Työ- ja turvajalkineet Salon seudun koulutuskuntayhtymä (myöhemmin SSKKY) pyytää tarjouksia opiskelijoille ja henkilökunnalle hankittavista turva- ja työjalkineista kahden vuoden sopimusajalle, minkä jälkeen sopimusta voidaan tilaajan päätöksellä jatkaa alkuperäisin ehdoin yhdellä vuodella (optio). Hankinnasta tehdään puitesopimus jokaiseen osakokonaisuuteen (tuoteryhmään) yhden toimittajan kanssa. 1. Hankinnan kohde ja tuotteille asetetut ehdottomat vaatimukset SSKKY:n eri yksiköiden toimipisteet tilaavat turva- ja työjalkineista vaihtelevan tarpeen mukaan sopimuskauden aikana. Tarjouslomakkeella (liite 1) ilmoitettuja määriä tullaan käyttämään vain vertailussa. Määrät ovat suuntaa antavia, eivätkä sellaisenaan SSKKY:ää sitovia. Hankinnan arvioitu arvonlisäveroton kokonaisarvo sopimuskaudella on sitoumuksetta noin 50.000,00-80.000,00 sisältäen option. Tarjottavien turva- ja työjalkineiden tulee olla ammattikäyttöön suunniteltuja. Tarjottavien tuotteiden tulee myös tuotekohtaisesti täyttää tarjouslomakkeessa, tarjouspyynnön liite 1, ilmoitetut vaatimukset, sekä tarjouspyynnön liitteessä 2 asetetut minimivaatimukset tuotteille ja palveluille. 2. Hankintamenettely 3. Osatarjous Hankintamuotona käytetään avointa menettelyä. Kyseessä on kansallisen kynnysarvon ylittävä hankinta. Hankinnasta on julkaistu ilmoitus Hilma-ilmoituskanavalla 12.4.2017 (2017-009672). Osatarjoukset huomioidaan. Osatarjoukset on mahdollista jättää seuraavista osakokonaisuuksista/tuoteryhmistä: Tarjoajan on tarjottava tuoteryhmittäin kaikkia tuoteryhmässä liitteessä 1. pyydettyjä tuotteita. Tuoteryhmä 1. (turvajalkineet alla oleville ammattialoille) - kone- ja metalliala - auto- ja kuljetusala - sähkö- ja elektroniikka-ala - rakennusala - puuala - kiinteistön huoltoala - maanrakennusala - pintakäsittelyala - muut työvaatteet Tuoteryhmä 2. (työjalkineet alla oleville ammattialoille) - ravintola-ala ja ravitsemusala - laitoshuolto-/puhdistuspalveluala
4. Vaihtoehtoinen tarjous Vaihtoehtoisia tarjouksia ei hyväksytä. 5. Tarjoukselle ja tarjoajalle asetetut vähimmäisvaatimukset Tarjoajalla tulee olla riittävät taloudelliset, tekniset ja muut edellytykset hankinnan toteuttamiseksi. Tarjoaja, joka syyllistyy olennaisesti väärien tietojen antamiseen toimittaessaan alla mainittuja tietoja tai, joka ei asetetussa määräajassa toimita pyydettyä selvitystä, suljetaan tarjouskilpailusta pois. Hankittavaa tavaraa koskevat hintatiedot ja alennusprosentteja koskevat tiedot on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 1. Tarjoajaa koskevat vähimmäisvaatimukset sekä tarjoajilta edellytetyt selvitykset on esitetty tarjouspyynnön liitteessä 2. Liitteet 1 ja 2 ovat tarjouslomakkeita ja ne on toimitettava hankintayksikölle täytettyinä tarjouksen mukana. Tarjouksen on oltava sisällöltään tarjouspyynnön ja sen liitteiden mukainen. Tarjouksen on sisällettävä kaikki tarjoajien ja tarjousten arvioinnissa sekä tarjousten vertailussa tarvittavat pyydetyt tiedot. Tarjoukseen ei saa liittää tarjoajan omia tarjouspyynnön vastaisia ehtoja. Hankintayksiköllä on velvollisuus hylätä tarjous, joka on tarjouspyynnön vastainen ja siten vertailukelvoton. Tarjous ja tarjouspyynnön liitteinä olevat tarjouslomakkeet annetaan täytettyinä kirjallisina suomen kielellä. Tarjoajan muut liitteet (esim. esitteet) voivat olla suomen- tai englanninkielisiä. Tarjoukseen tulee liittää voimassa olevat hinnastot tarjotuista tuotteista ja tuoteryhmistä tai tarjouksessa tulee selkeästi ilmoittaa esim. Internet-osoite. josta ne ovat saatavissa. Hinnastot tulee toimittaa sähköisesti (word-, exel- tai pdf- muodossa), mikäli ne eivät ole Internetistä saatavissa. Tarjoajan tulee sitoutua noudattamaan julkisten hankintojen yleisiä sopimusehtoja (JYSE 2014 tavarat) mikäli tarjouspyynnössä tai sopimuksessa ei muuta edellytetä. Jättämällä tarjouksen tähän tarjouspyyntöön tarjoaja hyväksyy tarjouspyynnössä ja sen liitteenä olevissa asiakirjoissa olevat ehdot. Tarjouksen tulee olla voimassa vähintään kolme (3) kuukautta tarjouspyynnössä ilmoitetusta tarjousten viimeisestä jättöpäivästä lukien.
6. Tarjoushinnat 7. Maksuehto Tarjoushinnat tulee ilmoittaa arvonlisäverottomina yleisen hinnaston hintoina tarjouksen tarjouslomakkeella, tarjouspyynnön liite 1. Tarjouslomakkeella tulee ilmoittaa myös hinnastoista annettavat alennusprosentit tuotteille. Tuotehinnasto ja kuvasto jalkineista tulee liittää mukaan tarjoukseen tai tarjouksessa tulee selkeästi ilmoittaa esim. Internet-osoite. josta ne ovat saatavissa. Hinnastosta on ilmettävä tuotteen hinta ja siitä myönnettävä alennusprosentti ja hinnaston päivämäärä. Alennusprosenttien tulee olla voimassa kiinteinä koko sopimuskauden. Tarjouslomakkeen tuotteiden ja hinnaston muutokset hyväksytään ainoastaan silloin, kun ne perustuvat viranomaisen päätöksiin ja todistettavasti toimittajasta riippumattomiin erityisiin muutostarpeisiin. Tällaisena erityisenä syynä voidaan pitää merkittäviä muutoksia esim. työvoimakustannuksissa tai maailmanmarkkinoiden raaka-aineiden hinnoissa. Perustelluista hinnan muutoksista on ilmoitettava viimeistään tilauksen yhteydessä Salon seudun koulutuskuntayhtymälle sopimuksen yhteyshenkilölle. Perusteettomia hinnankorotuksia sopimuskaudella ei hyväksytä. Tilaaja on oikeutettu käyttämään hyväkseen kampanja- ym. sesonkiluonteiset alennukset siinä tapauksessa, että sopimushinta olisi korkeampi kuin kampanjahinta. Mikäli valitun toimittajan yleinen hinnasto muuttuu niin, että toimituspäivän hinnoittelutavan mukainen hinta olisi tilaajalle tarjous- tai tilaushintaa edullisempi, toimittaja soveltaa laskutuksessa toimituspäivän mukaista hinnoittelua. Hinnat ja mahdolliset alennukset koskevat myös tuotteen uusia versioita. Optiokauden osalta toimittaja voi ehdottaa alennusprosenttien muuttamista vain toimittajasta itsestään riippumattomia olennaisia muutoksia vastaavasti. Toimittajan on ilmoitettava tilaajalle alennusprosenttien muuttamisesta kirjallisesti vähintään neljä (4) kuukautta ennen mahdollisen optiokauden alkamista. Toimittajan on esitettävä tilaajalle asianmukainen kirjallinen selvitys kustannusten kehityksestä. Hinnan varaumia eikä pientoimitus yms. lisiä hyväksytä. Maksuaika on 21 pv netto hyväksyttävän laskun saapumisesta tilaajalle. Viivästyskorko on enintään korkolain 4 :n 1 mom. mukainen. 8. Toimitusaika Tarjouksessa tulee ilmoittaa (liite 1.) tuotteiden toimitusaika tilauksesta. Tilaus on vahvistettava kolmen arkipäivän sisällä tilauksen vastaanottamisesta. Tarjoajan on huomioitava, seuraavat toimituksiin liittyvät, tilaajan eritysvaatimukset:
9. Toimitusehto Tarjouspyyntö 12.4.2017 - Tuoteryhmässä 1 jalkineista noin 60 % pyritään tilaamaan ennakkoon viikolla 23 25 ja toimitus viimeistään vko 32-33 vuosittain, muut tilaukset tarpeen mukaan. - Tuoteryhmän 1 jalkineista on Tilaajalla oltava käytössä sovitussarja koko sopimuksen ajan. - Tuoteryhmässä 2. jalkineita tilataan suurempina eriä noin 2 5 kertaa vuodessa. Yksittäisiä tilauksia tilaaja tekee tarpeen mukaan. - Tuoteryhmän 2 jalkineista on oltava tilaajan käytössä sovitussarja tarpeen mukaan tai yrityksen edustaja paikan päällä sovittamassa jalkineet ja ottamassa tilaukset vastaan. Vuosittaisia sovituskertoja 4-5 kpl. Tuotteet tulee toimittaa perille (TOP) tilaajan ilmoittamiin Salon seudun koulutuskuntayhtymän eri toimipisteisiin, toimipisteitä on 3 kpl. 10. Toimittajan oman alan ehdot Tarjoajan omien toimitusehtojen tai alan yleisten toimitusehtojen liittäminen tarjoukseen saattaa johtaa tarjouksen hylkäämiseen niissä olevien tarjouspyynnön vastaisten ehtojen (esim. hintavaraumien ja poikkeavien maksuehtojen) vuoksi. Omia sopimusehtoja ei voi esittää tarjouksessa. 11. Tarjoajan ja tarjouksen kelpoisuus ja tarjousten vertailu Tarjousten avaamisen jälkeen määräajassa saapuneet tarjoukset tarkistetaan ja arvioidaan. Tarjouskilpailu ratkaistaan annettujen tarjousten perusteella. Tarjousten arviointi ja vertailu toteutetaan kolmessa vaiheessa: 1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi 2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen 3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu 11.1. Tarjoajien kelpoisuuden arviointi Arviointi- ja valintaprosessin ensimmäisen vaiheen tarkoituksena on selvittää tarjoajan edellytykset suoriutua hankinnan toteuttamisesta. Tätä arvioidaan liitteessä 2. esitetyillä tarjoajalle asetetuilla kelpoisuusvaatimuksilla. Tarjouskilpailusta suljetaan pois sellaiset tarjoajat, joita koskee hankintalain 80 :n mukainen poissulkemisperuste. Tarjouskilpailusta voidaan sulkea pois tarjoajat, jotka ovat laiminlyöneet verojen tai lakisääteisten sosiaalimaksujen suorittamisen tai joita koskee muu hankintalain 81 :n mukainen poissulkemisperuste. 11.2. Tarjousten tarjouspyynnön mukaisuuden tarkistaminen Arviointi- ja valintaprosessin toisessa vaiheessa arvioidaan ensimmäisen vaiheen läpäisseiden tarjoajien tarjoukset. Tarjouksia tarkistetaan suhteessa niihin vaatimuksiin, joita ostettavilta tuotteilta edellytetään. Tarjouspyyntöä vastaamattomat tarjoukset hylätään.
11.3. Tarjousten kokonaistaloudellisen edullisuuden vertailu ja tarjouksen valinta Vertailuperusteena on halvin hinta. Tarjoaja, joka on tehnyt tuoteryhmään halvimman tarjouksen, valitaan tuoteryhmän puitesopimustoimittajaksi. 12. Päätöksestä ilmoittaminen Hankintapäätös toimitetaan sähköpostitse tiedoksi kaikille tarjoajille. Toimittaja ilmoittaa yhteystietonsa liitteellä 2. Hankinta edellyttää hankintapäätöksen lisäksi erikseen tehtävää kirjallista sopimusta. Hankintayksikköä sitova hankintasopimus ei synny hankintapäätöksellä vaan vasta erikseen tehtävällä kirjallisella sopimuksella. Hankintasopimusluonnos on tarjouspyynnön liitteessä 3. Päätös voi muuttua tehdyn muutoshakemuksen, oikaisuvaatimuksen tai ylemmän viranomaisen otto-oikeuden perusteella. 13. Sopimus Hankintapäätös voidaan panna täytäntöön ja sopimus, jonka ehtoihin tarjoajan tulee sitoutua, voidaan tehdä aikaisintaan 14 päivän kuluttua siitä, kun tarjoaja on saanut tai hänen katsotaan saaneen tiedoksi päätöksen ja muutoksenhakuosoituksen edellytyksellä, että hankintapäätös on saanut lainvoiman. Hankinnasta tehdään kirjallinen sopimus. Ostajaa sitovat tilaukset tehdään erikseen. Sopimuksessa noudatetaan JYSE 2014 TAVARAT ehtoja. SSKKY:ää sitova sopimus hankinnan kohteesta syntyy vasta kun molemmat osapuolet ovat allekirjoittaneet hankintasopimuksen. Optio tulee voimaan valittujen toimittajien kanssa, mikäli SSKKY päättää jatkaa sopimuskautta. Päätös sopimuksen jatkamisesta (optio) tehdään kolme (3) kuukautta ennen sopimuskauden päättymistä. Optiokaudelle tehdään erillinen sopimus. Mahdolliset erimielisyydet pyritään ratkaisemaan ensisijaisesti keskinäisin neuvotteluin. Mikäli neuvotteluissa ei päästä sopijapuolia tyydyttävään lopputulokseen, sopimuksesta aiheutuvat tai siihen liittyvät riitaisuudet ratkaistaan ensimmäisenä oikeusasteena Varsinais-Suomen käräjäoikeudessa. 14. Hankinnassa noudatettavat asiakirjat Hankinnassa noudatettavat asiakirjat noudattamisjärjestyksessä: 1. Sopimus 2. Hankintapäätös 3. Tarjouspyyntö liitteineen 4. Julkisten hankintojen yleiset sopimusehdot, JYSE 2014 tavarat, 5. Tarjous liitteineen.
15. Asiakirjojen julkisuus Viranomaisten toiminnan julkisuudesta annetun lain perusteella tarjoukset ovat pääsääntöisesti julkisia sopimuksenteon jälkeen, asianosaisille jo päätöksenteon jälkeen. Siksi tarjoukset on pyrittävä laatimaan siten, etteivät ne sisällä liikesalaisuuksia. Jos liikesalaisuuksien sisällyttäminen tarjouslomakkeella tehtyyn tarjoukseen on välttämätöntä, on ne lueteltava erillisellä, SALAINEN -otsikoidulla liitteellä. Hinta ei lähtökohtaisesti ole liikesalaisuus. Hankintayksikkö harkitsee tapauskohtaisesti, ovatko liikesalaisuuksiksi ilmoitetut tiedot lain mukaan salassa pidettäviä. 16. Tarjouksen toimitusosoite Sitova tarjous liitteineen tulee toimittaa suljettuna lähetyksenä viimeistään 3.5.2017 klo 12.00 osoitteeseen: Salon seudun koulutuskuntayhtymä Taloustoimisto Taitajankatu 6 24240 SALO Kuoreen merkintä: Tarjous: Turva- ja työjalkineet Tarjoajia pyydetään lisäksi toimittamaan tarjouksen kanssa samassa kirjekuoressa tarjous ja mahdollisuuksien mukaan sen liitteet sähköisessä muodossa muistitikulle. Tarjousasiakirjat ja niiden liitteiden tulee olla tallennettu yleisimmillä toimisto-ohjelmilla luettavaan muotoon esimerkiksi.doc/.docx, xls./.xlsx /.pdf,.ppt/.pptx tai.jpeg tiedostoiksi. Jos sähköisen ja paperiversiona toimitetun tarjouksen välillä on ristiriita, noudatetaan tarjouksen paperiversiota. 17. Muut ehdot Hallintolain (434/2003) 17 :n mukaan lähettäjän on huolehdittava siitä, että tarjous saapuu viranomaiselle määräajassa. Määräajan jälkeen saapunut tarjous suljetaan tarjouskilpailun ulkopuolelle ja palautetaan avaamattomana lähettäjälle. Mikäli saaduista tarjouksista yksikään ei vastaa tarjouspyyntöä hankintayksikön edellyttämällä tavalla, taikka olosuhteet tarjouskilpailun aikana muuttuvat sellaisiksi, ettei hankintayksikkö voi tarjouskilpailun tuloksia hyödyntää, hankintayksikkö voi keskeyttää hankintamenettelyn osittain tai kokonaan. SSKKY ei maksa korvausta tarjouksen tekemisestä.
18. Hankintaan liittyvät kysymykset Tarjouspyyntö 12.4.2017 Mahdolliset hankintaan liittyvät kysymykset on esitettävä suomen kielellä viimeistään 21.4.2017 sähköpostitse osoitteella hankinnat@sskky.fi. Viestin otsikkoon merkintä: "Lisätietopyyntö: Turva- ja työjalkineet" Puhelimitse esitettyihin kysymyksiin ei vastata, vaan tarjoajan tulee esittää kysymyksensä edellä esitetyllä tavalla. Vastaukset kysymyksiin julkaistaan SSKKY:n www-sivuilla osoitteessa: http://www.sskky.fi/kuntayhtyma/hankinnat 24.4.2017 mennessä. Toimittajan tulee ottaa huomioon nämä asiat tarjouksessaan ja varmistaa, että hänellä on käytössään 24.4.2017 päivitetyt tarjouspyyntöasiakirjat. Vain kirjallisesti annetut täydennystiedot ovat hankintayksikköä sitovia. 19. Allekirjoitus ja liitteet Salon seudun koulutuskuntayhtymä Olli-Pekka Juhantila kuntayhtymän johtaja Liitteet: 1. Tarjouslomake sähkötarvikkeet hintoja ja alennusprosentteja koskevat tiedot (palautetaan tarjouksen liitteenä) 2. Tarjoajaa sekä tavaraa ja palveluja koskevat vähimmäisvaatimukset ja edellytetyt selvitykset (palautetaan tarjouksen liitteenä) 3. Sopimusluonnos 4. JYSE 2014 tavarat löytyvät osoitteesta http://vm.fi/documents/10623/307565/jyse+tavarat/2d3cdb9b- 1c4c-4dcd-9ee2-0aa282115c45