TARKASTUSLAUTAKUNTA 2013-2016 TARKASTUSLAUTAKUNTA 2013-2016 27 17.08.2016 38 05.10.2016 Tilintarkastajan valinta TARK 17.08.2016 27 Raahen kaupunki on vuonna 2013 kilpailuttanut Raahen kaupungin ja Raa hen seudun hyvinvointikuntayhtymän tarkastuslautakuntien toi mes ta kuntalain 72 :n mukaisen hallinnon ja talouden tarkastuksen ja tehnyt kilpailutuksen perusteella sopimuksen BDO Audiator Oy:n kans sa. Sopimuksen mukaan sopimuskausi on 13.8.2013 31.5.2017 päättyen vuodelta 2016 suoritettavaan tilintarkastukseen, ell ei sopimusta irtisanota sopimuskauden aikana. Sopimukseen sisältyy varaus option käyttöön 1.6.2017 1.5.2018. Op tiol la tarkoitetaan mahdollisuutta jatkaa sopimusta suo ra han kin tana alkuperäisin ehdoin. Sopimuksessa on mainittu, että op tio kau desta tehdään erillinen hankintapäätös ennen sopimuskauden päät tymis tä. Hankintalain (348/2007) 28 :n 3 momentin mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan (optio), jos alkuperäisessä han kin ta so pimuk ses sa on jo kilpailutettu määräaikainen optioehto, jonka käyt tämi nen on huomioitu alkuperäisessä hankintailmoituksessa. Option käyt töön liittyy kuitenkin kolmen vuoden aikarajoitus, joka edellyttää, että li sä han kin taa koskeva uusi päätös tulee tehdä viimeistään so pimus kau den kolmannen vuoden lopussa. Jos päätöstä option käytöstä ei ole tehty ennen kolmannen sopimusvuoden päättymistä, ei suo ra han kin taa (optiota) voida hankintalain mukaan enää käyttää. Raahen kaupungin hallinnon ja talouden tarkastusta koskevan so pimuk sen kolmas sopimusvuosi päättyy 13.8.2016 ja näin ollen op tiovuo den käyttö 1.6.2017 1.5.2018 ei ole mahdollista. Uusi hallinnon ja talouden tarkastusta koskeva kilpailutus on käynnis tet tä vä syksyn 2016 aikana, jotta kilpailutuksen valmistelulle jää riit tä väs ti aikaa ja se pystytään tekemään lain edellyttämällä am matti tai dol la, osaavasti ja taloudellisesti järkevästi. Valmistelija: hankintapäällikkö Leena Räsänen Puheenjohtaja: Puheenjohtaja tekee esityksen kokouksessa.

Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan esitys: Tarkastuslautakunta päättää esittää kaupunginvaltuustolle, että: Raahen kaupunki tekee hallinnon ja talouden tarkastustoiminnasta suorahankintasopimuksen BDO Audiator Oy:n kanssa ajalle 1.6.2017-31.5.2018 Perusteena suorahankintasopimuksen tekemiselle ovat seuraavat: Raahen kaupungin hallintorakenne uudistuu 1.6.2017 lukien Valtuustokausi jatkuu poikkeuksellisesti 31.5.2017 saakka Suorahankinta jää alle 30.000,00 euron. Tarkastuslautakunta: Hyväksyttiin. Merkittiin, että tilintarkastaja poistui kokouksesta tämän asian käsittelyn ajaksi. Pöytäkirjanpitäjänä tämän asian osalta toimi puheenjohtaja. TARK 05.10.2016 38 Tarkastuslautakunnan 17.8.2016 tekemää esitystä ei ole saatettu val tuus ton käsiteltäväksi. Kaupunginhallitus on 5.9.2016 tehnyt tarkastuslautakunnan esi tykses tä poikkeavan esityksen. Kaupunginhallituksen päätös on esi tyslis tan oheismateriaalina. Kuntalain 121 :n mukaan Tar kas tus lau takun nan tehtävänä on: 1) valmistella valtuuston päätettävät hallinnon ja talouden tarkastusta koskevat asiat. Siten kaupunginhallituksen te ke mä esitys on kuntalain vastainen. Hallituksen tekemän esityksen jäl keen asiaan liittyvää keskustelua on käy ty Kuntaliiton kanssa. Kuntalain 122 :n mukaan Ti lin tar kas tus yh tei sö voidaan valita ker ral laan enintään kuuden tilikauden hallinnon ja ta lou den tar kas tamis ta varten. Raahen kaupungin tarkastussäännön 5 :n mukaan Valtuusto valitsee tarkastuslautakunnan esityksestä ker ral laan enin tään kuuden tilikauden hallinnon ja talouden tar kas ta mis ta varten ti lin tar kas tus yh tei sön Kuntaliiton hallintosääntömallin perus te luis sa to de taan tilintarkastajan toimikaudesta, että Ti lin tar kastus yh tei sön toi mi kau si määräytyy tilikausien eli kalenterivuosien mukaan. Hal lin to sään nös sä voidaan määrätä tilintarkastusyhteisön toimi kau des ta tai se voidaan jättää tapauskohtaisesti päätettäväksi. Kun ta lain ja tar kas tus sään nön mukaan tilintarkastajan toimikausi on enin tään kuusi ti li kaut ta ja vähintään yksi tilikausi tar kas tus lau ta kunnan esityksen mu kaan. Puheenjohtaja tekee esityksensä kokouksessa.

Julkisissa hankinnoissa noudatetaan EU-laajuisesti menettelytapoja, jois ta on säädetty hankintadirektiivein ja kunkin maan omalla lainsää dän nöl lä. Suomessa hankintoihin, sovelletaan lakia julkisista han kin nois ta eli hankintalakia (348/2007) ja hankinta-asetusta (614/2007). Hankintalain tavoitteena on tehostaa julkisten varojen käyttöä, edistää laadukkaiden hankintojen tekemistä sekä turvata yritysten ja muiden yhteisöjen tasapuolisia mahdollisuuksia tarjota tavaroita, pal velui ta ja rakennusurakointia julkisten hankintojen kilpailutuksessa. Julki set hankinnat on pääsääntöisesti aina kilpailutettava. Hankintayksikkö voi valita hankinnan menettelytavaksi suo ra han kinnan, jos hankintalain edellytykset täyttyvät. Hankintalain mukaan suo ra han kin nan voi tehdä seuraavissa tilanteissa: tarjouskilpailussa ei ole saatu yhtään tarjousta teknisestä, taiteellisesta tai yksinoikeuden suojaamiseen liit tyväs tä syystä vain tietty toimittaja voi toteuttaa hankinnan on kysymyksessä ennalta arvaamaton, äärimmäinen kiire hankittava tavara liittyy tutkimukseen, tuotekehittelyyn tai tieteel li seen tarkoitukseen raaka-ainemarkkinoilta hankittavat tuotteet realisointitilanteet (hankinta esim. konkurssipesältä) palveluhankinta suunnittelukilpailun perusteella sosiaali-, terveys- tai koulutuspalveluissa yk sit täis ta pauk set lisätilauksena mahdollinen tavarahankinnassa al ku pe räi sen toimit ta jan kanssa aikaisemman laitteiston tai toimituksen osit tain kor vaa mi seen tai laajentamiseen palvelun tai urakan toteuttamiselle välttämättömäksi osoit tau tunut lisäurakka tai palvelu, joka hankitaan alkuperäiseltä toi mitta jal ta ja on ennalta arvaamattomasta syystä osoittautunut välttä mät tö mäk si palvelun tai urakan toteuttamiselle sellaisena kuin se on alunperin määritelty tai sitä ei voida teknisistä tai talou del li sis ta syistä erottaa pääsopimuksesta ilman huomattavaa hait taa. Lisäksi edellytyksenä on, että lisäpalvelujen tai li sä ura koi den ko ko nais ar vo on enintään 50 % alkuperäisen hankinnan ar vos ta. aikaisemman palveluhankinnan tai rakennusurakan toi sin to, ns. op tio, josta on ilmoitettu alkuperäistä hankintaa kos ke vas sa han kin ta il moi tuk ses sa. Päätös option käyttämisestä pitää teh dä kol men vuoden kuluessa alkuperäisen sopimuksen te ke mi sestä. Hankintalakia sovelletaan vain EU-kynnysarvot ja kansalliset kyn nysar vot ylittäviin hankintoihin. Kynnysarvojen alle jääviin niin sanottuihin pien han kin toi hin ei hankintalakia sovelleta, vaan niissä

tulevat so vel let ta vak si Raahen kaupungin pienhankintaohjeet. Kynnysarvolla tar koi te taan yksittäisen hankinnan suurinta mahdollista ennakoitua ar voa. En na koi tu arvo määrittelee osaltaan myös sen, sovelletaanko han kin taan kansallista menettelyä vai EU-menettelyä. Tavara- ja pal ve lu han kin nois sa EU-kynnysarvo on 209 000 ja kansallinen kyn nys ar vo 30 000. Uudessa hankintalakiesityksessä, joka on tarkoitus saat taa voimaan mahdollisimman pian, kansallinen kynnysarvo on 60 000. Hankinnan arvon laskemisessa käytetään suurinta maksettavaa koko nais kor vaus ta ilman arvonlisäveroa. Toistaiseksi tai mää rit te le mättö män ajan voimassa olevien hankintojen osalta sopimuksen en nakoi dun arvon laskennassa tulee käyttää sopimuksen kuukausiarvoa ker rot tu na luvulla 48, jolloin huomioiduksi tulevat neljän vuoden ai kana tapahtuvat korvaukset. Määräajoin uudistettavien sopimusten osal ta ennakoidun kokonaisarvon laskennassa käytetään edellisen vuo den tai tilikauden vastaavien hankintojen arvoa huomioiden ne en na koi dut muutokset, joita tulevalla sopimuskaudella on odo tet tavis sa. Kuntalain 122 :n mukaan valtuusto valitsee hallinnon ja talouden tar kas ta mis ta varten tilintarkastusyhteisön kerrallaan enintään kuuden ti li kau den hallinnon ja talouden tarkastamista varten. Tilintarkastajien toi mi kau si ei ole sidottu tarkastuslautakunnan ja valtuuston toi mi kau teen, vaan tilintarkastajat voidaan valita valtuuston päättämäksi enin tään kuuden tilikauden ajaksi. Raahen kaupunki on vuonna 2013 kilpailuttanut Raahen kaupungin ja Raa hen seudun hyvinvointikuntayhtymän tarkastuslautakuntien toi mes ta kuntalain 72 :n mukaisen hallinnon ja talouden tarkastuksen ja tehnyt kilpailutuksen perusteella sopimuksen BDO Audiator Oy:n kans sa. Sopimuksen mukaan sopimuskausi on 13.8.2013 31.5.2017 päättyen vuodelta 2016 suoritettavaan tilintarkastukseen, ell ei sopimusta irtisanota sopimuskauden aikana. Sopimukseen sisältyy varaus option käyttöön 1.6.2017 1.5.2018. Op tiol la tarkoitetaan mahdollisuutta jatkaa sopimusta suo ra han kin tana alkuperäisin ehdoin. Sopimuksessa on mainittu, että op tio kau desta tehdään erillinen hankintapäätös ennen sopimuskauden päät tymis tä. Hankintalain (348/2007) 28 :n 3 momentin mukaan hankintayksikkö voi tehdä suorahankinnan (optio), jos alkuperäisessä han kin ta so pimuk ses sa on jo kilpailutettu määräaikainen optioehto, jonka käyt tämi nen on huomioitu alkuperäisessä hankintailmoituksessa. Option käyt töön liittyy kuitenkin kolmen vuoden aikarajoitus, joka edellyttää, että li sä han kin taa koskeva uusi päätös tulee tehdä viimeistään so pimus kau den kolmannen vuoden lopussa. Jos päätöstä option

käytöstä ei ole tehty ennen kolmannen sopimusvuoden päättymistä, ei suo ra han kin taa (optiota) voida hankintalain mukaan enää käyttää. Raahen kaupungin hallinnon ja talouden tarkastusta koskevan so pimuk sen kolmas sopimusvuosi on päättynyt 13.8.2016 ja näin ollen op tio vuo den käyttö 1.6.2017 1.5.2018 ei ole mahdollista. Uusi hallinnon ja talouden tarkastusta koskeva kilpailutus on käynnis tet tä vä syksyn 2016 aikana, jotta kilpailutuksen valmistelulle jää riit tä väs ti aikaa ja se pystytään tekemään lain edellyttämällä am matti tai dol la, osaavasti ja taloudellisesti järkevästi. Tarkastuslautakunnan puheenjohtajan esitys: Kil pai lu te taan hallinnon ja talouden tarkastustoiminta 1.6.2017 lukien han kin ta lain mukaisesti. Tarkastuslautakunta: Hyväksyttiin. Merkittiin, että tilintarkastaja poistui kokouksesta tämän asian kä sitte lyn ajaksi. Pöytäkirjanpitäjänä tämän asian osalta toimi pu heen johta ja.