Raportti 1 (9) Verohallinnon toimialariippumattomien icttehtävien toimintosiirtoprojektin loppuraportti 1.0
Raportti 2 (9) MUUTOSHISTORIA Versio Päiväys Laatija Muutoksen kuvaus 1.0 6.6.2014 Marjut Siintola Ohjausryhmän kokouksessa 5.6.2014 hyväksytty. Sisällysluettelo 1 Projektin tausta ja lähtökohdat... 3 2 Tavoite ja sen toteutuminen... 3 3 Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen... 4 3.1 Aikataulu... 4 3.2 Työmäärä... 4 3.3 Kustannukset... 5 4 Projektihallinnon kuvaus... 5 4.1 Ohjausryhmä... 5 4.2 Projektiryhmä... 6 4.3 Asiantuntijaryhmät... 6 5 Laadunvarmistus... 7 6 Riskienhallinta... 7 7 Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet... 8 7.1 Projektikyselyn tulokset... 8 7.2 Projektikyselyn tulosten analysointi... 8 7.3 Kehittämisehdotuksia... 9 8 Projektin päättäminen ja arkistointi... 9
Raportti 3 (9) Loppuraportti 1 Projektin tausta ja lähtökohdat 2 Tavoite ja sen toteutuminen Valtiovarainministeriö asetti 16.5.2012 valtionhallinnon toimialariippumattomien tieto- ja viestintäteknisten tehtävien (ICT) kokoamishankkeen (TORI-hanke). Hankkeen toimikausi on 7.5.2012 31.12.2014. Hankkeen tehtävänä ovat sekä valtion ICT-palvelukeskusten että valtion virastojen ja laitosten toimialariippumattomien ICT-tehtävien yhteen kokoaminen. Pääosan näistä tehtävistä muodostavat perustietotekniikkaan liittyvät tehtävät. n toimintaa ohjaava lainsäädäntö hyväksyttiin Eduskunnassa joulukuussa 2013 ja n toimintaa säätelevä asetus annettiin 20.2.2014. Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus n toiminta käynnistyi 1.3.2014. ICT-toimintasiirrot toteutetaan asiakaskohtaisissa siirtoprojekteissa. Ensimmäiset tehtävien siirrot in toteutettiin 1.3.2014. Tämä loppuraportti kuvaa Verohallinnon toimialariippumattomien icttehtävien toimintosiirtoprojektin. Projektin asettamispäätös allekirjoitettiin 3.9.2013. Asettamispäätös on arkistoitu VM:n Hareen. Projektin tavoitteena oli toteuttaa Asiakkaan toimialariippumattomien icttehtävien siirto lle suunnitellussa aikataulussa ja suunniteluilla kustannuksilla siten, että Asiakkaan ict-palveluiden ja -tehtävien laatutaso ei heikkene siirron aikana tai sen jälkeen siirtoprosessin as is -vaiheen aikana. Projekti toteutti siirron myöhästyen projektisuunnitelmassa kuvatusta aikataulusta kaksi kuukautta. Viivästymisen pääasiallinen syy oli Valtion tieto- ja viestintätekniikkakeskus n perustamiseen liittyvien tehtävien viivästyminen. toteutti helmikuussa 2014 asiakastyytyväisyyden lähtötasomittauksen 1.3.2014 siirtyville organisaatioille. Kyselyn tarkoituksena oli saada yhtenäinen kuva asiakastyytyväisyydestä välittömästi ennen siirtoa olevasta tilanteesta. Kyselyn kohderyhmänä oli ns. tilaaja-asiakkaat, eli asiakkaiden johdon ja tietohallintojohdon edustajat. Kokonaisarvosana oli 4,14 asteikolla 1 (heikko) 5 (erinomainen) (Mikä on kokonaistyytyväisyytenne käytössänne oleviin toimialariippumattoman ICT:n (käyttäjätuki-, työasema-, käyttö- ja tietoliikennepalvelut) palveluihin tällä hetkellä?). Vastaajia oli 7.
Raportti 4 (9) 3 Projektin aikataulun, työmäärien ja kustannusten suunnitelma ja toteutuminen 3.1 Aikataulu Projektin vaiheiden suunnitellut ja toteutuneet valmistumispäivät on kuvattu alla. Vaihe Suunniteltu valmistuminen Lopputulos 1. Käynnistysvaihtisuunnitelma 3.9.2013 Alustava projek- 2. Kartoitusvaihe 3.10.2013 Siirrettävät kohteet, projektisuunnitelma 3. Määrittelyvaihe 4. Siirtovaihe 11.12.2013 / 11.2.2014 Ohjausryhmän hyväksyminen 3.9.2013 3.10.2013 30.10.2013 Siirtosopimus 8.11.2013 / muutospöytäkirja 19.2.2014 Palvelusopimus ja siirtolupa 5. Ylimenovaihe 4/2014 Loppuraportti, projektin hyväksymiskriteerit 19.2.2014 / muutospöytäkirja 28.2.2014 5.6.2014 3.2 Työmäärä Suunniteltu sekä toteutunut työmäärä on kuvattu alla: Organisaatio Suunniteltu työmäärä Toteutunut työmäärä Asiakas (28.2.2014 asti) (177 htp) 224 htp 20.1.2014 217 htp Asiakas 1 htp TORI (28.2.2014 asti) 108 htp 60 htp (1.3.2014 alkaen) 15 htp Yhteensä (285 htp) 20.1.2014 325 htp 300 htp Asiakkaan suunniteltua työmäärää kasvatettiin 20.1.2014 ohjausryhmässä 40 htp, budjetoitu työmäärä oli käytetty jo 31.12.2013. Huomioita Asiakkaan työajankäytöstä 8/2013 1/2014 Kieku-järjestelmään kirjattu työaika 8/2013 1/2014 199 htp (arvio 177 htp) Eniten työaikaa käyttivät projektiin nimetyt vastuuhenkilöt o Asiakkaan projektipäällikkö yht. 38 htp (arvio 20 htp)
Raportti 5 (9) o Asiakkaan palveluryhmän vetäjä yht. 39 htp (arvio 10 htp) o Asiakkaan infra-asiantuntija yht. 22 htp (arvio 10 htp) o Asiakkaan asiakashallintaryhmän vetäjä yht. 23 htp (arvio 10 htp) o Asiakkaan henkilöstöryhmän vetäjä yht. 21 htp (arvio 10 htp) Vaiheittain työmäärä jakaantui likimain seuraavasti o Valmisteluvaiheen työmäärästä suurin osa on seurannan ulkopuolella (käytännössä oma rajapintatyö 1/2013 5/2013; projektin ja DD:n valmistelutyö 6/2013-8/2013); Kieku-seurannassa vain 3 htp o Kartoitus- ja määrittelyvaiheita tehtiin päällekkäin; yht. 101 htp o Siirron valmisteluvaihe (sisältää palvelusopimuksen valmistelutyötä); yht. 95 htp 3.3 Kustannukset 4 Projektihallinnon kuvaus 4.1 Ohjausryhmä Suunnitellut kustannukset ja toteutuneet kustannukset on kuvattu alla: Kustannuslaji Suunnitellut kustannukset Toteutuneet kustannukset Asiakkaan henkilötyökustannus 81.300 84.400 TORIn henkilötyökustannus 77.000 45.000 (28.2.2014 asti) n henkilötyökustannus 7.900 (1.3. alkaen) Matkustuskustannukset 3.000 ei seurattu erikseen Laitteisto- ja tietoliikennekulut 0 ei seurattu erikseen Viestintä ja tapahtumakulut 0 ei seurattu erikseen Konsultointi ja muut ulkopuoliset 0 0 palvelut Yhteensä 161.300 137 300 Projektiorganisaatio muodostui ohjausryhmästä, projektiryhmästä sekä asiantuntijaryhmistä. Ohjausryhmän puheenjohtajana toimii Verohallinnon tietohallintojohtaja Markku Heikura. Ohjausryhmän jäsenet ovat Markku Heikura, tietohallintojohtaja, Verohallinto Juha Vuojärvi, teknologiajohtaja, Verohallinto
Raportti 6 (9) 4.2 Projektiryhmä 4.3 Asiantuntijaryhmät Pia Haikonen (pp), palvelujohtaja, Verohallinto, Jukka Aaltonen, suunnittelija, Verohallinto, henkilöstön edustaja, Asko Pajunen, suunnittelupäällikkö, Verohallinto / HEVE, asiakasyksikön edustaja Kari Pessi, projektijohtaja, Tori-hanke, 1.3. alkaen toimitusjohtaja, Marjut Siintola, projektipäällikkö, Tori-hanke, Ohjausryhmä kokoontui 6 kertaa: 3.9.2013, 3.10.2013, 30.10.2013, 11.12.2013, 20.1.2014, 11.2.2014, 27.3.2014 ja 5.6.2014. Projektin projektiryhmän puheenjohtajana toimii TORIn nimeämä projektipäällikkö Marjut Siintola. Projektiryhmän jäsenet ovat Marjut Siintola, pp, Tori, Pia Haikonen, pp, Verohallinto, Sari Rinta-Jaskari, palvelupäällikkö, asiakashallintaryhmä, Verohallinto Satu Wäyrynen, suunnittelupäällikkö, henkilöstöryhmä, Verohallinto, Marja-Liisa Määttä, suunnittelupäällikkö, palveluryhmä, Verohallinto, Erkki Halonen, suunnittelupäällikkö, infra-asiantuntija, Verohallinto, Taneli Karinen,Tori HR-asiantuntija (lokakuun 2013 alkuun asti) Nanna Jussila, viestinnän asiantuntija, Verohallinto Jukka Rautanen, Tori asiakashallinta, Jukka Yli-Koivisto, Tori palvelutuotanto, Henkilöstöryhmä Henkilöstöryhmän vastuullisena vetäjänä toimi Taneli Karinen ja hänen jälkeensä Marjut Siintola Henkilöstöryhmän jäsenet ovat: Taneli Karinen,Tori HR-asiantuntija (lokakuun 2013 alkuun asti) Satu Wäyrynen, suunnittelupäällikkö, Verohallinto, 1.3. alkaen Markku Lehtonen, hallintolakimies, Verohallinto Riitta Laihosola, suunnittelupäällikkö, Verohallinto, 1.3. alkaen Tarja Särkkä, suunnittelija, Verohallinto, henkilöstön edustaja Vesa Tanttari, suunnittelija, Verohallinto, henkilöstön edustaja,
Raportti 7 (9) Palveluryhmä 5 Laadunvarmistus 6 Riskienhallinta Palveluryhmän jäsenet olivat Jukka Yli-Koivisto, Tori palvelutuotanto, Erkki Halonen, suunnittelupäällikkö, Verohallinto, 1.3. alkaen Marja-Liisa Määttä, suunnittelupäällikkö, Verohallinto, 1.3. alkaen Timo Nuora, suunnittelija, Verohallinto, Jaana Pellikka, suunnittelija, Verohallinto, Tiina Sillankorva, tiimipäällikkö, Verohallinto Sari Rinta-Jaskari, palvelupäällikkö, Verohallinto Tiina Roisko, suunnittelija, Verohallinto Asiakashallintaryhmä Asiakasryhmän jäsenet olivat Jukka Rautanen, Tori asiakashallinta, Sari Rinta-Jaskari, palvelupäällikkö, Verohallinto Marianne Koivisto, verojohtaja, Verohallinto/ YVE Raita Melasniemi, ylitarkastaja, Verohallinto/ VETA Pirjo Lehtonen, ylitarkastaja, Verohallinto/ VKY Anita Wilen, verojohtaja, Verohallinto/ HEVE Projektiryhmä on valmistellut ja käsitellyt kaikki projektin dokumentit ja tuotokset. Projektin ohjausryhmä on hyväksynyt kaikki dokumentit ja tuotokset (ks. luku 3.1). Projektin alussa top 5 -riskit olivat - Asiakkaalle jää TORI-tehtäviä. Toimenpiteeksi sovittiin riittävän yksityiskohtainen TORI-palvelutarjotin päätöksenteon pohjaksi. Riskin vaikutus oli projektin alkaessa 20 ja laski projektin aikana arvoon 10. - JulkICT-hankkeiden päällekkäinen toteuttaminen kilpailee samoista resursseista. Toimenpiteeksi sovittiin, että TORI-hanke on aktiivinen JulkICT:n suuntaan ja raportoi realistisesti resurssikäytöstä muutoshankkeissa. Riskin vaikutus oli projektin alkaessa 16 ja laski projektin aikana arvoon 4. - Infran kehitystoiminta lakkaa TORI:n perustamisen johdosta. Toimenpiteeksi sovittiin, että luodaan siirron aikana hallintamalli, jossa asiakkaalla on vaikutusmahdollisuus inframuutoksiin ja muuttuviin tukitarpeisiin. Riskin vaikutus oli projektin alkaessa 16 ja laski projektin aikana arvoon 12.
Raportti 8 (9) - Avainhenkilöiden osaamisen siirto epäonnistuu / TORI:lla ei ole riittäviä valmiuksia ja osaamista siirtyvän palvelun tuottamiseen. Toimenpiteeksi sovittiin, että tunnistetaan kriittiset avainhenkilöt ja tehdään osaamisen siirto- /varmistussuunnitelmat ajoissa. Riskin vaikutus oli projektin alkaessa16 ja laski projektin aikana arvoon 8. - Liiketoimintasiirtovaihe pitkittyy palvelukeskuksen käynnistymisongelmien vuoksi. Toimenpiteeksi sovittiin, että palvelukeskuksen valmistelutyöhön ja siirtoprojekteihin varataan riittävästi resursseja ja priorisoidaan ajankäyttöä. Riskin vaikutus oli projektin alkaessa 15 ja laski projektin aikana arvoon 10. Projektin aikana tunnistettiin merkittävänä riskinä Kapasiteettihankkeen vaikutus n Verolta siirtyvän henkilöstön työtilanteeseen sen jälkeen kun palvelu on siirtynyt Tiedolle, johon kirjattiin toimenpide Työnjohdollinen vaikuttaminen ylikuormitukseen as-is -vaiheen alussa, palvelun siirron jälkeen tehtävänkuvien muuttaminen hallitusti. 7 Saadut kokemukset ja opit sekä jatkotoimet 7.1 Projektikyselyn tulokset 7.2 Projektikyselyn tulosten analysointi Ohjausryhmätyöskentely 3,80 Projektiryhmätyöskentely 3,80 Palveluryhmätyöskentely 2,56 Asiakashallintaryhmätyöskentely 3,67 Henkilöstöryhmätyöskentely 4,50 TORI-projektipäällikkö 3,64 Projektin läpivienti 3,57 Projektin lopputulos 3,76 Projekti kokonaisuutena 3,56 vastaajia yht. 9 Hyvin onnistui: 1. Ohjausryhmän työskentely oli aktiivista ja päätökset tehtiin jämäkästi. 2. Projektiryhmän työskentely oli johdonmukaista, aktiivista ja tuloksellista. 3. Asiakashallintaryhmän työskentelyssä oli mukana substanssin edustajia, joiden läsnäolo koettiin tärkeäksi. 4. Henkilöstöryhmän todettiin olleen hyvin koottu ja aktiivinen. 5. Projektin tavoitteet olivat toteutuneet hyvin. 6. Palvelujen laadun todettiin toteutuneen pääosin hyvin. Todettiin, että taso on säilynyt ennallaan myös kyselyn jälkeen. Kehitettävää: 1. Palveluryhmän työskentelyyn pitää kiinnittää erityistä huomiota. mm. kokoukset pitää suunnitella ja esityslistat toimittaa ajoissa ennen kokousta.
Raportti 9 (9) 7.3 Kehittämisehdotuksia 2. Talousasiantuntija pitää ottaa mukaan projektiin sekä asiakkaan että n puolella (tilaus- ja laskutuskäytäntöjen vuoksi). 3. Asioiden selvittäminen suoraan asiakasorganisaatioiden asiantuntijoiden kanssa aiheutti projektissa hämmennystä, kun projekti ei ollut tietoinen asioiden etenemisestä. Ensimmäisinä siirtoprojekteina maksettiin oppirahoja: tehtiin samoja tietojen keruutoimia useampaan kertaan eri lomakkeille. Kehittämisehdotuksena projekti esittää lomakkeiston kehittämistä sekä lomakkeiston täytön ohjeistamista projektin alussa. Työ käynnistyi vahvasti omaisuuden ja sopimusten siirto - perspektiivistä. Kehittämisehdotuksena projekti esittää, että toimintatapojen läpikäyntiin pitäisi päästä joutuisammin, jotta kirkastuu muutostarpeita vaativat ja sovittavat asiat Kaikkien hallinnollisten asioiden koordinointi ao. asiantuntijaryhmän kautta vähentäisi päällekkäistä työtä. Projektissa havaittiin, että asioita hoidettiin sivusta. Projekti totesi, että keskittäminen onnistunee jatkoprojekteissa paremmin, kun n prosessit on jo saatu pystytettyä Asiakkaan työmäärää ei kannata arvioida alakanttiin. Projekti totesi, että tapahtumassa on iso muutos, jossa luovuttavan organisaation suhtautuminen ja sitoutuminen erityisen merkittävässä asemassa! Verohallinnon onnistumisen varmistivat sitoutuneet vastuuhenkilöt ja hyvä projektijohtaminen. Verohallinnon suhtautuminen projektiin oli esimerkillistä. Kehittämisehdotuksena projekti esittää, että vastuuhenkilöt kannattaa valita ajatuksella siirtävässä organisaatiossa sekä huolehtia, että heillä on riittävästi aikaa tehtävien tekemiseen. 8 Projektin päättäminen ja arkistointi Ohjausryhmä päättää projektin ja hyväksyy tämän loppuraportin. Projektin ohjausryhmien pöytäkirjat ilman liitteitä on ohjausryhmän päätöksellä tallennettu Hareen. Muu aineisto arkistoidaan TORI-hankkeen arkistointikäytäntöjen mukaan. n toiminnan kannalta tarpeelliset tiedot kopioidaan lle. Hyväksytty ohjausryhmässä JULKAISTU Haressa 5.6.2014