PrePETS 2015 Rotarypiiri 1430 Koulutuskomitea Presidenttien koulutus
Haasteita Haasteita Perehdy ja kouluttaudu - Tutustu klubin johtamiseen osallistumalla jo kuluvana rotarivuonna hallituksen ja klubin johdon kokouksiin. Ilmoita itsesi heti klubin hallinnon sähköpostilistalle. - Osallistu PrePetsiin ja Petsiin - Tutustu ja opettele klubin tieto- ja viestintäjärjestelmät, SR jäsentekisteri, RI:n nettisivut ja erityisesti MY-rotary, sähköpostin käyttö, klubin netti- ja Facebook sivut, ryhmätekstiviestin käyttö, klubitiedotteet - Tee klubin jäsenten ja johdon sähköpostilistat etukäteen valmiiksi. - Oppaat, kirjat ja internet Rotary käsikirja, Klubin presidentin opaskirja, Sihteerin ja rahastonhoitajan opas, Eläväisen klubin eväät, Matrikkelin siniset sivut, Rotarysäätiön käsikirja www.rotary.fi (rotary, ratas) www.rotary.org (Kirjaudu - tee tunnukset My-rotary) Huomaa ja aikatauluta määräpäivät - Klubin vuosikello - ohjaa suunnitelmia ja toimintaa TITLE 2
Rotaryklubin vuosikello Vitjojen vaihto kesäkuu Kesätauko max 3 peräkk. kokousta RI:n klubilasku 1.7. RI:n kansainvälinen kongressi Klubin kevätkokous toimintasuunnitelma ja talousarvio Uuden rotaryvuoden suunnittelu/ Piirikonferenssi 2.maksuerä SR:lle ja piirille PETS ja piirin koulutusseminaari (Piirin kevätkokous/ Piirineuvottelu) toukokuu huhtikuu maaliskuu kesäkuu kv. yhteisymmärrys rotarylehdet toveruusryhmät luku- ja kirjoitustaito helmikuu heinäkuu rotaryvuosi Rotarysäätiö rotarytietous tammikuu elokuu jäsenistö laajennus uudet sukupolvet Syysseminaari ja vuosikokous syyslokakuussa ammattipalvelu perhe joulukuu syyskuu lokakuu marraskuu Toimintakertomus ja tilinpäätös 1.maksuerä SR:lle ja piirille DG-vierailut klubeissa elo - joulukuu Uudet klubivirkailijat vuoden loppuun mennessä Matrikkelitiedot ajantasalle RI:n klubilasku 1.1. 3 TITLE 3
Rotary tietojärjestelmät VALTUUDET Presidentille ja sihteerille tulee automaattisesti laajat valtuudet klubin tietoihin RI:n My Rotaryssa. He voivat katsoa RI:n Rotary Club Centeristä klubin tietoja. He saavat myös tunnukset Suomen Rotarin jäsentietojärjestelmään josta klubin ja jäsenten tiedot päivittyvät automaattisesti RI:lle. Pyydä nykyiseltä presidentiltä heti nämä Suomen Rotarin tietojärjestelmän tunnukset, jotta voit tutustua asiaan. KLUBIN TIETOJEN OLTAVA AJANTASALLA Suomen Rotarin jäsentietokanta ja klubitietokanta on pidettävä jatkuvasti ajantasalla, koska RI laskuttaa klubia maksuillaan automaattisesti puolisvuosittain jäsentietokannassa 01.07 ja 01.01 olevien jäsentietojen mukaan. Myös piirin laskut tulevat näiden tietojen mukaan. Seuraavan rotaryvuoden painettu matrikkeli tehdään jäsentietokannassa 31.12. olevien jäsen ja klubitietojen mukaan. TITLE 4
Seuraavan rotaryvuoden suunnittelu Tee suunnitelmat hyvin ja ajoissa yhteistyössä nykyisen ja tulevan klubin johdon kanssa heti Petsin jälkeen 1 Klubin johdon keskinäiset tehtävät ja vastuut - tehtävien jako Selkeällä tehtävien ja vastuiden jakamisella helpotat presidenttivuottasi ja voit keskittyä olennaiseen, eli klubin johtamiseen ja kehittämiseen Tehtävänjakopohja löytyy PrePets materiaalista piirin sivuilta 2 Klubin pitkän tähtäimen suunnitelman päivitys (PTS) PTS on klubin toiminta strategia 5-10 vuodeksi eteenpäin ja se tuo pohjan pitkäjännitteiselle klubin toiminnalle ja helpottaa myös klubin vuosisuunnittelua. Siihen liittyy mm. taloudellinen suunnittelu ja henkilöstön suunnittelu eli seuraavien vuosien klubin presidentit ja muut toimihenkilöt. Päivityksen valmistellee tulevan rotaryvuoden klubin johto ja se käsitellään ja tarvittaessa täydennetään kaikkien jäsenten kanssa klubineuvottelussa. Strategiasuunnitelma ei ole pakollinen- mutta suotava. Sellainen helpottaa ja klubin pitkäntähtäimen ja vuosittaista toimintaa. TITLE 5
Seuraavan rotaryvuoden suunnittelu 3. Klubin vuosisuunnitelma On pakollinen ja tulee olla valmiina 15.05. Se lähetetään heti apulaiskuvernöörille joka toimittaa sen edelleen kuvernöörille. Lisäksi vuosisuunnitelmasta tulee syöttää tiedot heti klubin presidentin / sihteerin toimesta RI:n tietojärjestelmiin: My Rotary /Rotary Club Central. Vuosisuunnitelmaan sisältyvään klubin toimintasuunnitelmaan otettavia pakollisia tapahtumia: Syyskuu - klubin vuosikokous (tilinpäätöskokous) Elo-marraskuu - kuvernöörin vierailu klubissa (toimittaa aikataulun) Elo-marraskuu - apulaiskuvernöörin vierailu (toimittaa aikataulun) Joulukuu - klubin vaalikokous (seuraavan rotaryvuoden virkailijat) Tammi-toukokuu - apulaiskuvernöörin toinen vierailu (toimittaa aikataulun) Klubin perinteelliset tilaisuudet ja tapahtuvat (vuosijuhla, joulunaika) Alueen klubien yhteiset Intercity kokoukset. Suositeltavaa on tehdä yhteistyötä ja pitää alueen tulevien presidenttien yhteinen suunnittelukokous puolivuosittain touko- ja tammikuussa. Kokouksissa suunnitellaan ja sovitaan yhteisiä Intercity kokouksia, tapahtumia, vierailuja, matkoja ja projekteja ym. Nämä tuo vaihtelua rotareille ja aveceille ja helpottaa ja auttaa omaa rotaryvuottasi TITLE 6
Seuraavan rotaryvuoden suunnittelu Toimintasuunnitelma käytännön vinkkejä - jätä tilaa luokite-esitelmille ja ajankohtaisille asioille ym. esim. 3-4 kokousta/ puolivuosi. Uusien jäsenten luokite-esitelmät on hyvä pitää mahdollisimman pian - jätä tilaa vaihto-oppilaiden esityksille - jätä tilaa rotarya koskeville esityksille, säätiöasiamies, klubikouluttaja ym. - perinteellisintä rotarytoimintaa on klubien omien rotareiden esitelmät - jos on ajankohtainen mielenkiintoinen esitelmöitsijä - järjestä Intercity-kokous ja kutsu lounaalle/kuulemaan myös julkisen sanan edustaja (lehti/radio) - mieti yritys- ym. vierailuja, teatteri- konsertti- ulkomaan matkoja - tee yhteistyötä paikkakunnan muiden yhdistysten ja toimijoiden kanssa ja kutsu kertomaan toiminnasta, esim. yrittäjät, kotiseutuyhdistykset, nuorkauppakamari, martat, SPR, hyväntekeväisyysjärjestöt - sieltä löytyy usein uusia rotareita - muista myös edesmenneiden rotarien puolisot ja perheenjäsenet kutsua sopiviin tilaisuuksiin TITLE 7
Seuraavan rotaryvuoden suunnittelu Klubin vuosisuunnitelma Klubin toimintasuunnitelma ja talousarvio on osa klubin vuosisuunnitelmaa Lisäksi vuosisuunnitelmassa tulisi asettaa RI:n ja piirin tulevan vuoden tavoitteista johdettuja klubin vuositavoitteita ja klubin omia tavoitteita - jäsenet - jäsenlisäystavoite - toimenpiteet - suunnitelma - nuorisovaihto tavoitteet - osallistuminen koulutukseen -markkinointi kouluissa - isäntäperheitten hankinta vuosivaihto -kesävaihto - leirivaihto - rotarysäätiö - klubin lahjoitukset - Polio Plus- ja vuosirahasto - henkilökohtaiset EREY lahjoitukset - talous - budjetti kulut- lahjoitukset - jäsenmaksut varainhankinta -viestintä - osallistumistavoitteet - ulkoinen nettisivut Facebook - tiedotusvälineet - sisäinen - klubitiedote sähköposti -tekstiviesti - jäsenhankinta - kummitoiminta - läsnäolo hallinto/komiteat -projektit- harrastusryhmät - piirin toiminta PrePets Pets -Piirikonferenssi -piirin komiteat TITLE 8
Seuraavan rotaryvuoden suunnittelu - Klubin projektit - omat menossa olevat - suunnitelmat - rahoitus - klubien yhteiset osallistuminen - rahoitus - piirin yhteiset osallistuminen rahoitus - Piirin projektit - kesäleirit RYLA - Pets-järjestelyt - Viestintä - ulkoinen nettisivut facebook - tiedotusvälineet - sisäinen - klubitiedote sähköposti -tekstiviesti - Jäsenten osallistumistavoitteet Club Center (osallistujamäärät) - klubin hallinto ja -komiteat - palveluprojekteihin - jäsenhankinta kummitoiminta - sosiaaliseen toiminta esim. vanhusten-lasten hyväksi - läsnäolotavoite - rotary harrastusryhmät - piirin toiminta PrePets-Pets piirikonferenssi piirin komiteat ja johto TITLE 9
Tulevan presidentin muistilistaa - Tuleva huhti-toukokuu - klubin uudet toimihenkilöt ja vastuualueet - klubin pitkän suunnitelman (PTS) päivitys esittely 15.05. mennessä - klubin vuosisuunnitelman laatiminen, esittely lähettäminen AG:lle. Tietojen syöttäminen MY-Rotaryn kautta Club Centeriin - varmista, että klubin ja jäsenten tiedot on ok Suomen Rotaryn jäsentietokannassa - Heinäkuu - RI:n puolivuotismaksut - Heinäkuu - ilmoitettava uusi hallitus yhdistysrekisteriin (www.prh.fi) - Syyskuu - nuorisovaihtoasimiesten koulutus (Sertifioinnin vuoksi pakollinen) - Lokakuu - piirin puolivuotismaksut - Syys-lokakuu - klubinvuosikokous- ed. rotaryvuoden tilit, talousarvio, jäs.maksu - Syys-lokakuu - piirin syyskokous - klubi on piirin jäsen - Marraskuu - klubin vaalikokous - seuraavan rotaryvuoden toimihenkilöt - Joulukuu - varmista että tulevan rotaryvuoden klubin ja jäsenten tiedot on ok Suomen rotarin jäsentietokannassa TITLE 10
Tulevan presidentin muistilistaa - seurattavaa - Tammikuu - RI:n puolivuotismaksu - Maaliskuu - Piirin puolivuotismaksu - Huhti-toukokuu - Piirikonferenssi ja piirin kevätkokous RI:n klubilaskun ohjeet löytyvät piirin sivuilta PrePets materiaaalista Viikottain - Viikkoseloste/klubitiedote jäsenille. Ei tarvitse lähettää muualle (sihteeri) Arkistoidaan- ja niistä sekä pöytäkirjoista muodostuu klubin historia vuodeltasi Kuukausittain - Seuraavan kuukauden 15 pv läsnäoloraportointi SR jäsentietojärjestelmään - Kuvernöörin kuukausikirjeet, referointi/jakaminen jäsenille Juoksevasti - Suunnitelman mukaiset lahjoitukset rotarysäätiölle, SR:n jäsentieto ja klubitietojärjestelmän päivitys - Internet sivujen ja Facebook sivujen päivitys TITLE 11
Muuta seurattavaa, muistettavaa ja muuta asiaa - Klubin jäsenten merkkipäivät ja muistotilaisuudet - Klubin arkiston ja varaston hoito, rotarymerkit, julkaisut, viirit (hoito sovittava) - Kummien tietojen päivittäminen SR jäsentietojärjestelmään (sihteeri) - Kokousrutiinien hoitaminen viirit, liput, vieraskirjat, paikkauslaput vierailijoiden vastaanottaminen ( sihteeri/klubimestari) - Vierailu- ja matkajärjestelyt (klubimestari) Klubin komiteat - jäsenyys-, nuorisovaihto- ja rotarysäätiökomiteat ovat pakollisia - lisäksi voi olla muita komiteoita tarpeen mukaan esim. tiedotus- hallinto- projektikomitea Komiteoiden puheenjohtajat kuuluvat klubin hallituksen lisäksi klubin laajennettuun johtoryhmään. Komitea hoitaa/miettii oman alueensa asioita. Esim. jäsenyyskomitea suunnittelee klubin jäsenhuoltoa ja - hankintaa, valmistelee ja ehdottaa uuden jäsenen. Komitean puheenjohtaja valitsee/ehdottaa yleensä sen jäsenet. Hyvin toimivat komiteat auttavat presidentin työssäsi. Nuorisovaihto Klubissa tulee olla nuorisovaihtoasiamiehen johdolla toimiva 3- jäseninen nuorisovaihtotiimi On osallistuttava vuosittain nuorisovaihdon koulutukseen. Syksyllä Partaharju tai Pets. TITLE 12
Antoisaa tulevaa rotaryvuotta!! TITLE 13