Käsikirja Mekonomen MekoEasy Korjaamo Lokakuu 2010 / InfoEasy versio 2.11 Sivu 1 / 84
Sisällysluettelo 1. Johdanto... 4 1.1. MekoEasyn käyttö... 4 1.3 Näppäimistön ja pikavalikkojen käyttö... 7 1.4 Nopea pääsy tärkeimpiin tehtäviin... 8 2. MekoEasyn rekisterit /määritys & päivitys... 9 2.1. Ajoneuvo... 9 2.2. Muokatut ajoneuvotiedot... 15 2.3. Asiakkaat... 15 2.4. Alennusmatriisi... 19 2.5. Tuote... 19 2.6. Työt... 25 2.7. Mekaanikot... 26 2.8. Käsittelijät... 27 2.9. Kassamoduuli - asetus... 28 3. Tilauskäsittely ja laskutus... 30 3.1. Tilausrekisteröinti... 30 3.2. Tilausten hyvitys... 35 3.3. Tekemättömät työt... 37 3.4. MekoTech SYS-liitäntä... 37 3.5. Tilauksen / tilausrivien kopiointi... 46 3.6. Tilausrivien ryhmittely... 48 3.7. Tilausrivien siirto... 49 3.8. Tilauksen / tilausrivien poisto... 50 3.9. Tilauskysely... 51 3.10. Omavastuu... 52 3.11. Laskutus... 55 4. Kassamoduuli... 55 4.1. Kassamoduulin käyttö... 55 4.2. Kassaselvitys... 59 Sivu 2 / 84
5. Leimaus / aikarekisteröinti... 61 5.1. Sisäänleimaus... 61 5.2. Ulosleimaus... 63 5.3. Päätä päivä... 65 5.4. Leimauskorjaukset... 66 6. Laskutusajo... 68 7. Tarjoustilaus... 69 7.1. Laadi tarjoustilaus... 69 7.2. Siirrä tavalliseen tilaukseen... 70 8. Osto... 70 8.1. Tilauksen laatiminen asiakastilauksen pohjalta... 70 8.2. Suora tilauksen luominen... 73 8.3. Tilausehdotuksen laatiminen... 75 8.4. Tavaranvastaanotto (varastonsäätely)... 77 9. Raportointi... 79 9.1. Mekaanikkotilasto... 79 9.2. Myyntitilasto... 80 9.3. Aikamoduulin raportit... 81 10. Kirjanpito (ks. MekoEasy Korjaamon käsikirjan liite)... 84 Sivu 3 / 84
1. Johdanto Tämä on MekoEasy-talousohjelman dokumentaatio Mekonomen korjaamoille. Dokumentaatiota kehitetään edelleen yhteistyössä Mekonomenin kanssa. 1.1. MekoEasyn käyttö Järjestelmän Näytöillä on vakioasetukset, jotka sisältävät seuraavat elementit: Järjestelmän vakionäytön elementit 1. Valikkorivi 2. Työkalurivi 3. Tehtäväpuu 4. Erotin 5. Vinkit: Pidä osoitinta erotinlinjan päällä, kunnes osoitin muuttuu täksi symboliksi:. Voit nyt työntää erotinlinjaa oikealle tai vasemmalle, sen mukaan kuinka suuren osan Tehtäväpuusta haluat nähdä. Tehtäväpuu Tehtäväpuun avulla voidaan nähdä järjestelmään asennetut moduulit ja tehtävät, joita sinä voit käyttää. Sivu 4 / 84
Tehtävät löydät jälleen komentoina valikkoriviltä. Himmeämmät valikkovalinnat ovat tehtäviä, joita sinulla ei ole oikeus suorittaa. Nämä tehtävät eivät myöskään näy näytön tehtäväpuussa. Tätä hakemistopuuta käytetään siirtymiseen eri tehtävien välillä. Puurakenteen alakohdat saadaan esiin napsauttamalla elementin edessä olevaa plus-merkkiä. Mikäli ruudussa on miinusmerkki, tarkoittaa se, ettei alaelementtejä ole enempää. Voit piilottaa alaelementit napsauttamalla ruutua uudelleen. Napsauta plusmerkkiä saadaksesi alakohdat näkyviin. Mikäli hakemistopuuta ei näytetä, napsauta lehteä Käyttäjä näytön vasemmassa alakulmassa. Mikäli lehdet Käyttäjä ja Tehtävät eivät ole näkyvissä, valitse kohta Tehtävät valikosta Ikkuna. Valikkorivi Näytön yläreunassa näet valikkorivin. Se sisältää sovelluksen valintamahdollisuuksien pääkohdat. Saat alakohdat näkyviin napsauttamalla valikkovalintaa. Tässä näet kohdan Tiedot alakohdat. Himmeät alakohdat eivät ole juuri nyt käytettävissä. Osoita haluamaasi valintaa ja paina Enter. Sivu 5 / 84
Työkalurivi Työkalurivistä löydät rivin painikkeita, jotka vastaavat usein käytettyjä komentoja. Nämä ovat ensisijaisesti Tiedot-valikkoon kuuluvia komentoja. Vasemmalta oikealle: Työkalurivin painikkeet vasemmalta oikealle Uusi tietue Tallenna tietue Tulosta Poista tietue Peru viimeisin toiminto Siirry ensimmäiseen tietueeseen (tuettu vain joissakin näytöissä) Siirry edelliseen tietueeseen (tuettu vain joissakin näytöissä) Siirry seuraavaan tietueeseen (tuettu vain joissakin näytöissä) Siirry viimeiseen tietueeseen (tuettu vain joissakin näytöissä) Hae Seuraava ikkuna Ohje Mikä tämä on? (tuettu vain joissakin näytöissä) Vinkki! Voit siirtää työkalurivi nhaluamaasi paikkaan näytöllä, jotta toiminnot olisivat käytettävissäsi mahdollisiman vaivattomasti. Vedä työkalurivin oikeassa reunassa olevaa harmaata aluetta ja siirrä työkalurivi haluamaasi paikkaan. Kaikki painikkeet eivät ole aina käytettävissä. Se mitkä painikkeet ovat käytettävissä, riippuvat siitä missä osassa järjestelmää olet. Ne painikkeet, jotka eivät ole aktiivisia on himmennetty. Välilehdet Kun valitset kattavan tehtävän, näyttö jakautuu useisiin kuviin. Nämä on järjestetty kuten kortistokortit, joiden lehdestä näet tiedot. Esimerkiksi tuotteiden tiedot on jaettu viidelle välilehdelle. Sivu 6 / 84
Napsauttamalla välilehteä Hinnat, saat mahdollisuuden päivittää hintatiedot. Napsauttamalla välilehteä Tekstit, voit päivittää tuotekuvauksia ym. Kun tässä käsikirjassa kuvaillaan tiettyihin näyttöihin liittyviä aiheita, löydät kuvaa koskevan välilehden marginaalista. Kenttätietojen päivitys Kun olet muuttanut kuvan arvoja, näyttö lukitaan kunnes tallennat tai peruutat tekemäsi muutokset. 1.3 Näppäimistön ja pikavalikkojen käyttö Suosittelemme, että käytät näppäimiä mahdollisimman paljon ja minimoit hiiren käytön. Näin vältytään rasitusvammoilta ja lisätään rekisteröintinopeutta. Näppäimistön käyttö Kaikissa näyttökuvissa voit siirtyä kenttien välillä Tab-näppäimen avulla. Tilausrekisterinäytössä voit käyttää Enter-näppäintä siirtymiseen kenttien välillä. Voidaksesi suorittaa rekisteröintityön tehokkaasti, voit käyttää valikkovalintojen ja hiirellä navigoinnin sijaan pikanäppäimiä. Lisäksi on olemassa useita pikavalikkoja, joiden avulla voit liikkua järjestelmän eri osien välillä. Toimintojen valinta pikavalikoista Pikavalikot ovat valikoima toimintoja, jotka on sidottu tiettyihin tehtäviin ja jotka näytetään tilanteissa, joissa tarvitset niitä. Napsauta kenttää tai ikkunaa hiiren oikeanpuoleisella näppäimellä. Jos se on liitetty kentän tai ikkunan pikavalikkoon, näytetään sen valikkona, josta voit valita toiminnon tavalliseen tapaan. Pikavalikko löytyy esimerkiksi alennusmatriisin päivityskuvasta. Sivu 7 / 84
Pikanäppäinten ja toimintonäppäinten käyttö Päivityksen aikana voidaan käyttää seuraavia näppäinyhdistelmiä: Ohje F1 Vapauta tilaus F6 Peruuta Ctrl + Z Uusi tietue Ctrl + N Tallenna tietue Ctrl + S Tietueen poisto Ctrl + D Etsi tietueet Ctrl + B Ensimmäinen tietue Ctrl + Home Viimeinen tietue Ctrl + End Edellinen tietue Ctrl + PageDown Seuraava tietue Ctrl + PageUp 1.4 Nopea pääsy tärkeimpiin tehtäviin Suoritat varmasti osan tehtävistä useammin kuin muut tehtävät. Voit koota nämä tehtävät kuvakkeina tehtäväikkunan välilehdellä Tehtävät. Kun olet lisännyt tehtävät tähän, sinun tarvitsee vain napsauttaa kuvaketta siirtyäksesi oikealle näytölle. Järjestelmän hakumenetelmät Järjestelmässä hakuehdoiksi voidaan valita tilaus, asiakas, tuote, postinumero ym. Kiikareiden kuva näytöllä ilmaisee hakumahdollisuuden. Kun napsautat kiikarikuvaketta, esiin tulee kenttä, johon voit syöttää hakuehdot. Hakukenttä vaihtelee asiayhteyden ja haettavan kohteen mukaan. Usein voit myös valita koskeeko haku yksittäistä kenttää, tiettyä aikaväliä tai useita kenttiä. Mikäli haettava kenttä koostuu useista välilehdistä, voit hakea kaikista välilehdistä. Tämä tarkoittaa sitä, että voit valita eri välilehtien hakukenttiä. Valitsemalla hakuehdot määrität hakusuodattimen. Mitä useampia hakuehtoja määrität, sitä "tiheämpi" suodattimesta tulee. Näin saat tarkemman hakutuloksen. Voit lajitella hakutuloksen, säätää sarakkeita ja tulostaa hakutuloksen. Haku käynnistetään painamalla Enter-näppäintä. hae Sivu 8 / 84
Nuppineula Kun alat käyttää järjestelmää aktiivisesti, tulet todennäköisesti hyppäämään yhdestä hausta toiseen. Ehkäpä haet ensin asiakasta ja sen jälkeen tuotteita. Joissakin hakukentissä on painike, joka on merkitty punaisella nuppineulalla. Ajattele, että otat jonkin haun tuloksen ja ripustat sen ilmoitustaululle myöhempää käyttöä varten. Kun painat nuppineulaa, järjestelmä tallentaa haun tuloksen ja palatessasi seuraavan kerran samaan kenttään, saat nähdä tiedot, jotka halusit muistaa. pane muistiin 2. MekoEasyn rekisterit /määritys & päivitys 2.1. Ajoneuvo Ajoneuvo määritellään ja päivitetään valikkokohdassa lasku päivitys ajoneuvo. Kenttään ajoneuvoid annetaan ajoneuvon rekisterinumero, jolloin ajoneuvon tiedot tulevat esiin. Ajoneuvorekisteri on MekoEasyn käyttäjien yhteisessä käytössä ja se sisältää tiedot siitä, mistä maasta ajoneuvo on kotoisin. Mikäli ajoneuvo on jo entuudestaan tietokannassa, ilmoittaa MekoEasy tästä samalla kun sen antaa mahdollisuuden luoda ajoneuvo eri rekistereistä saatujen hakujen perusteella, annettujen asetusten mukaan. Vahvista painamalla ok ja hakuarvot näytetään seuraavassa ikkunassa. Sivu 9 / 84
Jos joitakin kenttiä ei ole liitetty yhteen, voidaan se tehdä napsauttamalla painiketta "Uusi" (kuten yllä olevassa kuvassa). Tämän jälkeen ajoneuvo lisätään tietokantaan napsauttamalla Määritä. Vinkki! Uusi-painike on sama koko MekoEasy-ohjelmassa. Sitä käytetään työmääräysten, uusien asiakkaiden, uuden ajoneuvon ym. määrittelemiseen. Ajoneuvon määrittämisen jälkeen se voidaan liittää asiakkaaseen. Se tehdään välilehdellä asiakastiedot. Napsauta hakupainiketta etsiäksesi olemassa olevan asiakkaan tai napsauta uusipainiketta asiakkaan määrittämiseksi. Uuden asiakkaan luominen on kuvattu luvussa 3.3. Sivu 10 / 84
Yhteisen ajoneuvorekisterin yhteydestä voidaan erottaa Vapaateksti, joka liitetään ajoneuvoon. Alla olevassa kuvassa on näytetty tämä. Tekemättömiä töitä ajoneuvolla Välilehdelle merkitään tiedot töistä kohdista jne. jotka tulee tarkistaa, kun ajoneuvo seuraavan kerran tulee korjaamolle. Tiedot voidaan päivittää tilakoodilla, tällaisia ovat Akuutti / Merkintä työmääräyksessä / Voi odottaa seuraavaan huoltoon asti. Tekemättömät työt rekisteröidään ajoneuvolle ja ne voidaan hakea uutta työmääräystä laadittaessa. Sivu 11 / 84
Ajoneuvon historia Ajoneuvon historia voidaan tulostaa ajoneuvon päivityksessä sekä välilehdellä Historia. Siirry välilehdelle ja napsauta työkalurivin tulostinkuvaketta. Tulostus voidaan tehdä 2 eri tavalla: Ruudukon tietojen tulostus Yksityiskohtainen tulostus ko. tilauksista Näytämme ensin vaihtoehdon, jossa tulostetaan ruudukon tiedot. Tällä tavalla saadaan tulostettua historia, joka sisältää tilauskohtaiset kokonaissummat. Seuraavassa esimerkissä esitetään tuloste, joka koskee tiettyä aikaväliä. Sivu 12 / 84
Tuloste sisältää ko. ajoneuvoa koskevia yksityiskohtia sisältäen kunkin tilauksen tilausrivit. Sivu 13 / 84
Ajoneuvon haku Hakukenttä saadaan esiin napsauttamalla kiikareita. Hakukentässä on useita välilehtiä, joiden suodattimet voidaan sisällyttää samaan hakuun. Esimerkki: Etsi ajoneuvo asiakkaan perusteella. Napsauta kiikareita. Siirry välilehdelle asiakas/käyttäjä. Anna osa asiakasnimestä (auto esimerkissä alla) kenttään asiakasnimi. Paina enter-painiketta tai napsauta "valitse" avataksesi ajoneuvon. Sivu 14 / 84
2.2. Muokatut ajoneuvotiedot Muokattujen ajoneuvotietojen asetukset on keskitetty. Ne sisältävät yleensä ajoneuvoon liittyviä tietoja, jotka halutaan tallentaa, mutta jotka eivät sisälly ohjelman vakiokenttiin. 2.3. Asiakkaat Tavallisesti asiakkaat määritetään ajoneuvon määrittämisen tai tilausrekisteröinnin yhteydessä. Asiakkaiden päivitys tapahtuu valikkokohdassa lasku päivitys asiakastiedot. Alla käymme läpi uuden asiakkaan luomisen. Napsauta "uusi"-painiketta ja seuraava näyttö tulee esiin. Uudet asiakkaat tulee aina liittää pohjaan. Pohja sisältää kyseessä olevan asiakasryhmän hallintatiedot. MekoEasy sisältää seuraavat pohjat: Anna asiakkaan nimi Paina OK ja täytä asiakastiedot. Sivu 15 / 84
Postinumero/-toimipaikka voidaan hakea hakupainikkeen avulla tai syöttää suoraan. Tallenna asiakas painamalla levykettä. ( Tai Ctrl + S ) Asiakas on nyt luotu mallin mukaisesti eikä tilaustiedot-välilehden tietoja tarvitse täyttää. Norja: Haku Puhelinluettelosta. (oma moduuli) Asiakkaan tiedot voidaan hakea napsauttamalla ikkunassa kohtaa "L..". Merkitse haluttu rivi. Kuvaa napsauttamalla voidaan valita kirjanpitotiedot, jolloin nähdään asiakkaan julkiset kirjanpitoluvut. Luo asiakas napsauttamalla Ok. Sivu 16 / 84
Asiakasehdot Mikäli asiakkaan ehdot poikkeavat annetusta mallista, merkintään nämä tilaustietoihin. Tässä määritetään tuleeko asiakkaalle koontilasku, liittyykö asiakas alennusmatriisin, erityinen tuntihinta ja mahdollinen kiinteä alennus tuotteista töiden yhteydessä. Alennusten kohdalla voidaan käyttää useita erilaisia menetelmiä. MekoEasy mahdollistaa useat erilaiset myyntihintatyypit. Voidaan myös luoda alennusmatriisi, joka sisältää asiakas- ja tuotekoordinaatit, jotka antavat samasta tuotteesta erilaisia alennuksia eri asiakkaille. On myös mahdollista antaa kiinteä alennusprosentti tuotteista ja toinen alennusprosentti töistä. Asiakkaalle voidaan antaa myös erityinen tuntihinta tehdyistä töistä. Ennen menetelmän valitsemista tulee miettiä, aiheuttaako valittu alennusjärjestelmä liikaa seuranta- ja ylläpitotoimenpiteitä. Mikäli kyseessä on sisäinen asiakasnumero, voidaan määritellä, että asiakasta koskeva tilaus voidaan veloittaa kirjanpidon tililtä. Tämä voi olla ajankohtaista reklamaatioiden yms. kohdalla. Tällöin täytetään välilehden Tiliöinti kentät. MekoEasy sisältää seuraavat asiakasluokat: Sivu 17 / 84
Hae asiakasta Hakukenttä saadaan esiin napsauttamalla kiikareita. Määritä hakuehdot ja paina enter tai hae nyt. Hakuehdon on oltava vähintään kolme merkkiä pitkä. Hakuehtoja voidaan täyttää useisiin kenttiin esim. "Auto" kentään asiakasnimi ja "Smistad" kohtaan osoite. Tulokset voidaan lajitella napsauttamalla sarakeotiskoita. Hakutulokset voidaan tulostaa painamalla listaa tai viemällä tiedostoon. Laajennettu haku: Sivu 18 / 84
2.4. Alennusmatriisi MekoEasy sisältää alennusmatriisin. Tämä päivitetään kohdassa lasku päivitys alennusmatriisi. Matriisi sisältää asiakkaan ja tuotteen koordinaatit. Seuraavat koordinaatit on määritelty standardeiksi: Asiakas: Tuote: 1 Yritys 10 Julkinen 20 Kalusto 25 - Henkilökunta 30 Sisäinen 1 Mekonomen tuotteet 990 Muut 999 - Työ Matriisin alennusprosentteja ei ole täytetty, käyttäjän tulee tehdä tämä itse. Napsauta matriisia, kuten alla olevassa kuvassa ja aseta alennusprosentti. 2.5. Tuote MekoEasy sisältää Mekonomenin yhteisen tuoterekisterin. Tätä päivitetään keskitetysti Mekonomenin tuoterekisteristä. MekoEasy päivitetään keskitetysti Mekonomenin hintatiedostoilla. Yhteiseen tuoterekisteriin ei voida tehdä muutoksia. Saatavilla on myös yrityskohtainen tuoterekisteri, joka koskee vain omaa yritystä (MekoEasyyritystä). Alla näytetään tuotteen tiedot. Välilehdellä "Perustiedot" näytettyjä kenttiä ei tavallisesti muuteta. Välilehti "Hinnat" sisältää tietoja tuotteen erilaisista hinnoista. MekoEasy sisältää ohjehinnan ja korjaamon nettohinnan. Sivu 19 / 84
Jotta tuote voitaisiin merkitä varastoon, tulee kohdassa tuote - perustiedot merkitä kenttä "Pidetään varastossa". Välilehdellä "Varastotiedot" nähdään annetun varaston määrä, tilauksessa oleva määrä, vähimmäis- ja enimmäisvarasto ym. Painikkeilla "Liikevaihto" ja "Osto" saadaan esiin kyseisen tuotteen varastotapahtumat. Tämä ikkuna sisältää myös joitakin tilastotietoja. Sivu 20 / 84
MekoEasyn käyttäjät voivat käyttää erilaisia Mekonomen-tuotteiden ostoalennuksia riippuen esim. määrästä. Ostoalennus annetaan tuoteryhmässä ja sitä hallitaan yrityskohtaisesti. Siirry valikon kohtaan Lasku Järjestelmän päivitys Muut päivitykset. Hae kyseinen tuoteryhmä ja lisää korjaustekijä kenttään "Tekijä korj. h. ". Annetussa esimerkissä tavararyhmän 0455 - Kylarlock ostoasennus on 15%.ip. Kun haetaan tuoteryhmään 0455 Kylarlock kuuluva tuote, nähdään Akt. ostoh. kyseisen yrityksen sisäänostohinta alennuksen jälkeen. Sivu 21 / 84
Tuotteen määrittäminen Joissakin tapauksissa halutaan määrittää tuotteita, joita ei ole MekoEasyn yhteisessä tuoterekisterissä. Huomaa, että "01-99"-alkuiset numerot on varattu Mekonomenin käyttöön. MekoEasy sisältää toiminnon uuden tuotteen kopioimiseksi jo olemassa olevasta tuotteesta. Tämän menettelytavan avulla varmistetaan, että tuotemäärittelyssä huomioidaan tarvittavat valinnat. Alla olevassa esimerkissä luodaan tuote tuotenumerolla "DF452028" jo olemassa olevaan tuotteeseen perustuen. Uusi tuote luodaan yrityskohtaisessa tuoterekisterissä. Tämä jälkeen käydään läpi eri välilehdet ja täydennetään tai korjataan uutta tuotetta koskevat tiedot. Sivu 22 / 84
Tuotteen haku MekoEasy sisältää useita hakumahdollisuuksia, joiden avulla tuotetta voidaan hakea. Tuotteen päivityskohdassa, napsauta työkalurivin kiikarikuvaketta tai paina Ctrl +B käynnistääksesi hakudialogin. Hakukenttään on aina annettava yksi tai useampia hakuehtoja. Haku voidaan suorittaa tuotenumeron ja tuotetekstin perusteella tai käyttämällä vain yhtä näistä. Suosittelemme mahdollisimman tarkkaa hakua, sillä MekoEasy sisältää laajan tuoterekisterin, joka tuottaa paljon hakutuloksia. Alla olevassa esimerkissä etsitään tuotteita, jotka sisältävät tekstin "oljefilter bosch" ja hakutuloksena saadaan kaikki tuotteet, joiden tekstiin sisältyy tämä teksti. Haku voidaan suorittaa myös "alkaen". Napsauta kohtaa "Uusi haku" käynnistääksesi uuden haun. Tuotteita voidaan hakea samalla tavalla tietyn tiliöintiryhmän tai tuoteryhmän perusteella tai tiettyyn alennusryhmään liittyvien tuotteiden joukosta sekä tavarantoimittajan tuotenumeron perusteella. Huomaa, että hakukentän välilehdet voidaan tarvittaessa yhdistää. Sivu 23 / 84
Haku tuotti alla olevan tuloksen, joka oli 181 osumaa. Valitaksesi yhden tuotteista kaksoisnapsauta riviä tai merkitse rivi ja napsauta "Valitse". Lista voidaan myös tulostaa (valitse silloin "Lista"), jolloin tulos viedään tiedostoon (napsauta "Vienti") ja syntyy tekstitiedosto. MekoEasy sisältää Mekonomenin yhteisen työrekisterin. Tätä päivitetään keskitetysti Mekonomenin työrekisteristä. Sivu 24 / 84
2.6. Työt Työtuotteet päivitetään samassa kohdassa kuin tuotteet, mutta ne on merkitty "On työ- /tuntituote". "Hinnat"-välilehdellä voidaan määrittää työtuotteen kiinteä tuntihinta. Tavallisinta on hallita työtuotetta tuntihintaid:llä, ks. kenttä TuntihintaID. Tämä on liitetty tuntihintataulukkoon, joka on määritelty kohdassa osasto hinnat. Mikäli joillekin työtuotteille tulee muu kuin tavallinen tuntihinta, muutetaan tuntihintaid:ksi kyseinen arvo. Sivu 25 / 84
Töitä haetaan samalla tavalla kuin tuotteita, sinun tulee vain muistaa määrittää haun kohteeksi työt. 2.7. Mekaanikot Mekaanikot määritellään ja päivitetään valikkokohdassa tunti päivitys työntekijä. Tällöin esiin tulee alla oleva näyttö. Määritä kyseisen mekaanikon työntekijänumero ja nimi. Mekaanikko käyttää työntekijänumeroaan leimautuessaan sisään/ ulos tai tilaukseen. Välilehdellä työvuorosuunnitelma mekaanikko liitetään työvuorosuunnitelmaan. Sivu 26 / 84
2.8. Käsittelijät Käsittelijät määritetään ja päivitetään kohdassa Perustiedot - Dimensiot, käsittelijä. Määrityksen yhteydessä valitaan käsittelijän rooli. Tilauksen vastaanottaja on tavallisesti "Lasku käsittelijä". Sivu 27 / 84
2.9. Kassamoduuli - asetus MekoEasy sisältää mahdollisuuden kassamoduulin käyttöön (lue myös kassan käyttö/selvitys jne. käsikirjan kohdassa 4.0). Asetus: Siirry tehtäväpuuhun ja valitse Lasku Järjestelmän päivitys - Yritystiedot, välilehti Yleistä ja määritä käytettävä kassamoduuli. Tässä annetaan kassamoduulin hallintaparametrit. Käytettävissä olevat parametrit: - Valitaan näytetäänkö kassamoduulin hinnat aina bruttohintoina eli sisältäen alv:n. - Valitaan kassamoduulin pyöristyssäännöt sekä maksuvälineet, joita ne koskevat. - Valitaan päätetäänkö tavalliset tilaukset ja työmääräykset kassamoduulin kautta. Kun tämä on valittu, kyseiset tilaukset lasketaan mukaan kassaselvitykseen. - Valitaan kassaselvityksen numerosarja. Muista tallentaa muutokset Yhdellä yrityksellä voi olla InfoEasy-ohjelmassa yksi tai useampia kassoja. Kassakohtaiset hallintatiedot annetaan kohdassa Lasku - Järjestelmän päivitys Hallintatiedot Käteiskassa. Napsauta" Uusi"-painiketta määrittääksesi kassan InfoEasy-ohjelmassa, anna KassaID (Kassanumero) ja (Kassanimi) Kassan voi myös valita valikosta. Uusi näyttö tulee esiin (ks. seuraavaa sivua) ja Kassa liitetään osastoon, varastopaikkaan, tilausnumerosarjaan ja vakioasiakkaaseen nämä ovat pakollisia kenttiä. Sivu 28 / 84
Liitetyt laitteet, tässä määritetään InfoEasy-kassan yhteydessä käytettävät laitteet. Kiinteät käteisvarat kohdassa annetaan kassan sisältämät kiinteät käteisvarat. Jaksossa Rekisteröintirivi näytetään, missä kentissä osoitin pysähtyy rekisteröinnin yhteydessä. Jaksossa Sallitut maksukoodit on määritetty maksukoodit, jotka voidaan valita. Eri maksukoodit voidaan myös merkitä eri väreillä. Näin maksukoodien painikkeet erottuvat toisistaan käteistilausta päätettäessä. Tässä voidaan myös määrittää kassan oletusmaksukoodi (default). Kun InfoEasy-ohjelmassa luodaan uusi yritys, maksukoodeiksi valitaan Käteinen ja Luotto. Maksukoodien määritys: Kun tarvitaan useampia maksukoodeja, määritetään ja päivitetään nämä kohdassa Lasku/Päivitys/Muut päivitykset/maksukoodinpäivitys. Napsauta Uusi-painiketta määrittääksesi uuden. Nyt näytön oikeanpuoleiset kentät muuttuvat valkoisiksi ja ne voidaan täyttää. Jos tilauksen maksussa halutaan käyttää kahta maksukoodia, on muistettava merkitä kohta Sallii osamaksun. Tämä koskee myös maksukoodia Luotto. Katson Sivu 29 / 84
seuraavaa sivua. Muista määrittää tilityyppi ja viittaus pääkirjan tai reskontran tiliin. Mikäli halutaan mahdollistaa osamaksu, tulee tämä merkitä samassa kuvassa. 3. Tilauskäsittely ja laskutus 3.1. Tilausrekisteröinti Työmääräykset Käymme läpi työmääräyksen käytön. Tavallista tilausta ("osatilaus") käytetään periaatteessa samalla tavalla, mutta se on liitetty ajoneuvoon. Työmääräykset luodaan ja ylläpidetään kohdassa lasku - rekisteröinti työmääräys. Ollessasi työmääräysnäytöllä, napsauta "Uusi"-painiketta (tai paina Ctrl+N) luodaksesi uuden työmääräyksen. Kentässä ajoneuvoid annetaan rekisteröintinumero ja mikäli ajoneuvo on tietokannassa, tulevat esiin tiedot merkistä, mallista yms. Lisäksi näytetään asiakastiedot. Sivu 30 / 84
Välilehdellä "Tuoterivit" määritetään mitä tuotteita tai työtuotteita työmääräyksessä käytetään. Suorittaaksesi haun tuoterekisteristä, paina F3 tai Shift+F3 hakeaksesi työtuotteita. Tällöin haetaan rivejä MekoTechSys-ohjelmasta ja viedään ne MekoEasy-ohjelmaan, ks. alla olevaa kuvaa. Sivu 31 / 84
Mikäli halutaan rekisteröidä omia työrivejä, annetaan työnumerokenttään tuotenumero. Se voidaan myös hakea. Kun työnumero on annettu tuoteteksti tulee näkyviin ja kenttään "Lisäteksti" voidaan rekisteröidä lisää tietoja. Kentässä "Toimitettu" annetaan niiden tuntien määrä, joista asiakas maksaa. Tuntihinta haetaan osaston asetuksista, kentässä "Suorittaja" annetaan mekaanikko, joka on suorittanut työn. Napsauta vihreää merkkiä hyväksyäksesi (tallentaaksesi rivin). Joissakin tapauksissa halutaan käyttää työmääräyksen viestirivejä. Nämä ovat tyypillisiä tietoja, joita annetaan työn suorittaville mekaanikoille tai asiakkaalle. Alla olevassa esimerkissä on luotu ilmoitusrivi koodilla "tilauskortti" - rivi tulostetaan tällöin vain tilauskorttiin. Tilaus ilmoitusriveineen päivitetään napsauttamalla vihreää oikeinmerkkiä. Kun asiakkaalle halutaan antaa palautetta, käytetään ilmoituskoodia "Lasku" ja ilmoitusrivi tulostetaan laskuasiakirjaan. Sivu 32 / 84
Mikäli mekaanikolle halutaan tulostaa tilauskortti, painetaan F7. Kun tilauksessa on työrivejä, jotka sisältävät toimitetun määrän, laskee MekoEasy automaattisesti korjaamotarvikkeet. Tämä löytyy työmääräyksen välilehdeltä Ajoneuvo. Jotta työmäärys voitaisiin selvittää, tulee tilauksen olla päivitetty mekaanikolla. Tämä näkyy välilehdellä "Tilaus", kentässä "Suorittaja". Lisäksi tulee antaa ajoneuvon kilometrilukema. Mikäli tätä ei ole tehty, tulee esiin alla kuvattu dialogilaatikko. Määritä tällöin kilometrilukema ja paina Ok. TyömääräTyksen asiakkaasta tule automaattisesti ajoneuvoon liitetty asiakas. Asiakkaan tiedot on sijoitettu välilehdelle Tilaukset. Mikäli asiakas halutaan vaihtaa, napsautetaan asiakasnumerokenttää ja syötetään haluttu asiakasnumero tai oikea asiakas haetaan hakutoiminnon avulla., käyttäjä voi päättää päivitetäänkö MekoEasyn ajoneuvorekisteri uusilla asiakastiedoilla vai ei. Napsauta tällöin kenttää "Päivitä ajoneuvorekisteri". Sivu 33 / 84
Tilauksen tila MekoEasy käyttää värillisiä kuvakkeita, jotka ilmaisevat tilauksen tilan. Alla on näytetty näiden selitykset. Kun osoitinta pidetään liikennevalon päällä, esiin tulee selvittävä teksti. Huomaa, että vain yksi käyttäjä kerrallaan voi päivittää tai käsitellä tilausta. Toisille käyttäjille näytetään punaista valoa, eivätkä he voi tehdä tilaukseen muutoksia ennen kuin ensimmäinen käyttäjä on poistunut tilauksesta. Tavallinen tilaus (osatilaus) Tavallista tilausta ("osatilaus") käytetään periaatteessa samalla tavalla, mutta sitä ei ole liitetty ajoneuvoon, eikä siihen liity leimaustapahtumia. Tavallinen tilaus luodaan ja ylläpidetään kohdassa lasku rekisteröinti - tavallinen tilaus. Tavallisen tilauksen näytöllä, napsauta "Uusi"-painiketta (tai paina Ctrl+N) luodaksesi uuden tavallisen tilauksen. "Asiakas"-kentässä annetaan asiakasnumero tai osa asiakkaan nimestä. Mikäli asiakas on tietokannassa, näytetään asiakkaan asiakasnumero, nimi, osoite ym. Sivu 34 / 84
Muutoin tilauskäsittely vastaa työmääräysten käsittelyä. 3.2. Tilausten hyvitys Tilausten hyvitys tapahtuu samassa rekisteröintikuvassa kuin uusien tilausten luonti. Siirry tyhjään tilauskuvaan ja paina Ctrl+N luodaksesi uuden tilauksen. Kun uuden tilauksen dialogi tulee esiin, napsauta kohtaa "Hyvityslasku" (tai paina Alt+K). Hyvityslasku voidaan luoda kopioimalla alkuperäinen tilaus, antamalla tilausnumero tai laskun numero. Kun hyvityslasku halutaan luoda viittaamatta aikaisempaan tilaukseen tai laskuun, poistetaan rasti kohdista Tietojen kopiointi, Tilausnimike Tuoterivit - Ilmoitusrivit Sivu 35 / 84
Tämän jälkeen MekoEasy luo hyvitystilauksen. Huomaa, että toimitettu määrä ja hintakenttä tulee täyttää positiivisilla arvoilla. Ei siis käytetä negatiivisia arvoja. Mikäli tilaus hyvitetään kokonaisuudessaan, ei välilehdellä "Tuoterivit" tehdä mitään muutoksia. Mikäli vain osa tilauksesta hyvitetään, poistetaan ne tuoterivit, joita ei hyvitetä. Hyvitys lasku selvitetään tai ilmoitetaan valmistuneeksi kuten tavallinen tilaus. Menettely vastaa tavallisen tilauksen hyvittämistä. Sivu 36 / 84
3.3. Tekemättömät työt Ajoneuvorekisteriin voidaan rekisteröidä tekemättömiä töitä. Kun ajoneuvolle, jolla on tekemättömiä töitä, luodaan työmääräys, ilmestyy työmääräykseen kuvake, joka ilmaisee tämän. Se sijaitsee rekisterinumeron alla. Kun osoitinta pidetään kuvakkeen päällä, esiin tulee alla oleva ilmoitus. Napsauta kuvaketta ja esiin tulee alla oleva dialogilaatikko. Napsauta kohtaa "Siirrä", siirtääksesi ilmoitusrivit tilaukseen. 3.4. MekoTech SYS-liitäntä Integraatio MekoTech SYS-ohjelman kanssa on aivan uusi ja se sisältää useampia toimintoja kuin aikaisemmin. MekoTech SYS-integraatiota voidaan käyttää uusien tilausten luomiseen tai tuotteiden tuomiseen jo olemassa oleviin tilauksiin. Näyttö on molemmissa samanlainen, mutta näytöt käynnistetään eri tavoilla. Uusien tilausten luonti: - Työmääräykset - Tarjous työmääräykset - Tavalliset tilaukset - Tarjous tavalliset tilaukset - Kassamoduuli Tuotteiden tuonti jo olemassa olevista tilauksista: Tässä tapauksessa tilaus laaditaan ensin, minkä jälkeen MekoTech SYS-ohjelman tuotteet tuodaan tilaukseen. MekoTech SYS-integrointi - asetukset Kun MekoTechSYS-liitäntä käynnistetään ensimmäisen kerran käyttäjä saa tuontihakemistoa koskevia kysymyksiä. Tuontihakemisto asetetaan käyttäjäkohtaiseksi ja sitä voidaan muuttaa myöhemmin. Sivu 37 / 84
Valitse tiedosto ja asetukset Napsauta "Muuta", muuttaakksesi tuontihakemistoa Hakemisto alue tulee selvittää Mekonomenin kanssa, mutta se on usein: T:\ Valitse Personal-Share (T:) ja napsauta ok. Asetukset on nyt asetettu ja voit aloittaa MekoTechSYSintegraation käytön. Valitse tuontihakemisto MekoTech SYS integrointi - yleiskatsaus Tuonti voidaan käynnistää tilauksesta tai tarjouksesta. Yhdenkään tilauksen ei tule olla aktiivinen. (F6 vapauttaa kaikki tilaukset). Valitse valikkorivistä "Tilauskäsittely" ja kohta "Tuo tilaus". Sivu 38 / 84
Valitse "Tilauskäsittely" Valitse "Tuo tilauksia" Kun MekoTech SYS-ohjelmassa on tehty yksi tai useampia tilauksia, haetaan nämä MekoEasyohjelmassa napsauttamalla "Tuo tilauksia". MekoTech SYS- tuonnin päänäyttö: Tilaustyyppi: Työasema, jota MekoTeckSYS-tuonti koskee Kentät käsittelijä, osasto ja varasto on täytettävä. Tässä näkyy 3 tilausta MekoTeckSYSistä Sivu 39 / 84
Napsauta tästänähdäksesi yksityiskohtarivit MekoTechSYSistä. Autokuvake osoittaa ajoneuon olevan MekoEasy-tietokannassa. Tällä ajoneuvolla on jo avoin tilaus. Sivu 40 / 84
Luo uusi tilaus MekoTech SYS-integraatiosta Uuden tilauksen luomiseksi ajoneuvon tulee olla lisättynä MekoEasy-ohjelmaan (=ajoneuvokuvake ilmaisee tämän) ja asiakastiedot tulee olla täytetty. Alla olevassa esimerkissä voidaan tehdä tilaus kahdelle ensimmäiselle riville. Ajoneuvot ovat jo MekoEasy-ohjelmassa ja niihin on liitetty asiakkaat. Merkitse rivi, josta tilaus tehdään ja napsauta kohtaa "Siirrä" kuten kuvassa on esitetty. Merkitse rivi, josta tilaus luodaan. Napsauta "Siirrä". Sivu 41 / 84
Ohjelma avaa automaattisesti uuden tilauksen käsittelyä varten. Ajoneuvon ja asiakkaan luominen MekoTech SYSintegraatiosta Alla olevassa esimerkissä ohjelma on yhdistetty Mekonomeniin. Alla olevasta esimerkissä MekoEasyssä auto ja asiakas puuttuvat. Napsauta käsiteltävää riviä ja sen jälkeen painiketta "Määritä ajoneuvo". Sivu 42 / 84
Napsauta Lisää ajoneuvo" Merkitse rivi napsauttamalla sitä. Mekonomen-liitäntä mahdollistaa silloin ajoneuvon ja asiakkaan määrittämisen. Katso alla olevaa esimerkkiä. Napsauta ensin "Lisää asiakas". Napsauta tästä vahvistaaksesi. Tämän jälkeen ohjelma palaa MekoTechSYS-integraatioon ja rivi voidaan siirtää tilaukseen. Ajoneuvokuva on näkyvissä ja asiakastiedot täytetty. Tilaus voidaan nyt laatia kuten, kohdassa 3.2. on esitetty. Vaihda asiakasta tai lisää asiakas Merkitse ensin käsiteltävä rivi. Napsauta sitten "Vaihda asiakas". Tällöin asiakas voidaan hakea olemassa olevien asiakkaiden joukosta. Sivu 43 / 84
Napsauta tästä hakeaksesi asiakkaan. Kirjoita asiakasnimi ja napsauta hae. Valitse asiakas alla olevasta listasta ja vahvista napsauttamalla valitse. Ohjelma palaa MekoTech SYS-integraation ja on vaihtanut merkityn rivin asiakkaan. Kuvassa on myös oma merkintä ajoneuvon päivittämiseksi uudella asiakkaalla. Katso alla olevaa kuvaa. Merkintä on aina päällä ja ajoneuvo päivitetään uudella asiakkaalla. Merkintä voidaan tarvittaessa poistaa. Poista tämä, mikäli et halua ajoneuvoa päivitettävän uudella asiakkaalla. Samalla tavalla voidaan luoda uusi asiakas painamalla painiketta "Lisää uusi asiakas". Sivu 44 / 84
Tuonti MekoTechSYS-ohjelmasta tilaukseen. Tuotteet ja työtehtävät voidaan hakea MekoTechSYS-ohjelmasta tilaukseen. Tämä koskee kaikkia tilaustyyppejä. Siirry tilaukseen. Siirry kenttään "Tuotenumero" ja napsauta hiiren oikeanpuoleisella painikkeella. Valitse "Tuo tiedot". Napsauta hiiren oikeanpuoleisella painikkeella kentässä tuotenumero, tai paina Ctrl + I Merkitse rivi ja napsauta "Siirrä". Katso alla olevaa esimerkkiä. Tällöin MekoTechSYSin tuoterivit lisätään uusiksi riveiksi tilaukseen. Ohjelma tarkistaa, että ajoneuvon rekisterinumero MekoTechSYS-ohjelmassa ja tilauksessa täsmäävät. Mikäli rekisterinumerot poikkeavat toisistaan, ilmoittaa ohjelma tästä. Rivit voidaan silti halutessa tuoda. Napsauta "Siirrä" Merkitse rivi Sivu 45 / 84
3.5. Tilauksen / tilausrivien kopiointi Tilaus voidaan kopioida MekoEasy-ohjelmassa monella eri tavalla. Alla olevassa esimerkissä on näytetty laskutetun tilauksen haku. Mene tilauskuvaan ja napsauta tai valitse valikosta "Tilauskäsittely". Valitse sitten "Kopio tilaus " Saadaan seuraavat vaihtoehdot: - Uuteen samanlaiseen tilaukseen, jonka asiakasnro on: anna asiakasnumero tai hae se ja ohjelma luo vastaavanlaisen tilauksen annetulla asiakasnumerolla. - Uuteen samanlaiseen tilaukseen: luodaan uusi tilaus, jonka asiakas on sama kuin kopioitavassa tilauksessa. Tätä vaihtoehtoa voidaan käyttää, jos on suoritettu hyvitys ja halutaan laatia uusi tilaus, joka tämän jälkeen oikaistaan. Tässä näytetään MekoEasyn luoma uusi tilausnumero. Sivu 46 / 84
Myös tilausrivejä voidaan siirtää. Merkitse siirrettävät rivit. Dialogilaatikko tulee esiin kun napsautetaan hiiren oikeanpuoleisella painikkeella. Saadaan seuraavat vaihtoehdot: - Tilausnroon: määritä tilausnumero, johon rivit siirretään - Uuteen samanlaiseen tilaukseen, jonka asiakasnro on: anna asiakasnumero tai hae asiakas, jolle uusi tilaus luodaan. Tätä vaihtoehtoa voidaan käyttää, kun osa laskusta laskutetaan vakuutusyhtiöltä tai leasing-yritykseltä. - Uuteen samanlaiseen tilaukseen: samalle asiakkaalle luodaan uusi tilaus, mutta mukaan tulevat vain ne rivit, jotka on merkitty siirrettäviksi. Sivu 47 / 84
Kenttää "Laajennettu siirtotoiminto" käytetään kun halutaan, että tilaus, josta tiedot siirretään, sisältää siirretyt rivit ilman hintatietoja. 3.6. Tilausrivien ryhmittely Joissakin tapauksissa työ- ja tuoterivit halutaan ryhmitellä ryhmäksi, jolloin saadaan ryhmäsumma. Siirrettäessä ryhmät siirretään automaattisesti MekoTechSYS-ohjelmasta. Kun MekoEasy-ohjelmassa rekisteröidään rivejä (ilman tuontia), voidaan rivit järjestää ryhmäksi. Merkitse rivit napsauttamalla hiiren oikeanpuoleisella painikkeella ja valitse "Muuta", kuten alla olevassa kuvassa on esitetty. Sivu 48 / 84
MekoEasy ehdottaa seuraavaa vapaata riviryhmää, tämä voidaan valita tai ohittaa. 3.7. Tilausrivien siirto Tilausrivien järjestystä voidaan muuttaa MekoEasy-ohjelmassa. Hae tilaus, merkitse siirrettävät rivit napsauta rivinumeron oikealla puolella olevaa rivinumeroa, siten että esiin tulee pieni laatikko ja vedä rivi uuteen sijaintikohtaan vapauta hiiren painike ja rivi on sijoitettu paikalleen. Napsauta tästä Näyttö rivin siirtämisen jälkeen. Sivu 49 / 84
3.8. Tilauksen / tilausrivien poisto Mikäli halutaan poistaa tilaus, haetaan kyseinen tilaus ja painetaan työkalurivin rastia. Tilauksen poistaminen on perusteltava ja se voidaan tehdä esiin tulevassa dialogilaatikossa, napsauta tämän jälkeen "Ok". Sivu 50 / 84
Kun haluat poistaa tuoterivin (tai työrivin), ota esille kyseinen tilaus, siirry välilehdelle "Tuoterivit", merkitse rivit ja napsauta hiiren oikeanpuoleisella painikkeella, valitse dialogilaatikossa "Poista rivi" tai paina näppäimistön Del-näppäintä. 3.9. Tilauskysely MekoEasy sisältää paljon erilaisia hakutoimintoja. Siirry valikon kohtaan "Työmääräys" ja napsauta työkalurivin kiikarikuvaketta. Esiin tulee alla kuvattu ikkuna. Hakuehtoina voidaan käyttää alla esitettyjä hakuehtoja ja niitä voidaan myös yhdistellä. Sivu 51 / 84
3.10. Omavastuu Omavastuuosuutta voidaan käsitellä monella eri tavalla, kuvailemme tässä yhtä niistä. Tilaus laaditaan ajoneuvon omistajalle ja työt suoritetaan. Kun tilaus on valmis laskutettavaksi, toimitaan seuraavalla tavalla: Tilauksen asiakasnumeroksi vaihdetaan vakuutusyhtiön asiakasnumero. Toimitusnimeen lisätään tietoja ajoneuvon omistajasta Tilausnimikkeeseen lisätään vahinkonumero Lisätään omavastuuosuus (muista laittaa etumerkiksi miinus) Katso seuraavissa kahdessa kuvassa annettua esimerkkiä. Vaihdetaan vakuutusyhtiön asiakasnumeroksi Ajonuevon omistaja Vahinkonumero. Sivu 52 / 84
Lisää miinusmerkkinen omavastuuosuus. Tämän jälkeen lasku voidaan ilmoittaa valmistuneeksi ja lähettää vakuutusyhtiölle. Summauspainiketta painamalla saadaan yhteenveto laskun pääkohdista. Alla olevassa esimerkissä omavastuuosuus on vähennetty summasta. Omavastuuosuus vähennetty Omavastuuosuus vähennetty Sivu 53 / 84
Tämän jälkeen ajoneuvon omistajalle laaditaan uusi tilaus ja omavastuuosuuden summa merkitään kenttään "Omavastuuosuus" kuten alla olevassa kuvassa on esitetty. Ajoneuvonomistajan tilaus Asiakkaan lasku on omavastuuosuuden suuruinen. Lisää omavasuuosuus Ajoneuvonomistajan ja vakuutusyhtiön tilaukset laskutetaan tavalliseen tapaan. Sivu 54 / 84
3.11. Laskutus Tilaus voidaan päättää kahdella eri tavalla. Jos tilaus halutaan päättää tulostamatta laskua heti, valitaan Selvitys - F9. Tilaus on nyt valmis laskutusajoa varten. Mikäli lasku halutaan tulostaa samalla kertaa tai tilaus maksetaan kassamoduulin kautta, valitaan Valmistumisilmoitus F10. Kuvailemme kassamoduulin kautta tapahtuvan valmiiksi-ilmoittamisen. Haetaan tilaus ja painetaan painiketta F10, tilauksen päättämistä koskeva dialogilaatikko tulee esiin, valitaan oikea maksukoodi ja napsautetaan Ok. Tilausta maksettaessa voidaan myös käyttää kahta maksukoodia. HUOM! Kun tilaus maksetaan kassamoduulin kautta, tulee kassa laskea ennen kuin tilauksiakin siirretään kirjanpitoon. 4. Kassamoduuli Katso kassamoduulin edellytykset ja asetukset käsikirjan kohdasta 2.9. 4.1. Kassamoduulin käyttö Siirry valikko kohtaan lasku rekisteröinti käteiskassa käynnistääksesi kassamoduulin. Esiin tulee kirjautumiskenttä, jossa valitaan kassa ja käsittelijä, joihin kirjaudutaan. Sivu 55 / 84
InfoEasy käynnistyy tyhjässä kassakuvassa. Anna tuotenumero tai käytä viivakoodinlukijaa hakeaksesi tuotteen. Tätä toimintoa voidaan käyttää myös tuotteen hinnan tarkistamiseen, kun hinta on tarkistettu, painetaan esc-painiketta ja rivi palautuu entiselleen. Mikäli halutaan suorittaa haku tuoterekisterissä, painetaan F3-painiketta, jolloin saadaan esiin alla kuvattu dialogi. Sivu 56 / 84
Kun tuote on annettu, ohjelma näyttää varastolla saatavilla olevan tuotteiden määrän sekä hinnan. Määritä myytävä määrä kentässä Määrä ja tallenna rivi painamalla enter. Vaihda asiakas napsauttamalla tästä. Hae jäädytetty tilaus painamalla tästä. Mikäli käteistilauksen asiakasnumero halutaan vaihtaa, napsautetaan asiakasnumeron oikealla puolella sijaitsevaa lyijykynäkuvaketta, jolloin esiin tulee asiakashakudialogi. Hae asiakas ja napsauta Ok. Tilauksen jäädyttämistä voidaan käyttää, kun tilauksen rekisteröintiä halutaan jatkaa myöhemmin. Tällä aikaa voidaan rekisteröidä muita tilauksia. Paina painiketta "Jäädytä tilaus". Jäädytetty tilaus haetaan napsauttamalla "Pysäytä" painiketta ja valitsemalla tilaus listasta. Sivu 57 / 84
Mikäli rekisteröityä riviä halutaan muuttaa tai se halutaan poistaa, merkitään rivi ja sitä napsautetaan hiiren oikealla painikkeella. Esiin tulevassa ikkunassa valitaan muutetaanko tilausta vai poistetaanko se, ks. alla oleva kuva. Kun rivit on rekisteröity, napsautetaan "Päätä tilaus" tai siirrytään eteenpäin painamalla F10. Näin päästään päätösdialogiin, jossa valitaan maksukoodi. Mikäli asiakas maksaa osan tilauksesta käteisellä ja loput kortilla, valitaan maksukoodi "Käteinen", annetaan käteissumma ja napsautetaan "Ok". Seuraavassa dialogissa valitaan jäännössumman maksukoodi. Osamaksun yhteydessä voidaan käyttää kaikkia maksukoodeja, mikäli koodi on merkitty "Sallii osamaksun". Sivu 58 / 84
Mikäli kassaselvitys tehdään vain ko. päivämäärään asti, tulee päivämääräkentän päivämäärää muuttaa. Dialogi osoittaa, kuinka monta tilausta on valmiina selvitettäväksi. 4.2. Kassaselvitys Kassaselvitys-toiminto käynnistetään kohdassa Lasku Käsittely Kassaselvitys. Valitse selvitettävä kassa ja määritä käsittelijä. Kassaselvitys ehdottaa aina, että selvityspäivän tilaukset sisällytetään selvitykseen. Kenttään Laskettu summa annetaan laskettu summa, mikäli kassassa on tietty kassavaranto, sisällytetään se laskettuun summaan. Kun toiminto käynnistetään oletusasetuksena on, että ensin ajetaan ehdotus, napsauta "Käynnistä selvitys" laatiaksesi ehdotuksen. Ks. alla olevaa kuvaa. InfoEasy tuottaa kassaselvityksen Ehdotuksen, se on päivämäärään ja maksukoodiin perustuva yhteenveto. Sivu 59 / 84
Tämän jälkeen näytetään kassaselvityksen yksityiskohdat. Mikäli maksukoodien välistä suhdetta halutaan muuttaa, esimerkiksi kun tilaus on merkitty maksettavaksi Käteisellä ja oikea maksutapa olisi ollut Visa, napsautetaan painiketta "Korjaukset", jolloin voidaan muuttaa maksukoodien välistä suhdetta. Kun ehdotus on tarkistettu, suoritetaan lopullinen kassaselvitys, kun rasti on poistettu kohdasta Ehdotus. Aikaisempi kassaselvitys voidaan tulostaa napsauttamalla "Historia", jolloin saadaan esiin seuraavat vaihtoehdot: Merkitse kassaselvitys, jonka haluat tulostaa tai nollata, paina hiiren oikeanpuoleista painiketta ja valitse oikea vaihtoehto. HUOM! Sellaista kassaselvitystä, jonka tapahtumat on siirretty kirjanpitoon, ei voida perua. Sivu 60 / 84
5. Leimaus / aikarekisteröinti Leimausmoduuli voidaan asettaa monella eri tavalla. Tässä esimerkissä käytetään toimintojen leimausta ja parametrit on asetettu siten, että käyttäjän on aina leimattava sisään, joko tilaukseen tai toimintaan. Poikkeuksena tästä on vain ulosleimaus kotiin lähdettäessä. 5.1. Sisäänleimaus Kirjoita työntekijänumero ja paina sitten "Enter" tai napsauta leimauspainiketta. Leimausdialogi toivottaa sinut tervetulleeksi esimerkissä esitetyllä tavalla. Päivän ensimmäisen sisäänleimauksen yhteydessä voidaan valita kolmesta eri mahdollisuudesta: - Tilaukseen - Toimintoon - Keskeytä leimaus Anna tilausnumero ja paina sen jälkeen painiketta "Tilaukseen" tai valitse "Toiminto" ja paina "Käynnistä toiminto". Mikäli valitaan "Keskeytä," ohjelma palaa takaisin näyttöön, jossa voidaan antaa työntekijänumero. Sivu 61 / 84
Ensimmäisen sisäänleimauksen yhteydessä rekisteröidään päivän aloitusajankohta, kun työntekijä leimautuu tilaukseen tai toimintaan. Sisäänleimauksen yhteydessä näytetään tarkistuskuva, jossa näkyy tilauksen tiedot. "Palaa" mahdollistaa tilausnumeron antamisen uudelleen ja "OK "tallentaa leimauksen. Sivu 62 / 84
Jos ulosleimaus on unohdettu, esiin tulee seuraava kuva. Tämä vahvistetaan painamalla ok. 5.2. Ulosleimaus Kaikki ulosleimaukset tilauksista tai toiminnoista rekisteröidään samanaikaisesti uuden sisäänleimauksen kanssa. Alla olevassa esimerkissä esitetään ulosleimaus tilauksesta samanaikaisesti toiminnan leimauksen kanssa. Kuvan yläreunassa näytetään myös tilauksen tai toiminnan tiedot. Tässä kohdassa voidaan myös lisätä merkintöjä kuvaketta napsauttamalla. Sivu 63 / 84
Tilauksen tai toiminnan tiedot. Valitse toiminta Sivu 64 / 84
5.3. Päätä päivä Päivän päätteeksi napsautetaan "Päätä päivä"-painiketta. Silloin työntekijä leimataan ulos käynnissä olevasta tilauksesta tai toiminnasta samalla kun päivän lopetusaika päivitetään. Päätä päivä napsauttamalla tästä. Sivu 65 / 84
5.4. Leimauskorjaukset Määritä suodatin esim. työntekijä ja valitse aikaväli, kuten alla olevassa kuvassa on esitetty. Napsauta sitten "Päivitä"-painiketta. Leimaukset jaetaan kolmeen päätyyppiin: 0 - paikalla 1 - tilauksessa 2 - toiminnassa Aseta suodatin ja napsauta "Päivitä". Korjaa leimausta napsauttamalla tästä. Napsauta taulukon vasemmassa laidassa olevaa kuvaketta muuttaaksesi leimausta. Muuta aika haluamaksesi ja paina sitten "Tallenna". Korjattua aikaa käytetään tämän jälkeen laskelmissa ja raporteissa. Leimattua aikaa ei tavallisesti muuteta. Mikäli napsautetaan kohtaa "Vähennä tauko", vähennetään taukoon käytetty aika edellyttäen, että leimausaika vastaa työaikakaavion taukomääritelmää. Sivu 66 / 84
Muuta korjattua aikaa Uusien leimaustapahtumien rekisteröimiseksi tulee ensin valita leimaustyyppi ja napsauttaa sitten "Uusi" painiketta. Katso alla olevaa kuvaa. Valitse leimaustyyppi ja napsauta "Uusi" painiketta. Valitse työntekijä Laita rasti kohtaan "Muokataan samanl." ja valitse sitten päivämäärä ja säädä ajankohtaa. Mikäli korjatuksi ajaksi tulee eri aika kuin leimattu aika, tulee ensin asettaa leimattu aika ja sitten kääntää pois päältä "Muokataan samanl." ja sen jälkeen korjata aika. Napsauta lopuksi "tallenna". Sivu 67 / 84
6. Laskutusajo Siirry kohtaan lasku käsittely laskutusajo. Valitse uusi laskutusajo ja määritä tilaustyypiksi työmääräys. Napsauta sen jälkeen "Hae". MekoEasy hakee selvitetyt työmääräykset ja näyttää ne dialogilaatikossa. Edellyttäen, että on annettu oikea valikoima, määritetään laskun päivämäärä ja tulostin. Laskutusajo käynnistetään napsauttamalla "sininen juoksija" painiketta. Laskutetut tilaukset siirretään kirjanpitoon tätä varten tarkoitetun ajon kautta. Sivu 68 / 84
7. Tarjoustilaus 7.1. Laadi tarjoustilaus MekoEasy sisältää toiminnon, jonka avulla voidaan luoda tarjoustilauksia. Siirry valikon kohtaan lasku rekisteröinti - tarjous työmääräys. Uuden tarjoustilauksen luominen tapahtuu periaatteessa samalla tavalla kuin työmääräyksen luominen ja tarjoustilaus on integroitu MekoTechSysohjelmaan. Tarjoustilaus noudattaa samoja hinnoittelusääntöjä, alennuksia ym. kuin työmääräys, mutta sen pohjalta varastosta ei varata tuotteita. Välilehdellä "Muuta", voidaan määrittää tarjouksen voimassaoloaika. Muiden toimintojen kohdalla voit katsoa käsikirjan kohtaa, jossa käsitellään työmääräystä. Tulosta tarjous siirtymällä MekoEasyn valikkoriville ja valitse "Tilauskäsittely" ja "Tulostus". Sivu 69 / 84
7.2. Siirrä tavalliseen tilaukseen Mikäli tarjouksesta halutaan tehdä tilaus, haetaan kyseinen tarjous, jota voidaan tarvittaessa muokata, ja valitaan Tarjouskäsittely Tilaukseen, jolloin luodaan tarjoukseen perustuva tilaus. HUOM! Käyttäessäsi MekoEasyn tarjoustilaus-toimintoa kollegoidesi ei tarvitse etsiä asiakkaalle annetun tarjouksen sisältämiä hintoja! 8. Osto MekoEasy sisältää toiminnon, jonka avulla voidaan tilata tuotteita. Tämä voidaan suorittaa monella eri tavalla. Alla läpikäymme eri vaihtoehtoja. 8.1. Tilauksen laatiminen asiakastilauksen pohjalta Tilaus voidaan laatia suoraan työmääräyksestä tai tavallisesta tilauksesta. Rekisteröi ensin kyseessä olevat tuoterivit. Merkitse rivit, joiden pohjalta tilaus tehdään ja paina sitten hiiren oikeanpuoleista painiketta ja valitse Tee tilaus... Sivu 70 / 84
Seuraavassa dialogilaatikosta käy ilmi tuote varastotiedot, jotka sisältävät tuotteen tilan ja tuotteen päätavarantoimittajan. Kentässä "Tilataan" esitetään MekoEasyn ehdottama tilausmäärä. Käyttäjä voi muokata ruudukon tietoja. Kun haluttu määrä on määritetty, luodaan tilaus napsauttamalla Ok. Seuraavasta näytöstä käy ilmi luodut tilaukset. Lähettääksesi/tulostaaksesi tilauksen siirry valikon kohtaan lasku varasto/osto tilaus, anna tilausnumero ja napsauta työkalurivin tulostinkuvaketta. Tilaus voidaan tulostaa tai lähettää sähköpostina. Mikäli tilaus lähetetään sähköpostitse, luodaan viesti Outlook-ohjelmassa tai muussa vastaavassa ohjelmassa, ja tilaus liitetään viestiin pdf-muodossa. Sivu 71 / 84
Kun tuotteet vastaanotetaan tavarantoimittajalta, suoritetaan tavaranvastaanotto. Tämä suoritetaan valikon kohdassa lasku varasto/osto tilaus. Anna tilausnumero ja siirry välilehdelle tavaranvastaanotto. Jos kaikki tuotteet vastaanotetaan ja toimitettu määrä vastaa tilattua määrää, voidaan napsauttaa kohtaa "Vastaanota kaikki". Vaihtoehtoisesti voidaan valita tilausrivi ja lisätä vastaanotettu määrä kenttään "Vastaanotettu". Sivu 72 / 84
Tämän jälkeen tilaukseen tehdyt muutokset tallennetaan napsauttamalla levykkeen kuvaa tai painamalla Ctrl+S, lisäksi suosittelemme tilauksen tilan päivittämistä. 8.2. Suora tilauksen luominen Tilaus voidaan myös luoda suoraan. Tämä tehdään valikon kohdassa lasku varasto/osto tilaus, paina Ctrl+N tai napsauta työkalurivin "Uusi"-painiketta. Ohjelma ehdottaa automaattisesti tilausnumeroa, määritä tämän jälkeen tavarantoimittajanumero tai hae toimittaja napsauttamalla kiikareita. Ohjelma ehdottaa automaattisesti varastoa, mutta se voidaan muuttaa tarvittaessa. Vahvista valinnat napsauttamalla Ok. Tilausnimikkeeseen voidaan lisää toimitusosoite, viitteet, oma teksti ym. Toimitusnimi haetaan varaston tiedoista. Sivu 73 / 84
Siirry sitten välilehdelle Tilausrivit ja valitse tilattavat tuotteet. Rekisteröinti suoritetaan näytön alalaidassa ja rekisteröidyt rivit näytetään näytön yläreunassa. Huomaa, että tilausrivien rekisteröinti ja muutokset suoritetaan näytön alareunassa. Ohjelmassa näytetään myös sen tuotteen Tuote ja varastotiedot, jota tilausrivi koskee. Kenttien "Toimituspäivämäärä" ja "Vahvistettu päivämäärä" käyttö on vapaaehtoista. Ostohinta haetaan tuoterekisteristä. Myös tuotteista, joita ei ole tuoterekisterissä voidaan laatia tilausrivejä ("hankintatuotteita"). Kirjoita silloin tuotteen kuvaus kenttään "Vapaateksti". Lue lisää tilauksen lähettämisestä/tulostamisesta sekä tavaranvastaanotosta Tilauksen laatiminen asiakastilauksesta. 8.1. Anna tuotenumero tässä Sivu 74 / 84
8.3. Tilausehdotuksen laatiminen MekoEasy sisältää toiminnon, jonka avulla voidaan käyttää tilausehdotuksia. Tilausehdotuksen pohja löytyy tuotteiden päivityksestä, välilehdeltä "Varastotiedot". Tuotteella tulee olla vähimmäisja enimmäisvarasto, ja kohdassa "Mukana tilaus ehdotuksessa" tulee olla rasti. Tuotteella tulee olla myös päätavarantoimittaja. Tilausehdotus käynnistetään valikon kohdassa lasku varasto/osto tilausehdotus. Käynnistä ehdotus valitsemalla "Kyllä". Seuraavassa dialogilaatikossa määritetään valikoima suhteessa tavarantoimittajan numeroon, tuotenumeroon, tiliöintiryhmään ja tuoteryhmään. Suorita valinta ja vahvista painamalla Ok. Sivu 75 / 84
Tämän jälkeen saadaan luettelo tuotteista, joita ehdotetaan tilattavan. Kentässä "Määrä" esitetään MekoEasyn ehdottama tilausmäärä. Lisäksi näytetään tuote varastotiedot, sarakkeessa Liikev. näytetään tuotteen liikevaihto viimeisten x kk aikana, missä x on liikevaihdon yritysparametreissa annettu kuukausien lukumäärä. Riviä voidaan muokata tai se voidaan poistaa merkitsemällä rivi ja napsauttamalla hiiren oikeanpuoleista painiketta. Kun ehdotus on päivitetty, napsautetaan kohtaa "Generoi tilauksia". Ja vahvistetaan tämä valitsemalla Kyllä. Tämän jälkeen saadaan esiin generoitu tilausnumero. Tilauksen jatkokäsittelystä on kerrottu enemmän muissa tilausta käsittelevissä kappaleissa. Sivu 76 / 84
8.4. Tavaranvastaanotto (varastonsäätely) Tavaranvastaanotto käynnistetään valikon kohdassa lasku varasto/osto tavaranvastaanotto. Tällöin siirrytään harmaaseen ikkunaan, kuten alla on kuvattu. Toiminto käsittää tuotteiden siirron eri varastopaikkojen välillä, mutta koska tämä ei ole Mekonomenin kannalta oleellinen toiminto, ei sitä ole kuvattu tässä tarkemmin. Napsauta tämän jälkeen tai paina Ctrl+N luodaksesi uuden tavaranvastaanoton. Tällöin esiin tulee laatikko, jossa voidaan valita varasto, jota tavaranvastaanotto koskee. Tavaranvastaanotolle voidaan myös antaa kuvaus. Tämän jälkeen kenttään "Tuotenro" määritetään, mitä tuotetta tavaranvastaanotto koskee, määrä (lukumäärä) sekä ostohinta. Napsauta kohtaa "Lisää" vahvistaaksesi kyseisen rivin rekisteröinnin. Sivu 77 / 84
Rekisteröidyt rivit näytetään näytön yläreunassa. Painike "H" on käytettävissä, mikäli tuotteen hallintatiedoissa on mahdollistettu myyntihintatyyppien hinnansäätely. Näyttää tavaranvastaanoton Tavaranvastaanottoa voidaan pitää aktiivisena. Muutokset päivitetään vasta kun käyttäjä napsauttaa painiketta "Hyväksy". Jos olemassa on aktiivisia tavaranvastaanottoja, näytetään ne, kun napsautetaan työkalurivin kuvaketta. Alla olevassa ikkunassa on näytetty aktiiviset tavaranvastaanotot. Mikäli on luotu tavaranvastaanotto, jota ei suoriteta, tulee se peruuttaa. Napsauta silloin painiketta "Nollaa" ja vastaa seuraavaan kysymykseen "Kyllä". Sivu 78 / 84
9. Raportointi 9.1. Mekaanikkotilasto MekoEasy sisältää mekaanikkotilaston. Sitä voidaan käyttää valikon kohdassa lasku raportointi säännölliset raportit. Siirry välilehdelle "Korjaamo" ja valitse "Mekaanikkotilasto". Tämän jälkeen valitaan aikaväli. Huomaa, että mekaanikkotilaston perustana käytetään vain laskutettuja tilauksia. Ne voidaan valita myös osaston ja mekaanikon perusteella. Raportista käy ilmi laskuttamattomat osat ja työt, käytetty aika sekä käytetyn ja laskutetun ajan suhde. Yhteenveto tehdään mekaanikko-, osasto- ja valikoimakohtaisesti. Sivu 79 / 84
9.2. Myyntitilasto MekoEasy sisältää myyntitilaston. Sitä voidaan käyttää valikon kohdassa lasku raportointi säännölliset raportit. Siirry välilehdelle "Liikevaihto" ja valitse "Myyntitilasto". Seuraavalla näytöllä määritetään raportin sisältämät ryhmittely- ja lajitteluehdot. Raportti voi sisältää enintään kolme tasoa, käyttäjä valitsee nämä raporttia ajettaessa. Sivu 80 / 84
Seuraavissa näytöissä määritetään osastot, käsittelijät, tuoteryhmät, tiliöintiryhmät, asiakasluokka ja myyjä. Tässä kohtaa voidaan myös antaa asiakasnumeroväli tai tuotenumeroväli. Kun valikoimaa ei määritetä, raportti tulee sisältämään kaikki arvot. Alla on esimerkki raportista. Näytön yläreunassa on esitetty ryhmittelytasot sekä aikaväli. 9.3. Aikamoduulin raportit Aikamoduulissa on useita erilaisia raportteja. Tässä kappaleessa käsittelemme joitakin niistä. Raportit löydät valikon kohdasta tunti raportointi. Tilakysely Raportin löydät valikon kohdasta tunti raportointi tilakysely. Se näyttää, mitkä mekaanikot on liitetty kyseiselle osastolle ja mihin tilauksiin mekaanikko on leimattu. Sivu 81 / 84
Raportit Ohjelma sisältää useita alla esitetyn kaltaisia raporttivalintoja. Tässä käsittelemme muutamaa niistä. Tarkistuslista leimaus voidaan suorittaa yhden tai useamman osaston kohdalla, tällöin annetaan aikaväli. Napsauta "sinistä juoksijaa" käynnistääksesi raportin. Raportissa on esitetty jokaisen mekaanikon aloittamis- ja lopettamisaika, sekä paikalla-aika ja normaali aika. Yhteenveto tehdään mekaanikkokohtaisesti. Sivu 82 / 84
Yhteenveto leimaus voidaan ajaa yhtä tai kakkia osastoja kohti, tällöin annetaan aikaväli. Käynnistä raportti napsauttamalla "sinistä juoksijaa". Raportti listaa kokonaisajan mekaanikkoa kohti ja laatii osastokohtaisen yhteenvedon. Sivu 83 / 84
Tehokkuusanalyysi Raportin löydät valikon kohdasta tunti raportointi tehokkuusanalyysi. Raportti tuottaa graafisen yhteenvedon. 10. Kirjanpito (ks. MekoEasy Korjaamon käsikirjan liite) Sivu 84 / 84