Käyttöohje Basware PDF e-invoice for Receiving (Maaliskuu 2017)

Käyttöohje Basware PDF e-invoice for Receiving (Maaliskuu 2017) Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved.

Table of Contents 1 Yleistä...3 2 Käytön aloittaminen...4 2.1 Luo käyttäjätili Basware Networkiin ja aktivoi palvelu... 4 2.2 Aktivoi Basware PDF e-invoice for Receiving... 8 2.3 Tarkastele, muokkaa ja lisää sähköpostiosoitteita... 10 2.4 Luo PDF-muotoinen lasku...10 2.4.1 Varmista, että lasku täyttää asiakkaasi vaatimukset...11 2.4.2 Varmista, että lasku noudattaa paikallisia lakeja ja asetuksia...11 2.4.3 Varmista, että käytät laskulla samaa laskupohjan asettelua ja laskutyyppiä kuin mitä käytit palvelun mä... 12 2.4.4 Varmista, että lasku täyttää palvelun vaatimukset... 12 2.4.5 Varmista, että laskun voi lukea koneellisesti...12 2.4.6 Varmista, että laskun liitetiedostot noudattavat liitetiedostoihin kohdistuvia ohjeistuksia... 12 3 Laskujen käsittely... 14 3.1 Etsi asiakkaasi toimittajatietopaketti...14 3.2 Etsi asiakkaan verkkolaskuosoite...14 3.3 Lähetä PDF-muotoinen lasku...14 3.4 View invoice statuses...15 4 Ilmaisia PDF-työkaluja...17 5 Ota yhteyttä Baswaren asiakastukeen... 18 6 Ongelmanratkaisu ja usein kysytyt kysymykset... 19 Appendix A: A Liitetiedostojen käyttö... 20 Appendix B: B Laskusisällöt eri maissa...22 Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved.

1 Yleistä Asiakkaasi odottaa, että lähetät heille e-laskuja. Käyttämällä PDF e-invoice for Receiving - palvelua, voit vastata helposti ja nopeasti asiakkaasi odotuksiin. Luot vain PDF-muotoisen laskun tavallisella laskutusohjelmistollasi ja lähetät sen asiakkaasi Baswarepalveluosoitteeseen. Basware PDF e-invoice for Receiving -palvelu lukee laskun tiedot PDFtiedostosta, luo tietojen perusteella verkkolaskun ja toimittaa sekä verkkolaskun että PDFmuotoisen laskun asiakkaallesi. Basware määrittää muunnosprosessin ensimmäisen palveluun lähettämäsi laskun perusteella. Palvelun toimivuuden takaamiseksi kaikkien lähettämiesi laskujen tulee käyttää samaa laskupohjaa kuin ensimmäisen lähettämäsi laskun. Koska laskut luetaan koneellisesti, jokaisen PDF-laskun tulee olla koneellisesti luettavassa muodossa - laskut eivät saa olla käsin kirjoitettuja, skannattuja, eikä laskun sisältö saa olla kuvamuodossa. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 3

2 Käytön aloittaminen Voit aloittaa verkkolaskujen lähettämisen Basware PDF e-invoice for Receiving -palvelun avulla, kun: olet luonut käyttäjätilin Basware Networkiin Jos sinulla on jo käyttäjätili Basware Network -palvelussa, voit aktivoida Basware PDF e-invoice for Receiving -palvelun ilman että sinun tulee luoda käyttäjätili. olet aktivoinut Basware PDF e-invoice for Receiving -palvelun Laatinut PDF-laskun. Kun olet suorittanut nämä työvaiheet, voit lähettää ensimmäisen verkkolaskun asiakkaallesi. Basware toimittaa sinulle tarvittaessa lisätietoja palvelun käyttöönottovaiheessa. 2.1 Luo käyttäjätili Basware Networkiin ja aktivoi palvelu Basware PDF e-invoice for Receiving -palvelu on osa Basware Networkia. Ennen kuin voit aktivoida tämän palvelun, sinun tulee luoda käyttäjätili Basware Networkiin. Jos sinulla on jo käyttäjätili Basware Network -palvelussa, voit aktivoida Basware PDF e-invoice for Receiving -palvelun ilman että sinun tulee luoda käyttäjätili. 1. Avaa Basware PDF e-invoice for Receiving -palvelun aloitussivu. Jos sait kutsun sähköpostitse, napsauta kutsun linkkiä. Jos sait kutsun postitse, syötä kutsussa ollut verkko-osoite selaimesi osoitekenttään. Jos sait pyynnön vierailla palvelun aloitussivulla, syötä aloitussivun verkkoosoite selaimesi osoitekenttään. Varmista, että käytät osoitetta kirjoittaessasi samoja kirjainkokoja kuin kutsussa. Basware PDF e-invoice for Receiving -palvelun aloitussivu avautuu Basware Networkissa. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 4

2. Palvelun aloitussivulla, syötä sähköpostiosoitteesi Rekisteröidy ilmaiseksi - kenttään ja napsauta Rekisteröidy. Syöttämäsi sähköpostiosoite on käyttäjätunnuksesi palvelussa. Jos sait kutsun sähköpostitse, palvelu täyttää automaattisesti tähän kenttään osoitteen, johon kutsu lähetettiin. Voit myös vaihtaa sähköpostiosoitetta, jos haluat käyttää palvelun yhteydessä jotain toista sähköpostiosoitetta. Luo käyttäjätili -sivu avautuu. 3. Valitse vahva salasana ja syötä se Salasana-kenttään. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 5

4. Lue Basware Portal -palvelun yleiset käyttöehdot ja valitse valintaruutu vahvistaaksesi että hyväksyt ehdot. 5. Napsauta Luo käyttäjätili luodaksesi käyttäjätilin Basware Networkiin. Palvelu lähettää sinulle vahvistusviestin sähköpostitse. Vahvistusviestin toimituksessa saattaa kestää useita minuutteja. Jos et saa vahvistusviestiä tunnin kuluessa, ota yhteyttä Baswaren käyttäjätukeen: https://kb.basware.com/contacting-support/. 6. Avaa vahvistusviesti ja napsauta Vahvista sähköpostiosoitteesi -painiketta aktivoidaksesi käyttäjätilisi. Jos näet viestin jossa sanotaan että vahvistuslinkki on vanhentunut, sinun täytyy aloittaa rekisteröitymisprosessi alusta. Voit tehdä näin avaamalla alkuperäisen kutsun uudestaan ja rekisteröitymällä palveluun uudestaan. Sisäänkirjautumissivu avautuu. Näet sivulla vahvistusviestin, jossa kerrotaan että käyttäjätilisi on aktivoitu. 7. Syötä Käyttäjätunnus ja Salasana, ja napsauta Kirjaudu palveluun. Palvelu kirjaa sinut sisään Basware Networkiin. Seuraavaksi, sinun tulee syöttää palveluun tietoja yrityksestäsi, jotta voit aktivoida Basware PDF e-invoice for Receiving -palvelun. 8. Syötä ensiksi omat tietosi Minun käyttäjätilini -osioon, ja napsauta Tallenna. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 6

9. Minun organisaationi -osiossa, täytä yrityksesi tiedot ja napsauta Tallenna. Syötä yrityksesi Alv-tunnus, Y-tunnus, sähköpostiosoite tai vastaava ainutkertainen tunniste kenttään Yritystunnukset. Jos palvelu ilmoittaa että syöttämäsi tunniste on jo jonkun toisen yrityksen käytössä, ota yhteyttä Baswaren käyttäjätukeen: https://kb.basware.com/contactingsupport/. 10. Organisaation yhteystiedot -osiossa, syötä yrityksesi yhteyshenkilön tiedot ja napsauta Tallenna. 11. Palvelun asetukset -osiossa, valitse haluamasi palveluasetukset ja napsauta Tallenna. Napsauta Lisää sähköpostiosoite lisätäksesi sähköpostiosoitteet joista lähetät PDF-muotoisia laskuja. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 7

Voit lähettää laskuja vain tässä kohdassa määrittämistäsi sähköpostiosoitteista. Palvelu ei toimita muista sähköpostiosoitteista lähetettyjä laskuja vastaanottajille. 12. Napsauta Aktivoi aktivoidaksesi palvelun. Kun palvelu on aktivoitu, sinut ohjataan Basware Network -palvelun Asiakirjat - sivulle. 2.2 Aktivoi Basware PDF e-invoice for Receiving Jos sinulla on jo käyttäjätili Basware Network -palvelussa, voit aktivoida Basware PDF e-invoice for Receiving -palvelun ilman että sinun tulee luoda käyttäjätili Basware Network -palveluun ensin. 1. Avaa Basware PDF e-invoice for Receiving -palvelun aloitussivu. Jos sait kutsun sähköpostitse, napsauta kutsun linkkiä. Jos sait kutsun postitse, syötä kutsussa ollut verkko-osoite selaimesi osoitekenttään. Jos sait pyynnön vierailla palvelun aloitussivulla, syötä aloitussivun verkkoosoite selaimesi osoitekenttään. Varmista, että käytät osoitetta kirjoittaessasi samoja kirjainkokoja kuin kutsussa. Basware PDF e-invoice for Receiving -palvelun aloitussivu avautuu Basware Networkissa. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 8

2. Napsauta Kirjaudu palveluun. 3. Minun käyttäjätilini -osiossa, tarkista että käyttäjätilisi tiedot ovat kunnossa eikä mitään tietoja puutu. Napsauta Tallenna tallentaaksesi tekemäsi muutokset. 4. Minun organisaationi -osiossa, tarkista että yrityksesi tiedot ovat kunnossa eikä mitään tietoja puutu. Napsauta Tallenna tallentaaksesi tekemäsi muutokset. 5. Organisaation yhteystiedot -osiossa, tarkista että yrityksesi yhteystiedot ovat kunnossa eikä mitään tietoja puutu. Napsauta Tallenna tallentaaksesi tekemäsi muutokset. 6. Lähetän laskut osoitteesta -osiossa, napsauta Lisää sähköpostiosoite lisätäksesi kaikki sähköpostiosoitteet, joista aiot lähettää PDF-muotoisia laskuja. Voit syöttää enintään viisi sähköpostiosoitetta. Palvelu hylkää automaattisesti kaikki muista kuin tässä määritetyistä sähköpostiosoitteista lähetetyt PDF-muotoiset laskut. 7. Lue Basware Portal -palvelun yleiset käyttöehdot ja valitse valintaruutu vahvistaaksesi että hyväksyt ehdot. 8. Napsauta Aktivoi aktivoidaksesi palvelun. Kun palvelu on aktivoitu, sinut ohjataan Basware Network -palvelun Asiakirjat - sivulle. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 9

2.3 Tarkastele, muokkaa ja lisää sähköpostiosoitteita Basware PDF e-invoice for Receiving toimittaa asiakkaillesi vain ne laskut, jotka lähetät palveluun rekisteröimästäsi sähköpostiosoitteesta. Palvelu hylkää automaattisesti kaikki rekisteröimättömästä osoitteesta lähetetyt laskut. Voit tarkastella, muokata ja lisätä sähköpostiosoitteita Basware PDF e-invoice for Receiving - palvelun palvelusivulla. 1. Kirjaudu Basware Network -verkkosivustoon. 2. Ylävalikossa, napsauta Palvelut. 3. Otsikon Laskujen lähettäminen alla, napsauta PDF e-invoice. 4. Napsauta Näytä tiedot. 5. Napsauta Lähetän laskut osoitteesta avataksesi osion. Rekisteröimäsi sähköpostiosoitteet on listattu kohdan Laskutusosoitteet alla. Napsauta Lisää sähköpostiosoite rekisteröidäksesi uuden sähköpostiosoitteen, tai napsauta osoitteen rekisteröinnin. -kuvaketta sähköpostiosoitteen vieressä poistaaksesi kyseisen 2.4 Luo PDF-muotoinen lasku Voit luoda PDF-muotoisen laskun monella tavalla: Voit käyttää nykyistä kirjanpito-ohjelmistoasi, jos ohjelmistosta voi viedä laskuja koneellisesti luettavassa PDF-muodossa. Voit myös käyttää tekstinkäsittely- tai taulukkolaskentaohjelmistoja - esimerkiksi Microsoft Office- tai Apple iworks -ohjelmistopaketin ohjelmistoja, jos ohjelmat sallivat sinun tallentaa tiedostot koneellisesti luettavassa PDF-muodossa. Varmista, ettei laskutietoja ole talletettu PDF-tiedostoon kuvamuodossa. Kuvia ei voida lukea palvelussa koneellisesti ja PDF-muotoiset laskut, joissa laskudata on kuvamuodossa, hylätään automaattisesti. Jos et pysty luomaan PDF-tiedostoja nykyisillä ohjelmistoillasi, voit muuntaa laskusi PDFmuotoon PDF-muuntajatyökalun avulla. Lisäohjeita saat osiosta Ilmaisia PDF-työkaluja. Kun luot PDF-muotoisia laskuja, sinun tulee: varmistaa, että lasku noudattaa paikallisia lakeja ja asetuksia varmistaa, että käytät laskulla samaa laskupohjan asettelua ja laskutyyppiä kuin mitä käytit palvelun määrittelyvaiheessa varmistaa, että lasku täyttää palvelun vaatimukset varmistaa, että laskun voi lukea koneellisesti varmistaa, että lasku täyttää palvelun liitetiedostoihin kohdistuvat ohjeistukset Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 10

Kun luomasi PDF-muotoinen lasku täyttää yllämainitut vaatimukset, voit lähettää ensimmäisen laskun. 2.4.1 Varmista, että lasku täyttää asiakkaasi vaatimukset Asiakkaasi vaatii, että Basware PDF e-invoice for Receiving -palveluun lähettämäsi laskut sisältävät tiettyjä, ennalta määriteltyjä laskukenttiä. Jos yksikin näistä kentistä puuttuu, Basware ei toimita laskua asiakkaallesi. Ennalta määriteltyjen kenttien lisäksi asiakkaasi saattavat vaatia, että sisällytät laskuille joitakin muita tietoja. Asiakas saattaa esimerkiksi vaatia, että ilmoitat laskulla toimittajanumerosi tai ostotilauksen numeron. Sinun täytyy sisällyttää laskulle kaikki asiakkaasi vaatimat tiedot. Tarkistaaksesi asiakkaasi vaatimat tiedot: 1. Basware Network-palvelussa, napsauta Palvelut. 2. Napsauta PDF e-invoice. 3. Napsauta Etsi asiakkaita avataksesi Etsi asiakkaita -välilehden. Figure 1: Etsi asiakkaita -välilehti 4. Etsi asiakas hakutoiminnon avulla. 5. Lataa asiakkaasi infopaketti tarkistaaksesi mitä tietoja kyseisen asiakkaan laskuilla täytyy ilmoittaa. 2.4.2 Varmista, että lasku noudattaa paikallisia lakeja ja asetuksia Joka maassa on omat säädöksensä siitä, mitä tietoja laskujen tulee sisältää. Tietyt laskukentät on määritetty pakollisiksi Basware PDF e-invoice for Receiving -palvelussa paikallisiin lakeihin perustuen. Jos lähettämältäsi laskulta puuttuu joku pakollisista kentistä, Basware ei toimita laskua asiakkaallesi vaan lasku hylätään. Laskusisältöjen tarkastus koskee vain tiettyjä maakohtaisia kenttiä. Tästä johtuen laskun lähettäjä on vastuussa siitä, että laskujen sisältö täyttää paikallisissa laeissa ja asetuksissa määritetyt vaatimukset. Voit tutustua maakohtaisiin vaatimuksiin osiossa Laskusisällöt eri maissa. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 11

2.4.3 Varmista, että käytät laskulla samaa laskupohjan asettelua ja laskutyyppiä kuin mitä käytit palvelun määrittelyvaiheessa Kun lähetät laskuja Basware PDF e-invoice for Receiving -palveluun, sinun tulee varmistaa että lähettämäsi laskut on laadittu samalla kielellä ja sisältävät samat laskukentät ja tiedot, joita käytit palvelun määrittelyvaiheessa Baswarelle lähettämissäsi laskuissa. Jos haluat tehdä muutoksia laskun sisältöön määritysvaiheen jälkeen, ota yhteyttä Baswaren asiakastukeen. Kaikista muutostöistä laskutetaan työtuntien ja materiaalikustannusten perusteella. 2.4.4 Varmista, että lasku täyttää palvelun vaatimukset Jokaisen laskun, jonka lähetät Basware PDF e-invoice for Receiving -palveluun, tulee: tukea PDF-versiota 1.4 tai tätä uudempaa versiota olla koneellisesti luettavissa ja laskuilta täytyy voida hakea sisältöä. olla laadittu tuetulla kielellä. Basware PDF e-invoice for Receiving tukee seuraavia kieliä: englanti, espanja, hollanti, italia, norja, portugali, puola, ranska, ruotsi, saksa, suomi, tanska, unkari ja viro. 2.4.5 Varmista, että laskun voi lukea koneellisesti Basware lukee palveluun lähetetyt laskut koneellisesti. Tämän vuoksi PDF-muotoiset laskut eivät saa sisältää laskun tietoja kuvamuodossa. 1. Avaa luomasi lasku. 2. Valitse yksi tai useampi laskurivi hiirellä. 3. Kopioi laskurivien tiedot leikepöydälle. 4. Liitä laskurivien tiedot tekstinkäsittelyohjelmaan, esimerkiksi Notepad, TextEdit, tai WordPad. Varmista, ettei laskutietoja ole talletettu PDF-tiedostoon kuvamuodossa. Kuvia ei voida lukea palvelussa koneellisesti ja PDF-muotoiset laskut, joissa laskudata on kuvamuodossa, hylätään automaattisesti. 2.4.6 Varmista, että laskun liitetiedostot noudattavat liitetiedostoihin kohdistuvia ohjeistuksia Jos liität viestiisi laskun liitetiedostoja, varmista että liitetiedostot noudattavat palvelun liitetiedostoihin kohdistuvia ohjeistuksia: Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 12

Voit lähettää ainoastaan PDF-muotoisia liitetiedostoja. Palvelu ei hyväksy muussa muodossa lähetettyjä liitetiedostoja. Nimeä liitetiedostot niin, että niiden tiedostonimessä on sana attachment, anhang, anlage, adjunto, annex, tai liite. Esimerkiksi attachment_112233.pdf. Jos liität sähköpostiviestiisi useita liitetiedostoja, Basware suosittaa että lähetät vain yhden laskun per sähköposti. Lisäohjeita saat osiosta Liitetiedostojen käyttö. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 13

3 Laskujen käsittely 3.1 Etsi asiakkaasi toimittajatietopaketti Asiakkaasi toimittajatietopaketti on kokoelma asiakirjoja, joissa useimmiten kerrotaan: asiakkaan organisaation eri yksiköt ja niiden verkkolaskuosoitteet asiakkaan laskujen sisältöön liittyvät vaatimukset osassa markkina-alueita vastaavuustaulukko, jossa luetellaan kyseisen markkinaalueen yleisimmät verkkolaskumuodot. 1. Kirjaudu Basware Network -verkkosivustoon. 2. Ylävalikossa, napsauta Palvelut. 3. Otsikon Laskujen lähettäminen alla, napsauta PDF e-invoice. 4. Napsauta Etsi asiakkaita. 5. Syötä asiakkaasi nimi Search -kenttään ja napsauta Haku. Hakuehtoja vastaavat asiakkaat näkyvät Hakutulokset-taulukossa. Löydät asiakkaasi toimittajatietopaketin Laskutusohjeet -sarakkeesta. 3.2 Etsi asiakkaan verkkolaskuosoite Voit lähettää PDF-muotoisia laskuja vain niihin verkkolaskuosoitteisiin, jotka asiakkasi on määrittänyt palveluun. Löydät asiakkaasi verkkolaskuosoitteet, joihin voit lähettää PDFmuotoisia laskuja, PDF e-invoice for Receiving -palvelun sivulta. 1. Kirjaudu Basware Network -verkkosivustoon. 2. Ylävalikossa, napsauta Palvelut. 3. Otsikon Laskujen lähettäminen alla, napsauta PDF e-invoice. 4. Napsauta Etsi asiakkaita. 5. Syötä asiakkaasi nimi Search -kenttään ja napsauta Haku. Hakuehtoja vastaavat asiakkaat näkyvät Hakutulokset-taulukossa. Löydät asiakkaasi verkkolaskuosoitteet, joihin voit lähettää PDF-muotoisia laskuja, Yrityksen PDF-laskuosoite -sarakkeesta. 3.3 Lähetä PDF-muotoinen lasku Ennen kuin lähetät laskun: Varmista, että laskun voi lukea koneellisesti Varmista, että lasku täyttää asiakkaasi vaatimukset Varmista, että lähetät laskun palveluun rekisteröidystä sähköpostiosoitteesta. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 14

1. Luo uusi sähköpostiviesti sähköpostiohjelmistollasi. 2. Liitä laatimasi PDF-muotoinen lasku sähköpostiviestiin. Voit lähettää yhdessä sähköpostiviestissä useita laskuja vain jos kaikki laskut on osoitettu samalle vastaanottajalle. Lisäohjeita laskutiedostojen nimeämisestä saat osiosta Liitetiedostojen käyttö. 3. Jos haluat lähettää asiakkaallesi laskun liitetiedostoja, liitä ne sähköpostiviestiin. Lisäohjeita liitetiedostojen nimeämisestä saat osiosta Liitetiedostojen käyttö. 4. Syötä Vastaanottaja -kenttään asiakkaasi PDF-laskuosoite. Esimerkiksi acme.ostaja@email.basware.com. Lisätietoja siitä, mistä löydät asiakkaasi PDF-laskuosoitteen, osiosta Etsi asiakkaan verkkolaskuosoite. 5. Lähetä sähköpostiviesti. Basware toimittaa asiakkaallesi sekä PDF-muotoisen laskun että laskudatan erillisenä tiedostona. Basware ilmoittaa sinulle sähköpostitse, jos laskun toimittaminen ei onnistu. Palvelu toimittaa laskut vastaanottajalle keskimäärin yhden arkipäivän aikana. Älä lähetä samaa laskua palveluun uudestaan. 3.4 View invoice statuses You can follow up invoices that you have sent with Basware e-invoice sending services on the Basware Network website. When you log in to Basware Network, you'll see a list of invoices that you have sent to your customers. You can check the status of each invoice on this view. If you are looking for a specific invoice, you can use search to limit the number of search results. 1. Avaa Asiakirjat -sivu Basware Network Sivun osoite on https://portal.basware.com/documents. 2. Syötä the invoice number Haku -kenttään. 3. Napsauta Haku. Palvelu näyttää hakuehtoja vastaavat The invoices Hakutulokset -taulukossa. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 15

Figure 2: Hakutulokset-taulukko 4. Voit lajitella hakutuloksia napsauttamalla Lajittele-painikkeita: Figure 3: Lajittele-painikkeet 5. Voit avata an invoice napsauttamalla sen otsikkoa Hakutulokset -taulukossa. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 16

4 Ilmaisia PDF-työkaluja Seuraava työkalulista on tarkoitettu vain esimerkiksi ja lisätiedoksi. Listan tarkoituksena ei ole suositella yhtäkään listattujen yritysten tarjoamista työkaluista. Basware Oyj ei vastaa yhdenkään listatun ohjelmiston kehityksestä tai jakelusta. Tästä johtuen Basware Oyj ei ota vastuuta välillisistä, epäsuorista tai muista vastaavista vahingoista, joita listattujen ohjelmistojen asentamisesta saattaa aiheutua. Voit todennäköisesti laatia koneellisesti luettavia PDF-laskuja jollakin nykyisistä ohjelmistasi. Jos et pysty laatimaan PDF-laskuja, voit ladata verkosta ilmaisen PDF-työkalun, jolla voit laatia PDF-laskuja: CutePDF Writer Kehittäjä Käyttöjärjestelmä Verkkosivu dopdf Kehittäjä Käyttöjärjestelmä Verkkosivu Microsoft Office -apuohjelma: Microsoftin PDF-tiedostona tallentaminen Kehittäjä Käyttöjärjestelmä Verkkosivu PDFConverter Desktop Kehittäjä Käyttöjärjestelmä Verkkosivu Acro Software Microsoft 1 Windows www.cutepdf.com Softland Microsoft Windows www.dopdf.com Microsoft Microsoft Windows www.microsoft.com Baltsoft Software Microsoft Windows www.freepdfconvert.com 1 Microsoft is a registered trademark of Microsoft Corporation in the United States and/or other countries. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 17

5 Ota yhteyttä Baswaren asiakastukeen Jos et löydä etsimääsi tietoa tästä ohjetekstistä, tutustu käytönaikaiseen ohjeeseen. Jos et löydä etsimääsi tietoa käytönaikaisesta ohjeesta, ota yhteyttä Baswaren asiakastukeen. Asiakastuki auttaa sinua sovelluksen käytössä ja välittää järjestelmän toimittajalle kaikki sovelluksia tai käyttöohjeita koskevat parannusehdotukset. Baswaren asiakastuen yhteystiedot löydät Basware Knowledge Base -verkkosivuilta. Voit ottaa yhteyttä Baswaren asiakastukeen myös napsauttamalla joka sivulla näkyvää Chatpainiketta. Painike avaa keskusteluikkunan jonka kautta voit lähettää kysymyksen Baswaren asiakastuelle englanniksi: Figure 4: Keskusteluikkuna Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 18

6 Ongelmanratkaisu ja usein kysytyt kysymykset Usein kysytyt kysymykset Näet vastaukset usein kysyttyihin kysymyksiin Basware Knowledge Base -verkkosivulta. Mistä saan lisätietoja palvelusta? Lisätietoja palvelusta saat Basware Knowledge Base -verkkosivulta. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 19

Appendix A A Liitetiedostojen käyttö Voit lähettää ainoastaan PDF-muotoisia liitetiedostoja. Palvelu ei hyväksy muussa muodossa lähetettyjä liitetiedostoja. Nimeä liitetiedostot niin, että niiden tiedostonimessä on sana attachment, anhang, anlage, adjunto, annex, tai liite. Esimerkiksi attachment_112233.pdf. Jos liität sähköpostiviestiisi useita liitetiedostoja, Basware suosittaa että lähetät vain yhden laskun per sähköposti. Jos sinun täytyy lähettää useita PDF-muotoisia laskuja ja laskujen liitetiedostoja yhden sähköpostiviestin liittenä, noudata seuraavia ohjeita: Varmista, että laskun liitetiedostot on nimetty niin, että niiden tiedostonimessä on sana attachment. Varmista, että jokainen laskun liitetiedosto linkittyy PDF-muotoiseen liikeasiakirjaan: Jos lähetät yksittäisen PDF-muotoisen liikeasiakirjan: liitetiedostot linkittyvät PDFmuotoiseen liikeasiakirjaan automaattisesti. Jos lähetät useita PDF-muotoisia liikeasiakirjoja: liitetiedostot linkittyvät PDFmuotoiseen liikeasiakirjaan, jos liitetiedostojen tiedostonimessä on PDF-muotoisen liikeasiakirjan nimi ilman tiedostopäätettä. Esimerkiksi, liitetiedosto document1_attachment.pdf linkittyy PDF-muotoiseen liikeasiakirjaan, jonka tiedostonimi on document1.pdf. Palvelu hyväksyy liitetiedostot, jos: Sähköpostiviestissä on vähintään yksi PDF-muotoinen liikeasiakirja. Jokainen liitetiedosto linkittyy yhteen PDF-muotoiseen liikeasiakirjaan. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 20

Table 1: Esimerkkejä liitetiedostojen nimistä: Liitetiedostot Hyväksyykö palvelu Huomattavaa some.pdf another.pdf attachment_for_some.pdf attachment_for_anot her.pdf some.pdf another.pdf an_attachment.pdf some.pdf another.pdf document_without_at tachment.pdf KYLLÄ Tässä viestissä on kaksi liikeasiakirjaa, some.pdf ja another.pdf Tässä viestissä on myös kaksi liikeasiakirjoihin linkittyvää liitetiedostoa: attachment_for_some.pdf linkittyy liikeasiakirjaan some.pdf attachment_for_another.pdf linkittyy liikeasiakirjaan another.pdf EI Tässä viestissä on kaksi liikeasiakirjaa, some.pdf ja another.pdf Tässä viestissä on yksi liitetiedosto, an_attachment.pdf, mutta liitetiedosto ei linkity kumpaankaan liikeasiakirjaan. KYLLÄ Tässä viestissä on kaksi liikeasiakirjaa, some.pdf ja another.pdf Tässä viestissä ei ole yhtään liikeasiakirjoihin linkittyvää liitetiedostoa. EI Viestin ainoassa liitetiedostossa on avainsana attachment ja järjestelmä tulkitsee täten tiedoston liikeasiakirjan liitetiedostoksi. Viestissä ei ole yhtään liikeasiakirjaa, johon liitetiedoston voisi linkittää. document.tif EI Sähköpostiviestissä ei ole yhtään PDFmuotoista liikeasiakirjaa tai liikeasiakirjan liitetiedostoa. Palvelu ei hyväksy.tif -muotoisia liitetiedostoja. some.pdf another.pdf attachment_for_some.pdf body.html KYLLÄ Tässä viestissä on yksi liikeasiakirja, document.pdf Tässä viestissä on myös kaksi liikeasiakirjan liitetiedostoa, some_attachment.pdf ja another_attachment.pdf, jotka linkittyvät automaattisesti liikeasiakirjaan. Palvelu ohittaa ja poistaa tiedoston body.html Jos et noudata liitetiedostoihin liittyvää ohjeistusta kun lähetät liikeasiakirjoja, palvelu hylkää lähettämäsi viestit. Palvelu lähettää tämän jälkeen sinulle viestin, jossa kerrotaan että lähettämäsi viesti on hylätty. Sinun tulee korjata viestin sisältö ja lähettää se uudelleen palveluun. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 21

Appendix B B Laskusisällöt eri maissa Yleistiedot FIN SWE NOR DEN NED GBR FRA GER POR ESP USA POL BEL SUI AUT ITA LAT Ylein en Laskunumero P P P P P P P P P P P P P * P P P * Verolasku / Verohyvityslasku (Ilmaiseen onko kyseessä veloittava vai hyvittävä lasku) Jos hyvityslasku, viite virheelliseen laskuun P P P P P P P P P P * P P * * P P * * * * P * * * * * * * P * * * * * * Laskun päiväys P P P P P P P P P P P P P P P P P P Eräpäivä * * * P * * P * * * * * * * * * * * Toimituspäivä * * * * P * P P * P P P P P P * E * Maksuehdot * * * * * * * * * * * * * * * * * * VIIVÄSTYSKORKO * * * * * * * * * * * * * * * * * * Valuutta P P * * P P P P P P * P P P P P P * Tilausnumero * * * * * * * * * * * * * * * * * * Sopimusnumero * * * * * * * * * * * * * * * * * * Asiakkaan viite * * * * * * * * * * * * * * * * * * Vapaavalintainen teksti * * * * * * * * * * * * * * * * * * Lähettäjän tiedot FIN SWE NOR DEN NED GBR FRA GER POR ESP USA POL BEL SUI AUT ITA LAT Ylein en Lähettäjän koko nimi P P P P P P P P P P P P P P P P P P Lähettäjän tunnus, oletusarvo * * * * * * * * * * * * * * * * * * Lähettäjän osoite P P P P P P P P P P P P P P P P P P Toimittajan ALV-tunnus sen ISO-standardin mukaisessa muodossa, jota noudattaen toimittaja toimitti tuotteet tai palvelut. Toimittajayrityksen ALVrekisteritiedot Toimittajaorganisaation tunnus (verkkolaskuosoite tai muu vastaava tunnus. Poimitaan tilauslomakeelta, eikä arvoa merkitä laskulta poimittavaksi) * P * P P P P P P P * P P P P P P * * * * * * * * * * * * * * * * * * * P * E * * * * * * * * * * * * * P * Toimittajan yhteystiedot * * * * * * * * * * * * * * * * * * Toimittaja veroedustaja (tarvittaessa) Lähettäjän tilinumero (paikallisessa muodossa) * * * * * * * * * * * * * * * * * * * P P * * * * * * * * * * * * * * * Tilinumero IBAN-muodossa P * E * * * * * * * * * * * * * * * SWIFT (BIC) * * * * * * * * * * * * * * * * * * Lähettäjän verkkolaskuosoite P * * * * * * * * * * * * * * * * * Maksuviite (Payment reference, OCR nummer, KID nummer) * * * * * * * * * * * * * * * * * * Maksajan viite * * * * * * * * * * * * * * * * * * Asiakkaan tiedot Asiakkaan koko nimi P P P P P P P P P P P P P P P P P P Asiakasnumero * * * * * * * * * * * * * * * * * * Asiakkaan osoite * * P P P P P P P P P P P P P P P * Vastaanottajan ALV-tunnus * * * * P P P P P P * P P * * P * * Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 22

Vastaanottajan verkkolaskuosoite P P P P P P P P P P P P P P P P P P Toimitusosoite * * * * * * * * * * * * * * * * * * Vastaanottajan yritystunnus * * E P * * * * * * * * * * * * Asiakkaan veroedustaja (tarvittaessa) * * * * * Ei sovel lettav issa * * * * * * * * * * Ostajan yhteyshenkilö * * * * * * * * * * * * * * * * Rivitasolta poimittavat arvot FIN SWE NOR DEN NED GBR FRA GER POR ESP USA POL BEL SUI AUT ITA LAT Ylein en Rivinumero * * * * P * * * * * * * P * * * * * Toimitusosoite * * * * * * * P * * * * * * * Tuotteen tai palvelun tunnus * * * * P * * * * * * * P * * * * Tuotteen tai palvelun kuvaus P * * P P P P P P P P P P P P P P * Toimitettujen tuotteiden lukumäärä tai tarjottujen palveluiden laajuus ja luonne. P * * P P P P P P P P P P P P P P * Tilausnumero * * * * * * * * * * * * * * * * * * Yksikköhinta (veroton) P * * P P P P P P P * P P * * P P * Yhteishinta (NETTO) * * * * P P P P P P * * P P P P P * ALV-% * * E P P * P P P P * * P P P P P * ALV:n määrä * * * * P * P P P P * * P P P P P * Yhteishinta (BRUTTO) * * * * P * * * * P P * * * * Yksikköhintaan sisältymättömät alennukset tai hyvitykset * * * * * * * * * * P * * * * P P * Alennuksen määrä * * * * * * * * * * * * * * * * Mittayksikkö * * * * P * * * * * * P P * * * P * Lähetysluettelon tunnus * * * * * * * * * * * * * * * * * * Asiakkaan tuotekoodi * * * * * * * * * * * * * * * * * * Yhteenveto FIN SWE NOR DEN NED GBR FRA GER POR ESP USA POL BEL SUI AUT ITA LAT Ylein en Nettosumma (Ilman ALV) P P P P P P P P P P P P P E P P P * Bruttosumma (Sisältäen ALV) P P P * P P P P P P P P P E * * * * Sovellettu ALV-/Muu veroprosentti Verotettavan määrän (Ilman ALV) erittely veroprosenttikohtaisesti Maksettavien verojen erittely veroprosenttikohtaisesti Maksettavien verojen määrä yhteensä P * * * P P P P P P * P P P P P * * * * * P P P P P P P * P P P P P * * * * * * P * * * P P P P P * * P P P P P P P P P P P P P P P P P P Pyöristyssumma * * * * * * * * * * * * * * * * * Vaihtokurssi * * * * * * * * * * * * * * * * * * Toissijainen valuutta * * * * * * * * * * * * * * * * * * Veron määrä toissijaisessa valuutassa Verokuvaus Jos tuote tai palvelu on vapautettu arvonlisaverosta tai asiakas on arvonlisäverovelvollinen (esimerkiksi käänteistä arvonlisäveroa käytettäessä) tai jos arvonlisäverovelvollinen henkilö toimii marginaaliverotuksen piirissä, kenttässä ilmoitetaan viittaus asianmukaiseen säännökseen tai muuhun asetukseen josta käy ilmi liiketoimeen liittyvä arvonlisäverovapaus, käytetty käänteinen ALV-mekanismi tai marginaaliverotus. * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * * P * * * * * * P Pakollinen. Lasku hylätään, ja hylkäyksestä ilmoitetaan lähettäjälle sähköpostitse, jos tämä kenttä on tyhjä. * Poimitaan tiedostosta. Jos tämä kenttä on ollut ensimmäisellä laskulla, jonka toimittaja on lähettänyt palveluun. Laskun tietojen tulee olla laskutiedostossa koneellisesti luettavassa muodossa. E Ehdollinen Baswaren maakohtaiset tiedot sisältävät yleisimmät tiedot joita kunkin maan laskuasiakirjoilla käytetään. Valitut kentät perustuvat useissa maissa ja eri aloilla käytettyihin yleisiin Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 23

laskustandardeihin ja käyttäjäkokemuksiin. Jos laskun vastaanottajan kotimaata ei ole erikseen listattu, vastaanottajat voivat silti käyttää palvelua ja alustaa, mutta he ovat itse vastuussa siitä, että palvelu vastaa heidän kotimaansa lakiin perustuvia ja muita vaatimuksia. Laskun vastaanottajan käyttämät tiedostomuodot ja rajapinnat, tai vastaanottajan käyttämä verkkolaskuoperaattori voivat rajoittaa käytettävissä olevan laskudatan määrää, ilman että Basware voi vaikuttaa asiaan. Jos tietty vastaanottaja, tietty toimiala tai tietyn maan lainsäädäntö vaatii tietoja, jotka eiväs sisälly Baswaren laskudataan, laskulle voidaan määrittää lisäsisältöjä. Lisäsisällöt toteutetaan ja niistä laskutetaan erikseen. Copyright 1999-2016 Basware Corporation. All rights reserved. 24