Erasmus+ KA2 - Strategiset kumppanuushankkeet: Budjetointi Hanketyöpaja 15.2.2017
Erasmus+ budjetointisäännöt Erasmus+ Programme Guide Sivunumerot 20.1.2017 päivätyn oppaan version mukaiset: Version 2( 2017) Kumppanuushankkeet: Kululuokat, rahoitussäännöt ja summat s. (124)-130-138 EU-rahoituksen periaatteet, kelpoisuussäännöt s. 250-253 2
Yleistä budjetin laadinnassa Hakemuksesta käy ilmi: mihin ja miksi rahaa tarvitaan Budjetin laadinnan ajoitus: a) ketä hankkeessa on mukana ja b) mitä hankkeessa tehdään (partnerit/työsuunnitelma/työpaketit/tulokset) Työnjako hankkeen suunnitteluvaiheessa: budjetointivastaava ja sisältövastaava Prosessi: ei viime tipassa -> tietojen kerääminen vie aikaa (Excel / Word) 3
4
Budjetin reunaehdot pähkinänkuoressa Budjetoidaan hankkeen sopimuskaudella syntyviä kuluja Tuki enintään 150 000 / 12kk /koko hanke. Tuet perustuvat laskennallisiin yksikkökorvauksiin Projektin hallinto ja toteutus tukea myönnetään enintään 10 partnerille. EU-tuki ei kata kaikkia kustannuksia. Oletus on, että hankkeella on myös omarahoitusta. Huomioi tämä oman organisaation sisäisessä budjetoinnissa. Omarahoitusta ( tai %) ei merkitä hakemukseen tai eikä sitä raportoida. 5
Budjetin perustelut Budjetti on arvio hankkeen kustannuksista. Perustele budjetti / kustannukset. Kirjaa ylös laskentaperusteet (esim. määrät, miten tehtävät/työ, kustannukset jakautuvat partnereiden kesken jne.) Perustelut (ja muistiinpanot) voi kirjata hakulomakkeen E-H osissa kyseisen toiminnon kohdalla ja/tai koota ne budjettiosan viimeiseen vastauslaatikkoon.
Teknisiä täyttöohjeita Avaa ja käytä vain niitä budjettikategorioita, jotka sopivat hankkeellesi: kaikkia budjettikategorioita ei tarvitse käyttää. 1. Syötä partnerit ensin, 2. sitten suunnitellut aktiviteetit (G. Project activities: Intellectual output, Multiplier events ja Learning/teaching/training activities), 3. ja viimeiseksi budjetti Nollat tyhjiin numerokenttiin, muuten laskukentät eivät välttämättä toimi. ERASMUS+ Technical guidelines for completing application e-forms http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/sites/erasmusplus/files/files/resources/2017-eform-technical-guide_en.pdf
Poimintoja arviointikriteereistä: budjetti Elements of analysis The extent to which the project is cost-effective and allocates appropriate resources to each activity Budjetointi The existence and relevance of quality control measures to ensure that the project implementation is of high quality, completed in time and on budget Seuranta / Arviointi General interpretation of award criteria relevant for all projects The proposal provides value for money in terms of the results planned as compared to the grant requested. The grant request is realistic for a good quality implementation of the planned activities. The proposal foresees appropriate evaluation activities at critical stages of the project, which will allow to measure the progress and quality of the project activities and outcomes, the appropriate use of funds. The quality control measures will allow the project to take any necessary corrective measures in time. Arviointikriteerit: 2017 Erasmus+ programme guide s. 128-129 & ERASMUS+: Guide for Experts on Quality Assessment s. 30-37.
Terminologia UNIT COST = yksikkökustannus = Taulukossa määritelty summa x yksiköiden määrä Project management and implementation (hankkeen hallinto ja toteutus) Transnational project meetings (hankekokoukset) REAL COST = todellinen kustannus = Budjetointi perustuu arvioon todellisesta kustannuksesta Exceptional costs (poikkeukselliset kustannukset) Special needs support (erityistuki) Intellectual outputs (tuotteiden tekeminen) Multiplier events (tulostenlevitystilaisuudet) Transnational learning/teaching activities (opinto-/koulutustilaisuudet): Travel, individual support, linguistic support, top-up for expensive domestic travel costs 9
Kustannusten seuranta Unit cost = yksikkökustannus = Taulukossa määritelty summa x yksiköiden määrä Kansalliselle toimistolle raportoidaan määriä + tarvittavat todisteet Huom. Organisaation omaan kirjanpitoon merkitään kuitenkin todelliset eurot. Real cost = todellinen kustannus Kansalliselle toimistolle raportoidaan toteutuneita Euroja + tarvittavat todisteet Lopullinen rahoitus määrätyy toteutuneiden määrien (yksiköitten) ja niihin liittyvien todisteiden perusteella. 10
Hankkeen budjetti: budjettiluokat 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Management and implementation) 2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) 4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) 5. Opinto-/koulutustilaisuudet opettajille/opiskelijoille (Transnational learning/teaching/training activities) 6. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) (esim. alihankinta) 7. Erityistuki (Special needs support) Kaikissa hankkeissa tukea hallintoon ja toteutukseen. Muista budjettiluokista valitaan vain ne, jotka liittyvät hankkeen toimintoihin ja toteutukseen. 11
1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Project Management and Implementation) Kulut hankkeen hallinnointiin ja toteutukseen (esim. suunnittelutehtävät, yhteydenpito partnereihin, pienimuotoinen aineiston tuottaminen, taloushallinto) Online-kokoukset, paikallinen toiminta (esim. kansalliset toiminnot, työskentely opiskelijoiden kanssa: esim. valmistautuminen kv-työpajoihin) Levitykseen liittyvät perustehtävät (esitteet, webbisivut, some, osallistuminen muiden järjestämiin tilaisuuksiin) Koordinaattorin hallintotuki 500 /kk => 6 000 /vuosi Partnerin hallintotuki 250 /kk => 3 000 /vuosi Max. 10 toteuttajalle (1+9) => 2 750 /kk => 33 000 / vuosi 12
I.1. Project Management and Implementation * * Taulukko täyttyy automaattisesti, kun hankkeen kesto on määritelty sivulla 1 ja hankkeen partneritiedot (PIC) on syötetty. Enintään 1 koordinaattori x 500 + 9 partneria x 250, yht. 2750 /kk (enintään 33 000 /v.) * huom. Hakulomakkeen osien kirjaimet/numerointi vaihtelee sen valittujen toimintojen mukaan
2. Hankekokoukset (Transnational Project Meetings) Matkat partnerikokouksiin, summa kattaa myös oleskelu- ja asumiskustannukset, palkkakuluja ei korvata erikseen. Kokousten ja osallistujien määrä oltava perusteltuja Perustuvat matkojen pituuksiin, kaksi kategoriaa: short distance travel: 575 (100-1999 km) long distance travel : 760 (2000 km ) Alle 100 km:n matkoille ei tukea Etäisyyksien laskennassa käytetään Distance calculator - välimatkalaskinta komission verkkopalvelussa: http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/tools/distance_en.htm Matkan tai partnerikokouksen kestoa ei ole rajoitettu. 14
Distance calculator Etäisyyksien laskennassa käytetään Distance calculator - välimatkalaskinta komission verkkopalvelussa: http://ec.europa.eu/programmes/er asmus-plus/tools/distance_en.htm Lähtöpaikkaoletus on oma organisaatio ja kohde partneriorganisaation toimipiste. Tuki määräytyy yhdensuuntaisen matkanpituuden mukaan.
2. Hankekokoukset/Transnational Project meetings Kerro hankekokouksista kohdassa G. Project management and implementation: Transnational project meetings: how often do you plan to meet, who will participate in those meetings, where will it take place and what will be the goal? Kokouksen määrä ja järjestämispaikat, kokousten tarkoitus ja alustavat osallistujamäärät Esimerkki hankkeesta, jossa pidetään kolme kokousta: 1) Suomessa (Hollannista osallistuu 3 ja Portugalista 3) 2) Hollannissa (Suomesta osallistuu 3 ja Portugalista 2) 3) Portugalissa (Suomesta osallistuu 2 ja Hollannista 3) 16
3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual Outputs) Palkkakulut konkreettisten, levitettävien tuotteiden tuottamiseen. HUOM! Ei projektinhallintoon liittyviä tehtäviä tähän! Käytössä 4 palkkakategoriaa ja neljä maaryhmää. Päiväpalkkaesimerkit suomalaisille organisaatioille: Manager: 280 /pv Researcher/teacher/trainer/youth worker: 214 /pv Technician: 162 /pv Administrative: 131 /pv Palkkakategoria määräytyy henkilön tuotteiden kehittämiseen liittyvän tehtävän mukaan kuitenkin yksinkertaisinta määritellä henkilön omassa organisaatiossa olevan tehtävän mukaan, muutoin perusteltava vakuuttavasti ja todennettavasti Käytännössä suurin osa kuuluu teacher/researcher tai technician -kategorioihin. Johtajista ja hallintohenkilöistä aiheutuvat kustannukset odotetaan katettavan hankkeen hallintoa ja toteutusta koskevasta budjettikohdasta. Manager-palkkiota voidaan budjetoida vain johtotason henkilöille (perustele) 17
3. Intellectual Outputs Täytä ensin G.1. Intellectual Outputs, jonka jälkeen voit täyttää budjettitiedot. I.3. kohdassa. (Sama periaate myös Multiplier Events G.2. ja Learning/Teaching/Training activities G.3. taulukoita) 18
4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) Tilaisuudet tarkoitettu intellectual outputs kohdassa rahoitettujen tuotosten/tuotteiden levitykseen ja kokemusten jakamiseen. Tarkoitettu partneriryhmän ulkopuolisille kohderyhmille/käyttäjille. Voivat olla kansainvälisiä tai kansallisia Tuki lasketaan osallistujamäärän mukaan, mutta tuki on tarkoitettu tilaisuuden järjestämiskuluihin, esim. tilavuokrat, tarjoilut, materiaalit, puhujien matka- ja majoituskulut Partnereiden tai partneriorganisaatioiden jäsenten matkat multiplier events - tilaisuuksiin voidaan budjetoida transnational project meetings kategoriaan. Huom. Jos tilaisuus järjestetään ainoastaan verkossa, silloin verkkoseminaarin järjestelykustannukset katetaan Project management -kululuokasta. 19
4. Multiplier events Tuki määräytyy osallistujamäärän mukaan Tilaisuuden järjestämismaasta olevat osallistujat: 100 /hlö Osallistujat muista maista: 200 /hlö Tuki enintään 30 000 /hanke, riippumatta hankkeen kestosta tai partnerimäärästä. Huom. Syötä ensin tapahtumatiedot ja organisaatiot G.2 Multiplier Events taulukkoon ja valitse sen jälkeen PIC of organisation järjestäjän mukaan ja Event idenfication Huom. Syötä myös nollat. 20
5. Opetus-/koulutustilaisuudet opettajille ja opiskelijoille (Transnational Learning/Teaching/Training activities) (1) Toiminnon oltava oleellinen hankkeen päämäärien saavuttamiseksi Osallistujina opettajat ja/tai opiskelijat (ks. Programme Guide s. 125-127 ja 291-295) Liikkuvuuksien enimmäismäärä on 100 (Exhange of practices-hankkeissa) HUOM! Ei voi järjestää ohjelmaan osallistuvien maiden ulkopuolella! Kaksi kategoriaa: Lyhytkestoiset: 5 60 päivää, (vain Joint staff training events 3 60 päivää) Ohjelmaa vähintään 3 (vain opettajat) päivää tai 5 päivää osallistujaryhmän tyypistä riippuen. Lisäksi tukea voi anoa enintään kahta matkapäivää varten. Pitkäkestoiset: 61 päivää 12 kk 21
5. Opetus-/koulutustilaisuudet opettajille ja opiskelijoille (Transnational Learning/Teaching/Training activities)(2) Fields: Adult Education / Higher education / School Education / Vocational education and Training /Youth Activity type: lue kuvaukset Erasmus+ Programme guidesta s. 291 295 22
5. Opetus-/koulutustilaisuudet opettajille ja opiskelijoille (Transnational Learning/Teaching/Training activities) (3) Kululuokat: A) Travel (matkakulut) A2) Top-up domestic travel B) Individual support (Asumis- ja oleskelukulut) C) Linguistic support D) Exceptional costs 23
5. Opetus-/koulutustilaisuudet opettajille ja opiskelijoille (Transnational Learning/Teaching/Training activities) (4) A. Travel / matkakulut, perustuvat matkojen pituuksiin 10 99 km 20 100 499km 180 500 1999km 275 2000 2999km 360 3000 3999km 530 4000 7999km 820 8000km + 1300 Distance calculator (välimatkalaskin): http://ec.europa.eu/programmes/ erasmusplus/tools/distance_en.htm 24
5. Opetus-/koulutustilaisuudet opettajille ja opiskelijoille (Transnational Learning/Teaching/Training activities) (5) A2. Top-up for expensive domestic travel costs (lisätuki korkeisiin lähtö- tai kohdemaan sisäisiin matkakuluihin) Lisätuki 180 maan sisäisiin matkoihin (syrjäiset paikat), jos sisäiset todelliset matkakustannukset ylittävät 225 (meno-paluu): Lähtömaan sisäinen meno-paluumatka jatkoyhteyksiä tarjoavalle lentoasemalle tai päälentoasemalle ja (tai) rautatieasemalle/linja autoasemalle ja/tai Kohdemaan sisäinen meno-paluumatka syrjäseudulla sijaitsevaan lopulliseen määränpäähän (jatkoyhteyksiä tarjoavalta lentoasemalta tai päälentoasemalta ja (tai) rautatieasemalta/linjaautoasemalta) Lisätuen tarve pitää perustella yksityiskohtaisesti ja asianmukaisesti hakemuksessa. Lisätuen määrä maksimissaan 2 x 180 /henkilö: ilmoitetaan budjettitaulukossa I.X.1. Travel No. of Top-ups (including those granted to accompanying persons) for Expensive Domestic Travel Costs. Merkitse lisätukiyksiköiden määrä. 25
5. Opetus-/koulutustilaisuudet opettajille ja opiskelijoille (Transnational Learning/Teaching/Training activities) (6) B. Individual support / Asumis- ja oleskelukustannukset Tuki vaihtelee toimintotyypin (Activity type) ja keston mukaan C. Linguistic support / Kielivalmennustuki (61 pv 12 kk): Ohjelmaa vähintään minimikeston verran (3 tai 5 päivää osallistujaryhmän tyypistä riippuen). Lisäksi tukea voi anoa enintään kahta matkapäivää varten. 150 /hlö Ainoastaan pitkät jaksot (Long-term 61 pv 12 kk) Perusteltava hakulomakkeessa 26
5. Opetus-/koulutustilaisuudet opettajille ja opiskelijoille (Transnational Learning/Teaching/Training activities) (7) D. Exceptional costs / Expensive travel costs Erityisen kalliit matkakulut EU:hun kuuluville syrjäisille alueille (Outermost Regions) sekä Euroopan merentakaisille alueille (Overseas territories). Perustele yksityiskohtaisesti ja asiallisesti hakemuksessa (esitä kustannusarvio). Haetaan kaikille, jotka osallistuvat liikkuvuusjaksoihin ko. kohteisiin 1) Tarkista matkan pituus / distance band 2) Vertaa yksikkökorvauksen kattavuus: jos ei kata väh. 70% matkan todellisista kustannuksia 3) Hae lisätukea: korvataan 80% todellisista kustannuksista: syötä 80% arvioidusta matkakustannuksesta kohtaan I.3.3 27
5. Opetus-/koulutustilaisuudet opettajille ja opiskelijoille (Transnational Learning/Teaching/Training activities) (8) Syötä ensin tiedot kohtaan G.X Learning/Teaching/Training activities, minkä jälkeen pääset lisäämään budjettitiedot I.X. Learning/Teaching/Training Activities Valitse oikea ala Valitse sopiva toimintotyyppi Älä jätä pakollisia kenttiä tyhjäksi syötä 0. Accompanying person = esim. tukihenkilö, mukana seuraava opettaja. Perustele mahd. tukihenkilön tarve.
5. Opetus-/koulutustilaisuudet opettajille ja opiskelijoille (Transnational Learning/Teaching/Training activities) (9) Top-up / Lisätuki Jos kyseessä on lyhytkestoinen (< 60 pv liikkuvuusjakso), älä klikkaa vahingossa +merkkiä long-term taulukossa. Ylimääräisen harmaan rivin saa poistettua -merkillä
5. Opetus-/koulutustilaisuudet opettajille ja opiskelijoille (Transnational Learning/Teaching/Training activities) (10) Tukea kielivalmennusta varten voi anoa ainoastaan pitkiin jaksoihin (61 pv ->). Jos olet vahingossa avannut rivin kielivalmennustukea varten (harmaa rivi), saat sen poistettua miinusmerkillä. Näkymä tyhjästä taulukosta.
5. Opetus-/koulutustilaisuudet opettajille ja opiskelijoille (Transnational Learning/Teaching/Training activities) (11) 31
6. Erityistuki (Special needs support) Erityistä tukea tarvitsevat henkilöt voivat saada lisätukea 100 % todellisista kustannuksista Raportointi todellisten kulujen mukaan. 32
7. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) Työsuunnitelmassa ja budjettitaulukossa perustellut alihankinnat: Esim. ulkoinen arvioija tai muu sellainen (asiantuntija)työ, jota ole saatavilla hankkeessa mukana olevilta organisaatioilta perustelluista syistä laitteet, ei kuitenkaan perusinfraa tai partneriorganisaation tavanomaisia laitteita 75 % todellisista kustannuksista, max 50 000 (Grant requested = pyydetty summa eli 75 % hankintahinnasta, huomioi ALV:n vaikutus) Raportointi todellisten kulujen mukaan 33
I.2. Budget Summary
Summa summarum Määrittele ensin, mitä hankkeessa tehdään Varaa aikaa riittävästi Budjettivastaava työpariksi ja Excel ahkeraan käyttöön. Kerää tietoja partnereilta suorilla kysymyksillä linkki työsuunnitelmaan ja työnjakoon. Perustele kustannukset hakulomakkeessa. Tarkista, että jokaiselle syötetylle luvulle (määrät ja Eurot) löytyy perustelu hakemuksesta.
Tukea ennen hakuajan päättymistä Sektorikohtaiset E+ -kyselytunnit Ammatillinen koulutus: To 16.2.2017 klo 10 11.30 (Hakukierroksen tärpit) Yleissivistävä koulutus: To 16.2.2017 Klo 14 16 (på svenska); Ke 1.3. klo 14 16 ja ke 15.3.2017 klo 14 16 Korkeakoulutus: To 9.3. klo 12.30 14.30 Aikuiskoulutus: To 9.3. klo 14 15.30 Muu hakuprosessin aikainen tuki ja neuvonta: Ota yhteyttä oman sektorin yhteyshenkilöihin 36
Kiitos! Lisätietoja Erasmus+ -ohjelmasta: http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus Erasmus+ hakuohjeet ja -lomakkeet: http://www.cimo.fi/ohjelmat/erasmusplus/hakuprosessi