Espoo-tarina: Strategiatyön kehittäminen Espoossa Eero Vaara Anniina Rantakari Charlotta Björk
Strategiatyön käytäntöjä Perinteinen hierarkinen strategiatyö Osallistava strategiatyö Strategiatyö mediatisoituneessa verkostoyhteiskunnassa? 2
Tarinallisen strategian hyödyt Uudenlainen tapa tehdä strategiaa kaupunkikontekstissa Tuo energiaa ja innostusta strategiatyöhön Tarinallinen strategia luo ajallista pitkäjänteisyyttä työskentelyyn Kutsumalla eri tahoja laajasti mukaan tarinanäkökulma auttaa heikkojen signaalien keräämisessä (strategic foresight) Yhdessä toteutettuna tarinallinen lähestymistapa edistää osallistumista ja sitoutumista Espoo-tarina luo yhteistä ymmärrystä läpi koko organisaation Tarinallinen strategia toimii tehokkaana kommunikoinnin välineenä retorisesti Auttaa Espoo-identiteetin rakentamisessa 3
Tarina on uudenlainen tapa tehdä strategiaa Systemaattinen Espoo-tarinan rakentaminen on ainutlaatuinen tehdä strategiaa kaupunkikontekstissa Se on auttanut myös laajemmin uudenlaisen johtamiskulttuurin kehittämisessä On upeaa, että todella teimme sen. Se on uusi tapa ajatella ja sen kautta tehdä asioita. Se on iso juttu. 4
Tarinallisuus on tuonut uutta innostusta strategiatyöhön Strategiatyössä on tärkeää, että näkökulmat ja metodit voivat vaihtua ajan myötä Tarinamuotoinen strategiatyö on innostanut toimijoita organisaation sisällä ja sen rajapinnoissa Tarinallisuus on alentanut kynnystä ja houkutellut uutena tekemisen tapana porukkaa tekemään asioita. Espoon tarina on kyllä lyönyt läpi itsensä varmaan paremmin kun se perusdokumentti (onkaan sata sivua) ja jota kukaan ei jaksa lukea loppuun. 5
Pitkäjänteisyys strategiatyössä Espoo-tarina tuo strategiatyöhön jatkuvutta yli vaalikausien Tarinan ajallinen jatkuvuus auttaa hahmottamaan pitkän tähtäimen tavoitteita myös päivittäisessä päätöksenteossa Tämä tarina minun mielestäni sopii normaali kuntapuoleen paremmin, sillä viranhaltijan näkökulmasta valtuustokausi (joka on perinteinen strategiakausi) on lyhyt ja tempoileva. Aina (uuden politiikan) mukana voi tulla jotain uutta. Tarina on pitkäkestoisempi, se on pitkäjänteisempi, joka ulottaa valtuustokauden yli. 6
Tarinallisuus voi edistää strategic foresightia Useiden tahojen mukana olo on mahdollistanut tulevaisuutta koskevien erilaisten ajatusten ja heikkojen signaalien keräämisen Tarina on sellainen, johon jokainen voi kertoa sitä omaa osaansa. (Kun puhuttiin strategiasta perinteisellä tavalla) niin se monesti sulki korvat ihmisiltä heti sen jälkeen, kun se sana (strategia) oli sanottu. Mutta tarinaan, siihen jokainen näkee, että siinä voi olla oma rooli Ja tarinalla on sivujuonteita, jossa sitten jokaisella on merkityksensä. 7
Edistää osallistumista ja sitoutumista Espoo-tarina on mahdollistanut poikeuksellisen laajan osallistumisen strategiatyöhön Espoo-tarina toimii yhteisöllisen sitouttamisen alustana Se innostushan kasvoin sen prosessin myötä, mikä oli tosiaan pitkäkestoinen, niin kuin on tullut todettua. Neljätoista kuukautta kesti, kun me lähdettiin konkreettisesti valmistelemaan tarinaa työkalujen kautta. Ennakkoon ajatteli, että kohta meillä on semmoinen epämääräisten sanojen tarinaviidakko, että kukaan ei saa selvää siitä, että mitä tämä tarkoittaa. Mutta sitten se kuitenkin toimi niin, että se (tarina) sitoutti toimijoita miettimään strategiaa omalta kannalta. 8
Yhteisen ymmärryksen luominen Espoo-tarinan avulla rakennetaan tavoitteita yhteisen ja jaetun omistajuuden kautta ( yhteisellä tarinalla monia kirjoittajia ) Espoo-tarina mahdollistaa oman työn merkityksen näkemisen suhteessa kokonaisuuteen Se että jos joku vähän lukee sitä tarinaa oman ammattinsa näkökulmasta, eri lailla kuin toinen, niin kuitenkin se suunta on sama. Minusta niin se saa ollakin. Se, että ihmiset kokevat sen sillä lailla omakseen enemmän tai vähemmän, pystyy sen kanssa kuitenkin menemään eteenpäin paremmin. 9
Tarinallinen strategia päivittäisen kommunikoinnin välineenä Espoo-tarinan multimodaalisuus on tehostanut strategista viestintää Prosessin on luonut yhteisöllisiä käytäntöjä, jotka ohjaavat toimintaa pitkällä tähtäimellä Tarinan avulla me pääsimme aloittamaan puhtaalta pöydältä. Ehkä on työntekijöiden, ja nykyään esimiestenkin kanssa, helpompi puhua. Me saatiin siitä meidän yksikön tarinasta niin hyvä [naurua], että se on meillä jatkuvasti puheessa, ja siihen pystyy aina nojaamaan. Se tuo sen jatkumon, että tässäkin tilanteessa me ollaan osattu tehdä sellainen tarina, joka ei kompastu organisaatiomuutoksiin, ja että se kestää. Siihen (tarinaan) on voinut nojata, että tämä tarina on täällä takana, edelleen tämä on hyvä. Ja minä saan porukat keskustelemaan tarinan kautta. Se toimii. Pärjäisin ilmankin, olen ennenkin pärjännyt, mutta tykkään siitä työvälineenä. Se keventää asioita ja niiden käsittelyä. 10
Tarinallinen näkökulma liittää strategian kaupungin identiteettityöhön Tarinallinen strategiatyö on liittänyt strategian kaupungin identiteettiin ja siihen liittyvään markkinointityöhön Se on tapa erottautua, josta on hyötyä monessa kontekstissa (esim. Innovaatiopääkaupunki-haku) Niin tällainen tarina niin kuin kuvaa sitä, että mitä me nyt oikein ollaankaan. [E]spoolainen identtiteetti on usein ollut niin kuin jonkun kaupunkikeskuksen, Tapiolan, Espoonlahden identiteetti, ja tämä rakentaa tästä Espoon tarinaan koko espoolaisten identiteettiä. 11
Haasteita strategiaprosessissa Tarinallinen näkökulma voi ylikorostaa positiivisia asioita Toimijoiden uusien roolien hahmottuminen ja yhteistyö Tarinan monimerkityksellisyyden hallinta Toimiala- ja yksikkötarinoiden rooli ja suhde Espoo-tarinaan Tuloskorttien tavoiteasetanta ja suhde Espoo-tarinaan 12
Tarinallinen näkökulma korostaa positiivisia asioita Tarinallisuus korostaa lähtökohtaisesti positiivisia asioita Tämän lisäksi tarvitaan priorisointia ja vaikeiden päätösten tekemistä Positiivisuus on tärkeä asia, mutta sen lisäksi tarvitaan vaikeita päätöksiä. 13
Toimijoiden uusien roolien löytäminen Uudenlainen strategiaprosessi on muokannut ja haastanut perinteisiä rooleja Uusien toimijoiden osallistaminen on myös tuonut koordinaatiohaasteita 14
Tarinan monimerkityksellisyyden hallinta Narratiivinäkökulma on tuonut mukanaan monenlaisia tulkintoja strategiasta Vaikka tämä on edistänyt strategista ajattelua ja auttanut eri tahoja osallistumaan ja sitoutumaan, voi syntyä myös epäselvyyksiä ja ristiriitoja 15
Toimialatarinoiden rooli ja suhde Espootarinaan Toimialatarinoiden rakentaminen on keskeinen osa Espoon strategiatyötä: - Osallistaminen - Strategian arkipäiväistäminen ja näkyväksi tekeminen - Implementointi Toimialatarinoiden taso ja luonne kuitenkin vaihtelevat 16
Tuloskorttien tavoiteasetanta ja suhde Espoo-tarinaan Tuloskortit ovat keskeinen osa Espoon strategiatyötä Niiden tavoiteasetantaa ja suhdetta Espoo-tarinaan voi edelleen kehittää Kun parannettu tarina seuraavaan kertaan tulee, niin miten sitten osataan asettaa tavoitteet paremmin, niin että ne oikeasti ohjaavat sitä strategian kehittämistä, kehittämisen kohdentamista, sekä operatiivisen johtamisen tavoitteenasetantaa ja seurantaa. 17
Miten jatkaa tästä? Monien mielestä olennaista on rakentaa uutta strategiaa aikaisemman Espoo-tarinan päälle Uudella strategiakierroksella on tärkeää kiinnittää huomiota Espoo-tarinan toimeenpanoon ja operatiiviseen johtamiseen Tavoiteasetannan kirkastaminen yhdessä toimialojen ja tulosyksiköiden kanssa on keskeinen asia 18
Ehdotuksia Espoon strategiatyön kehittämiseen Espoo-tarina 1.1: Narratiivisen strategiatyön jatkaminen seuraavassa strategiaprosessissa (päivitys) Uusien näkökulmien tuominen strategiatyöhön seuraavilla kierroksilla (2.0) Toimiala- ja yksikkökohtaisen strategiatyön vahvistaminen Strategisiin projekteihin panostaminen Strategiatyö verkostoissa (esim. metrokäytävä, Keilaniemi-Otaniemi) Kehitysohjelmiin panostamiseen jatkaminen 19