Varaston käsittely AutoFutur / KoneFutur ohjelmissa Yleistä Ohjelmassa voidaan käsitellään varastonarvoa kahdella tavalla: keskihinnoin ja ostohinnoin. Ostohinta on tuotteen tämänhetkinen normaali ostohinta ja keskihinta on tuotteen historiallinen ostohinta. Keskihinta päivittyy aina kun tuotetta kirjataan varastoon, jolloin samalla päivitetään varastonarvo-kenttä. Se, kumpaa tapaa käytetään, riippuu yrityksen tavasta käsitellä varastoa. Jos varastoon kirjausvaiheessa ei huomioida tuotteiden ostohintoja ja ne tarkistetaan vasta varastoa käsin läpi käytäessä, korjaavilla hinnastopäivityksillä tai käsin (inventaarion yhteydessä), niin tällöin käytetään tuotteen tiedoissa olevaa ostohintaa hyväksi. Keskihinnathan eivät tällöin voi olla ajan tasalla ja eivätkä anna oikeata tietoa todellisesta varastonarvosta. Jos taas varastoon tuotteiden ostohinnat tarkastetaan kirjausvaiheessa ja oikaistaan viimeistään ostolaskujen tarkastuksella, niin tällöin voidaan käyttää keskihintaa varastonarvon määrittämiseen. FuturSoft toki suosittelee varastonarvon käsittelyä aina keskihintojen perusteella, koska sillä saadaan todenmukaisempi tieto todellisesta varastonarvosta eikä tieto muutu mahdollisten hinnastomuutosten yhteydessä. Myös kirjanpito ja verottaja pääsääntöisesti vaatii keskihintojen käyttämistä, ja jos käytetään ostohintoja, pitää jonkinlainen epäkuranttius vähennys tehdä loppusummasta. Keskihintojen käyttämisestä seuraa, ettei varastonarvo kasva joka vuosi sitä mukaa kun tuotteiden hintataso nousee ja näin ollen varastonarvon aiheettomalta nousulta vältytään. Kolmantena etuna on, että epäkuranttien tuotteiden varastonarvoja voidaan pienentää keskihintaa muuttamalla. Käytettiinpä varaston arvostamisessa kumpaa tapaa hyvänsä, tähän ohjeeseen olemme koonneet useita eri tapoja ylläpitää varastoa ohjelmassa siten, että keskihinta voidaan ottaa käyttöön kummassakin tapauksessa. Näin saat siitä parhaimman hyödyn. Epäkuranttien tuotteiden selvittäminen Epäkurantit tuotteet ovat siis niitä, jotka ovat jääneet varastoon pitkäksi aikaa ja niiden arvoa voidaan alentaa kirjanpitolain puitteissa, tietyllä prosentilla vuosittain. Tämä perustuu siihen tosiasiaan että varaston arvo saa kirjanpidossa olla korkeintaan se hinta mitä tuotteista todennäköisesti saa myydessä. Tarkemmat neuvot siitä millä perusteella epäkurantiksi merkintää saa tehdä ja millä prosenteilla, pitää kysyä omalta kirjanpitäjältä. Tämä tapahtuu joko muuttamalla käsin tuotteen keskihintaa tai ajamalla erillinen Varaston arvonalennus-ajo. Varaston arvonalennusajo on neuvottu tässä ohjeessa myöhemmin, mutta ennen sitä on epäkuranttien tuotteiden tietoihin määriteltävä Epäkurantti-merkintä, jotta niiden listaaminen ja arvon alentaminen myöhemmin on mahdollista. Ohjelmassa epäkuranttiuden toteaminen voidaan tehdä, ottamalla varastonarvo-raportti tietyllä rajausmetodilla. Varastoraportointihan on syytä ottaa kohdasta Tiedot 6-välilehtit Raportointi ja Varasto-välilehdeltä löytyvällä Varastolista keskihinnoin-raportilla. Esimerkkinä vanhentuneet tuotteet -lista kaikista niistä tuotteista, joita ei ole myyty ja ostettu 2:een vuoteen ollenkaan. Tällöin oletetaan, että tuotteet on kirjattu järjestelmään ostotilausten kautta tai Varastoon käsin lisäystoiminnolla Eletään esimerkiksi ajankohtaa 30.9.2011 ja haluamme listata kaikki ne tuotteet, joita ei ole myyty lainkaan 1.10.2009 jälkeen. Samalla halutaan lista varastoontulopäivämäärä-järjestyksessä. 1. Avataan raportti Ota raportti- näppäimellä 2. Laitetaan kohtaan Viimeisin varastoontulopäivä rajaukseksi 1.10.2009. Huom alkupäivää ei siis määritellä 3. Laitetaan kohtaan Myös ne joilla ei ole päivämäärää ruksi 4. Sama tehdään myös riville Viimeisin myyntipäivä (samat rajaukset ja ruksit) 5. Avataan Rivien järjestys- välilehti
6. Valitaan Saapunut päivämäärä vasemmasta ikkunasta ja siirretään se Nuoli oikealle- näppäimellä oikeanpuoleiseen ikkunaan 7. Siirretään ko. kenttä ylimmäiseksi Nuoli ylös-näppäimellä. 8. Painamalla Näytölle-näppäintä, tulostuu lista tuotteista, joita ei ole myyty/ostettu 2:een vuoteen. Tällä rajauksella saavutetaan kaksi asiaa. Saadaan lista tulostettua varastoontulopäivämäärä-järjestyksessä ja listalle saadaan myös näkyviin ne tuotteet, joilla ei syystä tai toisesta ole määritelty ollenkaan varastoontulopäivää (esim. toisesta järjestelmästä siirretyt tuotteet). Mikään ei estä rajaamasta em. raportteja esim. toimittajanumerolla tai ryhmänumerolla (palautetaan toimittajan perusvarasto takaisin) tai esim. Saapunut päivämäärällä (halutaan listata vain vuonna 2001 varastoon tulleet). Epäkuranttien tuotteiden merkitseminen epäkurantiksi Kun on raportoinnilla selvitetty epäkurantin varaston yhteisarvo, voidaan näille tuotteille merkitä Epäkurantti-ruksi, jolloin niitä voidaan käsitellä esim. Arvonalennusajolla. Epäkurantti-ruksin asettaminen onnistuu seuraavalla tavalla: 1. Mene kohtaan Tiedot 6-välilehti ja Tuotteet 2. Ota ruksi pois kohdasta Näytä myös passiiviset tuotteet 3. Laita kohtaan Varastossa >0 ja paina Rajaa-näppäintä. Tällöin ruudulle tulevat vain varastoidut tuotteet. 4. Painetaan Lisärajaukset-painiketta, jolloin tulee lisärajauksia 5. Laitetaan kohtaan Viimeksi tullut varastoon rajaukseksi 1.10.2009. Huom alkupäivää ei siis määritellä 6. Laitetaan kohtaan Myös ne joilla ei ole päivämäärää ruksi 7. Sama tehdään myös riville Viimeksi myyty (samat rajaukset ja ruksit) 8. OK:lla kuittaamalla ruutuun tulee samaiset tuotteet, jotka selvitimme varastolista keskihinnoin raportilla 9. Klikataan hiiren oikealla jotain tuotetta ja valitaan valikosta Valitse kaikki rajatut, jolloin kaikki rajatut rivit muuttuvat siniseksi. Tämä kestää hetken. 10. Painetaan Muuta valittuja ja laitetaan avautuvaan ruutuun Epäkurantti-ruksi ja painetaan Muuta-painiketta. Tällöin kaikille rajatuille tuotteille tulee epäkurantti-merkintä Varaston arvonalennus-ajo Kun epäkurantit tuotteet on saatu selville ja tuotteiden tietoihin on merkitty Epäkurantti-merkintä, niin näitä tuotteita voidaan raportoida tai käsitellä yhtenä joukkona. Yksi oleellisin tilikauden päätteessä toistuva tapa on epäkuranttien tuotteiden arvon alentaminen. Tämä voidaan tehdä käsin, muuttamalla tuotteiden keskihintaa/varastonarvoa, mutta tähän on myös olemassa kohdassa Tiedot 6-välilehti ja Lisätoiminnot-alta löytyvä Varaston arvonalennusajo-toiminto Varaston arvonalennusajo näyttää seuraavanlaiselta.
Ennen arvon alentamista on näytölle haettava halutut tuotteet. Tämä tapahtuu rajaamalla, joko Toimittajanumerolla ja/tai päivämäärärajauksella. Painamalla Muodosta alennettavien lista-näppäintä, koostaa ohjelma epäkurantiksi merkityistä tuotteista, listan näytölle. Laittamalla Alennus %-kenttään haluttu % ja painamalla Suorita arvon alennus-näppäintä, laskee ohjelma epäkuranteille tuotteille uudet keskihinnat/varastonarvot. Kokeiluajo suoritetaan, laittamalla ennen näitä kerrottuja toimenpiteitä kohtaan Kokeiluajo-ruksi, jolloin ohjelma tekee erillisen Tulosta kokeiluajo-raportilla tulostettavan kokeilu-raportin Varsinaisen arvonalennusajon jälkeen voidaan tulostaa raportti Varaston arvonalennukset. Rajauksena käytetään tietenkin Arvonalennuspäivä-rajausta. Varastonarvon ottaminen Kun varasto on saatu ajan tasalle keskihintojen ja varastomäärien suhteen, niin on edessä varsinainen varastonarvon tarkistaminen ja tulostaminen. Ennen kuin lähdetään tulostamaan koko listaa, on syytä ehkä tulostaa varastonarvolista yhteissummana, jolloin säästytään ylimääräiseltä tulostamiselta ja odottelulta. Tämä tehdään myös tuotteiden hallinnassa Varastonarvo-näppäimellä, mutta ennen sitä on taas syytä rajata listaa: 1. Mene kohtaan Tiedot 6-välilehti ja Tuotteet 2. Ota ruksi pois kohdasta Näytä myös passiiviset tuotteet 3. Laita kohtaan Varastossa >0 ja paina Rajaa-näppäintä. Tällöin ruudulle tulevat vain varastoidut tuotteet. 4. Valitse keskeltä Listauksen järjestys Varaston arvo ja laita kohtaan Laskeva merkkipallo ja paina Järjestänäppäintä
5. Tällöin ensimmäisenä tulee esiin listalle suurimman varastonarvon omaava tuotteet ja mahdolliset varastonarvovirheet tulevat esille (esim. pulteilla 100kpl:een rasian hinta, mutta tuotteet inventoitu yksittäin) 6. Jos suuria varastonarvoheittoja ei ole, niin painamalla Varaston arvo-näppäintä, avautuu ikkuna. 7. Laittamalla kohtaan Hinnat alv0%-ruksi ja painamalla Laske kaikki kerralla-näppäintä, laskee ohjelma varaston könttäarvon myynti-, osto- sekä keski-hinnoin, joista siis tämä keskihinta on se oikeampi. Jos varastonarvo näyttää oikeaa, niin voidaan tulostaa itse varastolista. Tämä tapahtuu seuraavasti: 1. Mene kohtaan Tiedot 6-välilehti Raportointi 2. Valitse Varasto-osio ja sieltä Varastolista keskihinnoin (tai Varastolista, jos varastonarvoja käsitellään ostohintojen suhteen) 3. Painamalla Ota raportti-näppäintä, avautuu raportin rajaus-ikkuna 4. Periaatteessa riittää vain Ota näytölle-näppäimen painallus, jolloin lista koostuu ensin näytölle ja siitä se voidaan tulostaa paperille (huomioi vasemman alanurkan Page 1 of????) Koska listan ottaminen voi kestää tulostimesta riippuen jopa tunteja, niin varastolista on myös mahdollista tulostaa tiedostomuotoon, ns. PDF-muodossa. Näin sen tulostaminen tapahtuu 1-5 minuutissa ja turhalta paperintuhlaukselta vältytään. Itse tiedosto on sitten tallennettavissa ja lähetettävissä kirjanpitäjälle esim. sähköpostilla. Tämä tapahtuu seuraavasti: 1. Tee yllä olevat vaiheet, mutta älä tulosta vielä paperille. 2. Valitse ylhäältä levykkeen kuvake, jolloin avautuu ikkuna 3. Valitse kohdasta Kohde: Työpöytä 4. Valitse kohdasta Tallennusmuoto PDF file (*.PDF) 5. Kirjoita raportin nimeksi jokin sopiva nimi esim. Varastolista_01102011 6. Painamalla Tallenna-näppäintä, tallentuu varastolista työpöydälle, josta se on mahdollista esim. lähettää sähköpostilla kirjanpitäjälle (hiiren oikealla Lähetä) tai tallentaa omaa seurantaa varten. Keskihintojen laskettaminen Keskihintojen laskettaminen on aputoiminto, jolla voidaan nopeasti ottaa käyttöön keskihinta-käsittely. Tämä ajo voidaan tehdä kahdella eri tavalla, Tietojen muokkaus-toiminnoissa. Varsinkin Varaston sykronointi ajo on syytä ajaa varmuuden vuoksi aina ennen inventaariota tai varastonarvon tulostamista. Kuten aikaisemmin mainittiin, voidaan ajo tehdä kahdella ei tavalla. Seuraavaksi neuvotaan kumpikin ajo erikseen ja selvitetään, että millä tavoin ne eroavat toisistaan. Varaston synkronointi 1. Mene kohtaan Tietojen ylläpito 7-välilehti ja Tietojen muokkaus 2. Valitse vasemmasta reunasta Tuotteet(akt.) 3. Sinistä Varastomäärien ja varastonarvojen päivittäminen ja paina Suorita-näppäintä 4. Painamalla Suorita-näppäintä ja vastaamalla varmistuskysymykseen Kyllä, tapahtuu seuraavat asiat: - Nollataan miinussaldot - Nollataan keskihinnat ja varastonarvot niiltä tuotteilta, joilla ei ole varastosaldoa - Päivittää tuotteelle keskihinnan, jos sitä ei ole määritelty - Päivittää tuotteelle varastonarvon kaavalla keskihinta x varastomäärä Eli tästä toiminnosta ei ole vaaraa jo olemassa oleville keskihinnoille, joten tämä on kaikin puolin turvallinen ajo. 5. Lopuksi on syytä poistua ohjelmasta kokonaan pois, jotta tiedot päivittyvät tietokantaan. Varaston alustus 1. Mene kohtaan Tietojen ylläpito 7-välilehti ja Tietojen muokkaus 2. Valitse vasemmasta reunasta Tuotteet(akt.) 3. Sinistä Varastomäärien ja varastonarvojen alustaminen ja paina Suorita-näppäintä 4. Painamalla Suorita-näppäintä ja vastaamalla varmistuskysymykseen Kyllä, tapahtuu seuraavat asiat:
- Nollataan miinussaldot - Nollataan keskihinnat ja varastonarvot niiltä tuotteilta, joilla ei ole varastosaldoa - Päivittää tuotteelle keskihinnan, vaikka se olisi jo määritelty - Päivittää tuotteelle varastonarvon kaavalla keskihinta x varastomäärä Tämä toiminto alustaa kaikki keskihinnat nykyisellä ostohinnalla, joten tätä toimintoa on syytä käyttää vain tilanteessa, jossa kaikki ostohinnat on inventoitu vastaamaan todellisia ostohintoja ja keskihinnat sisältävät melkein poikkeuksetta virheellistä tietoa. 6. Lopuksi on syytä poistua ohjelmasta kokonaan pois, jotta tiedot päivittyvät tietokantaan Inventaarion teko Joskus tulee tilanteita, että varastonarvo vaikuttaa yhä liian suurelta, vaikka edellä kerrotut toimenpiteet on tehty. Tällöin ainoa tapa saada varastoarvoa alas, on tehdä inventaario tai osainventaario (varastoa käydään lävitse käsin), jotta mahdolliset virheelliset varastomäärät saadaan selville. Tämä toimenpide tehdään tuotteiden hallinnassa (Tiedot 6-välilehti ja Tuotteet), josta löytyy Inventaarilista-näppäin. Inventaarilista otetaan aina siinä muodossa / järjestyksessä, kuin tuotteet ovat tuotteiden hallinnassa, joten ennen tämä näppäimen käyttämistä on ehdottomasti otettava lista rajattava oikein. Otetaan taas esimerkki. Halutaan inventoida pakoputkilinja, joka on esimerkiksi Koivusen 096-ryhmä. Samalla listalle halutaan vain ne tuotteet, joilla on miinus- tai plus-saldoa 1. Haetaan Toimittaja-kenttään toimittajaksi Koivunen 2. Otetaan pois ruksi kohdasta Näytä myös passiiviset tuotteet 3. Laitetaan kohtaan Varastossa EI 0 4. Laitetaan kohtaan Ryhmäkoodi ON 096 ja painetaan Rajaa-näppäintä 5. Tällöin listalle tulevat kaikki Koivusen pakoputkilinjan tuotteet, joilla varastosaldo on plussaa tai miinusta. 6. Valitsemalla keskeltä Listauksen järjestys Tuotekoodi ja painamalla Järjestä-näppäintä, saamme listauksen tuotekoodijärjestyksessä. 7. Painamalla Inventaarilista-näppäintä, avautuu inventaarilistan rajausikkuna. 8. Koska rajaus tehtiin jo tuotteiden hallinta-ikkunassa, niin rajausarvoihin ei tarvitse normaalisti enää koskea, joten OK:ta painamalla, alkaa lista tulla näytölle. 9. Lista voidaan tulostaa näytölle tulostamisen jälkeen printterille 10. Tulostusikkunan sulkemisen jälkeen tuotteet tulevat tismalleen siinä järjestyksessä, kuten ne ovat listalla, joten tekemällä yllä olevat toimenpiteet uudestaan ja tulostamatta listaa paperille, saat saman näkymän myös tulevaisuudessa ja varastonarvojen korjaaminen on tällöin helppoa. Yksi oleellisin ominaisuus tässä listauksessa on, että mahdolliset vastaavat tuotteet tulostetaan samalla (Näytä kaikki tuotetyypin tuotteet- ruksi). Tämä on hyvin oleellista esim. tilanteessa, että jotain päätoimittajaa on muutettu juuri äskettäin ja inventoijilla on vaikeuksia muistaa tätä (inventoidaan kahan pakoputkia koivusen tuotekoodeille tai toisinperin). Näin saadaan samalla tupla -varastosaldot selvitettyä. Tietenkin tässä oletetaan, että tuotetyypit on perustettu ohjelmaan ja ne ovat ajan tasalla.