PCM-projektiajattelu PCM = Project Cycle Management / Projektisyklin johtaminen Projekti ja projektoituminen on tullut mukaan osana organisaatioiden toimintastrategiaa enenevässä määrin osoittaen toiminnallisena muotona tärkeytensä koko elinkeinoelämässä niin julkishallinnon puolella kuin yritysten toiminnassa. Erityisesti projektoitumisesta on tullut tärkeä tekijä puhuttaessa yritysten ja julkishallinnon verkostoitumisesta niin koti- kuin ulkomaille. Pysyvyyden aikaansaaminen Tämän päivän projektiajattelun lähtökohtana on ennen kaikkea pysyvyyden aikaansaaminen; toiminnalle on saatava aikaan jatkuvuutta, joka on määriteltävä organisaation, instituution tai yrityksen toiminnan tavoitteiden mukaiseksi. PCM-malli EU-hankkeiden läpiviemisessä Myös EU:n on lähtenyt systemaattisesti luomaan yhteisiä malleja rahoittamalleen hanketoiminnalle. Yhä useammat komission yksiköt vaativat PCM-mallin noudattamista hankkeiden läpiviemisessä. Tällä tavalla pyritään toiminnan läpinäkyvyyteen ja toisaalta halutaan vähentää epäonnistuneiden hankkeiden määrää. Samalla hanketoiminnassa mukana olevat organisaatiot luovat omaa sisäistä hankkeiden johtamisjärjestelmää toiminnan sujuvuuden lisäämiseksi 1
PCM-projektiajattelu PCM määrittelee: projektin elinkaaren vaiheet johtamisen toimenpiteet päätöksentekomenettelyn PCM = Project Cycle Management / Projektisyklin johtaminen Keino projektien laadun parantamiseen hankeajattelun lähtökohtana pysyvyyden aikaansaaminen, toiminnan jatkuvuus pyritään toiminnan sujuvuuteen ja läpinäkyvyyteen sekä epäonnistumisien vähentämiseen EU-projekteihin vaaditaan PCM-mallin noudattamista PCM-mallin erityispiirteitä: kestävyyden huomioiminen jo suunnittelussa yleisesti ymmärretty projektikieli kukin vaihe lopetettava ennen seuraavan aloittamista tiedon tuottaminen systemaattista > transparency arvioinnin kautta kokemukset suunnittelun lähtökohdaksi uusissa ohjelmissa ja hankkeissa 2
Projektisykli Kansalliset kehitysohjelmat Kansainväliset strategiat ja ohjelmat EU:n strategiat ESR-ohjelma OHJELMOINTI ARVIOINTI PROJEKTITASO Idean tunnistaminen SEURANTA Projektisuunnitelman laatiminen TOTEUTUS työsuunnittelu Suunnitelman arviointi Rahoituspäätös 3
Miksi? Syitä epäonnistumiselle epäselvä strateginen ohjelmointityö huono tilanneanalysointi hankkeet eivät relevantteja hyödynsaajille epäselvät ja/tai epärealistiset tavoitteet riskejä ja kestävyyteen vaikuttavia tekijöitä ei määritelty kokemuksia ei hyödynnetty puutteellinen seuranta 4
Tavoiteorientoitunut projektisuunnittelu Ongelmalähtöinen: suunnittelun lähtökohtana kehityksen esteenä olevien ongelmien ja niiden syiden analysointi poistetaan ongelmien syitä Tavoitteellinen: pohjautuu selkeästi ja realistisesti määriteltyihin tavoitteisiin ja mittareihin Osallistuva: kaikki tärkeät hankkeen toteuttamiseen osallistuvat tai vaikutuksen kohteena olevat ovat osallisia hankkeen alusta loppuun 5
Tavoiteorientoitunut projektisuunnittelu 1. Analysointivaihe Tunnista ja analysoi: sidosryhmät keskeiset ongelmat, rajoitukset ja mahdollisuudet 4. Suunnitteluvaihe Määrittele logiikka: projektin rakenne testataan sisäinen logiikka muotoillaan sisäinen logiikka 2. 3. Pelkistä: määrittele tavoitteet osoita välineet tavoitteet, suhteet Valitse: strategia rajaa keskeiset tavoitteet 5. Täsmennä ja muokkaa toiminnaksi: toimenpiteiden järjestys ja riippuvuudet keston arviointi, asetetaan virstanpylväät ja sovitaan vastuualueet > toimenpideaikataulu tarvittavien resurssien arviointi työsuunnitelma budjetti 6
Sidosryhmien tunnistaminen Sidosryhmiä ovat yksilöt, ryhmät ja organisaatiot, joilla on projektin toteuttamisen kannalta keskeistä tietoa tai ammattitaitoa jotka tulevat tekemään projektia koskevia päätöksiä joiden tuki projektille on edellytys onnistumiselle joihin projektilla on myönteisiä tai kielteisiä vaikutuksia joilla on projektiin myönteisiä tai kielteisiä vaikutuksia 7
Ongelma-analyysi perustuu muutostarpeeseen > identifioidaan hyödynsaajien ongelmat Analysoidaan tunnistettuja ongelmia eri osapuolten näkökulmasta > yhteinen käsitys ongelmasta Muodostetaan tilanteesta yleiskuva linkittämällä ongelmat toisiinsa. Analyysin lopputuloksena voi olla lähtötilanteen muuttuminen. PCM-projektiajattelu: Ongelmapuun rakentaminen Syy 1 Seuraus PÄÄONGELMA Syy 2 Seuraus Syy 3 Seuraus Syy 1.1 Syy 1.2 Syy 2.1 Syy 3.1 Syy 3.2 Syy 8
Tavoiteanalyysi tavoitteiden tasot Kehitystavoite: pitkän ajan tavoite, jonka toteutumista hanke edistää Välitön tavoite: hankkeen konkreettinen lopputulos Tulos: hankkeella luotuja palveluja, järjestelmiä, strategioita tekemisen / toimintojen konkreettisia loppu- tai välituloksia Toimenpiteet: käytännön tekemistä hankkeen aikana, jolla päästään haluttuun lopputulokseen 9
Tavoiteanalyysi Ongelma-analyysi muutetaan toivotuksi tulevaisuuden tilanteeksi uudelleen formulointi yksittäisiksi tavoitteiksi Tavoitteiden oltava: realistisia tarkennettuja mitattavissa / määriteltävissä saavutettavissa ajallisesti rajattuja Tavoitteiden määrittelyssä käytetään voimakkaita, perusmuodossa olevia verbejä > erittelee muutoksen asteen ja tuottaa mitattavia indikaattoreita. Tavoiteanalyysin perusteella tehdään strateginen valinta siitä, mitä projektin kautta / avulla voidaan saavuttaa. 10
Tavoiteanalyysi Tavoitteet: realistisia tarkennettuja mitattavissa /määriteltävissä saavutettavissa ajallisesti rajattuja PCM-projektiajattelu: Tavoitepuun rakentaminen Vaikuttavuus PÄÄTAVOITE Vaikuttavuus Lopputulos / vaikuttavuus Tavoite 1 Tavoite 2 Tavoite 3 Tavoite 1.1 Tavoite 1.2 Tavoite 2.1 Tavoite 3.1 Tavoite 3.2 Välineet / keinot 11
Tavoiteorientoitunut projektisuunnittelu Suunnittelumatriisin avulla vastataan seuraaviin kysymyksiin: Miksi hanke toteutetaan? Mikä on hankkeen tarkoitus? Miten tarkoitukseen päästään mitä tuloksia /tuotoksia? Mitkä ulkoiset tekijät ovat elintärkeitä hankkeen onnistumisen kannalta? Miten hankkeen onnistumista voidaan arvioida? Milloin tietyt toimenpiteet on saatettava loppuun? Mistä ja miten löydetään mittarit hankkeen onnistumisen määrittämiseksi? 12
Tavoiteorientoitunut projektisuunnittelu Suunnittelumatriisi Tiivistelmä tavoitteista ja toimenpiteistä Mittarit Keinot ja lähteet vahvistamiselle Tärkeitä edellytyksiä ja olettamuksia Yleinen tavoite johon hankkeella halutaan vaikuttaa: tapahtuu hankkeen jälkeen Millä voidaan mitata yleisen tavoitteen saavuttamista? Millä tavoin mittareiden oikeellisuus voidaan tarkistaa? Onko olemassa tekijää, joka vaikuttaa yleisen tavoitteen aikaansaamaan muutokseen? Hankkeen päämäärä / välitön tavoite joka on saabutettu kun hanke on päättynyt Millä voidaan mitata projektin päämäärän saavuttamista? Millä tavoin mittareiden oikeellisuus voidaan tarkistaa? Onko olemassa ulkopuolista tekijää, joka vaikuttaa yleisen tavoitteen toteuttamiseen? Tulokset / tuotokset jotka on saavutettava hankkeen aikana Miten voidaan todeta, että tulokset tai tuotokset on saavutettu? Millä tavoin mittareiden oikeellisuus voidaan tarkistaa? Onko olemassa ulkopuolista tekijää, joka vaikuttaa päämäärän saavuttamiseen? Toimenpiteet jotka on tehtävä hankkeen aikana Mitä keinoja on olemassa panosten käyttämiseksi? Millä panoksilla voidaan toimenpiteet suorittaa? Onko olemassa ulkopuolista tekijää, joka vaikuttaa tuloksien tai tuotosten saavuttamiseen? Lähtötilanne:,
Tavoiteorientoitunut projektisuunnittelu Suunnittelumatriisin logiikka: Jos välitön tavoite on saavutettu hanke auttaa kehitystavoitteen saavuttamista. Jos tulokset on saavutettu välitön tavoite voidaan saavuttaa. Jos toimenpiteet on toteutettu tulokset voidaan saavuttaa. Jos keinot on annettu toimenpiteet voidaan toteuttaa. 14
Tavoiteorientoitunut projektisuunnittelu Aseta mittarit: KOHDERYHMÄ ketä muutos hyödyttää LAATU millaista muutosta mitataan MÄÄRÄ millainen määrällinen muutos tapahtuu PAIKKA missä kohderyhmä hyötyy AIKA JA KESTO milloin kohderyhmä hyötyy QQT = Quality, Quantity and Time 15
Tavoiteorientoitunut projektisuunnittelu Mitattava tavoite / tuotos: Määrällinen mittari (kuinka paljon?) Laadullinen mittari (kuinka / mitä?) Kohderyhmät (kuka / ketkä?) Paikka (missä?) Aika / kesto (koska?) 16,
Tavoiteorientoitunut projektisuunnittelu Tehtävien ositus: Toimenpide Tehtävä 1 Tehtävä 2 Tehtävä 3 Tehtävä 2.1 Tehtävä 3.1 Tehtävä 2.1.2 Tehtävä 3.1.1 Tehtävä 3.1.2 Aikatauluttaminen: työjärjestys janakaaviona Budjetointi: kustannuslajit kustannuspaikat Resursointi: henkilöt materiaalit ja tarvikkeet 17
Tavoiteorientoitunut projektisuunnittelu Budjetointi kustannuspaikoittain: OSAPROJEKTI tai KOMPONENTTI A: Henkilöstömenot Investoinnit Kulutustavarat jne = välisumma OSAPROJEKTI tai KOMPONENTTI B: Henkilöstömenot Investoinnit Kulutustavarat jne = välisumma OSAPROJEKTI tai KOMPONENTTI C: Henkilöstömenot Investoinnit Kulutustavarat jne = välisumma YHTEENVETO OSAPROJEKTEISTA JA KOMPONENTEISTA: Henkilöstömenot Investoinnit Kulutustavarat jne = välisumma PROJEKTIEN HALLINTO: Henkilöstömenot Investoinnit Kulutustavarat jne = välisumma YHTEENVETO: Henkilöstömenot Investoinnit Kulutustavarat jne = kokonaissumma 18