FINLAND FESTIVALS Finland Festivals 24.4.2017
Päivän aiheina: 1. Viestintä rytmihäiriön maailmassa 2. Kriisiviestinnän perusperiaatteet
2. KRIISIVIESTINNÄN PERUSPERIAATTEET
KRIISIVIESTINNÄN PORTAAT Tunnista & välitä viesti vastuuhenkilölle Kartoita ydinporukalla Sisäinen viestintä Ulkoinen viestintä = kanavat & vastuut Varaudu ennakkoon!
Tunnista kriisi & välitä viesti vastuuhenkilölle
Kaikkia mahdollisia kriisejä ei ole mahdollista kartoittaa. On kuitenkin tärkeää ymmärtää, minkälaiset hankalat tilanteet ovat mahdollisia. Mikä ylipäätään on meille kriisi? Ja mistä sellaisen tunnistaa?
TOIMINNALLINEN - Ongelmat järjestelyjen toimivuudessa - Huolimattomuus - Työtapaturma - Onnettomuus (yleisö / esiintyjä) - Puutteellinen pelastusvalmius - Alihankkijan aiheuttama ongelma, esim. ruokamyrkytys - Ilkivalta - Rahasotku / lippuvaraussotku NELIKENTTÄ AUTTAA HAHMOTTAMAAN ERILAISIA KRIISEJÄ SISÄINEN Miten varmistetaan festivaalin toimivuus? - Tyytymätön työntekijä - Syrjintä / kiusaaminen - Työntekijän / johtajan töppäily yksityishenkilöinä Varotoimenpiteet näiden varalle? - Tapahtumasisällön laadun / eettisyyden kyseenalaistaminen - Tekijänoikeusongelmat, tietosuojaongelmat - Sopimusrikkomukset - Kävijäboikotti ULKOINEN Miten ohjeistetaan henkilöstöä? MAINE Miten taklataan julkinen keskustelu?
KUKA VAAN VOI HAVAITA KRIISIN. JOKAISEN TULEE TIETÄÄ, KENELLE VÄLITTÄÄ VIESTI KRIISISTÄ.
NIMETKÄÄ YKSI HENKILÖ, JOKA ON PÄÄASIALLINEN KRIISIVIESTINNÄN VASTAAVA. Kun hän saa tiedon kriisistä, hän samalla vapauttaa viestiin välittäjän vastuusta viedä asiaa eteenpäin.
Kartoita tilanne ydinporukalla
Kriisin sattuessa tilanne kannattaa ensin kartoittaa ydinporukalla: miettiä mistä on kyse ja miten meidän kannattaa tilanteessa toimia. Ydinporukka voi koostua esim. - Festivaalijohtajasta - Tuottajasta - Tiedottajasta - Turvallisuuspäälliköstä
KRIISITILANTEIDEN ARVIOINTI YDINPORUKALLA Ydinporukan toimintaa ohjaavat seuraavat kysymykset: Mikä kriisi on kyseessä? Kenelle tästä on syytä viestiä? Kuka tarvitsee tiedon ensin? Kuka sitten? Mistä heidät tavoitetaan? Kuka toimii puhemiehenä? Mitä kerrotaan? Mitä vastaanottaja haluaa kuulla?
Sisäinen viestintä ensin
Sen jälkeen kun ydinporukka on käynyt läpi tilannekohtaisen suunnitelman kriisin varalle, henkilöstölle informoidaan aiheesta. Tämä on tärkeätä, jotta kentällä oleva henkilöstö saa selkeät toimintaohjeet. He ovat ne avainhenkilöt, joiden kautta tietoa voidaan levittää yleisön suuntaan. Tai päinvastaisessa tilanteessa heidän tulee tietää, kenelle ohjata kysymykset, joihin eivät itse voi / saa vastata.
Ulkoinen viestintä: mitä viestitään, missä kanavissa ja kuka vastaa mistäkin?
Kriisitilanteen hallitsemiseksi voidaan käyttää esimerkiksi oheista taulukkoa. KENELLE AVAINVIESTIT KANAVA AJOITUS PUHEMIEHET Oma henkilöstö Asiakkaat Yhteistyökumppanit Media Muut
Varaudu ennakkoon!
Käykää koko henkilöstön kesken keskustelu mahdollisista kriiseistä. Apuna voi käyttää edellä esitettyä nelikenttää. Käykää läpi toiminnallisiin kriiseihin liittyvät toimintaprosessit kuten turvallisuuteen liittyvä valmistautuminen. Keskustelkaa läpi vastuut: jokainen on vastuussa tiedon jakajana ja vastaanottajana. Ydinryhmä ja kriisiviestinnän vastuuhenkilö ottavat suuremman roolin. Käykää läpi kriittisimmät kysymykset ja valmistelkaa Q&A esim. mediaa varten.
KRIISIVIESTINNÄN PORTAAT Tunnista & välitä viesti vastuuhenkilölle Kartoita ydinporukalla Sisäinen viestintä Ulkoinen viestintä = kanavat & vastuut Varaudu ennakkoon!
Pähkinänkuoressa - Kokoa ydinjoukko yhteen ja istu alas - Kartoita, mikä tilanne ja mistä se on saanut alkunsa - Sovi työnjako ja vastuuhenkilöt - Varmista, että kaikki vastuuhenkilöt ovat informoituja kriisin vaiheista - Pidä oma henkilöstö ajan tasalla - Ole median käytettävissä - Myönnä virheet niiltä osin, kun ne ovat totta. Pahoittele aina. - Pysy tosiasioissa, älä anna tunteiden viedä - Muista syödä, juoda ja nukkua - Kun kriisi on ohi, käy se läpi ja mieti, mitä siitä opittiin
JA SITTEN UUTEEN NOUSUUN! KIITOS Sini Koskimies sini.koskimies@ellunkanat.fi Puh. 050 358 2440