Käyttöohje asiakkaille 1.8.2015 Koulumaitotuen sähköinen asiointipalvelu
Sisällys 1 Johdanto... 3 2 Siirtyminen näytöltä toiselle... 4 3 Etusivun toiminnot... 5 3.1 Etusivu... 5 3.2 Ylänavigaatiopalkki... 6 4 Asiakkaan rekisteröinti... 8 4.1 Asiakkaan hallinta eli omat tiedot... 8 5 Toimipisteet... 10 5.1 Toimipisteiden hallinta... 10 5.1.1 Valtuutuksen tekeminen... 11 5.1.2 Toimipisteen tietojen muokkaaminen ja lakkauttaminen... 12 5.1.3 Historia-välilehti... 13 5.2 Uuden toimipisteen rekisteröinti... 13 5.2.1 Väliaikainen rekisteröinti... 15 6 Tukihakemus... 16 6.1 Tukihakemuksen perustietojen tallennus... 16 6.2 Tukihakemussanoman lataus... 17 6.3 Tukihakemuksen manuaalinen syöttö (kunta- ja itsehakijat sekä toimittajahakijat, joilla ei ole käytössään XML-tiedostolatausta)... 17 6.4 Tietojen lataaminen.xml tiedostona... 20 6.4.1 Tarkastusraportti... 21 6.4.2 XML tiedostosta tarkastettavat kohdat... 21 6.5 Tukihakemuksen lähettäminen käsittelyyn Maaseutuvirastoon... 24
1 Johdanto Maaseutuviraston koulumaitotuen uusi sähköinen asiointipalvelu Nekka on käytössä 1.8.2015 alkavasta hakukaudesta lähtien. Nekkaan on siirretty viran puolesta aktiivisten asiakkaiden ja toimipisteiden tiedot vanhasta koulumaidon järjestelmästä ja uudet tallennukset koskevat 1.8.2015 alkavaa ja sen jälkeisiä hakukausia. Asiointikieleksesi voit valita Nekassa joko suomen tai ruotsin kielen, jolloin selaimen tekstit ovat valitulla kielellä. Kirjautuminen Katso-palvelun kautta Kirjautuaksesi Nekkaan sinun tulee olla joko Katso-pääkäyttäjä tai sinulla on Katso-alitunniste. Jos olet uusi asiakas ja kirjaudut ensimmäistä kertaa Nekkaan, sinun tulee kirjautua Katso-pääkäyttäjän tunnuksilla, koska perustiedoissa kysytään tilinumeroa ja pääkäyttäjä on ainoa, joka pääsee käsittelemään tilinumeroa. Katso-alitunnisteen haltijana pystyt ylläpitämään ja muokkaamaan kaikkia muita asiakas- ja toimipistetietoja sekä tekemään tukihakemuksen. Koska olemassa olevien koulumaitoasiakkaiden tiedot on siirretty valmiiksi Nekkaan, heille ensimmäinen kirjautuminen onnistuu Katso-alitunnisteella. Lisätietoa Katso-organisaatiotunnistuksesta löydät Nekan etusivun alalaidassa olevasta linkistä. Kuva 1. Nekan kirjautumisnäyttö. Nekka toimii varmimmin Mozilla Firefox ja Google Chrome -selaimilla, mutta Internet Explorerin käyttö versiosta 9 ylöspäin on myös tuettua. Jos tiimalasi pyörii kauan, eikä uusi sivu avaudu, voit kokeilla painaa päivitysnappia F5. Seuraavaksi esitellään Nekan toimintoja.
2 Siirtyminen näytöltä toiselle Voit siirtyä näytöltä toiselle joko klikkaamalla haluamaasi otsikkoa murupolusta tai ylänavigaatiosta. Klikkaamalla Nekka -logoa pääset etusivulle hakemistopuuhun. Hakemistopuusta pääset erilaisiin toimintoihin, joita esitellään lähemmin luvussa 3. Jos olet siirtymässä pois näytöltä ilman että olet tallentanut muokkaamiasi tietoja, sovellus kysyy: Lomakkeella on tallentamattomia muutoksia. Haluatko varmasti poistua sivulta? Jos valitset OK, siirtyminen onnistuu eivätkä näytölle tekemäsi muutokset tallennu. Jos valitset Peruuta, voit jatkaa muokkaamista tai halutessasi tallentaa jo tekemäsi muutokset klikkaamalla Tallenna. Tallennetut tiedot säilyvät Luonnos-tilassa, joten voit palata niihin, vaikka sulkisit istunnon välissä. Luonnos-tilassa tallennetut tiedot eivät näy Mavissa.
3 Etusivun toiminnot 3.1 Etusivu Kuva 2. Nekan etusivu. Toiminnot etusivulla: Nekka-logosta siirrytään etusivulle. Organisaation nimen (esim. X kunta/koulutuskuntayhtymä/säätiö/yritys) alla ovat viranomaistiedotteet asiakkaille. Puurakenteesta pääsee suoraan hakemaan eri otsikoiden alla olevia hakemuksia: Keskeneräiset hakemukset Kunta- ja itsehakijat sekä toimittajahakijat Tukihakemukset palautettu korjattavaksi: tästä valikosta voit navigoida suoraan viranomaisen korjattavaksi palauttamiin tukihakemuksiin. Palautuksen syy näkyy palautuksen yhteydessä lähetetyssä sähköpostissa. Tukihakemukset luonnos: tästä valikosta voit navigoida suoraan Luonnos-tilassa oleviin tukihakemuksiin. Luonnos-tilassa olevat tukihakemukset ovat tallentamiasi hakemuksia, joita et ole vielä lähettänyt viranomaispuolelle käsiteltäviksi. Luonnokseen voit tehdä muutoksia niin kauan kuin et ole sitä lähettänyt eteenpäin, eivätkä ne näy viranomaispuolella. Toimipisterekisteröinnit luonnos: tästä valikosta voit navigoida suoraan Luonnos-tilassa oleviin toimipisterekisteröintihakemuksiin. Luonnos-tilassa olevat rekisteröintihakemukset ovat tallentamiasi hakemuksia, joita et ole vielä lähettänyt viranomaispuolelle käsiteltäviksi. Luonnokseen voit tehdä muutoksia niin kauan kuin et ole sitä lähettänyt eteenpäin, eivätkä ne näy viranomaispuolella. Tätä toimintoa ei ole toimittajahakijoilla, koska niillä ei ole toimipisteitä. Perustoiminnot Toimipisteiden hallinta: voit siirtyä toimipistenäytölle, jossa kunta- ja itsehakija näkevät toimipisteensä ja toimittaja näkee sille valtuutetut toimipisteet. Uuden toimipisteen rekisteröinti: tämä toiminto on vain kunta- ja itsehakijoilla. Voit siirtyä suoraan rekisteröimään uutta toimipistettä.
Uusi tukihakemus: linkki näkyy, jos on mahdollisuus tehdä uusi tukihakemus. Voit siirtyä suoraan täyttämään uuden tukihakemuksen perustietoja. 3.2 Ylänavigaatiopalkki Ylänavigaatiossa sijaitsevat Toimipisteet, Tukihakemus ja Omat tiedot -valikot. Toimipisteet Toimipisteiden alla on kunta- ja itsehakijoilla Toimipisteiden rekisteröinti ja Toimipisteiden hallinta - valikot, kun taas toimittajahakijoilla on pelkästään Toimipisteiden hallinta -valikko, josta avautuu valtuutettujen toimipisteiden luettelo. Toimipisteiden hallinta ja rekisteröinti -valikkoihin liittyvää asiaa löydät luvusta 5. Kuva 3. Toimipisteen rekisteröinti -valikosta avautuva näkymä kunta- ja itsehakijoilla. Kunta- ja itsehakijana voit yllä olevan sivun kautta rekisteröidä uuden toimipisteen ja selailla hylättyjä ja keskeneräisiä (luonnos/lähetetty käsittelyyn) toimipisterekisteröintejä sekä halutessasi poistaa hylätyt toimipisteet ja luonnokset. Ennen poistoa Nekka varmistaa Haluatko poistaa rekisteröintihakemuksen: X:n koulu. Tukihakemus Kuva 4. Tukihakemus -valikon näkymä; uuden tukihakemuksen luominen, tukihakemusten tilojen tarkastelu ja luonnoksen poisto. Kaikilla hakijoilla avautuu Tukihakemus -valikosta Uusi tukihakemus -sivu, jossa voit tehdä uuden tukihakemuksen, jos et ole vielä tehnyt luonnosta tai hakenut tukea haettavissa oleville hakukausille. Samalla sivulla näet myös aikaisemmat luonnokset ja tukihakemukset tiloineen sekä voit poistaa luonnoksia.
Omat tiedot Kaikilla asiakkailla on Omat tiedot -valikko, jossa voit muokata asiakastietojasi. Aiheesta tarkemmin luvussa 4.1. Ohjeet Ohjeet -valikko avautuu uuteen välilehteen Nekan käyttöohjeisiin. Käyttöohjeet löydät myös koulumaidon verkkosivuilta.
4 Asiakkaan rekisteröinti Kirjauduttuasi ensimmäisen kerran Katso -tunnuksilla sisään Nekkaan, yritystiedot ja täytettävät kentät tulevat näkyviin ja voit hakea asiakasrekisteröintiä täyttämällä pyydetyt kentät ja hyväksymällä sitoumuksen. Asiakasrekisteröintiä pääsee hakemaan vain Katso -pääkäyttäjä tilinumerotietojen vuoksi. Yrityksen perustiedot tulevat YTJ-järjestelmästä automaattisesti, eikä niitä voi Nekassa muuttaa. Perustietoihin tulevat muutokset myös päivittyvät automaattisesti, kun organisaatio ilmoittaa muutoksista yritysrekisteriin. Mikäli Patentti- ja rekisterihallitukseen ei ole nimenomaisesti ilmoitettu yrityksen kieleksi suomea, Nekka tulkitsee asiointikielen ruotsiksi. Asiointikieli tarkistetaan ja korjataan Mavissa viran puolesta, jotta se vastaa YTJ-rekisterin tietoa. Päästäksesi rekisteröitymissivulla eteenpäin näytöllä, sinun on tallennettava tilinumero sekä yhteyshenkilön tiedot. Sovellus hakee tilinumeron perusteella BIC-koodin. Jos tilinumero on virheellinen siten, ettei sitä ole olemassa kyseiselle BIC-koodille, sovellus ilmoittaa asiasta, eikä anna tallentaa tilitietoa. Sitä sovellus ei kuitenkaan osaa tarkistaa, onko asiakas syöttänyt kyseisen yrityksen tilinumeron eli vastaavatko syötetty tilinumero ja asiakkaan nimi toisiaan. Yhteyshenkilötiedoista täytetään nimi, sähköpostiosoite sekä puhelinnumero niille tarkoitettuihin kenttiin. Yritykselläsi on oltava tallennettuna vähintään yhden yhteyshenkilön nimi ja sähköpostiosoite. Pidä tiedot ajan tasalla aina koulumaitoasioita hoitaessasi. Rekisteröinnin voimassaolon alkamispäivä voi olla aikaisintaan kuluvan kuukauden ensimmäinen päivä. Sovellus näyttää oletuksena kuluvan päivän voimassaolon alkamispäiväksi. Jos haluat, että koulumaitotukeen liittyvät päätökset ja muut asiakirjat lähetetään postitse, laita rasti kyseiseen kohtaan. Muussa tapauksessa asiakirjat ovat nähtävissä ja tulostettavissa Nekkaasiointipalvelussa ja saat uusista asiakirjoista ilmoituksen ilmoittamaasi/ilmoittamiisi sähköpostiosoitteisiin (= yhteyshenkilöt asiakasrekisteröintihakemuksella/omissa tiedoissa). Asiakasrekisteröintipäätös lähetetään toistaiseksi kaikille asiakkaille erikseen, sillä se ei ole tulostettavissa Nekasta. Hyväksy sitoumus ja paina tietojen tallennuksen jälkeen Lähetä käsittelyyn. Voit halutessasi tulostaa asiakasrekisteröintihakemuksesi tietojen lähetyksen jälkeen. Tulostus ei ole enää mahdollista, kun olet poistunut sivulta. Asiakasrekisteröintihakemuksesi on lähtenyt nyt Maviin. Tallentamaasi sähköpostiosoitteeseen tulee ilmoitus, kun hakemuksesi on lähtenyt ja käsitelty Mavissa. Kirjautuessasi hyväksynnän jälkeen Nekkaan tulet etusivunäkymälle, jonka kautta hallinnoit koulumaitoasioitasi. Huom! Jos olet jo aktiivinen koulumaitotuen hakija, tietosi on siirretty Nekkaan viran puolesta suoraan vanhasta koulumaitotukijärjestelmästä, eikä asiakasrekisteröintiä tarvitse silloin enää tehdä. Asiakkaat eli tuenhakijat sekä toimipisteiden omistajat eivät jatkossa enää käytä tunnistetietona 8-numeroista rekisterinumeroa, vaan Y-tunnusta. Jo rekisteröidyt koulumaidon asiakkaat pääsevät kirjautumaan Nekkaan Katso-alitunnisteella. 4.1 Asiakkaan hallinta eli omat tiedot Omia asiakastietoja kuten tilinumeroa ja yhteyshenkilöitä yhteystietoineen voit muokata Muokkaapainikkeen kautta. Tilinumeroa voi muuttaa ainoastaan Katso-pääkäyttäjä.
Koska asiakas voi itse hallinnoida omia tietojaan Nekassa, Mavi ei lähetä asiakkaan tekemistä muutoksista vahvistusta. Kuva 5. Omat tiedot -näyttö.
5 Toimipisteet 5.1 Toimipisteiden hallinta Valitsemalla valikosta Toimipisteet ja Toimipisteiden hallinta siirryt samalle sivulle kuin etusivun perustoiminnoissa olevan Toimipisteiden hallinta -linkin kautta. Tällä näytöllä näytetään kaikki asiakkaalle kuuluvat toimipisteet joko kokoonpanoittain tai Näytä luettelo -painiketta klikkaamalla luettelomuodossa. Otsikoita klikkaamalla voit lajitella toimipisteet nousevaan tai laskevaan järjestykseen. Lajittelu onnistuu seuraavien tietojen mukaisesti: rekisterinumero toimipisteen nimi rooli valtuutus (valtuutetun nimi näkyy kunta- ja itsehakijoilla) loppupvm (toimipisteen päättymispäivä näkyy kunta- ja itsehakijoilla) Toimittaja-asiakkailla näkyy lisäksi omistaja valtuutuksen alkupvm valtuutuksen loppupvm Voit hakea toimipisteitä luettelosta myös suodattavalla haulla. Pääset tarkastelemaan ja muokkaamaan toimipisteen tietoja klikkaamalla toimipisteen nimeä. Toimittaja-asiakkaalle toimipiste näkyy luettelossa aikaisintaan kuukautta ennen valtuutuksen voimassaolon alkamista ja lakkaa näkymästä, kun valtuutuksen voimassaoloaika päättyy. Kuva 6. Kunta ja itsehakijan toimipisteluettelo. Omistaja voi muokata toimipisteiden rooleja ja kokoonpanoja tällä näytöllä, jolta kokoonpanot kopioituvat tukihakemukselle. Jos haluat muuttaa toimipisteen roolia, klikkaa taulukossa kyseisen toimipisteen roolia, jolloin alasvetovalikko tulee näkyviin. Nyt voit valita toimipisteelle uuden roolin. Jos valitset rooliksi alainen toimipiste, avautuu toinen alasvetovalikko, josta valitset jakelupisteen tai keskuskeittiön, jonka alle toimipiste kuuluu. Toimittajahakija voi muuttaa kokoonpanoja ainoastaan tukihakemusnäytöllä.
Kuva 7. Toimipisteen roolin vaihtaminen. 5.1.1 Valtuutuksen tekeminen Omistaja voi valtuuttaa toimittajan hakemaan tuen puolestaan valitsemilleen toimipisteille. Toimipisteetnäytöltä omistaja voi siirtyä Valtuutus-välilehdelle, jossa voimassaolevat ja tulevat valtuutukset ovat nähtävillä ja muokattavissa. Ne toimipisteet, joilla ei ole voimassaolevaa valtuutusta, näkyvät Tee valituille toimipisteille valtuutus -otsikon alla. Myös ne toimipisteet, joiden valtuutus alkaa myöhemmin, näkyvät samalla puolella, mutta toimipisteen nimen perässä on vihreä kellosymboli. Jos viet osoittimen symbolin päälle, tulee näkyviin tieto, mille toimittajalle toimipiste siirtyy ja siirtymispäivämäärä. Toimittajalle siirtyvät toimipisteet valitset klikkaamalla nimen edessä olevaa ruutua. Voit hakea toimipisteitä myös käyttämällä suodattavaa hakua. Jos valtuutat kaikki toimipisteet samalle toimittajalle, voit klikata Valitse kaikki ja painaa Tee valtuutus -painiketta. Kuva 8. Valtuutusnäyttö. Tämän jälkeen avautuu ikkuna, jossa syötät valtuutukseen liittyvät tiedot. Alasvetovalikosta valitset toimittajan, jonka haluat valtuuttaa tuen hakijaksi. Toistaiseksi voimassaolevan valtuutuksen teet syöttämällä vain valtuutuksen alkupäivämäärän ja painamalla Tallenna. Mikäli valtuutuksen loppupäivämäärä on sinulla jo tiedossa, voit tallentaa sen. Valtuutus voi alkaa aikaisintaan kuluvan kuukauden ensimmäisenä päivänä.
Kuva 9. Valtuutuksen tekeminen. Kun valtuutus tulee voimaan, toimipiste siirtyy Voimassa olevat valtuutukset -otsikon alle. Toimittajan nimen edessä on kolmio, jota klikkaamalla saat avattua puurakenteen ja näkyviin tulevat kaikki ne toimipisteet, joille toimittaja hakee tuen. Voit muokata tehtyä valtuutusta Muokkaa valtuutusta -painikkeen avulla. Mikäli haluat tehdä jo seuraavan valtuutuksen voimassa olevan valtuutuksen päätyttyä, paina Tee jatkovaltuutus -painiketta, jolloin voit syöttää seuraavan valtuutuksen tiedot. Voimassaolevat valtuutukset päättyvät jatkovaltuutusta edeltävään päivään. 5.1.2 Toimipisteen tietojen muokkaaminen ja lakkauttaminen Omistaja voi muuttaa tiettyjä toimipisteen tietoja tai päättää toimipisteen voimassaolon. Näitä tietoja pääset muokkaamaan siirtymällä toimipisteluettelosta nimeä klikkaamalla toimipisteen tietoihin. Paina Muokkaa, jolloin muokattavat kentät avautuvat. Muokattavia kenttiä ovat: nimi katuosoite postinumero sijaintikunta viimeinen voimassaolopäivä
Kuva 10. Toimipisteen tietojen muokkaaminen. Jos toimipiste on rekisteröity kouluksi, myös tyypin tarkiste on muokattavissa. Toimipisteen voimassaolon voit päättää antamalla viimeisen voimassaolopäivän. Viimeinen voimassaolopäivä voi olla aikaisintaan kuluva päivä. Toimipisteen viimeistä voimassaolopäivää voit muuttaa tai poistaa sen kokonaan niin kauan kunnes lakkautus tulee voimaan. Kun olet antanut uudet tiedot, paina Tallenna. Uudet tiedot näkyvät nyt myös viranomaispuolella, eikä erillistä ilmoitusta muuttuneista tiedoista tarvitse tehdä. 5.1.3 Historia-välilehti Toimipisteen tiedoista voit siirtyä historia-välilehdelle tarkastelemaan aikaisempia valtuutuksia. Taulukossa näytetään valtuutettujen nimi, y-tunnus sekä valtuutuksen alku- ja loppupäivämäärät. 5.2 Uuden toimipisteen rekisteröinti Toimipisteiden omistajalla on mahdollisuus rekisteröidä uusi toimipiste. Toimipisteen rekisteröinti -sivua pääset täyttämään klikkaamalla etusivulla olevaa Uuden toimipisteen rekisteröinti -linkkiä. Kuva 11. Toimipisteen rekisteröinti. * = pakolliset kentät.
Kun syötät postinumeron, postitoimipaikka tulee automaattisesti. Valitse sijaintikunta, sillä postitoimipaikka ei välttämättä kerro toimipisteen sijaintikuntaa. Mikäli valitset toimipisteen tyypiksi Koulu, avautuu valikko Toimipisteen tyypin tarkiste. Valitse toimipisteen tyypin tarkiste seuraavista vaihtoehdoista: peruskoulu lukio ammatillinen koulutus peruskoulu + lukio kansanopisto Tyypin tarkisteena ei ole erikseen esikoulua, minkä vuoksi esikoulu voidaan merkitään peruskouluksi toimintapäivien perusteella, jos niitä on enintään 190 päivää lukuvuodessa. Jos esikoululaiset ovat päiväkodissa ja toimintapäiviä on enemmän kuin 190 pv lukuvuoden aikana, se rekisteröidään päiväkodiksi. Erillistä rekisteröintiä esikouluryhmälle tarvitaan ainoastaan silloin, jos esikoulu sijaitsee eri osoitteessa kuin koulu tai päiväkoti tai jos toimintapäivät eroavat sen koulun tai päiväkodin toimintapäivistä, joissa se toimii. Muussa tapauksessa esikoululaiset voi laskea mukaan koulun oppilasmäärään tai päiväkodin lapsimäärään. Kun olet täyttänyt rekisteröintihakemuksen, paina Tallenna ja Lähetä käsittelyyn. Voit halutessasi myös tulostaa rekisteröintihakemuksen. Sen jälkeen, kun hakemus on käsitelty ja rekisteröintipäätös tehty, hakemusta ei voi enää tulostaa, mutta rekisteröintipäätös on tulostettavissa. Sekä rekisteröintihakemuksen lähetyksestä että valmiista päätöksestä tulee asiakkaalle sähköposti-ilmoitus. Voit halutessasi myös tallentaa hakemuksen ilman, että lähetät sitä käsittelyyn. Tällöin hakemuksen tilana on luonnos. Kaikki tallennetut rekisteröintihakemusluonnokset ja myös käsittelyyn lähetetyt rekisteröintihakemukset löytyvät valitsemalla yläpalkista Toimipisteet ja Toimipisteen rekisteröinti. Suoraan keskeneräiselle rekisteröintihakemukselle pääset myös valitsemalla etusivulta Keskeneräiset hakemukset otsikon alta Toimipisterekisteröinnit luonnos ja klikkaamalla toimipisteen nimeä. Kuva 12. Keskeneräiset rekisteröintihakemukset Luonnos-tilassa olevat rekisteröintihakemukset voit poistaa klikkaamalla Poista -sarakkeessa olevaa painiketta. Kun rekisteröintihakemus on lähetetty käsittelyyn, et voi enää muokata etkä poistaa sitä. Tilana näkyy silloin Lähetetty käsittelyyn. Kun rekisteröintipäätös on tehty, toimipiste näkyy Toimipisteet -taulukossa ja Valtuutus -välilehdellä. Toimipisteet -taulukossa toimipisteen nimeä klikkaamalla siirryt toimipisteen tietoihin ja voit tulostaa rekisteröintipäätöksen.
Hylätty toimipisterekisteröinti näkyy Keskeneräiset -listalla ja voit myös poistaa sen. Voit tulostaa päätöksen toimipisteen rekisteröintihakemuksen hylkäämisestä klikkaamalla ensin toimipisteen nimeä, jolloin siirryt toimipisteen tietoihin ja sitten Tulosta-painiketta. 5.2.1 Väliaikainen rekisteröinti Toimipisteelle voidaan tehdä väliaikainen rekisteröinti, jos oppilasmäärässä tai tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määrässä tapahtuu huomattavia muutoksia kesken lukukauden. Myös sellaisessa tilanteessa, kun keskuskeittiökokoonpanoissa tapahtuu muutoksia kesken hakujakson, tarvitaan väliaikaista rekisteröintiä, koska samaa toimipistettä ei voi valita hakemukselle kahta kertaa. Kokoonpanoissa tapahtuvia muutoksia ovat esimerkiksi tilanteet, joissa toimipiste siirtyy eri keskuskeittiön/jakelupisteen alle tai siirtyy yksittäiseksi pisteeksi. Väliaikaista rekisteröintiä voit pyytää Mavista ennen muutoksen tapahtumista. Kun väliaikainen rekisteröinti on tehty, toimipiste näkyy omistajan toimipisteluettelossa omalla rekisterinumerollaan. Väliaikaista rekisteröintiä kuvaa lyhenne VR nimen perässä, mutta nimi on muuten sama kuin emotoimipisteellä. Omistaja ja valtuutettu toimittaja näkevät väliaikaisen rekisteröinnin tiedot sen nimeä klikkaamalla. Väliaikainen rekisteröinti tehdään aina määräajaksi, jolloin se on valittavissa tukihakemukselle. Mikäli toimittaja on valtuutettu hakemaan tuen emotoimipisteelle, väliaikaisesti rekisteröity toimipiste näkyy samalla tavalla toimittajalle samoin valtuutuksin.
6 Tukihakemus Uuden tukihakemuksen pääset syöttämään joko etusivun perustoimintojen tai Tukihakemus -valikon kautta. Klikkaamalla vasemmalla olevaa painiketta Uusi tukihakemus voit luoda uuden tukihakemuksen. Jos sinulla ei ole enää käytettävissä hakukausia, painikkeen viereen tulee ilmoitus Kaikille valittavissa oleville hakukausille on jo hakemus. Kuva 13. Tukihakemuksen tilat. Tukihakemukset -luettelossa luonnoksista/hakemuksista/päätöksistä on nähtävissä hakemusnumero, tila, hakukausi, päätöstyyppi, saapumispäivä ja maksupäivä. Näitä tietoja voit halutessasi lajitella nousevasti ja laskevasti. Voit poistaa Luonnos-tilassa olevan hakemuksen merkitsemällä luonnoksen aktiiviseksi, jolloin oikeassa yläkulmassa oleva painike Poista luonnos aktivoituu ja painamalla sitä poistat luonnoksen. 6.1 Tukihakemuksen perustietojen tallennus Kuva 14. Tukihakemuksen yläosan perustiedot. Ennen toimipistekohtaisten tukihakemustietojen syöttämistä pitää tukihakemuksen perustiedot tallentaa. Pakollisia tietoja ovat:
Vähintään yhden yhteyshenkilön tiedot, jotka ovat mielellään samat kuin asiakkaan tiedoissa; vaihdettavissa/muokattavissa oleva tieto. Hakukausi; sovellus tarjoaa haettavissa olevaa hakukautta (kunta- ja itsehakijat)/-kausia (toimittajahakijat), joille et ole vielä tallentanut luonnos-tilaista hakemusta tai hakenut tukea. Hakujakso; voit valita hakujakson päättymispäiväksi viimeistään kuluvan päivämäärän (kunta- ja itsehakijat), toimittajahakijoilla hakujakso on edellinen täysi kalenterikuukausi. Ruoanvalmistuksen osuuden vähentämisen soveltaminen o kyllä, jos hakemuksella olevia tuellisia tuotteita käytetään sekä ruoanvalmistukseen että tarjoillaan sellaisenaan kylminä o ei, jos hakemuksella olevia tuellisia tuotteita tarjoillaan vain sellaisenaan kylminä, eikä niitä käytetä ruoanvalmistukseen tai toimittajahakija on vähentänyt ruoanvalmistuksen vähennyksen osuuden myydyistä tuenalaisista tuotteista, jolloin se on sopinut tästä erikseen asiakkaidensa kanssa. Ensimmäisessä tallennuksessa hakemukselle muodostuu hakemusnumero sekä ensimmäinen tapahtuma (luonnos tallennettu). Tukihakemuksen tapahtumat päivittyvät sivun oikeassa yläkulmassa harmahtavansinisellä pohjalla olevaan laatikkoon. Jos laadit tukihakemuksen myöhässä, tukihakemuksen perustietoihin tulee ruoanvalmistuksen osuuden vähennyksen alle maininta viivästysvähennyksestä ja sen suuruudesta. Nekassa et pääse laatimaan tukihakemusta, mikäli se on yli 2 kk myöhässä eli hakuaika on mennyt umpeen ja viivästysvähennys olisi 100 prosenttia. Perustietojen tallennuksen jälkeen pääset syöttämään toimipisteitä ja niiden lukuvuositietoja sekä tuotetietoja. Hakijalle tarjotaan myös mahdollisuus ladata tukihakemus XML-tiedostona suoraan järjestelmästään. 6.2 Tukihakemussanoman lataus Toimittajahakijat voivat ladata tukihakemuksen suoraan järjestelmästään XML-tiedostona. Tästä on tarkemmat ohjeet luvussa 6.4. Teknistä lisätietoa XML-tiedoston muodostamisesta löydät Mavin koulumaidon verkkosivuilta Tuet ja oppaat -sivulta 1.8.2015 alkaen voimassa olevat Nekka -lomakkeet ja ohjeet -otsikon alta. 6.3 Tukihakemuksen manuaalinen syöttö (kunta- ja itsehakijat sekä toimittajahakijat, joilla ei ole käytössään XML-tiedostolatausta) Kuva 15. Toimipistetietojen syöttämisvaihtoehdot ja toimipisteen poistaminen.
Kun syötät manuaalisesti toimipistetiedot tukihakemukselle, voit valita Kopioi kokoonpano, jolloin hakukaudella voimassaolevien toimipisteiden kokoonpano kopioituu toimipisteiden hallinnassa olevalta toimipisteluettelolta sellaisenaan. Tämän vuoksi onkin tärkeää, että asiakkaat ylläpitävät tietonsa ajan tasalla Nekassa ja ilmoittavat myös mahdollisista muutoksista toimipisteiden kokoonpanossa välittömästi valtuuttamalleen toimittajahakijalle. Toimittajahakijan toimipisteluettelolle Nekka siis hakee suoraan tiedot asiakkaiden toimipisteluettelosta sinne kirjattujen valtuutuksien ja roolien mukaan. Voit myös halutessasi valita Lisää toimipiste -painikkeella avautuvasta alasvetovalikosta toimipisteet hakemukselle yksi kerrallaan. Alasvetovalikossa näytetään hakukaudella voimassa olevat toimipisteet. Tarvittaessa voit myös poistaa hakemustiedoissa olevan toimipisteen merkitsemällä toimipisteen edessä olevan ruudun aktiiviseksi ja klikkaamalla Poista. Sovellus kysyy vielä Oletko varma, että haluat poistaa toimipisteen tukihakemukselta? Jos toimipiste on kokoonpanossa jakelupiste tai keskuskeittiö, niin sitä et voi poistaa ennen kuin olet ensin poistanut kaikki alaiset toimipisteet. Hakemuksella pitää olla vähintään yksi toimipiste. Kuva 16. Tuotetietojen tallennus. Hakemustietoja voit lajitella rekisterinumeron, toimipisteen nimen ja roolin mukaan. Lisäksi toimittajahakijoilla näkyy toimipisteen omistaja. Toimipisteen nimestä pääset Toimipisteen hallinta-sivulle katsomaan toimipisteen tietoja. Toimipisteen roolia voit vaihtaa Tukihakemus-sivulla, kun toimipisterivi on valittuna aktiiviseksi. Suodattavaa hakua voit käyttää, jos haluat yksittäisen toimipisteen tiedot näkyviisi. Aktiivisen toimipisteen tietoihin syötät OPP (oppilasmäärä), TOR (tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden määrä) ja PV (toimintapäivien määrä). Lukuvuositiedoissa 0 on merkitsevä tieto. Lukuvuositieto -sarakkeen oikeassa reunassa on joko punainen tai vihreä pallukka. Vihreä tarkoittaa sitä, että tuotetiedot on tallennettu kyseiselle toimipisteelle, punainen taas sitä, että toimipisteelle ei ole vielä tallennettu tuotetietoja. Kun syötät lukuvuosi- ja tuotetietoja, voit edetä joko tabulaattorilla tai hiirellä kentästä toiseen. Kyseisen toimipisteen Tuotetiedot -taulukko tulee näkyviin sivun oikeaan laitaan, kun toimipiste on aktivoituneena. Tallenna -painikkeesta voit tehdä välitallennuksia eli jos poistut sovelluksesta kesken tukihakemussyötön, syöttämäsi tallennukset jäävät voimaan ja voit jatkaa tukihakemuksen laatimista eteenpäin myöhemmin. Jakelupisteelle/keskuskeittiölle et pääse tallentamaan lukuvuositietoja, vaan sen lukuvuositiedot lukuun ottamatta toimintapäiviä päivittyvät alaisten pisteiden mukaan. Ensin täytät siis alaisten pisteiden lukuvuositiedot avaamalla ne näkyviin jakelupisteen/keskuskeittiön edessä olevasta nuolesta ja sen jälkeen jatkat täyttämällä jakelupisteen/keskuskeittiön tuotetiedot. Alaisille pisteille et edes pääse lisäämään tuotetietoja.
Toimittajahakijoilla Nekka tarjoaa seuraavana hakukuukautena automaattisesti kulloisenkin lukukauden alussa syötettyjä OPP ja TOR -tietoja oletuksena. Jos muutat tietoja kesken lukukauden, siitä tulee ilmoitus tarkastusraportille, sillä lukuvuositietoja ei saa muuttaa tekemättä väliaikaista rekisteröintiä. Tällöin sinun tulee ottaa yhteyttä koulumaitotuki@mavi.fi. Kuva 17. Enimmäislitramäärän ylitys toimipisteellä. Tuotetiedoissa maidot ja piimät tallennetaan litroina, muut maitotuotteet kiloina. Tuotemääriä syötettäessä 0 on merkitsevä tieto. Nekka tekee laskutoimitukset automaattisesti. Tuotetiedot -taulukon alla näkyy lukuvuositietoihin perustuva enimmäislitramäärä ja muunnetut maitolitrat. Mikäli enimmäislitramäärä ylittyy, siitä tulee oma rivinsä tuotetietojen alalaitaan, joka ilmoittaa, paljonko enimmäislitramäärä ylittyy. Tällöin kannattaa tarkistaa, että toimipisteelle syötetyt määrät ovat oikein. Tuotetiedot syötetään Nekkaan bruttomääräisinä eli niistä ei vähennetä tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden (TOR) osuutta, vaan Nekka laskee automaattisesti tukeen oikeutettujen ja oikeuttamattomien suhteen ja vähentää TOR-osuuden tuotetietojen yhteenvetolaskelmalla. Kuva 18. Yhteenlasketut tuotetiedot vähennyksin. RV= ruoanvalmistuksen vähennystä ei ole sovellettu esimerkissä. Lukuvuosi- ja tuotetietojen alla olevassa yhteenvetotaulukossa Nekka esittää kaikkien toimipisteiden tuotetietojen yhteenlasketut haetut määrät, vähennettynä RV (ruoanvalmistuksen osuuden vähennys; näkyy, jos valittu kyllä), TOR (tukeen oikeuttamattomien ruokailijoiden osuuden vähennys; tehdään kaikille hakijoille automaattisesti Nekassa ja sen vuoksi myös toimittajahakijat ilmoittavat bruttomäärät), ELM (enimmäislitramäärä; ilmoittaa lukuvuositietoihin perustuvan enimmäislitramäärän, jonka perusteella
tuki maksetaan; määrästä on vähennetty ylitykset) ja VV (viivästysvähennys, mikäli tukihakemus on palautettu myöhässä, huomioi viivästysvähennyksen vaikutuksen maksettavaan määrään). Määrät kasvavat laskentataulukossa sen mukaan, kun syötät tuotetietoja uusille toimipisteille ja taulukosta on nähtävissä lopullinen maksettava tuki kiloina ja euroina, jos tiedot ovat oikeita. Tarkasta -painikkeella voit tarkastaa, ettei syöttämissäsi tiedoissa ole lähetyksen estäviä virheitä (ks. kuva 16). Tarkastuslistan saat halutessasi tulostettua. Mahdolliset virheet ja toimenpiteet niiden korjaamiseksi kirjautuvat tarkastuslistalle. Lähetyksen estävien virheiden kohdalla lukee Korjattava. Kun olet korjannut virheet, voit ottaa uuden tarkastusraportin. Jos virheitä ei ole, saat näytölle palautteen Tukihakemuksella ei ole lähettämisen estävää korjattavaa. Enimmäislitramäärän ylityksistä jää merkintä tarkastuslistalle, mutta se ei estä hakemuksen lähetystä, koska tukea ei makseta ylittyvistä määristä. Tuolloin tarkastusraportissa lukee vain Tarkastettava ja kannattaa tarkastaa, että olet syöttänyt oikeat tuotemäärät. Halutessasi voit tulostaa valmiin hakemuksen itsellesi joko ennen tai jälkeen lähetyksen. Hakemus kannattaa tallentaa tai tulostaa itselle, jos haluaa tarkastella sitä myöhemmin, sillä kun päätös on tehty, hakemus häviää asiointipuolelta ja sinne jää vain kyseisestä hakemuksesta tehty päätös, jolla on sama numero kuin lähettämälläsi hakemuksella oli. Kun olet lähettänyt tukihakemuksen, saat palauteviestin sähköpostiisi, jotta tiedät hakemuksen lähteneen. Saapumispäivämääräksi hakemukselle kirjautuu lähetyspäivämäärä. Jos viranomainen lähettää hakemuksesi korjattavaksi, sinulle tulee viesti palautuksesta, josta myös ilmenee palautuksen syy. Tästä jää myös tapahtumatietoihin merkintä. Korjattavaksi palautettu hakemus näkyy etusivun puurakenteessa ja klikkaamalla sitä pääset hakemukselle. Valitse alalaidasta Tallenna, jolloin saat palautetun hakemuksen näkyviisi; tee pyydetyt korjaukset, tallenna ja tulosta hakemus halutessasi ja lähetä se uudelleen käsittelyyn. Kun hakemuksesi on käsitelty ja siitä on tehty päätös, saat jälleen viestin sähköpostiisi. Päätökset tallentuvat Tukihakemukset -valikkoon ja niitä voi selata ja tulostaa jälkeenpäinkin. Tukihakemuksen tapahtumatiedoissa Valmis maksuun -tila ilmoittaa sen päivän, jolloin päätös on tehty. Päätös ei siis vielä tuolloin ole mennyt maksuun, vaan vasta kun tilana on Maksettu, maksu on lähtenyt Mavista asiakkaan tilille. Mikäli johonkin päätökseen kohdistuu korjauspäätös, saat sähköposti-ilmoituksen, kun korjauspäätös on saapunut Nekkaan ja pääset siellä tarkastelemaan sitä. Ennen mahdollista korjauspäätöstä asiakasta kuullaan ja takaisinperintätapauksessa asiakas saa lisäksi maksulipun postitse, jonka viitetiedoilla maksu suoritetaan eräpäivänä. 6.4 Tietojen lataaminen.xml tiedostona Voit ladata tukihakemukselle toimipiste- ja tuotetiedot XML- sanomana kohdasta Tukihakemussanoman lataus. Ladattavalle sanomalle tehdään tarkistuksia ja tarkastusraportti näytetään käyttäjälle ennen kuin sanoma ladataan tukihakemukselle. Toiminnot latauksessa: Tallenna muutokset. Sanomalta ladattavissa olevat tiedot viedään tallennuksella tukihakemukselle. Mikäli tukihakemukselle on jo syötetty toimipisteitä, sovellus varmistaa, viedäänkö sanoma tukihakemukselle. Peruuta sanoman lataus. Peruutuksessa palaat tukihakemus-näytölle ilman tietojen lataamista.
Tulosta. Tarkastusraportista muodostuu pdf-tiedosto, jonka voit halutessasi tulostaa tai tallentaa omalle koneellesi. 6.4.1 Tarkastusraportti Tarkastusraportti ilmoittaa validoinnissa löydetyt virheet. Jos sanomassa ei ole virheitä, näytetään teksti: XML- sanoma (tiedoston nimi) tarkistettu ja virheitä ei löytynyt, jolloin tarkastusraportti on tyhjä. Kuva 19. XML-sanoman tarkastusraportti. Validointivirheen tapahtuessa tarkastusraportissa näytetään millä rivillä on virhe ja mitä virhe koskee. Virhe tulee suoraan sovelluksesta ja virheen kirjoitusasua ei pystytä kääntämään selkeämmäksi, mutta virhe ilmoittaa täsmällisesti ne rivit, joissa on virhe. Jos rivimäärä on iso, tämä helpottaa virheen paikallistamista ja korjausta. 6.4.2 XML tiedostosta tarkastettavat kohdat Ladattu tiedosto Ladattu sanoma ei ole validi ts. ladattavan tiedoston rakenne tulee olla Tukihakemus.xsd eli skeeman mukainen (löytyy koulumaidon verkkosivulta). Poikkeama skeemasta estää koko sanoman latauksen. Hakujakso Sekä hakujakson alku- että loppupäivämäärän pitää täsmätä hakemukselle syötettyjen tietojen kanssa. Poikkeama estää koko sanoman latauksen.
Toimipisteen rekisterinumero Rekisterinumerolla pitää löytyä toimipiste toimipisteluettelosta. Jos toimipistettä ei löydy, riviä ei viedä hakemukselle ja se kirjautuu tarkastusraportille tiedoksi. Estää ko. toimipisteen latauksen. Toimipisteen rekisteröinti on kesken Estää ko. toimipisteen latauksen. Toimipisteen valtuutus Toimipisteen pitää olla valtuutettuna ko. hakijalle ko. hakujaksolla, eli valtuutuksen pitää olla voimassa vähintään yhtenä päivänä hakujakson aikana. Toimipisteen pitää olla toimittajahaussa sellainen, johon toimittajalla on hakujaksolla valtuutus voimassa. Jos toimipisteen valtuutusta ei ole, riviä ei viedä hakemukselle ja tästä kirjautuu ilmoitus tarkastusraportille. Estää ko. toimipisteen latauksen. Toimipiste esiintyy sanomalla useamman kerran Toimipiste on jo ladattu sanomalta. Tiedot ladataan ensimmäisen sanoman toimipisteen perusteella. muista yrityksistä tulee virheilmoitus. Toimipiste ei ole voimassa hakujaksolla Toimipisteen voimassaolo alkaa vasta hakujakson jälkeen. Estää ko. toimipisteen latauksen. Toimipisteen voimassaolo päättyy ennen hakujakson alkua. Estää ko. toimipisteen latauksen. Kokoonpanon rooli Jakelupisteeksi rekisteröity toimipiste ei voi olla 0 (0=Yksittäinen toimipiste). Estää ko. toimipisteen latauksen. Alaiselle toimipisteelle ei voida ladata tuotetietoja, tarkistus skeemassa. Mikäli jakelupiste tai keskuskeittiö ei ole itse itsensä alaisena toimipisteluettelossa. Estää ko. kokoonpanon tietojen latauksen. Alaisina toimipisteinä ei saa olla yksittäisiä toimipisteitä eikä jakelupisteitä (alaiset toimipisteet pitää tulla roolikoodilla 2 = alainen toimipiste).
Estää ko. kokoonpanon tietojen latauksen. Toimipisteen lukuvuositiedot -toimintapäivät Jos XML- sanomalla tulevat lukuvuositiedot poikkeavat Nekassa olevasta tiedosta tai jos lukuvuositietoja ei ole tallennettu toimipisteelle, voidaan ohittaa tai jos ko. lukukaudelle on hakijalta jo hakemus. Tiedot ladataan ilman toimintapäiviä, toimintapäivinä Nekassa oleva tieto. Jos XML-sanomalle on ladattu jakelupisteen tai keskuskeittiön toimintapäivät (Toimipisteen rooli = 1= jakelupiste tai keskuskeittiö) Toimintapäiviä ei ladata. Jos XML-sanomalle on ladattu toimintapäivät, toimipisteen rooliksi on virheellisesti merkitty 2 (=alainen toimipiste) ja se on kuitenkin rekisteröity jakelupisteeksi Toimintapäiviä ei ladata. Toimipisteen lukuvuositiedot -oppilasmäärät Jos XML- sanomalla tulevat lukuvuositiedot poikkeavat Nekassa olevasta tiedosta tai lukuvuositietoja ei ole tallennettu toimipisteelle, voidaan ohittaa tai jos ko. lukukaudelle on hakijalta jo hakemus. Ladataan tiedot ilman oppilasmääriä, oppilasmääränä Nekassa oleva tieto. Jakelupisteen tai keskuskeittiön toimintapäivät sanomalla (Toimipisteen rooli = 1) Ei ladata oppilasmäärää Jos XML-sanomalla on ladattu oppilasmäärä ja toimipisteen rooliksi merkitty 2 (=alainen toimipiste) ja se on kuitenkin rekisteröity jakelupisteeksi, Ei ladata oppilasmäärää. Toimipisteen lukuvuositiedot - TOR Jos XML- sanomalla välittyvät lukuvuositiedot poikkeavat Nekassa olevasta tiedosta tai jos lukuvuositietoja ei ole tallennettu toimipisteelle, voidaan ohittaa tai jos hakijalta on jo hakemus ko. lukukaudelle. Ladataan tiedot ilman toimintapäivä, toimintapäivinä järjestelmässä oleva tieto. Jakelupisteen tai keskuskeittiön TOR (tukeen oikeuttamattomat ruokailijat) XML-sanomalla (Toimipisteen rooli 1 = jakelupiste tai keskuskeittiö) Ei ladata TOR-tietoa.
Toimipisteen lukuvuositiedot toimintapäivät/oppilasmäärä/tor Jos XML- sanomalla tulevat lukuvuositiedot poikkeavat Nekassa olevasta tiedosta, mutta ko. lukukaudelle ei ole tullut hakemusta. Jos lukuvuositietoja ei ole toimipisteelle tallennettu, voidaan ohittaa. Tiedot voidaan syöttää ja lähettää asiointipuolella. Jos korjataan viranomaispuolella, tarvitaan asiakkaalta dokumentti todistamaan korjausmuutosta. o Viranomainen voi siis tallentaa asiakkaan ilmoittamat muutokset toimipisteen lukuvuositietoihin, jolloin tukihakemukselle ei enää tule käyttäjäpalautetta. Tuotenumero Väärä tuotenumero XML-tiedostossa. Ko. tuotteen määrää ei ladata. Tuotemäärä Negatiivista tuotemäärää ei voi tulla sanomalla, tarkistus skeemassa (Tukihakemus.xsd). XML-latauksen jälkeen asiakas voi tarvittaessa tehdä muutoksia manuaalisesti tukihakemukseen. 6.5 Tukihakemuksen lähettäminen käsittelyyn Maaseutuvirastoon Kun kaikki hakemuksen tiedot on tallennettu, voidaan hakemus lähettää käsittelyyn viranomaispuolelle. Lähetyksen jälkeen tukihakemuksen tilaksi tulee Lähetetty, etkä voi enää tämän jälkeen muuttaa tukihakemuksen tietoja. Kun olet lähettänyt tukihakemuksen, saat palauteviestin sähköpostiisi, jotta tiedät hakemuksen lähteneen. Saapumispäivämääräksi hakemukselle kirjautuu lähetyspäivämäärä. Jos viranomainen palauttaa hakemuksesi korjattavaksi, sinulle tulee viesti palautuksesta, josta myös ilmenee palautuksen syy. Tästä jää myös tapahtumatietoihin merkintä. Korjattavaksi palautettu hakemus näkyy etusivun puurakenteessa ja klikkaamalla sitä pääset hakemukselle. Valitse alalaidasta tallenna, jolloin saat palautetun hakemuksen näkyviisi; tee pyydetyt korjaukset, tallenna ja tulosta hakemus halutessasi ja lähetä se uudelleen käsittelyyn. Kun hakemuksesi on käsitelty ja siitä on tehty päätös, saat jälleen viestin sähköpostiisi. Päätökset tallentuvat Tukihakemukset -valikkoon ja niitä voi selata ja tulostaa jälkeenpäinkin. Tukihakemuksen tapahtumatiedoissa Valmis maksuun -tila ilmoittaa sen päivän, jolloin päätös on tehty. Päätös ei siis vielä tuolloin ole mennyt maksuun, vaan vasta kun tilana on Maksettu, maksu on lähtenyt Mavista asiakkaan tilille. Mikäli johonkin päätökseen kohdistuu myöhemmin korjauspäätös, saat sähköposti-ilmoituksen, kun korjauspäätös on saapunut Nekkaan ja pääset siellä tarkastelemaan sitä. Ennen mahdollista
korjauspäätöstä asiakasta kuullaan ja takaisinperintätapauksessa asiakas saa lisäksi maksulipun postitse, jonka viitetiedoilla maksu suoritetaan eräpäivänä. Lisätietoja saat tarvittaessa koulumaitotiimiltä sähköpostitse osoitteessa koulumaitotuki@mavi.fi.