Karl-Magnus Spiik 1 TIIMIN, TYÖRYHMÄN TAI PROJEKTIN MITTARI, lomake A Tämä työkalu sopii ohjausryhmille, tiimeille, työryhmille, projekteille joilla on melko itsenäinen vastuualue. Alla käytetään kaikista sanaa ryhmä. Mittarin avulla ryhmä voi suunnitelmallisesti seurata ja kehittää työskentelyään. Täydellisyyttä tai ehdottomia totuuksia ei etsitä, koska sellaisia ei ole olemassa. Joukkuepeleissäkin menestyvät monenlaiset joukkueet. Tavoitteena on saada ryhmä selkeämmin tiedostamaan oman toimintansa ja työskentelytapansa, lisätä avoimuutta ja sitä kautta parempaa keskinäistä ymmärrystä, selvittää ryhmän työskentelyn kehittämistarpeita ja -alueita, tehostaa joukkuepeliä siten, että tehdään oikeita asioita oikeaan aikaan ( 1 + 1 = 3 ) eikä vain asioita oikein. Käy kaikki alla olevat kohdat läpi ja merkitse B-lomakkeelle arviosi 4:stä (-) 10:een (+). Merkitse 4:llä ne kohdat, jotka edellyttävät eniten kehittämistä. Arvio 10 tarkoittaa, että olet ko. kohtaan tällä hetkellä täysin tyytyväinen. Arvioitavat asiat voivat myös olla kysymysten muodossa, jolloin 4 = ei 10 = kyllä. Käyttämällä koko asteikkoa (4-10) saadaan tarkempi kuva tilanteesta. 1 Onko ryhmä täysin tietoinen tarkoituksestaan eli mitä varten se on olemassa ja mihin pyritään. Tiedetäänkö mikä on ryhmän paikka ja tehtävä organisaatiossa. 2 Ovatko ryhmän toimintaa ohjaavat strategiat / suunnitelmat riitävän selkeitä, ymmärrettäviä ja toteuttamiskelpoisia. 3 Onko ryhmä sitoutunut strategioihin / suunnitelmiin sekä yksilönä että ryhmänä. 4 Osataanko strategiat / suunnitelmat toteuttaa siten, että ne näkyvät myös käytännön toiminnassa. 5 Onko tulevaisuusnäkökulma esillä kokouksissa (uudet ideat, erilaiset näkökulmat ja ratkaisut ). 6 Pohditaanko aina välillä ryhmän mahdollisuuksia ja uhkia. Tai onko käytössä jokin muu hyväksi koettu tapa, joka tarjoaa samoja näkemyksiä. 7 Onko tärkeimpien suunnitelmien kohdalla olemassa varasuunnitelmia ja/tai käydäänkö palavereissa ja jäsenten kesken keskustelua vaihtoehdoista.
Karl-Magnus Spiik 2 8 Ymmärtävätkö kaikki ryhmässä miten talous asettaa reunaehtoja toiminnalle ja seurataanko ryhmän talouslukujen toteutumista. Reagoidaanko muuttuneisiin tilanteisiin riittävän nopeasti. 9 Ovatko ryhmän jäsenten osaamiset, avaintehtävät ja vastuut kaikille selkeitä. 10 Löytyykö avaintehtäville toimivia mittareita, jotta niiden toteutumista voidaan seurata myös ryhmässä. 11 Millä tasolla on ryhmän jäsenten keskinäinen luottamus. 12 Osaako ryhmä toimia joustavana tiiminä (vastuu kokonaisuudesta, yhteistyö, osaamisen jakaminen, auttaminen, avun pyytäminen, kannustaminen, tukeminen...). 13 Onko tasapaino eri jäsenten kohdalla oikea (työkuorma, osaaminen...). 14 Käytetäänkö ryhmässä olevai resursseja kokonaisuuden kannalta oikein. 15 Käsitelläänkö palavereissa ja muussakin yhteistyössä olennaisia asioita (suurin tulosvaikutus, pääpaino tulevaisuudessa). 16 Onko ryhmän työskentely suunnitelmallista ja tuloksellista; palaverit valmistellaan ja niihin valmistaudutaan. 17 Onko ajankäyttö hallinnassa: aikatauluista on sovittu ja niitä noudatetaan, ajankäyttö on oikeassa suhteessa käsiteltävien asioiden merkittävyyteen. 18 Onko päätöksenteko tehokasta ja tuloksellista ja päätösten yhteydessä sovitaan tavoitteesta, aikataulusta, vastuuhenkilöstä ja seurannasta. 19 Saako ryhmä riittävän nopeasti tietoa poikkeamista, jotka vaikuttavat ryhmän toimintaan ja joiden pohjalta sovitaan uusista toimenpiteistä. 20 Onko asioiden käsittelyssä mukana asiakasnäkökulma (ulkoiset ja sisäiset asiakkaat), jossa arvioidaan mm. asiakastyytyväisyys, asiakkaiden tarpeiden tuntemus ja niiden ennakointi. 21 Onko asioiden käsittelyssä mukana henkilöstönäkökulma (muu organisaatio, muut ryhmät ) eli ryhmä ottaa huomioon oman toiminnan vaikutus muihin. 22 Kiinnittääkö ryhmän jatkuvasti huomiota oppimiseen, osaamisen kehittämiseen ja työskentelyn parantamiseen. 23 Onko ryhmän ilmapiiri kannustava, tapaamiset innostavia ja kommunikaatio avointa.
Karl-Magnus Spiik 3 24 Osataanko ryhmässä kyseenalaistaa asioita ja väitellä ammattimaisesti siten, että erilaiset näkemykset tuottavat lisäarvoa eivätkä synnytä henkilöriitoja. 25 Tietävätkö ryhmän jäsenet toistensa ajatukset ja asenteet. 26 Ohjaavatko organisaation arvot ja/tai pelisäännöt ryhmän ja sen jäsenten toimintaa. 27 Annetaanko palautteita (+/-) avoimesti, suoraan ja rakentavalla tavalla. 28 Osataanko palautteet ottaa vastaan siten, että ne menevät perille ja vaikuttavat toimintaan. 29 Käsitelläänkö mahdolliset ristiriidat nopeasti, jotta keskinäiset erimielisyydet eivät häiritse ryhmän työskentelyä. 30 Onko ryhmä tehokkaasti toimiva joukkue, jossa erilaisuus koetaan vahvuudeksi (vai löytyykö henkilökemia -ongelmia, jotka häiritsevät yhteistyötä). 31 Onko ryhmässä vallankäyttö läpinäkyvää. Itseohjautuvassa ryhmässä kuka tahansa voi ottaa tilapäisesti johtajuuden ja antaa muille ohjeita, kun nopea tilanne sitä edellyttää. Muut toimivat ohjeiden mukaan. Jos joku on eri mieltä, tarkennetaan pelisäännöt ryhmän palaverissa, kun tilanne on ohi. 32 Miten tyytyväinen olet ryhmän työskentelyyn. Nämä ohjeet voit pitää. Palauta vain lomake B. TÄRKEÄ Pelkät numerot kertovat jotain, mutta kirjalliset palautteet paljon enemmän. Ole ystävällinen ja kommentoi ryhmäsi toimintaa myös kirjallisesti: Mikä yhteistyössä sujuu parhaiten. Mikä kehittämistä kaipaat eniten. Miksi. Tekeekö ryhmä jotain turhia asioita. Onko yhteistyö viety liian pitkälle eli puhutaan ja tehdään yhdessä asioita, jotka kuuluisivat jonkun vastuualueeseen ja hän ainoastaan tiedottaisi ryhmälle päätöksistä ja toimenpiteistä. Muita ehdotuksia.
Karl-Magnus Spiik 4 TIIMIN (työryhmän, projektin) MITTARI, lomake B Ryhmän nimi: Pvm: Olet tiimin esimies O Olet tiimin vetäjä O Olet tiimin jäsen O Käy kaikki ohjeen kysymykset läpi, ja arvioi ne asteikolla 4:stä (-) 10:een (+). 4 5 6 7 8 9 10 1 Ryhmän tarkoitus O O O O O O O 2 Strategiat / suunnitelmat O O O O O O O 3 Sitoutuminen O O O O O O O 4 Toteutuminen käytännössä O O O O O O O 5 Tulevaisuusnäkökulma O O O O O O O 6 Uhat ja mahdollisuudet O O O O O O O 7 Varasuunnitelmat O O O O O O O 8 Talousluvut O O O O O O O 9 Avaintehtävät, vastuut O O O O O O O 10 Mittarit O O O O O O O 11 Keskinäinen luottamus O O O O O O O 12 Tiiminä toimiminen O O O O O O O 13 Tasapaino O O O O O O O 14 Resurssien käyttö O O O O O O O 15 Käsitellään olennaisia asioita O O O O O O O 16 Suunnitelmallisuus ja tuloksellisuus O O O O O O O 17 Ajankäyttö O O O O O O O 18 Päätöksenteon tehokkuus O O O O O O O 19 Tieto poikkeamista O O O O O O O 20 Asiakasnäkökulma O O O O O O O 21 Henkilöstönäkökulma O O O O O O O 22 Oppiminen, osaaminen O O O O O O O 23 Ilmapiiri O O O O O O O 24 Kyseenalaistaminen O O O O O O O 25 Ajatukset ja asenteet O O O O O O O 26 Arvot / pelisäännöt O O O O O O O 27 Palautteet (+ / -) O O O O O O O 28 Palautteiden vastaanotto O O O O O O O 29 Ristiriitojen käsitteleminen O O O O O O O 30 Henkilösuhteet O O O O O O O 31 Vallankäyttö O O O O O O O 32 Ryhmän työskentely O O O O O O O Palauta vain tämä B -lomake.
Karl-Magnus Spiik 5 MITTARIN KÄYTTÄMINEN Luottamuksellisuus on useimpien mittareiden kohdalla tärkeä, jotta ihmiset tekevät arvion rehellisesti ja tuovat esiin myös syvemmällä olevia epäkohtia. Yhteenvedossa syntyy kuva kokonaisuudesta, jossa on sekä parhaat puolet että kehittämistä edellyttävät asiat. MANUAALI 1. Tulosta oikea määrä lomakkeita kaikille arvion tekijöille. 2. Kerro mihin mennessä ja minne B-lomake palautetaan (yleinen käytäntö on nimettömän). o Jos keskinäinen luottamus on hyvä, ne voidaan palauttaa sinulle. o Jos epäilet, että ihmiset eivät halua tai uskalla vastata rehellisesti, nimeä henkilö, johon kaikki luottavat, ja pyydä palauttamaan vastaukset hänelle. 3. Sinä tai ko. henkilö tekee yhteenvedon. AUTOMAATTINEN Ota yhteyttä Karl-Johan Spiik, kalle@spiik.net. Hänellä on kokemusta mittarien luonnista ja prosessi on hänelle tuttu. Yhden ryhmän arvion hinta on 280 + alv. 1. Saat linkin, johon ohjaat arvion tekijät. 2. Annetuista arvioista koostetaan pdf -tulostus, joka sisältää graafisen esityksen, numerot ja yhteenvedon kirjallisista vastauksista. AUTOMAATTINEN 1. Pyydä tarjous tuntemaltasi asiantuntijalta, joka hallitsee jonkun kyselyjärjestelmän ja siihen liittyvän raportoinnin. Anna hänellä lomakkeet ja kerro mitä haluat: o Arviot numeroina ja graafisesti esitettynä. o Kirjalliset vastaukset koottuna yhteen. 2. Sovi miten mittaus toteutetaan. TULOSTEN KÄSITELEMINEN On tärkeä, että arvioiden tekijät saavat kiitoksen vaivannäöstään ja myös tietoa tuloksesta. Läpinäkyvyys lisääntyy kaikkialla. Ihmiset ymmärtävät, ettei mikään toiminta ole täydellistä. Reilu ja suora tulosten käsitteleminen tarjoaa esimerkin ammatillisesta toiminnasta. Avoimuus lisää myös keskinäistä luottamusta ja arvostusta. KYSYMYSTEN RÄÄTÄLÖINTI Jos haluat muuttaa, lisätä tai poistaa kysymyksiä, ota yhteyttä mittarin tekijään spiik@spiik.fi. Hinta määräytyy muutosten suuruuden ja määrän perustella.