyhtenäisyyksiä.
Korkeakoulun johto kuvaa toiminnanohjausjärjestelmän ja laadunhallinnan tavoitteena olevan mittarilentämisen mahdollistamista. Johdon näkemys toiminnanohjausjärjestelmästä sekä laadunvarmistusjärjestelmästä on yhtenäinen ja vahva. Kaikki ilmaisevat syvää sitoutumista ja yhteistyötä. Sen sijaan henkilöstölle laadunvarmistusjärjestelmä hahmottuu oman ydinprosessin kautta yksittäisinä asioina, esimerkiksi opettajille opiskelijapalautejärjestelmänä. Vaikka Savonia-ammattikorkeakoululla on käytettävänään useiden vuosien arviointi- ja seurantatiedot, ei henkilöstö vaikuttaisi hahmottavan niiden kytkeytymistä toiminnanohjaukseen ja kehittämiseen. Johtopäätökset Ammattikorkeakoulun toimintoihin sisältyy laadunvarmistuksen menettelytapoja, mutta ne eivät muodosta yksiselitteistä eivätkä yhtenäistä järjestelmärakennetta vaan ovat toisistaan erillisiä. Laadunvarmistuksen systemaattiselle toiminnalle haasteellista on, että ammattikorkeakoulun toimijoille on muodostunut erilaisia käsityksiä siitä, mitkä osat laadunvarmistusjärjestelmästä ovat kaikkia sitovia. Laadunvarmistuksen menettelytavoista EFQM-mallin soveltaminen on ollut systemaattista ja sisäisten auditointien suunnitteluun ja ohjeistukseen on panostettu.. Laadunvarmistusjärjestelmään liittyvä dokumentaatio, johon sisältyy laatupolitiikan, toimintojen, toimijoiden ja vastuiden määrittely Savonia-ammattikorkeakoululla on toimintapolitiikka, joka on samalla myös laatupolitiikka. Sen mukaan korkeakoulun strategia perustuu asiakkaiden, prosessien, henkilöstön osaamisen kasvun ja taloudellisuuden linjauksiin. Päämääränä on, että prosessit toimivat ja niitä pystytään muuttamaan. Samalla asiakkaiden odotukset ylitetään. Tavoitteena on, että ammattikorkeakoulu oppii ja kehittyy ja sitä kautta tuottaa laadukkaita ydintoimintoja. Laadukkaat palvelut ja tuotteet tuotetaan taloudellisesti ja tehokkaasti. Savonia-ammattikorkeakoulun laadunvarmistukseen ja toiminnanohjaukseen liittyvää dokumentaatiota ollaan laatimassa ja siihen liittyviä asiakirjoja siirtämässä Q2-järjestelmään, kuten edellä on todettu. Auditointiaineisto muodostaa siten leikkauspinnan yhtenä ajankohtana tästä aineistosta kesken sen kehitysprosessin. Auditointihetkellä laatuun ja toiminnanohjaukseen liittyvää dokumentaatiota sijaitsee Q2-järjestelmän lisäksi tulosalueiden omilla verkkoasemilla, sähköpostiohjelma Outlookin yhteisissä kansioissa, internetissä, int-
ranetissä sekä paperidokumentteina. Q2-järjestelmään on tarkoitus siirtää sekä ammattikorkeakoulutason että tulosalueiden kuvauksia ja asiakirjoja. Osaltaan toiminnanohjausjärjestelmän rakentamista hidastaa henkilöstön näkemysten mukaan korkeakoulun rakenteellinen uudistus, sillä Varkauden ja Kuopion tekniikan tulosalueiden yhdistämisen takia tulosaluekohtaisen dokumentaation siirtotyö on pysähdyksissä. Haastattelujen mukaan aineiston siirtotyö vie henkilöstön arvion mukaan noin kaksi vuotta. Toistaiseksi on havaittavissa, että henkilöstön on hankalaa hahmottaa missä laadunvarmistukseen liittyvä dokumentaatio sijaitsee ja löytää ko. asiakirjoja. Tämä saattaa vaikeuttaa laadunvarmistustiedon hyödyntämistä kehittämisen välineenä. Q2-järjestelmän sisällysluettelo muodostuu kansiorakenteesta. Toiminnanohjausjärjestelmän perustekstiä oli sen kesäkuussa auditointia varten tehdyssä tulosteessa 75 sivua. Tässä tekstissä oli 145 linkitystä erilaisiin liitetiedostoihin ja Internet-sivuille. Q2-toiminnanohjausjärjestelmästä on löydettävissä linkitettynä muun muassa tavoitesopimuksia, strategioita, ohjeita ja raportteja. Ammattikorkeakoulu on tietoisesti rakentanut Q2-järjestelmän dokumentointiin useita päällekkäisyyksiä. Sama dokumentti löytyy useasta eri kohtaa järjestelmää, mikä saattaa olla perusteltua. Toisaalta toisiinsa liittyviä asioita on sijoitettu eri otsikoiden alle. Esimerkiksi luku johtaminen ja ohjaus sisältää viestintään liittyviä asioita (strategia, tehtävät, tavoitteet ja keinot), kuten sisäinen ja ulkoinen viestintä. Luvussa neljä palvelu- ja tukitoiminnot on taasen kuvattu markkinointi- ja julkaisutoiminnan suunnitelmat, prosessit ja ohjeet. Prosessikuvaukset Auditointiaineistossa on 15 prosessikuvausta kuvioina, joista kuusi kuuluu johtamis- ja ohjausprosesseihin ja kahdeksan ydinprosesseihin. Palveluprosesseista ainoastaan kirjasto- ja tietopalveluprosessi on kuvattu. Arviointiryhmälle jäi epäselväksi, miten Savonia-ammattikorkeakoulu on määritellyt toiminnanohjausjärjestelmän kannalta oleellisen informaation. Erityisesti rajapinta Intranetin ja toiminnanohjausjärjestelmän välillä herätti pohdintaa, koska Q2:teen oli dokumentoitu muun muassa käynnissä olevien projektien kuvauksia. Toiminnanohjaus- ja laadunvarmistusjärjestelmän kehitysvaihetta kuvaa se, että tulokset-osio on auditointihetkellä vielä rakentamatta. Toiminnanohjausjärjestelmässä kuvioina esitetyt prosessikuvaukset eivät vastaa niin sanottuja perinteisiä prosessikuvauksia. Lähes kaikki prosessikuvaukset on laadittu hieman toisistaan poikkeavalla tavalla. Laadunvarmistusjärjestelmässä ei ole kuvausta siitä, mikä on prosessikuvausten hyväksymismenettely tai niiden arviointi- ja parantamismenettely. Toisaalta prosessit on tuotettu haastatteluiden mukaan bottom-up-tekniikalla. Näin osalla tulosalueista on
hyvin vahva luottamus prosessikuvauksiin. Osasta prosessikuvauksista ei käy ilmi niiden hyväksymispäivämääriä tai valmistumisen ajankohtia, joten on vaikeaa tunnistaa tulosaluekohtaisten ja koko ammattikorkeakoulun prosessien kronologiaa. Kuvauksista jää epäselväksi prosessien muodostama kokonaisuus sekä se, kuinka erilaiset laadunvarmistusmenettelyt muodostavat yhtenäisen laadunvarmistusjärjestelmän. Toistaiseksi selvillä ei myöskään ole millaiseen lopputulokseen ammattikorkeakoulu pyrkii laadunvarmistusjärjestelmäänsä koskevassa kehitystyössä pääsevänsä. Auditointiaineistossa ja -vierailulla todettiin rehtorin vastaavan toiminnan laadusta ja sen kehittämisestä. Osin vastuu laadusta on myös vararehtorilla ja t&k-johtajalla. Toiminnanohjausjärjestelmä Q2:sta käy ilmi ylläpitäjän, sisäisen hallituksen, johtoryhmän, henkilöstötiimin tehtävät. Prosessikuvauksissa on nimetty prosessin vastuuhenkilö kullekin pääprosessille. Osaprosesseissa opetussuunnitelmatyö, tutkimus- ja kehittämistyö sekä maksullinen palvelutoiminta ei prosessinomistajaa kuitenkaan mainita. Savonia-ammattikorkeakoulun toimintasäännöstä käy ilmi rehtorin, vararehtorin, tutkimus- ja kehitysjohtajan, talousjohtajan, hallintojohtajan, tietohallintojohtajan sekä tulosaluejohtajan tehtävät. Kenenkään edellä mainitun tehtäviin ei eksplisiittisesti kuulu laadunvarmistus. Sen sijaan kaikkien tehtäviin kuuluu vastuu alueensa strategioiden toimenpanosta, kehittämisestä ja prosesseista. Q2-järjestelmän mukaan Savonia-ammattikorkeakoulun laadunhallinnan johtamisesta ja kehittämisestä vastaa toimenkuvansa mukaisesti laatupäällikkö, joka raportoi rehtorille. Laatupäällikön tukena laadunhallinnan toteuttamisessa toimii arviointi ja parantamisryhmä (ArPa), joka työskentelee kiinteässä vuorovaikutuksessa Koulutuksen kehittämisryhmän ja t&k-työn ohjausryhmän kanssa. Ammattikorkeakoulun uuden arviointi- ja parantamisryhmän tehtävänä on edistää laatutoimintaa erityisesti ydinprosessien osalta. Tavoitteena on edistää tiedon hyödynnettävyyttä laatu- ja arviointijärjestelmien, -menettelyjen ja -suunnitelmien sekä itsearviointien kehittymistä. Arviointi- ja parantamisryhmä ennakoi tulevia tarpeita ja edistää kehittämismenetelmien käyttöä ja toimii vuorovaikutuksessa koulutuksen kehittämisryhmän ja tutkimus- ja kehitystyön ohjausryhmän kanssa. Arviointi- ja parantamisryhmän toiminta vaikuttaa varsin laajasti synergia lisäävältä ja tärkeältä koko ammattikorkeakoulun laatutyössä.
Johtopäätökset Savonia-ammattikorkeakoulun johto on sitoutunut toiminnan laadun kehittämiseen ja ilmaissut tavoiteltavaa kehityksen suuntaa toimintapolitiikalla. Sisäänajovaiheessa olevan toiminnanohjausjärjestelmä Q2:n sisältämä laadunhallinnan dokumentointi on vielä puutteellista toimintaprosessien ja vastuiden määrittelyn ollessa vielä kesken Prosessien omistajuuden, dokumenttien sekä kuvauksien yhteisten periaatteiden sopiminen saattaisi edistää prosessijohtamista. Laadunvarmistustoimintoja ei ole organisoitu riittävän selkeäksi kokonaisuudeksi.. Perustehtävien sekä tuki- ja palvelutoimintojen laadunvarmistus.. Tutkintoon johtava koulutus Savonia-ammattikorkeakoulun strategian painopisteissä on todettu opetuksesta ja oppimisesta seuraavasti: Opetuksen ja oppimisen strategiset linjaukset toteutuvat ja prosessit sujuvat asiakkaiden tarpeiden mukaisesti tehokkaasti. Monipuolisten oppimisympäristöjen ja yksilöllisten opiskelumahdollisuuksien toteuttamiseen panostetaan. Tutkimus- ja kehitystyöhön panostetaan ja projektinhallintaa kehitetään siten, että ne ovat oppimista tukevia. Ammattikorkeakoulun sisäistä yhtenäisyyttä kehitetään tiedon ja hyvien käytäntöjen entistä paremmalla jakamisella ja hyödyntämisellä. Koulutusta koskien on ammattikorkeakoulussa laadittu erillinen opetuksen ja opiskelun strategia 2005 2006. Kriittisiksi menestystekijöiksi strategiassa mainitaan seuraavat asiat: markkinointi ja opiskelijarekrytointi onnistuvat, opinnot etenevät ja niitä ei keskeytetä, valmistuminen mahdollistuu normiajassa, koulutus vastaa opiskelijan ja työelämän tarpeita ja vaateita sekä erikoistumisopinnot ja jatkotutkinnot ovat kysyttyjä. Strategiassa on myös esitetty mittariaihioita, joita on tarkennettu mittarikortissa. Toiminnanohjausdokumentin mukaan vararehtori (pedagoginen johtaja) vastaa opetuksen ja opiskelun strategian ja siihen kuuluvien prosessien täytäntöönpanosta, arvioinnista ja kehittämisestä. Pedagogisen johtajan tukena toimii koulutuksen kehittämisryhmä (Koukero). Tulosalueilla kehittämistyötä koordinoivat koulutuspäälliköt ja alakohtaiset koulutuksen kehittämistyöryhmät.
Haastattelujen ja näyttöjen perusteella alakohtaisten koulutuksen kehittämistyöryhmien koordinoiva rooli osana Savonia-ammattikorkeakoulun laadunvarmistusmenettelyjä vaihteli tulosalueittain. Hyvin voimakas ja selkeä rooli ryhmillä oli esimerkiksi Terveysalan Kuopion tulosalueella. Tulosalueilla toimi myös opetussuunnitelmatyöryhmiä ja aineryhmiä. Itsearvioinnista saadun palautteen myötä ryhmiin on viime vuosina osalla koulutusaloista liitetty mukaan myös t&k-työtä tekevä henkilö, jotta taattaisiin molemminpuolinen tiedonkulku. Haastatteluissa oli havaittavissa, että aineryhmät toimivat konkreettisina opetuksen suunnittelun ja arvioinnin ja kehittämisen foorumeina, jolloin niillä on asiallisesti merkittävä rooli osana laadunvarmistusmenettelyjä. Niitä ei kuitenkaan ole sisällytetty mukaan koko Savonia-ammattikorkeakoulun kuvattuun laadunvarmistusjärjestelmään. Q2-järjestelmässä tosin mainitaan yleisesti henkilöstökokoukset ja opettajien suunnittelupalaverit palautteiden käsittelyn foorumeina. Koulutuksen prosessikuvaukset ja niiden hyödyntäminen Koulutukseen liittyen koko Savonia-ammattikorkeakoulun tasolla on kuvattu seuraavat prosessit: Opetusprosessi: kuvaa tavoitteellisen ja suunnitelmallisen työprosessin, joka tukee opiskelijan laadukasta oppimista ja opintojen tehokasta etenemistä. Opetusprosessin osaprosessit ovat opetussuunnitelmatyöprosessi, opintojen ohjausprosessi ja harjoittelun ohjausprosessi. Opiskeluprosessi: kuvaa tavoitteellisen, suunnitelmallisen ja laadukkaan oppimisen ja ammatillisen kasvun sekä turvatun opintojen etenemisen. Sen osaprosesseja ovat HOPS-prosessi, opinnäytetyöprosessi ja harjoitteluprosessi. Opetusprosessikaavio kokoaa yhteen suuren joukon erilaisia opetuksen suunnitteluun, toteutukseen, arviointiin ja jatkuvaan opetuksen parantamiseen liittyviä tekijöitä. Kussakin vaiheessa on tuotu esille ne keskeiset tekijät, jotka tulee ottaa huomioon. Prosessikuvauksen on tarkoitus antaa raamit yksiköiden yksityiskohtaiselle ja konkreettiselle suunnittelulle. Tulosalueilla opetusja opiskeluprosessien osaprosesseja ja vaiheita on purettu yksityiskohtaisemmiksi prosessikuvauksiksi ja ohjeiksi, kuten tradenomin opinnäytetyöprosessi, harjoittelu- ja opinnäytetyöprosessin linkitys, miten toimit opinnäytetyötä tehdessäsi sekä opinnäytetyön arviointikriteerit (matriisi). Opetus- ja opiskeluprosessien ja niiden osaprosessien suhde sekä niiden hierarkia hahmottuvat ongelmallisina. Esimerkiksi Savonia-ammattikorkeakoulun tasolla määritellyt opetuksen osaprosessit sisältyvät opetusprosessiin, mutta siihen sisältyy myös paljon muitakin samantasoisia asioita, yhteensä yli