TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE Khall VUODELLE 2017

Transkriptio

1 TALOUSARVION TÄYTÄNTÖÖNPANO-OHJE Khall VUODELLE TALOUDEN JA TOIMIINNAN PERIAATTEET Kuntalaki Hallintosääntö Käyttösuunnitelman laatiminen Toimintakertomus 3 2 TALOUSARVION NOUDATTAMINEN Vastuu määrärahojen käytöstä Talousarvion sitovuus Hankintaperiaatteet Yhteishankinnat Saatavien perintä Sopimustenhallinta Kassan ja vakuuksien voimassaolon tarkastus Diariointi eli kirjaaminen 5 3 HENKILÖSTÖ, VIRAT JA TOIMET Virkojen ja toimien täyttäminen, määräaikaisen henkilöstön palkkaaminen, sivutoimet 5 4 INVESTOINNIT Pienhankintaraja 6 5 TALOUSARVION TOTEUMA JA RAPORTOINTI Kirjanpito Talousarvion toteutumisen seuranta 6 6 KUNTAKONSERNI 6 7 TALOUSARVION TIEDOKSI SAATTAMINEN 7 1

2 1. TALOUDEN JA TOIMINNAN PERIAATTEET 1.1. Kuntalaki Uuden kuntalain taloussäännösten merkittävimmät muutokset ovat alijäämän kattamissäännösten tiukentaminen ja ulottaminen kuntayhtymiin sekä konserninäkökulman vahvistaminen. Kuntalain 110 :n mukaan kunnan toiminnassa ja taloudenhoidossa on noudatettava talousarviota. Siihen tehtävistä muutoksista päättää valtuusto. Valtuusto hyväksyi talousarvion ja taloussuunnitelman vuosille Kaustisen kuntatalous on tiukassa tilanteessa. Kunnan talousluvut täyttävät tulevassakin tilinpäätöksessä viisi kriisikuntakriteeriä kuudesta ja kunnalla on kattamatonta alijäämää tilinpäätöksessä euroa. Jollei sote-palvelujen osalta viime vuodelle tule huomattavia palautuksia, myös vuoden 2016 tilinpäätös uhkaa muodostua tappiolliseksi. Merkittävät viime vuosien palveluinvestoinnit ovat kasvattaneet kunnan velkamäärää ja vuosittaisia poistoja. Kuntastrategia perustuu siihen, että kuntatalous pidetään vakaana. Kestävä talous syntyy tasapainoisesta taloudesta, pitkäjänteisestä ja hallitusta omaisuuden hoidosta ja tulopohjan parantamisesta. Talouden tasapainotus on palvelujen kehittämisen ohella tämän valtuustokauden merkittävin haaste. Uudessa kuntalaissa korostuu konserniajattelu. Talouden tunnusluvut tullaan jatkossa laskemaan yhä enemmän konsernitasolla. Talouden tasapainottamisessa on huomioitava kuntakonserni kokonaisuudessaan. Omistajaohjauksen rooli korostuu Hallintosääntö Hallintosäännön mukaan kunnan palveluorganisaatio jakautuu kolmeen päävastuualueeseen seuraavasti: 1 Hallinto- ja kehittämispalvelut sekä sosiaali- ja terveyspalvelut 2 Sivistystoimi 3 Tekniset palvelut Päävastuualueet jakautuvat edelleen hallintosäännön mukaisiin tulosalueisiin. Hallintosäännön muutostyö on käynnissä. Nykyinen hallintosääntö löytyy kunnan kotisivuilta Käyttösuunnitelman laatiminen Lautakuntien tulee helmikuun loppuun mennessä tarkistaa talousarvioehdotuksen pohjana olleet käyttösuunnitelmansa vastaamaan valtuuston myöntämiä määrärahoja. Käyttösuunnitelmassa määritellään tarkennetut tavoitteet sekä tuloarviot ja määrärahat tehtäväkohtaisesti vastuualueille. Lautakunnat ja toimialajohtajat ovat vastuussa määrärahojen riittävyydestä. Samoin on huolehdittava siitä, että valtuuston vahvistamat tulotavoitteet toteutuvat. Talousarvioon hallitus/valtuustokäsittelyssä sisällytetyt sopeuttamistoimenpiteet tulee toteuttaa. Jos vuoden aikana määrärahoihin kohdistuu ylityspaineita, on ensisijaisesti toimintaa uudelleen arvioimalla turvattava määrärahojen riittävyys. 2

3 Lautakuntien vastuulla on huolehtia, että kunnan päätettävissä olevat maksut tarkistetaan kustannusten nousua vastaavasti ja kunnalle kuuluvat tulot peritään tehtyjen sopimusten, kunnanhallituksen pysyväismääräyksen ja annettujen ohjeiden mukaisesti. Lautakunnat toteavat/päättävät kaikki tulosalueiden ja kustannuspaikkojen vastuuhenkilöt, nimenkirjoittajat ja hankintavaltuudet käyttösuunnitelmansa hyväksymisen yhteydessä. Hyväksyjinä toimivat kunnanjohtaja ja toimialajohtajat. Hyväksyjä vastaa tiliöinnin oikeellisuudesta, myös alvmerkinnän osalta. Kunnan hyvinvointikertomus ohjaa kunnan hyvinvointipolitiikkaa. Toimialojen on käyttösuunnitelmissaan ja talousarvion toteuttamisessa huomioitava hyväksytyn hyvinvointikertomuksen painopistealueeet. Painopistealueiden tavoitteiden totoutumista on seurattava ja arvioitava toiminnan raportoinnissa. Mahdolliset tilikartta- ja kustannuspaikkamuutokset on esitettävä kunnanhallituksen hyväksyttäväksi ennen kustannuspaikan perustamista tai muuttamista. 1.4 Toimintakertomus Käyttösuunnitelmansa hyväksymisen yhteydessä lautakunnat ja kunnanhallitus arvioivat palvelutoimensa edellisvuodelta 2016 ja antavat toimintakertomuksen tilinpäätöstä varten. Lisätietoja antavat tarvittaessa talousjohtaja ja kunnanjohtaja. Kuntaa eri yhteisöissä edustavien tulee valvoa kunnan taloudellisia etuja ja ottaa huomioon kunnanvaltuuston päättämät strategiset tavoitteet sekä noudattaa mahdollisesti erikseen annettavia toimintaohjeita. 2. TALOUSARVION NOUDATTAMINEN 2.1. Vastuu määrärahojen käytöstä Hallintosäännön 22 :n mukaan talousarvioon tehtävät muutokset on esitettävä valtuustolle talousaviovuoden aikana ja hyväksytettävä valtuustolla ennen muutosten tekemistä. Muutosesityksessä on selvitettävä myös muutoksen vaikutus toiminnallisiin tavoitteisiin ja tuloarvioihin. Talousarvion noudattaminen edellyttää, ettei ryhdytä sellaisiin toimenpiteisiin, jotka merkitsevät toiminnan laajentamista tai uuden toiminnan aloittamista talousarviovuoden aikana, ellei talousarviossa ole siihen määrärahavarausta. Mikäli toimintaan saadaan valtionavustusta, ennen toimenpiteen suorittamista on varmistettava, että valtionavustus saadaan vahvistetun suuruisena. Toimialajohtajien tulee seurata talousarvion toteutumista kuukausittain ja ryhtyä välittömästi toimenpiteisiin havaitessaan poikkeamia asetetuista tavoitteista ja määrärahojen käyttösuunnitelmista. Yli euron kohdeavustukset jaksotetaan useampaan erään talousarviovuoden aikana. Ostolaskut maksetaan sähköisesti ostoreskontran kautta. Laskut käsitellään välittömästi niiden saavuttua. Laskun vastaanottajan ja hyväksyjän tulee huolehtia laskun nopeasta kierrosta maksatukseen, jotta viivästyskoroilta vältytään. Laissa määritellään laskulle selvät sisältövaatimukset. Verohallinto on antanut asiasta soveltamisohjeet. Jotta alv-vähennysoikeutta voidaan käyttää, laskujen hyväksyjän on tarkistettava, että lasku on ohjeiden mukainen ja laskun vastaanottajana on Kaustisen kunta. Kunta on alvverollinen yhteisö. 3

4 2.2. Talousarvion sitovuus Talousarvion toiminnalliset tavoitteet, määrärahat ja tuloarviot sitovat hallintokuntia kunnanvaltuustoon nähden tulosaluetasolla ja kunnanhallitukseen/lautakuntaan nähden tulosyksikkötasolla. Investointimäärärahat sitovat hallintokuntia kunnanvaltuustoon nähden hanketasolla Hankintaperiaatteet Hankintamenettelyssä noudatetaan Suomen Kuntaliiton yleisiä hankintaohjeita ja kunnan hankintaohjetta. Periaatteena on, että hankinnat kilpailutetaan riittävällä laajuudella. Hankinnoissa on huomioitava myös Kaustisen alueen yrittäjien mahdollisuus osallistua kilpailuun. Hankinnat tulee mahdollisuuksien mukaan jaksottaa talousarviovuonna siten, ettei kassavajetta synny. Kaustisen kunta on liittynyt Kokkolan kaupungin hankintarenkaaseen. Pääsääntöisesti kunta osallistuu hankintarenkaan yhteishankintoihin, Kokkolan kaupunki ilmoittaa vuosittain kilpailutettavat hankinnat. Yhteishankinnan ohjausryhmällä on toimivalta mm. päättää, mitä tavara- tai palveluhankintoja kilpailutetaan maakunnan yhteishankintoina. Osapuolten kannalta oleellinen vaihe on silloin, kun ohjausryhmä päättää, mitä kilpailutetaan yhteishankintana. Sen jälkeen hankinnassa ollaan sitovasti mukana. Yhteishankintarenkaan kautta hankittavista tavaroista/palveluista aikataulut ilmoitetaan aina erikseen. Hankintojen yhteyshenkilö Annika Raumalta saatte myös listaukset vuoden 2017 yhteishankinnoista. Viranhaltijapäätöksin tehtävien hankintojen yläraja on euroa. Hankinnan hintaa määriteltäessä huomioidaan hankinnan kokonaiskustannukset, esim. koko sopimuskausi. Toimialajohtajilla on omien vastuualueidensa hankintaoikeudet lukuun ottamatta yhteishankintoina tehtäviä hankintoja. Mahdollisista hankintaoikeuksien delegoinnista hallintokunnat pitävät luetteloa, joka annetaan tiedoksi kunnanhallitukselle käyttösuunnitelman hyväksymisen yhteydessä. 2.4 Yhteishankinnat Käyttötalousosassa (kp 1203) varaudutaan taloushallinnon ohjelmistokoulutukseen. Tietotekniikkahankinnat ja uudet ohjelmistot on varattu investointiosaan. Hankinnat kilpailutetaan ja hoidetaan keskitetysti. Kaikki kunnan koneissa olevat ohjelmat ja tiedostot on tarkoitettu ainoastaan työ- /viranomaiskäyttöön. Hankinnat on tehtävä sopimustoimittajilta koko sopimuskauden ajan (ts. tavaraa ei voi ostaa muilta toimittajilta / hakea kaupasta). Tarkemmat ohjeet hankinnoista löytyvät kunnan hankintaohjeesta, jonka kunnanhallitus on hyväksynyt Toimistotarvikehankinnat tehdään koko kunnan osalta keskitetysti lukuun ottamatta koulutarvike- ja kirjaston kirjatilauksia. Talousarviovuoden hankintatarpeet ilmoitetaan mennessä; tietotekniikkahankinnat tietohallintosihteeri Sirkka Penttilälle ja toimistotarvike- ja kopiopaperitarpeesta ilmoitetaan toimistosihteeri Annika Raumalle. 2.5 Saatavien perintä Saatavien perinnässä noudatetaan kunnanhallituksen pysyväisohjetta. Erityisesti korostetaan sitä, että ensimmäinen maksukehotus on lähetettävä 14. päivän kuluttua eräpäivästä. Saatavien 4

5 perintätilanne tuodaan kunnanhallituksen tiedoksi raporttien yhteydessä. Raportista tulee ilmetä myös saatavan perintätilanne Konsernin sisäisessä laskujen perinnässä ei käytetä perintätoimiston palvelua. 2.6 Sopimustenhallinta Kunnan sopimusten hallinta on siirretty sähköiseen sopimustenhallintaan. Kaikki tehtävät sopimukset laaditaan sopimushallinnassa ja vanhat sopimukset viedään sinne. Allekirjoitetut sopimukset on skannattava sopimustenhallintaan. Käyttösuunnitelman yhteydessä sopimukset on tarkistettava tulosalueittain, myös sopimuksiin liittyvät vastuut. 2.7 Kassan ja vakuuksien voimassaolon tarkastus Käteissuoritukset toimitetaan kuukausittain talouspäällikölle. Talouspäällikkö tarkistaa käteiskassat vuosittain. Tarkastuksesta laaditaan raportti/viranhaltijapäätös kunnanhallitukselle sisäisen valvonnan ohjeen mukaisesti. Vakuuksien voimassaolosta huolehtii ao. vastuualueen vastuuhenkilö. Vakuuksia seurataan kunnan sopimushallinnassa ja voimassa olevat vakuudet viedään maaliskuun loppuun mennessä sopimushallintaan. Käteiskassat tilitetään talouspäällikölle tai neuvonnan kassaan kuukauden viimeisenä työpäivänä. Tilityksen liitteenä tulee olla selvitys tilitetyistä varoista (esim. erittely myydyistä tuotteista). 2.8 Diariointi eli kirjaaminen Jokaisen toimialajohtajan on huolehdittava, että kaikki viranomaistoimintaan liittyvät asiakokonaisuudet ja asiakirjat, joiden johdosta käynnistyy päätöksentekoprosessi, kirjataan Dynasty asiahallintaan, siten että asian käsittelyä voidaan seurata alusta viimeiseen päätökseen saakka. Myös kunnan omasta aloitteesta käynnistyvät asiat diarioidaan (esim. hankkeet, virkojen täytöt jne). Diaari perustuu tehtäväpohjaiseen arkistonmuodostussuunnitelmaan ja muodostaa samalla Dynastyyn asiaan liittyvän sähköisen arkiston, joka on yhtäpitävä paperiarkiston kanssa. Laki sähköisestä asioinnista viranomaistoiminnassa ( /13) edellyttää kirjaamista. Opastusta kirjaamiseen antaa tarvittaessa toimistosihteeri Annika Rauma. 3 HENKILÖSTÖ, VIRAT JA TOIMET 3.1 Virkojen ja toimien täyttäminen, määräaikaisen henkilökunnan palkkaaminen, sivutoimet Lautakunnat ja toimialajohtajat vastaavat henkilöstömäärärahojen riittävyydestä. Talousarviovuonna avoimeksi tulevia virkoja ja toimia ei saa täyttää ennen kuin on perusteellisesti selvitetty, voidaanko tehtävä hoitaa sisäisin siirroin, tehtävien uudelleenjärjestelyin tai muulla tavalla täyttämättä virkaa tai tointa. Sijaisuudet hoidetaan ensisijaisesti sisäisin järjestelyin ilman sijaisten palkkausta. Kunnanhallitus päättää avoimiksi tulevien uusien virkojen ja toimien täyttämisestä. Palvelusuhteita ei saa ketjuttaa siten, että ne aiheuttavat vakinaistamistarpeen ilman olemassa olevaa virkaa tai tointa. Lyhyiden sijaisuuksien täyttöluvista päättää johtoryhmä. Henkilöstöä palkattaessa heille esitetään sivutoimilupa/sivutoimi-ilmoituslomake sekä töihintulo- /lähtöhaastattelulomake. Rekrytointivaiheessa tuodaan esille, että Kaustisen kunta on savuton työpaikka. 5

6 4 INVESTOINNIT Palvelusuhteen alkamisesta ja päättymisestä ja keskeytyksistä (ks. pysyväismääräys poissaolokäytännöstä) on tehtävä päätös ja toimitettava viipymättä palkanlaskentaan. Huom. poissaololomake täytetään jokaisesta yksittäisestäkin päivästä. Kunnanhallitus kiinnittää lautakuntien huomiota henkilöstön hyvinvointiin, henkilöstön riittävästä koulutuksesta on huolehdittava, samoin työmenetelmien kehittämisestä. Kehityskeskusteluja käydään vähintään kerran vuodessa. Koulutussuunnitelmat vuodelle 2017 tehdään käyttösuunnitelman yhteydessä. 4.1 Pienhankintaraja Hallintosäännön mukaan kunnanhallitus vahvistaa poistolaskennan pohjaksi pienhankintarajan. Käyttötalousosaan kirjataan pienhankintarajan, alittavat kalustohankinnat. Hallintokuntien tulee tarkistaa hyväksytyn talousarvion investointisuunnitelma siten, että investointiosaan jäävät ainoastaan pienhankintarajan todellisuudessa ylittävät investoinnit. Pienhankintarajan alittavista hyödykkeistä tulee tehdä kunnanhallitukselle määrärahansiirtoesitys investointiosasta käyttötalousosaan. 5 TALOUSARVION TOTEUMA JA RAPORTOINTI 5.1 Kirjanpito Kirjanpito perustuu talousarvioon ja käyttösuunnitelmiin. Menot ja tulot kirjataan oikeille tulosyksiköille, kirjanpitolain mukaisesti suoriteperusteisesti, eli silloin, kun tavara tai palvelu on vastaanotettu tai luovutettu. Kirjaus ohjautuu kirjanpitoon tositepäivämäärän mukaisesti. 5.2 Talousarvion toteutumisen seuranta Hallintosäännön 21 :n mukaan toimielimet raportoivat valtuuston hyväksymien tavoitteiden toteutumisesta ja poikkeamisista ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta neljännesvuosittain. Kuntastrategiassa on hyväksytty mittarit ja tunnusluvut, joita tulee edelleen kehittää ja käyttää. Hallintokunnat ja kunnan tytäryhtiöt toimittavat ilman eri kehotusta kunnanhallitukselle ja tarkastuslautakunnalle vuoden 2017 aikana talousarvion toteutumisen seurantaraportit noin viikon kuluessa raportointijakson päättymisestä. Raportoitava jakso, viranhaltijaraportti talousarviototeumasta raportointi mennessä raportointi mennessä raportointi mennessä raportointi mennessä Seurantaraportit annetaan tulosaluetasolla kustannuspaikoittain ja niistä tulee ilmetä sekä taloudellisen että toiminnallisen tuloksen toteuma, samoin hallintokunnan arvio loppuvuoden meno- ja tulokehityksestä ja määrärahojen riittävyydestä tulosalueella. Raportoinneissa on arvioitava myös sisäisen valvonnan ja riskienhallinnan toteutumista. 6 KUNTAKONSERNI Tytäryhtiöt raportoivat toiminnastaan edellä olevan mukaisesti, neljä kertaa vuodessa. Raportoinnin yhteydessä toimitetaan tulos-, tase- ja rahoituslaskelma sekä kertomus raportointikauden toiminnasta ja investoinneista. Vuoden 2016 toiminnan arviointi ja toimintakertomustiedot 6

7 toimitetaan kunnanhallitukselle heti niiden valmistuttua, konsernitilinpäätökseen vaadittavat tiedot talouspäällikölle helmikuun loppuun mennessä. 7 TALOUSARVION TIEDOKSI SAATTAMINEN Hallintokunnat ja toimintayksiköt huolehtivat siitä, että talousarvio ja käyttösuunnitelmat sekä niitä koskevat ohjeet toimitetaan kaikille määrärahojen käytöstä vastuussa oleville henkilöille tiedoksi ja noudatettavaksi. Talousarvioraportteja antaa tarvittaessa myös talouspäällikkö tai tietohuoltosihteeri. Lisäksi hallintokuntien on huolehdittava siitä, että kunnan edustajilla kuntayhtymissä ja muissa yhteisöissä on tarvittavat tiedot kunnan talousarvioon kyseisiin tarkoituksiin varatuista määrärahoista ja kunnan tavoitteista. Kunnanvaltuuston hyväksymä talousarvioasiakirja on saatavana kotisivuiltamme kunnanvaltuuston pöytäkirjan liitteenä KAUSTISEN KUNNANHALLITUS Arto Alpia kunnanjohtaja Tellervo Pakkala talousjohtaja 7