Sähköinen hankintajärjestelmä hankintatoimen tehostajana Elocore-seminaari 27.5.2004 Sovelluspalvelut Taria Kossila
Logistiikka, osa Posti-konsernia A s i a k k a a t Asiakaspalvelu, myynti, markkinointi Viestinvälitys Sähköinen viestinvälitys Logistiikka Tuotantopalvelut Konsernijohto 25 milj. pakettia/vuosi 7000 perusjakelureittiä/päivä 2,6 miljardia lähetystä/vuosi 2,5 milj. jakeluosoitetta 5 500 autoa 34 milj. lähetystä ulkomaille/v 515 000 km/työpäivä 22 800 postilaista
Asiakkaat Asiakkaan Postin Sovelluspalvelut aspratkaisuna toiminnanohjausjärjestelmä liitetään Logistiikan palvelujärjestelmään internet Logistiikan informaatiovirta SOVELLUSPALVELUT Fyysinen tavarankäsittely LOGIA SOLUTIONS KULJETUSPALVELUT
Hankintalogistiikka keino parantaa kilpailukykyä Hankintatoimen prosessikustannuksilla on vaikutusta yrityksen toimintaan ja tuloksiin. Hankintatoimi luo ja ylläpitää kilpailukykyä. Alkeellisin hankintakriteeri on halvin hinta, kun todellisuudessa pitäisi kiinnittää huomio kokonaiskustannuksiin, joita ovat hankintaa edeltävät kustannukset, hankintahinta sekä hankinnan jälkeiset kustannukset. Veli-Matti Virolainen professori, Hankintojen johtaminen, Lappeenrannan teknillinen yliopisto
Hankintatoimen prosessi Toimintamallin suunnittelu Mallin kentällevienti Kilpailutus Toimittajayhteydet, käyttäjähallinta Tilaustoiminta, järjestelmien ylläpito Logistiikka: tiedottaminen ja koulutus Sähköinen laskutus Logistiikka: toimitukset Suunnitteleminen Implementoiminen Tarjouspyynnön laatiminen Yhteyksien rakentaminen toimittajiin Tilauskanavien ylläpitäminen Kenttäyksiköille tiedottaminen Lask. aineiston välittämisestä sopiminen Logistiikkavirtojen suunnittelu Kuvaaminen Seuraaminen Vertailukriteereiden laatiminen Tietojen vienti tilausjärjest. = tuotetiedot Tilauskanavat -sähköinen - manuaalinen - kehittäminen Tiedottaminen johdolle Lask. aineiston kerääminen toimittajilta Logistiikkavirtojen hallinta Päivittäminen Selvennykset + tarjouksen teon tuki Tuotehinnoittelun ylläpito Tilausten välittäminen toimittajille Hankintatoimen koulutus Sähköisen lask. aineiston muokkaaminen Logistiikkavirtojen yhdistely Tarjousvertailu +dokumentaatio Asiakastietojen ylläpito Reklamaatioiden hallinta Tilaustukimat. tuottaminen ja jakelu Sähköisen lask. aineiston tarkastus Varastointi Ostosopimuksen tekeminen Käyttäjätietojen ylläpito Sähköisen lask. aineiston välittäminen Lisäarvo palvelut Tuotetietojen ylläpito Raportointi hierarkioiden ylläpito PROSESSIN KEHITTÄMINEN
Hankintatoimen kokonaiskustannukset Ostohinta Kustannusten prosenttijakauma keskiarvoina 8 % 3 % 14 % Laskujen ja tilausten hyväksynnät Vastaanotto, jälkitoimitukset, reklamaatiot Tilaaminen Tilauksen käsittely Hankinnan suunnittelu, vaihtoehtojen etsiminen, kilpailuttaminen ja valinta Henkilöstö Tietojärjestelmät Tilat Muut 74 % Logistiikan sovelluspalvelut, Lähde: Taria VTT:n Kossila tutkimus
Sähköinen hankintaratkaisu
Hankintatoimen kokonaispalvelu Kansainväliset palvelut It-palvelut Hankinta- SCManager kanava Inhousepalvelut Sourcing Toimitustenyhdistely Lisäpalvelut Logius Sähköinen laskunvälitys Pakettipalvelut Palveluvarastot Kuljetukset
Järjestelmä tehokkaaseen materiaali- ja tietovirtojen ohjaukseen Toimisto- ja atktarvikkeiden tukkukauppa Liikelahjatoimittajat Yritys Oyj:n tilaustoiminta Logius Puhelintoimittaja IT- laitetoimittaja Dataliittymätoimittaja Asiakasyritys määrittelee Logiuksen sisällön: määritellyt toimittajat standardoitu tuotevalikoima asiakaskohtaiset tuotehinnat LVIS-toimittaja
Logiuksella virtaviivainen hankintaprosessi Raportti Raportti Vakiotilaus Tilaus Tuotetiedot XML Edi Tilaus Asiakaskohtainen tuotevalikoima Tuotetiedot Tilaus www tiedostosiirto Help desk Tilaus Tuotetiedot Lasku Lasku
Logiuksella kustannustehokkuutta ostajalle ja myyjälle Suomen Posti Logistiikka operaattorina: Logius-järjestelmän ylläpito ja kehitys Asiakas Oyj: määrittely (tuotteet, toimittajat, käyttäjät) - sopimushallinta Tavarantoimittaja Tuotetietojen tuottaminen ja päivitys
Erilliset palvelut Sourcing Asiakas määrittelee valintakriteerit Posti hoitaa kilpailutusprosessin, asiakas tekee toimittajavalinnan Laskun välitys ja kohdistus Eri toimittajien laskut yhdestä kanavasta suuri määrä laskuttajia yhdellä yhteydellä sähköiset laskutiedot voidaan kohdistaa tilaukselle Toimitusten yhdistely XD Toimitusten yhdistely Eri toimittajilta tai valmistajilta tulevat toimitukset voidaan yhdistää Tehostaa sekä asiakas- että toimittajayrityksen logistiikkaa
Logistiikkamalli Asiakas Yksi tilaus Suoratoimitus Toimitus Toimitusseuranta Tilaus Toimitus Toimitustiedot Toimitus Yhdistetty toimitus TERMINAALI
ASP-perusratkaisu Yritys vuokraa järjestelmän ohjelmistoista, palvelimesta ja ylläpidosta vastaa Tietonauha Oy Käyttäjät käyttävät järjestelmää julkisten verkkojen läpi palvelu käytettävissä sieltä missä on Internet yhteys Palvelu sisältää Sovellus lisenssit ja niiden ylläpito, perusversio Tietokanta lisenssit ja niiden ylläpito Palvelimen käyttö Palvelimen hallintapalvelu Helpdesk Selainpohjainen käyttöliittymä Yritys maksaa palvelusta käytön mukaan
Ratkaisun tarjoamat edut Oman organisaation ja toiminnan optimointi ei henkilöstöinvestointeja järjestelmien ylläpitoon Ei suuria kertainvestointeja sovelluksiin ja palvelimiin maksu kuukausittain käytön mukaan Modulaarinen ja joustava ratkaisu eri toiminnot lisättävissä tarpeen mukaan Yksi toimittaja= yksi vastuu henkilö Luotettavuus ja tietoturva Tehokkuus ja ajantasaisuus aina viimeisimmät versiot käytettävissä Skaalautuvuus sopii erikokoisten ja eri kasvuvaiheessa olevien yritysten tarpeisiin
Hankintaratkaisun vaikutukset - Säästöä hankintahinnoissa hankintavolyymin keskittyminen valituille toimittajille tuotevalikoiman standardisoituminen vahvempi neuvotteluvoima - Sähköisillä tilaustoiminnoilla prosessisäästöä - kaikkien toimittajien tuotteet kerralla - virheiden minimointi - mahdollisuus vakiotilauspohjien luomiseen - yhteinen kattava sähköinen tuotekatalogi - sopimushinnat automaattisesti kaikkien käytössä - tiliöintimahdollisuus jo tilausvaiheessa (kohdistuu laskulle) - Raportoinnista apua strategiseen ja operatiiviseen ohjaustyöhön - ajantasaisen raportoinnin avulla saadaan ennustetietoa ja tilastotietoa hankintatoimen prosessin hallintaan
Case: It-Optimo sähköisen hankintalogistiikan säästöt käytännössä
Projektin tausta ja tavoitteet Lähtötilanne: Atk-laitteiden hankintaprosessi työläs ja aikaa vievä = kallis! konsultti.jpg Tavoitteet: - Posti-konsernin atk-laitehankintojen virtaviivaistaminen standardoimalla tuotevalikoima ja tilaustapa - henkilötyövuosien puolittuminen - laitehankintoihin käytetyn ajan puolittaminen koko konsernin tasolla - hankintaprosessin nopeutuminen ja tehostuminen - hankintaprosessin nykytilan kuvaus ja analysointi sekä uuden toimintamallin kuvaus ja implementointi - toimittajahallinnan parantaminen - parempien hankintatoimen hallinnan työkalujen myötä laadukkaampaa kumppanuutta
Logiuksen tuotteet ja informaatio Järjestelmässä tilattavina tuotteina tietokoneet, verkkokirjoittimet, oheislaitteet ja -tarvikkeet, sovellukset, palvelimet Järjestelmässä ohjaustietoina: - verkkokirjoitinjonot - palvelimet - esiasennus - ohjelmat - käyttöönottoasennukset - käyttöönotto-opastus Muut tiedot, joita välitetään tilauksella työasematunniste/ laitteen ID asennuksen lisäohjeet kustannuspaikka- ja tiliöintitiedot oletusarvoina
Saavutetut hyödyt käytännössä It_tietokoneet.jpg Tavarantoimittaja päivittää tuote- / hintatiedot järjestelmään virheiden minimointi prosessien tehostuminen => ei manuaalista päivitystä asiakkaalla kattavat ja ajankohtaiset kuva- / tuotetiedot yhdessä järjestelmässä Tilauksen tiedot syötetään järjestelmään vain kerran prosessien tehostuminen Integraatiot eri järjestelmien välillä virheiden minimointi prosessien tehostuminen Standardoitu tuotevalikoima vahvempi neuvotteluvoima Laskutuksen automatisointi tehostuminen => turha laskujen kierrätys / viivästyskorot poistuvat Koko konsernin kattava raportointi seurataan hankintoja yksikkötasolla, ei laskutasolla
Referenssejä lisää... Julkisen sektorin asiakkaat (Merkaattori-käyttöliittymä) 5000 käyttäjää ja yli 100 toimittajaa Kaikki lisäpalvelut ja ominaisuudet käytössä BTJ-kirjastopalvelut Oppimateriaalien tilaus- ja reklamointikanava Suomen kouluille N. 7000 nimikettä, 10 toimittajaa (kustantajat), n. 750 käyttäjää Helsingin Diakonissalaitos keskitettynä hankintajärjestelmänä toimipisteissä, kaikilla samat toimittajat ja tuotteet sekä raportointijärjestelmä 32 toimitus- /laskutusosoitetta n. 50 käyttäjää 5 toimittajaa tilattavat tuotteet: terveydenhoidon, talouden, puhdistuksen, toimistotuotteiden ja kiinteistön hoidon tuotteet IT Optimo Tuottaa tietotekniikan hankintojen organisoinniin keskitetysti koko Postille Tuotteet ja niihin liittyvät palvelut Logiuksessa tuotteina Säästöt useita henkilötyövuosian. 300 nimikettä ohjaustietoineen, 70 käyttäjää Lisäksi yli 3000 asp-sovelluspalveluiden käyttäjää painotuotelogistiikka varaosalogistiikka ketjulogistiikka
Posti yhteistyökumppanina Suomen johtava logistiikkaintegraattori ja logistiikan it-ratkaisujen edelläkävijä Ratkaisut suunnitellaan ja toteutetaan mittatilaustyönä yrityksesi tarpeiden mukaan Postin omilla sekä tarvittaessa yhteistyökumppaneiden palveluilla Suomen laajin jakeluverkosto Neuvottelu on helppoa kun kumppaneita on vain yksi!
Lisätiedot Suomen Posti Oyj Logistiikka Sovelluspalvelut Taria Kossila, myyntipäällikkö taria.kossila@posti.fi puh 020 451 7578 gsm 0400 704 512