Työsuunnitelma Järjestäjän ja tuottajan roolit -teemaryhmä 9.1.2017 1 www.pirkanmaa2019.fi
Työsuunnitelman sisältö 1. Kokouskäytännöt 2. Toiminnan tavoitteet 3. Teemaryhmän tehtävät 4. Valmistelun aikataulu ja välitavoitteet 5. Valmisteluresurssit ja työnjako 6. Teemaryhmän viestintä 9.1.2017 2 www.pirkanmaa2019.fi
1. Kokouskäytännöt Teemaryhmän puheenjohtajana toimii johtaja Petri Räsänen Pirkanmaan liitosta. Varapuheenjohtajana toimii Anniina Tirronen Tampereen kaupungilta. Puheenjohtajien ollessa estyneitä kokous valitsee puheenjohtajan. Kokouksissa asiantuntijasihteerinä toimii projektipäällikkö Kristiina Lumme Pirkanmaan liitosta. Kokouspaikat pyritään järjestämään Tampella-talon kokouskeskuksesta. Tarkempi paikka ilmoitetaan aina kokouskutsussa. Kokouksia pyritään pitämään kerran kuukaudessa. Kokouskutsu, esityslista ja taustamateriaalit toimitetaan kolme päivää ennen kokousta, mutta asioita voidaan tuoda myös suoraan teemaryhmän kokouksiin. Teemaryhmän jäsenen ollessa estynyt osallistumaan kokoukseen, voi hän kutsua varajäsenen kokoukseen tarvittavan asiantuntemuksen perusteella. Teemaryhmän kokouksissa laaditaan aina projektiryhmälle tiedotettavat asiat -dia se liitetään kokousmuistioon. Teemaryhmän materiaalit ovat lähtökohtaisesti julkisia. Materiaalit kootaan pirkanmaa2019.fi-sivuille ja my.pirkanmaa.fi-työtilaan. Virallisesta tiedottamisesta vastaa projektiryhmä (ks. tarkemmin kohta 6). 9.1.2017 3 www.pirkanmaa2019.fi
2. Toiminnan tavoitteet Esivalmisteluvaiheen aikana työryhmien työllä pohjustetaan ja aloitetaan sote- ja maakuntauudistuksen toteutus Pirkanmaalla. Työn on tarkoitus varmistaa, että uudistus tapahtuu järjestelmällisesti, tavoitteellisesti ja tuloksellisesti. Toimintaa johtaa esivalmistelun hallitus ja johtoryhmä. Teemaryhmän työtä ohjaa ja koordinoi Yhteiset asiat -projektiryhmä. Tavoitteena on tehdä Suomen paras ja Euroopan kiinnostavin uudistus. Tämä tarkoittaa, että uudistus nähdään mahdollisuutena tehdä asiat paremmin, asiakaslähtöisemmin ja vaikuttavammin. Haasteena on irrottautua nykyrakenteista ja -toimintatavoista ja aidosti uudistaa uuden maakunnan toiminta- ja palvelukokonaisuutta. 9.1.2017 4 www.pirkanmaa2019.fi
3. Teemaryhmien yleiset tehtävät Tarkentaa nykytilan kuvausta tarpeellisessa määrin. Nykytilan kuvaus kertoo toiminnan nykyisen järjestämistavan, siihen käytetyt resurssit sekä keskeiset tulokset ja vaikutukset. Tarkastella toimintojen yhteyspintoja sekä yhteistyötarpeita ja -mahdollisuuksia maakunnassa. Myös maakuntarajojen yli tapahtuva yhteistyötä on tarkasteltava. Kerätä eri organisaatioissa kehitetyt hyvät käytännöt ja laatia suunnitelma niiden hyödyntämisestä ja levittämisestä Hahmottaa toimintojen ja palvelujen tulevaa uudistavaa järjestämismallia ottaen huomioon mahdollisuudet uusiin toimintatapoihin, organisoitumiseen ja yhteistyöhön: miten toimitaan uudessa maakunnassa? Tarkastella teemaryhmiä läpileikkaavia asioita (esim. riskien hallinta) ja järjestää tarvittaessa yhteisiä työpajoja tms. Valmistella materiaalia muutosviestintään sekä tehdä muut projektiryhmän ja projektijohtajan antamat tehtävät Teemaryhmät voivat teettää selvityksiä ja antaa toimeksiantoja pienemmille työryhmille. Se voi järjestää työpajoja, kuulemistilaisuuksia sekä muilla tavoin varmistaa sidosryhmien osallistumisen valmisteluun. 9.1.2017 5 www.pirkanmaa2019.fi
3. Järjestäjän ja tuottajan roolit - teemaryhmän tehtävät Tehtävät: Jäsentää ja kirkastaa, mitä (sosiaali- ja terveydenhuollon) järjestämisvastuu sisältää. Määritellä maakunnan järjestämistehtävän kokonaisuus Tehdä esitys järjestäjän toiminnoista ja resurssitarpeista Valmistella järjestäjäorganisaatio yhdessä konsernirakenne ja johtaminen -ryhmän kanssa Osallistua Sitran ja STM:n valtakunnalliseen yhteishankkeeseen. Teemaryhmä toimii hankkeen ohjausryhmänä. Tesoman hyvinvointikeskuksen allianssimallin seuraaminen Tavoite 30.6.2017: Laatia esitys järjestäjän tehtävistä ja organisoinnista väliaikaishallinnon käsiteltäväksi Tavoite 1.1.2019: Maakunnan järjestäjäorganisaatio aloittaa toimintansa 9.1.2017 6 www.pirkanmaa2019.fi
4. Valmistelun aikataulu ja välitavoitteet Teemaryhmän työskentely sovitetaan yhteen projektiryhmän toiminnan ja sen kokousrytmin kanssa. Kokouksia pyritään pitämään kerran kuukaudessa. Teemaryhmän kokouksista toimitetaan projektiryhmälle tiedotettavat asiat -tiedote. Teemaryhmän puheenjohtaja osallistuu projektiryhmän kokouksiin ja antaa lyhyen tilannekatsauksen teemaryhmän toiminnasta. Teemaryhmä raportoi välittömästi projektiryhmälle asioista, jotka vaativat johtoryhmän tai hallituksen linjausta. Valmisteluvaiheen välitavoitteet 15.12.2016: Teemaryhmä on järjestäytynyt ja aloittanut työskentelyn. Työsuunnitelma ml. aikatauluja resurssitarkastelut ovat valmiit ja käsitelty projektiryhmässä. Teemaryhmä on organisoitunut tarvittaessa alaryhmiin. Perusaineiston keruu ja tilannekuvausten laadinta on aloitettu. 23.2.2017: Väliraportointi projektiryhmälle. Väliraportissa on arvioitu ainakin valmistelun etenemistä asetettujen tavoitteiden suhteen, työn organisoitumista sekä esiin nousseita haasteita ja tarpeita. Teemaryhmä on yhteen sovittanut toimintaansa tarvittavilta osin suhteessa muihin keskeisiin teemaryhmiin. 24.5.2017: Teemaryhmän raportit ja selvitykset ovat valmistuneet ja projektiryhmä on ne käsitellyt. 9.1.2017 7 www.pirkanmaa2019.fi
5. Valmisteluresurssit ja työnjako (1) Kokousten asialistat ja materiaalit valmistelee teemaryhmän sihteeri ryhmän ja puheenjohtajan esiin nostamien asioiden pohjalta. Kokouksen asiantuntijasihteerinä ja linkkinä valtakunnallisen valmistelun suuntaan toimii Sitran palkkaama projektipäällikkö. Ryhmä voi tarvittaessa organisoitua alaryhmiin tai työpajoihin. Mahdollisiin alatyöryhmiin kutsutaan henkilöt teemaryhmän toimesta perustuen tarvittavaan asiantuntemukseen. Teemaryhmän puheenjohtaja vastaa teema- ja alatyöryhmien keskinäisen toiminnan yhteensovittamisesta sekä toiminnan koordinoinnista projektiryhmän suuntaan. Puheenjohtaja/palkattava projektipäällikkö vastaavat aktiivisen markkinavuoropuhelun avaamisesta elinkeinoelämän suuntaan jo heti valmistelun alkuvaiheista lähtien. Ryhmä seuraa kansallista valmistelua ja alkuvuodesta 2017 kokoonnutaan luomaan tilannekatsaus. Tarkemman tason suunnittelu aloitetaan kevättalvella 2017. Muutosvoima-hankkeen henkilöstö tukee teemaryhmän työtä, mutta sen työpanos on rajallinen. Teemaryhmään kuuluvien sidosryhmien tarjoama työpanos, tilat ja henkilöresurssit ovat kriittisiä esivalmisteluvaiheen läpiviemiseksi. 9.1.2017 8 www.pirkanmaa2019.fi
5. Valmisteluresurssit ja työnjako (2) Keskeiset teemaryhmät, joiden kanssa valmistelun yhteyspinnat ja työnjaot on selvitettävä ovat: Konsernirakenne ja johtaminen (yhteiset) Hankinnat ja logistiikka sekä siivous ja ruokahuolto (yhteiset) ICT-teemaryhmä (yhteiset) Yhteistyöalueasiat (yhteiset) Tiedolla johtaminen (SOTE) Valinnanvapaus ja kilpailutus (SOTE) Palveluverkko- ja integraatioryhmä (SOTE) Muutosvoima-hanke kattaa kohtuullisissa määrin tilavuokrat laajoihin, osallistaviin ja teemaryhmien toimintaa yhteen kokoaviin työpajoihin yms. Työsuunnitelmaa päivitetään tarvittaessa kansallisen valmistelun edettyä. 9.1.2017 9 www.pirkanmaa2019.fi
6. Teemaryhmän viestintä Projektiryhmä virallisena viestijänä (viestintäryhmä tukee, aktiivinen tiedottaminen). Tiedotteet lähtevät kootusti osoitteesta pirkanmaa2019@pirkanmaa2019.fi Projektiryhmien yhteydessä olevat teemaryhmät (22 kpl) vastaavat käytännön valmistelusta. Teemaryhmät konkretisoivat tavoitteet ja valmistelevat materiaalia muutosviestintään. Valmisteltu materiaali on lähtökohtaisesti julkista. Teemaryhmien tulee pitää toisensa ja muut uudistuksessa olevat tahot tietoisena valmistelusta. Valmistuneet materiaalit (muistiot tms.) toimitetaan: yhteisten ryhmien osalta: mikko.koponen@pirkanmaa.fi Ryhmien kokousajat ja materiaalit laitetaan näkyviin nettisivuille www.pirkanmaa2019.fi. Tulossa myös työtila my.pirkanmaa.fi Rohkaistaan avoimeen keskusteluun uudistuksesta ja sen vaikutuksista kaikissa kanavissa. Ks. Tarkemmin Pirkanmaa2019-viestintäsuunnitelma osoitteessa: http://www.pirkanmaa.fi/wpcontent/uploads/pirkanmaa2019_viestint%c3%a4suunnitelma.pdf