ALMU järjestelmä Vaatimusdokumentti Helsingin yliopisto TKTL Ohjelmistotuotantoprojekti Marika Korhonen marika.korhonen@helsinki.fi
SISÄLLYS 1 Johdanto 3 2 Sanasto (tietohakemisto) 3 3 Käyttäjävaatimukset 6 3.1 Kaikkia apurahoja koskevat välttämättömät vaatimukset 6 3.2 Kaikkia apurahoja koskevat valinnaiset vaatimukset 8 3.3 Abi infoa, gradua, opintopiiriä sekä opiskelijajärjestöä koskevat välttämättömät vaatimukset 9 3.4 Vain abi infoavustuksia koskevat valinnaiset vaatimukset 9 3.5 Vain gradu valmiiksi stipendiä koskevat valinnaiset vaatimukset 9 3.6 Vain opintopiirien avustuksia koskevat välttämättömät vaatimukset 10 3.7 Vain opiskelijajärjestöjen avustuksia koskevat valinnaiset vaatimukset 10 3.8 Vain ulkomaalaisten stipendiä koskevat valinnaiset vaatimukset 10 4 Käyttötapaukset 10 5 Järjestelmävaatimukset 10 5.1 Kaikkia apurahoja koskevat välttämättömät järjestelmävaatimukset 10 6 Järjestelmämallit 12 7 Ympäristövaatimukset 12 8 Käyttöliittymäprototyypit 12 9 Tuotteen elinkaar i 12
3 1 Johdanto Tämän dokumentin tarkoitus on antaa selkeä kuva asiakkaan tarpeista toteutettavan järjestelmän suhteen. Näitä tarpeita kutsutaan vaatimuksiksi. Projektiryhmä on koonnut yhteen asiakkaan vaatimukset (käyttäjävaatimukset) sekä näiden vaatimusten luomat järjestelmävaatimukset, eli tarkemman kuvauksen siitä, mitä palveluita järjestelmän on tarjottava ja miten nämä palvelut tullaan toteuttamaan. Vaatimukset on siis luokiteltu käyttäjän sekä järjestelmän näkökulmasta ja toisaalta taas järjestetty prioriteettiluokkiin, joista saadaan kuva siitä, mitä palveluita tuotettava järjestelmä tulee vähintään tarjoamaan. Tämä dokumentti paitsi toimii lähtökohtana suunnittelulle sen rooli on myös olla sopimus asiakkaan ja projektiryhmän välillä siitä, mitä projekti tulee tuottamaan. 2 Sanasto (tietohakemisto) Käsite Selitys Abi inforahojen hakuehdot Mitä ehtoja hakijan tarvitsee täyttää, jotta pääsee hakemaan abiinfoavustusta. o Ei ole täytettäviä ehtoja. Abi inforahojen tiedot Mitä tietoja abi inforahojen hakijoilta joka tapauksessa vaaditaan, jotta hakemuksen voisi allekirjoittaa. o mahdollinen opiskelijajärjestö ja sen tieteenala o osallistujien lukumäärä o osallistujien opiskelualat o infokohde (kohteet) o kohteissa olevien abien summittainen määrä o kuluerittely (matkakulut, kulkuneuvo, majoituskulut, ruokakulut, muut kulut (mitkä)) o vapaa kuvaus projektista o yhteyshenkilön perustiedot (haetaan kirjautumisen perusteella) o pankkiyhteystiedot o saako tukea muualta tätä projektia varten ja kuinka paljon. Esittelijä Henkilö, joka käy hakemukset läpi ja tekee esimiehelleen esityksen myönnettävistä apurahoista. Esimerkiksi Marja Kruut Gradustipendin hakuehdot Ehdot, jotka hakijan täytyy täyttää, jotta edes pääsee tekemään hakemusta.
Gradustipendinhakemuksen tiedot Hakija Hakuehdot o o Hakijan oltava HY:n perustutkinto opiskelija Ei ole ennen saanut ko apurahaa. Mitä tietoja gradustipendin hakijoilta joka tapauksessa vaaditaan, jotta hakemuksen voisi allekirjoittaa. o Opiskelijan perustiedoista (haetaan kirjautumisen yhteydessä) o Graduaihe o lyhyt kuvaus gradusta o aloitusaika o oletettu valmistumisaika o valmiusaste% o ohjaaja o ohjaajan sähköposti o samassa taloudessa asuvien alaikäisten lasten määrä ja niiden gradun tekoa estämisen aste o työaika/vko ja työn häiritsevyys o stipendiaikatoive (1/2 vkoa) o tutkimusasematoive ja sen perustelut o oletettu stipendin käyttöajankohta o vapaamuotoinen tekstimahdollisuus (ei pakollinen) Kuka tahansa henkilö, joka yrittää hakea järjestelmän kautta haettavissa olevia apurahoja. Voi olla myös varsinaisen apurahan saajan edustaja tai yhteyshenkilö (esimerkiksi opiskelijajärjestön edustaja, joka hakee rahaa järjestönsä jäsenille). Rekistereistä ja tietokannoista tarkistettavia ehtoja, joilla voidaan tarkistaa onko hakija oikeutettu saamaan ko. apurahaa. KV stipendin rekistereistä haettavat tiedot Hakijaa koskevia perustietoja, joilla on hakuprosessin kannalta merkitystä. Saadaan haettua tunnistuksen perusteella automaattisesti. o Sukunimi ja etunimi o Osoite Suomessa o Puhelin Suomessa o Sähköposti o Tiedekunta o Laitos o Opintojen aloitusaika Hy:ssa o Opintoviikkoja tähän mennessä o Opintopisteet / viimeinen lukuvuosi KV stipendin hakuehdot Ehdot, jotka hakijan täytyy täyttää, jotta edes pääsee tekemään hakemusta. o Hakija on läsnäoleva perus tai jatkotutkinto opiskelija o Hakija on kirjoilla HY:ssa o Hakija on ollut läsnä vähintään 2 viimeistä lukukautta KV stipendin täytettävät tiedot jatkotutkinto opisk. Saako suomalaista opintotukea Saako muita yli 2000 euron apurahoja eikä palkkaa opintoihinsa liittyvästä työstä Kansalaisuus Tilinumero Tietoja tutkimustyöstä (vrt. Gradun tiedot) Aikooko suorittaa jatkotutkinnon HY:ssa, jos niin milloin (kk/vvvv) Suosittelija Suosittelijan sähköposti CV
KV stipendin täytettävät tiedot perustutkinto opisk. Saako suomalaista opintotukea Saako muita yli 2000 euron apurahoja eikä palkkaa opintoihinsa Kansalaisuus Tilinumero Paljonko opintoja on vielä jäljellä Arvio valmistumisajasta Tekeekö tällä hetkellä gradua (halutaan samat tiedot gradusta kuin gradu valmiiksi stipendissä) Suosittelija Suosittelijan sähköposti Käsittelijä Kuka tahansa henkilö, joka on tekemisissä hakemusten kanssa (paitsi hakija). Esimerkiksi esittelijä, maksuliikenteen hoitaja tai päätöksen tekijä. Lomakkeet Muut hakemuksen ulkopuoliset lomakkeet. Tällainen on esimerkiksi opintopiirin opettajan täyttämä palkkiolomake, jonka hän palauttaa verokorttinsa yhteydessä. Opintopiirien hakuehdot Mitä ehtoja hakijan tarvitsee täyttää, jotta pääsee hakemaan opintopiiriavustusta. Ei ole täytettäviä ehtoja. Opintopiirihakemuksen tiedot Mitä tietoja opintopiirirahan hakijoilta joka tapauksessa vaaditaan, jotta hakemuksen voisi allekirjoittaa. o Opintopiirin nimi o Osallistujien määrä o Opiskeltava aihe o Tuntimäärä o Käsiteltävät aiheet o Suunnitellut opettajat o Opettajien koulutus o Perustelut opintopiirin tarpeellisuudelle o Yhteyshenkilön perustiedot (haetaan kirjautumisen yhteydessä). o Jos viime vuonna saanut apurahaa tarvitaan myös raportti. Opiskelijajärjestöjen hakuehdot Ehdot, jotka hakijan täytyy täyttää, jotta edes pääsee tekemään hakemusta. o HY:n piirissä toimiva järjestö. Opiskelijajärjestöjen tiedot Mitä tietoja opiskelijajärjestörahan hakijoilta joka tapauksessa vaaditaan, jotta hakemuksen voisi allekirjoittaa. o Opiskelijajärjestö ja sen tieteenala o Osallistujien lukumäärä o Osallistujien opiskelualat o Projektin nimi o Projektin tarkoitus o Kytkentä opintoihin o Ohjelma (alustavakin käy) o Projektin kokonaisbudjetti o Haettavan apurahan määrä o Kuluerittely (matkakulut, kulkuneuvo, majoituskulut, ruokakulut, muut kulut (mitkä)) o Yhteyshenkilön perustiedot (haetaan kirjautumisen perusteella) o Pankkiyhteystiedot o Saako tukea tätä projektia varten muualta ja kuinka paljon. Perustiedot Hakijan perustiedot, jotka saadaan haettua jostain rekisteristä. o Nimi o Opiskelijanro/sotu o Tiedekunta o Laitos o Sähköpostiosoite o Puhelinnumero o Opintopisteet
o Opintojen aloitusaika Suosituksen antajat Koskee ulkomaalaisstipendiä. Perustutkinto opiskelijoilla joku opettaja ja jos tekee gradua, myös gradun ohjaaja. Jatkotutkinto opskelijoilla työtä ohjaava HY:n henkilökunta sekä joku toinen työn ohjaajista (voi olla HY:n ulkopuolinen). Suosituksen sisältö Tietoja, joiden avulla arvioidaan hakijan mahdollisuuksia saada ulkomaalaisstipendi. o Kuinka kauan suosittelija on tuntenut hakijan o Mikä on hänen suhteensa hakijaan o Onko hakijalla suosittelijan tiedon mukaan muita apurahoja tai stipendejä, jos on niin paljon ja mistä o Hakijan kykyjen arviointi verrattuna muihin saman vaiheen opiskelijoihin (En osaa sanoa=0, Alle keskitason=1, Keskitason=2, Hyvä=3, Erinomainen=4): opintomenestys, opiskeluvalmiudet, aktiivisuus, motivaatio ja määrätietoisuus, työn suunnittelu ja toteutus. o Lisäksi lyhyt sanallinen kuvaus työn kulusta ja laadusta koskien jatkotutkinto opiskelijoita. Yhteenveto Selkeä esitys kaikista kyseiseen apurahaan liittyvistä hakemuksista. Yhteenvetoa käytetään päätöksenteossa, seurannassa ja maksatuksessa työn teon apuna. Käsittelijä voi muodostaa yhteenvedon omiin tarkoituksiinsa sopivasti. 3 Käyttäjävaatimukset 3.1 Kaikkia apurahoja koskevat välttämättömät vaatimukset Tunnistaminen Perustietojen hakeminen Yhteystietojen muuttaminen Muut tiedot Ehtojen tarkistaminen Tietojen käyttö Täytön tarkistaminen Järjestelmä tunnistaa sinne pyrkivän hakijan tai käsittelijän. Jos tulijaa ei pystytä tunnistamaan, syy siihen selvitetään ja hänet ohjataan eteenpäin. Tunnistamisen perusteella järjestelmä hakee hakijan perustiedot jo olemassa olevista rekistereistä, jotta hakijan ei tarvitse niitä itse täyttää. Hakija voi tehdä muutoksia koskien yhteystietojaan, jos rekisteristä valmiina saatavat tiedot eivät ole voimassa tai hän haluaa käyttää tätä hakemusta varten joitain muita yhteystietoja. Perustietojen lisäksi hakijalta kysytään apurahakohtaisia tietoja, jotka hän täyttää itse. Tunnistuksen perusteella tarkistetaan sellaisia haettavaan apurahaan liittyviä hakuehtoja, jotka voidaan löytää jostakin valmiina. Jos ehdot eivät täyty, hakeminen keskeytyy. Syy keskeytymiseen ilmoitetaan ja hakija ohjataan eteenpäin. Hakijalle kerrotaan, että hänen jättämänsä hakemuksen tiedot talletetaan hakemuksen käsittelyä varten. Hakijaa ohjeistetaan myös päivittämään tietojaan järjestelmään, jos siihen on tarvetta ennen hakemusten lukitsemista käsittelyä varten. Siltä osin kuin tietoja ei haeta kolmannelta taholta, tarkistaa järjestelmä hakijan syöttämät tiedot ja ilmoittaa virheellisestä tai puutteellisesta tiedosta sekä pyytää korjaamaan ne.
Hakuajan loppuminen Vapaa teksti Hakemuksen tallentaminen Järjestelmä huolehtii siitä, että hakemuksia ei voi enää lähettää, kun käsittelijän säätämä hakuaika loppuu. Hakija voi syöttää välttämättömien tietojen lisäksi hakemukseen vapaamuotoista tekstiä, jonka määrä kuitenkin rajataan järkeväksi (esimerkiksi n merkkiä). Hakija voi tallentaa hakemuksen ja avata sen uudelleen täytettäväksi, ennen hakemusten lukitsemista. Lukitseminen Järjestelmä lukitsee allekirjoitetut hakemukset käsiteltäviksi määräpäivän jälkeen. Tämän jälkeen hakija ei voi tehdä muutoksia hakemukseensa järjestelmän avulla. Allekirjoittamattomat hakemukset eivät pääse käsittelyyn. Yhteenveto Yksittäiset hakemukset Päätökset Lukitsemisen jälkeen käsittelijä voi luoda järjestelmän avulla hakemuksista yhteenvedon. Esittelijän on päästävä katsomaan ja tulostamaan yksittäisiä hakemuksia ja niiden mahdollisia liitteitä. Kun päätös on tehty, käsittelijä voi merkitä järjestelmään kullekin hakijalle häntä koskevan päätöksen perussisällön (myönnetty/kielletty, määrä) ja ohjeet jatkoa varten (tai mistä ne löytyvät). Jatko ohjeet Lomakkeet Ohjeistus Jatko ohjeet rahan/stipendin saamista varten löytyvät järjestelmästä. Apurahoihin liittyvät muut täytettävät ja palautettavat lomakkeet täytyy löytyä järjestelmästä sähköisinä. Hakemuksen täyttämisen yhteydessä hakijalle kerrotaan, mitä tietoja tarvitaan sekä tarjotaan lisäohjeita tarvittaessa. Virheiden minimointi Hakemuksen täyttämisen yhteydessä käyttäjän virheiden minimoidaan valmiiden vaihtoehtojen, tarkkojen ohjeiden sekä tarkistusten avulla. Informaatio Lisäys Poisto Käsittelijät voivat järjestelmän avulla päivittää apurahoihin liittyvää informaatiota. Käsittelijän on voitava muuttaa käsin hakemuksista sellaisia tietoja, jotka eivät vaikuta päätökseen. Käsittelijän on voitava poistaa hakemus järjestelmästä hakijan niin halutessa. Poistosta on jäätävä jokin tunniste, jolla poiston tekijä voidaan tavoittaa tarvittaessa. Hakemuksen jättäminen Hakuajan säätäminen Hakemus on täytettävissä ja jätettävissä vain hakuajan puitteissa. Muuna aikana hakija pääsee näkemään vain apurahoihin liittyvää informaatiota sekä tulostettavia lomakkeita. Käsittelijän on voitava säätää kunkin apurahan hakuaikaa (jolloin hakemuksen voi jättää) järjestelmästä käsin. Hakemusten määrä Järjestelmän on kyettävä käsittelemään satoja hakemuksia. Virheilmoitukset Virheilmoitukset hakijalle on saatava näkyviin heti virheen tapahduttua.
Perustietojen haku Perustietojen haku rekistereistä täytyy tapahtua järkevän vasteajan puitteissa. Joukkosähköposti Järjestelmän on kyettävä lähettämään joukkosähköpostia sadalle hakijalle yhtäaikaa. Käyttäjien määrä Järjestelmän on sopeuduttava useaan yhtäaikaiseen käyttäjään. Hakemuksen täyttäminen Esitys Maksatus Tietojen muuttaminen Hakemusta pääsee täyttämään vain sellainen henkilö, jolla on tunnukset ALMAan kirjautumista varten. Esitys esimiehelle tehdään joka tapauksessa käsin, järjestelmän ei tarvitse siis automatisoida sitä. Yhteenveto/vertailu voi tosin toimia tässä apuna. Tietoja ei voida siirtää järjestelmästä suoraan maksatusjärjestelmään. Maksatus tapahtuu tässä tapauksessa jälkikäteen laskulla ja ohjelma on hyvin suljettu. Tässäkin yhteenveto toimii kuitenkin apuna. Hakija voi muuttaa yhteystietojaan tarvittaessa. Yleistettävyys Järjestelmään on myöhemmin voitava ottaa mukaan muitakin apurahatyyppejä. Rahojen käyttö Rahojen käyttökohdetta tai tehokkuutta ei kontrolloida millään muulla tavalla kuin hakijoiden tekemillä jälkikäteisraporteilla. 3.2 Kaikkia apurahoja koskevat valinnaiset vaatimukset Liitteet Puuttuvat tiedot Päätöksistä tiedottaminen Päätöksen sisältö Tiedon saannin kontrolli Tarkistaminen Hakija voi lähettää hakemuksensa liitteenä tiedostoja. Järjestelmän avulla käsittelijä voi kysellä hakijoiden puuttuvia tietoja. Kaikkia puuttuvia tietoja voidaan kysyä yhtäaikaa. Järjestelmän avulla käsittelijä voi tiedottaa hakijoille päätöksen tekemisestä. Hakija löytää tiedot omaa hakemustaan koskevasta päätöksestä kirjautuessaan järjestelmään tarkastellakseen omia tietojaan. Hakijan pitää pystyä järjestelmän avulla kuittamaan, että hän on saanut tiedon päätöksestä. Hakija pääsee kirjautumaan järjestelmään aina tarkistaakseen oman hakemuksensa tilan tai tietoja. Hakemusten tila Järjestelmä asettaa hakemukset lukitus tilaan käsittelyvaihetta varten ja käsittelijä voi järjestelmän avulla asettaa hakemukset päätös tehty tilaan, kun päätökset on tehty. Tilan avulla hakija voi seurata hakuprosessin edistymistä. Perustietojen uudelleen haku Järjestelmä hakee perustiedot uudestaan kun käsittelijä ottaa hakemukset käsittelyyn.
Päätöksen teko Rahapussi Seuranta Raportin saapuminen Lomakkeiden täyttö Liitteet Tietojen päivittäminen Lukitustila Tekniikka Rajapinnat Liitteiden muoto Hakemuksessa kysytään hakijalta sellaisia tietoja, joita voidaan olettaa käytettävän päätöksen teossa hyväksi. Järjestelmä tarjoaa rahapussi toiminnon, jolla voidaan seurata reaaliaikaisesti budjetin hupenemista myönnettyihin rahoihin. Järjestelmän avulla käsittelijä voi suorittaa seurantaa jo käytetyistä ja maksetuista apurahoista. Järjestelmä merkkaa raportin tulleeksi, jolloin puuttuvia raportteja osataan kysellä hakuajan umpeuduttua. Muut lomakkeet voidaan täyttää ja lähettää sähköisesti. Järjestelmän on hyväksyttävä monenlaisia liitetiedostoja. Hakijan on päästävä omaan hakemukseensa käsiksi hakemuksen tallentamisen jälkeen kuitenkin hakuajan puitteissa. Kun järjestelmä on lukinnut hakemukset käsittelyä varten, hakija ei voi tehdä omaan hakemukseensa enää muutoksia. Vain allekirjoitetut hakemukset huomioidaan. Asiakas toivoo Java pohjaista ratkaisua. Mahdollisia tulevia yhteyksiä varten olisi hyvä tuottaa rajapinta, vaikka sitä ei voitaisikaan tämän projektin yhteydessä käyttää tiedonsiirtoon. Järjestelmä rajoittaa liitetiedostojen muodon käsittelijöiden laite ja ohjelmistovaatimusten mukaiseksi. 3.3 Abi infoa, gradua, opintopiiriä sekä opiskelijajärjestöä koskevat välttämättömät vaatimukset Raporttien seuranta Järjestelmän avulla käsittelijä voi seurata, onko edellisten vuosien raportit tulleet. 3.4 Vain abi infoavustuksia koskevat valinnaiset vaatimukset Abiraportti Järjestelmän avulla abi infoa pitänyt taho voi jättää pitämästään infosta sähköisen raportin. Järjestelmä tiedustelee sitä hakemuksen lähettämisen yhteydessä ja se voidaan toimittaa hakemuksen liitteenä. Järjestelmä pitää kirjaa palautetuista raporteista. 3.5 Vain gradu valmiiksi stipendiä koskevat valinnaiset vaatimukset Graduvaiheen tarkistus Järjestelmän avulla käsittelijä pystyy tekemään tarkistuksen koskien hakijan graduntekovaihetta, ilman erikseen lähetettävää liitettä.
Gradupalaute Ennen seuraavaa hakukertaa järjestelmän avulla voidaan lähettää edellisen kerran stipendiaateille ohjeet palautteen antamisesta. 3.6 Vain opintopiirien avustuksia koskevat välttämättömät vaatimukset Opettajan tausta Opettajien taustoja ei tarkisteta. Luotetaan siihen, että ilmoitus on oikea ja viimeistään palkanmaksuvaiheessa huomataan räikeät virheellisyydet. 3.7 Vain opiskelijajärjestöjen avustuksia koskevat valinnaiset vaatimukset Apurahan suuruusluokka Järjestöjen raportti Järjestelmä laskee haettavan apurahan määrän ja osallistujien määrän suhteen, paljonko apurahaa haetaan per henkilö. Hakijan yhteyshenkilön on pystyttävä toimitamaan järjestelmän avulla järjestöjen apurahoista raportti ennen seuraavaa hakukertaa. Raportti on ehtona apurahan uudelleen hakemiselle. 3.8 Vain ulkomaalaisten stipendiä koskevat valinnaiset vaatimukset Suositus KV stipendiä suosittelevan henkilön on pystyttävä lähettämään suosituksensa järjestelmän kautta ja järjestelmän on kohdennettava se oikeaan hakemukseen. 4 Käyttötapaukset 5 Järjestelmävaatimukset 5.1 Kaikkia apurahoja koskevat välttämättömät järjestelmävaatimukset Tunnistaminen Järjestelmään pääsee vain ALMAn kautta. Tällöin vaaditaan ALMA tunnukset, joiden avulla ALMUun tulija voidaan tunnistaa joko hakijaksi tai käsittelijäksi. Jos tunnistus ei onnistu, kyseessä on jokin virhe tunnuksissa, jolloin käyttäjää ohjeistetaan yleisellä tasolla toimimaan toisella tavalla. Näkymä Tunnistamisen perusteella avataan käyttäjälle hänen tarpeitaan vastaava näkymä.
Hakijan näkymä Käsittelijän näkymä Ehtojen tarkistaminen Tässä näkymässä on tarjolla hakijalle sopivat toimintavaihtoehdot. Hakija näkee eri apurahoja koskevat infot, omien hakuehtojensa mukaiset mahdolliset apurahat sekä pääsee katselemaan ja muuttamaan jo tekemiään hakemuksia. Esimerkiksi perustutkinto opiskelija ei näe jatkotutkinto opiskelijoita koskevia tyhjiä hakemuksia. Tässä näkymässä on tunnistetietojen perusteella näkyvissä ko. käsittelijää koskevat hakemustyypit. Eli kukin käsittelijä saa infotietojen ja tyhjien hakemusten lisäksi nähdä omiin tunnuksiinsa liittyvät hakemukset (= ne hakemukset, joihin ko. käsittelijällä on oikeudet). Hakijan tunnistetietojen perusteella tarkistetaan hänen hakukelpoisuusehtojaan. Hakija saa nähtäväkseen vain ne lomakkeet, joita koskevia apurahoja hänellä on mahdollisuus hakea. Esimerkiksi ulkomaalaisstipendin hakija saa näkyviin perustutkinto opiskelijan tai jatkotutkinto opiskelijan lomakkeen riippuen omasta opiskeluvaiheestaan. Perustietojen automaattinen haku Tunnistamisen perusteella haetaan hakijoiden perustiedot kutakin hakemusta varten ldapista tai oodista. Hakemuslomake Kutakin apurahaa varten tuotetaan sähköinen lomake, jonka hakija voi täyttää, jos hänellä on siihen oikeus (= hakija täyttää hakuehdot). Yhteystietojen muuttaminen Hakijaa koskevat perustiedot haetaan valmiiksi ja esitäytetään lomakkeelle niiltä osin kuin hakija voi niitä muuttaa. Nimi ja opiskelijanumero ovat staattisia, mutta esimerkiksi sähköpostiosoitetta tai puhelinnumeroa voi muuttaa. Muut tiedot Perustietojen lisäksi hakija täyttää hakulomakkeelle kutakin hakemusta koskevia tietoja. Muiden tietojen muoto Tietojen kysely strukturoidaan, jotta niistä on käsittelijälle mahdollisimman paljon hyötyä. Lomakkeella vältetään pitkiä tekstialueita, jotka mahdollistavat hakemuksen käsittelyn kannalta liian pitkien tietojen syötön. Tietojen käyttö Täytön tarkistaminen Vapaa teksti Hakijalle kerrotaan, että lomakkeelle syötetyt tiedot tallennetaan järjestelmään apurahan käsittelyprosessia ja seurantaa varten. Hakijan on siis tiedettävä, että hänen tietonsa tallentuvat hänen joko tallentaessaan luonnoksen tai allekirjoittaessaan hakemuksen. Kun hakija täyttää lomakkeen ja tallentaa tai allekirjoittaa sen, järjestelmä tarkistaa, että jokainen kohta (paitsi vapaa tekstikenttä) on täytetty. Jos tieto on luonteeltaan sellainen, että sen syntaksi voidaan tarkistaa (esim. sähköpostiosoite), se tarkistetaan ja tarvittaessa ilmoitetaan virheellisesti täytetystä kentästä. Hakemuslomakkeelle voi täyttää myös vapaamuotoista tekstiä tekstialueelle. Tekstialueen koko rajoitetaan kuitenkin merkkimääräiseksi ja tämä määrä kerrotaan lomakkeen ohjeissa. Hakemuksen tallentaminen Hakija voi halutessaan tallentaa hakemuksestaan luonnoksen järjestelmään. Tallentamisen yhteydessä tiedot tallentuvat tietokantaan ja ovat sieltä haettavissa, kun hakija täydentää hakemustaan. Vain oikein täytetyn hakemuksen voi allekirjoittaa, jolloin allekirjoitettu hakemus on käsittelykelpoinen. Vain allekirjoitetut hakemukset pääsevät käsittelyyn hakuajan loputtua. Hakemuksen Hakija saa allekirjoitetun hakemuksen uudelleen muokattavaksi tai poistettavaksi hakuajan allekirjoittaminen puitteissa. Jos hakemuksen tällöin haluaa mukaan käsittelyyn, se pitää allekirjoittaa uudestaan.
Lukitseminen Yhteenveto Yksittäiset hakemukset Kun käsittelijän asettama hakuaika on loppunut, kaikki allekirjoitetut hakemukset merkitään olevan käsittely tilassa. Tässä tilassa ei hakija voi enää tehdä järjestelmän kautta muutoksia hakemukseensa. Käsittelijä saa muodostettua lukituista (käsittelyssä olevista) hakemuksista mieleisensä yhteenvedon. Yhteenvetoon voidaan ottaa mukaan vain halutut kentät (sarakkeet) tai sitä voidaan lajitella jonkin kentän mukaiseen järjestykseen. Yhteenvedossa on myös linkki jokaiseen yksittäiseen hakemukseen tai siihen liittyvään asiakirjaan (esim. suositus), josta niitä pääsee tarkastelemaan yksitellen. Yksittäinen hakemus aukeaa erilliseen näyttöön yhteenvedon päälle. Esittelijä pääsee tarkastelemaan yksittäisiä hakemuksia yhteenvedon kautta. Ks edellinen vaatimus. Päätökset Yhteenvetotaulukkoon varataan tilaa päätöksille eli sinne muodostetaan erillinen kenttä, johon esittelijä voi merkitä kuinka paljon kukin hakija on saamassa avustusta. Kommentit Esittelijälle varataan yhteenvetoon myös kenttä omia kommentteja tai huomautuksia varten. 6 Järjestelmämallit 7 Ympäristövaatimukset 8 Käyttöliittymäprototyypit 9 Tuotteen elinkaari