Kymmenen Nopeaa & Näppärää Office-ohjelmien käyttövinkkiä
1) Aloitetaan Excelistä a. Tunnetko täyttökahvan ja valintakehyksen toiminteet? Sillä saa aikaan monenmoista. i. Täyttökahva (vahvennettu neliö valintakehyksen oikeassa alakulmassa). Kaksoisklikkaamalla saat aikaan koko sarakkeeseen solun arvon kopioinnin (luku, teksti, kaava), jos vasemmalta puolelta löytyy soluja, missä on arvoja. ii. Valintakehyksen avulla pääset liikkumaan taulukossa kätevästi täytetyn alueen reunoille. Tuplaklikkaus esim. alareunaan vie sinut koko täytetyn alueen / taulukon loppuun, tuplaklikkaus oikeaan reunaan vie sinut täytetyn alueen oikeaan reunaan jne. Ja kun yhdistät tuplaklikkaukseen VAIHTO-näppäimen, saat aikaan aluevalinnan. b. Kysyvä ei tieltä eksy! i. Uuden 2016 -Office-version valintanauhaan on lisätty kiva kysymyslaatikko. Kun kirjoitat siihen jotakin, mitä tahtoisit tietää, saat vastauksen sekä suorina toimintoehdotuksina, että perinteisenä ohjeena. Säästää oikeasti sekä aikaa että hermoja! c. Pikatäydennys arvaa mitä ajattelet i. Uuden 2016 Excel-version Tiedot -välilehdeltä löytyy Pikatäydennys. Se osaa erotella ja yhdistellä merkkijonoja todella kätevästi. Logiikka löytyy kyllä, kun kokeilet. Annat yhteen tyhjään soluun kirjoittamalla mallin ja ohjelma hakee Pikatäydennyksen avulla loput arvot. Pikatäydennys on loistava työkalu mm. silloin, kun tarvitsee työstää sähköpostilistoja pelkistä etu- ja sukunimistä kokeilehan!
2) Jatketaan Wordilla d. Pikaosilla saat kirjoittamasi tekstit talteen. Voit tallentaa minkä tahansa Wordissa tuottamasi tekstin Wordin Pikaosat-nimiseen toiminteeseen. Kun tarvitset tekstiä uudelleen, voit kirjoittamisen/kopioimisen sijaan napsauttaa sen käyttöösi Pikaosista. Toiminteen löydät Lisää-välilehdeltä, Teksti-ryhmästä nimellä Pikaosat. Valitse ensin kirjoittamasi teksti, siirry Pikaosiin ja etsi ikkunan alalaidasta komento Tallenna valinta Pikaosavalikoimaan. Tallentamisen jälkeen voit milloin tahansa palata hakemaan Pikaosaa. Sisältö asettuu muotoiluineen siihen kohtaan, missä hiiren kursori on. e. Asettelut päälle ja pois. Jokainen Wordia vähänkään käyttävä tietää, miten ärsyttävää voi olla, kun kappaleet eivät asetu oikeisiin kohtiin. Ota haltuun muutama näppäinkomento ja selviät voittajana tästä taistelusta i. CTRL + M =suurenna sisennystä (2,3 cm kerrallaan) ii. CTRL+ VAIHTO+M= pienennä sisennystä (2,3 cm kerrallaan) iii. CTRL+ T = Muodosta riippuva sisennys (2,3 cm kerrallaan) iv. CTRL + VAIHTO+T Pura riippuva sisennys (2,3 cm kerrallaan) v. CTRL +Q = PURA KAIKKI ASETTELUT ja aseta kappale ns. nollakohtaan. Purkamalla virheelliset asettelut voit aloittaa kaiken ikään kuin alusta ja varmistaa, ettei pohjalle jää mitään vanhaa tai virheellistä asettelua, mikä sotkee kappaleen käsittelyä jatkossa. f. Tyylit tekevät asiakirjaan toiminnallisuutta. [Aloitus/Tyylit] Kun merkitset asiakirjasi otsikot otsikkotyyleillä ja annat kappaleiden olla Normaalityylillä, saat käyttöösi monta hyödyllistä toiminnetta. Niitä ovat mm. i. Sisällysluettelo[Viittaukset/Sisällysluettelo] ii. Valitse kaikki samalla tavalla muotoiltu teksti [Aloitus/Muokkaaminen/Valitse] iii. Etsi-toiminteen Otsikot-linkitys (voit liikkua asiakirjassa kätevästi otsikosta toiseen näiden linkkien avulla) [Aloitus/Muokkaaminen/Etsi] iv. Teemat, voit helposti saada asiakirjallesi ammattimaisen ulkoasun. Valmiita vaihtoehtoja löydät Rakenne-välilehden Asiakirjan muotoiluryhmästä
3) Katsaus PowerPointiin a) Paikkamerkki valinnan apuvälineenä. Nopea tapa valita koko paikkamerkin sisältö muokattavaksi on napsauttaa paikkamerkin kehysviivaa. Se sisältää komennon CTRL+A (= valitse kaikki). Et siis tarvitse valita tekstiä/objektia erikseen, - riittää, kun napsautat kehykseen, joka muuttuu yhtenäiseksi viivaksi. Sitten vain vaihdat väriä, lihavoit, kursivoit mitä ikinä nyt olitkaan tekemässä. Keep it simple! Klik! b) Näyttökuvalla otat nopeasti PrintScreen -kuvan ja rajaat sitä. Näyttöleike on tapa saada kuvakopio/osarajaus näytöllä olevista avoimista ikkunoista. Et enää tarvitse avata erillistä Snipping-toolia tms. ohjelmaa, vaan voit tehdä Näyttöleikkeen suoraan alustalle kaikissa Office-ohjelmissa. Kätevää silloin, kun tarvitset tallentaa vaikka tietokoneen ruudulle ilmestyneen virheilmoituksen tai lähettää ohjelmaa koskevia ohjeita eteenpäin. Työkalun löydät Lisäävälilehdeltä, Kuvat -ryhmästä nimellä Näyttökuva. Rajaustyökalua käyttääksesi sinun tulee tietää, että rajaus onnistuu vain aktiivisen ikkunan takana olevaan ikkunakehykseen. Jos olet ottamassa Näyttöleikettä Powerpointiin, niin se ohjelma (tai Työpöytä) joka on edellisenä PowerPointin alla, muuttuu harmaaksi ja tähän harmaaseen alueeseen voit hiirellä piirtää haluamasi rajauksen. c) Valokuva-albumilla teet hetkessä uuden, valokuviin perustuvan tiedoston. Valokuva-albumin idea on siinä, että siihen voi kerätä tietokoneella sijaitsevia valokuvia ja ohjelma asettelee ne 1 kuva/dia periaatteella diaesitykseksi. Voit ajastaa diat vaihtumaan automaattisesti, lisätä niihin tekstiä ja tehdä teksteihin esim. animaatioita. Tämä kuulostaisi hyvinkin esim. sellaiselta esitykseltä, minkä voi koostaa pyörimään seinälle vaikkapa messutapahtumiin. Voit myös tallentaa tiedoston video-muotoon, jolloin se on ladattavissa esim. YouTube tms. videonjakopalveluun. Kokeilehan! Toiminteen löydät Lisää -välilehdeltä, Kuvat ryhmästä nimellä Valokuva-albumi.
Lupasimme sinulle 10 Nopeaa ja Näppärää Office-käyttövinkkiä. Taisi niitä tarkkaan laskien tulla muutama ylikin. Lisää hyödyllisiä vinkkejä saat osallistumalla verkkokursseillemme! Tule mukaan kurssille ja ota haltuun uusien versioiden uudistuneet toimintatavat. Kysy lisää numerosta 0 100 200 300 tai osoitteesta info@tutoring.fi Officen Nopeat & Näppärät verkkokurssit (4 x 1h) nyt hintaan: 96 + alv / hlö / 1 kuukauden katseluoikeus Suosituksemme sinulle: Excel taulukkolaskenta: Nopeat ja näppärät toimintatavat 1h Excel tietokannat: Nopeat ja näppärät toimintatavat 1h Word: Nopeat ja näppärät toimintatavat 1h PowerPoint: Nopeat ja näppärät toimintatavat 1h Kiitos mielenkiinnostasi! Terveisin: Tutoring OmaOpe-tiimi