Arviointikertomus 2015 Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia
1 (8) SISÄLLYSLUETTELO 1. Tarkastustoiminta... 2 1.1. Tarkastuslautakunnan kokoonpano... 2 1.2. Tarkastuspalvelut... 2 1.3. Arvioinnin lähtökohdat... 2 2. Strategisten tavoitteiden toteutuminen... 3 2.1. Olennaiset tapahtumat ja muutokset toiminnassa... 43 2.2. Avaintavoitteet... 2.2.1. Toiminnalliset tavoitteet... 4 2.2.2. Määrälliset tavoitteet... 6 2.2.3. Taloudelliset tavoitteet... 7 2.2.4. Sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan järjestäminen... 7 3. Yhteenveto...7
2 (8) ARVIOINTIKERTOMUS 2015 Tarkastuslautakunnan tehtävänä on kuntalain 121 :n mukaisesti valmistella hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat sekä arvioida ovatko yhtymäkokouksen asettamat toiminnalliset ja taloudelliset tavoitteet toteutuneet ja onko toiminta järjestetty tuloksellisella ja tarkoituksenmukaisella tavalla. Lisäksi tarkastuslautakunnan on arvioitava talouden tasapainotuksen toteutumista tilikaudella sekä voimassa olevan taloussuunnitelman riittävyyttä, jos taseessa on kattamatonta alijäämää. 1. Tarkastustoiminta 1.1. Tarkastuslautakunnan kokoonpano Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnian tarkastuslautakunta muodostuu kolmesta jäsenestä. Yhtymäkokouksen asettamassa tarkastuslautakunnassa ovat tarkastusvuonna 2015 toimineet seuraavat jäsenet: Jyrki Seppänen, pj. Eeva Honkanummi, varapj. Anni-Mari Syväniemi Tarkastuslautakunta on kokoontunut toimintavuoden 2015 osalta kuusi kertaa. Päätöksenteko tarkastuslautakunnan kokouksissa on tapahtunut puheenjohtajan esittelystä. Tarkastuslautakunnan sihteerinä on toiminut kuntayhtymän vastuunalainen tilintarkastaja. 1.2. Tarkastuspalvelut Yhtymäkokouksen valitsemana kuntayhtymän vuosien 2013-2016 tilintarkastajana on toiminut PwC Julkistarkastus Oy. Yhtiön nimeämänä vastuunalaisena tilintarkastajana on toiminut KHT, JHT Juha Huuskonen. Vastuunalainen tilintarkastaja on osallistunut tarkastuslautakunnan kokouksiin. Tilintarkastaja on suorittanut vuoden 2015 tarkastuksen ennalta laaditun tarkastusohjelman mukaisesti. Tilintarkastaja on raportoinut suorittamistaan tarkastuksista tarkastuslautakunnalle ja antanut kuntalain 125 :n mukaisen tilintarkastuskertomuksen. 1.3. Arvioinnin lähtökohdat Painopiste arviointikertomuksessa on toiminnallisten, määrällisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisen arvioinnissa. Tarkastuslautakunta on perehtynyt yhtymäkokouksen asettamiin tavoitteisiin ja kuntayhtymän hallituksen toimintakertomuksessa (tasekirja ) esittämään tavoitteiden toteutumista koskevaan raportointiin. Niin ikään lautakunta on perehtynyt kuntayhtymän toimintaan saamiensa selvitysten avulla.
3 (8) Talousarviotavoitteet on asetettu sekä Omnia - että tulosyksikkötasolla hallituksen vahvistaman neljän strategisen päätavoitteen mukaisesti (yhteiskuntavastuullisuus, uudet oppimisratkaisut ja innovaatiot, vaikuttava aluekehitystyö sekä tuloksellisen toiminta). Lautakunta on arvioinut tulosyksiköiden ja palveluryhmien toimintaa yksiköiden vastuuhenkiläiden pitämien toimintakatsausten ja käytyjen keskustelujen perusteella. Niin ikään lautakunta on käynyt keskusteluja yhtymän johdon kanssa merkittävien muutos - ja kehittämishankkeiden vaikutuksesta yhtymän toimintaan ja tavoitteiden toteutumiseen. Osana vuoden 2015 arviointia tarkastuslautakunta on ennalta laaditun ohjelman mukaisesti perehtynyt mm. koulutusvientitoimintaan, aikuisten oppimispalvelujen toiminnan käynnistämiseen sekä uusien yksiköiden (Espoon suomenkielinen työväenopisto ja Espoon aikuislukio) toiminnan integrointiin osaksi Omniaa. Arviointikertomuksessa ei erikseen arvioida niiden saavutettujen tavoitteiden toteutumista, joista tarkastuslautakunnan näkemyksen mukaan on esitetty riittävät tiedot toimintakertomuksessa. 2. Strategisten tavoitteiden toteutuminen 2.1. Olennaiset tapahtumat ja muutokset toiminnassa Opetusministeriön kesäkuussa 2013 tekemällä päätöksellä Omnian järjestämisluvan mukaista peruskoulutuksen opiskelijamäärä lisättiin 608 opiskelijalla siten, että järjestämisluvan mukainen kokonaisopiskelijamäärä on 5.608 vuonna 2016. Vuoden 2015 osuus opiskelijamäärälisäyksestä oli 220 opiskelijaa järjestämisluvan ollessa 5.370. Lisäksi aikuiskoulutukseen, oppisopimukseen sekä tyäpajoille osoitettiin nuorten aikuisten osaamisohjelman (NAO) mukaisia koulutuspaikkoja alle 29- vuotiaille edellisvuoden mukaisesti. Opiskelijamäärän kasvulla on pystytty osittain kompensoimaan jo toteutettuja koulutuksen rahoitusleikkauksia. Koska valtionosuusrahoitusta leikataan myös tulevina vuosina, antoi Omnian hallitus talousarviokäsittelyn yhteydessä kuntayhtymän johtajalle valmistelukehotuksen Omnian toiminnan ja talouden tasapainottamis - ja uudistamisohjelman 2016-2020 valmistelemiseksi tammikuun 2016 loppuun mennessä. Opetus- ja kulttuuriministeriö myönsi keväällä 2014 Omnialle järjestämisluvat vapaaseen sivistystyöhön ja aikuislukiotoimintaan. Espoon kaupungin ja Omnian väliseen yhteistyäsopimukseen perustuen, käynnistettiin Espoon työväenopiston suomenkielisen toiminnan ja Espoon aikuislukion integrointi osaksi Omniaa 1.1.2015 alkaen. Integrointityö painottui vuonna 2015 järjestelmien ja toimintatapojen yhdenmukaistamiseen. Yksiköiden toiminnallinen ja kulttuurinen muutos jatkuu edelleen. Omnian koordinoiman valtakunnallisen työpankkikokeilun tavoitteena on perustaa työpankkiyrityksiä, joiden tehtävänä on puolestaan edesauttaa vaikeasti työllistettävien siirtymistä työelämään. Vuonna 2009 käynnistynyt hanke sai vuoden jatkoajan ja tulosten arviointi tehdään vuoden 2016 lopussa.
4 (8) 2.2. Avaintavoitteet Toiminnan tuloksellisuuden myönteinen kehitys jatkui vuonna 2015 ja Omnian saama valtakunnallinen tulosrahoitus säilyi edellisvuosien tasolla. Lautakunta korostaa toiminnan ja talouden tasapainottamis- ja uudistamisohjelman tulosten seurantaa ja analysointia kaikilla organisaatiotasoilla tavoitteiden saavuttamisen varmistamiseksi. Kuntalain mukaan tilinpäätökseen sisältyvässä toimintakertomuksessa on esitettävä selvitys toiminnallisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Talousarviossa 2015 asetettujen toiminnallisten avaintavoitteiden toteutuminen käy ilmi toimintakertomuksen tuloskorteista ja mittarikohtaisista analyyseistä. Tulosyksiköiden määrällinen tavoite oli talousarvioon merkityn opiskelijamäärän toteutuminen. Taloudellisia tavoitteita ovat talousarvioon merkityt brutto- ja nettomäärärahat. Toimintavuodelle 2015 asetetut toiminnalliset, määrälliet ja taloudelliset tavoitteet saavutettiin pääosin. Aikuislukion tuloskortissa esitettyjä toiminnallisten tavoitteiden mittarituloksia ei pystytty kaikilta osin todentamaan tilinpäätöshetkellä. Seuraavissa kappaleissa arvioidaan ne tavoitteet, jotka eivät tarkastuslautakunnan arvion mukaan toteutuneet tai joiden toteutumista ei voitu arvioida. 2.2.1. Toiminnalliset tavoitteet Omnian tuloskortti 2015 Omnian vuosittain teettämässä sidosryhmätutkimuksessa seurataan kuntayhtymän strategian toteutumista. Kehitettävää on edelleen Omnian brändin erottuvuudessa ja tunnettuudessa etenkin yrityspäättäjien parissa. Organisaatiomuutosten myötä myös henkilöstön mielikuvaa Omniasta vol vahvistaa lisäämällä sisäistä tiedotusta ja viestintää. Vuotuisella työyhteisökyselyllä mitataan henkilöstön työtyytyväisyyttä ja käsityksiä johtamisesta sekä työyhteisön toiminnasta. Henkilöstöstä 70 prosenttia vastasi kyselyyn (65 % vuonna 2014). Kokoavan trendin tulos laski ollen 3,77 (3,98 vuonna 2014). Osaltaan tähän vaikutti johtamisen kokonaistuloksen heikkeneminen edelliseen vuoteen verrattuna. Johtamisen tulos oli 3,42 (3,50 vuonna 2014) eikä asetettua tavoitetta 3,70 saavutettu. Henkilöstöryhmistä opetushenkilöstö arvioi kuitenkin johtamisen hieman kehittyneen. Eri yksiköiden tulokset johtamisen osalta poikkeavat edelleen toisistaan merkittävästi. Systemaattista kehittämistyötä on tarvetta jatkaa. Sairauden takia poissaoloja työstä kertyi keskimäärin 10,1 pv/henkilö, joten asetettuun tavoitteeseen enintään 8,5 pv/henkilö ei päästy. Sairauspoissaoloissa voidaan todeta olevan suuria eroja Omnian eri yksiköiden kesken. Asiaan on puututtu mm. työpaikkaselvitysten avulla. Kunta -alalla sairauspoissaolojen määrä oli keskimäärin 16,7 pv/henkilö.
5 (8) Jätteen ja biojätteen määrän vähentämistä tulee tehostaa erilaisin keinoin kuten tiedotuksella, koulutuksella ja toimintaympäristön muotoilulla sekä täsmentämällä ruokailijamäärätietoja biojätteen määrän vähentämiseksi. Omnian tuloskortin osalta lautakunta toteaa, että tasapainottamis- ja uudistamisohjelman myötä tulee mittareiden valintaa ja tavoitetasoja arvioida kriittisesti, jotta toiminnan ja talouden tasapaino säilytetään kiristyvässä rahoitustilanteessa. Niin ikään lautakunta korostaa työyhteisökyselyn tulosten systemaattista käsittelyä yhdessä esimiesten ja henkilöstön kanssa. Ammattiopiston tuloskortti 2015 Omnian ammattiopisto ei saavuttanut kokonaisopiskelijamäärätavoitetta ja täyttöastetavoitteesta jäätiin neljä prosenttiyksikköä. Myöskään yhteishaun aloituspaikkojen täyttäastetta ei saavutettu. Hakijamäärä jäi alhaisemmaksi kuin oli ennakoitu, vaikka kaikki hakuväylät olivat käytössä. Osaltaan tähän vaikutti se, että ikäluokka oli vuonna 2015 vielä keskimääräistä alhaisempi ja lukiokoulutuksen vetovoima on noussut. Niin ikään opiskelijoiden opintoajat lyhenivät ennakoitua nopeammin yksilöllisten opintopolkujen ja osaamisen tunnustamisen lisääntymisen myötä sekä syksyllä 2015 toteutuneen opetussuunnitelmauudistuksen vuoksi. Valmistavasta koulutuksesta sijoittuminen Omnian eri koulutusaloille oli selvästi alemmalla tasolla kuin asetettu tavoite. Tavoiteasetantaa on tarkasteltava uudelleen ja huomiota kiinnitettävä ohjauksen toteutumiseen. Opettajien työelämäjaksojen määrälle asetettua tavoitetta ei saavutettu tulee arvioida uudelleen, kiristyvä rahoitustilanne huomioiden.. Tavoitetasoa Aikuisooiston tuloskortti 2015 Tavoitteet saavutettiin. Oapisopimustoimiston tuloskortti 2015 Alle 20-vuotiaita ei siirtynyt oppilaitosmuotoisesta koulutuksesta oppisopimuskoulutukseen (ns. 2+1 malli) tavoitteiden mukaisesti. Perinteisesti oppisopimuskoulutus on Suomessa ollut aikuisten koulutusmuoto, joten nuorten oppisopimusten määrän lisääminen edellyttää jatkuvaa kehitystyötä ja tiedottamista. Nuorten työøaioien tuloskortti 2015 Opiskelijoiden liikkuvuus työpajoille oli aiempiin vuosiin verrattuna matalammalla tasolla. Tähän ovat vaikuttaneet osittain yhteishaun ja ammatilliseen koulutukseen valmistavan koulutuksen (VALMA) valtakunnalliset muutokset. Yritysten kanssa neuvoteltiin oppisopimusten tekemisestä yksittäisten pajanuorten kanssa, mutta tässä ei edistytty, sillä pajanuoren ja työnantajan tarpeet eivät kohdanneet riittävästi. Työelämävalmentajan vaihtuminen kesken toimintavuoden aiheutti osaltaan katkoksen yritysyhteistyähön.
6 (8) Espoon työväenopiston tuloskortti 2015 Opiskelijamäärätavoite ei ollut vertailukelpoinen, koska tavoitearvossa oli virheellisesti mukana myös ruotsinkielisen yksikön toiminta. Espoon aikuislukion tuloskortti 2015 Aikuislukion toiminnallisessa tavoiteasetannassa epäonnistuttiin ei pystytty kaikilta osin todentamaan., koska mittarituloksia Yhtymägalveluiden tuloskortti 2015 Tavoitteena on, että jokainen käy kehityskeskustelun vähintään kerran vuodessa joko yksilö- tai ryhmäkeskusteluna. Vuonna 2015 noin 88 prosenttia henkilöstöstä kävi kehityskeskustelun (96 % vuonna 2014), joten käytyjen kehityskeskusteluiden määrä laski edellisvuodesta. Kehityskeskusteluiden roolia tarkasteltiin uudelleen suhteessa ns. aktiivisen tuen keskusteluihin ja haettiin kokemuksia sekä yksilö- että ryhmäkeskusteluista. Tavoitteena on jalostaa keskusteluja palvelemaan aidosti työntekemistä ja siinä kehittymistä, työhyvinvoinnin kokemusta sekä työyhteisöjen toimivuutta. Tulosmittareiden ja niiden tavoitearvojen asettamisen osalta lautakunta esittää yleisesti, että mittaritulokset tulee pystyä todentamaan helposti ja niillä on oltava selkeä yhteys Omnian strategisiin tavoitteisiin. Erityisesti aikuislukion ja työväenopiston tavoiteasetannan prosessit tulee yhtenäistää Omnian prosessien mukaisiksi. 2.2.2. Määrälliset tavoitteet Tulosyksiköiden määrällisenä tavoitteena on ollut talousarvioon merkityn opiskelijamäärän toteutuminen. Tavoitteen toteutumista on seurattu perus- ja lukiokoulutuksessa tammi- ja syyskuun tilastointipäivien opiskelijamäärien keskiarvojen perusteella, opiskelijakohtaisina suoritteina ja muilta osin virtaumana. Ammatillisessa peruskoulutuksessa (yksikköhintarahoitus) toteuma oli 5.389 ja muu rahoitteisessa koulutuksessa 3.544 sekä oppisopimuskoulutuksessa 1.560 opiskelijaa. Aikuislukiossa opiskelijoita oli 2.009 ja työväenopiston kursseille osallistui 48.273 henkilöä. Näitten lisäksi nuorten työpajatoimintaan osallistui 223 nuorta ja etsivä nuorisotyön ohjattavana oli 977 nuorta. Eritoten aikuislukion ja työväenopiston opiskelijamäärien suunnitteluun, ennakointiin ja raportointiin liittyviä prosesseja tulee kehittää, kunkin koulutusmuodon kokonaisrahoitus huomioiden. Vaikka määrällisiä tavoitetta ei kaikilta osin täysin saavutettu, niin koulutuksen kokonaisrahoitus toteutui suunniteilusti. Lautakunta painottaa, että opiskelijahallinnan koordinointi ja prosessien toimivuus korostuvat kiristyvän kilpailun ja rahoitusleikkausten myötä. Niin ikään lautakunta toteaa, että opiskelijamäärätavoitteiden asettamista tulee arvioida kokonaisrahoitus huomioiden.
7 (8) 2.2.3. Taloudelliset tavoitteet Käyttötalous -, tulos-, rahoitus - ja investointiosan sitovuustasojen mukainen tavoitteiden toteutuminen on kuvattu Omnian vuoden 2015 tasekirjassa. Kuntayhtymän toimintakertomuksessa on yksityiskohtaisesti esitetty toiminnassa ja taloudessa tapahtuneet olennaiset muutokset toimintayksiköittäin sekä talousarvion toteutuminen tavoitteiden osalta. Taloudelliset tavoitteet saavutettiin muilta osin, paitsi sitovuustason 5 (Espoon suomenkielinen työväenopisto ) toimintakatetavoitteen osalta. Poikkeama johtui toimintojen integroimisesta osaksi Omniaa aiheutuneista kertaluonteisista kustannuksista. Työväenopiston kustannukset tullaan sopeuttamaan käytettävissä olevaan rahoitukseen. Omnian hallitukselle on tehty selvitys määrärahapoikkeamasta tilinpäätäskäsittelyn yhteydessä. Lautakunta esittää, että toiminnan ja talouden tasapainottamis- ja uudistamisohjelman toteutumista arvioidaan jatkossa systemaattisesti sekä talousarvio - että tilinpäätösprosessien yhteydessä. 2.2.4. Sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan järjestäminen 3. Yhteenveto Sisäistä valvontaa ja riskien hallintaa on arvioitu toimintakertomuksessa sekä kuntayhtymän että toimintayksiköiden selontekojen muodossa. Tilikauden 2015 aikana sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan painopistealueita olivat toiminnan tuloksellisuus (opiskelijamäärien ennakointi ja sijoitustoiminta), työväenopiston ja aikuislukion hallinnollinen integrointi osaksi Omniaa (toimintaohjeiden ja delegointipäätösten päivittäminen ) sekä prosessien toimivuuden ja tarkoituksenmukaisuuden varmistaminen (kokonaisarkkitehtuurin kehittämistyön käynnistäminen). Omniassa toteutettiin kansallinen laadunhallintajärjestelmän itsearviointi 19.1.- 10.2.2015 välisenä aikana, jolla arvioitiin laatustrategian toteutumista. Arvioinnin perusteella laadunhallintajärjestelmän rakenteet todettiin toimiviksi. Toiminnan systemaattisuutta tulee tehostaa, jotta voidaan varmistaa reagointiherkkyys muutoksiin jatkossakin. Lautakunta korostaa, että toiminnan ja talouden tasapainottamis- ja uudistamisohjelmassa esitetyt rakenteelliset muutokset sekä kokonaisarkkitehtuurin kehittämisprojektit tulee jatkossa huomioida sisäisen valvonnan ja riskien hallinnan painopistealueina. Yhteenvetona toimintavuoden 2015 osalta tarkastuslautakunta toteaa arvionaan, että kuntayhtymän tasekirjaan liittyvä toimintakertomus on kattava ja se antaa oikeat ja riittävät tiedot yhtymäkokouksen asettamien toiminnallisten, määrällisten ja taloudellisten tavoitteiden toteutumisesta. Kuntayhtymä on pääsääntöisesti saavuttanut vuodelle 2015 asetetut toiminnalliset, määrälliset ja taloudelliset tavoitteet.
mnia' 8 (8) Tarkastuslautakunta kiittää kuntayhtymän henkilökuntaa ja johtoa tuloksellisesta toiminnasta ja kannustaa jatkamaan aktiivista kehitystyötä Espoossa, 31. päivänä maaliskuuta 2016 TARKASTUSLAUTAKUNTA Espoon seudun koulutuskuntayhtymä Omnia Eeva Honkanummi Jäsen Anni-Mari Syväniemi Jäsen