SilvaToiminta Pikaohje Versio 1.0 12.12.2014 Oy Silvadata Ab 10.12.2014 Pikaohje 1
SISÄLLYS 1 SILVATOIMINTA... 3 2 OHJELMISTON KÄYTTÖTARKOITUS... 4 2.1 Osiot... 4 2.1.1 Asiakkaat... 4 2.1.2 Viestit... 4 2.1.3 Myynti... 4 2.1.4 Ohjelmat... 4 2.1.5 Dokumentit... 4 2.1.6 MHY... 4 3 OHJELMAN KÄYTTÖ... 5 3.1 Sisäänkirjautuminen... 5 3.2 Etusivu... 5 3.3 Omien tietojen muokkaus... 6 3.4 Vaiheittain ohjeet Asiakas-toiminnoille... 7 3.4.1 Uuden asiakkaan/jäsenen lisääminen... 7 3.4.2 Asiakkaan/jäsenen poistaminen... 8 3.4.3 Asiakkaan/jäsenen muokkaaminen... 9 3.4.4 Jäsenyydestä eroaminen... 10 3.4.5 Jäsenpinta-alan muodostaminen ja ylläpito... 11 3.4.6 Uuden yhteyden lisääminen... 12 3.4.7 Yhteyden tietojen muokkaaminen... 13 3.4.8 Yhteyden poistaminen... 14 3.4.9 Uuden kiinteistön lisääminen... 15 3.4.10 Kiinteistön muokkaaminen... 16 3.4.11 Kiinteistön poistaminen... 17 10.12.2014 Pikaohje 2
1 SILVATOIMINTA Tervetuloa käyttämään SilvaToimintaa. SilvaToiminta on Silva 2012 -projektissa toteutettavan uuden SilvaOnline järjestelmän ensimmäinen osa. SilvaToimintaan pääset kirjautumaan osoitteessa: www.silvaonline.fi Suosittelemme käytettäväksi Google Chrome -selainta. Tämän pikaohjeen tarkoitus on kuvata SilvaToiminnan pääkäyttötapaukset lyhyesti ja havainnollisesti vaihe vaiheelta. Löydät varsinaisen käyttöohjeen ohjelman ylävalikosta kirjauduttuasi palveluun. 10.12.2014 Pikaohje 3
2 OHJELMISTON KÄYTTÖTARKOITUS Ensimmäisessä vaiheessa SilvaToimintaan on toteutettu asiakkuuden ja jäsenyyden hallinnan toiminnallisuudet. Seuraavassa on esitelty SilvaToiminnan pääosiot, joista tässä ensimmäisessä versiossa on toteutettu Asiakkaat- ja Myyntiosiot. 2.1 Osiot 2.1.1 Asiakkaat Asiakkaat-osiossa toimihenkilö voi käydä läpi asiakastietoja ja muokata niitä. 2.1.2 Viestit Viestit-osiossa kaikki käyttäjäryhmät voivat selata ja muokata omia viestejä sekä lisätä ja lähettää uusia viestejä toisille käyttäjille. Vastaanottajan voi valita myös käyttäjäryhmän perusteella. 2.1.3 Myynti Myyntiosiossa kaikki käyttäjäryhmät voivat selata ja muokata omia yhteydenottoja (tilauksia, tarjouksia ja tarjouspyyntöjä) sekä lisätä tilauksia ja osoittaa lisäämänsä yhteydenoton toiselle käyttäjälle. Toiminnanjohtaja ja esimies voivat nähdä kaikki tilaukset ja tarvittaessa muokata myös toisten tekemiä yhteydenottoja. 2.1.4 Ohjelmat Ohjelmat-osion kautta avataan halutut Silva-Ohjelmat. Osion alle kootaan myös ne sovellukset, jotka toimivat edellisen järjestelmäsukupolven alustalla. 2.1.5 Dokumentit Dokumentit-osiossa hallitaan organisaation dokumentteja, arkistoa ja sopimuksia. Dokumentit-osiossa voi seurata sopimusten määräaikojen umpeutumista. Sopimusten yksityiskohtainen seuranta ja hallinta toteutumatietojen osalta ovat operatiivisessa järjestelmässä. 2.1.6 MHY MHY-osioon on koottu järjestelmän sovellusten yhteiskäyttöä varten yleisiä määrittelyitä. Sovellusten omat määrittelyt tapahtuvat edelleen sovellusten sisällä. Osiossa ylläpidetään vastuualueet, kustannuspaikat, tuotetiedot, työlajit, palkkalajit, tilikartta, kunta ja kylätiedot sekä työnsuorittajatiedot. Lisäksi täällä määritellään jäsenlaskutuksen perusteet ja hallitaan käyttäjätilejä. 10.12.2014 Pikaohje 4
3 OHJELMAN KÄYTTÖ 3.1 Sisäänkirjautuminen SilvaToimintaan kirjaudutaan syöttämällä käyttäjätunnus (eli käyttäjätilin luonnin yhteydessä annettu sähköpostiosoite) ja salasana. Saatte tunnukset oman organisaationne kautta, säilyttäkää niitä huolellisesti älkääkä luovuttako niitä ulkopuolisille. 3.2 Etusivu Onnistuneen sisäänkirjautumisen jälkeen avautuu palvelun etusivu: Yläpalkki: Organisaation nimi Ohjeet Omat tiedot Kirjaudu ulos Navigointipalkki: Etusivu Asiakkaat Viestit Myynti Ohjelmat Dokumentit Mhy 10.12.2014 Pikaohje 5
3.3 Omien tietojen muokkaus Kirjautumissivun yläpalkin oikean kulman valikossa voit muokata omia käyttäjätietojasi, mm. vaihtaa salasanan. Toimihenkilön nimi Omien tietojen tarkastelu ja muokkaus Kirjaudu ulos 10.12.2014 Pikaohje 6
3.4 Vaiheittaiset ohjeet Asiakas-toiminnoille 3.4.1 Uuden asiakkaan/jäsenen lisääminen 2. Paina lisää eli + -painiketta 3. Pääset Asiakkaan tiedot -sivulle 4. Valitse Asiakkaan tunniste 5. Kirjaa henkilö- tai y-tunnus 6. Paina -painiketta 7. Kirjaa perustiedot 8. Paina -painiketta tallentaaksesi tiedot Tarvittaessa voit lisätä asiakkuuteen liittyvät kiinteistö- ja yhteystiedot Pakolliset tiedot on merkitty *-merkillä. SilvaToiminta ei salli tallennusta ennen kuin vaaditut tiedot on annettu 9. Kirjaa kiinteistön tiedot 10. Paina -painiketta tallentaaksesi tiedot 11. Kirjaa yhteyden tiedot 12. Paina -painiketta tallentaaksesi tiedot 10.12.2014 Pikaohje 7
3.4.2 Asiakkaan/jäsenen poistaminen 3. Valitse listalta muokattava asiakas 4. Valitse roskakori eli -painike 5. Asiakas poistuu listoilta 10.12.2014 Pikaohje 8
3.4.3 Asiakkaan/jäsenen muokkaaminen 3. Valitse listalta muokattava asiakas 4. Valitse muokkaa eli -painike 5. Pääset Asiakkaan tiedot -sivulle 6. Korjaa perustiedot 7. Paina -painiketta tallentaaksesi tiedot 8. Korjaa kiinteistön tiedot 9. Paina -painiketta tallentaaksesi tiedot 10. Korjaa yhteyden tiedot 11. Paina -painiketta tallentaaksesi tiedot 10.12.2014 Pikaohje 9
3.4.4 Jäsenyydestä eroaminen 3. Valitse listalta muokattava asiakas. 4. Valitse muokkaa -painike 5. Pääset Asiakkaan tiedot -sivulle 6. Muuta Jäsenyystila -kenttään Eronnut 7. Paina -painiketta tallentaaksesi tiedot 10.12.2014 Pikaohje 10
3.4.5 Jäsenpinta-alan muodostaminen ja ylläpito Jäsenpinta-ala -kenttään tuodaan automaattisesti SilvaToiminnan käyttöönoton yhteydessä asiakkaan kiinteistöjen metsäpinta-alojen summa. Mikäli jäsenmaksuperusteena käytetään kokonaispinta-alaa, Jäsenpinta-ala -kenttä päivittyy automaattisesti, kun MHY-osion Jäsenyys-valinnan kautta muutetaan jäsenmaksuperusteeksi kokonaispinta-ala ja tallennetaan jäsenmaksurakenne. 3. Valitse listalta muokattava asiakas. 4. Pääset Asiakkaan tiedot -sivulle. 5. Kirjaa jäsenpinta-ala 6. Paina -painiketta tallentaaksesi tiedot 10.12.2014 Pikaohje 11
3.4.6 Uuden yhteyden lisääminen Yhteydellä tarkoitetaan asiakkaaseen liittyvää henkilöä tai yhteisöä, joka voi olla omistajan, haltijan tai asiainhoitajan roolissa (vastaa Mhy-Asiakaspalveluiden Henkilöt -osion tietoja). 2. a. Yhteyden lisääminen olemassa olevaan asiakkaaseen Hae olemassa oleva asiakas b. Yhteyden lisääminen uuteen asiakkaaseen Paina + -painiketta ja lisää asiakas kohdan 3.4.1 mukaisesti 3. Kirjaa uuden yhteyden tiedot 4. Paina -painiketta tallentaaksesi tiedot Jos lisättävä henkilö (esim. yhteisomistaja) haluaa olla metsänhoitoyhdistyksen henkilöjäsen, tulee hänet lisätä erikseen asiakkaaksi ja antaa Jäsenlaji -kenttään B/C (yhteisomistajajäsen/yhteismetsän osakas). Näin ollen hän saa oman jäsenkortin. 10.12.2014 Pikaohje 12
3.4.7 Yhteyden tietojen muokkaaminen Yhteydellä tarkoitetaan asiakkaaseen liittyvää henkilöä tai yhteisöä, joka voi olla omistajan, haltijan tai asiainhoitajan roolissa (vastaa Mhy-Asiakaspalveluiden Henkilöt -osion tietoja). 3. Valitse listalta muokattava asiakas 4. Valitse avautuvan asiakkaan Yhteydet -listalta muokattava yhteys 5. Muokkaa yhteyden tietoja 6. Paina -painiketta tallentaaksesi tiedot 10.12.2014 Pikaohje 13
3.4.8 Yhteyden poistaminen Yhteydellä tarkoitetaan asiakkaaseen liittyvää henkilöä tai yhteisöä, joka voi olla omistajan, haltijan tai asiainhoitajan roolissa (vastaa Mhy-Asiakaspalveluiden Henkilöt -osion tietoja). 3. Valitse listalta muokattava asiakas. 4. Valitse muokkaa -painike 5. Valitse yhteys 6. Valitse roskakori eli -painike 7. Yhteys poistuu listoilta 10.12.2014 Pikaohje 14
3.4.9 Uuden kiinteistön lisääminen 3. Valitse listalta muokattava asiakas 4. Valitse muokkaa -painike 5. Pääset Asiakkaan tiedot -sivulle 6. Kirjaa kiinteistön tiedot 7. Paina -painiketta tallentaaksesi tiedot 10.12.2014 Pikaohje 15
3.4.10 Kiinteistön muokkaaminen 3. Valitse listalta muokattava asiakas. 4. Valitse muokkaa -painike 5. Pääset Asiakkaan tiedot -sivulle 6. Mene Kiinteistön tiedot -osioon 7. Valitse listalta kiinteistö 8. Muokkaa kiinteistön tietoja 9. Paina -painiketta tallentaaksesi tiedot 10.12.2014 Pikaohje 16
3.4.11 Kiinteistön poistaminen 3. Valitse listalta muokattava asiakas. 4. Valitse muokkaa -painike 5. Pääset Asiakkaan tiedot -sivulle 6. Mene Kiinteistön tiedot -osioon 7. Valitse listalta kiinteistö 8. Kiinteistön tiedot avautuvat 9. Paina Kiinteistön tiedot -osiolla poista- eli -painiketta 10.12.2014 Pikaohje 17