1 (13) SÄHKÖISEN ASIOINNIN JA ASIANHALLINNAN JÄRJESTELMÄ KULUTTAJARIITALAUTAKUNNAN KÄYTTÖÖN, TARJOUSKILPAILUUN LIITTYVÄT KYSYMYKSET JA VASTAUKSET Tarjouspyynnön kohdan 4.2 mukaisia tarjouskilpailuun liittyviä kysymyksiä saapui määräaikaan 15.12.2014 mennessä 55 kappaletta. Ohessa on yhteenveto esitetyistä kysymyksistä ja hankintayksikön niille antamista vastauksista. Kysymyksistä on poistettu viittaukset kysyjään tai tämän edustamaan organisaatioon. Tämä asiakirja on toimitettu kaikille tarjouspyynnön pyytäneille tarjoajille. Saatujen kysymysten perusteella hankintayksikkö on päättänyt tehdä muutoksia tarjouspyyntöasiakirjoihin. Muutoksia on tehty seuraaviin asiakirjoihin: Liite 3: Pääsopimus: muutettu kohtaa 13.12. Liite 3.2: Projektisopimus: muutettu kohtaa 19.2 Liite 4 Tarjouslomake: muutettu kohtaa 2.4 [Referenssityyppi 2:n vaatimus (Arkistolaitoksen säilytyspäätös) ja kaikille referensseille yhteinen vaatimus (viimeinen kappale, ensimmäinen alakohta)]. LIITE 7 Referenssit: Tehty liitteen 4 muutosta vastaavat muutokset Muutetut asiakirjat on toimitettu tarjouspyynnön pyytäneille yrityksille. Tarjouspyyntöasiakirjat on tilattavissa Hansel Oy:stä (kilpailutus@hansel.fi). Kysymyksiä ei voi enää esittää. Mikäli tarjouspyyntömateriaalissa on ilmeisiä virheitä, voi näistä laittaa kommentit sähköpostitse osoitteeseen kilpailutus@hansel.fi otsikolla Sähköisen asioinnin ja asianhallinnan järjestelmä. Kysymykset ja vastaukset on jaoteltu aihepiirien mukaan. 1. Vaatimusluettelo 1.1 Toiminnalliset vaatimukset 1.2 Tekniset vaatimukset 1.3 Toimitus ja osaaminen 1.4 Jatkuvat palvelut 1.5 Tietoturva 1.6 Tietoturvatasovaatimukset 1.7 ICT-varautumisen vaatim. 1.8 Yleiset vaatimukset 1.9 Sovelluskehitysvaatimukset 2. Tarjouspyyntö 3. Hankinnan kohteen kuvaus 4. Palvelutasot 5. Tuotelomake 6. Tarjouslomake 7. Referenssit 8. Pääsopimus 9. Turvallisuussopimus 10. Projektisopimus 11. Palvelusopimus 12. Hintalomake
2 (13) Sisältö 1 Vaatimusluettelo... 3 1.1 Toiminnalliset vaatimukset...3 1.2 Tekniset vaatimukset...3 1.3 Toimitus ja osaaminen...4 1.4 Jatkuvat palvelut...4 1.5 Tietoturva...5 1.6 Tietoturvatasovaatimukset...5 1.7 ICT-varautumisen vaatimukset...5 1.8 Yleiset vaatimukset...6 1.9 Sovelluskehitysvaatimukset...6 2 Tarjouspyyntö... 7 3 Hankinnan kohteen kuvaus... 7 4 Palvelutasot... 8 5 Tuotelomake... 8 6 Tarjouslomake... 9 7 Referenssit... 9 8 Pääsopimus... 10 9 Turvallisuussopimus... 10 10 Projektisopimus... 10 11 Palvelusopimus... 12 12 Hintalomake... 13
3 (13) 1 Vaatimusluettelo 1.1 Toiminnalliset vaatimukset 1. Kysymys: Voitteko eritellä vaatimusluettelon ne kohdat, jotka koskevat vain sähköistä asiointia, vain asianhallintaa tai molempia. Ohessa excel-taulukko, jossa olemme yrittäneet jaotella vaatimuksia, korjaatteko tarpeen mukaan. Pyytäisimme että lisäätte tätä tietoa varten esimerkiksi sarakkeen vaatimusluetteloon. Esimerkiksi Järjestelmän tunnistautumisessa voidaan käyttää kevyttä (sähköpostitunnistautuminen, käyttäjätunnus/salasanatunnistautuminen) ja vahvaa tunnistautumista (esim. Vetuma) Koskeeko tämä vain sähköistä asiointia? Vastaus: Hankintayksikkö katsoo, että erittely ei ole tarpeen. Kansalaiset kirjautuvat joko tunnus- ja salasanaparilla tai vahvalla tunnistautumisella (VETUMA). Virkamiehet tunnistautuvat käyttäen sisäistä AD-/LDAP-tunnistautumista. Virkamiehet, jotka allekirjoittavat dokumentteja sähköisesti, tunnistautuvat vahvasti virkakortilla. Jaostojen jäsenet tunnistautuvat ensimmäisellä kerralla VETUMA-tunnistautumisella, minkä jälkeen he saavat tunnuksen ja salasanan. 2. Kysymys: Voitteko tarkentaa vaatimusta 2.3.1.6: Järjestelmässä pystyy tekemään erilaisia valmiita näkymiä. Pääkäyttäjä voi tehdä kaikille yhteisiä näkymiä, käyttäjäryhmäkohtaisia näkymiä (esim. jaostonjäsenten näkymä). Vastaus: Pääkäyttäjä (KRIL:n pääkäyttäjä) voi siis tehdä näkymiä, joissa on kullekin käyttäjäryhmälle oleellisimmat toiminnot. Tämä todennäköisimmin tehdään käyttöönottoprojektin aikana, mutta käytön myötä voi tulla tarpeita muokata. 3. Kysymys: Vaatimus 2.3.3.31: Tarkoittaako tämä esimerkiksi sähköpostilla lähetettyä linkkiä kyselylomakkeeseen? Tehdäänkö itse lomake järjestelmässä vai erillisellä ratkaisulle? Vastaus: Sähköpostilinkki saatteineen lomakkeeseen on sopiva ratkaisu. Lomake tehdään järjestelmässä. 4. Kysymys: Voitteko kuvata, mitä tarkoitatte vaatimuksessa 2.3.3.40 mainitulla dokumentin osalla? Vastaus: Tämä vaatii sen, että dokumentti on rakenteinen. Jos ratkaisu on esimerkiksi osittain salainen, voidaan salaiset osiot jättää julkaisematta. Vastaavasti rakenteisesta dokumentista voidaan julkaista esimerkiksi vain sen osana oleva seloste, jos niin halutaan. 1.2 Tekniset vaatimukset 5. Kysymys: Vaatimus 3.1.1.3: Selainpohjainen ratkaisu. Koskeeko vaatimus sähköistä asiointia vai koko ratkaisua? Sallitaanko poikkeuksia pääkäyttäjille tarkoitettujen toimintojen suorittamiseen toteutetuissa sovelluksen osissa?
4 (13) Vastaus: Koko järjestelmän on oltava selainkäyttöinen. Poikkeuksen voi muodostaa teknisen pääkäyttäjän työvälineet. Kuluttajariitalautakunnan, jaostojen, liikkeenharjoittajien ja kansalaisten käyttöliittymien on oltava selainkäyttöisiä. 6. Kysymys: Tekniset vaatimukset 2.3.4.27 V1 Raportit voidaan tallentaa tavallisimmissa tiedostomuodoissa (esim. PDF, Excel-taulukko, Word-tiedosto, HTML-sivu): Riittääkö tässä yksi tulostusformaatti, vai pitääkö järjestelmän tarjota mahdollisuus tulostaa mainituissa kaikissa formaateissa? Vastaus: Kaikki mainitut tarvittaessa. Excel- ja word- tiedoston muoto voi olla kyseisten ohjelmistojen ymmärtämä avoin formaatti esim. csv, rtf. Kaikelle tiedolle ei esitysmuodoksi esimerkiksi Excel-taulukko ole käytännöllinen. Se, millä mikäkin tieto esitetään, tarkennetaan projektin määrittelyvaiheessa. 7. Kysymys: Tekniset vaatimukset 3.1.1.1 ja Jatkuvien palvelujen vaatimukset 5.3.2.3: Edellisessä vaaditaan 5 vuoden elinkaarta ja jälkimmäisessä 7 vuoden elinkaarta. Voitteko yhdenmukaistaa ko vaatimukset, tai selkiyttää vaatimusten eron? Vastaus: Toimittajan tarjoaman ohjelmiston elinkaaren on oltava vähintään viisi vuotta sopimuksen allekirjoittamisesta. Jatkuvien palveluiden toimittajan tarjoaman tuen ohjelmiston käytölle tulee kuitenkin jatkua seitsemän vuotta. Siis kaksi vuotta sen jälkeen, kun ohjelmiston mahdollinen elinkaari (sovelluspäivitykset yms) ovat loppuneet. 8. Kysymys: Tekniset vaatimukset 3.1.2.2: Vaatimuksessa sanotaan, että toimivuutta valvotaan Toimittajan toimesta. Toisaalla tarjouspyynnössä kuitenkin todetaan, että Toimittajalla ei ole pääsyä tuotantoympäristöön. Vahvistatteko, että Toimittajalla ei ole käytännön valvontavastuuta tuotantoympäristöön ja poistatteko vaatimuksesta 3.1.2.2 jälkimmäisen lauseen? Vastaus: Ympäristöä ei toimittaja valvo. Sen sijaan toimittaja valvoo kuitenkin itse järjestelmän toimivuutta. 1.3 Toimitus ja osaaminen 9. Kysymys: Voitteko kuvata tarkemmin mitä tarkoitatte jatkuvien palveluiden testaamisella? Vaatimus 4.1.4.5: Toimittajan tulee sisällyttää testisuunnitelmaan testitapaukset jatkuvien palvelujen testaamisesta viimeistään hyväksymistestivaiheessa. Vastaus: Jatkuvien palveluiden testaamisen yhteydessä voidaan tehdä esimerkiksi kuormitus- ja tietoturvatestauksia. Kuinka nämä voidaan järjestelmäkohtaisesti testata, tulee huomioida toimittajan testisuunnitelmassa. 1.4 Jatkuvat palvelut 10. Kysymys: Onko palveluajassa neuvotteluvaraa joko hankkeen alussa tai vaihtoehtoisesti myöhemmin? 7-19 palveluaika nostaa kustannuksia merkittävästi ja voi olla osalle toimittajista
5 (13) kynnyskysymys. Voimmeko sisällyttää tarjoukseen vaihtoehtoisen hinnoittelun lyhyemmällä palveluajalla? Vastaus: 7-19 palveluaika sitoo tarjoajaa. Tarvetta seurataan projektin seurantaryhmässä ja mahdolliset muutokset käsitellään muutoshallinnan kautta. Ette voi. 1.5 Tietoturva 11. Kysymys: Vaatimuksissa on mm kommentti Poistettava Korkean tason vaatimukset (kun varautumistaso lukittu). Voitteko vahvistaa, mikä on varautumistaso? Vastaus: Järjestelmä on korotetulla tasolla. Korkean tason vaatimuksia ei ole. 1.6 Tietoturvatasovaatimukset 12. Kysymys: Tietoturvatasovaatimukset / Fyysisen ympäristön suojaus: Tarkentaisitteko miltä osin tämä koskee järjestelmän toimittajaa, ja miltä osin käyttöpalveluiden tarjoajaa? Vastaus: Laitteisto tulee olemaan käyttöpalvelutoimittajan tiloissa ja sen fyysinen suojaus käyttöpalvelutoimittajan vastuulla. Ohjelmistotoimittaja vastaa siitä, että tämän järjestelmäkehitysympäristöt ja muut omassa hallinnassa olevat tilat ovat tietoturvallisia. 1.7 ICT-varautumisen vaatimukset 13. Kysymys: Esimerkiksi Vaatimus 6.2.53: Toimittaja sijoittaa hankinnan kohteeseen liittyvät tietoliikennelaitteet, -yhteydet ja kytkentäpisteet tiloihin, jotka täyttävät Tilaajan tarjouspyynnössä edellyttämät tilaturvallisuusvaatimukset. Koskeeko tämä vaatimus toimittajan tiloissa olevaa kehitysympäristöä? Jos ei niin tämä kuulunee käyttöpalvelutoimittajan vastuulle. Vastaus Vaatimus koskee pääasiallisesti käyttöpalvelutoimittajaa. Ohjelmistotoimittajan tulee varmistua, että oma tilaturvallisuus on riittävällä tasolla. ks. kysymys 15. 14. Kysymys: Mikä on toimittajaan kohdistuva vaatimus ict-varautumisen vaatimuksista, joissa ko. solu on tyhjä? Esimerkiksi 6.2.1. Vastaus: Tyhjät kohdat (esim. 6.2.1. ja 6.2.11.) voidaan jättää huomiotta. Kohdassa on ollut joskus vaatimus, joka on poistettu tästä tarjouspyynnöstä. 15. Kysymys: 6.2 ICT-varautumisen vaatimukset, kohta 6.2.51 sekä yleisen vaatimusten kohta 6.3.26, turvallisuussopimus 9.2: Tulkitsemmeko oikein, että muun kuin korotetulle tasolle luokitellun aineiston ja Tilaajan tuotantoympäristön sisältämien salattavien tietojen käsittely voi tapahtua vahti 2/2013 mukaisessa perustason työskentelytilassa ja ainoastaan edellä mainitun aineiston ja tietojen mahdollinen käsittely edellyttää korotetun tason tilavaatimuksia (Vahti 2/2013 keltainen turvallisuusvyöhyke)?
6 (13) Vastaus: Korotetun tason tilaturvallisuusvaatimuksia noudatetaan silloin, kun Toimittaja käsittelee turvallisuussopimuksessa määriteltyjä salassa pidettäviä tietoja (mukaan lukien henkilötiedot ja tiedot oikeushenkilöistä). 1.8 Yleiset vaatimukset 16. Kysymys: Useat vaatimukset (varsinkin yleiset vaatimukset) liittyvät käyttöpalvelun toimittamiseen. Nämä ovat pakollisia vaatimuksia, mutta koskevat Oikeusrekisterikeskuksen kolmannelta osapuolelta hankkimaa käyttöpalveluympäristöä. Voitteko eritellä mitkä näistä vaatimuksista koskevat tarjouksen kohdetta? Vastaus: Vaatimukset koskevat pääasiallisesti, kyllä, käyttöpalvelutoimittajaa. Kuitenkin useat niistä vaativat vähintään ohjeistusta ohjelmistotoimittajalta, jotta järjestelmän tietoturvasta ja toimivuudesta voidaan varmistua. 17. Kysymys: 6.3 Yleiset vaatimukset, kohta 6.1.67: Voitteko vahvistaa, tuotantoympäristön laitteistojen osalta kyseiset ohjeet laatii käyttöpalvelutoimittaja? Vastaus: Tuotantoympäristön laitteistoja koskevat ohjeet laatii käyttöpalvelutoimittaja. Se saattaa edellyttää ohjelmistotoimittajan apua. 18. Kysymys: 6.3 Yleiset vaatimukset, kohta 6.3.15: Voitteko vahvistaa, että vaatimus ei koske toimittajan yhteiskäyttöisiä järjestelmiä, kuten tiketöinti- ja valvontajärjestelmiä tms? Vastaus: Tämä voidaan vahvistaa. 19. Kysymys: 6.3 Yleiset vaatimukset, kohta 6.3.24: Voitteko vahvistaa, että vaatimus asiakkaalle ilmoittamisesta ja asiakkaan hyväksymisoikeudesta koskee vain niitä henkilöitä, joilla on pääsy Asiakkaan salattaviin tietoihin. Toimittajan yhteiskäytössä olevia järjestelmiä vaatimus ei voi kaikilta osin koskea. Vastaus: Voimme vahvistaa. 1.9 Sovelluskehitysvaatimukset 20. Kysymys: 6.4 Sovelluskehitysvaatimukset, kohta 6.4.8: Voitteko vahvistaa, että vaatimus tulee täyttyä siltä osin, kuin se on käytännössä mahdollista. Kovakoodausta ei voida kategorisesti välttää, eikä tulevien ohjelmistoversioiden ominaisuuksia ja ratkaisun yhteensopivuutta niihin voida täysin tietää. Vastaus: Pääsääntöisesti näin. Vaatimus tarkoittaa sitä, että ohjelmisto ei saa olla sidottu esimerkiksi juuri tiettyyn Java-versioon. Ominaisuuksien osalta esimerkiksi ip-osoitteiden muutos ei saa edellyttää mittavia ohjelmistokehitystöitä, vaan pitäisi onnistua pienellä konfiguraatiomuutoksella. 21. Kysymys:
7 (13) 6.4 Sovelluskehitysvaatimukset, kohta 6.4.10: Voitteko vahvistaa, että Tilaaja määrittelee integraatioiden yhteydessä edellytettävät luottamusrajat ja rajan yli kulkevan aineiston käsittelyvaatimukset siltä osin, kuin sitä ei ole tarjouspyyntömateriaalissa tehty? Vastaus: Voimme. 22. Kysymys: Sovelluskehitysvaatimukset, kohta 6.4.24: Voitteko vahvistaa, että käyttöpalvelutoimittaja tuottaa varmuuskopiointiohjeeseen tarvittavilta osin käytännön prosessiensa kuvaukset? Vastaus: Käyttöpalvelutoimittaja täydentää ohjeeseen heidän osuutensa varmuuskopioinnista. Ohjelmistotoimittaja puolestaan tuottaa ohjeeseen kaiken sen, mitä järjestelmän palauttaminen asennuksineen ja palautuksineen vaatii. 2 Tarjouspyyntö 23. Kysymys: Tarjouspyyntö kohta 5.6: Voitteko vahvistaa, että tarjoajan kanssa samaan konserniin kuuluvia yhtiöitä ei käsitellä alihankkijoina eikä ryhmittymänä, vaan yhtenä kokonaisuutena? Perusteluna tälle on, että normaalisti kansainvälisen konsernin juridinen rakenne ja organisaatiorakenne poikkeavat toisistaan niin, että käytännön toimittava yksikkö koostuu usean eri maayhtiön henkilöistä ilman yhtiöiden välisiä alihankintasopimuksia. Tarjoava yhtiö vastaa tällöin toimituksesta kaikkien siihen osallistuvien konserniyhtiöiden puolesta. Käsityksemme mukaan konsernin resursseja (henkilöitä, referenssejä jne.) tulee voida hyödyntää kuin ne olisivat tarjoavan juridisen yhtiön omia. Vastaus: Tätä ei voida vahvistaa. Tarjouslomakkeelle (kohta 2.4) on nimenomaisesti kirjattu huomautus, jossa todetaan, että toimitukseen osallistuvat konserniyhtiöt on ilmoitettava alihankkijana tai ryhmittymän jäsenenä. Vaatimus perustuu hankintalakiin ja markkinaoikeuden käytäntöön. MAO:375/14: 24. Kysymys: Hankintalain 5 :n 7 9 kohtien mukaan ehdokkaana tai tarjoajana voi toimia luonnollinen henkilö, oikeushenkilö tai julkinen taho taikka edellä tarkoitettujen tahojen ryhmittymä. Koska konserni ei itsessään ole oikeushenkilö, vaan koostuu erillisistä siihen kuuluvista oikeushenkilöistä, markkinaoikeus toteaa, että konserni ei voi itsessään toimia ehdokkaana tai tarjoajana. Konserniyhtiöt voivat kuitenkin yhdessä toimia hankintalain 61 :n 1 momentissa tarkoitettuna ehdokkaiden tai tarjoajien ryhmittymänä. Tarjouspyyntö kohta 8: Voitteko vahvistaa, että tarjoukseen voidaan kohdan estämättä liittää valmisohjelmistojen lisenssi- ja tukipalveluehdot, joita noudatetaan hankinnassa siltä osin, kuin ne eivät ole ristiriidassa pääsopimuksen kohdan 13.9 kanssa? Vastaus: Hankintayksikkö pyytää pidättymään valmisohjelmistojen lisenssiehtojen liittämisestätarjoukseen. Ne voidaan liittää osaksi sopimusta sitä viimeisteltäessä. 3 Hankinnan kohteen kuvaus 25. Kysymys:
8 (13) Hankinnan kohteen kuvauksessa on kuvattu sähköistä asiointia kuvana. Voitteko tarkentaa kuvassa olevat vaatimukset myös vaatimusluetteloon. Esimerkiksi mitä tarkoittaa Laajat hakuominaisuudet avainsanoilla? Vastaus: Hakusanoilla tulee voida hakea esimerkiksi ja, tai sekä ei -operaattoreilla. Avainsanahakuja tulee voida yhdistää muihin hakuihin, esimerkiksi (mutta ei rajoittuen) aikavälihakuihin. 26. Kysymys: Hankinnan kohteen kuvaus, kohta 6, (myös Ylläpitosopimus, kohta 8.6 ja 8.7): Kohdassa edellytetään, että toimittajalla tulee olla palveluaikana riittävä ja ammattitaitoinen miehitys. Palvelutasoliitteessä kohdassa 2. (ja vaatimusluettelo 5.3.1.6) edellytetään palveluajaksi 07:00-19:00. Tällainen palveluaikavaatimus aiheuttaa lisäkustannuksia ottaen huomioon myös sen, että ymmärtääksemme Tilaajan ylläpitohenkilöstö ja järjestelmävastaavat, jotka ovat Toimittajan tukeen yhteydessä, työskentelevät normaalina virka-aikana. Ehdotamme, että Palveluajaksi määritellään 8:00-16:15. Vastaus: Järjestelmää tullaan käyttämään virka-aikaa laajempana aikana. Mm. jaostojen jäsenet tulevat käyttämään järjestelmää oman työaikansa jälkeen. Tämän vuoksi aika on 7-19. 4 Palvelutasot 27. Kysymys: Liite 3.4: "Toimittaja hyvittää Tilaajalle kustakin häiriöilmoituksesta, jonka ratkaisuehdotuksen tekeminen myöhästyy sovitusta aikataulusta" Viittaako tämä sopimuksessa sovittuun ratkaisuaikaehdotukseen, vai häiriökohtaisesti sovittavaan ratkaisuaikaehdotukseen? Vastaus: Palvelutasoliite käsittelee ratkaisuehdotusta, joka toimitetaan häiriönhallintaprosessin mukaisesti tavoiteajassa häiriökohtaisesti. 28. Kysymys: Liite 3.4: Sanktiot eivät kokonaisuudessaan voi ylittää 100 % sanktion kohteena olevan palvelun palvelumaksua. Viittaako tämä sovittuun kiinteään ylläpitomaksuun? Toisin sanoen, voidaanko sanktioiden maksimimäärässä huomioida myös ko. kaudella tilatut erillislaskutettavat asiantuntijatyöt? Vastaus Vastuunrajaus viittaa sovittuun ylläpitopalvelun veloitukseen. Maksimimäärässä ei huomioida erillislaskutettavia lisätöitä. 5 Tuotelomake 29. Kysymys: Tuotelomake: Tarjoajan tulee huolehtia siitä, että lomakkeella ilmoitetaan kaikki ohjelmistotuotteet, jotka tarvitaan tarjouspyynnössä vaadittujen vaatimusten täyttämiseksi ja/tai joita tarjoaja on sisällyttänyt tarjoukseensa. Mitä ohjelmistoja Asiakas hankkii itse muiden sopimustensa puitteissa (esim tietokantaohjelmistot, varusohjelmistot)? Eli mitä Toimittajan ei tarvitse hinnoitella? Vastaus: Tilaaja hankkii muilla sopimuksilla käyttöpalvelut, joihin sisältyy palvelinten käyttöjärjestelmät tietoturvakovennuksilla varustettuna.
9 (13) 6 Tarjouslomake 30. Kysymys: Tarjouslomake: Referenssi tulee olla hyväksytysti tuotantokäytössä tarjouksen jättämishetkellä. Riittääkö, että referenssijärjestelmä on hyväksytysti pilottikäytössä tuotantoympäristössä? Vastaus: Pilottikäytön riittävyyttä ei voida vahvistaa ilman tarkempaa selvitystä toimituksesta ja sitä koskevista ehdoista. Lähtökohtaisesti toimituksen on tullut olla asiakkaan hyväksymä ja tuotantokäytössä. 31. Kysymys: Vaatimuksena on, että referenssin käyttöönotto tarjouslomakkeen mukaan on tapahtunut 16.1.2012 tai myöhemmin. Referenssilomakkeen mukaan toimituksen käyttöönoton on täytynyt alkaa 16.1.2012 tai myöhemmin. Onko vaatimuksissa ristiriita? Tarjouslomakkeen mukaanhan käyttöönotto on voinut alkaa ennen 16.1.2012 ja päättyä hyväksyntään tämän jälkeen, jolloin käyttöönotto on tapahtunut (hyväksyntä) vaatimusten mukaisesti. Entä jos referenssi on jatkuvassa ylläpidossa, jolloin uusien versioiden käyttöönotto on alkanut 16.1.2012 tai myöhemmin? Hyväksytäänkö tällaiset referenssit? Vastaus: Tulkinnanvaraisuuden poistamiseksi vaatimusta täsmennetään seuraavasti: Tarjouslomake kohta 2.4, viimeinen kappale, ensimmäinen kohta: Referenssit ovat viimeisen kolmen vuoden ajalta (Tarjoaja on toimittanut järjestelmän, toimitus on ollut käynnissä taikka tarjoaja on tuottanut toimittamalleen järjestelmälle ylläpitopalveluita viimeisen kolmen vuoden aikana). 32. Kysymys: Vaatimuksena on, että referenssinä toimitettu järjestelmä on olennaisilta osin sama tai samaa tuoteperhettä kuin tarjoajan tässä hankinnassa tarjoama. Jos referenssi on alihankkijan referenssi, niin kuinka olennaisilta osin alihankkijan järjestelmän tulee sisältyä tässä hankinnassa tarjottavaan kokonaisuuteen? Vastaus: Ei voida tässä yhteydessä määritellä tarkemmin. Referensseillä mitataan tarjoajan (ml. alihankkijat/ryhmittymä) kokemusta vastaavanlaisesta toimituksesta ilmoitettujen vaatimusten mukaisesti. Alihankkijan tekemää toimitusta arvioidaan soveltuvuusvaatimuksen täyttämisessä vastaavalla tavalla kuin tarjoajan omaa toimitusta. 7 Referenssit 33. Kysymys: Vaatimuksena on, että referenssin ratkaisussa säilytettävät asiakirjalliset tiedot on Arkistolaitoksen päätöksellä saatu säilyttää yksinomaan sähköisessä muodossa. Tarkoitetaanko tällä sitä, että referenssiasiakas on saanut Arkistolaitokselta säilytysmuotopäätöksen siirrettävälle aineistolle vai riittääkö, että tietojärjestelmä tai sen osa on SÄHKE2 sertioitu? Jos sertifikaatti riittää, niin mikä sertifikaatti: eams -järjestelmän, operatiivisen tietojärjestelmän vai säilytysjärjestelmän? Vastaus: Vaatimusta täsmennetään kysymystä koskevilta osin seuraavasti: Tarjouslomake kohta 2.4, ns. yhteiset vaatimukset, ensimmäinen kohta Ratkaisu on tullut toteuttaa Sähke1- tai Sähke2-vaatimusten mukaisesti.
10 (13) 8 Pääsopimus 34. Kysymys: Pääsopimus, kohta 19.3 ja 19.4: Vahingonkorvauksen rajoitukset ovat täysin epäsuhtaiset. Voitteko muuttaa vahingonkorvausten enimmäismääriä siten, että ne ovat molemmille osapuolille samat ja projektin osalta vahingonkorvauskatto on projektin kokonaishinta ja jatkuvan palvelun osalta laskennallinen 12 kuukauden hinta? Vastaus: Ei muutosta. 9 Turvallisuussopimus 35. Kysymys: Turvallisuussopimus, kohta 10.1: Voitteko vahvistaa, että tässä tarkoitettu hyväksyttämisvaatimus ei koske alihankkijoita, jotka eivät osallistu hankittavaan palveluun (esimerkiksi siivous- ja kiinteistöhuoltotoimittajia)? Vastaus: Noudatetaan sanamuodon mukaista tulkintaa. 10 Projektisopimus 36. Kysymys: Tarjouspyynnön aikataulussa viitataan PoC:iin ja hyväksymistestaukseen seuraavasti: Proof of Concept tulee luovuttaa Tilaajalle hyväksymistestattavaksi viimeistään kuuden (6) viikon kuluessa sopimuksen allekirjoituksesta tai Tilaajan hyväksymänä Toimittajan tekemän projektisuunnitelman mukaisesti. Ellei toisin kirjallisesti sovita, Toimittajan tulee olla valmiina luovuttamaan Järjestelmä Tilaajan hyväksymistestaukseen 90 päivän kuluttua sopimuksen voimaantulosta. Tarkentaisitteko mitä tässä tarkoittaa tai projektisuunnitelman mukaisesti ja ellei kirjallisesti muuta sovita? Tarkoittaako tämä, että toimittaja voi ehdottaa näistä poikkeavaa (myös myöhäisempää) aikataulua, ja kyseisen tarjouksen voittaessa voidaan käyttää toimittajan ehdottamaa aikataulua? Vai onko kyseessä ehdoton takaraja, jolloin projektisuunnitelmassa ehdotettu aikataulu täytyy olla tätä nopeampi? Vastaus: Toimittajan tulee tarjouksessaan sitoutua Proof-of-Concept toteutukseen kuuden (6) viikon kuluessa. Toisinsopimusmahdollisuus on kirjattu silmällä pitäen ennakoimattomia aikatauluviivästyksiä. Sama koskee toimituksen hyväksymistestaukseen luovuttamista, joten 90 päivän määräaika on lähtökohtaisesti sitova. 37. Kysymys: Mitkä ovat seuraamukset PoC:n myöhästymisestä? Jos tarpeen, niin joustaako ennemmin ominaisuudet vai aikataulu PoC:ia toteutettaessa? Vastaus: PoC:n olennainen viivästys on lähtökohtaisesti verrattavissa tilanteeseen, jossa PoC:ia ei hyväksyttäisi. Tästä syystä Poc:n perusteella tehtävää irtisanomisehtoa on syytä täydentää. Kohtuullista kuitenkin on, että vain olennainen toimittajasta johtuva viivästys oikeuttaa irtisanomiseen. Näin ollen alle kahden viikon toimittajasta aiheutunut viivästys ei vielä oikeuta irtisanomiseen. Projektisopimuksen kohtaa 19.2 täsmennetään vastaavasti. Viivästystilanteeseen sovelletaan lisäksi muita toimitussopimuksen ja JIT Yleiset ehtojen viivästysehtoja. 38. Kysymys:
11 (13) Projektisopimus, kohta 8.4: Tulkitsemmeko oikein, että vastuullinen ohjelmistokehittäjä tarkoittaa ratkaisuarkkitehtiä ja varsinaiset toteuttajat ja testaajat eivät ole tässä tarkoitettuja avainhenkilöitä? Vastaus: Vastuullinen ohjelmistokehittäjä on rinnasteinen ratkaisuarkkitehtiin. Toteuttajat ja testaajat eivät ole avainhenkilöitä. 39. Kysymys: Projektisopimus, kohta 13.1: Toimitusaikavaatimus (90 päivää) on käytännössä mahdoton. Toimittajan toimitusaikaan sisältyy - Proof of Concept (6 vko = 30 päivää) + hyväksyminen - määrittelyt tilaajan tiloissa - asiakaskohtaiset sovitukset ja niiden testaukset mukaan lukien integraatiot - tietoturva-auditointi (kohta 14.6) - luovutuksen ennakkoilmoitusaika 10 pv Näillä perusteilla asiakaskohtaiselle määrittelylle, sovituksille ja testauksille jää alle 30 päivää, joka on täysin riittämätön. Ehdotamme, että toimittaja voi tarjota realistista toimitusaikataulua. Vastaus: Toimittajan tulee tarjouksessaan sitoutua sopimuksessa asetettuun määräaikaan. 40. Kysymys: Projektisopimus, kohta 14.27: Voitteko vahvistaa, että sopimuksesta poistetaan kohdan viimeinen virke ja myös lopullisessa hyväksymisessä noudatetaan kohtaa 14.19? Vastaus: Ei muutosta. 41. Kysymys: Projektisopimus, kohta 4.17 (Dokumentaatio), voitteko vahvistaa että Tilaajan ohjeista johdettavien vaatimusten toteuttaminen on muutoshallinnan kohteena siltä osin kuin ohjeita tai niistä johdettuja vaatimuksia ei ole esitetty tarjouspyynnössä? Vastaus: Ei muutosta. Arvioidaan tarvittaessa tapauskohtaisesti. 42. Kysymys: Projektisopimus, kohta 6.1 (Toimittajan velvollisuudet), voitteko muuttaa viimeisen lauseen muotoon Toimittajan velvollisuutena on hintaan sisältyen toimittaa kaikki tarpeellinen, mitä tarvitaan sovittujen vaatimusten täyttymiseksi. tai yksilöidä mitä muuta toimittajalta vaaditaan? Vastaus: Ei muutosta. 43. Kysymys: Projektisopimus, kohta 6.2 (Toimittajan velvollisuudet), pyydämme poistamaan kohdasta sanat kohtuullisin kustannuksin. Ei ole mahdollista sitoutua tällaiseen etukäteen tuntematta esim. teknologista kehitystä ja toista toimittajaa. Voitteko myös vahvistaa, että valmisohjelmistojen tuki- ja ylläpitoehtoihin sovelletaan ohjelmistovalmistajan ehtoja? Valmisohjelmistoja ei tavallisesti ole mahdollista siirtää toisen toimittajan ylläpidettäväksi ja kehitettäväksi.
12 (13) Vastaus: Ei muutosta. 44. Kysymys: Projektisopimus, kohta 8.1 (Toimittajan resurssit ja projektiin nimetty henkilöstö), voitteko selostaa mitä viimeisen lauseen henkilöstön laatutavoitteilla tarkoitetaan? Viittaamme myös aikaisempaan kysymykseemme pääsopimuksen kohdasta 5.4. Kysymys liittyy edelleen projektisopimuksen kohtien 14.1 ja 14.26 (Testaus ja järjestelmän hyväksyminen) ymmärtämiseen. Pyydämme edelleen vahvistamaan velvoitteen koskevan sovittuja vaatimuksia eikä yleisesti Tilaajan esittämiä laatutavoitteita. Vastaus: Tilaajan tavoitteita (ja vaatimuksia) hankinnalle on kuvattu tarjouspyynnössä, etenkin hankinnan kohteen kuvauksessa. 45. Kysymys: Projektisopimus, kohta 10.2 (Muutoshallinta), pyydämme poistamaan kohdan kokonaan ja vahvistamaan, että kaikki täsmennykset ovat muutoshallinnan piirissä. Sinänsä vähäiset täsmennykset eivät välttämättä vaikuta kustannuksiin, mutta se on kuitenkin kiinteähintaisessa toimituksessa yhteisesti todettava. Vastaus: Ei muutosta. 46. Kysymys: Projektisopimus, kohta 14.21 (Toimittajan vastuu toimituksessa olevista virheistä), voitteko vahvistaa, että toimittajan vastuu korvata tilaajan uusintatestauksesta aiheutuneet kustannukset koskee ainoastaan testauksesta aiheutuneita päällekkäisiä kustannuksia jo aikaisemmin testauksen kohteena olevien asioiden uusintatestaamisesta? Vastaus: Ei voida vahvistaa. 47. Kysymys: Projektisopimus, kohta 15.3 (Takuu), voitteko vahvistaa, että kaikkiin valmisohjelmistoihin (ml. tarjoajan omat) sovelletaan valmisohjelmistojen takuuehtoja? Vastaus: Valmisohjelmistoihin (ml. tarjoajan omat) voidaan soveltaa niiden takuuehtoja. 48. Kysymys: Projektisopimus, kohta 19.3 (Sopimuksen voimassa-olo ja sen päättymisen vaikutukset), voitteko vahvistaa että immateriaalioikeuksien, omistus- tai käyttöoikeuksien jääminen tilaajalle kohdan mukaisesti aina edellyttää niihin liittyvien maksujen suorittamista eikä toimittajaa tältä osin missään tilanteessa vaadita palauttamaan maksuja tilaajalle? Vastaus: Ei voida vahvistaa. Ratkaistaan tapauskohtaisesti sopimuksen ehtojen mukaisesti. 49. Kysymys: Kuinka määräytyvät lisätöiden immateriaalioikeudet? Vastaus: Sikäli kuin työt kohdistuvat Järjestelmään, sovelletaan pääsopimuksen ehtoa 13.5. Jos työn tai palvelun tuloksena syntyy muunlainen tulos, on sopimusta syytä täsmentää siten, että sovelletaan soveltuvia JIT-erityisehtoja. Täsmennys (poisto) on tehty projektisopimuksen kohtaan 13.12. 11 Palvelusopimus 50. Kysymys:
13 (13) Ylläpitosopimus, kohta 6.1: Onko tarkoitus, että toimittaja monitoroi järjestelmää vaikka käyttöpalvelut toimittaa kolmas osapuoli ja Hankinnan kohteen kuvauksessa sanotaan, että Toimittajalla ei ole pääsyä tuotantoympäristöön? Vastaus: Järjestelmän monitorointi ei ole Toimittajan vastuulla. Ks. kuitenkin vastaus kysymykseen 53. 51. Kysymys: Ylläpitosopimus, kohta 7.1 ja kohta 10.1: Voitteko vahvistaa, että ylläpitopalvelu ja sen veloitus käynnistyy Hyväksymistestauksen hyväksymisestä (seurantajakson alkaessa) kohdan 3.2 mukaisesti? Vastaus: Voidaan vahvistaa. 52. Kysymys: Ylläpitosopimus, kohta 4.5 (Sopijapuolten yleiset vastuut ja velvoitteet), voitteko vahvistaa että Tilaajan ohjeistus tulee vastata sovittuja vaatimuksia eikä Tilaajan tavoitteita? Vastaus: Noudatetaan normaaleja sopimuksen tulkintasääntöjä. 53. Kysymys: kohta 6 (Ylläpitopalvelun käynnistäminen), voitteko vahvistaa, että Tilaajan yleisillä palveluprosesseilla tarkoitetaan sopimuksen/vaatimusluettelon kohdassa X kuvattuja prosesseja? Voitteko myös selostaa missä ylläpitopalvelun monitorointia koskevat vaatimukset on esitetty ja miten tämän on tarkoitus toimia yhdessä tilaajan käyttöpalvelutoimittajan kanssa? Vastaus: Kyse on Tilaajan ja Toimittajan noudattamien palveluprosessien, lähinnä sujuvan yhteistyön edellyttämästä prosessien yhteensovittamisesta. Monitoroinnin käynnistämiseen ei ole liitetty vaatimuksia. On todennäköistä, ettei monitoroinnin käynnistämiseen liity Toimittajalta edellytettäviä toimenpiteitä muuten kuin yhteistyövelvoitteiden muodossa. 54. Kysymys: kohta 8.4 (Tukipalvelut), voitteko vahvistaa, ettei tiketöintijärjestelmän tuottamisella tarkoiteta järjestelmän käyttöoikeuden tai sen immateriaalioikeuksien jäämistä tai siirtymistä tilaajalle sopimuksen päättymisen jälkeen, vaan ainoastaan käyttöoikeutta sopimuksen mukaisissa tehtävissä? Vastaus: Voidaan vahvistaa. 12 Hintalomake 55. Kysymys: kohta 2 ja kohta 3.2: Voitteko vahvistaa, että toteutus- ja testausresurssit voivat olla myös muualta EU-alueelta ottaen huomioon toimituksen turvallisuusvaatimukset (salattavaa tietoa ei toimiteta Suomen ulkopuolelle, mahdolliset tilavaatimukset, henkilön turvallisuustarkastukset jne)? Vastaus: Voidaan vahvistaa. Palvelutuotannon järjestämisen yksityiskohdista sovitaan erikseen.