VUODEN 2016 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJEET SISÄLLYS 1. TALOUDEN JA TOIMINNAN PERIAATTEET... 2 2. TALOUSARVION NOUDATTAMINEN... 3 3. HENKILÖSTÖ, VIRAT JA TOIMET... 4 4. INVESTOINNIT JA MUUT HANKINNAT... 4 5. TALOUSARVION TOTEUTUMISEN SEURANTA JA RAPORTOINTI... 5
2 1. TALOUDEN JA TOIMINNAN PERIAATTEET Kunnan palvelutoiminta on järjestettävä talousarviossa myönnettyjen määrärahojen puitteissa käyttösuunnitelmien avulla ja näiden ohjeiden mukaisesti. Keskeisin tavoite on kunnan talouden hoidossa säilyttää kunnan talouden tasapaino ja huolehtia siitä, että pitkällä aikavälillä kunnan tulot kattavat käyttömenot, poistot ja investoinnit. Kuntalaki Kuntalain 65 :n mukaan kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Siihen tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Kuntastrategian toimenpiteet talousarviovuoden 2016 osalta rakentuvat seuraavien teesien varaan: harkitaan tarkkaan investointitarve ja arvioidaan kokonaisvaikutus kunnan toiminnan kannalta, hyödynnetään erilaisia rahoitusmalleja investointihankkeiden rahoituksessa sekä noudatetaan budjettikuria, tuloksellisuutta ja arvioidaan toimenpiteiden vaikuttavuutta koko kuntakonsernissa. Hallintosääntö Hallintosäännön mukaan kunnan palveluorganisaatio muodostuu seuraavista toimialoista: Konsernihallinto Perusturva Sivistystoimi Yhdyskuntatekniikka Talousarvio toteuttaa strategian linjauksia ja tavoitteita. Talousarviossa määritellään kunnan vuosittaiset tavoitteet ja niiden saavuttamiseksi käytettävissä olevat voimavarat. Talousarvio on kunnanvaltuuston hyväksymä, kunnan toimielimiä, tulosalueita ja tulosyksikköjä sitova suunnitelma talousarviovuoden toiminnasta ja taloudesta. Taloussuunnitelma, jonka ensimmäinen vuosi on talousarvio, laaditaan kolmeksi vuodeksi. Taloussuunnitelmaan sisältyvä investointiohjelma laaditaan viideksi vuodeksi. Kunnanvaltuusto hyväksyy talousarviossa toimielimille toimintatavoitteet, määrärahat ja tuloarviotavoitteet. Talousarvioon otetaan toiminnallisten tavoitteiden edellyttämät määrärahat ja tuloarviot sekä osoitetaan, miten rahoitustarve katetaan. Hallintosääntö on luettavissa kunnan kotisivuilla. Käyttösuunnitelman laatiminen Lautakunnat päättävät talousarvion käyttösuunnitelmasta, jotka toimitetaan kunnanhallitukselle tiedoksi. Käyttösuunnitelmissa toimielimet jakavat kunnanvaltuuston hyväksymät sitovat määrärahat tileittäin kustannuspaikoille ja asettavat samalla valtuuston määrittelemien uuden kuntastrategian mukaisten tavoitteiden kanssa yhteneväiset, tarkennetut tavoitteet lautakuntatasolle. Talousarviota täytäntöön pantaessa on erityisesti huomioitava, että kunnanhallituksen ja valtuuston talousarviokäsittelyssä tekemät erillispäätökset ovat toimialoja sitovia ja ne tulee sisällyttää käyttösuunnitelmaan. Palvelutoiminta sopeutetaan myönnettyjen määrärahojen sallimiin rajoihin. Lautakuntien vastuulla on huolehtia, että kunnan päätettävissä olevat maksut tarkistetaan kustannusten nousua vastaavasti ja kunnalle kuuluvat tulot peritään tehtyjen sopimusten, kunnanhallituksen pysyväismääräyksen ja annettujen ohjeiden mukaisiesti. Kaikki tulosalueiden ja tulosyksiköiden vastuuhenkilöt, nimenkirjoittajat ja laskujen hyväksyjät tulee päättää/todeta käyttösuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. Toimialajohtajat ja tilivelvolliset vastuuhenkilöt antavat tarvittaessa tilausoikeuksia hankintapäätösten täytäntöönpanoa varten erikseen nimetyille viranhaltijoille ja työsuhteisille kyseessä olevien henkilöiden työtehtäviin perustuen. Myös toimialan työntekijöille annettavat, työtehtäviin perustuvat tilausoikeudet tulisi todeta käyttösuunnitelman liitteenä olevassa taulukossa.
3 Tarkempi ohjeistus käyttösuunnitelmien laatimisesta on liitteessä 1. Lisäksi toimialoille on annettu operatiivinen ohje käyttösuunnitelmien laatimisesta. 2. TALOUSARVION NOUDATTAMINEN Vastuu määrärahojen käytöstä Talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousarviovuoden aikana ja hyväksytettävä valtuustolla ennen muutosten tekemistä. Muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Lisämäärärahan muutosesitykset tehdään yhteistyössä talousyksikön kanssa. Talousarvion noudattaminen edellyttää, ettei ryhdytä sellaisiin toimenpiteisiin, jotka merkitsevät toiminnan laajentamista tai uuden toiminnan aloittamista talousarviovuoden aikana, ellei talousarviossa ole siihen määrärahavarausta. Vastuu määrärahojen riittävyydestä kuuluu ensisijaisesti lautakunnille ja määrärahojen käytöstä vastaaville viranhaltijoille. Määrärahaa on käytettävä tarkoituksenmukaisesti ja tasaisesti siten, että myös loppuvuodesta määrärahaa on käytettävissä. Lisämäärärahaa myönnetään vain poikkeustapauksissa. Kaikessa kunnan taloudessa noudatetaan konsernihallinnon ja mahdollisesti toimialojen laatimia erillisiä talouteen liittyviä ohjeistuksia: Ostolaskujen käsittely ja tiliöintiohjeet (tulossa vuonna 2016) Laskutusohjeet (tulossa vuonna 2016) Kirkkonummen kunnan yleiset hankintaohjeet (päivitys tulossa) Sisäisen valvonnan ohje (kv 4.5.2015) Talonrakennuksen hankeohje (kv 3.2.2014) Talousarvion sitovuus Kuntalain 65 :n mukaan valtuuston hyväksymät toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet ovat sitovia. Kunnanvaltuusto määrää talousarvion vahvistamisen yhteydessä, miten talousarvio ja sen perustelut sitovat kunnanhallitusta, lauta- ja johtokuntia sekä tytäryhteisöjä. Talousarvion yleisperustelut, sitovia tavoitteita lukuun ottamatta, ovat luonteeltaan informatiivisia eikä niitä ole tarkoitettu sitovaksi talousarvion osaksi. Käyttötalousosassa perustelut, toiminnan painopisteet, mahdolliset tunnusluvut, määrärahat ja tuloarviot esitetään toimielimittäin tehtävätasolla. Käyttötalousosan tehtävien perusteluissa numeroituina otsikon Sitovat toiminnalliset tavoitteet alla esitetyt uutta kuntastrategiaa tukevat toiminnalliset tavoitteet ovat valtuustoon nähden sitovia. Erikseen sitovia ovat erikoissairaanhoidon ja joukkoliikenteen (HSL) toimintakatteet. Lisäksi kunnan myöntämät toimitila- ja toiminta-avustusmäärärahat yhteisöille ovat sitovia lautakuntatasolla Liite 2 mukaisesti. Investointiosan määrärahoista tehtävätasolla sitovia ovat: ATK-ohjelmat ja käyttöönottoprojektit Muut pitkävaikutteiset menot Irtain omaisuus Hankeryhmätasolla sitovia määrärahoja ja tuloarvioita ovat: Maa- ja vesialueet Liikenneväylät ja puistot Liikunta- ja virkistysalueet Muut kiinteät rakenteet ja laitteet Vesi- ja viemärilaitoksen kiinteät rakenteet ja laitteet Osakkeet ja osuudet
4 Hankeryhmän määrärahaa saa käyttää vain hankeryhmän ohjeellisessa käyttösuunnitelmassa mainittuihin hankkeisiin. Talonrakentamisen määrärahat ja tuloarviot ovat hanketasolla sitovia siten kuin ne on esitetty investointiosan hanketaulukossa talousarviokirjan lopussa. Kaikkien yli yhden miljoonan euron investointien osalta noudatetaan kunnanvaltuuston määrittelemää investointiraamia ja poikkeamat tuodaan valtuuston käsittelyyn. Talousarvion rahoitusosan seuraavat tuloarviot ja määrärahat ovat kunnanhallitusta sitovia: Antolainauksen muutokset Pitkäaikaisten lainojen vähennys ja lisäys (=lainakannan muutokset) ovat kunnanhallitusta sitovia siten, että valtuusto oikeuttaa kunnanhallituksen hoitamaan vuoden 2016 lainojen nostot ja lyhennykset siten, että kunnan pitkäaikaisten lainojen yhteismäärä on enintään 22,5 milj. euroa suurempi kuin vuoden 2015 tilinpäätöksessä. Hankintaperiaatteet Hankinnoissa noudatetaan Kirkkonummen kunnan yleisiä hankintaohjeita. Hankintavaltuudet vuodelle 2016 on hyväksytty kunnanvaltuustossa 16.11.2015. Hankintavaltuuksien mahdollinen delegointi on esitettävä käyttösuunnitelmissa. Tilausoikeuksien antaminen toimialan viranhaltijoille ja työsuhteisille tulee tarvittaessa todeta käyttösuunnitelman liitteessä. Johtoryhmässä on tehty periaatepäätös, että toimialat eivät hanki itsenäisesti yhteiskäyttöön sopivia tietojärjestelmiä, vaan hankkeista sovitaan johtoryhmässä. Tietojärjestelmien hankintasuunnitelmista olisi hyvä informoida ja sopia myös kunnan tietohallintopäällikön kanssa. Sopimusten hallinta ja kirjaaminen diaariin Jokaisen toimialan on huolehdittava, että kaikki viranomaistoimintaan liittyvät asiakokonaisuudet ja asiakirjat, joiden johdosta käynnistyy päätöksentekoprosessi, kirjataan diaariin eli Dynasty-asiahallintajärjestelmään siten, että asian käsittelyä voidaan seurata alusta viimeiseen päätökseen saakka. Hankerahoja, valtion- ym. avustuksia haettaessa on huolehdittava hakemusasiakirjoihin diaarinumero. Hakemus liitteineen tulee kirjata lähteneeksi asianhallintajärjestelmään. Kaikki toimialoilla tehdyt kunnan toimintaa koskevat sopimukset tulee myös kirjata ja niihin pitää merkitä diaarinumero. Allekirjoitettu sopimus liitteineen toimitetaan kirjaamoon skannattavaksi ja arkistoitavaksi. Hankintasopimukset liitteineen säilytetään sähköisesti myös Cloudia-kilpailutusjärjestelmässä, jossa niitä myös hallinnoidaan sopimusaikana. 3. HENKILÖSTÖ, VIRAT JA TOIMET Kunnanhallituksen päätöksellä voidaan perustaa uusia vakansseja, mikäli hallintokunnan jokin suurin piirtein saman verran määrärahoja sisältävä vakanssi/vakanssit lakkautetaan. 4. INVESTOINNIT Talousarvion investointiosaan otetaan määrärahat pysyviin vastaaviin aktivoitavien aineettomien ja aineellisten hyödykkeiden hankintamenoihin. Pysyvien vastaavien hyödykkeisiin kirjataan arvonlisäverottomalta hankintamenoltaan vähintään 10 000 euron arvoiset hankinnat. Edellä mainitun lisäksi poistonalaisia hyödykkeitä voivat olla myös investointiosaan merkityn uuden tai käyttökuntoon saattamiseksi hankittu kalusto. Tällöin hankittua kalustoa käsitellään yhtenä erillisenä poistonalaisena hyödykkeenä. Investointiosaan aktivoitavan menon tulee lisätä taseessa olevan hyödykkeen arvoa ja sen käyttöiän on oltava vähintään kolme vuotta. Tietokonehankinnat eivät pääsääntöisesti kuulu aktivoitaviin investointimenoihin.
5 Investointiosaan ei kirjata sellaisia menoja, jotka eivät ole edellisten kohtien mukaisia pysyvien vastaavien hyödykkeitä. Tällaiset menot kirjataan käyttötalousosaan. Tulkinnanvaraiset tapaukset ratkaisee kunnan talousyksikkö. 5. TALOUSARVION TOTEUTUMISEN SEURANTA JA RAPORTOINTI Talouden seurantavastuu ja menojen oikeellisuuden seuranta Tulosalueen tai -yksikön vastuuhenkilön tulee seurata talousarvion toteutumista ja määrärahojen oikeaa käyttöä. Menot ja tulot kirjataan suoriteperusteisesti eli silloin, kun tavara tai palvelu on vastaanotettu tai luovutettu. Vastuuhenkilö on velvollinen seuraamaan myös henkilöstönsä palkkamenoja Prima-järjestelmän kautta. Toiminnan ja talouden kehittymisen raportointi Kunnanvaltuusto päättää talousarvion yhteydessä sen toteutumisen seurannasta ja raportoinnista. Toimialojen, toimielinten, tulosalueiden ja tulosyksiköiden on järjestettävä toiminnan ja talouden seuranta siten, että kunnanvaltuusto ja kunnanhallitus saavat toiminnan ja talouden ohjauksessa tarvittavat tiedot. Hallintosäännön 27 :n mukaan talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä kunnanvaltuustolle ennen asianomaisen talousarviovuoden päättymistä. Talousarviovuoden jälkeen talousarvion muutoksia voidaan käsitellä vain poikkeustapauksissa. Määrärahan muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Vastaavasti toiminnallisia tavoitteita ja tuloarvioita koskevassa muutosesityksessä on selvitettävä muutoksen vaikutus määrärahoihin. Kunnanhallituksella on oikeus päättää kuntaa sitovan ja kiireellisen maksun suorittamisesta, vaikka tarkoitukseen ei ole määrärahaa käytettävissä. Kunnanhallituksen on tällöin viipymättä tehtävä kunnanvaltuustolle esitys määrärahan myöntämisestä tai korottamisesta. Kuntatason raportoinnista vastaa kunnanhallitus, joka lautakuntien ja johtokuntien raporttien perusteella laatii kaksi osavuosikatsausta kunnanvaltuustolle (30.4. ja 31.8. tilanteet), sekä tilinpäätökseen kuuluvan vuosikertomuksen. Kunnanhallitus voi myös päättää tarvittaessa yksityiskohtaisemmasta talouden ja toiminnan raportoinnista, sekä sen miten toimielimet sille raportoivat. Talousjohtaja raportoi kunnanhallitukselle kuukausittain lautakuntien talousarvion toteuman sekä ennusteen koko vuoden toteumasta kuntatasolla. Toimielinten lautakunnille raportoimat osavuosikatsaukset viedään kunnanhallitukselle tiedoksi koko kunnan osavuosikatsauksen raportoinnin yhteydessä. Kuntakonserni Kuntakonsernin tytäryhtiöiden tulee raportoida toiminnastaan osavuosikatsausten yhteydessä. Raportoinnin yhteydessä toimitetaan tulos-, tase- ja rahoituslaskelma sekä kertomus raportointikauden toiminnasta. Talousarvion täytäntöönpano-ohjeiden tiedoksi saattaminen Toimialojen on huolehdittava siitä, että talousarvio ja käyttösuunnitelmat sekä niitä koskevat ohjeet toimitetaan kaikille määrärahojen käytöstä vastuussa oleville henkilöille tiedoksi ja noudatettavaksi. Talousarvioseurannan vastuuhenkilöille järjestetään infotilaisuuksia määrärahojen seurannasta, kun käyttösuunnitelmien määrärahat on ajettu kirjanpitoon. Kunnanvaltuuston hyväksymä talousarviokirja vuodelle 2016 ja taloussuunnitelma vuosille 2017 2018 on ladattavissa kunnan kotisivuilta tai kunnanvaltuuston pöytäkirjan liitteestä. Kirkkonummen kunnanhallitus Tarmo Aarnio, kunnanjohtaja Anne Arvola, talousjohtaja
Talousarvion täytäntöönpano-ohjeen liite 1 Käyttösuunnitelmien laatiminen vuoden 2016 talousarviovuodelle Hallintosäännön (26 ) mukaan kunnanhallitus ja lautakunnat hyväksyvät talousarvioon perustuvat ja organisaatiorakenteeseen sopeutuvat käyttösuunnitelmat. Käyttösuunnitelman tarkoituksena on valtuuston hyväksymien tavoitteiden mukaisesti osoittaa määrärahat ja resurssit kustannuspaikkatasolle. Käyttösuunnitelmassa kukin toimielin jakaa talousarvion tehtävä- ja hankekohtaiset toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet, määrärahat ja tuloarviot edelleen osatavoitteiksi, osamäärärahoiksi ja osatuloarvioiksi päättää osamäärärahojen ja tuloarvioiden sitovuudesta päättää jokaiselle käyttösuunnitelman osatavoitteelle, osamäärärahalle ja osatuloarviolle vastuuhenkilön Tavoitteiden asettelu Käyttösuunnitelman tekstiosuuteen kuvataan toiminnallisiin ja taloudellisiin tavoitteisiin liittyviä kustannuspaikkakohtaisia osatavoitteita sekä niihin käytettäviä resursseja. Käyttösuunnitelmiin voidaan sisällyttää myös lautakuntaan nähden sitovia tehtäväkohtaisia toiminnallisia tavoitteita. Kaikkien toiminnallisten tavoitteiden tulee tukea ja toteuttaa jollakin tavalla uutta kuntastrategiaa. Yksityiskohtaiset tavoitteet tulee asettaa siten, että ne tukevat koko toimialan valtuuston asettamien sitovien tavoitteiden toteuttamista. Tavoitteiden toteutumista tulee voida seurata ja raportoida. Lisäksi ne tulee voida todentaa arvioinnin yhteydessä. Niiden tulee olla mitattavia ja realistisia käytettävissä oleviin resursseihin suhteutettuna. Taloudelliset tavoitteet ja määrärahojen osoittaminen kustannuspaikoille Käyttösuunnitelmien määrärahojen siirrossa tehtävätasolta kustannuspaikoille tulee noudattaa erillisenä annettavaa yksityiskohtaista operatiivista ohjetta. Hankintavaltuudet ja hyväksymisoikeudet Käyttösuunnitelmassa eritellään tarkemmin, mikäli valtuuston hyväksymien hankintavaltuuksien mukaista päätösvaltaa on delegoitu (kv 16.11.2015). Valtuuston päätöksen mukaisesti käyttösuunnitelmassa nimetyt tilivelvolliset vastuuhenkilöt päättävät vastuullaan olevien määrärahojen puitteissa enintään 30 000 euron arvoisista hankinnoista. Perustellusta syystä raja-arvo voidaan käyttösuunnitelmassa määritellä myös matalammaksi tai korkeammaksi. Käyttösuunnitelmissa nimetään kustannuspaikkakohtaiset vastuuhenkilöt, jotka toimivat ko. kustannuspaikan menojen hyväksyjinä. Lisäksi määritellään talousarviovuoden investoinneista vastaavat henkilöt. Toiminnan ja talouden seuranta Käyttösuunnitelmassa määritellään myös toiminnan ja talouden seuranta. Lautakuntien on kiinnitettävä erityistä huomiota talousarvion toteutumisen seurantaan ja talousarviosta poikkeamisten edellyttämään käsittelyyn. 1
Talousarvion täytäntöönpano-ohjeen liite 1 Lopuksi käyttösuunnitelmaan määritellään raportoinnin taso lautakunnalle ja edelleen hallitukselle. Osavuosikatsaukset viedään tiedoksi kuten ennenkin. Osavuosikatsaukset käsitellään kunnanhallituksessa huhtikuun osalta 13.6.2016 ja elokuun osalta joko 12.9.2016. Käyttösuunnitelmien aikataulu Budnetti avataan käyttösuunnitelmien tekoa varten 17.11.2015. Budnetti suljetaan 31.1.2016 klo 16.00. Käyttösuunnitelmat tulisi käsitellä lautakunnissa 15.1. 31.1. välisenä aikana. Käyttösuunnitelmat annetaan kunnanhallitukselle tiedoksi 15.2.2016. Käyttösuunnitelmat vuodelle 2016 näkyvät kirjanpidossa 22.2.2016 alkaen. 2