Tietohallinto Raportointijärjestelmäprojekti Raportointijärjestelmän käyttöohje: Projektiraportit 1/10 Raportointijärjestelmän käyttöohje: Projektiraportit versiohistoria 26.1.2010 versio 1.2 1. Käytön aloittaminen Raportointijärjestelmä on käytettävissä osoitteessa http://report.aalto.fi. Käyttöoikeus järjestelmään haetaan erikseen annettavien ohjeiden mukaisesti. Järjestelmään siirryttäessä näytölle avautuu Access Point (aloitus-) näkymä, jossa käyttäjän käyttöoikeuksista riippuen näkyy yksi tai useampi raporttitiedosto. Riippuen käytettävästä selaimesta ja tietokoneesta käyttäjä voi joutua syöttämään selaimessa Aalto-käyttäjätunnuksensa ja salasanansa. Internet Explorerissa käyttäjätunnus annetaan muodossa AAL- TO\kayttäjätunnus. Access Point näkymästä valittuun raporttikokonaisuuteen siirrytään klikkaamalla auki sitä vastaava raporttitiedosto. Access Point näkymään voidaan palata myöhemmin selaimen Back-painikkeella (ks. kuva alla).
2/10 2. Projektiraportit Projektiraportit mahdollistavat kirjanpitotietojen seurannan projekti-, kustannuspaikka-, laitos-/osastoyms. tasoilla. Projektiraportit löytyvät Projektiraportit.qvw tiedoston Raportit-välilehdeltä. Avautuva raporttinäkymä näyttää seuraavalta: Työkalurivi. Tästä valitset raportin. Tästä tulostat raportin. Tästä voit tarkistaa, milloin tiedot on viimeksi päivitetty kirjanpidosta. Normaalisti tiedot päivittyvät kerran vuorokaudessa. Raportin parametrit voit valita tältä valintalistalta. Tarkastelujakson alku- ja loppupäivämäärän voit valita tästä. Nykyiset valinnat: näyttää tekemäsi valinnat. Tapahtumaraporteilla näet tässä saldoyhteenvedon, joka sisältää ennen raportointijaksoa (esim. 1.4. 30.4) kertyneet tilisaldot tilikauden alusta lähtien (1.1. 31.3.). Huomattava. Käytössä olevat projektiraportit eivät sisällä ostovelkoja tai myyntisaamisia. Rahoittajalta laskutettujen saatavien seurantaa varten tullaan jatkossa ottamaan käyttöön erillinen myyntireskontraraportti.
3/10 3. Parametrien valitseminen Valintojen tekeminen valintalistoilta Raporttien parametrit voidaan valita valintalistojen pudotusvalikoista. Valintalistoissa on käytössä seuraavat värikoodit: (vihreä) (valkoinen) (harmaa) (sininen) Valittu. Arvo on valittu, ja siihen liittyvät tiedot näytetään raporteilla. - Valinnat ovat voimassa kaikilla raporteilla, kunnes valinnat poistetaan tai selainistunto katkeaa. Yksittäisen valinnan voi poistaa klikkaamalla arvoa uudelleen. - Kaikki valinnat voi poistaa painamalla Tyhjennä valinnat painiketta tai klikkaamalla yläreunan työkalurivistä -kuvaketta. (Myös Access Point näkymään siirtyminen selaimen Back-painikkeella tyhjentää valinnat.) - Edellisen valinnan voi peruuttaa painamalla Peruuta edellinen valinta painiketta tai klikkaamalla yläreunan työkalurivistä - kuvaketta. Peruutettu valinta voidaan palauttaa klikkaamalla työkalurivin -kuvaketta. Aktiivinen. Arvo on validi suhteessa valittuihin arvoihin, ja siihen liittyvät tiedot näytetään raporteilla. Jos käyttäjä on esimerkiksi valinnut Koulu-pudotusvalikosta arvon T1 Teknillinen korkeakoulu, ovat Laitos-pudotusvalikossa kaikki Teknillisen korkeakoulun laitokset aktiivisia. Passiivinen. Arvo on ristiriidassa valittuihin arvoihin, eikä siihen liittyviä tietoja näytetä raporteilla. Jos käyttäjä on esimerkiksi valinnut Koulu-pudotusvalikosta arvon T1 Teknillinen korkeakoulu, ovat Laitos-pudotusvalikossa kaikki Taideteollisen korkeakoulun laitokset passiivisia. - Passiivisen arvon valitseminen johtaa siihen, että kaikki aiemmin tehdyt valinnat, jotka ovat ristiriidassa uuden valitun arvon kanssa muuttuvat passiivisiksi. - Tämä voidaan estää lukitsemalla aiemmat valinnat. Lukittu. Arvo on valittu pysyvästi. Mitään arvoa, joka on ristiriidassa lukittujen arvojen kanssa, ei voida valita. - Tehdyt valinnat voidaan lukita klikkaamalla yläreunan työkalurivistä -kuvaketta. - Lukitus voidaan poistaa klikkaamalla yläreunan työkalurivistä - kuvaketta.
4/10 1. Klikkaa parametrin nimeä avataksesi pudotusvalikon. Tässä näet tehdyt valinnat: Pudotusvalikosta valittu vain yksi arvo. Pudotusvalikosta valittu useita arvoja. Pudotusvalikossa aktiivisena vain yksi arvo (yllä olevassa tapauksessa tyhjä-arvo). Pudotusvalikossa aktiivisena useita arvoja. Pudotusvalikko: Pudotusvalikon kaikki arvot passiivisia. 2. Valitse arvo klikkaamalla. 3. Valitse useita arvoja pitämällä Ctrl-näppäin alas painettuna. Valintojen tekeminen hakuehtojen avulla Pudotusvalikoista voidaan hakea nopeasti arvoja syöttämällä hakuehtoja. 1. Klikkaa parametrin nimeä, jolloin pudotusvalikko avautuu. 2. Aloita näppäilemään hakuehtoa, esim. eu (kirjaimet voi syöttää ilman tähtimerkkejä). Pudotusvalikossa näkyvät vain ko. hakuehtoon täsmäävät arvot. Esimerkkejä hakuehdoista: 3. Valitse haluamasi arvot pudotusvalikosta normaaliin tapaan. *eu* Arvo sisältää merkkijonon eu. 12* Arvo alkaa merkkijonolla 12. > 10 Arvo on suurempi kuin 10 (hakuehto voidaan kohdistaa vain lukuarvoihin). Huomattava. Jos valintalista ei hakuehdon syöttämisen jälkeen päivity, syötä hakuehdon loppuun ylimääräinen merkki, ja poista se poisto- ( )-näppäimellä.
5/10 Valintojen tekeminen sarakeotsakkeista Valintalistojen ohella valinnat voidaan useilla raporteilla tehdä myös klikkaamalla sarakeotsakkeiden -kuvakkeita, minkä seurauksena näytölle avautuu vastaava pudotusvalikko kuin edellä. Saat pudotusvalikon esiin klikkaamalla tästä. Suurennuslasilla voit tehdä valintoja klikkaamalla -kuvaketta, syöttämällä hakuehdon ja painamalla Enter. Kuvake on näkyvissä vain rivimuodossa (ks. s. 9). Tehtyjen valintojen tarkastelu Tehdyt valinnat näkyvät Nykyiset valinnat laatikossa. Tässä näet niiden parametrien nimet, joihin kohdistuu valintoja. Tässä näet valitut arvot. Tästä voit poistaa valinnan. Valintojen tallentaminen kirjanmerkiksi Tehdyt valinnat voidaan tallentaa kirjanmerkiksi klikkaamalla yläreunan työkalurivin - kuvaketta. Näin niihin voidaan palata helposti myöhemmin. Tästä lisäät uuden kirjanmerkin. Tästä voit poistaa valitun kirjanmerkin. Tästä voit valita aiemmin tallentamasi kirjanmerkin.
6/10 4. Projektiraporttien käyttö Kirjanpitotapahtumien ja tilisaldojen seuranta (raportit P1, P2 ja P3) Projektien, yksiköiden ja niiden alaisten kustannuspaikkojen kirjanpitotapahtumia voidaan seurata muun muassa raporteilla P1 Projektin tapahtumat tiliryhmittäin ja P3 Projektin tapahtumat aikajärjestyksessä. Tiivistetyt saldotiedot saadaan raportilta P2 Projektin saldot tiliryhmittäin. Tyypillinen käyttöskenaario etenee seuraavasti: 1. Tarvittaessa poista nykyiset valinnat valitsemalla Tyhjennä valinnat. 2. Valitse raportti P1, P2 tai P3. 3. Valitse tarkasteluvälin alku- ja loppupäivämäärät. 4. Jos haluat tarkastella vain tietyn projektin tai tiettyjen projektien toteumatietoja, valitse kyseiset projektit valintalistasta esimerkiksi seuraavasti: 4.1. Klikkaa auki Projekti-pudotusvalikko. 4.2. Syötä muutama alkukirjain projektin nimestä tai muutama numero projektinumerosta. 4.3. Valitse projekti pudotusvalikosta klikkaamalla sen nimeä. 4.4. Lisää projekteja voit valita samalla tavalla. Pidä kuitenkin kohdassa 4.3. Ctrlpainike alas painettuna, jotta uudet valinnat lisätään aiempiin valintoihin. 5. Jos haluat tarkastella vain tietyn kustannuspaikan tietoja, valitse Vastuualue/Kustannuspaikkavalikosta haluttu kustannuspaikka. Huomattava. Oletuksena (ks. kohdat 1. 4. yllä) raporteilla otetaan huomioon kaikki valittujen projektien kirjanpitotapahtumat riippumatta siitä, mille kustannuspaikoille ne on kirjattu. (Tämä edellyttää tietysti, että käyttäjällä on käyttöoikeus kaikkien kyseeseen tulevien yksiköiden taloustietoihin tai kyseisen projektin kaikkiin taloustietoihin.) Rajattaessa kustannuspaikka (ks. kohta 5. yllä) tai yksikkö otetaan kunkin projektin osalta huomioon vain ne tapahtumat, jotka on kirjattu valitulle kustannuspaikalle tai valitun yksikön alaisille kustannuspaikoille.
7/10 Henkilön palkkojen ja matkakustannusten seuranta (raportit P4 ja P5) Maksettuja palkkoja ja matkakuluja henkilöittäin voidaan seurata muun muassa raporteilla P4 Projektin tapahtumat henkilöittäin ja P5 Henkilön tapahtumat projekteittain. Tyypillinen käyttöskenaario etenee seuraavasti: 1. Tarvittaessa poista nykyiset valinnat valitsemalla Tyhjennä valinnat. 2. Valitse raportti P4 tai P5. 3. Valitse tarkasteluvälin alku- ja loppupäivämäärät. 4. Jos haluat tarkastella vain tietyn henkilön tai tiettyjen henkilöiden palkkoja tai matkakustannuksia, valitse kyseiset henkilöt valintalistasta esimerkiksi seuraavasti: 4.1. Klikkaa auki Henkilö-pudotusvalikko. 4.2. Syötä muutama alkukirjain henkilön nimestä tai muutama numero hänen henkilönumerostaan. 4.3. Valitse henkilö pudotusvalikosta klikkaamalla tämän nimeä. 4.4. Lisää henkilöitä voit valita samalla tavalla. Pidä kuitenkin kohdassa 4.3. Ctrlpainike alas painettuna, jotta uudet valinnat lisätään aiempiin valintoihin. 5. Jos haluat tarkastella vain tietyn projektin tai tiettyjen projektien maksamia palkkoja tai matkakustannuksia, valitse kyseiset projektit valintalistasta. 6. Valitse tarkasteltavat tiliryhmät ja/tai tilit. Mahdollisia valintoja ovat esimerkiksi: - Henkilöstökustannukset: valitse Tiliryhmä 2- valikosta tiliryhmä 400 Henkilöstökustannukset. - Matkakulut: valitse valintalistasta Tiliryhmä-valikosta tiliryhmä 4450 Matkakulut. Kohteiden seuranta EU-puiteohjelmaprojekteissa (raportit P6 ja P7) Kohdenumeroita käytetään EU-puiteohjelmaprojekteissa aktiviteettien (esim. RTD, Demonstration jne.) seurantaan. Yksityiskohtaiset tapahtumatiedot kohteittain eriteltyinä ja summattuina saadaan raportilta P6 Projektin tapahtumat kohteittain. Raportti P7 Projektin saldot kohteittain sisältää kohteille kirjattujen tapahtumien euromäärien summat. Huomattava. Raportilla P7 kohteille summataan oletuksena kaikki kirjanpidosta löytyvät tapahtumat: myös tasetileille kirjatut, mikäli sellaisia poikkeustapauksissa on. Jos halutaan varmistua, että saldoissa on summattuina vain tulo- ja menokirjauksia, pitää tasetilit jättää valintojen ulkopuolelle. Tämä voidaan tehdä valitsemalla Tiliryhmä 2 valikosta muut kuin 1 - ja 2 -alkuiset tiliryhmät.
8/10 Yksikön projektien yhteenveto (raportti P8) Raporttia P8 Yksikön projektit rahoituslähteittäin voidaan käyttää yhteenvetona seurattaessa yksikön (esim. kustannuspaikka tai laitos/osasto) projektien tuloja, menoja ja investointeja. Klikkaamalla -kuvakkeita voit porautua auki projekteille tehtyjen kirjausten jakauman tiliryhmittäin ja edelleen tileittäin. Voit myös avata tai piilottaa kokonaisen sarakkeen klikkaamalla edeltävää saraketta hiiren oikealla näppäimellä ja valitsemalla Expand all tai Collapse all. Huomattava. Valittaessa yksikkö raportilla huomioidaan vain ne tapahtumat, jotka on kirjattu kyseisen yksikön alaisille kustannuspaikoille. 5. Tulostaminen, Excel-siirto ja muut toiminnot Raportin tulostaminen ja pdf-konversio Raportti tulostetaan ja/tai muunnetaan pdf-muotoon Tulosta raportti painikkeella. Riippuen selaimen asetuksista selain lataa pdf-muotoisen raportin normaalin tiedoston tapaan tai avaa sen suoraan oletuksena olevaan pdf-tiedostojen lukuohjelmaan (useimmiten Acrobat Reader). Paperille tulostus tapahtuu tämän jälkeen käyttäen ko. ohjelman omaa tulostustoimintoa. Varsinkin Internet Explorerissa on syytä sallia ponnahdusikkunat sivustolta.
9/10 Raportin siirtäminen Exceliin ja esitysmuodon valitseminen Raportti siirretään Exceliin käyttäen raportin oikeassa yläkulmassa olevaa -kuvaketta. Tästä siirrät raportin Exceliin. Tästä voit vaihtaa raportin esitysmuotoa summamuodon ja rivi sarake muodon välillä. Useilla raporteilla on mahdollista valita raportin esitysmuodoksi joko summamuoto (oletus) tai rivimuoto. Excel-siirto kannattaa tehdä rivimuodossa, jos raportille laskettuja summarivejä ei haluta mukaan. Summamuoto Rivimuoto Tietojen järjestäminen sarakkeiden mukaan Rivimuodossa (ks. edellinen kappale) voidaan tiedot järjestää kunkin sarakkeen mukaan nousevaan tai laskevaan järjestykseen kaksoisklikkaamalla sarakkeen otsaketta. Sarakeotsakkeen - tai -kuvake osoittaa sarakkeen, jonka mukaan tiedot on järjestetty. Summamuodossa tietojen järjestys määräytyy yksinomaan sarakkeiden järjestyksen perusteella (vasemmanpuoleisin sarake on ensisijaisen järjestämiskriteeri, toiseksi vasemmanpuoleisin toissijaisen järjestämiskiriteeri jne.).
10/10 Sarakkeiden järjestyksen muuttaminen Jos selaimeen on asennettu Qlikview-lisäosa, voidaan sarakkeiden järjestystä raportilla muuttaa dynaamisesti, mikäli tämä on raportin asetuksissa sallittu. Sarakkeiden oletusjärjestys palautuu, kun selainistunto keskeytyy tai käyttäjä palaa Access Point näkymään. 1. Klikkaa siirrettävän sarakkeen otsaketta, ja pidä hiiren vasen painike alas painettuna. 3. Vapauta hiiren vasen painike. 2. Raahaa hiiren kohdistinta, kunnes sininen nuoli on halutussa kohdassa.