Maakunnan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskusratkaisut Tuija Kuivalainen Taloushallintopalvelu, Helsingin kaupunki 25.8.2017
MAKU/TAHE-valmistelun tilanne ja keskitetty toimintamalli Valtakunnalliset MAKU/TAHE -ratkaisut Pari sanaa robotiikasta 22.8.2017 Tuija Kuivalainen 2
Maakunnan talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskusten valmistelu 8/2017 22.8.2017 Tuija Kuivalainen 3
Maakuntien valtakunnallisten palvelukeskusten valmistelun johtoryhmä Johtoryhmä huolehtii sosiaali- ja terveydenhuollon uudistuksen ja maakuntauudistuksen edellyttämien valtakunnallisten tukipalveluyhtiöiden (toimitila- ja kiinteistöhallinto, talous- ja henkilöstöhallinta, ICT) perustamisen ja toiminnan käynnistämisen valmistelusta ja ohjauksesta. Johtoryhmällä on kullekin palvelukeskukselle ohjausryhmä ja projektiryhmä. Toimikausi 1.12.2016-31.12.2018 22.8.2017 Tuija Kuivalainen 4
Maakuntien valtakunnallisten palvelukeskusten valmistelun johtoryhmä Puheenjohtaja: Muutosjohtaja Pauli Harju, valtiovarainministeriö Varapuheenjohtaja: Muutosjohtaja Sinikka Salo, sosiaali- ja terveysministeriö Jäsenet: Professori Katariina Kemppainen, Aalto-yliopisto Johtaja Antti Kivelä, Sitra Maakuntajohtaja Marko Korhonen, Pohjois-Savon liitto Hallintojohtaja Petri Lintunen, Tampereen yliopisto Maakuntajohtaja Pentti Malinen, Kainuun liitto Perusturvajohtaja Juha Metso, Espoon kaupunki Projektipäällikkö Jukka Mäkilä, Satakuntaliitto Osastopäällikkö Pekka Timonen, työ- ja elinkeinoministeriö Talousjohtaja Jukka Weisell, Oulun kaupunki Varatoimitusjohtaja Timo Reina, Kuntaliitto Neuvotteleva virkamies Leena Westerholm, maa- ja metsätalousministeriö Erityisasiantuntija Hanna-Mari Taika, sisäministeriö Finanssineuvos Jarmo Kilpelä, omistajaohjaus Puheenjohtaja Päivi Niemi-Laine, JHL (varajäsenet edunvalvontajohtaja Marja Lounasmaa, Jyty ja toimialajohtaja Jari Järvi, KTK) Asiamies Leena Hiljanen, ProUnioni (varajäsenet sopimustoimitsija Harri Turunen, JHL ja neuvottelupäällikkö Markku Nieminen, JUKO) Asiantuntijat: Budjettineuvos Tomi Hytönen, valtiovarainministeriö ICT-johtaja Anna-Maija Karjalainen, valtiovarainministeriö Osastopäällikkö Juha Sarkio, valtiovarainministeriö Hallinto- ja kehitysjohtaja Helena Tarkka, valtiovarainministeriö Sihteerit: Lainsäädäntöneuvos Mervi Kuittinen, valtiovarainministeriö Neuvotteleva virkamies Pauliina Pekonen, valtiovarainministeriö Johtoryhmä kokoontuu muutamia kertoja vuodessa
Maakuntien valtakunnallisten palvelukeskusten valmistelun ohjausryhmät Maakuntien toimitila- ja kiinteistöhallinnon palvelukeskuksen (Maakuntien tilakeskus) ohjausryhmä Maakuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen ohjausryhmä Maakuntien ICT-palvelukeskuksen ja Sote-lCT -kehittämisyhtiön ohjausryhmä Toimikausi 1.12.2016-31.12.2018 22.8.2017 Tuija Kuivalainen 6
Maakuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen ohjausryhmä Puheenjohtaja: Osastopäällikkö Juha Sarkio, valtiovarainministeriö Varapuheenjohtaja: Hallintoylijohtaja Jaana Koski, sosiaali- ja terveysministeriö Jäsenet: Projektipäällikkö Jani Heikkinen, valtiovarainministeriö Lainsäädäntöneuvos Marja Isomäki, valtiovarainministeriö Toimitusjohtaja Tuija Kuivalainen, Helsingin kaupungin Taloushallintopalvelu -liikelaitos Neuvotteleva virkamies Piia Rekilä, työ- ja elinkeinoministeriö Hallintojohtaja Jari Paakkunainen, Päijät-Hämeen liitto Erityisasiantuntija Hanna-Mari Taika, sisäministeriö Neuvotteleva virkamies Pauliina Pekonen, valtiovarainministeriö Esittelijä: Johtaja Mikko Salmenoja, KEHA-keskus Sihteeri: Neuvotteleva virkamies Anu Jänkälä, työ- ja elinkeinoministeriö Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen ohjausryhmä kokoontuu noin kerran kuukaudessa. Syyskauden ensimmäinen kokous 28.8.
Maakuntien valtakunnallisten palvelukeskusten valmistelun projektiryhmät Maakuntien toimitila- ja kiinteistöhallinnon palvelukeskuksen (Maakuntien tilakeskus) projektiryhmä Maakuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen projektiryhmä Maakuntien ICT-palvelukeskuksen projektiryhmä Maakuntien SotelCT -kehittämisyhtiön projektiryhmä Toimikausi 1.12.2016-31.12.2018 22.8.2017 Tuija Kuivalainen
Maakuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen projektiryhmä Puheenjohtaja: Johtaja Mikko Salmenoja, KEHA-keskus Jäsenet: Talousjohtaja Jan Finne, Vaasan kaupunki Talousjohtaja Kari Janhonen, Kuopion yliopistollinen sairaala Henkilöstöjohtaja Juha Jääskeläinen, Pohjois-Pohjanmaan sairaanhoito piiri Johtaja Kimmo Mikander, Keva Kamreeri Jussi Päkkilä, Rovaniemen kaupunki Talousjohtaja Mari Frostell, HUS-kuntayhtymä Hallintojohtaja Johanna Sorvettula, Etelä-Pohjanmaan sairaanhoitopiiri Hallintojohtaja Vuokko Ylinen, Tampereen yliopistollinen sairaala Hallintopäällikkö Merja Saasmo, Päijät-Hämeen pelastuslaitos Sihteerit: Talousjohtaja Johanna Sommarberg, KEHA-keskus Henkilöstöjohtaja Taina Vuorinen, KEHA-keskus Projektiryhmä kokoontuu noin 3-4 viikon välein.
Valtakunnalliset palvelukeskusratkaisut Maakuntien talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut käytännössä 22.8.2017 Tuija Kuivalainen 10
TAHE-valmistelun tilanne ja keskitetty toimintamalli TAHE-palvelukeskuksen ohjausryhmä 19.6.2017 1 1
Palvelu- ja ohjausmalli Markkinoilta ostettavat palvelut Palvelun toimittaja x Palvelun toimittaja y Palvelut Toimittajaohj., tarpeet Palvelut Toimittajaohj., tarpeet TAHE-yhtiön peruspalveluiden tuotanto sekä keskitettyjen palvelujen tuotanto TAHE yhtiö Oy Maakunta Maakunta Maakunta Maakunta Maakunta A Suorat asiakastarpeet Palvelut 18 maakuntaa TAHE-KONSORTIO Kunnat MAKU MAKU TAHE MAKU TAHE MAKU 1 Oy Oy TAHE 1 Oy TAHE 1 Oy x kpl konsortion yhtiöitä 12 -
Keskeiset termit TAHE-KONSORTIO: TAHE-yhtiön ja MAKU TAHE- yhtiöiden muodostama kokonaisuus TAHE-yhtiö: Maakuntien omistama kansallinen talous- ja henkilöstöhallinnon yhtiö MAKU TAHE -yhtiö: Maakunnan tai useamman maakunnan operatiivisesta talous- ja henkilöstöhallinnon palvelutuotannosta vastaava yhtiö, joka on TAHE-yhtiön tytär- tai osaomistusyhtiö ICT-yhtiö: Maakuntien omistama kansallinen tieto- ja viestintäteknisten palvelujen yhtiö
Palvelu- ja ohjausmalli Markkinoilta ostettavat palvelut Palvelun toimittaja x Palvelun toimittaja y Palvelut Toimittajaohj., tarpeet Palvelut Toimittajaohj., tarpeet TAHE-yhtiön peruspalveluiden tuotanto sekä keskitettyjen palvelujen tuotanto TAHE yhtiö Oy Maakunta Maakunta Maakunta Maakunta Maakunta A Suorat asiakastarpeet Palvelut 18 maakuntaa TAHE-KONSORTIO Kunnat MAKU MAKU TAHE MAKU TAHE MAKU 1 Oy Oy TAHE 1 Oy TAHE 1 Oy x kpl konsortion yhtiöitä 14 -
TAHE- yhtiön tilanne Valtioneuvosto hyväksynyt TAHE-yhtiön (Hetli Oy) perustamisen 8.6.2017 Seuraavana valmistelussa: TAHE-yhtiön maakuntien ohjeistuksen ja liiketoimintasuunnitelman tarkennukset TAHE-yhtiön käynnistäminen ja tarkempi suunnittelu TAHE-konsortion osakkuus- ja omistajuusneuvotteluiden käynnistäminen TAHE-yhtiön palvelusopimusrakenteen ja rahoituksen suunnittelu Palvelukeskusten talous- ja henkilöstöhallinnon palveluntuottajan valinta Rahoitussimuloinnin materiaalin keruu Maakuntien JHS-taloustietohanke sekä keskitetty talousraportointi -selvitykset
TAHE keskitetty toimintamalli Elokuu 2017 16 -
Talous- ja henkilöstöhallinnon palvelukeskuksen uusi rakenne tiivistetysti TAHE-yhtiö tuottaa palveluita omana tuotantona sekä hyödyntää olemassa olevia rakenteita (nykyiset in house -yhtiöt) tarkoituksenmukaisella ja maakuntien haluamalla tavalla. 17 -
Mitä muutos tarkoittaa käytännössä (1/2) 1) Jos talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita ei ole yhtiöitetty maakunnalle siirtyvien toimintojen osalta, siirretään toiminta (ihmiset, sopimukset sekä tarvittavat tuotantotekijät kuten järjestelmät) suoraan (tai maakunnan kautta) TAHE-yhtiöön. Myös yhtiöjärjestelyitä (uusi perustettava yhtiö tai liittyminen johonkin olemassa olevaan) voidaan harkita tilanteen mukaan. Tässä tapauksessa pätee kohdan 2 kriteerit (ks. seuraava sivu). 18 -
Mitä muutos tarkoittaa käytännössä (2/2) 2) Jos talous- ja henkilöstöhallinnon palvelut on yhtiöitetty maakunnalle siirtyvien toimintojen osalta: A. Kyseinen in house -yhtiö voi tuottaa maakunnan talous- ja henkilöstöhallinnon tukipalvelut jatkossakin, edellyttäen että seuraavat kriteerit täyttyvät: Kyseinen in house -yhtiö liittyy TAHE-yhtiön konsortioon siten, että TAHE-yhtiö saa in house -yhtiön osakkeita ja in house -aseman (osaomistus- tai tytäryhtiö). In house -asema edellyttää osakeomistuksen lisäksi riittävää ohjausmahdollisuutta. Osaomistuksen osalta riittävä ohjaus voidaan toteuttaa hallituspaikalla ja mahdollisella erityisen määräysvallan osakkeilla. Palvelusopimus maakunnalle tuotettavista talous- ja henkilöstöhallinnon palveluista tehdään TAHEyhtiön kanssa. B. Mikäli kohdan A. kriteereitä ei täytetä, palvelut siirretään hallitusti TAHE-yhtiön tuotettavaksi maakunnan kanssa sovittavan aikataulun mukaisesti. TAHE-yhtiö voi ostaa kyseisiä palveluita ylimenoaikana (2020 2022) nykyiseltä toimijalta. Palveluidensiirto voidaan tehdä liiketoimintasiirtona, mikäli näin kyseisen in house -yhtiön kanssa sovitaan. 19 -
TAHE-yhtiön organisoitumisen skenaario 2019 TAHE yhtiö Oy Maakunta A (oma tuotanto) Maakunta D (oma tuotanto) Maakunta H (oma tuotanto) Maakunta K (oma tuotanto) Maakunta O (Tuottaja 7 Oy) Maakunta B (Tuottaja 1 Oy) Maakunta E (oma tuotanto) Maakunta I (Tuottaja 3 Oy) Maakunta L (oma tuotanto) Maakunta P (Tuottaja 7 Oy) Maakunta C (Tuottaja 2 Oy) Maakunta F (Tuottaja 3 Oy) Maakunta J (Tuottaja 5 Oy) Maakunta M (oma tuotanto) Maakunta Q (oma tuotanto) Maakunta G (Tuottaja 4 Oy) Maakunta N (Tuottaja 6 Oy) Maakunta R (oma tuotanto) TAHE Oy Hallinto ja johtaminen Tuotantoalue A Tuotantoalue B Tuotantoalue C Tuotantoalue D Tuotantoalue E = siirtoprojektin ja palvelun operatiivinen vastuu Tuottaja x Oy, TAHE-yhtiöllä ohjaava rooli = siirtoprojektin ja palvelun operatiivinen vastuu TAHE-yhtiö Oy
Maakuntien ohjeistus päivitettiin 30.6.2017 Keskeisin muutos aiempaa on, että myös TAHE-yhtiö tuottaa talous- ja henkilöstöhallinnon palveluita itse sekä hankkii niitä MAKU TAHEyhtiöiltä, jotka vastaavat alueillaan operatiivisesta palvelutuotannosta. MAKU TAHE-yhtiöt toimivat lähellä asiakkaita ja henkilöt jatkavat työskentelyä niissä maakunnissa, joissa nytkin. Lisäksi voi olla palvelukohtaisia toimittajia, joita TAHE-yhtiö ohjaa keskitetysti. Jatkuu
Maakuntien ohjeistus päivitettiin 30.6.2017 TAHE-yhtiö siis omistaa yhdessä kuntien ja kuntatoimijoiden kanssa talous- ja henkilöstöhallinnon MAKU TAHE-yhtiöitä siten, että TAHEyhtiö voi hankkia näiltä palveluita maakuntien käyttöön TAHEkonsortion sisäisillä palvelusopimuksilla.
Maakunnan TAHE-palveluiden perustamis- ja integraatiokustannusten kohdistuminen Maakunta siirtää palvelut suoraan TAHE-yhtiölle: TAHE-yhtiö vastaa siirtoprojektin kustannuksista (sis. henkilötyö sekä järjestelmäintegraatioiden kustannukset) Olemassa olevasta (tai perustettavasta) in house -yhtiöstä tulee MAKU TAHE -yhtiö, joka tuottaa TAHE-palvelut maakunnalle Siirtoprojektin rahoitus maakuntauudistuksen ICT-muutostuen rahoituksen kautta. 23 TAHE-siirtoprojektien kustannukset erittäin karkean arvion mukaan ovat keskiarvona n. 1 000 000 / palveluita siirtävä maakunta. Toteutukset nykyjärjestelmien pohjalta Kustannusvaikutukset vaihtelevat maakunnittain: pienet maakunnat, suuret maakunnat, palveluintegraatioita toteuttaneet maakunnat, maakunnat jossa palvelut hajallaan -
Hallituksen päätöksen aikatauluvaikutukset Hallitus päätti 5.7.2017 jatkaa sote- ja maakuntauudistusta siten, että uudistus tulee voimaan 1.1.2020 alkaen Lähtökohtaisesti TAHE-valmistelutyötä jatketaan suunnitellun mukaisesti Suunnittelun ja päätöksenteon osalta aikatauluja ei siirretä vuodella eteenpäin, mutta aikataulut ja määräajat voivat osin siirtyä muutaman kuukauden eteenpäin Aikataulut ja ohjeistus päivitetään elo-syyskuun aikana 24 -
Liite 1 TAHE Palvelutarjoaman palvelut Maaliskuu 2017
TAHE-palvelutarjoaman palvelut 1. TAHE-palvelutarjoaman yleiskuvaus ja käyttövelvoite 2. Taloushallinnon palvelut 3. Henkilöstöhallinnon palvelut
TAHE-palvelutarjoaman yleiskuvaus ja käyttövelvoite TAHE-palvelutarjoama koostuu talous- ja henkilöstöhallinnon perus- ja lisäpalveluista TAHE-palvelutarjoamassa pyritään tehokkaisiin sekä sähköisiin ja automatisoituihin prosesseihin TAHE-palveluiden käyttövelvoite Omistaja-asiakkaiden käyttövelvoite koskee TAHE-palvelukeskuskonsortion käyttövelvoitteen piirissä olevia palveluita Palvelutarjoamassa kuvatut ja määritetyt peruspalvelut kuuluvat käyttövelvoitteen piiriin Lisäpalveluita suositellaan keskitettäväksi, mutta näiden osalta jokainen asiakas etenee omaan tahtiinsa Maakunnat voivat keskittää myös palvelutarjoaman ulkopuolella olevia palveluita 27
TAHE-palvelutarjoama Taloushallinnon peruspalvelut (sis. järjestelmät) Ostolaskut ja ostoreskontra Laskujen kierrätys Asiakas- ja myyntilaskutus, myyntireskontra ja perintä Maksuliikenne Kirjanpito ja tilinpäätöslaskelmat Konsernitilinpäätös Maksatuspalvelut Maakuntien keskitetty talousraportointi Taloushallinnon lisäpalveluita Talousarvion ja taloussuunnittelun tuki Ennustamisen ja seurannan tuki Kassanhallinta ja rahoituspalvelut Leasing-rahoituksiin liittyvät hallinnointipalvelut Kustannuslaskennan tuki Johdon raportointi Muut asiantuntijapalvelut Henkilöstöhallinnon peruspalvelut (sis. järjestelmät) Palkanlaskenta Palkkojen ja palkkioiden laskenta ja maksatus Kela- ja tapaturmavakuutuskorvausten käsittely Tilitykset, tilastot ja vuosi-ilmoitukset viranomaisille Perusraportointi Palkka- ja palvelutodistukset Asiakaspalvelu ja perusneuvonta Palvelussuhdetietojen hallinta (järjestelmät) Matkan- ja kulunhallinta Henkilöstöhallinnon lisäpalveluita Rekrytoinnin tuki Henkilöstöhallinto: osaamisen ja suorituksen hallinta (HRD) sekä koulutusten hallinta (järjestelmät) Henkilöstöraportointi Matkanvarausprosessi ja neuvontapuhelin Muut asiantuntijapalvelut 28 -
TAHE-palvelutarjoaman palvelut 1. TAHE-palvelutarjoaman yleiskuvaus ja käyttövelvoite 2. Taloushallinnon palvelut 3. Henkilöstöhallinnon palvelut
Ostolaskut ja ostoreskontra -palvelu Palvelun kuvaus Asiakkaan tehtävät Hyödyt, tavoitteet ja ja hinnoittelu Peruspalvelu Palvelu tuottaa asiakkaan ostolaskujen sähköisen kierrätyksen, ostoreskontran hoitamisen sekä toimittajarekisterin ylläpidon. Palvelu sisältää järjestelmän ylläpidon ja toimittajahallinnan sekä laskujen kierrätyksen automaatioasteen kehittämisen palveluntarjoajan valtuuksien puitteissa. Sisältää ostolaskujen perusraportoinnin. Oikeiden viitetietojen vaatiminen laskulle. Laskunkierrätykseen tarvittavan tiedon tuottaminen palvelukeskukselle (käytettävät koodit tms.). Laskujen tiliöinti, tarkastus ja hyväksyntä. Hyödyt asiakkaalle: Volyymin keskittämisen sekä automaation lisäämisen myötä saatava ostolaskuprosessin kustannustehokkuus sekä tasalaatuisuus. Tavoitteet: 90% laskuista tulee verkkolaskuina. Xx% laskuista lähtee kiertoon automaattisesti Hinnoittelu: Xx /paperinen ostolasku Xx /sähköinen ostolasku Laajennettu palvelu Ostolaskujen tiliöintipalvelu. Oikeiden viitetietojen vaatiminen laskulle. Laskun tiliöintiä varten tarvittavien tietojen tuottaminen palvelukeskukselle. Laskujen tarkastus ja hyväksyntä. Hyödyt asiakkaalle: Laskujen käsittelyn tehostuminen (linjaorganisaatio voi keskittyä varsinaiseen työhönsä), vähemmän virheitä eli kustannukset kohdistuvat oikeammin, alv-tilitysten oikeellisuus. Tavoitteet: Xx% tiliöinneistä hoituu automaation avulla. Xx% tiliöinneistä tehdään keskitetysti. Hinnoittelu: Xx /ostolasku 30
Asiakas- ja myyntilaskutus ja myyntireskontra -palvelu Palvelun kuvaus Asiakkaan tehtävät Hyödyt, tavoitteet ja ja hinnoittelu Peruspalvelu Palvelu tuottaa asiakkaan myyntilaskujen laskutuksen, laskutuksen palvelupuhelimen sekä myyntireskontran hoitamisen. Laskutus hoidetaan useimmiten osana asiakkaan käyttämää muuta tietojärjestelmää. Palvelu tarjoaa kevyen laskutusrajapinnan yksittäislaskuille. Sisältää myyntilaskutuksen perusraportoinnin. Myyntilaskuihin liittyvä perintä palvelu sisältää perintäpalveluiden toimittajahallinnan. Palveluun kuuluu maksuvalvonta, maksumuistutukset, vapaaehtoinen ja oikeudellinen perintä sekä jälkiperintä. Laskutuksen perusteena olevien tietojen tuottaminen sovitun prosessin mukaisesti. Maksuaikavaltuutusten toimittaminen palvelukeskukselle. Laskutusjärjestelmän ylläpito, kehitys ja toimittajanhallinta osana muuta toimintaa. Hyödyt asiakkaalle: Volyymin keskittämisen sekä toimintamallien yhtenäistämisen myötä saatava myyntilaskuprosessin kustannustehokkuus sekä tasalaatuisuus. Omaa työaikaa vapautuu normaaliin linjaorganisaatio työhön. Tavoitteet: Virheetön (xx% virheettömiä tapahtumia kokonaisuudesta), ajantasainen ja tehokas laskutusprosessi. Hinnoittelu: Xx /myyntilasku Laajennettu palvelu Laskutusjärjestelmän ylläpito, kehitys ja toimittajahallinta. Laskutuksen perusteena olevien tietojen tuottaminen sovitun prosessin mukaisesti. Hyödyt asiakkaalle: Laskutuksen kokonaisprosessin kehitysvastuu ja hallinta palvelun tuottajalla. Asiakas ohjaa tarpeilla ja tavoitteilla. Tavoitteet: Palvelun automaatioasteen maksimointi järjestelmän ja prosessikehityksen avulla. Hinnoittelu: Xx/ myyntilasku Kiinteä kuukausihinta 31
Maksuliikennepalvelu Palvelun kuvaus Asiakkaan tehtävät Hyödyt, tavoitteet ja ja hinnoittelu Peruspalvelu Palvelu tuottaa asiakkaan maksuliikenneprosessin kokonaisvaltaisesti sisältäen maksujen ja suoritusten kohdentamisen reskontriin. Valtuuttaa palveluntuottajan hoitamaan maksuliikenneprosessin sisältäen tilinkäyttöoikeudet maksujen suoritusta varten. Hyödyt asiakkaalle: Volyymin keskittämisen sekä toimintamallien yhtenäistämisen myötä saatava kustannustehokkuus sekä tasalaatuisuus. Tavoitteet: Virheetön (xx% virheettömiä tapahtumia kokonaisuudesta), ajantasainen ja tehokas maksuliikenneprosessi. Hinnoittelu: Xx /kk (hinnoittelun perusteena käytetään keskimääräistä tapahtumien määrää/kk) Ei laajennettuja palveluita. - Laajennettu palvelu 32
Kirjanpitopalvelu Palvelun kuvaus Asiakkaan tehtävät Hyödyt, tavoitteet ja hinnoittelu Peruspalvelu Palvelu tuottaa asiakkaalle kirjanpitolain mukaisen kirjanpidon (sis. muistiotositteiden teknisen toteutuksen, alv tilitykset, veroilmoitukset), käyttöomaisuuskirjanpidon, tilinpäätöksen ja kirjanpidon perusraportit. Palvelu tuottaa myös kirjanpidon sekä alvneuvontaa asiakkaan oman taloushallinnon tueksi. Asiakas vastaa taloushallinnon kokonaisuudesta sisältäen talousarvion laatimisen, taloussuunnittelun, ennustamisen ja seurannan, kassanhallinnan ja rahoitussuunnittelun. Asiakas ohjaa toimintaa (mm. tarvittavat kohdistussiirrot) ja hyväksyy tehdyt muistiotositteet. Hyödyt asiakkaalle: Kirjanpitokokonaisuus on palveluntuottajan vastuulla, jossa on laaja osaaminen ja sijaisjärjestelyt toimivat. Mahdolliset erikoistilanteet ratkeavat nopeammin ja laadukkaammin usean asiantuntijan toimesta. Tavoitteet: Ajantasaisuus (kausien sulkeminen, tilinpäätöksen aikataulut) Virheetön, lainmukainen kirjanpito, joka tuottaa lisäarvoa asiakkaalle (mm. alv-neuvonta, keskitetyt mallit/ratkaisut raportoinnin tueksi). Hinnoittelu: /kk (hinnoitteluun vaikuttavat mm. keskimääräinen tapahtumien määrä/kk, organisaatiorakenne) Laajennettu palvelu Lisäpalveluna asiakas voi ostaa talousarvion, taloussuunnittelun, ennustamisen ja seurannan, kassanhallinnan ja rahoituspalveluiden tukea. Sovitaan tapauskohtaisesti. Hyödyt asiakkaalle: Rutiinit hoidetaan palveluntuottajan toimesta, jolloin asiakkaan omaa aikaa vapautuu taloushallinnon johtamiseen. Keskittämisellä saatavissa myös tehokkuutta sekä parempaa jatkuvuutta. Tavoitteet: Määritellään erikseen lisäpalvelukohtaisesti. Hinnoittelu: /kk (perustuen tarvittavaan työmäärään vastuujaon mukaisesti, voi sisältää myös järjestelmäkustannuksia vastuista riippuen) 33
Konsernitilinpäätöspalvelu Palvelun kuvaus Asiakkaan tehtävät Hyödyt, tavoitteet ja ja hinnoittelu Peruspalvelu Palvelu tuottaa asiakkaan konsernitilinpäätöksen yhdessä sovittujen aikataulujen mukaisesti. Asiakkaan vastuulla on huolehtia, että konsernin tiedot ovat saatavilla sovitussa aikataulussa sekä sovitulla menetelmällä. Tämä koskee etenkin toimijoita joiden kirjanpito tehdään kolmannen osapuolen toimesta. Hyödyt asiakkaalle: Rutiinit hoidetaan palveluntuottajan toimesta, jolloin asiakkaan omaa aikaa vapautuu taloushallinnon johtamiseen. Keskittämisellä saatavissa myös tehokkuutta sekä parempaa jatkuvuutta. Laajan asiantuntemuksen hyödyntäminen. Tavoitteet: Ajantasainen ja lainmukainen konsernitilinpäätös Hinnoittelu: /kk (hinnoitteluun vaikuttavat mm. keskimääräinen tapahtumien määrä/kk, organisaatiorakenne) Ei laajennettuja palveluita. Laajennettu palvelu 34
Maksatuspalvelu Palvelun kuvaus Asiakkaan tehtävät Hyödyt, tavoitteet ja ja hinnoittelu Peruspalvelu Palvelu tuottaa avustusten ja sopimuskorvausten maksatuksen perustehtäviä, joita ovat mm. maksatushakemusten käsittely, esittely ja ratkaisu, keskitetty asiakaspalvelu ja neuvonta, paikan päällä tehtävät tarkastukset, perusraportointi. Palvelu sisältää myös yleisen avustusjärjestelmän, keskitetyt hallinto- ja valvontajärjestelmät, määräaikaisraportoinnin sekä laadunhallinnan kontrollitoiminnon. Perintäjärjestelmät, perinnän avustavat tehtävät. Määrärahojen ja avustusten periaatteista päättäminen Valintakriteereistä päättäminen Hakukuulutuksista päättäminen Hankkeen esittely ja avustuspäätös Avustus- ja määräraharaporttien analyysi Hankkeiden valvonta Oikaisuvaatimusprosessi Takaisinperintäpäätökset Hyödyt asiakkaalle: Maakuntien avuistusprosessiin liittyvät maksatus- ja tarkastustehtävät oikeus- ja suoritevarmasti sekä kustannustehokkaasti. Tavoitteet: Hyvä asiakastyytyväisyys >4 (1-5) Käsittelyaikatavoite 30 vrk Digitalisoidut prosessit Hinnoittelu: /kk, suoritevolyymiin pohjautuen. Laajennettu palvelu Valtakunnalliset hakukuulutukset, hakemusten kokoaminen ja yhteenvedot, keskitetty lomakeylläpito- ja julkaisutoiminta; ennustaminen, seuranta ja tilastointi. Avustushakemusten esikäsittely tarvittaessa keskitetysti Raportointityökalut, lisäarvoraportointi. Oikaisuvaatimusprosessin avustavat tehtävät 11
Maakuntien keskitetty talousraportointipalvelu Palvelun kuvaus Asiakkaan tehtävät Hyödyt, tavoitteet ja ja hinnoittelu Peruspalvelu Keskitetyn talousraportoinnin automatisointi ja tuki maakuntien tarpeisiin perustuen. Määritellään tarkemmin kun tiedetään eri toimijoiden vastuut tässä kokonaisuudessa. Määritellään tarkemmin kun tiedetään eri toimijoiden vastuut tässä kokonaisuudessa. Hyödyt asiakkaalle: Tavoitteet: Automatisoitu prosessi: vähentynyt työmäärä, ajantasaiset ja oikeat tiedot käytössä. Hinnoittelu: Ei laajennettuja palveluita. Laajennettu palvelu 12
TAHE-palvelutarjoaman palvelut 1. TAHE-palvelutarjoaman yleiskuvaus ja käyttövelvoite 2. Taloushallinnon palvelut 3. Henkilöstöhallinnon palvelut
Palkanlaskentapalvelu Palvelun kuvaus Palvelun kuvaus Asiakkaan tehtävät Asiakkaan tehtävät Hyödyt, tavoitteet ja hinnoittelu Hyödyt, tavoitteet ja hinnoittelu Peruspalvelu Palvelu tuottaa asiakkaalle asiakkaan palveluksessa olevan henkilöstön palkkojen laskennan sekä palkkojen ja palkkioiden maksatuksen. Palvelu sisältää lisäksi Kela- ja tapaturmavakuutuskorvausten käsittelyn, lakisääteiset tilitykset, tilastot ja vuosiilmoitukset viranomaisille, eläkelaitoksille ja muille vastaaville tahoille, palkanlaskennan perusraportoinnin sekä palkka- ja palvelutodistukset. Asiakaspalvelu ja asiakkaan esimiesten perusneuvonta sisältyy palveluun. Asiakas vastaa palkanlaskentaan toimitettavan aineiston oikeellisuudesta sekä oikeaaikaisuudesta sovittujen aikataulujen mukaisesti. Asiakas vastaa työ- ja virkaehtosopimusten sekä paikallisten sopimusten tulkinnoista. Hyödyt asiakkaalle: Volyymin keskittämisen sekä automaation lisäämisen myötä saatava palkanlaskentaprosessin kustannustehokkuus sekä tasalaatuisuus. Tavoitteet: Palkat maksettu oikein ja ajallaan Palkanlaskentaan tuleva tieto (esim. työaikakorvaukset) toimitetaan 99% sähköisesti. Palkkalaskelmista xx% toimitetaan sähköisesti Virheetön, ajantasainen ja tehokas palkanlaskentaprosessi. Manuaalisen työn minimointi. Palvelun perustuote on asiakkaan henkilöstölle toimitettava palkkalaskelma. Hinnoittelu: Xx /palkkalaskelma Palvelu sisältää järjestelmän ylläpidon ja toimittajahallinnan. Laajennettu palvelu Ei laajennettuja palveluita. 38
Palvelussuhdetietojen hallintapalvelu Palvelun kuvaus Asiakkaan tehtävät Hyödyt, tavoitteet ja ja hinnoittelu Peruspalvelu Palvelusuhdetietojen hallintapalvelu sisältää järjestelmän palkanlaskennan kannalta tarvittavaan palvelussuhteen sähköiseen ylläpitoon (palvelussuhteen alkaminen, ylläpito ja päättäminen). Palvelussuhteen alkaessa henkilölle muodostuu työsopimus/viranhoitomääräys. Palvelusuhteen ylläpito sisältää vuosilomien ja poissaolojen hallinnan sekä omien tietojen ylläpidon. Palvelu sisältää järjestelmän ylläpidon ja toimittajahallinnan. Asiakas vastaa palkanlaskentaan siirtyvän aineiston oikeellisuudesta sekä oikeaaikaisuudesta sovittujen aikataulujen mukaisesti. Hyödyt asiakkaalle: Sähköisen järjestelmän hyödyntämisen sekä automaation lisäämisen myötä saatava palvelusuhteen elinkaaren hallintaprosessin kustannustehokkuus sekä tasalaatuisuus. Tavoitteet: 99% palvelussuhteista perustetaan sähköisinä. Virheetön, ajantasainen ja tehokas palvelussuhteen elinkaaren hallintaprosessi. Hinnoittelu: Xx /palkkalaskelma Sisältyykö palkkalaskelman hintaan vai onko oma hinta? Ei laajennettuja palveluita. - Laajennettu palvelu 39
Matkan- ja kulunhallintapalvelu Palvelun kuvaus Asiakkaan tehtävät Hyödyt, tavoitteet ja ja hinnoittelu Peruspalvelu Palvelu tuottaa asiakkaalle matkan- ja kulunhallinnan palvelut. Palvelu sisältää matka- ja kululaskujen ja matkaennakoiden maksatuksen sekä matkasuunnitelmien käsittelyn. Palvelu sisältää järjestelmän ylläpidon ja toimittajahallinnan sekä matka- ja kululaskujen perusraportoinnin. Matka- ja kululaskujen sekä matkasuunnitelmien tekeminen, tarkastus ja hyväksyntä. Hyödyt asiakkaalle: Volyymin keskittämisen sekä automaation lisäämisen myötä saatava matka- ja kululaskuprosessin kustannustehokkuus sekä tasalaatuisuus. Tavoitteet: 99% laskuista tehdään asiakkaan toimesta järjestelmään. Virheetön, ajantasainen ja tehokas matka- ja kululaskuprosessi. Hinnoittelu: Xx /matka-/kululasku Laajennettu palvelu Matka- ja kululaskujen tarkastuspalvelu. Matka- ja kululaskujen tekeminen ja hyväksyntä. Hyödyt asiakkaalle: Laskujen käsittelyn tehostuminen (linjaorganisaatio voi keskittyä varsinaiseen työhönsä), vähemmän virheitä eli maksujen oikeellisuus. Tavoitteet: Xx% Hinnoittelu: Xx /matka-/kululasku 40
Valtakunnalliset ratkaisut - tämän hetkisen tietämyksen mukaan 22.8.2017 Tuija Kuivalainen 41
Valmistelun tilanne, esimerkkejä Pohjois-Pohjanmaalla toimijana tulee lähes varmasti toimimaan Monetra Oy Pirkanmaalla yhteisvalmistelu sairaanhoitopiirin ja Tampereen kaupungin yhteistyönä Uudellamaalla HUS valmistelee palvelukeskusyhtiöiden perustamista. Asiasta on tehty julkinen periaatepäätös HUS:in valtuustossa 15.6.2017 22.8.2017 Tuija Kuivalainen 42
Pari sanaa robotiikasta 22.8.2017 Tuija Kuivalainen 43
Robottikollega tullut jäädäkseen Talous- ja henkilöstöhallinnon työ on suurimmassa muutoksessa kuin koskaan aiemmin RPA eli robotiikka tulossa/tullut niin prosesseihin, jotka vaativat suuret määrät työtä, mutta eivät vaadi harkintaa ja joiden tiedot ovat järjestelmissä Prosessien yhdenmukaistaminen on maakuntien valmistelussa ensisijaisen tärkeää, jotta robotiikkaa päästään täysimittaisesti ja nopeasti hyödyntämään Suora vaikutus kilpailukykyyn ja säästöihin Robotti tehnyt Talpassa töitä ostolaskujen tarkastajana jo v. 2016 lopusta 22.8.2017 Tuija Kuivalainen 44
Ollaan yhteydessä! Helsingin kaupungin taloushallintopalvelu, Talpa Sörnäisten rantatie 27 A 00500 Helsinki PL 230 00099 Helsingin kaupunki www.talpatiedottaa.fi www.hel.fi/talpa Puh. 09 310 25300 talpa.asiakaspalvelu@hel.fi