ALMU-järjestelmä Vaatimusdokumentti

Transkriptio

1 ALMUjärjestelmä Vaatimusdokumentti Helsingin yliopisto TKTL Ohjelmistotuotantoprojekti Projektiryhmä: Peter Ahlberg, Marika Korhonen, Tomi Kuittinen, Iikka Meriläinen, Jukka Narkiniemi

2 SISÄLLYS 1 Johdanto Yleistä apurahojen hakemisesta ja hakemusten käsittelystä Käsitteet Käyttötapaukset Hakuajan hallinnointi Hakemuksen täyttäminen Aiemmin tallennetun hakemusluonnoksen täydentäminen/korjaaminen Allekirjoitetun hakemuksen muokkaaminen Hakemukseen liittyvän lisälomakkeen täyttäminen Hakemusten käsittely Järjestelmän kuvaus Tietosisältökaavio Tietosisällön tarkempi erittely Asiakirjojen tilasiirtymät Elementtien elinkaaret järjestelmässä Hakukerta Hakija Hakemuksen täyttäjä, jos eri kuin hakija Hakemus Suositus Graduarvio Raportti Käyttöliittymä...28 Liitteet: Liite 1: Almujärjestelmän käyttöliittymäkuvat

3 1 Johdanto Ohjelmistotuotantoprojektiryhmämme suunnittelee ja toteuttaa asiakkaalleen Helsingin yliopiston Kehitysosastolle opiskelijoiden apurahojen haku ja käsittelyjärjestelmän. Tällä hetkellä kyseessa olevia apurahoja haetaan paperilomakkeilla, jotka käsittelijät käyvät läpi ja kirjaavat ylös päätökseen tekoon tarvittavat tiedot. Almujärjestelmän avulla on tarkoitus automatisoida sekä hakijan että käsittelijän toimintoja ja helpottaa näin ollen käsittelijöiden työtä. Järjestelmää käyttää hakijoiden ja käsittelijöiden lisäksi tahot, jotka toimittavat esimerkiksi suosituksia hakijoiden hakemuksia varten. Tämän dokumentin tarkoitus on antaa selkeä kuva asiakkaan tarpeiden mukaisesta järjestelmän ratkaisuehdotuksesta. Ehdotus sisältää järjestelmän toiminnot ja käyttäytymisen kussakin tilanteessa sekä näyttökuvat toteutettavasta järjestelmän käyttöliittymästä. 2 Yleistä apurahojen hakemisesta ja hakemusten käsittelystä. Tällä hetkellä toteutettavan järjestelmän piiriin tullaan sisällyttämään 5 apurahatyyppiä: abiinfoavustus, gradut valmiiksi stipendi, opiskelijajärjestöjen avustukset, opintopiirirahat sekä ulkomaalaisstipendit. Nykyinen tilanne on se, että hakijat kirjoittavat joko vapaamuotoisen hakemuksen tai täyttävät hakemuslomakkeen paperilla. Tämän jälkeen hakijat toimittavat paperihakemukset Opintoneuvontaan, josta ne ohjataan käsittelijöille. Käsittelijät kokevat suurimpien ongelmien olevan hakemusten vapaamuotoisuudessa ja paperilomakkeissa. Nämä kaksi tekijää johtavat siihen, että käsittelijöiden on käytävä jokainen hakemus läpi tarkasti ja poimittava tekstistä päätöksen teossa olennaiset tiedot sekä kirjoitettava ne vertailua varten taulukkomuotoon jollakin toimistoohjelmalla. Tämän työvaiheen automatisointi auttaisi käsittelijöitä heidän työssään kaikkein eniten. Lisäksi heidän työtään helpottaisi se, että samasta paikasta löytyisivät kaikki tehdyt hakemukset ja niihin liittyvät asiakirjat, jolloin tietojen jälkikäteen tarkistaminen helpottuisi. Tällainen tilanne on esimerkiksi niiden apurahojen kohdalla, joiden myöntämistä varten hakijan on toimitettava edellisen vuoden apurahaa koskeva raportti. Toteutettavan järjestelmän olisi siis helpotettava tällaista asiakirjojen etsintää ja tarkistamista. Tällöin käsittelijä pystyisi pyytämään puuttuvia asiakirjoja helposti oikeilta tahoilta.

4 3 Käsitteet Käsite Esittelijä Hakija Hakuehdot Käsittelijä Lomakkeet Suosituksen antajat Yhteenveto Selitys Henkilö, joka käy hakemukset läpi ja tekee esimiehelleen esityksen myönnettävistä apurahoista. Esimerkiksi Marja Kruut Kuka tahansa henkilö, joka yrittää hakea järjestelmän kautta haettavissa olevia apurahoja. Voi olla myös varsinaisen apurahan saajan edustaja tai yhteyshenkilö (esimerkiksi opiskelijajärjestön edustaja, joka hakee rahaa järjestönsä jäsenille). Rekistereistä ja tietokannoista tarkistettavia ehtoja, joilla voidaan tarkistaa onko hakija oikeutettu saamaan ko. apurahaa. Kuka tahansa henkilö, joka on tekemisissä hakemusten kanssa (paitsi hakija). Esimerkiksi esittelijä, maksuliikenteen hoitaja tai päätöksen tekijä. Muut hakemuksen ulkopuoliset lomakkeet. Esimerkiksi suosituslomake, jonka hakijan ohjaaja täyttää. Koskee ulkomaalaisstipendiä. Perustutkintoopiskelijoilla joku opettaja ja jos tekee gradua, myös gradun ohjaaja. Jatkotutkintoopskelijoilla työtä ohjaava HY:n henkilökunta sekä joku toinen työn ohjaajista (voi olla HY:n ulkopuolinen). Taulukkomuotoinen esitys kaikista kyseiseen apurahaan liittyvistä hakemuksista. Yhteenvetoa käytetään päätöksenteossa, seurannassa ja maksatuksessa työn teon apuna. Käsittelijä voi muodostaa yhteenvedon omiin tarkoituksiinsa sopivasti. 4 Käyttötapaukset Tässä luvussa kuvataan tyypillisimpiä tapoja käyttää järjestelmää. Käyttötapaus kuvaa jonkin tavan käyttää järjestelmää alusta loppuun. 4.1 Hakuajan hallinnointi Marja Kruut on saanut tiedon tämänvuotisesta opintopiirirahojen hakuajasta. Hänen tehtäväkseen tulee kirjata hakuaika Almujärjestelmään, jotta hakija pääsisivät täyttämään hakemuksia ja jotta hakuajan umpeuduttua uusia hakemuksia ei voisi enää jättää. 1. Marja kirjautuu järjestelmään, joka tunnistaa hänellä olevan hallinnointioikeudet. 2. Marja hakee opintopiirirahojen hallinnointinäkymän eteensä. 3. Marja asettaa hakuajan alkamis ja loppumisajan sekä tallentaa ne. 4. Marja kirjautuu ulos.

5 4.2 Hakemuksen täyttäminen Ville Laine on Limes ry:n sihteeri ja hänen tehtäväkseen on annettu hakea apurahaa seuraavana keväänä pidettävää abiinfoa varten. Limes on ennenkin pitänyt infoja, joten järjestössä ollaan tietoisia apurahasta. Järjestön puheenjohtaja ohjeistaa Villeä etsimään infoa Almasta. Nyt on lokakuu ja hakuaikaa on vielä pari viikkoa jäljellä. 1. Ville kirjautuu Almaan ja löytää siellä tiensä Abiinfo apurahan infosivuille. Infosivuilta Ville pääsee Almujärjestelmään täyttämään hakemusta. 2. Ville näkee, että hakemukseen on jo esitäytetty hänen yhteystietonsa, joten hän täyttää abiinfoa koskevat tiedot hakemukseen. Poikkeus: Ville tekee näppäilyvirheen hakemusta täyttäessään, mistä järjestelmä ilmoittaa hänelle välittömästi Villen poistuttua virheellisesti täytetystä kentästä. 3. Ville allekirjoittaa hakemuksen. Poikkeus: Hakemuksesta puuttuu välttämättömiä tietoja, jolloin Ville ei voi allekirjoittaa sitä. Hänen on tallennettava hakemus ja palattava myöhemmin hakuajan aikana täydentämään ja allekirjoittamaan hakemus. Muutoin hakemusta ei oteta käsittelyyn hakuajan umpeuduttua. 4. Ville näkee järjestelmästä äsken allekirjoittamansa hakemuksen tilan ja jäljellä olevan hakuajan. 5. Ville poistuu Almusta. 4.3 Aiemmin tallennetun hakemusluonnoksen täydentäminen/korjaaminen Maija Mäkinen on viikko sitten täyttänyt hakemuksen gradut valmiiksi stipendiä varten, mutta silloin täyttäminen jäi kesken. Maija tallensi hakemuksen ja nyt hän aikoo täyttää hakemuksen loppuun asti ja allekirjoittaa sen, sillä hakuaikaa on enää pari päivää jäljellä. 1. Maija menee suoraan Almujärjestelmän kirjautumissivulle. 2. Maija kirjautuu sisään Almatunnuksillaan. 3. Maija näkee järjestelmästä aiemmin täytetyn hakemuksensa ja sen, että hakuaika umpeutuu parin päivän päästä. 4. Maija täyttää hakemuksensa loppuun ja allekirjoittaa sen. 5. Hän näkee järjestelmästä, että hakemus on nyt allekirjoitettu ja valmiina käsiteltäväksi. 6. Maija poistuu järjestelmästä.

6 4.4 Allekirjoitetun hakemuksen muokkaaminen Timo Virtanen on jo viikko sitten allekirjoittanut hakemuksen koskien hänen suunnittelemaansa opintopiiriä argeologian opiskelijoita varten. Eilen Timo sai kuitenkin tietää, että yksi hänen opintopiirinsä opettajista ei pääsekään tulemaan, mutta lähettää sijaisekseen toisen henkilön. Sijainen on kuitenkin oppiarvoltaan alempiarvoinen kuin alun perin pyydetty opettaja, joten Timo haluaa päivittää hakemuksensa ennen kuin hakuaika umpeutuu huomenna. 1. Timo kirjautuu Almuun. 2. Almusta hän löytää jo allekirjoitetun hakemuksensa. 3. Timo muuttaa hakemukseen opettajaa koskevat tiedot. 4. Hän allekirjoittaa hakemuksen uudelleen, jotta siihen tehdyt muutoksen olisivat voimassa ja hakemus otettaisiin käsittelyyn hakuajan umpeuduttua. 5. Timo kirjautuu ulos järjestelmästä. 4.5 Hakemukseen liittyvän lisälomakkeen täyttäminen Simo Kiuru on Maija Mäkisen graduohjaaja ja hänen on vahvistettava Maijan gradun teon vaihe, jotta Maijan gradut valmiiksi stipendin hakemus voitaisiin ottaa käsittelyyn. 1. Maija on toimittanut Simolle hakemuksensa yksilöintitiedot, joiden perusteella Simo kirjautuu järjestelmään. 2. Simo täyttää lomakkeelle tarvittavat tiedot. 3. Simo allekirjoittaa lomakkeen. Simo saa tiedon siitä, että lomakkeen lähetys on onnistunut. 4. Simo poistuu järjestelmästä. 4.6 Hakemusten käsittely Abiinfo apurahojen hakuaika on umpeutunut ja Pia Puustelli aloittaa hakemusten käsittelyn. Hänen tehtävänään on käydä hakemukset läpi ja tehdä ehdotus esimiehelleen jaettavista apurahoista. 1. Pia kirjautuu järjestelmään, joka tunnistaa hänellä olevan oikeudet abiinfoapurahojen käsittelyyn. 2. Pia muodostaa järjestelmän avulla yhteenvedon allekirjoitetuista hakemuksista.

7 3. Yhteenvedosta Pia näkee tärkeimmät hakemusten tiedot, mutta halutessaan Pia pääsee selailemaan myös yksittäisiä hakemuksia. 4. Pia pääsee selailemaan myös aikaisempien vuosien hakemuksia ja niihin liittyviä raportteja. 5. Pia käyttää muodostamaansa yhteenvetoa esityksessään, jonka hän tekee esimiehelleen. 6. Pia kirjautuu ulos. 5 Järjestelmän kuvaus 5.1 Tietosisältökaavio 5.2 Tietosisällön tarkempi erittely Apurahatyyppi: nimi Abiinfo avustus / Gradut valmiiksi stipendi / Opiskelijajärjestöjen avustukset / Opintopiirirahat /

8 Ulkomaalaisstipendi_perus / Ulkomaalaisstipendi_jatko ptopiskelijalle Kyllä / ei Perustutkintoopiskelija voi hakea, jos kyllä. jtopiskelijalle Kyllä / ei Jatkotutkintoopiskelija voi hakea, jos kyllä. Kyllä Kyllä Hakukerta: Hakuajan alkamispv Pvm Esim. 21/01/06 Tämä päivä Hakuajan alkamisklo Kellonaika Esim. 23:59 Tämä kloaika Hakuajan loppumispv Pvm 1kk myöhemmin Hakuajan loppumisklo Kellonaika Tämä kloaika Budjetti Kokonaisluku Tämän hakukerran budjetti euroissa. 0 Päätös Kyllä / ei Päätös tehty esityksen mukaisesti, jos kyllä Ei Hakemuksen täyttäjä: Nimi Teksti Käyttäjän nimi Opiskelijanumero Teksti Käyttäjän nro Tiedekunta Teksti Käyttäjän tdk

9 Sähköpostiosoite Teksti Käyttäjän sposti Puhelinnumero Teksti Käyttäjän nro Hakija: Nimi Teksti Voi olla järjestö tai henkilö. Käyttäjän nimi Tilinumero Teksti Abiinfoavustushakemus: Tila Luonnos, Allekirjoitettu, Käsittelyssä, Käsitelty Luonnos Allekirjoitettu Kyllä / Ei Ei Pitäjien lkm Kokonaisluku 1 Opiskelualat Teksti Esim. Äidinkieli, Matematiikka Abien määrän perustelu Teksti Mihin arvio perustuu Tilaisuuden kuvaus Teksti Muut tuet Kokonaisluku (09999) Kuinka paljon hakija saa tähän projektiin muita tukia. 0 Vain yksi haku per hakukerta Kyllä / Ei Kyllä, jos hakija voi hakea vain yhdellä hakemuksella yhdessä haussa. Ei

10 Saa myöntää monta avustusta Kyllä / Ei Kyllä, jos hakija voi Kyllä per hakija saada monta kertaa saman avustuksen. Infotilaisuudet: Kunta Teksti Lukio tai tapahtuma Teksti Abien määrä Kokonaisluku (01000) 0 Kulut: Matkustus Kokonaisluku (01000) Mat_erittely Teksti Matkustuskuluj en selostus Majoitus Kokonaisluku (01000) Ruokailu Kokonaisluku (01000) Muut Kokonaisluku (01000) Muut_erittely Teksti Muiden kulujen selostus Abiinforaportti: Pitäjien nimet Teksti Sama kuin Tilaisuuden kuvaus Teksti Toteutuneet infotilaisuudet:

11 Kunta Teksti Lukio tai tapahtuma Teksti Abien määrä Kokonaisluku (01000) 50 Toteutuneet kulut: Matkustus Kokonaisluku (01000) Sama kuin Mat_erittely Teksti Matkustuskuluj en selostus Sama kuin Majoitus Kokonaisluku (01000) Sama kuin Ruokailu Kokonaisluku (01000) Sama kuin Muut Kokonaisluku (01000) Sama kuin Muut_erittely Teksti Muiden kulujen selostus Sama kuin Gradut valmiiksistipendihakemus: Tila Luonnos, Allekirjoitettu, Käsittelyssä, Käsitelty Luonnos Allekirjoitettu Kyllä / Ei Ei Tutkielman aihe Teksti Opintojen aloitusvuosi Kokonaisluku ( ) Ei kuitenkaan suurempi kuin nykyinen vuosi. 4 vuotta aiempi kuin nykyinen vuosi

12 Opintojen valmistumisvuosi Kokonaisluku ( ) Ei kuitenkaan pienempi kuin nykyinen vuosi. Gradun aloitusaika Pvm Kuukauden tarkkuudella. Ei voi olla nykyhetkeä myöhempi. Gradun valmistumisaika Pvm Kuukauden tarkkuudella. Ei voi olla nykyhetkeä edeltävä. Toivottu ajankohta Pvm Kuukauden tarkkuudella? Ei voi olla hakuajan loppumista edeltävä, eikä gradun valmistumisaikaa myöhemmin. Seuraava vuosi Puoli vuotta sitten Puoli vuotta tulevaisuuteen 2 kuukautta tulevaisuuteen Toivottu kesto Kokonaisluku (12) Toivottu stipendin viikkomäärä 1 1. asema Teksti 1. toivottu asema 2. asema Teksti 3. asema Teksti 4. asema Teksti Perustelu asemille Teksti Vain yksi haku per hakukerta Kyllä / Ei Kyllä, jos hakija voi hakea vain Kyllä

13 yhdellä hakemuksella yhdessä haussa. Saa myöntää monta avustusta Kyllä / Ei Kyllä, jos hakija Ei per hakija voi saada monta kertaa saman avustuksen. Gradutraportti: Jakson ajankohta Pvm. Milloin stipendi käytettiin (alkamispvm.) Sama kuin hakemuksen toivomus Kuvaus työskentelystä Teksti Jakson merkitys gradun kannalta Ehdotuksia stipendin kehittämiseksi Teksti Teksti Gradutarvio: Suosittelija Teksti Nimi Hakija on stipendiaatiksi Kyllä / Ei Suosittelijan mielipide Kyllä Allekirjoitettu Kyllä / Ei Ei Opintopiirirahahakemus:

14 Tila Luonnos, Allekirjoitettu, Käsittelyssä, Käsitelty Luonnos Allekirjoitettu Kyllä / Ei Ei Piirin nimi Teksti Piirin sisältö??? Piirin tieteenala Teksti Perustelut avustukselle Teksti Aihe Teksti Tunnit yhteensä Kokonaisluku (030?) 0 Osallistujien lukumäärä Kokonaisluku (0500) 1 Perustelut lukumäärälle Teksti Vain yksi haku per hakukerta Kyllä / Ei Kyllä, jos hakija voi hakea vain yhdellä hakemuksella yhdessä haussa. Ei Saa myöntää monta avustusta Kyllä / Ei Kyllä, jos hakija voi Kyllä per hakija saada monta kertaa saman avustuksen. Käsiteltävät aiheet ja tunnit: Aihe Teksti Tuntimäärä Kokonaisluku (020) 0 Opetustaso Teksti Professori, Dosentti,... Maisteri Opintopiiritraportti: Osallistujat Teksti Sama kuin

15 Selostus Teksti Mitä opiskeltiin ja millä aikataululla Toteutuneet aiheet ja tunnit: Aihe Teksti Sama kuin Tuntimäärä Kokonaisluku (020) Sama kuin Opetustaso Teksti Professori, Dosentti,... Sama kuin Opiskelijajärjestöjenapurahahakemus: Tila Luonnos, Allekirjoitettu, Käsittelyssä, Käsitelty Luonnos Allekirjoitettu Kyllä / Ei Ei Projektin nimi Teksti Kytkentä opintoihin Teksti Projektin kytkentä opintoihin Aikataulu Teksti Osallistujamäärä Kokonaisluku (0200?) 1 Muut tuet Kokonaisluku (09999) 0 Vain yksi haku per hakukerta Kyllä / Ei Kyllä, jos hakija voi hakea vain yhdellä hakemuksella yhdessä Ei

16 haussa. Saa myöntää monta avustusta Kyllä / Ei Kyllä, jos hakija voi Kyllä per hakija saada monta kertaa saman avustuksen. Opiskelijajärjestötraportti: Osallistujat Teksti Sama kuin Selostus Teksti Miten projekti toteutui ja millä aikataululla Toteutuneet kulut: Matkustus Kokonaisluku (01000) Sama kuin Mat_erittely Teksti Matkustuskuluj en selostus Sama kuin Majoitus Kokonaisluku (01000) Sama kuin Ruokailu Kokonaisluku (01000) Sama kuin Muut Kokonaisluku (01000) Sama kuin Muut_erittely Teksti Muiden kulujen selostus Sama kuin

17 Ulkomaalaisstipendin hakemus, perustutkinto: Tila Luonnos, Allekirjoitettu, Käsittelyssä, Käsitelty Luonnos Allekirjoitettu Kyllä / Ei Ei Katuosoite Teksti Postinro Teksti Postitoimipaikka Teksti Kansallisuus Teksti Tilinumero Teksti Tulevat opintopisteet Kokonaisluku (0200) 30 Valmistumisaika Pvm. Kuukauden tarkkuudella. Ei voi olla hakuajan umpeutumista ennen. Graduvaihe Valmis / Parhaillaan / Aloitan pian / Aloitan myöhemmin Vuosi tulevaisuuteen Aloitan pian Graduaihe Teksti Gradun aloitusaika Pvm. Kuukauden tarkkuudella. Gradun valmistumisaika Pvm. Kuukauden tarkkuudella. Vain yksi haku per hakukerta Kyllä / Ei Kyllä, jos hakija voi hakea vain yhdellä hakemuksella yhdessä haussa. 2 kuukautta sitten 4 kuukautta tulevaisuuteen Kyllä Saa myöntää monta avustusta Kyllä / Ei Kyllä, jos hakija Ei

18 per hakija voi saada monta kertaa saman avustuksen. Ulkomaalaisstipendin hakemus, jatkotutkinto: Tila Luonnos, Allekirjoitettu, Käsittelyssä, Käsitelty Luonnos Allekirjoitettu Kyllä / Ei Ei Katuosoite Teksti Postinro Teksti Postitoimipaikka Teksti Kansallisuus Teksti Tilinumero Teksti Tulevat opintopisteet Kokonaisluku (0200) 30 Valmistumisaika Pvm. Kuukauden tarkkuudella. Ei voi olla hakuajan umpeutumista ennen. Jatkotutkinto HY:ssa Kyllä / Ei Aikooko suorittaa jatkotutkinnon HY:ssa. Vuosi tulevaisuuteen Kyllä Tutkimusaihe Teksti Tutkimuksen aloitusaika Pvm. Kuukauden tarkkuudella. 6kk sitten Vain yksi haku per hakukerta Kyllä / Ei Kyllä, jos hakija voi Kyllä

19 hakea vain yhdellä hakemuksella yhdessä haussa. Saa myöntää monta avustusta Kyllä / Ei Kyllä, jos hakija voi Ei per hakija saada monta kertaa saman avustuksen. Ulkomaalaisstipendi (perus)suositus: Nimi Teksti Suosittelijan nimi Virkanimike Teksti Suosittelijan virka Hakijan tunteminen Teksti Missä ominaisuudess a tuntee hakijan Hakijan muut avustukset Ei / alle 2000 / yli 2000 / EOS Suosittelijan tiedon mukaan Hakijan palkka Ei / kyllä /EOS Suosittelijan tiedon mukaan Ei Ei Hakijan kyvyt ja pätevyys EOS/ alle keskitason / keskitasoa / hyvä /erinomainen Hakijan opiskelutyön arviointi EOS Suosittelijan HY:läisyys Kyllä / ei Tunnistamista varten Kyllä Allekirjoitettu Kyllä / Ei Ei Ulkomaalaisstipendi (tutkielma/tutkimus)suositus:

20 Vaihe ja edistyminen Teksti Suosittelijan kirjoittama avoin teksti. Työn merkitys Teksti Suosittelijan kirjoittama avoin teksti. Muut julkaisut Kyllä/ei Onko suosituksen tekijällä tiedossa hakijan kirjoittamia julkaisuja Julkaisujen merkittävyys Teksti Jos edelliseen on vastattu kyllä. Suosittelijan HY:läisyys Kyllä/ Ei Henkilöllisyyd en varmistamista varten Käyttäjätunnus ja salasana Teksti Jos edelliseen vastattiin kyllä. Nimi Teksti Jos edelliseen vastattiin ei. Yritys tai yhteisö Teksti Jos edelliseen vastattiin ei. Puhelin Teksti Jos edelliseen vastattiin ei. Sähköposti Teksti Jos edelliseen vastattiin ei. Ei Kyllä

21 Virkanimike Teksti Jos edelliseen vastattiin ei. Hakijan tunteminen Teksti Jos edelliseen vastattiin ei. Allekirjoitettu Kyllä / Ei Ei 5.3 Asiakirjojen tilasiirtymät Hakemus: Tila Tapahtuma => Tila Uusi hakemus Hakija tallentaa Luonnos Uusi hakemus Hakija allekirjoittaa Allekirjoitettu Luonnos Hakija tallentaa Luonnos Luonnos Hakija allekirjoittaa Allekirjoitettu Luonnos Hakija tuhoaa Allekirjoitettu Hakuaika päättyy Hakuaika päättynyt, mutta lisädokumentit (suositukset/arviot) mahdollisia Hakuaika päättynyt, mutta lisädokumentit mahdollisia Lukitaan Hakuaika päättynyt, ei enää lisädokumentteja

22 Luonnos Hakuaika päättynyt, lisädokum. ok Hakija tallentaa Uusi hakemus Hakuaika päättyy Lukitaan Hakija allekirjoittaa Allekirjoitettu Hakuaika päättynyt, ei lisädokum. Hakemuksen tilasiirtymäkaavio Suositus / graduarvio: Tila Tapahtuma => Tila Suositus (esitäytetty) Suosittelija allekirjoittaa Allekirjoitettu (=ei voi enää muokata) Raportti: Tila Tapahtuma => Tila Raportti (esitäytetty) Hakija allekirjoittaa Allekirjoitettu (=ei voi enää muokata) 5.4 Elementtien elinkaaret järjestelmässä Hakukerta Syntyminen Tietyn apurahan hakukerran määrää käsittelijä, jolla on oikeudet hallinnoida ko. Apurahaa. Hakukerta perustetaan syöttämällä järjestelmään hakuaikatiedot. Tiedot

23 Käsittelijä voi syöttää järjestelmään hakuajan alkamisen ja päättymisen päivämäärän ja kellonajan. Jokaisen hakukerran hakuaikatiedot pitää syöttää järjestelmään erikseen. Uuden hakukerran syöttäminen on mahdollista vain silloin, kun ko. Apurahaan ei ole asetettu tulevia hakukertoja eikä hakuaika ole juuri tällä hetkellä. Muutokset Hakukerran hakuaikoihin voi käsittelijä tehdä muutoksia niin kauan kuin hakuajan päätyyminen on vielä tulevaisuudessa. Kun hakukerta on päättynyt hakuaikaa ei voida määritellä kuin lisäämällä uuden hakukerran. Poistaminen Kun hakukerran hakuaika on tallennettu järjestelmään sen voi poistaa näkymästä, jossa hakuaikaa pääsee muuttamaan Hakija Syntyminen Hakija syntyy, kun järjestelmään kirjautunut käyttäjä täyttää hakemuksen ja tallentaa tai allekirjoittaa sen. Tiedot Hakijan perustiedot haetaan käyttäjän kirjautumisen perusteella joko Oodista tai LDAPista. Hakijan perustiedot on esitäytetty hakulomakkeelle. Muut hakemustyyppikohtaiset tiedot hakija täyttää itse. Tiedot tallennetaan järjestelmään, jolloin niitä voidaan käyttää päätöksenteossa. Muutokset Hakija voi tehdä omiin yhteystietoihinsa sekä muutoksia apurahakohtaisen hakuajan puitteissa. Poistaminen Hakijaa ei poisteta järjetelmästä, ellei hän itse tuhoa hakemustaan ja näin ollen sen sisältämiä tietoja ennen hakuajan päättymistä. Jos hakijalla ei tuhoamansa hakemuksen jälkeen ole muita hakemuksia vireillä, hänestä ei jää järjestelmään tallennettua tietoa Hakemuksen täyttäjä, jos eri kuin hakija Syntyminen

24 Hakemuksen täyttäjä syntyy, kun järjestelmään kirjautunut käyttäjä täyttää ja tallentaa tai allekirjoittaa sellaisen hakemuksen, jossa hakija voi olla eri henkilö tai esimerkiksi järjestö kuin hakemuksen täyttäjä. Tiedot Hakemuksen täyttäjän perustiedot haetaan käyttäjän kirjautumisen perusteella joko Oodista tai LDAPista. Hakemuksen täyttäjän perustiedot on esitäytetty hakulomakkeelle. Muut hakemustyyppikohtaiset tiedot hakija täyttää itse. Tiedot tallennetaan järjestelmään, jolloin niitä voidaan käyttää päätöksenteossa. Muutokset Hakemuksen täyttäjä voi tehdä omiin tietoihinsa muutoksia apurahakohtaisen hakuajan puitteissa. Poistaminen Hakemuksen täyttäjää ei poisteta järjetelmästä, ellei hän itse tuhoa täyttämäänsä hakemusta ja näin ollen sen sisältämiä tietoja ennen hakuajan päättymistä. Jos hakemuksen täyttäjällä ei tuhoamansa hakemuksen jälkeen ole muita hakemuksia vireillä, hänestä ei jää järjestelmään tallennettua tietoa Hakemus Syntyminen Hakemus syntyy, kun hakija täyttää jonkun hakemuslomakkeen omilla tiedoillaan ja tallentaa tai allekirjoittaa sen. Hakemuksen pääsee täyttämään vain sitä koskevan apurahan hakuaikana. Ennen hakuajan alkamista lomakkeelle ei pääse lainkaan ja sen jälkeen lomakkeen tiedot näkyvät käyttäjälle staattisina eli eimuokattavissa olevina. Hakemuksen voi laatia apurahan hakija itse tai hakijan puolesta hakemuksen täyttäjä, jos hakija on esimerkiksi järjestö. Myös käsittelijä voi täyttää hakemuksen hakijan puolesta, hakijan näin halutessa. Tällöin järjestelmään tallennetaan tieto siitä, kuka hakemuksen on täyttänyt hakijan puolesta. Tiedot Hakija tai hakemuksen täyttäjä täyttää hakemuksen tiedot lomakkeelle. Kun hän tallentaa hakemuksen luonnoksena, hakemuksen sillä hetkellä sisältämät tiedot tallennetaan järjestelmään

25 niitä muutoin tarkistamatta paitsi muotoseikkojen osalta. Välttämättömät kentät voivat siis olla tyhjiä. Hakija voi täydentää tai muokata hakemuksen tietoja hakuajan puitteissa. Kun hakija allekirjoittaa hakemuksen, sen tiedot tarkistetaan niiltä osin kuin se on mahdollista. Tietojen semantiikkaa eli sisällön mielekästä merkitystä ei kuitenkaan pystytä tarkistamaan, varsinkaan avoimissa tekstialueissa. Jos on virhe, siitä ilmoitetaan hakijalle ilmoituksella ja ohjataan häntä korjaamaan virheellisesti täytettyjen kenttien tiedot. Vasta kun virheitä ei enää ole, hakija pystyy allekirjoittamaan hakemuksen. Vain allekirjoitetut hakemukset otetaan käsittelyyn. Käsittelijä ei pääse muuttamaan hakemuksen tietoja. Muutokset Hakemuksen tilat muuttuvat luvussa 5.3 nähtävän tilasiirtymäkaavion mukaan. Hakemusten lukitseminen on käsittelijän vastuulla. Käsittelijä voi lukitsemisella estää suositusten ja graduarvioiden lähettämisen kyseistä hakukertaa varten. Poistaminen Jollei hakija poista eli tuhoa hakemusta hakuajan puitteissa, hakemuksia säilytetään niiden tallentamisen ja allekirjoittamisen jälkeen järjestelmässä. Myös tallennetut luonnokset säilytetään, jolloin hakija ei voi väittää allekirjoittaneensa hakemusta niin kuitenkaan tekemättä Suositus Syntyminen Hakemukseen kohdistettu suositus syntyy, kun ulkomaalaisstipendin hakija allekirjoittaa hakemuksensa. Hakija saa järjestelmästä tiedon suosituksen tarpeellisuudesta ja ohjeet suosittelijaa varten. Tiedot Suosituksia on kahdenlaisia: yleinen suositus, jonka voi antaa hakijan opettaja tai ohjaaja sekä tutkielma/tutkimus suositus, jonka voi antaa hakijan tutkielman tai tutkimuksen ohjaaja tai esimies. Jälkimmäinen suositus on tarpeen vain silloin, kun hakija on tekemässä pro gradu tutkielmaansa tai jatkotutkintoonsa liittyvää tutkimusta. Toisin kuin opettajan tekemä suositus, jälkimmäinen suositustyyppi on mahdollinen myös HY:n ulkopuolisille työn ohjaajille.

26 Suositusten hakijakohtaiset tiedot haetaan suosittelijalle automaattisesti järjestelmästä. Suosittelijan täyttämät tiedot hakijasta tallennetaan järjestelmään päätöksen tekoa varten. Muutokset Allekirjoitettuaan hakemuksensa hakija saa suositustunnuksen tai tunnukset riippuen siitä, tarvitseeko hän hakemustaan varten yhden vai kaksi suositusta. Hakijan tulee toimittaa suositusnumerot suosittelijalle/suosittelijoille, jotka voivat kirjautua järjestelmään suositusnumeron perusteella. Tunnukset ovat kertaluontoisia, eli niitä ei voi käyttää enää sen jälkeen, kun suosittelija on allekirjoittanut suosituksensa. Kirjautumisen jälkeen suosittelija saa nähtäväkseen suosituslomakkeen, johon hän täydentää arvionsa hakijasta. Suosituksen voi ainoastaan allekirjoittaa. Allekirjoitettua suositusta ei voida enää muuttaa. Vain allekirjoitetut suositukset otetaan huomioon käsittelyssä. Hakija näkee omasta näkymästään, onko suosittelija tehnyt (allekirjoittanut) suosituksensa vai puuttuuko suositus vielä kokonaan. Jos suositus on tehty, hakija pääsee katsomaan sen sisältöä, mutta ei pääse muuttamaan sitä. Käsittelijä pääsee myös katsomaan allekirjoitettujen suositusten sisältöä, mutta ei pääse muuttamaan niitä. Poistaminen Suositusta ei voida poistaa sen allekirjoittamisen jälkeen. Jos hakija poistaa allekirjoittamansa hakemuksen ennen hakuajan päättymistä, järjestelmä poistaa automaattisesti hakemukseen liittyvät suositukset Graduarvio Syntyminen Hakemukseen kohdistettu graduarvio syntyy, kun gradut valmiiksi stipendin hakija allekirjoittaa hakemuksensa. Hakija saa järjestelmästä tiedon graduarvion tarpeellisuudesta ja ohjeet ilmoittajaa varten. Tiedot

27 Graduarvion tarkoitus on saada gradun tekijän (hakijan) ohjaajalta varmistus siitä, että hakija on gradun teossaan siinä vaiheessa, että intensiivijaksosta tutkimusasemalla on hänelle hyötyä. Graduarvion hakijakohtaiset tiedot haetaan ilmoittajalle automaattisesti järjestelmästä. Arvioijan täyttämät tiedot hakijasta tallennetaan järjestelmään päätöksen tekoa varten. Muutokset Allekirjoitettuaan hakemuksensa hakija saa graduarviotunnuksen. Hakijan tulee toimittaa graduarviotunnus arvioijalle eli ohjaajalleen, joka voi kirjautua järjestelmään graduarviotunnuksen perusteella. Kirjautumisen jälkeen arvioija saa nähtäväkseen vaiheilmoituslomakkeen, johon hän täydentää arvionsa hakijasta. Arvion voi ainoastaan tallentaa. Allekirjoitettua arviota ei voida enää muuttaa. Vain allekirjoitetut arviot otetaan huomioon käsittelyssä. Hakija näkee omasta näkymästään, onko ohjaaja tehnyt (allekirjoittanut) arvionsa vai puuttuuko arvio vielä kokonaan. Jos arvio on tehty, hakija pääsee katsomaan sen sisältöä, mutta ei pääse muuttamaan sitä. Käsittelijä pääsee myös katsomaan allekirjoitettujen arvioiden sisältöä, mutta ei pääse muuttamaan niitä. Poistaminen Arviota ei voida poistaa sen allekirjoittamisen jälkeen. Jos hakija poistaa allekirjoittamansa hakemuksen ennen hakuajan päättymistä, järjestelmä poistaa automaattisesti hakemukseen liittyvän arvion Raportti Syntyminen Raportti on avustuksen saantiehtona abiinfo avustuksessa, opintopiirirahoissa sekä opiskelijajärjestöjen avustuksissa. Raportti tarvitaan siinä tapauksessa, että hakija on edellisellä hakukerralla hakemut ja saanut avustusta sekä hakee avustusta myös kyseisellä hakukerralla.

28 Hakija voi tehdä raportin järjestelmässä. Hakija näkee järjestelmästä nekin hakemukset, joista on jo tullut päätös ja näiden hakmusten yhteydessä on raportointitoiminto, jos apurahatyyppi niin vaatii. Tiedot Raportin tiedot haetaan järjestelmästä hakijan perustietojen osalta. Tiedot toteutuneen projektin ohjelmasta ja kuluista hakija täyttää itse. Raportin tiedot tallennetaan järjestelmään sen hakukerran kohdalle, jota tiedot koskevat. Muutokset Raportin voi ainoastaan allekirjoittaa. Vain allekirjoitetut raportit otetaan huomioon käsittelyssä. Käsittelijä voi katsoa raportin sisältöä, mutta ei voi muuttaa sitä. Käsittelijä löytää edellisen vuoden avustuksia koskevat raportit ko. Vuoden hakemusten yhteydestä. Poistaminen Raporttia ei voida poistaa sen allekirjoittamisen jälkeen. 6 Käyttöliittymä Käyttöliittymäkuvat löytyvät liitteestä 1.