VALTIOVARAINMINISTERIÖ LUONNOS V. 0.61 Valtioneuvoston tietohallintoyksikkö 19.3.2003 Tyvestä puuhun: tuottavaa toimivaa - turvallista - Valtioneuvoston tietohallintostrategia 2003 2007 Kohdennetut ja tarvelähtöiset verkkopalvelut Yhteentoimivat ja tehokkaat prosessit - tietojen yhteiskäyttöisyys Tuottavaa, toimivaa, turvallista IT:n oikea resurssointi - ehdoton luotettavuus, turvallisuus (24/7/99.99 %) - IT:n kustannustehokkuus (TCO) Oikea-aikainen uusiutuminen - teknologia mahdollistajana - osaamiset Tämä versio on tarkoitettu VATIn käsittelyyn 11.3.2003 Lopullisena versio n. 20 25 sivua + esittelyaineisto kuvailulehti (std) ulkoasu VN:n standardien mukaisena
2 (38) Johdon yhteenveto (puuttuu) poliittiselle johdolle linjajohdolle SISÄLLYS 1 STRATEGIAN TAUSTA JA LÄHTÖKOHDAT... 3 2 TIETOHALLINNON LÄHTÖTILANNE... 4 3 TOIMINTALÄHTÖISET KEHITYSHAASTEET... 8 4 VISIO JA STRATEGIAKAUDEN TAVOITTEET SUUNTA... 12 4.1 Visio 2010... 12 4.2 Tavoitetila 2007... 14 5 STRATEGISET LINJAUKSET MITEN... 16 5.1 Yhteiset, yhtenäiset ja yhteentoimivat prosessijärjestelmät ja tietovarannot.. 16 5.2 Kohdennetut verkkopalvelut eri käyttäjäryhmille... 19 5.3 Yhteiset ja yhtenäiset hallintopalvelut... 22 5.4 Kattava ja luotettava tietotekninen infrastruktuuri... 23 5.5 Yhteentoimiva tietotekniikan palveluarkkitehtuuri... 27 5.6 Jatkuvasti kehittyvä osaaminen... 30 5.7 Tietoturvallinen toimintaympäristö... 30 6 TIETOHALLINNON JOHTAMINEN OHJAUS... 32 7 POIKKEUSOLOJEN TIETOHALLINTO... 36 8 STRATEGIAN TOIMEENPANO 2003 2006 VAUHTI, ASKELEET... 37 8.1 Valtuuksien muutokset... 37 8.2 Hankesalkku... 37 8.3 Palvelutuotannon muutokset... 38 8.4 VNTHY:n sisäisen johtamisen ja osaamisen muutos... 38 8.5 Resurssitarpeet... 38 LIITTEET 1. Palvelutuotannon arkkitehtuuri nykytilassa 2. Valtioneuvoston tietohallinnon perustiedot ja tunnusluvut (puuttuu tästä versiosta) 3. Arkkitehtuuri- ja ja teknologiamäärittelyt (tai verkko-osoite, josta löytyvät verkko-osoite ) (puuttuu tästä versiosta) 4. Hankesalkku 5. Muu täsmentävä aineisto VIITTEET yhteenveto tausta-aineistoista?
3 (38) 1 STRATEGIAN TAUSTA JA LÄHTÖKOHDAT Valtioneuvoston ohjesäännön mukaan Valtioneuvoston tietohallinnon johtoryhmän VATIn tehtävänä on valmistella valtioneuvoston tietohallintostrategia, jolla edistetään ministeriöiden yhteisten tietojärjestelmien ja tietoliikennepalvelujen toimintaa. VATIn tehtävänä on myös valvoa tietohallintostrategian toteuttamista. Valtioneuvosto on määrä vahvistaa tietohallintostrategia. Ohjesäännön perustelujen mukaan VN-tietohallintostrategian tarkoituksina on: taata VN TH-strategialla yhteys ministeriöiden toiminnan ja talouden suunnittelun mekanismeihin olla joustava ja toimintaympäristön muutoksiin reagoiva sisältää ne linjaukset, joilla valtioneuvoston tietohallintoa kehitetään jatkossa ministeriöiden edellytetään raportoivan strategian toteuttamisesta hallinnonalallaan Hallitus on keskushallinnon kehittämisen ministerityöryhmän valmistelutyön pohjalta korostanut, että johtamisen tietopohjan parantamiseksi keskushallinnossa ja ministeriöissä on oltava yhteisesti sovitut, poliittisen päätöksenteon tarpeita tukevat tietojohtamisen järjestelmät. Tietojohtamista tukevan toimintamallin kehittäminen edellyttää, että ministeriöiden väliset yhteiset tietoprosessit tunnistetaan ja kehitetään niitä tukevat keskenään yhteensopivat tieto- ja viestintäjärjestelmät. Ministeriöiden on kyettävä toimimaan verkostona sekä jakamaan tietoja ja osaamista tarkoituksenmukaisella tavalla koko hallinnolle. Joustavan ja tehokkaan hallinnon aikaansaamisen hallitus katsoo edellyttävän toisaalta päätöksenteon hajauttamista lähelle toteuttavaa organisaatiotasoa. Toisaalta korostetaan, että hyvän hallinnon tavoitteiden tukeminen tietohallinnon avulla edellyttää tietoon ja tietojärjestelmiin liittyvän päätöksenteon riittävää keskittämistä yhteensopivuuden takaamiseksi. Vuosia 2004-2007 valtioneuvoston tietohallintostrategian valmistelutyö käynnistettiin VATIssa lokakuussa 2002 käsittelemällä valmisteluprosessin etenemissuunnitelma. Strategiavalmistelua on tämän jälkeen tehty Valtioneuvoston tietohallintoyksikön asiantuntijoiden, ministeriöiden asiantuntijoiden ja ulkopuolisten konsulttien yhteistyönä. VATIssa on valmisteluprosessin aikana käsitelty strategian linjausten painopisteitä, tietohallinnon visioita ja valtioneuvostotason tietohallinnon organisointimallia. Tämä tietohallintostrategia on ensimmäinen valtioneuvoston yhteinen tietohallintostrategia. Tämä strategia painottuu ensisijaisesti valtioneuvoston yhtenäisiin, yhteentoimiviin ja yhteiskäyttöisiin tietojärjestelmiin, valtioneuvoston piirissä käytettävään yhteiseen tieto- ja viestintätekniikan infrastruktuuriin sekä näiden kehittämisen, ylläpidon ja hyväksikäytön johtamiseen. MOTTO: Tietohallinnon tehtävänä on tukea ja toteuttaa toimintaa sekä kyetä tehokkaasti tuottamaan tarvittavat palvelut halutulla tietoturva- ja kustannustasolla
4 (38) 2 TIETOHALLINNON LÄHTÖTILANNE Tieto- ja viestintätekniikan soveltamisen kehitysvaiheet valtioneuvostossa voidaan pelkistää seuraaviin kehitysaaltoihin: Valtioneuvoston tietohallinnon kehitysaallot Keskuskoneiden käytön aika - 1970-luvun loppu > 1980-luvun alku PC:iden käyttöönoton vuodet - 1984/85 1980-luvun loppu hajautuskehitys vallalla mikroistuminen henkilötasolle asti dokumenttipohjaisen tietojenkäsittelyn alkuvaiheet ensimmäiset tietotekniikan asiantuntijat erikoistuivat tietohallinnon koordinointi-, ohjaus- ja tukitehtäviin ministeriöissä. Valtioneuvoston verkottumisen vuodet - 1990-luvun taite > 1990-luvun alku ensimmäiset lähiverkot otettiin käyttöön, valtioneuvoston verkon ja yhteisen sähköpostijärjestelmän käyttöönotto ja käyttö. Sovellusten vyöry valtioneuvoston työasemaverkkoihin - 1990-luvun puolivälistä 2000-luvun alkuvuosiin organisaatio-/ministeriökohtaiset toimisto- ja kommunikointijärjestelmät tietoliikenneverkkojen sukupolven vaihdos valtioneuvoston yhteiskäyttöisten sovellusten mm. PTJ, HARE, sekä internet- ja intranet palvelujen ensimmäinen sukupolvi. sähköpostin leviämisen kautta vaatimus IT infrastruktuurin 365/24 - toimintavarmuudesta Kehitysaaltojen kautta on edetty tilanteeseen, joka voidaan pelkistää seuraavasti: Valtioneuvoston yhteisiä ja yhtenäisiä ydinprosesseja tukemaan ja toteuttamaan on rakennettu tietojärjestelmiä ja tietovarastoja. yhteiset tietojärjestelmät kattavat valtioneuvoston ns. ylätason ydintoiminnan (PTJ, EUTORI, HARE, SENAATTORI, budjettijärjestelmä). Järjestelmät toteuttavat VN:n prosesseja ja toisaalta sitovat toimintaa määriteltyihin toimintatapoihin ja vakioituihin menetelmiin. VN:n yhteisiä järjestelmiä on toteutettu erillisinä putkina, joilta puuttuu yhtenäinen arkkitehtuuri (tiedot, sovellukset), ja joiden tekninen perusta on erilainen ja integroitavuus muihin järjestelmiin vajavainen raportointi- ja seurantatietojen tietovarastot ovat hajallaan ja niiden yhteiskäyttöisyyttä ja käytettävyyttä on tarve kehittää voimakkaasti. Samoja dokumentteja tallennetaan ja niitä käsitellään eri järjestelmissä elinkaarensa aikana moneen kertaan päällekkäin järjestelmähankkeet ovat eläneet omaa elämäänsä, ne on toteutettu toisistaan irrallisina, eriaikoina ja vaihtelevan sisältöisellä yhteistyöllä valtioneuvoston asiakaskunnan piirissä
5 (38) järjestelmien kehittäminen on ollut melko lyhytjänteistä, josta on seurannut niiden kerroksellisuus, joka hankaloittaa muutosten toteuttamista VN-yhteisten järjestelmien palvelukyky on ollut heikompi kuin hallinnonalojen omien järjestelmien projektityökulttuuri ja menetelmistöt ovat puutteellisia tai vaihtelevia VN- ja ministeriöhankkeissa Verkkopalvelujen kehittämisessä ja käyttöönotossa on meneillään ensimmäinen sukupolvi. on aikaansaatu tiedotus- ja tiedonvälitysportaalit (vn.fi ja ministeriöiden vastaavat, tiedotuksen Mediapalvelu) sekä VN:n yhteinen, sisäinen intranet (Senaattori), ministeriöiden intranetit on toteutettu julkishallinnon yhteinen kansalaisportaali Suomi.fi ja teemakohtaisia erityisportaaleja, kuten Yritys.fi, Asuminen.fi, Lomake.fi verkon merkitys palvelujen, viestinnän ja informaation jakelukanavana on jo nyt suuri tiedotus- ja viestintäportaalien integroinnissa operatiivisiin järjestelmiin ja toisiinsa ovat toiminnassa ensimmäiset pilot-ratkaisut asiointi- ja vuorovaikutuspalveluissa ovat käytössä ensimmäisen sukupolven ratkaisut. poliittisen ohjauksen tietotuen välineet ovat heterogeenisiä, tietovarastot hajallaan ja yhteiskäyttöisyys puutteellista. keskeisenä piirteenä on ollut tarjontalähtöisyys palvelujen kohderyhmien todelliset tieto- ja palvelutarpeet eivät ole ohjanneet kehitystä kovin voimakkaasti. Tietojen ylläpitoa ei ole saatu kytkettyä tiiviisti toimintaprosesseihin, josta seurauksena on ollut tietojen löytyvyys- ja laatuongelmia. verkko- ja asiointipalveluja käsitellään vielä irrallaan toiminnasta ja toiminnan johtamisesta. On vasta alettu ymmärtää, että sähköinen hallinto tuo merkittävästi uusia mahdollisuuksia hallinnon sekä sisäisten toimintojen että asiakaspalvelujen kehittämiseen. Hallintopalvelujen tilanne perusjärjestelmät ovat olemassa; kukin ministeriö ratkaissut omasta näkökulmastaan henkilöstöhallinnon järjestelmien elinkaaret ovat päättymässä viime aikoina kiinnostusta on virinnyt ja hankkeita ryhdytty toteuttamaan usean ministeriön yhteisten hallintopalvelujen sekä niiden järjestelmäympäristöjen aikaansaamiseksi; mm. henkilöstö- ja palkkahallinnon yhteisprojekti, kirjastojärjestelmän yhteiskäyttö, kirjaamoselvitys riskinä hankkeissa on valuminen liian epäkypsinä sisältöinä pelkiksi IT-hankkeiksi VN:n yhteisen tieto- ja viestintäteknisen infrastruktuurin tila valtioneuvoston tietoliikenneverkko yhdistää toisiinsa ja ulkoisiin yhdyskäytäviin kaikki ministeriöt, Tasavallan Presidentin kanslian ja Eduskunnan. Verkko edustaa toisen sukupolven tietoverkkoteknologiaa tietoliikenneverkon peruspalveluja ovat: erittäin nopeat yhteydet ministeriöiden välillä, nopeat yhteydet ministeriöistä palvelukeskuksiin, nopeat yhteydet
6 (38) globaaleihin verkkoihin, keskitetty tietoliikenteen valvonta, tietoliikenteen suojaaminen keskitetyssä hallinnassa olevin palomuurein (monilla ministeriöillä on lisäksi omia palomuureja), yhteiset nimipalvelut muilta osin ministeriöissä käytössä olevat tietoliikenneinfrastruktuurit lähiverkkoineen samoin kuin ministeriöiden lähiverkoissa käytössä olevat työasema-palvelin ympäristöt ovat hyvin heterogeenisia ja ovat juontuneet usein hyvin teknologiavetoisesta tapahtuneesta kehittämisestä tietohallinnon toimittajapolitiikka on ministeriöissä hajanaista infrastruktuuriin ja sen hallinta- ja tukipalveluihin liittyy tällä hetkellä monia kehityshaasteita: toimintavarmuus/luotettavuus, palvelupyyntöjen hoitaminen, dokumentoinnin taso, kattavat ja toimivat SLAt, vastuunjaon selkeys (toimittajat/ alihankkijat, VNTHY, asiakkaat), kokonaisvastuiden puute, alhainen palveluiden tuotteistusaste Käyttäjien määrä VN-verkossa kiinni olevissa lähiverkoissa on yli 6000 työasema, joista noin 5500 on kiinteää lähiverkon työasemaa ja 800 kannettavaa työasemaa. Lisäksi verkkoon kommunikoidaan kämmentietokoneilla, erilaisilla päätelaitteilla, etäyhteyksillä erilaisilta koti-, toimisto- ja liikkuvilta työasemilta sekä kommunikaattoreista ja muista mobiilipuhelimista. Î Perusfaktaa, metriikkaa, liitteeseen Osaaminen käyttäjät, ammattilaiset johtamiseen liittyvä tietohallinto-osaaminen on hyvin eritasoista VN:n piirissä - miten hyvin johto käyttää IT:tä strategisena välineenä mm. tuottavuuden parantamiseen valtaosalla valtioneuvoston virkamiehistä on tietotekniikan hyvät peruskäyttövalmiudet, mutta soveltamisen ja varsinaisen hyötykäytön valmiudet vaihtelevat voimakkaasti henkilöstä toiseen IT-asiantuntijaosaaminen on hyvin henkilöriippuvaista ministeriöiden tietohallintoresurssit ovat tämän toiminnan kriittisyyteen nähden hyvin ohuet projekti- ja palvelujen hankintaosaamisesta on puutetta Tietoturvatilanne valtioneuvoston tietotekniikkaympäristön tietoturvallisuus on tehtyjen auditointien mukaan tyydyttävällä tasolla tietoturvallisuusuhkiin on varauduttu mm. haittaohjelmien torjunnalla ja torjuntayhteistyöllä, tulevan liikenteen skannauksella, palomuurisäännöillä, varmistuksilla, fyysisen valvonnan keinoja tiukentamalla ja pääsynhallintaa kehittämällä, suojattuja tietoliikenneyhteyksiä ja salausta käyttämällä jne. tietoturvallisuuden noudattamisesta ovat useimmissa organisaatioissa olemassa verrattain tuoreet tietoturvaohjeet ja käytännöt, joiden mukaiset vastuut ja velvollisuudet on myös koulutettu henkilöstölle haasteena on mm. verkkojen ja järjestelmien käyttö erilaisista tilanteista, kuten kotoa, matkalta, muista organisaatioista, jopa julkisista päätteistä erilaisilla päätelaitteilla ja yhteyksillä erityisenä haasteena ovat myös voimakkaasti kasvaneet uhkat avoimista maailmanlaajuisista verkoista; uhkien aiheuttajat voivat toimia missäpäin maailmaa
7 (38) tahansa, uhkatyypit lisääntyvät potentiaalisesti, ja samoin voimakkaassa kasvussa ovat aiheuttajatahojen määrät infrastruktuurissa toteutettavan tietoturvallisuuden ohella tietoturvallisuus on ennen muuta järjestelmätason ja henkilötasolla hoidettavien turvakäytäntöjen asia; turvallisuus on otettava huomioon järjestelmiä rakennettaessa niiden suunnitteluvaiheesta alkaen, samoin käytettäessä järjestelmiä ja tekniikkaa on noudatettava sovittuja ohjeita kaikissa käytön vaiheissa Tietohallinnon johtamisen ja palvelutuotannon tilanne ministeriövetoista tietohallinnon kehittämistä on tehty systemaattisesti yli 20 vuoden ajan, ministeriöiden tietohallinnon yhteistyö on sen sijaan nuorempaa ja sitä on tehty vaihtelevalla intensiteetillä 80/90-luvun taitteesta alkaen tietohallinnon nykyisen johtamisjärjestelmän mukaisesti VN:n yhteisen tietohallinnon ohjaus ja palvelutuotanto on keskitetty valtioneuvoston tietohallintoyksikköön (VNTHY), joka on ollut ministeriöiden tietohallintoyhteistyön uutena toimijana on vuoden 2002 alusta toimintansa alkuvaiheessa VNTHY on hakenut rooliaan ja tasapainoa sen vastuulla olevien tehtävien ja resurssien välillä (henkilöstö, rahoitus, osaaminen); vaarana on resurssien riittämättömyys hoitaa kaikkia haluttuja yhteisiä palveluja vaaditulla palvelutasolla VN:n tietohallinnossa toimii monia yhteistyöryhmiä (VATI, VALTTI, VALTIPA, puhelinyhdyshenkilöt, haittaohjelmaryhmä), joiden roolit ja keskinäiset suhteet ovat vaativat vielä selventämistä ja toiminta lisää koordinointia VN:n yhteisen tietohallinnon peittoalueella (VN yhteiset tietojärjestelmät ja IT infrastruktuuri) ei koeta olevan selkeää omistajaa tietojärjestelmien sisällöllinen vastuu on määritelty järjestelmittäin ja vastuutahot eri järjestelmissä muodostavat erilaisia kombinaatioita (mm. omistajuus, sisältövastuu, tekninen vastuu, kehittämisvastuu, rahoitusvastuu) tietohallinnon palvelutuotanto on tällä hetkellä hyvin fragmentoitunut (vrt. liite 1) VNTHY budjetoi keskitetysti vastuulleen kuuluvat VN:n yhteisen tietotekniikan jatkuvat kustannukset ja investoinnit sekä perustaa ja ohjaa tarvittavia kehitysprojekteja. Palvelut toteutetaan pääosin ostopalveluin. valtioneuvoston tietohallinnon kokonaishenkilömäärä on XXX. Näistä VNTHYssä on 30 henkilöä ja ministeriöissä XXX. tietotekniikan kokonaiskustannus on noin XX milj. ¼ YXRGHVVD MD NXVWDQQXV käyttäjää kohden XXXX ¼ YXRGHVVD.XVWDQQXVWDVR RQ Rllut viime vuosina (kehitys) (lisää tietohallinnon pelkistettyä metriikkatietoa tähän kohtaan) Kehityksen myötä ollaan nyt tilanteessa, jossa valtioneuvoston toiminnan riippuvuus toimivasta ja tietoturvallisesta tieto- ja viestintätekniikasta on jo nyt suuri.
8 (38) 3 TOIMINTALÄHTÖISET KEHITYSHAASTEET Muutospaineita aiheuttavat tietohallinnon sisäisen toiminnan kehittämispaineet sekä toimintaympäristössä tapahtuvat muutokset (valtioneuvoston toiminta, teknologia- ja palvelumarkkinan, sidosryhmäkehitys). Keskushallinnon uudistaminen. Uudistamisen päämääränä on vahvistaa valtioneuvoston päätöksentekoa ja terävöittää ministeriöiden asemaa hallinnonalojensa ohjaajina. Tarkoitus on myös luoda uusia menettelytapoja ja työkaluja sekä parantaa päätöksenteon pohjana olevaa tiedon laatua. Ministeriöiden toiminnan yhteensovittamista ja ministeriöiden välistä yhteistyötä lisätään. Ministeriöiden kehittämisen tavoitteena on pitää ministeriöt pieninä ja nopealiikkeisinä. Tämä on erityisen tarpeellista hallinnonalarajat ylittävien haasteiden ja tehtävien hoitamisessa. Haasteena on kehittää yhteiskäyttöisiä järjestelmiä ja verkkopalveluja lähtien valtioneuvoston yhtenäisistä prosesseista huolehtia yhteensopivuudesta EU-, valtioneuvosto ja ministeriötasolla kehittää yhtenäisesti toteutettuja ja sähköisiin prosesseihin tukeutuvia ratkaisuja päästä päähän raportointi- ja seurantatietojen tietovarastot yhteiskäyttöisyyttä ja käytettävyy kehittäminen Ohjelmajohtaminen. Poikkihallinnollisen suunnittelun ja koordinaation edistämiseksi vahvistetaan ohjelmanäkökulmaa valtioneuvoston työskentelyssä. Ohjelmajohtamisen poikkihallinnollinen toimintatapa asettaa vaatimuksia tietoprosesseille. Toimintaympäristössä, jossa on otettava huomioon sekä putkihallinnon että poikkihallinnollisen toiminnan vaateet, on erityisen tärkeää uudistaa tietoprosesseja. Tiedon on oltava joustavasti ja tehokkaasti käytettävissä eri ministeriöissä ja hallitusti myös ministeriöiden ulkopuolella. Ohjelmajohtamisen todelliset tietotarpeet kiteytyvät vasta kokemuksen myötä. Tällä hetkellä ei vielä ole yhtenäistä näkemystä ohjelmajohtamisen tietotuen tarpeista ja niitä toteuttavista ratkaisuista. Todennäköisesti tarvitaan eri ohjelmien dynaamista tietopalvelua, hyvää verkkotyöympäristöä ja pääsyä eri ministeriöiden ko. tietovarastoihin. Keskeinen kysymys on missä määrin nykyiset toteutusvälineet ja järjestelmät ovat riittäviä ja riittävän dynaamisia (mm. Senaattori). Keskushallinnon uudistamisen, poikkisektoreittaisen yhteistyön sekä ohjelmajohtamisen tueksi saatetaan tarvita uusia, yhteistoimintaa tukevia välineitä. Tällaisia voisivat olla esimerkiksi ministeriöiden yhteinen työryhmäjärjestelmä, joka joustaa myös alaisen hallinnon ja sidosryhmien ryhmätyötarkoituksiin sekä säädöshankkeiden valmistelua tukeva prosessijärjestelmä. Poliittisen ohjauksen tietotuen ja johtamisen tietopohjan kehittäminen. Hallituksen iltakoulupäätöksen mukaisesti kyky käyttää tehokkaasti hallintoon kertynyttä tietopääomaa on edellytys tehokkaalle ja tulokselliselle työskentelylle sekä ministeriöissä että valtioneuvostotasolla. Tähän pääsemiseksi on ministeriöillä oltava yhteisesti sovitut poliittisen päätöksenteon tarpeita tukevat tietojohtamisen järjestelmät (millä ei tarkoiteta ainoastaan teknisiä tietojärjestelmiä). Poliittisen ohjauksen tietotuen ja johtamisen tietopohjan kehittäminen edellyttää valtioneuvoston tietojohtamisen (tietopääoman johtamisen, Knowledge Management)
9 (38) kehittämistä. Tietojohtamisen tulisi olla valtioneuvoston strategisen johdon vastuulla; vain osa tietojohtamista on tietohallinnon vastuulla. Tietojohtamisen kehittämiseksi on tunnistettava ministeriöiden väliset yhteiset tietoprosessit ja kehitettävä niitä tukevat keskenään yhteensopivat tieto- ja viestintäjärjestelmät. Ministeriöiden on kyettävä toimimaan verkostona sekä jakamaan tietoja ja osaamista tarkoituksenmukaisella tavalla koko hallinnolle. Tietojohtamisesta valtioneuvostotasolla vastuussa oleva taho pitäisi nimetä. Tarvitaan myös korkean tason asiantuntija (=tietojohtaja) valtioneuvoston esikuntaan suunnittelemaan/ koordinoimaan tietojohtamista. Hallintopalvelujen yhtenäistäminen ja kehittäminen. Keskushallinnon kehittämisen ministeriövaliokunnan ehdotusten mukaisesti ministeriöiden omien hallintojärjestelmien kuten sisäisen laskennan, raportoinnin ja henkilöstöhallinnon keskinäinen yhteensopivuus otetaan kehittämisen kohteeksi tavoitteena tehostaa valtioneuvoston resurssien yhteiskäyttöä ja mahdollistaa yhteisten hankkeiden parempi seuranta. Tämä merkitsee pitkäälä jänteellä prosessien ja järjestelmien yhdenmukaistamista ja alan parhaiden käytäntöjen soveltamista. Ministeriöiden talous- ja henkilöstöhallintosovellukset pyritään yhtenäistämään, jotta valtioneuvoston resurssien yhteiskäyttöä voidaan tehostaa ja yhteisten ohjelmien toteutuksen seurantaa parantaa. Mm. palvelukeskusajattelu (Shared Service Center) tuettuna ajanmukaisella tekniikalla tarjoaa uusia mahdollisuuksia toiminnan kehittämiseen näillä soveltamisalueilla. Î Vrt. työryhmäraportit ja viimeisimmät kannanotot aiheesta Henkilöstökehitys. Henkilöstön ikärakenne valtioneuvostossa on samankaltainen kuin valtiolla keskimäärin, ehkä jopa hieman enemmän vanhoihin ikäluokkiin painottuva. 2010-mennessä eläkkeelle siirtyvien määrä lähtee kasvamaan voimakkaasti (vrt.. työmarkkinalaitoksen luvut). Eläkkeelle siirtymisen vuoksi vaihtuvuus pysyy erittäin korkeana 2010-2016. Erityisen suuren poistuman ennustetaan kohdistuvan erityisasiantuntijoiden ammattiryhmään, johon myös tietotekniikan asiantuntijat kuuluvat. Erikoisosaamisessa, kuten tietotekniikassa, kilpailu osaavasta ja kokeneesta työvoimasta kiristyy voimakkaasti. Suurimmat haasteet ovat vaihtuvuuden pitäminen kohtuullisena ja osaamisen kehittäminen nopean teknologiakehityksen sekä uusien osaamisvaatimusten tahdissa. Talouden kehitys - tuottavuus ja vaikuttavuus. Valtionhallinnon kilpailukyky- ja tuottavuushankkeen keskeisenä tavoitteena on parantaa valtionhallinnon kykyä suoriutua tehtävistään tulevina vuosina. Uudistamiskohteina ovat niin rakenteet, toimintatavat, palvelut kuin resurssitkin, jossa otetaan huomioon kiristyvä rahoitus ja kilpailu työvoimasta sekä tarjoutuvat uudistusmahdollisuudet. Uudistamiskeinoja ovat: tieto- ja viestintäteknologian käytön tehostaminen, uudet hallinto-, ohjaus ja palvelutuotantomallit, uudet ja/tai uudenlaiset kannustimet sekä ulkoistaminen. Tehokkaimpana keinona ottaa suuria tuottavuusaskeleita pidetään tietotekniikan käytön lisäämistä ja tehostamista. Toisen tärkeänä välineenä ovat ns. kustannus- ja tiedolla johtamiseen liittyvät keinot, jotka ovat kombinaatio hallinnon suoritteiden tuotteistamista, kustannuslaskennaa ja palveluprosessien parantamista sekä ohjaus- ja johtamisjärjestelmien kehittämistä.
10 (38) Hallinnon avoimuus. Hallinnon avoimuuden kehittämiseksi ministeriöiden tulee varmistaa, että kansalaisia, kansalaisjärjestöjä ja muita kansalaisryhmiä kuullaan ministeriöiden yhteiskuntapoliittisessa valmistelutyössä laadukkaasti ja erilaiset näkökohdat huomioon ottaen. Ministeriöiden tulee hallituksen päätöksen mukaan kehittää toimintatavat, joilla varmistetaan jo hankkeiden alkuvaiheessa se, että valmistelutyön eri vaiheissa edistetään kansalaisten ja kansalaisjärjestöjen osallisuutta. Vireillä olevassa osallisuus -hankkeessa laaditaan ohje kansalaisten kuulemisesta, tavoitteena ministeriöiden johdon ja virkamiesten sitouttaminen kansalaisten kuulemiseen valmistelutyössä. Nykyisin käytössä olevien lausuntomenettelyjen täydennykseksi laaditaan ministeriöille yhteiset ohjeet kansalaisten kuulemiseen. Lausuntopyyntöjen tulee olla avoimesti nähtävillä Internetissä ja saaduista lausunnoista tulee tehdä yhteenveto, joka seuraa asiaa sen kaikissa myöhemmissä valmisteluvaiheissa. Kansalaisten verkottuminen ja verkkopalvelujen lisääntyvä käyttö. Kansalaiset omaksuvat yleisiä verkkopalveluja käyttäessään uusia palvelu- ja toimintamalleja. Tämä markkinoiden kehitykseen perustuva käyttäjien odotusarvojen ja toimintatapojen muutos aiheuttaa kehitystarpeita valtioneuvostonkin palveluissa. Tietoyhteiskunta-asiain neuvottelukunta on korostanut, että portaalit ovat keskeisiä julkisten verkkopalvelujen löydettävyyden ja saatavuuden kannalta. Valtionhallinnon koordinoimana tapahtuva portaalien kehittäminen on neuvottelukunnan suositusten mukaisesti keskitetty toisaalta kansalaispalveluja tarjoavaan Suomi.fi portaaliin ja toisaalta yrityspalveluja sisältävään Yritys-Suomi-portaaliin. Portaalien osana kehitetään myös julkisten palvelujen hakupalveluja sekä tietojen ja tietoaineistojen hakupalveluja kansalais- ja yrityskäyttöön. Portaalipalvelujen laatu ja yhteentoimivuus varmistetaan soveltamalla voimassa olevia web-sivustojen suunnittelua, käytettävyyttä, metadataa ja rajapintoja koskevia suosituksia ja standardeja. Julkisten verkkopalvelujen laatu- ja arviointikriteeristön määrittelyä varten tehdään parhaillaan valmistelutyötä, jossa otetaan huomioon eurooppalaiset ja kansainväliset laadunarviointikriteerit ja -standardit Teknologia- ja palvelumarkkinan kehitys. Teknologian nopea kypsyminen on mahdollistanut hyvinkin nopean etenemisen vuorovaikutteisiin verkkopalveluihin ja sähköiseen asiointiin. Nämä uuden aikakauden sähköiset asiointipalvelut luovat merkittäviä mahdollisuuksia myös ministeriöiden toimintatapojen tehostamiseen, rakenteiden uudistamiseen, tuottavuuden nostamiseen sekä toiminnan ja palvelujen laadun parantamiseen. Mm. merkittävä määrä rutiiniluonteisia tiedotus- sekä tietoaineistojen ja asiakirjojen jakelupalveluja voidaan toteuttaa verkkopalveluina ja automatisoida. Toiselta puolen verkkopalveluilla vähennetään asiakkaiden vaivannäköä ja kustannuksia sekä parannetaan heidän vaikutusmahdollisuuksiaan. Uudentyyppisistä palvelukokonaisuuksista koostuvat verkkopalvelut edellyttävät yhteentoimivia tietojärjestelmiä. Verkkopalvelukonseptien kehittämisessä on tämän vuoksi tärkeää soveltaa sähköisten asiointipalvelujen teknistä toteuttamista koskevia suosituksia, tietojärjestelmien keskinäisen yhteentoimivuuden varmistavia rajapintamäärityksiä sekä tietorakenteiden yhteensopivuuden määrittäviä standardeja (metatiedot, tietorakenteet). Î Keskeiset asiat teknologiakehityksestä ja sen vaikutuksista tietoliikenteen konvergenssi (data, puhe ym. samassa verkossa) verkon kautta hankittavat järjestelmäpalvelut (ASP jne.)
11 (38) sisällön hallinnan ratkaisujen konsolidointi (dokumenttien hallinta jne.) paksuneva infra (sovelluksista yleistettävät yhteiset peruspalvelut kuten hakemistot) järjestelmien integrointi Tietoturvariskien kasvu. Verkottumisen myötä tietoturvauhkat sekä riskit kasvavat moninkertaisiksi. Uhkien torjuntaan, tietoliikenteen ja käytön valvontaan sekä käyttäjien opastamiseen on kiinnitettävä jatkuvasti enemmän huomiota. Valtioneuvoston yhteisen ICT-ympäristön osalta samoin kuin kaikkien ministeriöiden osaltakin ylläpidetään jatkuvasti ajantasalla olevia valmiussuunnitelmia, joissa varaudutaan myös uusiin, tietoverkkojen kautta ilmeneviin uhkiin ja poikkeustilanteisiin. Johtamiseen liittyvä tietohallinto-osaaminen korostuu muutostilanteissa - miten hyvin johto käyttää IT:tä strategisena välineenä halutuissa muutoksissa. Vaatimukset valtioneuvoston tieto- ja viestintäteknisen infrastruktuurin yhtenäisyydelle, toimintavarmuudelle ja tietoturvalle kasvavat voimakkaasti.
12 (38) 4 VISIO JA STRATEGIAKAUDEN TAVOITTEET SUUNTA 4.1 VISIO 2010 Tähtäin on vuodessa 2010, jolloin Valtioneuvosto on toimialueensa parhaiden joukossa Euroopassa tietotekniikan tuloksellisena soveltajana mittareina ovat palvelujen vaikuttavuus ja toiminnan tuottavuus sekä teknologian mahdollisuuksien oikea-aikainen soveltaminen Kohdennetut ja tarvelähtöiset verkkopalvelut Yhteentoimivat ja tehokkaat prosessit - tietojen yhteiskäyttöisyys Tuottavaa, toimivaa, turvallista IT:n oikea resurssointi - ehdoton luotettavuus, turvallisuus (24/7/99.99 %) - IT:n kustannustehokkuus (TCO) Oikea-aikainen uusiutuminen - teknologia mahdollistajana - osaamiset Valtioneuvoston tietohallinnon joustavan ja tehokkaan toiminnan aikaansaaminen edellyttää päätöksenteon hajauttamista lähelle toteuttavaa organisaatiota. Syynä tähän on VN:n toiminnan ja IT:n syvenevä yhteen nivoutuminen ja IT-riippuvuus sekä mahdollisuus hyödyntää yhteiskäyttöiset ratkaisut ja käyttää voimavarat ministeriöiden ainutkertaisiin tarpeisiin. VN:n koordinoitu toiminta ja yhteensopivuuden varmistaminen edellyttävät toisaalta tietoon, tietojärjestelmiin ja IT-infrastruktuuriin liittyvän päätöksenteon sekä yhtenäisten ratkaisujen palvelutuotannon riittävää keskittämistä sekä ratkaisujen yhteiskäyttöisyyttä (tietojärjestelmät, tietokannat, verkkopalvelut, IT-infrastruktuurin palvelut jne) IT:n volyymiedut (hankinnat, palvelutuotanto, osaaminen).
13 (38) Valtioneuvoston tietohallinnon kehittämisen yleistavoitteet ovat: Valtioneuvostossa tapahtuvaa valmistelua ja päätöksentekoa tuetaan yhtenäisillä, ajantasaisilla ja helposti käytettävissä olevilla tietovarannoilla ja verkostomaista työskentelyä tukevilla välineillä ja järjestelmillä. Valtioneuvostossa käytetään yhteentoimivia ja yhteensopivia teknisiä ratkaisuja. Valtioneuvoston tietohallinto tukee valtioneuvoston yhtenäisiä toiminta- ja tukiprosesseja, joihin kuuluu myös valtioneuvoston strateginen suunnittelu ja johtaminen Valtioneuvoston tieto- ja asiointipalvelut ovat kansalaisten ja yritysten käytettävissä yhden palvelupisteen periaatteella riippumatta siitä, miten ne on teknisesti hoidettu. Valtioneuvoston tietojärjestelmien tietoturvallisuustaso ja järjestelmien käytettävyys on korkea. Suunnittelussa ja käyttötoimintojen järjestämisessä varaudutaan myös poikkeusoloihin. Tietohallinnon kustannustehokkuutta ja taloudellisuutta parannetaan ja ministeriöiden tietohallintohenkilöstön käyttöä suunnataan kehittämistyöhön. Tieto- ja viestintäjärjestelmiä hyödynnetään tehokkaasti EU-asioiden kansallisessa valmistelussa ja yhteyksissä EU:n toimielimiin sekä yhteyksissä muihin sidosryhmiin (media, etujärjestöt jne.) Tavoitteenasettelua tulee kehittää ja täsmentää sen jälkeen, kun jäljempänä hahmotetut toimenpiteet on toteutettu. Pitkän aikavälin tavoitteet koskevat valtioneuvoston yhteisten prosessien kehittämistä ja ministeriöiden toiminnallisen yhteistyön parantamista. Tavoitteenasetantaa selkeytetään uuden hallituksen aikana käynnistettävien ohjelmajohtamishankkeiden tulosten ja tiivistyvää poikkihallinnollista yhteistoimintaa edellyttävien vaatimusten mukaisesti vuosina 2003-2004.
14 (38) 4.2 TAVOITETILA 2007 Vision toteutuminen merkitsee suurta haastetta sekä johtamiselle että toimeenpanolle. Kehittämisen tavoitteet on kyettävä konkretisoimaan. Saavutettuja tuloksia on kyettävä luotettavasti seuraamaan ja vertaamaan vastaaviin tahoihin. Vuoteen 2007 mennessä tavoitteena on saavuttaa tilanne, jossa Yhteiset, yhtenäiset ja yhteentoimivat prosessijärjestelmät ja tietovarannot valtioneuvoston päätöksenteon tukijärjestelmä (PTJ) on uusittu valtioneuvoston yhteisillä prosessijärjestelmillä on käytössään yhteentoimiva dokumenttien hallinnan teknologia ja yhteiset dokumenttipohjaiset tietovarastot; ministeriöiden prosessijärjestelmät pystyvät hyödyntämään tarvittaessa näitä palveluja valtioneuvoston poikkihallinnollisia, yhteisiä ydinprosesseja ovat säädösvalmistelu, EU-asioiden valmistelu, valtioneuvoston muiden päätösten valmistelu, budjetti- ja budjettikehysten valmistelu, toiminta- ja taloussuunnitelmien valmistelu, kertomusten valmistelu sekä hankevalmistelu ministeriöiden ydinprosesseja toteuttavat asiakirja- ja asiointijärjestelmät perustuvat yhteisten rajapintastandardien mukaisiin ratkaisuihin, jotka mahdollistavat rakenteiseen tietosisältöön perustuvien tietojen välittämisen järjestelmien välillä ohjelmajohtamista tuetaan tehokkaasti tietoteknisin välinein, jotka sisältävät mm. ohjelmajohtamisen tueksi tarvittavaa tiedonjalostamisen välineistöä, raportointia, tietotukea sekä työryhmä- ja vuorovaikutusominaisuuksia Verkkopalvelut eri kohderyhmille valtioneuvoston johdolle, valmistelijoille, muulle hallinnolle, medialle, eturyhmille ja kansalaisille tarkoitetut kohderyhmäkohtaiset verkkopalvelut on saatu vakaiksi ja luotettaviksi sekä niiden kehittäminen tarvelähtöiseksi verkkopalvelut on toteutettu hyvin yhteen toimiviksi valtioneuvoston ydinprosesseja toteuttavien järjestelmien kanssa verkkopalvelujen hyötykäyttö on merkittävää Yhteiset ja yhtenäiset hallintopalvelut on yhtenäistetty palvelukeskusperiaatteella ja uusitulla tekniikalla on toteutettu muutama hallintopalvelu (henkilöstö- ja palkkahallinto, kirjastot), joka kattaa synergisen ministeriöpoolin Kattava ja luotettava tietotekninen infrastruktuuri valtioneuvoston tietoliikenneverkko on uusittu siten, että on aikaansaatu ns. campus-verkko, jossa verkon yhteisten osien ja ministeriökohtaisten osien hallinta on yhdennetty verkko tukee useita eri tietotyyppejä (verkkokonvergenssi: data, puhe yms.) verkon käyttäjähallinnassa ovat käytössä yhtenäiset ja kattavat palvelut käytössä on VN-tasoinen juurihakemisto työasemaratkaisut ovat palvelinkeskeisen käsittelyn myötä vakioituneet voimakkaasti kontrolloidun pääsynhallinnan avulla hallitaan sekä intranet- että extranet-tyyppinen käyttö
15 (38) Vuoteen 2007 mennessä tavoitteena on saavuttaa tilanne, jossa infrastruktuuripalvelut tuotetaan palvelukomponentit ja palvelutuottajien roolit tarkoin määrittelevän IT-palveluarkkitehtuurin sekä palvelutasosopimusten säänteleminä Jatkuvasti kehittyvä osaaminen VN:n koko henkilöstöllä on työtehtävien edellyttämä tieto- ja viestintätekniikan peruskäyttötaidot ja soveltamisosaaminen kokonaisratkaisujen suunnittelijoilla on vahva VN-tasoinen arkkitehtuurinäkemys, joka ohjaa palveluarkkitehtuurin kehittymistä menetelmäkehitysosaamista on vahvistettu siten, että käytössä ovat parhaisiin käytäntöihin ja kokemuksiin perustuvat projektiohjeet Tietoturvallinen toimintaympäristö turvaloukkausten torjuntaan on VN-verkkoympäristössä käytössä havainnointi- ja ehkäisyjärjestelmä (IDS) yhteisen verkkoinfrastruktuurin tapahtuma- ja lokitietojen hallintaa ja analysointia varten on käytössä automaattinen havainnointijärjestelmä tunnistautuminen verkkoon ja verkossa oleviin palveluihin perustuu vahvaan tunnistamiseen ja pääsynhallintaan tietoturvallisuustoiminta perustuu toimiviin riskianalyysimenetelmiin tietoturvallisuuden laatu varmistetaan tietoturvallisuuden auditointijärjestelmillä tietoturvallisuudesta huolehditaan kaikki käyttäjät kattavalla koulutuksella Tietohallinnon johtaminen Valtioneuvoston tietohallinnon johtamisessa ja palvelutuotannossa on tehty seuraavat muutokset: tietoteknisen infrastruktuurin palvelujen tuotantomalli on uusittu siten, että ulkoistetuissa palveluissa ovat käytössä palvelutasokriteerit, joilla seurataan palvelujen laatuvaatimusten mukaista toimivuutta valtioneuvoston tietohallintoyksikkö toimii integraattorina, VN:n yhteisten järjestelmien ja infrastruktuurin rahoittajana, palvelutasokriteerien valvojana, palvelutarjonnan laadun varmistajana, järjestelmähankkeiden projektoijana ja koordinoijana valtioneuvoston tietohallinnon projektityömenetelmistö on yhdenmukaistettu ja tehokkaassa käytössä palvelut hankitaan kilpailutuksen perusteella toimittajilta, jotka kykenevät takaamaan ajanmukaiseen teknologiaan perustuvat, luotettavat, pitkän elinkaaren omaavat ratkaisut valtaosa palveluista hankitaan toimivin SLA-sopimuksin
16 (38) 5 STRATEGISET LINJAUKSET MITEN 5.1 YHTEISET, YHTENÄISET JA YHTEENTOIMIVAT PROSESSIJÄRJESTELMÄT JA TIETOVARANNOT Valtioneuvostossa tähän asti toteutetut asiankäsittelyjärjestelmät on toteutettu erillisjärjestelminä, jotka perustuvat omiin dokumentinhallintaratkaisuihinsa ja erillisiin kirjaamisjärjestelmiinsä. Useilla ministeriöillä on dokumentinhallintaratkaisuja, mutta onnistuneita asianhallintaratkaisuja on vain muutamalla. Tuotekirjo on suuri ja toteutukset on suunniteltu ja toteutettu ministeriön ja sen oman vastuualueen sisäisistä tarpeista. Yksi tehtävä on irrallisten erillisjärjestelmien kehittäminen niin, että niillä voidaan saumattomasti tukea kokonaisia asiankäsittelyprosesseja. Tämä tarkoittaa myös järjestelmäarkkitehtuurin luomista ja uusiin tarpeisiin vastaamista kehittämällä uusia asiankäsittelyjärjestelmiä sinne missä järjestelmätukea vielä tarvitaan. Se edellyttää myös sisällönhallinnan näkemistä kokonaisuutena, jossa esim. julkaisutoiminnot ja portaalit ovat yksi osa. Moniin nykyjärjestelmiin (HARE, PTJ, Senaattori jne) on toivottu asiankäsittelytoimintojen lisäyksiä, jotka laajentaisivat niiden roolia valtioneuvoston asiankäsittelyn tukijärjestelminä hieman samankaltaisilla uusilla toiminnoilla. Tämä on nostanut esiin kysymyksen valtioneuvoston asiankäsittelyn suunnittelusta kokonaisuutena, jossa selvennetään kunkin erillisjärjestelmän rooli. Toinen tehtävä on näiden järjestelmien yhtenäistäminen niin, että niiden nykyinen luonne erillisjärjestelminä saadaan muutettua saumattomasti yhteen toimivaksi kokonaisuudeksi. Tätä ollaan tukemassa monin eri tavoin edistämällä esim. teknisten rajapintojen soveltamista yhtenäisellä tavalla. Lähivuosina korostetussa asemassa tulee olemaan web services -teknologian käyttöönotto ja hyödyntäminen sovelluskehityksessä. Järjestelmien yhteentoimivuus edellyttää myös yhtenäistä metadataa, yhteisesti sovittuja metadatan merkintäjärjestelmiä ja yhtenäisiä käytäntöjä metadatan käytössä. Keskeistä kaikessa on nykyistä tehokkaamman järjestelmäintegraation toteuttaminen. Valtioneuvoston verkkopalvelut ja prosessijärjestelmät jäsentyvät käyttäjä- /asiakasnäkökulman mukaan seuraavan tyyppisiin järjestelmäkokonaisuuksiin: G to G : viranomaiselta viranomaiselle (ministeriöistä ministeriöihin/virastoihin tai päinvastoin) G to IG : viranomaiselta muiden valtioiden (erityisesti EU) viranomaisille tai päinvastoin G to B : viranomaisilta yrityksille tai päinvastoin G to C : viranomaisilta kansalaisille/kansalaisjärjestöille tai päinvastoin G to G ja G to IG järjestelmät ovat painotetusti prosessijärjestelmiä, joilla toteutetaan ministeriöiden sisäisiä ydinprosesseja, vuorovaikutusta ja kommunikointia. Tietoturvallisuus- ja tunnistamisvaatimukset näissä järjestelmissä ovat korkeat. Niissä tarvitaan tiivistä integraatiota ministeriöiden (ja virastojen) operatiivisiin järjestelmiin. Samoin tarvitaan integraatiota julkaisu- ja palvelujärjestelmiin. G to B ja G to C järjestelmät ovat verkkopalveluja, sähköisen asioinnin järjestelmiä, portaaleja, extranet-järjestelmiä tai tietojensiirtopalveluja. Nämä palvelut ja järjestelmät voivat olla täysin julkisia tai avoimia kaikille tai käyttöoikeuksiltaan rajattuja tietyille käyttäjäryhmille.
17 (38) Toimintalähtöisyys on prosessijärjestelmien tärkein lähtökohta, so. millaisia organisaation/ministeriön perustehtävät ovat, mitä ovat toiminnan ydinprosessit, miten organisaatiossa käsitellään tietoja, millaisena prosessina palvelut tuotetaan, miten prosessia johdetaan/valvotaan, osallistuvatko sidosryhmät tuotantoprosessiin, mitä palvelun lopputuotteet ovat, keitä ovat palvelun tai toiminnan asiakkaat, miten he saavat palvelunsa. Valtioneuvoston ja ministeriöiden toiminnalle keskeistä ovat asiakirjoihin perustuvat prosessit, asioiden käsittely ja päätöksenteko. Mittava haaste on rationalisoida paperiprosessit virtaviivaisiksi, tehokkaiksi ja toimintalähtöisiksi sähköisiksi prosesseiksi, joita käyttäjien on yksinkertaista, helppoa ja turvallista käyttää. Tässä tarvitaan hyvin suunniteltua sovellusten, laitteiden ja verkkojen käyttöä, yhteentoimivuuden varmistamista läpi käsittelyprosessien sekä tietojen ja asiakirjojen joustavaa mutta hallittua käytettävyyttä. Tavoiterakenne Valtioneuvoston yhteisten prosessijärjestelmien osalta tärkein kehitysajatus on yhteisten järjestelmäkomponenttien hyödyntäminen. Yhteisten komponenttien tarkoitus on edistää paitsi prosessijärjestelmien keskinäistä integraatiota myös niiden liittämistä ministeriötasoisiin prosessijärjestelmiin. Yhteiset komponentit yksinkertaistavat myös julkaisuprosessia ja julkaisujen hallintaa. Oheisessa kuvassa on esitetty neljä keskeistä yhteistä elementtiä: arkisto, dokumentinhallinta, metatietojen hallinta sekä tunnisteiden hallinta. Käytännössä prosessijärjestelmien tavoiterakenteen toteutuminen edellyttää merkittävää panostusta yhteisiin järjestelmäkomponentteihin. prosessijärjestelmät prosessijärjestelmät VN diaari PTJ PTJ VN työryhmäsov. HARE HARE BUDJETTI JÄRJ. EUTORI EUTORI Ministeriöt Asiankäsitt. Asiankäsitt. infra infra arkisto dok.hall. metatietojen metatietojen hallinta hallinta haku julkaisu dok.hall. dok.hall. Identifikaationumerojen tuottaminen ja hallinta: VN-diariointitunnus: asia; asiakirja Metatietojen ja merkintäjärjestelmien hallinta: VN-asiasanasto, VN-tiedon ryhmittely, asiakirjatyypit, XMLskeemahallinta Tunnisteiden hallinta on välttämätöntä asioiden seurannan ja yhdistämisen kannalta. Valmisteluprosesseja tuetaan monilla tietojärjestelmillä, joissa niillä tällä hetkellä on kussakin omat tunnisteensa. Valtioneuvostossa tapahtuville valmisteluasioille tulee saada yksi tunniste, jolla se tunnistetaan eri järjestelmissä. Luodaan rekisteri, jossa
18 (38) tämän lisäksi on myös käsiteltävän asian tunnisteet eri prosessijärjestelmissä, jotta seuranta ja linkitys voidaan saada toimimaan. Eri asiankäsittelyjärjestelmien kuten ministeriöiden diaarien on pystyttävä julkaisemaan tähän rekisteriin omat tunnisteensa näistä valtioneuvostotason asioista. Tunnisteiden hallintaan kuuluu myös URNtunnistejärjestelmän toteuttaminen, jolla voidaan hoitaa asiakirjojen identifiointi kiinteällä järjestelmästä riippumattomalla tunnisteella. Metatietojen ja merkintäjärjestelmien hallinta toteutetaan eri järjestelmiä palvelevalla tietokannalla, jossa hoidetaan mm. asiasanastojen ja asiakirjatyyppien yhteinen ylläpito. Myös eri järjestelmissä käytettävien viite- ja rakennetietojen hallinta (erilaiset versiot, muunnostoiminnot jne) on tässä yhteydessä toteutettava omana järjestelmänään. Valtioneuvostotason asiankäsittelyä tukevia järjestelmiä varten kehitetään dokumentinhallinta yhtenäisenä alustaratkaisuna. Tällä voidaan teknisesti helpottaa asiankäsittelyprosessien yhdistämistä, erilaisia hakutoimintoja ja järjestelmien ylläpitoa. Tällöin voidaan myös jatkossa helpoimmin tarjota käyttäjille yhtenäistä näkymää eri prosessijärjestelmien tietoihin. Prosessijärjestelmistä julkaistavat asiakirjat siirretään tai kopioidaan aktiiviarkistoon, johon ne tallennetaan vakioidussa XML-formaatissa. Täältä ne voidaan helposti linkittää tai replikoida julkaisu- ja muihin järjestelmiin ilman että niitä on muunneltava moneen kertaan. Tähän arkistoon kootaan kaikki keskeinen asioiden valmisteluun ja päätöksiin liittyvä julkinen aineisto valtioneuvostossa. Tästä arkistosta muodostetaan valtioneuvoston sähköisten asiakirjojen originaalien säilytyspaikka, jossa pyritään takaamaan aineiston oikeellisuus ja muuttumattomuus. Sieltä aineisto voidaan myöhemmin siirtää myös pitkäaikaissäilytykseen sähköisessä muodossaan. Arkistolla olisi mm. seuraavat ominaisuudet: ƒ ƒ ƒ Suhteellisen korkean tason rajapinta, jolla eri sovellukset voivat lähettää/siirtää aineistoja kantaan. Rajapinnan tulisi olla hyvin standardi ja peittää alapuolella olevat muutokset, jolloin muutostarve sidosjärjestelmissä jää mahdollisimman pieneksi. Syöttölomake, jolla käyttäjä voi aina viedä dokumentin kantaan, vaikka ei olisikaan käytettävissä suoraa siirtoa luontisovelluksesta. Tälle ominaisuudelle voi olla käyttöä myös VN:n ulkopuolisen tiedonsyötön järjestämisessä Normaalit dokumentinhallinnan perustoiminnallisuudet: versiointi, riittävät käyttöoikeudet ja metatiedon hallinta. Järjestelmäkohtaiset linjaukset PTJ Asiankäsittelyjärjestelmistä vanhin on PTJ. Se on teknisen toteutuksensa osalta kipeimmin uudistamisen tarpeessa. Järjestelmä voidaan säilyttää valtioneuvoston päätöksenteon tukeen rajattuna operatiivisena järjestelmänä, mutta on ensiarvoisen tärkeä saada se järjestelmäintegraation tarpeiden pohjalta uusittua teknisesti. Tämä on välttämätöntä myös, jos halutaan jatkossa kehittää siihen integroitua päätösvalmistelua tukevaa dokumentinhallinta- ja asiankäsittelyjärjestelmää. Täsmätason kannanotot tehdään PTJ2- hankkeessa. HARE HARE on järjestelmänä teknisesti kypsässä vaiheessa. Muutostarpeet kohdistuvat lähinnä rajapintatoteutuksiin ja siihen koottavan tiedon mahdollisimman automaattiseen siirtymiseen sekä parempaan integraatioon dokumentinhallinnan kanssa.
19 (38) EUTORI EUTORI on edellisiin verrattuna ainoa, joka on rakennettu valmiin dokumentti- ja asiankäsittelyjärjestelmän pohjalle. Järjestelmä on vielä käyttöönottovaiheessa ja siinä käytetyt ratkaisut kuten pilottitoteutuksena rakennettu integraatio valtioneuvoston hakemistojärjestelmään edellyttävät vielä teknistä stabilisoitumista. Vaikka näköpiirissä olevat muutostarpeet edellyttävät investointeja, mitään teknisiä esteitä niille ei ole ja järjestelmän odotettava elinikä tulee olemaan pitkä. Budjetti, taloussuunnittelu ja kertomusjärjestelmät Käytössä olevassa budjettijärjestelmässä on selainpohjainen käyttöliittymä (S4). Siinä on käytössä rakenteinen SGML:ään perustuva editointi. Budjettiasiakirjan julkaisu webiin tehdään eräajona palvelutaloon (EDITA), joka tuottaa julkaistavan asiakirjan. Ongelmana on, että koko aineisto on toimitettava uudelleen aina kun muutetaan jotain yksittäistä kohtaa. Nykytilanteessa budjettijärjestelmän käyttö ministeriöistä ja alaisesta hallinnosta on ollut vähäistä. Budjettijärjestelmää uudistetaan siten, että se on XML-pohjainen. Tietokanta toteutetaan XML-kantana, jossa perusominaisuuksina ovat käyttäjähallinta ja versionhallinta. Käyttöliittymävaihtoehdoiksi soveltuvat ministeriöissä jatkossa käyttöön tulevat XMLkelppoiset editorit sekä käyttöliittymä, joka integoituu Wordiin. Julkaisu Intranettiin ja Internettiin voidaan tehdä itse suoraan sekä PDF että HTML muodoissa. Samantyyppistä XML-pohjaista tietokanta-, editointi- ja julkaisuympäristöä voidaan jatkossa soveltaa mm. tilinpäätösasiakirjojen, toimenpidekertomusten ja tarkastuskertomusten laatimiseen ministeriöissä ja muissa alaisen hallinnon organisaatioissa. 5.2 KOHDENNETUT VERKKOPALVELUT ERI KÄYTTÄJÄRYHMILLE Verkkopalvelujen keskeisenä haasteena on käyttäjäryhmien entistä tarkempi määrittely ja priorisointi. Valmius tuottaa käyttäjäryhmille täsmäpalveluita on jatkossa välttämätöntä. Tämän rinnalla on varmistettava tietojen ylläpito sekä kysyntävetoiseen jatkokehitykseen pääseminen. Käyttäjäryhmäkohtaiset verkkopalvelut VN-johto Valmistelijat Muu hallinto Media, eturyhmät Kansalaiset EU-maiden ja muiden maiden kansalaiset Käyttäjäryhmäkohtaisten verkkopalvelujen idea on tarjota käyttäjille heidän rooliryhmiensä tarpeiden mukaan määriteltyjä palvelu- ja tietokokonaisuuksia, jotka esitetään havainnollisesti käyttäjän työasemassa olevalle työpöydälle ja jossa on käytettävissä kaikki keskeiset käyttäjän roolissa tarvittavat työvälineet. Verkkopalveluja kehitetään vuoden 2003 aikana valmisteltavien kehittämissuunnitelmien mukaisesti. Palvelujen kehittämissuuntia ovat erityisesti vuorovaikutteisuuden lisääminen, integraatio operatiivisiin järjestelmiin, tietovirtojen automatisointi ja
20 (38) standardointi verkkopalvelujen välillä, ylläpitoprosessien tehostaminen, julkaisutekniikan parantaminen, asiakas- ja käyttäjälähtöisyyden priorisointi sekä käytettävyyden lisääminen. Verkkopalvelukohtaiset linjaukset Valtioneuvoston verkkopalvelut Tiedotus- ja viestintäportaalien jatkokehittämisen kulmakivenä on ao. sivustojen ja julkaisujärjestelmien palveluympäristön ehdoton vakaus ja luotettavuus sekä portaalien toiminnan varmistaminen niin normaalioloissa kuin erilaisissa poikkeustilanteissakin. Samaan kokonaisuuteen/portaaliperheeseen verkkopalveluiden tekniset ympäristöt yhtenäistetään. Sivustojen kehittämisessä varaudutaan erittäin nopeasti kasvavaan käyttäjämäärän ja sisältöaineistojen määrän kasvuun. Sivustojen kehittämisessä jatketaan integraation ja automaattisen tiedonsiirron parantamista valtioneuvoston ja ministeriöiden keskeisiin operatiivisiin järjestelmiin. Portaalien välillä kehitetään tiedote- ja julkaisuvirtojen automatisointia tietoaineistojen rakennestandardeja soveltamalla. Sivustojen monikanavatukea parannetaan. Sivustojen sisältöä monipuolistetaan äänen, kuvan, multimedian ja liikkuvaan kuvan lisäämisellä palveluihin. Sivustojen hakujärjestelmiä parannetaan. Portaalipalvelujen laatu ja yhteentoimivuus varmistetaan soveltamalla voimassa olevia web-sivustojen suunnittelua, käytettävyyttä, metadataa ja rajapintoja koskevia suosituksia ja standardeja. Julkisten verkkopalvelujen laatu- ja arviointikriteeristön määrittelyä varten tehdään parhaillaan valmistelutyötä, jossa otetaan huomioon eurooppalaiset ja kansainväliset laadunarviointikriteerit ja -standardit. Sähköisestä asioinnista valtioneuvoston piirissä ei ole yhteistä näkemystä, vaan siihen on useita näkökulmia, esim. hallintovirkamiehen, lainvalmistelun, tietohallinnon, tietopalvelujen, asiakirjahallinnon ja viestinnän näkökulma. Sähköistä asiointia jäsennetään eri asteisiin: yksisuuntainen informaatiopalvelu - anonyymi asiointi verkossa kyselyt ja vuorovaikutteinen neuvonta - anonyymisti tai yhteystiedoin asiakkaalla pääsy viranomaisen järjestelmiin - käyttäjätunnus ja salasana asian vireille pano - riittävät yhteystiedot tai vahva tunnistus sähköisine allekirjoituksineen ja salauksineen. Sähköisen asioinnin ratkaisujen kehittäminen edellyttää usein toimintaprosessien uudistamista, jotta tuloksena ei ole työn kaksinkertaistaminen[mj2]. Mediapalvelut Toteutetaan erityisesti medialle tarkoitettu ministeriöiden yhteinen mediapalvelu extranet ja vakiinnutetaan sen käyttö valtioneuvoston ja tiedotusvälineiden välisenä tiedote-, uutis- ja asiakirja-aineistojen sähköisenä välitysjärjestelmänä. Tavoitteena on, että jatkossa toimitetaan uutiskuvia nykyistä enemmän tarjolle mediapalvelun kautta. Aloitetaan uutisaineiston sähköpostijakelu Mediapalvelun välityksellä (tiedotteet, puheet, päätöstiedot).
21 (38) Senaattori Ministeriöiden yhteinen Intranet Senaattori on käyttökelpoinen yhteisen tiedon koostamisen väline. Se voi tukea poikkihallinnollista työskentelyä, koska siihen on pääsy kaikista ministeriöistä ja eduskunnasta. Valtioneuvoston hakemistopalvelu mahdollistaa Senaattorin hallitun avaamisen myös valtioneuvoston ja eduskunnan ulkopuolisille käyttäjille. Senaattoriin kehitetään käyttäjien roolien mukaan profiloituja palvelukokonaisuuksia. Esimerkiksi johtamisen näkymän idea on valtioneuvoston johtamisen tukeminen tarjoamalla johtamista ja seurantaa varten analysoitua tietoa kohdealueen kehityksestä, toimenpiteiden vaikutuksista ja vireillä olevista hankkeista sekä mahdollistamalla ajantasainen poikkisektoreittainen vuorovaikutus johdon piirissä. Suomi.fi Huhtikuussa 2002 avatun Suomi.fi.-palvelun tavoitteena on osaltaan vahvistaa julkishallinnon avoimuutta, näkyvyyttä, yhtenäisyyttä ja parantaa palvelujen laatua verkossa. Julkishallinnon yhteiset verkkopalvelut ovat keskeisiä julkisten verkkopalvelujen löydettävyyden ja saatavuuden kannalta. Suomi.fi-palveluun kootaan kaikki keskeiset viranomaisten verkkopalvelut. Portaalin strategiassa on määritelty eri liityntätavat, joilla verkkopalveluita voidaan liittää portaaliin. Lomake.fi ja otakantaa.fi tulevat toimimaan sekä itsenäisinä verkkopalveluina että osana Suomi.fi-palvelua. Suomi.fi palvelun kehittämisen (ks. erillinen Suomi.fi kehittämissuunnitelma v 2003-2004) painopistealueita lähivuosina ovat: käyttöliittymän parantaminen hakumahdollisuuksien lisääminen sisällön laajentaminen muiden verkkopalveluiden ja Suomi.fi-palvelun välisten liittymien toteuttaminen teknisten tukipalveluiden tarjoaminen tiedontuottajille digi-tv-liittymän kehittäminen julkaisujärjestelmän kehittäminen palveluympäristön kehittäminen käyttäjien jatkuvaan huomioiminen palvelun markkinointi sekä kansalaisille että viranomaisille Otakantaa.fi. Valtionhallinnon keskustelufoorumia otakantaa.fi:tä kehitetään vuorovaikutusvälineeksi, joka on helposti kansalaisten ja virkamiesten käytettävissä. Keskusfoorumin tavoitteena on toimia kansalaisten laajasti tuntemana vaikutuskanavana ja toisaalta virkamiesten hyödyntämänä työvälineenä kansalaismielipiteiden nykyaikaisessa kokoamisessa aika-, paikka- ja kieliriippumattomasti. Keskustelufoorumin tavoitteena on parantaa asioiden valmistelun laatua huomioimalla kansalaisten, kansalaisjärjestöjen ja muiden yhteisöjen näkemykset ja ideat jo valmisteluvaiheessa. Kansalaisten luottamusta hallintoon pyritään parantamaan aidosti vuorovaikuttaisella valmistelulla.