Jyväskylän yliopisto 1(8) Aika: 3.3.2008 klo 9:05-11:20 Paikalla Paikka: Rehtoraatin huone Läsnä: Matti Leino, puheenjohtaja Antti Auer - Anita Malinen Sirkka-Liisa Korppi-Tommola Sakari Liimatainen Minna-Riitta Luukka Hanna-Leena Pesonen Jani Ursin - Minna Hautamäki - Jussi Välimaa -, sihteeri Soile Väänänen Kari Pitkänen 1. Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen klo 9:05. 2. Asialistan hyväksyminen Asialista hyväksyttiin esitetyssä muodossa. 3. Edellisen kokouksen muistio Edellisen kokouksen muistio on lähetetty ryhmälle sähköpostilla 26.11.2007 ja pantu web-sivulle 24.1.2008. hyväksyttiin. Todettiin, että prossessien mallintamistyön kokonaisuuteen palataan myöhemmin, koska asia on iso ja siinä on uusia näkökulmia, eikä nyt sitä ehditä käsittelemään. 4. Laatutyön tilannekatsaus Laatukäsikirjat ovat kutakuinkin valmiit tiedekunnissa, erillislaitoksilla ja osittain ainelaitoksillakin. Yliopistotason laatukäsikirjaa on edelleen täydennetty, mutta siellä on vielä isoja aukkoja, mm. koulutuksen osuus. Sisäiset auditoinnit ovat meneillään. Tällä hetkellä auditoituja yksiköitä on 5, aikataulutettuja auditointeja 7, ja 6 on vielä aikatauluttamatta. Kaikki auditoinnit saadaan viedyksi loppuun toukokuuhun mennessä. Sisäisistä auditoinneista tehtävistä raporteista on jo neljä valmista allekirjoitettua raporttia. Raporttit eivät ole julkisia, vaan ne on toistaiseksi tarkoitettu vain yksiköiden sisäiseen käyttöön. Laatupäällikkö kokoaa raporteista yhteenvedon johdon katselmusta varten. Sisäisten auditoinnit on otettu vastaan myönteisesti ja auditoiija on ollut helppo löytää yliopiston sisältä. KKA:n auditointisopimusta ei ole vielä allekirjoitettu. Marraskuun auditointiajankohtaa mahdollisesti häiritsee KKA:n opetuksen kehittämisyksiköiden valinta.
Jyväskylän yliopisto 2(8) Arviointimenettelyjä on rakennettu, mistä osoituksena on ehdotus johdon katselmukseksi. Päiväys Paikka Asia Huomautuksia 20.2.2008 Sisäisen auditoinnin koulutus Kouluttaja Jorma Kärppä Ympäristöopisto SYKLIstä. Koulutettavia 23. 8.2.2008 Kirjasto Sisäisen auditoinnin valmisteleva 7.2.2008 Kokkolan yliopistokeskus Chydenius Sisäinen auditointi 7.2.2008 Hallintovirasto Vastuualuevetäjien laatupalaveri 5.2.2007 Prosessit ja ERP kurssi Opiskelijatapaaminen yliopiston prosessikuvauksista 4.2.2008 Tampereen yliopisto Tieteellisten kirjastojen neuvoston osaamistarvekartoitusseminaari Keijo Mäntykoski, Päivi Saari, Johanna Latva- Koistiola, Keijo Mäntykoski, Veli- Pekka Liimatainen, Pirjo Soile Väänänen, Petri Maaranen, kurssilaisia n. 40 Osallistujia lähes joka yliopistosta, 1.2.2008 Yliopistopaino Laatusertifikaatin juhlakahvit Ilpo Viitala, Petri Hakkarainen, Erkki Tuunanen, yo-painon henkilökunta, konsultti Paavo Hakkarainen, 31.1.2008 Koulutuksen arviointisihteeristö 29.1.2008 Yhteiskuntatieteellinen tiedekunta Sisäinen auditointi Sisäinen auditointi Keijo Mäntykoski, Jani Ursin, Soile Väänänen Keijo Mäntykoski, Tuulikki Tuomainen, Soile Väänänen 25.1.2008 Hallintovirasto Laatuvastaavien tapaaminen Erkki Tuunanen, Sakari Liimatainen, Sirkka- Liisa Korppi-Tommola, Matti Leino, Tuija Koponen, Marja-Liisa Colliander, Mauno Väisänen, Esko Korhonen, Kari Pitkänen, Tuula Maijanen, Anu Mustonen, Markku Uusitalo, Soile Väänänen, Pirjo 24.1.2008 Kielikeskus Sisäinen auditointi Keijo Mäntykoski, Bertold Fuchs, Soile Väänänen
Jyväskylän yliopisto 3(8) Päiväys Paikka Asia Huomautuksia 23.1.2007 Hallintovirasto Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen palaveri Päivi Kamppi, Timo Tiihonen, Jenni Hytönen, Riikka Reitzer, Tuula Maijanen, Anu Mustonen, Soile Väänänen 16.1.2008 JAMK Laatupäällikkötapaaminen Tero Janatuinen, Pirjo 11.1.2008 TieVie-koulutus Laatujärjestelmän vaatimukset auditoinnissa esitelmä 11.1.2008 Henkilöstön kehittäminen Perehdyttämispalaveri Aino Palmroth, Tarja Vänskä-Kauhanen, Hannele Rajaniemi, 11.1.2008 Hallintovirasto Rehtorin ja hallintojohtajan sihteeri Anna Rantanen, Marjo Havila, Soile Väänänen, 10.1.2008 Hallintovirasto Hallintojohtaja 9.1.2008 Kokkolan yliopistokeskus Sisäisen auditoinnin valmisteleva Chydenius 8.1.2008 Yhteiskuntatieteellinen tiedekunta Sisäisen auditoinnin valmisteleva 7.1.2008 Koulutuksen arviointisihteeristö Sisäisen auditoinnin valmisteleva 19.12.2007 Yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen indikaattoreiden palaveri 18.12.2007 Kielikeskus Sisäisen auditoinnin valmisteleva 18.12.2007 Sidosryhmätyöryhmä Sidosryhmäanalyysin tekemisen suunnittelu Keijo Mäntykoski, Veli- Pekka Liimatainen, Pirjo Keijo Mäntykoski, Tuulikki Tuomainen, Soile Väänänen Keijo Mäntykoski, Jani Ursin, Soile Väänänen Jari Ritsilä, Jukka Lahtonen, Päivi Kamppi, Sakari Liimatainen, Keijo Mäntykoski, Bertold Fuchs, Soile Väänänen Anu Mustonen, Liisa Harjula, Päivi Kamppi, Pirjo Heikkinen, Pirjo 17.12.2007 Hallintovirasto Henkilöstöpalvelut Soile Väänänen 14.12.2007 Hallintovirasto Tilapalvelut Soile Väänänen 13.12.2007 Maisteriohjelmasymposium Koulutuksen laatu esitelmä,, paikalla n. 40 henkilöä 13.12.2007 Hallintovirasto Talouspalvelut Soile Väänänen 12.12.2007 CSC QPR-pääkäyttäjien yhteistapaaminen Soile Väänänen
Jyväskylän yliopisto 4(8) Päiväys Paikka Asia Huomautuksia 7.12.2007 Hallintovirasto Kansainväliset palvelut Soile Väänänen 7.12.2007 Hallintovirasto Viestintä Soile Väänänen 5.12.2007 Hallintovirasto Tutkimus- ja innovaatiopalvelut Soile Väänänen 4.12.2007 Avoin yliopisto Sisäinen auditointi Auditoijat Keijo Mäntykoski, Tiina Nyyssönen, 4.12.2007 Hallintovirasto Opiskelijapalvelut Soile Väänänen 4.12.2007 Hallintovirasto Yliopistopaino Soile Väänänen 3.12.2007 Hallintovirasto Hallintojohtajan tapaaminen Soile Väänänen 29.11.2007 Sisäisen auditoinnin koulutus Kouluttaja Jorma Kärppä Ympäristöopisto SYKLIstä. Koulutettavia 22. 22.11.2007 Viestintä Sidosryhmäanalyysin tekemisen suunnittelu 21.11.2007 Kokkolan yliopistokeskus Chydenius Laatutyön aikataulupäivitys, sisäiset auditoinnit, ulkoinen auditointi, yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen osio, johtamisosio, koulutusosio. Anu Mustonen, Liisa Harjula, Pirjo Heikkinen, Läsnä vaihtelevasti päivän eri kokouksissa 4-10 henkilöä. 19.11.2007 Laadunkehittämisryhmä Kokous 8/2007 19.11.2007 Talouspalvelut Laaturyhmän Päivi Seppä, Tuula Rouniola, Kari Jaakonaho, Olli Ristikankare, Irja Rissanen. 5. Johdonkatselmusasiat Johdon katselmus on yliopiston laatupolitiikassa määritelty kuuluvaksi laadunvarmistusjärjestelmään. Johdonkatselmusmenettelyn kehittäminen yliopiston sisäisenä arviointikäytänteenä on perustelua myös siksi, että se kuuluu ISO 9000 -standardiin, johon tulevaisuudessa siirryttäneen. Johdon katselmus on huolellisesti valmisteltu tilaisuus, jossa tarkastellaan tavoitteiden saavuttamiseksi tarvittavien toimien sopivuus, asianmukaisuus ja vaikuttavuus. Kokonaisuudessaan se on yliopiston arviointimenettelyjen kooste. Johdon katselmusta varten tiettyjä, vielä puuttuvia arviointimenettelyjä joudutaan kehittämään. Katselmoiva johto on yliopiston hallitus. Liitteenä oleva johdonkatselmusraportin pohja on esitys arviointimenettelylle. Johdon katselmus voidaan ajoittaa toimintakertomuksen kanssa samaan hallituskäsittelyyn. Myös tilipäätös- ja KOTA-tietojen tulee olla käytettävissä johdon katselmuksessa. Näiden tietojen saatavuus määrittää ajankohtaa, jolloin johdon katselmus voidaan toteuttaa. Johdon katselmus on hyvä toteuttaa ensimmäisen kerran jo tämän kevään aikana ennen KKA:n auditointia,
Jyväskylän yliopisto 5(8) vaikka se ei ehdi tämänkertaiseen toimintakertomuskäsittelyyn. Ajankohdaksi ehdotettiin hallituksen kevätkauden viimeistä ta. Keskustelussa esille tulleet huomiot ja muutosehdotukset laatupäällikön esittämään johdonkatselmusrunkoon: Kohta 4: Auditointien, tarkastusten, itsearvointien ja arviointien tulokset. Arvioinnit, tarkastukset, auditoinnit, itsearvioinnit yms. voivat vaihdella vuosittain sen mukaan, mitä asioita millloinkin on arvioitu. Huippututkimusyksiköiden tilintarkastusraporttien lisäksi arvioidaan säännöllisesti niiden tieteellisen tutkimuksen tasoa ja laatua. Nämä arvioinnit sisällytetään kohtaan 8 Perustehtävien suorituskyky ja vaatimustenmukaisuus, Tutkimus. Sisäisen tarkastuksen vuosiraportin muodon uusimista käsitellään ma 10.3.2008 rehtorin, hallintojohtajan ja laatupäällikön tapaamisessa. Uusiminen on tärkeää yliopiston toimintaa koskevan arviointitiedon hyödyntämiseksi johdon katselmuksessa ja kehittämistoimien dokumentoimisen systematisoimiseksi. Laatupoikkeamat voidaan sisällytetään kohtaan 4. Kohdat 11 ja 12 voidaan poistaa. Kohta 5: Palautteet Sisäisten auditointien kokoomaraporttiin sisältyvät tiedot auditointitilaisuuksien palautteesta, jonka perusteella voidaan arvioida, toimiiko sisäiset auditoinnit tarkoituksenmukaisella tavalla. TKK:n auditoinnissa oli kiinnitetty huomiota sidosryhmätyöskentelyn puutteellisuuksiin. Viestintäyksikkö tekee yhteistyössä muutamien muiden yliopistotoimijoiden kanssa sidosryhmäanalyysia. Sidosryhmäedustajien haastatteluista kerätään tietoa, mitä eri sidosryhmät toivovat yhteistyöltä. Viestintä on hahmotellut erilaiset sidosryhmätahot matriisiesityksenä. Vielä on tarkistettava se, miten matriisissa on huomioitu kansainväliset sidosryhmät. Laadunvarmistusjärjestelmään kuuluvat sidosryhmäviestinnän jatkuvuus ja aktiivinen vuoropuhelu: sidosryhmillä tulisi olla käytettävissä palautekanava (esim. www-lomake). Sidosryhmien antaman palautteen pitäisi olla säännöllisesti raportoitavissa ja myös ohjaamassa toiminnan kehittämistä. Kohta 6: Tulosneuvottelupalautteet Tulosneuvottelujen palautteita pyritään kehittämään siten, että ne palvelevat myös johdon katselmusta. Palautteeseen kuuluisivat tulosneuvotteluissa annetut palautteet johdolle ja johdon antamat palautteet tiedekunnille ja erillislaitoksille. Palautteet dokumentoitaisiin tulosneuvottelumuistioon. Asiasta keskustellaan rehtorin kanssa 10.3.2008. Kohta 7: Toimintaympäristön muutokset siirretään tarkasteltavaksi ennen laadunvarmistusjärjestelmän tuottaman tiedon arviointia. Kohta 8: Perustehtävien suorituskyky ja vaatimustenmukaisuus
Jyväskylän yliopisto 6(8) Koulutuksen, tutkimuksen ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen tarkasteluun on otettava mukaan kansainvälistymisen näkökulma. Johdon katselmuksessa yliopiston tiedebarometri kokoamaa tietoa hyödynnetään vain yliopistotasoisesti. Tiedekunnat saavat oman palautteensa, jota voivat käyttää oman laadunvarmistuksensa kehittämisessä. Koulutusbarometri kokoaa holistisen kokonaiskuvan yliopiston koulutuksen tilasta samaan tapaan kuin tiedebarometri tutkimuksen tilasta. Koulutusbarometri rakennetaan OPM:n kanssa sovittujen tavoitteiden, yliopiston toiminta- ja taloussuunnitelmaan kirjattujen tavoitteiden ja yliopiston eri strategioiden pohjalta. Indikaattorien laadintaan opetusneuvosto on jo nimennyt työryhmän. Tiedekunnan laativat omat koulutusstrategiansa. Koulutusbarometri kokoaa mm. opiskelijapalautetietoa ja työllistymisseurantatietoa. Tämän vuoden toimintakertomusohjeistus vaatii paljon koulutukseen liittyvän tiedon dokumentointia. Toimintakertomusta varten laadittavia jäsennyksiä yliopiston koulutustiedoista voidaan hyödyntää myös koulutusbarometrin laadinnassa. Maisteriohjelmien arviointi sisällytetään toistaiseksi johdonkatselmukseen. Myöhemmin maisteriohjelmien arviointitiedot sisältyvät koulutusbarometriin. Yhteiskunnallinen vuorovaikutus jäsentyy (OPM) työllistymisen seurantana, aluevaikuttavuutena ja innovaatiotoimintana. Tätä jäsennystä voidaan käyttää myös johdon katselmuksessa. Lisäksi huomioidaan yliopistolle asetetut erityistehtävät ja uudet tutkimukselliset avaukset yhteiskunnan suuntaan (SHOKit, osaamiskeskittymät). Kohta 6: Muiden asioiden suorituskyky ja vaatimustenmukaisuus Strategisen rahoituksen kohdentamisen vaikuttavuuden tarkastelu on yksi mahdollisuus arvioida strategista johtamista. Esimerkiksi vuoden 2007 tohtorituotannon ennätystuloksella voidaan olettaa olevan yhteys vuoden 2006 siirtomäärärahojen purkamiseen ja siihen, että ko. rahoitusta kohdennettiin jatko-opintojen loppuunsaattamiseen. Kilpailutilanteen arviointia on jo aiempina vuosina tehty talouspalveluissa. Opiskelijoista kilpaileminen tulisi nivoa koulutusbarometriin. Mietittävä on, miten voidaan arvioida yliopiston menestymistä kilpailtaessa osaavasta henkilökunnasta. Sisäinen tarkastus on johdonkatselmuksen listauksessa kahdessa kohdassa. Tämä on perustelua siksi, että sisäiseen tarkastukseen kuuluu arviointi- ja vahvistuslausuma, joka on selkeästi talousjohtamisen arviointia. Riskien hallinta kuuluu oleellisena osana laatutyöhön. Sisäisen tarkastajan kanssa on sovittu, että riskien hallinta sisällytetään laadunvarmistukseen. Valtiontalouden tarkastusviraston mukaan sen sisällyttäminen laadunvarmistusjärjestelmään on hyvä käytäntö, kunhan laadunvarmistusta sovelletaan entistä systemaattisemmin. Riskien hallintaan kuuluu toimintaympäristön ja taloudellisten riskien hallinta. Turvallisuus- ja ympäristöriskien hallitsemiseksi on tehty turvallisuusohjeita ja kriisiviestintäsuunnitelma. Taloudellisten riskien hallintaan kuuluu sopimuspolitiikka, joka auttaa ennakoimaan sopimusriskejä. Taloudellisten riskien hallinta ei kuitenkaan ole kokonaisuudessaan toimivaa. Yliopistossa ei myöskään kartoiteta ja raportoida riskejä laitos- eikä tie-
Jyväskylän yliopisto 7(8) dekuntatasoilla (vrt. Helsingin yliopisto). Tällaisiin riskikartoituksiin sisältyisivät mm. henkilöstörekrytointi, tilojen ja rakennuskannan riskikartoitus. Työryhmälistasta puuttuu vielä nimettyjä ryhmiä (alumni-innovaatioryhmä, yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen koordinaatioryhmä, laadunvarmistusryhmä, kielipoliittinen toimikunta, tarkastustoimikunta). Kohta 10. Toimintaperiaatteet. Yliopistotason laatukäsikirjaan on kirjattu: toimintaperiaatteiden näkymistä johdon toiminnassa, yliopiston strategioissa, ohjelmissa, julistuksissa ja linjauksissa arvioidaan vuosittain johdon katselmuksessa. Kohta 13. Laadunvarmistusjärjestelmän Johdonkatselmuksessa arvioidaan onko yliopiston laadunvarmistusjärjestelmä meille soveltuva ja tuottaako se sellaista tietoa, joka mahdollistaa toiminnan ja toiminnan laadun jatkuvan parantamisen. Vaikuttavuus kohta päätettiin jättää listasta pois, koska vaikuttavuuden arviointi tulee esille läpäisevästi johdonkatselmuksen arvioinnissa. Asiakasvaatimuksista keskusteltaessa todettiin, että opetusministeriö toimeksiantajana (ja maksajana) on asiakas. Joissain tilanteissa opiskelijoita voi pitää asiakkaina, vaikka he ovat enemmän kuluttajia. Kohta 14. Strategisten tavoitteiden saavuttaminen Arviointi koskisi yliopiston tulevaisuuden tilan saavuttamisnäkymiä ja hallituksen hyväksymien strategioiden toteutumisen arviointia. Yliopiston vuodelle 2015 ulottuva kokonaisstrategian tavoitteet on jo saavutettu. Uutena tulevaisuusnäkymien arviointikohteena on allianssi-hanke. Strategioiden toteutumista ei ole aiemmin systemaattisesti seurattu kuten ei myöskään tts:n sisällytettyjen tavoitteiden toteutumista. Kohta 15 Toiminnan tulos ja 16 Toiminnan vaikuttavuus Voidaan yhdistää ja nimetä toiminnan tuloksellisuuden ja vaikuttavuuden yhteenvedoksi. Se vastaa paljolti nykyisin toimintakertomuksessa olevaa Johdon katsausta. 6. Ilmoitusasiat Teknillinen korkeakoulu ei läpäissyt auditointia. Rehtorille, laadunkehittämisryhmälle, laatuvastaaville, laitosjohtajille, dekaaneille ja hallintoviraston päälliköille laatupäällikkö on lähettänyt auditointiraportin yhteenvedon. 7. Muut asiat Ei ollut. 8. Kokouksen päättäminen
Jyväskylän yliopisto 8(8) Puheenjohtaja päätti kokouksen klo 11:20.