2010:3 PETRA-hanke Palvelutalojen ergonominen työvuorosuunnittelu ja prosessien kehittäminen 2007-2008 Helena Soini, David Parland ja Eeva-Liisa Tuominen
HELSINGIN KAUPUNKI SOSIAALIVIRASTO HELSINGFORS STAD SOCIALVERKET CITY OF HELSINKI SOCIAL SERVICES DEPARTMENT KUVAILULEHTI PRESENTATIONSBLAD PRESENTATION Tekijä(t) - Författare - Author(s) Helena Soini, David Parland ja Eeva-Liisa Tuominen Julkaisun nimi Publikationens titel Title of the Publication PETRA-hanke Palvelutalojen ergonominen työvuorosuunnittelu ja prosessien kehittäminen 2007-2008 Julkaisija Utgivare Publisher Helsingin kaupungin sosiaalivirasto Sarja - Serie Series Helsingin kaupungin sosiaalivirasto. Selvityksiä ISSN 1457-9847 ISBN paperi papper paper 978-952-223-645-6 Julkaisuaika - Publikationsdatum Published 2010 ISBN pdf 978-952-223-646-3 Sivumäärä, liitteet - Sidoantal, bilagor Pages, appendixes 43 s. Osanumero - Del nummer Part number 2010:3 Kieli - Språk - Language suomi Tiivistelmä - Referat - Abstract Vuonna 2006 Helsingin kaupungin työterveyskeskus teki selvityksen vanhusten palvelutalojen henkilökunnan työkyvystä ja työn kuormittavuudesta. Selvityksen mukaan palvelutaloissa tehtävän työn kokonaiskuormittavuus oli huomattava ja osa työntekijöistä ylikuormittui sekä fyysisesti että psyykkisesti. Palvelutalojen henkilöstön terveydelliset edellytykset selviytyä työn vaatimuksista olivat heikommat kuin alalla keskimäärin. Näin käynnistyi Palvelutalojen ergonomiset työaikaratkaisut (Petra) -hanke yhteistyössä Työterveyslaitoksen ja kaupungin työterveyskeskuksen sekä henkilöstöosaston kanssa. Hankkeen tarkoituksena oli tukea palvelutalojen henkilöstön työssäjaksamista työprosessien kehittämisen, työvuorosuunnittelun ja työyhteisöjen oman työhyvinvointitoiminnan avulla. Työhyvinvoinnin parantamisen tavoitteiksi asetettiin henkilöstön sairauspoissaolojen vähentäminen ja työilmapiirin parantaminen. Sairauspoissaolojen vähentämisellä tavoiteltiin myös taloudellista säästöä. Hanke oli kaupungin henkilöstöstrategian ja viraston henkilöstöohjelman mukainen. Hankkeeseen osallistui neljä vanhusten palvelutaloa, joiden henkilöstömäärä oli yhteensä noin 190. Hankkeeseen mukaan tulleet yksiköt valikoituivat vapaaehtoisuuden pohjalta niistä taloista, joissa oli eniten sairauspoissaoloja. Palvelutaloissa oli meneillään samaan aikaan hankkeen kanssa tilojen korjauksia, henkilöstövaihdoksia ja henkilöstöpulaa. Työyhteisöjen työhyvinvointiin vaikuttivat monet ulkoiset ja tilannekohtaiset tekijät. Petra-hankkeen tulosten arvioinnissa ei ole ollut mahdollista arvioida näiden muutostekijöiden osuutta työhyvinvointiin. Sairauspoissaolojen seuranta osoitti, että hankkeessa mukana olleista palvelutaloista kolmessa lyhyet sairauslomat vähenivät. Samaan aikaan muissa palvelutaloissa, yhtä lukuun ottamatta, vastaavat sairauslomat lisääntyivät. Varovainen johtopäätös on, että ergonomisilla työajoilla on lyhyitä poissaoloja vähentävä vaikutus. Hankkeeseen liittyi paljon yhdessä keskustelua, asioista yhdessä sopimista, työprosessien tarkastelua ja erilaisia työhyvinvointitapahtumia. Vaikka osallistumista ei henkilökuntakyselyn mukaan koettukaan tiiviiksi, on hankkeella todennäköisesti ollut erilaista osallistumista lisäävä vaikutus.työvuoroluetteloiden ergonomiset piirteet vaihtelivat palvelutaloittain ja yksiköittäin hankkeen alussa ja lopussa. Lyhyet työvuorovälit ja pitkät työjaksot olivat tyypillisiä kuormittavia piirteitä. Hankkeen lopussa kuormittavia työvuorojärjestelmän piirteitä oli selvästi vähemmän ja pulmallisia seikkoja jonkin verran vähemmän kuin hankkeen asussa. Kunnossa olevat viikot lisääntyivät hankkeen aikana. Hyvin kuormittaviksi koetut yhden päivän vapaat vähenivät hankkeen aikana keskimäärin kolmanneksen. Hankkeen alussa yksittäisiä vapaapäiviä oli keskimäärin noin 2 ja hankkeen lopussa keskimäärin noin 1,2 työntekijän kuuden viikon työvuorolistaa kohden. Hankkeen perusteella suositellaan ergonomisiin työaikoihin siirtymistä kaikille yksiköille. Työvuorosuunnittelusta tarvitaan koulutusta työvuorojen suunnittelijoille. Ergonomisen työvuorosuunnittelun käyttö on myös uusien työntekijöiden rekrytointia edistävä tekijä. Koulutusta ja työnohjausta suositellaan järjestettäväksi kaikille halukkaille. Työyhteisöjä tuetaan käyttämään koko henkilökunnan osallistumista aktivoivia menetelmiä. Työntekijöiden muutoskuormitusta selvitetään yhdessä työterveyshuollon kanssa käyttäen eri menetelmiä. Avainsanat - Nyckelord - Key words 301-142.doc 28.8.2008 Hinta Pris Price Julkaisun myynti ja jakelu: Sosiaali- ja terveydenhuollon tietopalvelu PL 7010, 00099 HELSINGIN KAUPUNKI Puhelin: 310 43772 Telekopio: 310 43151 Sähköposti:sosv.kirjasto@hel.fi Julkaisumuoto Publikationsform Publishing form Distribution och försäljning: Social- och hälsovårdens informationstjänst PB 7010, 00099 HELSINGFORS STAD Telefon: 310 43772 Telefax: 310 43151 E-post: sosv.kirjasto@hel.fi Distribution and sales: Social and Health Care Information Services PB 7010, 00099 Helsingin kaupunki Telephone: +358-9-310 43772 Telefax: +358-9-310 43151 E-mail: sosv.kirjasto@hel.fi
1. HANKKEEN TAUSTAA... 2 2. TYÖPAIKKASELVITYKSEN TULOKSET VUONNA 2006... 3 3. HANKKEEN TARKOITUS JA TAVOITTEET... 4 4. HANKKEEN TOTEUTUS... 5 5. HANKKEEN MENETELMÄT... 6 5.1. HENKILÖKUNTAKYSELY... 6 5.2. TYÖVUOROJÄRJESTELYJEN ARVIOINTI (ERGONOMINEN TYÖVUOROSUUNNITTELU)... 6 5.3. SAIRAUSPOISSAOLOJEN SEURANTA JA VERTAILU... 8 5.4. TYÖPROSESSIEN KEHITTÄMINEN... 8 5.5. HENKILÖKUNNAN TYÖSSÄ JAKSAMISEN TUKEMINEN... 9 5.6. KOULUTUS JA YHTEISET TILAISUUDET... 9 6. TULOKSET... 10 6.1. HENKILÖKUNTAKYSELYN TULOKSET... 10 Työvuorojärjestelyt... 12 Työssä kuormittuminen... 13 Hyvinvointi ja terveys... 15 Koti ja vapaa-aika... 16 Hankkeen toteutuminen... 16 6.2. TYÖVUOROLISTOJEN ERGONOMINEN ANALYYSI... 16 6.3. SAIRAUSPOISSAOLOJEN KEHITTYMINEN SEURANTA-AIKANA 2005-2008... 17 7. POHDINTAA HANKKEEN ONNISTUMISESTA... 21 8. TYÖTERVEYSHUOLLON NÄKEMYS PALVELUTALOJEN TYÖN VOIMAANNUTTAVISTA JA KUORMITTAVISTA TEKIJÖISTÄ... 23 9. SUOSITUKSET... 24 Suositukset hankkeen tulosten käyttöönotosta vanhusten palveluissa... 24 Työterveyshuollon suositukset... 25 10. PETRA-HANKKEEN TOTEUTUS PALVELUTALOISSA... 26 PETRA-HANKE ITÄKESKUKSEN PALVELUTALOSSA... 26 PETRA-HANKE PUISTOLAN PALVELUTALOSSA... 30 PETRA-HANKE TÖÖLÖN PALVELUTALOSSA... 34 PETRA-HANKE SYYSTIEN PALVELUTALOSSA... 38 PETRA -PALVELUTALOJEN TYÖHYVINVOINTIHANKE HENKILÖSTÖN EDUSTAJAN NÄKÖKULMIA... 42 LÄHTEET... 43
2 1. HANKKEEN TAUSTAA Helsingin kaupungin sosiaalivirastossa toteutettiin laaja organisaatiouudistus vuoden 2005 alussa. Tuolloin siirryttiin alueellisesta organisaatiosta elämänkaariorganisaatioon. Vanhusten palvelujen vastuualueelle muodostui kaksi toimistotasoista yksikköä: sosiaali- ja lähityön yksikkö sekä vanhainkoti- ja palveluasuminen. Kotihoito oli siirtynyt terveyskeskuksen alaisuuteen vuoden 2004 alusta. Vanhustenkeskukset olivat jo aiemmassa organisaatiossa olleet saman yksikön alaisuudessa eikä organisaatiomuutos tuonut niille suuria toiminnallisia muutoksia. Sen sijaan palveluasuminen oli ollut hyvin eri tavoin johdettua ja kehitettyä seitsemällä eri alueella. Jo ennen organisaatiomuutosta v. 2004 oli laadittu palveluasumisen kehittämisohjelma, jossa linjattiin palveluasumisen kehittämistä ja resurssisuunnittelua Helsingissä kuluvan vuosikymmenen lopulle. Vuoden 2005 aikana kokoontunut siirtotyöryhmä siirsi ns. tavallisen palveluasumisen yksiköt joko aikuisten vastuualueelle vammaisten, kehitysvammaisten tai mielenterveyskuntoutujien asuttaviksi palvelutaloiksi tai vanhusten asuintaloiksi, joissa kotihoito antaa tarvittavat palvelut. Näin palveluasumiseen jäi 13 palvelutaloa, joiden toimintaa alettiin kehittää ympärivuorokautisen hoidon. Talojen paikkamäärä vähennettiin 2200 paikasta noin 1400 paikkaan. Henkilöstöä lisättiin, talojen peruskorjauksia suunniteltiin, palveluvalikkoa ja asukkaiden maksuja yhtenäistettiin. Näiden muutosten myötä aiempaa enemmän apua tarvitsevat asukkaat voivat asua palvelutaloissa. Vuonna 2006 Helsingin kaupungin työterveyskeskus teki selvityksen vanhusten palvelutalojen henkilökunnan työkyvystä ja työn kuormittavuudesta (Grönlund & Pohjonen 2006). Selvityksen mukaan palvelutaloissa tehtävän työn kokonaiskuormittavuus oli huomattava ja osa työntekijöistä ylikuormittui sekä fyysisesti että psyykkisesti. Palvelutalojen henkilöstön terveydelliset edellytykset selviytyä työn vaatimuksista olivat heikommat kuin alalla keskimäärin. Työterveyskeskuksen selvitystä käsiteltiin palvelutalojohtajien kokouksessa yhdessä työterveyskeskuksen edustajien kanssa ja päätettiin henkilökunnan työssä jaksamisen tukemisesta. Näin käynnistyi Palvelutalojen työhyvinvointihanke Petra -hanke, johon saatiin rahoitusta vuosille 2007-2008 kaupungin keskitetyistä työhyvinvointirahoista. Hanke toteutettiin yhteistyössä Työterveyslaitoksen ja kaupungin työterveyskeskuksen sekä henkilöstöosaston kanssa. Hankkeessa tarkasteltiin toiminnan muutosta työhyvinvoinnin näkökulmasta käyttäen ennen jälkeen asetelmaa. Menetelminä käytetiin vuorotyökyselyä henkilökunnalle, työvuorolistojen analysointia, sairauspoissaolojen seurantaa ja työprosessien tarkaste-
3 lua. Muutosta tuettiin järjestäen koulutusta terveistä työajoista. Lisäksi järjestettiin erilaisia työhyvinvointitilaisuuksia palvelutaloissa ja keskitetysti koko vastuualueella. Tässä raportissa kuvataan hankkeen keskeiset tulokset sekä annetaan kehittämissuositukset. Henkilökunnan vuorotyökyselyn ja työvuorojen analysoinnin tulokset on lyhennetty Työterveyslaitoksen erityisasiantuntija Tarja Hakolan laatiman artikkelin pohjalta. Lyhennyksestä vastaa Helsingin sosiaaliviraston vanhusten palvelujen kehittämispäällikkö Helena Soini. Helsingin kaupungin Työterveyskeskuksen vastaava työterveyspsykologi David Parland on tehnyt sairauslomien seurannan. Raportin kokonaisuudesta vastaa Helsingin sosiaaliviraston vanhusten palvelujen vastuualue. 2. TYÖPAIKKASELVITYKSEN TULOKSET VUONNA 2006 Työterveyskeskuksen selvityksessä kartoitettiin palvelutalojen työn kokonaiskuormittavuutta, koettua työkykyä ja työssä jaksamista. Suurimmat ongelmat palvelutalojen työn kuormittavuudessa liittyivät työvuorojen terveellisyyteen sekä työprosessien kehittämiseen muuttuneessa palvelurakenteessa. (Grönlund & Pohjonen 2006.) Työssä jaksamisen kannalta ylikuormitus koski niin nuoria kuin ikääntyneitäkin työntekijöitä. Työn jatkuvat muutokset ja työn sisällöllinen ja määrällinen muuttuminen aiheuttaa henkilöstölle monenlaisia työpaineita. Tiukka mitoitus ja henkilöstövaje olivat johtaneet ylipitkiin työvuoroihin. Tämä oli vuorostaan lisännyt rasitusvamma-alttiutta ja edelleen sairauslomakierrettä. Oman lisänsä työn kuormittavuuteen ovat tuoneet yötyö ja väkivallanuhka. (Grönlund & Pohjonen 2006.) Palvelutaloissa tehtävän työn kokonaiskuormittavuus oli huomattava ja osa työntekijöistä ylikuormittui sekä fyysisesti että psyykkisesti. Työssä oli sekä määrällistä että laadullista ylikuormitusta. Henkilöstöstä kolmannes kuormittui työssä yli suositusten. Aamuvuorot olivat merkittävästi kuormittavampia kuin iltavuorot. Sydän- ja verenkiertoelimistön kuormittumisen perusteella palvelutaloissa tehtävä työ luokiteltiin keskiraskaaksi. Palvelutalojen henkilöstön terveydelliset edellytykset selviytyä työn vaatimuksista olivat heikommat kuin toimialalla keskimäärin ja etenkin nuorempien työntekijöiden alentunut työkyky ja uupumus oli huolestuttavaa. (Grönlund & Pohjonen 2006.)
4 Työterveyshuolto suositteli työpaikkaselvityksen perusteella seuraavia muutoksia: työn kuormittavuutta oli tarve keventää huomio työvuoromallien terveellisyyteen, jolloin työvuorojen väliin on jäätävä riittävästi aikaa työstä palautumiseen luopumista ilta-aamu -siirtymistä ja siirtymistä ergonomisiin työvuoroihin työprosesseja tuli arvioida uudelleen nuorten työntekijöiden työuupumuksen ehkäisyä, työn ja perheelämän parempaa yhteensovittamista, työssä jaksamisen sekä työn voimaannuttavien tekijöiden tukemista työterveyshuollon kohdentamista paremmin erityisesti alle 45- vuotiaisiin työntekijöihin esim. ikäryhmätarkastuksin. Selvityksen perusteella laadittiin kullekin palvelutalolle omat toimintaehdotukset (Grönlund & Pohjonen 2006). 3. HANKKEEN TARKOITUS JA TAVOITTEET Hankkeen tarkoituksena oli tukea palvelutalojen henkilöstön työssäjaksamista työprosessien kehittämisen, työvuorosuunnittelun ja työyhteisöjen oman työhyvinvointitoiminnan avulla. Hankkeen kehittämisalueet olivat ergonominen työvuorosuunnittelu, työprosessien kehittäminen ja työhyvinvointia tukeva toiminta. Työhyvinvoinnin parantamisen tavoitteiksi asetettiin henkilöstön sairauspoissaolojen vähentäminen ja työilmapiirin parantaminen. Sairauspoissaolojen vähentämisellä tavoiteltiin myös taloudellista säästöä. Hanke oli kaupungin henkilöstöstrategian ja viraston henkilöstöohjelman mukainen. Petra-hankkeelle määriteltiin kolme keskeistä tavoitetta: kehittää ergonomista työvuorosuunnittelua yhteistyössä henkilöstön kanssa muuttaa työprosesseja työntekijöiden työkuormituksen tasaamiseksi eri työvuoroissa tukea henkilöstön työhyvinvointia antamalla palvelutaloille työhyvinvointirahaa talokohtaisesti käytettäväksi.
5 4. HANKKEEN TOTEUTUS Hanke toteutui osana palvelutaloissa koko ajan tapahtuvaa muutosta. Palvelutaloja peruskorjattiin, hoito- ja toimistohenkilöstö lisääntyi ja johtamista kehitettiin. Asukkaat muuttuivat aiempaa enemmän apua tarvitseviksi. Erityisesti työvoimapula ja henkilöstön vaihtuvuus näkyivät talojen arjessa. Hoitotyön suunnittelun apuvälineeksi otettiin käyttöön RAI-järjestelmä syksyllä 2008 ja kirjauksissa oli siirrytty Effica-järjestelmään v. 2006. Asiakasmaksut yhtenäistetiin ja yhteinen palveluvalikko määriteltiin. Hanke alkoi helmikuussa 2007 ja päättyi joulukuussa 2008. Hankkeeseen osallistui neljä vanhusten palvelutaloa: Itäkeskus, Puistola, Syystie ja Töölö. Henkilöstömäärä oli yhteensä noin 190. Hankkeeseen mukaan tulleet yksiköt valikoituivat vapaaehtoisuuden pohjalta niistä taloista, joissa oli eniten sairauspoissaoloja. Hanke on toteutettu Helsingin kaupungin vanhuspalvelujen vastuualueen (Vava), vanhusten palvelutalojen, Työterveyskeskuksen ja Työterveyslaitoksen yhteistyönä. Petrahanke sai kaksivuotisen rahoituksen Helsingin kaupungin keskitetyistä työhyvinvointirahoista. Hankkeen vastuuhenkilöinä olivat vanhainkoti- ja palveluasumisen päällikkö ja palvelutalojen johtajat. Petra-hankkeen ohjausryhmä ohjasi hanketta. Ohjausryhmässä olivat mukana vanhainkoti- ja palveluasumisen päällikkö puheenjohtajana, Työterveyslaitoksen erityisasiantuntija, henkilöstökeskuksen kehittämiskonsultti, työterveyskeskuksen vastaava työterveyspsykologi, neljä palvelutalon johtajaa, henkilöstön edustaja ja varajäsen sekä vanhuspalvelujen kehittämiskonsultti sihteerinä. Työterveyslaitos ja sosiaalivirasto tiedottivat hankkeesta yhdessä keväällä 2007 kaikissa pilottipalvelutaloissa, intranetissä ja vanhusten palvelujen vastuualueen henkilöstötoimikunnassa. Materiaalia hankkeesta toimitettiin pääluottamusmiehille ja ohjausryhmän kokousmuistiot ovat olleet koko palvelutalojen henkilökunnan luettavissa intranetissä yhteisellä Y-asemalla. Tiedottamista jatkettiin myös vuonna 2008. Ohjausryhmä seurasi hankkeen etenemistä. Tavoitteiden toteutumista seurattiin vuorotyökyselyn, työvuoroseurannan ja sairauspoissaolojen määrän avulla sekä työhyvinvointiin liittyvää toimintaa seuraamalla.
6 5. HANKKEEN MENETELMÄT 5.1. HENKILÖKUNTAKYSELY Hankkeen aikana toteutettiin kaksi henkilökuntakyselyä (=vuorotyökysely), kesinä 2007 ja 2008. Ensimmäinen kysely toimi kehittämisprosessin lähtökohtana, jolloin palvelutalot määrittelevät itse omat talokohtaiset tavoitteensa. Työterveyslaitoksen erityisasiantuntija esitteli hankkeen tavoitteita ja vuorotyökyselyä henkilökunnalle etukäteen. Vuorotyökyselyn avulla mitattiin työaikajärjestelyjen vaikutusta työntekijöiden fyysiseen, psyykkiseen ja sosiaaliseen hyvinvointiin. Vuorotyökysely pohjautuu kansainväliseen Standard Shiftwork Index:iin (Barton ym. 1995). Kyselyn rakenne oli seuraava: Taustatiedot (ikä, sukupuoli, ammatti, kokemus) Työn ja työvuorojärjestelmän ominaisuudet (työaikamuoto, työaikojen säätelymahdollisuus, työvuorojen ajoittuminen, pituus, peräkkäisten työvuorojen lukumäärä ja vapaapäivien sijoittuminen) sekä työntekijän kokemuksia työvuorojärjestelmästä (avokysymykset) Työolot ja työyhteisö (koettu kuormitus, työyhteisön toiminta, työtyytyväisyys) Terveys (unen määrä ja laatu, väsymys työssä ja vapaalla, oireet) Työn ja muun elämän yhteensovittaminen Seurantakyselyssä muutosten vaikutukset (työaikajärjestelyt, työolot, jaksaminen, uni ja vireys). Kyselyyn vastattiin tunnisteellisena työpaikoilla. Kysely toteutettiin sähköisenä versiona (Digium Oy). 5.2. TYÖVUOROJÄRJESTELYJEN ARVIOINTI (ERGONOMINEN TYÖVUOROSUUNNITTELU) Työterveyslaitoksen erityisasiantuntija arvioi työvuorojärjestelyjen ergonomisuutta. Työvuorolistoissa pyrittiin kiinnittämään huomiota seuraaviin vuorojärjestelyjen piirteisiin ja tarkastelemaan niitä erityisesti toiminnan kannalta (Taulukko 1).
7 Taulukko 1 Työvuorojärjestelyjen piirteet. Työvuorojen alkamis- ja loppumisajat alkaako aamuvuoro liian aikaisin? loppuuko aamuvuoro liian myöhään? alkaako iltavuoro alkaa liian aikaisin tai myöhään? loppuuko iltavuoro liian myöhään? loppuuko yövuoro liian aikaisin tai myöhään? Työvuorojen pituus onko aamuvuoro liian pitkä? onko iltavuoro liian pitkä? Yövuoron pituus 10 11 h onko yövuoro liian pitkä? Työvuorojen lukumäärä onko liian monta peräkkäistä aamua tai iltaa? onko liian vähän peräkkäisiä aamuja tai iltoja? Pitkät työjaksot 7 11 peräkkäistä työvuoroa, voiko vähentää? 48 58 t/vk, onko liikaa? Työvuorojen välinen aika 9,5 10,5 h vuoroväli, voiko pidentää? Vapaiden määrä onko peräkkäisiä vapaita liian vähän? 2 1 vapaata viikonloppua / 6 vk, käykö? Työvuorosuunnittelua ohjeistettiin ottamaan huomioon ergonomiset suositukset mahdollisuuksien mukaan(knauth & Hornberger 2003): säännöllisyys 8-10 tunnin vuorot 10 12 tuntia vuorojen välillä 40 tunnin työjakso vapaajaksot yhtenäisiä, viikonloppuisin Palvelutaloissa järjestettiin yhteisiä tilaisuuksia, joissa esiteltiin työvuorolistojen ergonomisuuden arvioinnin tuloksia. Lisäksi keskusteltiin talojen tavoitteista ja seikoista, mihin työvuorojärjestelyillä pyrittiin saamaan aikaan muutosta. Talokohtaisissa tilaisuuksissa käytiin keskusteluja palvelutalojen johtajien, työvuorolistojen laatijoiden ja henkilöstön kesken. Kehittävän työntutkimuksen työorientaation kautta tuotettiin kehittämiskohteita palvelutalojen työprosessien ja työvuorosuunnittelun parantamiseksi. Tulosten pohjalta käytyjen keskustelujen perusteella toteutettiin talokohtaiset interventiot. Aamu- ja iltavuorojen tehtäväjärjestelyissä osa tehtävistä siirrettiin iltavuoroon, jolloin aamujen työpainetta voitiin helpottaa. Myös yövuorosuunnittelu otettiin tarkasteluun. Työvuorolistojen kehittämisessä pyrittiin kiinnittämään huomiota vuorojärjestelyihin ja tarkastelemaan niitä erityisesti toiminnan kannalta. Keskeisiä tarkastelukohtia olivat työvuorojen alkamis- ja loppumisajat, työvuorojen pituus, yövuorojen pituus, työvuorojen lukumäärä, pitkät työjaksot, työvuorojen välinen aika, vapaiden määrä ja työvuorosuunnittelun ergonomiset suositukset. (Hakola 2008) Työvuoromuutoksilla pyrittiin lisäämään työssä jaksamista ja vähentämään työn kuormittavuutta. Palvelutaloissa työvuorosuunnitteluun perehdyttiin eri tilanteissa, kokouksissa, tiimeissä ja työntekijöiden keskinäisissä keskusteluissa. Johtajat tiedottivat henkilökunnalle asiasta koko taloa koskevana yhteisenä hankkeena. Aluksi hankkeeseen suhtauduttiin mää-
8 räaikaisena kokeiluna ja henkilökunnan keskuudessa tuli esiin myös muutosvastarintaa. Toisaalta ergonomisen työvuorosuunnittelun tarvetta perusteltiin mm. pitkillä ja raskailla työputkilla. Henkilökunnalla oli mahdollisuus vaikuttaa kokeilun etenemiseen ja samalla kerättiin säännöllisesti palautetta. Työvuorolistoja suunniteltiin hyvissä ajoin ja työntekijöiden toiveita otettiin huomioon listasuunnittelussa. 5.3. SAIRAUSPOISSAOLOJEN SEURANTA JA VERTAILU Sairauspoissaoloja tarkastellaan erityisesti interventiovuosina 2007 ja 2008 sekä viraston pidemmällä jaksolla organisaatiomuutoksen alusta vuosina 2005-2008. Vertailussa tarkastellaan vain lyhyitä 1-3 päivän poissaoloja sekä kaikkia alle 60 päivän poissaoloja. Molemmat ryhmät ja etenkin ensinmainittu heijastavat eniten työolojen aiheuttamaa psykofyysistä kuormittuneisuutta, kun taas yli kahden kuukauden sairaslomat heijastavat pääosin pitkäaikaisia, usein kroonisia kansantautityyppisiä sairauksia, joihin työolojen muutoksilla ei ole merkittävää vaikutusta. Poissaoloja tarkastellaan interventioyksiköissä sekä muissa palvelutaloissa. 5.4. TYÖPROSESSIEN KEHITTÄMINEN Työprosessien kehittämiseksi toteutettiin henkilökunnalle prosessikoulutus vuosina 2007 2008. Työpaikkakohtaisesti tarkasteltiin työn organisointia, työprosesseja ja työvuorojen sisältöjä. Työprosesseja kehitettiin yhteistyössä henkilöstön kanssa osana työvuorosuunnittelua. Työprosesseja analysoimalla ja kehittämällä suunnattiin hoitotyön resursseja niihin työtehtäviin, jotka ovat oleellisimpia asukkaiden kannalta. Osaltaan näillä toimenpiteillä pyrittiin parantamaan työilmapiiriä lisäämällä henkilöstön tietoisuutta työvuorosuunnittelun vaikutuksista työssäjaksamiseen. Palvelutalot kehittivät työn sisältöjä muun muassa kokouskäytännöissä, tiedonkulussa, työnjakokäytännöissä ja työpanoksen jakamisessa työvuorojen kesken. Työprosessien kuvauksia laadittiin asiakastyöstä muun muassa asukkaaksi tulemisen, lääkehoitoprosessin ja rahaprosessin kulusta sekä vastuuhoitajuudesta. Keskeisiä toimintakäytäntöjä, kuten toimintakyvyn ylläpitämistä ja yhteisöllisyyden vahvistamista, käsiteltiin säännöllisesti.
9 Työprosesseja kuvaamalla konkretisoitiin ja havainnollistettiin sekä toimintakäytäntöjen nyky- että tavoitetilannetta. Lisäksi kaikissa palvelutaloissa aloitettiin vuonna 2008 vastuuhoitajamallin kehittäminen. 5.5. HENKILÖKUNNAN TYÖSSÄ JAKSAMISEN TUKEMINEN Palvelutalojen henkilöstön työhyvinvointia haluttiin tukea kohdennetuin toimenpitein. Työssä jaksamisen tukemista ja TYHY-toimintaa varten palvelutaloille myönnettiin erityinen määräraha, jonka käytöstä, toimenpiteistä ja kohdentamisesta henkilökunta päätti keskuudessaan talokohtaisesti. Lisäksi Petra-talot osallistuivat Vavan yhteisiin työhyvinvointitapahtumiin. Työhyvinvoinnista järjestettiin seminaarisarja ja Hyvät käytännöt -seminaareja. Palvelutalot yhdistivät toiminnallisen ja työn sisällön kehittämisen sekä virkistyksen osaksi kehittämispäivää. Palvelutaloissa perustettiin erilaisia teema-, liikunta- ja harrastusryhmiä. Itäkeskuksen palvelutalossa kokoontuivat painonvartijat-, jooga-, step up -tanssi-, sauvakävely- ja naisten kymppi -ryhmät. Työntekijät ottivat käyttöön ja seurantaan myös kuntokortit. Jaksamisen tueksi muutostilanteessa järjestettiin koko henkilöstölle liikuntaa, henkistä hyvinvointia ja ravitsemusta koskevaa ryhmätoimintaa. Suunnitelma tehtiin yhteistyössä työterveyskeskuksen kanssa. Muutoksen ja sen vaikutusten seuraamiseksi tehtiin hankkeen lopussa henkilökuntakysely. 5.6. KOULUTUS JA YHTEISET TILAISUUDET Palvelutalojen johtajille ja työvuorolistojen laatijoille järjestettiin työhyvinvointia koskevaa koulutusta ja infotilaisuuksia. Työpaikoilla pidettiin työyhteisökokouksia, tiimipalavereja ja keskustelutilaisuuksia. Työterveyslaitos ja työterveyskeskus suunnittelivat ja toteuttivat yhteisiä koulutuksia. Työterveyslaitoksen koulutustilaisuuksien aiheita olivat Vuorotyön ergonomia (Hakola ym. 2007), Toimivat ja terveet työajat hanke-esimerkki (Paukkonen ym. 2007) ja Omat keinot vuorotyössä jaksamiseen (Hämä ym. 2002). Helsingin kaupungin työterveyskeskus toteutti kahdesti koulutuksen Muutostilanne hallintaan. Palvelutalojen työhyvinvoinnin asiantuntijana toimi vastaava työterveyspsykologi David Parland. Hän on pitänyt Työterveyshuollon edustajana työyhteisön työhyvinvointia koskevia esitelmiä. Koulutustilaisuuksista jaettiin tietoa kaikkien palvelutalojen henkilökunnalle, erityisesti kuitenkin Petra-taloille.
10 Petra -hankkeen päätösseminaari järjestettiin 9.-10.12.2008. Päätösseminaariin osallistuivat palvelutalojen johtajat ja vastaavat hoitajat kaikista 13 palvelutalosta sekä hankkeen ohjausryhmän jäsenet. 6. TULOKSET Petra-hankeen tulokset syntyivät palvelutaloissa, joissa kehitettiin käytäntöjä ja muutettiin toimintaa. Palvelutalojen johtajat ovat kuvanneet oman talonsa prosessin yhteenvedoissa tämän raportin luvussa 10. Yhteenvetoihin perehtymällä voi saada käsityksen siitä, miten toiminnan muutos tehtiin ja minkälaisia ongelmia talojen johtajat kohtasivat muutosta toteuttaessaan. Nämä kokemukset ovat arvokkaita, kun vastaavia muutoksia suunnitellaan toisissa palvelutaloissa. 6.1. HENKILÖKUNTAKYSELYN TULOKSET Mukana kyselyssä olivat Puistolan, Syystien, Itäkeskuksen ja Töölön palvelutalojen jaksotyötä tekevä henkilöstö. Henkilökuntakysely (=vuorotyökysely) tehtiin touko kesäkuussa v. 2007 ja touko kesäkuussa v. 2008. Vastanneita oli yhteensä 132 henkilöä vuonna 2007 (83 % henkilökunnasta) ja 97 vuonna 2008 (61 % henkilökunnasta). (Kaavio 1). 180 160 159 140 132 lkm 120 100 80 97 henkilöitä 2007 2008 60 40 20 33 30 18 42 40 22 48 36 32 30 30 27 0 Kaavio 1. Töölö Puistola Itäkeskus Syystie kaikki Vuorotyökyselyyn vastanneiden määrät palvelutaloittain. Vastanneiden keski-ikä oli 43 vuonna 2008 ja 46 vuotta vuonna 2008, jolloin 56 65 vuotiaita oli vastaajista neljännes. Enemmistö oli naisia, ammattina useimmiten lähihoitaja ja
11 työaikamuotona kaksivuorotyö. Oma arvio työkyvystä oli keskimäärin 7,95 vuonna 2007 ja 7,99 vuonna 2008 (asteikko 0 10). (Kaaviot 2 3). 30 28 28 25 26 26 24 26 21 20 19 17 lkm 15 14 2007 2008 10 5 0 Kaavio 2. 18-30 v 31-40 v 41-50 v 51-55 v 56-65 v Vuorotyökyselyyn vastanneiden ikäjakaumat. 50 45 46 40 40 lkm 30 28 26 2007 2008 20 10 10 8 12 9 4 0 1-6 7 8 9 10 Kaavio 3. Vuorotyökyselyyn vastanneiden oma arvio työkyvystä (0=täysin työkyvytön, 10=työkyky parhaimmillaan)
12 TYÖVUOROJÄRJESTELYT Hankkeen alussa työvuorojen ajoituksia pidettiin yleensä sopivina, paitsi aamuvuoron alkamisaika oli joidenkin mielestä liian aikainen. Työvuorojen rytmitys koettiin yleensä sopivaksi, mutta iltavuoroja oli joidenkin mielestä liian monta peräkkäin. Sekä peräkkäisiä yövuoroja että peräkkäisiä vapaapäiviä katsottiin olevan liian vähän. Näkemys siitä, kuinka usein työvuorosuunnittelussa oli pulmia, jakoi mielipiteet selvästi. Toisten mielestä pulmia 'ei ollut lainkaan' ja toisten mielestä 'paljon'. Samoin mahdollisuuksia vaikuttaa työvuorojärjestelyihin oli toisten mielestä 'aina' ja toisten mielestä 'ei lainkaan'. Sen sijaan työvuorojärjestelyihin liittyvät toiveet huomioitiin enemmistön mielestä 'usein'. Tilanne oli sama hankkeen alussa ja lopussa. Hankkeen alussa työvuorojärjestelyiden hyviksi puoliksi mainittiin arkivapaat, vaihtelu ja toivomusten mahdollisuus. Hankkeen lopussa hyviä puolia olivat niin ikään arkivapaat ja vaihtelu, sekä iltavuoro ja ilta-aamusiirtymien väheneminen (kaaviot 4). Huonoiksi puoliksi työvuorojärjestelyissä hankkeen alussa nousivat ilta-aamusiirtymät, yhden päivän vapaat ja iltavuoro. Hankkeen lopussa huonoksi mainittiin edelleen yhden päivän vapaat, iltavuorosta vapaalle jääminen ja edelleen ilta-aamusiirtymät. 6 vk listat osa-aikaeläke tekee itse vuorolistan viikonloppuvapaat aamuvuorot ei yötyötä yötyö päivätyö vu oro lisät ei pitkiä työputkia samaa vuoroa peräkkäin voi tehdä toivomuksia rytm itys hyvä, hyvä lista muut syyt tarvittaessa joustetaan vuoroissa pitkät p äivät => pitkät vapaat säännöllinen ei osaa sanoa ei ilta-aamu siirtymiä iltavuoro vaihtelu arkivapaat 0 5 10 15 20 25 30 35 Kaavio 4. Työvuorojärjestelyjen parhaat puolet hankkeen lopussa (lkm).
13 Paljon vaikutusmahdollisuuksia koettiin olevan työpäivän pituuteen, työvuorojen alkamis- ja loppumisaikoihin sekä yksityisasioiden hoitamiseen työpäivän kuluessa. Sen sijaan taukojen pitämiseen tai vapaiden ja lomien ajankohtiin vaikuttamisen koettiin olevan vähäistä ja tilanne koettiin heikommaksi hankkeen lopussa. Selvimpinä muutoksina työvuorojärjestelyissä koettiin yksittäisten vapaa-päivien ja työaikojen epäsäännöllisyyden lisääntyminen, ilta-aamusiirtymien vähentyminen ja lisääntyminen, pitkien vapaiden, pitkien työvuorojen ja pitkien työjaksojen vähentyminen. TYÖSSÄ KUORMITTUMINEN Puolet vastanneista koki työnsä sekä fyysisesti että henkisesti kuormittavaksi. Yövuoro koettiin vähiten rasittavana. Rasittavuus pysyi hankkeen aikana ennallaan (kaavio 5) tai joidenkin mielestä lisääntyi hankkeen myötä. 100 % 75 % 50 % rasittavaa jnk verran rasittava kevyttä 25 % 0 % 2007 2008 2007 2008 2007 2008 aamuvuoro iltavuoro yövuoro Kaavio 5. Henkinen kuormittuminen työvuoroittain. Työyhteisön toiminnassa työtoverien keskinäisten välien laatu jakoi vahvasti mielipiteitä, noin puolet koki työtoverivälit hyviksi ja lähes toinen puoli huonoiksi. Työntekijöiden välisten ristiriitojen koettiin hankkeen myötä lisääntyneen ja työilmapiirin huonontuneen.
14 Esimiehen tukea ja työtoverien apua koettiin saatavan paljon. Mahdollisuus käyttää ammattitaitoa lisääntyi hankkeen myötä. Työssä eniten henkistä painetta koettiin epäselvistä tai ristiriitaisista toimintaohjeista työssä, kiireestä ja esimiehen johtamistavasta. Tilanne oli selvästi parantunut hankkeen lopussa (kaavio 6), vaikka jotkut kokivat työtahdin ja kiireen lisääntyneen hankkeen myötä (kaavio 7). epäselvät tai ristiriitaiset toimintaohjeet työssä esimiehen johtamistapa kiire työssä työn vastuullisuus 2008 2007 yhteistyö työtovereiden kanssa työvuorojärjestelmä omaan työhön liittyvä työttömyyden tai pakkoloman uhka 0 % 10 % 20 % 30 % 40 % 50 % Kaavio 6. Työssä paljon stressiä aiheuttavia tekijöitä.
15 Työn henkinen rasittavuus Työntekijöiden väliset ristiriidat Työtahti, kiire Työn ruumiillinen rasittavuus Mahdollisuus käyttää ammattitaitoa ja kykyjä työssä lisääntynyt ennallaan vähentynyt Työn organisointi työvuoron aikana Työturvallisuus Työnteon mielekkyys ja työhalut 0 % 25 % 50 % 75 % 100 % Kaavio 7. Petra-hankkeen vaikutuksia työssä. HYVINVOINTI JA TERVEYS Selvä enemmistö oli työhönsä tyytyväisiä ja arviolta puolet ei tuntenut stressiä. Työvuorojärjestelyt häiritsivät selvästi unta ja vireyttä sekä jonkin verran työssä jaksamista. Työvuorojärjestelyillä oli häiritsevä vaikutus myös koettuun terveyteen. Vuorojärjestelyjen unta ja vireyttä häiritsevän vaikutuksen koettiin vähentyneen hankkeen aikana. Työssä jaksamisen koettiin parantuneen hankkeen myötä. Erilaisia nukkumiseen liittyviä häiriöitä oli keskimäärin 'harvoin'. Aamuvuoron yhteydessä oli vaikeuksia herätä, iltavuoron yhteydessä vaikeuksia nukahtaa ja yövuoron yhteydessä vaikeuksia unen jatkuvuudessa. Vapaalla ja lomalla unihäiriöitä oli vain vähän. Hankkeen alussa ja lopussa unihäiriöitä oli keskimäärin saman verran. Väsymystä koettiin keskimäärin 'harvoin', eniten aamuvuoron yhteydessä. Väsymys vaikutti 'harvoin' työssä suoriutumiseen, useimmin aamuvuorossa. Koettu väsymys oli keskimäärin samalla tasolla hankkeen alussa ja lopussa. Erilaisista oireista useimmin mainittiin liikuntaelinten kivut, niska-hartiaseudun sekä alaselän oireet. Seuraavana koettiin silmien ärtyneisyyttä ja ruoansulatusoireita. Oiremääriä oli vähemmän hankkeen lopussa.
16 KOTI JA VAPAA-AIKA Työvuorojärjestelyjen koettiin häiritsevän eniten vastaajien sosiaalista elämää eli ystävien, tuttavien ja sukulaisten tapaamista. Vuorojärjestelyt vaikuttivat häiritsevästi perheen kiinteyteen eli siihen aikaan, jonka haluaisi viettää puolison ja/tai lasten kanssa. Vuorojärjestelyt häiritsivät myös vapaa-ajan harrastuksia. Työvuorojärjestelyjen häiritsevyyttä koettiin hieman vähemmän hankkeen lopussa. Omien ja puolison työaikojen yhteensopivuus jakoi vastaajien mielipiteet, toisilla työajat sopivat 'hyvin tai kohtalaisesti' yhteen, toisilla taas 'huonosti'. Samoin erottuivat omiksi ryhmikseen ne, joilla oli 'harvoin' vaikeuksia keskittyä työhön kotiasioiden takia ja ne, joilla oli 'usein' vaikeuksia. Edelleen ryhminään olivat ne, jotka 'harvoin' tunsivat laiminlyövänsä koti-asioita ansiotyön vuoksi ja ne, jotka tunsivat niin 'usein'. Tilanne oli samanlainen hankkeen alussa ja lopussa. Hankkeen myötä osa vastaajista koki työn ja perheelämän sekä työn ja harrastusten yhteensovittamisen huonontuneen. HANKKEEN TOTEUTUMINEN Hanke toteutui palvelutaloissa eritasoisesti. Keskimäärin koettiin, että tavoitteet olivat hyvin selvillä ja tiedon saanti hankkeesta koettiin riittävänä. Toteutus koettiin heikompana, keskusteluja hankkeesta käytiin vaihtelevasti ja toteutus jäi puolittain kesken. Kyselyn mukaan vastaajat kokivat osallistuneensa hankkeeseen keskimäärin harvoin. Vastaajista 59 % ilmoitti osallistuneensa "harvoin" ja 22 % "joskus tai usein" johonkin työhyvinvoinnin tapahtumaan. Useimmin osallistuttiin liikuntaan ja koulutuksiin, harvimmin työvuorosuunnitteluun ja työprosessien kehittämiseen. 6.2. TYÖVUOROLISTOJEN ERGONOMINEN ANALYYSI Työvuorojärjestelyjä arvioitiin ergonomisin seikoin. Arviointiin käytettiin Shift Plan Assistant vuorosuunnitteluohjelmaa (Ximes, Itävalta). Käytössä oli kahdeksan arvointikriteeriä, joissa kussakin kolme luokkaa: kunnossa, pulmallinen ja korjattava. Arviointikriteerit: Peräkkäisten yövuorojen lukumäärä Peräkkäisten iltavuorojen lukumäärä Peräkkäisten ilta- ja yövuorojen lukumäärä Peräkkäisten työpäivien lukumäärä Peräkkäiset työpäivät, joiden välissä vain yksi vapaapäivä Huono vuorojärjestys (iltavuoro ja aamuvuoro peräkkäin) Vapaailtojen määrä (viikossa) Vapaa-aika yövuorojakson jälkeen
17 Työvuoroluetteloista laskettiin, kuinka monta kertaa tietty kriteeri oli 'pulmallinen' tai 'korjattava'. Jos kriteeri oli kunnossa jokaisella viikolla, tulokseksi merkittiin 'kunnossa'. Lisäksi laskettiin vapaapäivät: montako peräkkäistä vapaata oli ja kuinka usein ne toistuivat. Tarkastelussa oli kaksi kolmen viikon työvuoroluetteloa palvelutalojen eri yksiköistä hankkeen alussa ja lopussa (20.8. 30.9.2007 ja 17.3. 27.4.2008). Työvuoroluetteloiden ergonomiset piirteet vaihtelivat palvelutaloittain ja yksiköittäin hankkeen alussa ja lopussa. Kuormittavista piirteistä lyhyet työvuorovälit ja pitkät työjaksot olivat tyypillisiä. Yleisesti huonoimpia vuorojärjestelmän piirteitä oli selvästi vähemmän, pulmallisia seikkoja jonkin verran vähemmän ja kunnossa olevia viikkoja keskimäärin enemmän hankkeen lopussa. Myös vapaapäivien jakautuminen oli erilainen hankkeen lopussa, ns. ykkösvapaita oli vähemmän ja kahden päivän vapaita enemmän kuin hankkeen alussa. Yhden päivän vapaat vähenivät hankkeen aikana keskimäärin kolmanneksen. Hankkeen alussa yksittäisiä vapaapäiviä oli keskimäärin noin 2 ja hankken lopussa keskimäärin noin 1,2 työvuorolistaa kohden. 6.3. SAIRAUSPOISSAOLOJEN KEHITTYMINEN SEURANTA-AIKANA 2005-2008 Seuraavassa tarkastellaan sairauspoissaoloja erityisesti interventiovuosina 2007 ja 2008 sekä viraston pidemmällä jaksolla organisaatiomuutoksen alusta vuosina 2005 2008. Vertailussa tarkastellaan vain lyhyitä 1-3 päivän poissaoloja sekä kaikkia alle 60 päivän poissaoloja. Lyhyet sairauspoissaolot (1-3 pvää ja enintään 60 pvää) vähenivät seuranta-aikana yleensä niissä palvelutaloissa, joissa hanke toteutettiin. Vertailuryhmässä ne yleensä nousivat. Vanhusten vastuualueella kokonaisuutena, sosiaalivirastossa ja koko Helsingin kaupungissa luvut pysyivät samoina tai niissä oli hienoista nousua vv. 2007 2008. Varovainen johtopäätös on, että ergonomisilla työajoilla on lyhyitä poissaoloja vähentävä vaikutus. Alla olevissa kuvissa kuvataan lyhyiden sairauspoissaolojen kehittymistä kokovuosittain ajalla 2005 2008. Trendi on sama koskien 1-3 pvän sairaslomia (kuvat 1 ja 2) sekä alle 60 pvän sairaslomia (johon sisältyvät 1-3 pvän sairaslomat) tarkasteltiinpa koko seuranta-aikaa 2005 2008 tai interventiovuosia 2007 2008.
18 SOSIAALIVIRASTO (Sosv), Vanhusten palvelut (Vava) Lyhyet (1-3 pv) sairauspoissaolokerrat/htv palvelutaloittain 1/3 Koko vuodet 2005-2008 (2006-2008 ilman työllistettyjä) 4 3,5 3 2,5 2 1,5 1 0,5 0 Itäkeskuksen palvelutalo Puistolan palvelutalo Syystien palvelutalo Töölön palvelutalo Vava yhteensä Sosv yhteensä Koko kaupunki (ilman Heleniä) 2005 2006 2007 2008 Kuva 1. Sairauspoissaolot 1-3 pvää interventioryhmän palvelutaloissa kokovuosittain vv. 2005-2008
19 Kuva 2. Vertailuryhmän (Itä-Pasilan, Kannelmäen, Madetojan, Myllypuron ja Rudolfin) palvelutalojen 1-3 pvn sairauslomien kehitys vv. 2005 2008 Vertailussa näkyy, että interventioryhmän palvelutaloissa (Itäkeskus, Puistola, Syystie ja Töölö) kolmessa neljästä 1-3 pvä sairauspoissaolot olivat laskeneet sekä koko seuranta jaksolla 2005 2008 että interventiovuosina 2007 2008. Toisaalta vertailuryhmässä (Itä- Pasila, Kannelmäki, Madetoja, Myllypuro ja Rudolf) oli tapahtunut vastaavilla tarkastelujaksoilla nousua neljässä viidestä palvelutalosta. Enintään 60 päivän sairauslomat (siniset pylväät) sisältävät myös 1-3 pvn sairaslomat. Trendi on aivan vastaava kuin 1-3 päivän sairauslomissa (Kuva 3).
20 SOSIAALIVIRASTO (Sosv), Vanhusten palvelut (Vava) Sairaus- ja työtapaturmapoissaolot (%) palvelutaloittain (1/3) Koko vuodet 2005-2008 (2006-2008 ilman työllistettyjä) 20,0 18,0 16,0 14,0 12,0 10,0 8,0 6,0 4,0 2,0 0,0 2005 2006 2007 2008 2005 2006 2007 2008 2005 2006 2007 2008 2005 2006 2007 2008 2005 2006 2007 2008 2005 2006 2007 2008 2005 2006 2007 2008 Itäkeskuksen palvelutalo Puistolan palvelutalo Syystien palvelutalo Töölön palvelutalo Vava yhteensä Sosv yhteensä Koko kaupunki (ilman Heleniä) työtapaturmat 0,3 0,0 0,2 0,4 0,3 0,7 1,2 0,1 0,1 0,2 0,1 0,8 0,0 0,9 0,3 0,0 0,2 0,3 0,2 0,2 0,2 0,2 0,2 0,3 0,2 0,2 0,2 0,2 326 ja 328 - sairausloma, palkaton (>180 pv) 2,7 2,3 1,8 1,1 7,3 3,8 5,6 7,4 0,1 0,0 0,2 0,7 0,6 1,8 0,0 1,1 0,9 0,9 1,0 1,3 0,9 1,0 1,1 0,9 0,9 0,9 1,0 0,9 321-325 - sairausloma, osapalkka (60-180 pv) 1,3 2,6 1,2 1,4 1,4 4,4 4,9 1,4 1,5 0,6 1,0 0,0 2,7 0,3 0,5 2,6 1,0 1,0 1,1 1,0 0,9 0,8 0,9 0,8 0,8 0,8 0,8 0,8 320 - sairausloma, täysi palkka ( 60 pv) 4,2 5,9 5,9 5,2 6,3 7,9 6,4 5,7 5,3 4,8 4,4 4,4 6,4 4,2 5,1 5,3 4,7 4,5 4,5 4,6 4,1 3,9 3,9 4,1 3,7 3,5 3,5 3,7 Kuva 3. Enintään 60 pvn sairauslomat interventioryhmässä
21 Kuva 4. Enintään 60 päivän sairauslomat vertailuryhmän palvelutaloissa (Itä-Pasila, Kannelmäki, Madetoja, Myllypuro ja Rudolf) Vertailussa ilmenee, samoin kuin edellä, että interventioryhmän kolmessa palvelutalossa neljästä enintään 60 päivän sairauslomat ovat laskeneet koko seurantajaksoa 2005 2008 tarkasteltaessa. Interventiovuosina 2007 2008 kahdessa palvelutalossa neljästä on tapahtunut laskua ja yhdessä taso on pysynyt samana. Vertailuryhmän neljässä palvelutalossa viidestä nähdään vastaava muutos mutta päinvastaiseen, nousevaan suuntaan (Kuva 4). 7. POHDINTAA HANKKEEN ONNISTUMISESTA Palvelutalojen ergonomiset työajat -hanke toteutettiin neljässä palvelutalossa: Itäkeskus, Puistola, Syystie ja Töölö. Palvelutaloissa oli meneillään Petra -hankkeen kanssa samaan aikaan monia muutoksia, remontteja, henkilöstövaihdoksia ja henkilöstöpulaa. Töölön, Syystien ja Itäkeskuksen palvelutalot olivat saneerattavina. Työyhteisöjen työ-
22 hyvinvointiin vaikuttivat monet ulkoiset ja tilannekohtaiset tekijät. Esimerkiksi koko hankkeen ajan henkilökuntatilanne oli vaikea ja se vaikutti hankkeen toteuttamiseen. Henkilökunnan vaihtuvuudella on vaikutusta myös hankkeeseen sitoutumiseen. Toteutetun henkilökuntakyselyn perusteella aktiivisia osallistujia on melko vähän. Petra-hankkeen tulosten arvioinnissa ei ole otettu huomioon eikä ole ollut mahdollista arvioida näiden muiden muutostekijöiden osuutta työhyvinvointiin. Seuraavassa taulukossa on kuvattuna henkilökuntakyselyn perusteella myönteisiksi ja kielteisiksi koettuja tuloksia sekä kehittämisohdotuksia. Taulukko 2 Myönteisiksi ja kielteisiksi koetut tekijät Myönteiset tulokset Kielteiset tulokset Kehittämisehdotus työkyky pysyi ennallaan, vaikka seurantakyselyyn vastanneet olivat vanhempia kuin alkukyselyyn vastanneet työvuorojen ajoittuminen ja rytmittyminen on sopivaa työvuorotoiveet huomioidaan usein arkivapaat ovat vuorojärjestelyjen parhain puoli alhainen vastaus-prosentti seuran-takyselyssä peräkkäisiä vapaa-päiviä on liian vähän työaikojen epäsäännöllisyys lisääntyi vuorotyö häiritsee hyvinvointia sekä työn ja muun elämän yhteen-sovittamista ykkösvapaat vähenivät yhden päivän vapaat ovat huonoin puoli vuorojärjestelyissä epäergonomiset työvuorojärjestelyt vähenivät ilta-aamusiirtymät ovat huonoin puoli vuorojärjestelyissä pitkiä työvuorojaksoja vähennettiin työhön ollaan tyytyväisiä työ koetaan ruumiillisesti ja henkisesti kuormittavaksi osallistuminen oman työn organisointiin jaksotyöajan muutos? työajat osana työn kokonaissuunnittelua työajat osana työn kokonaissuunnittelua vapaalta myöhempään vuoroon? työajat osana työn kokonaissuunnittelua resurssit kohdalleen, kuormituksen tasaaminen työtoverivälit ovat hyvät työtoverivälit ovat huonot työnohjaus, eri töiden arvostus, yhteistä kivaa stressiä on vähän paljon henkistä painetta työssä (toimintaohjeet, kiire, johtaminen, vastuu) unihäiriöitä ja väsymystä on harvoin osallistutaan liikuntaan ja koulutukseen liikuntaelinten oireita on usein ei osallistuvaa työvuorosuunnittelua tai työprosessien kehittämistä työn kokonaissuunnittelu, tasapuolinen johtaminen mahdollisuudet liikuntaan osallistuminen oman työn organisointiin
23 Sairauspoissaolojen seuranta osoitti, että hankkeessa mukana olleista palvelutaloista kolmessa lyhyet sairauslomat vähenivät. Samaan aikaan muissa palvelutaloissa, yhtä lukuunottamatta, vastaavat sairauslomat lisääntyivät. Yhdessä, jossa ne eivät lisääntyneet, aloitettiin syksyllä yhteistoiminnallinen työhyvinvoinnin kehittämishanke. Varovainen johtopäätös on, että ergonomisilla työajoilla on lyhyitä poissaoloja vähentävä vaikutus. Petra-hankkeeseen liittyi paljon yhdessä keskustelua, asioista yhdessä sopimista, työprosessien tarkastelua ja erilaisia työhyvinvointitapahtumia. Vaikka osallistumista ei henkilökuntakyselyn mukaan koettukaan tiiviiksi, on hankkeella todennäköisesti ollut erilaista osallistumista lisäävä vaikutus. 8. TYÖTERVEYSHUOLLON NÄKEMYS PALVELUTALOJEN TYÖN VOIMAANNUTTAVISTA JA KUORMITTAVISTA TEKIJÖISTÄ Palvelutaloissa työn sisältö on erittäin mielekästä ja se luo voimakasta henkilökohtaista sitoutumista asiakastyöhön, joka mielletään kokonaisvaltaiseksi. Asiakkaan ongelmien ymmärtäminen ja eläytyminen niihin on helppoa ja mahdollistaa aidon kohtaamisen. Tällaisen työn koordinointi, organisointi ja kehittäminen (= johtaminen) monikymmenpäisessä työyhteisössä on erittäin vaikeata. Se koetaan usein vahvasti kuormittavana ja työntekijän henkilökohtaiselle alueelle tunkeutumisena. Ammatti-identiteetti on tässä työssä lähellä omaa identiteettiä, jonka eettisiä pyrkimyksiä voi toteuttaa tällä alalla. Organisointi ja johtaminen koetaan usein, silloin kun se ei tyydytä henkilökohtaisen tuen tarpeita, asiakkaan kohtaamista häiritsevänä byrokratiana. Yhteisöllisyys, sen monimuotoisuus, lisääntyvä moniammatillisuus ja monikulttuurisuus, on keskeinen voimavara, joka tukee sekä työntekijöiden jaksamista että perustehtävää. Toisaalta yhteisöllisyyteen liittyy myös vahvoja jännitteitä, jotka hallitsemattomina kuormittavat työntekijää. Muutos, järjestelmien kehittäminen ja uusien työtehtävien oppiminen ovat välttämättömiä. Ne tukevat jaksamista ja voimaannuttavat hallittuina ja määrällisesti harkittuina prosesseina, mutta liiallisina aiheuttavat työuupumusta, kyynistymistä ja lisääntyviä sairauspoissaoloja. Johtaminen on usein hyvin ihmisläheistä ja ymmärtäväistä, mikä sinänsä tukee jaksamista raskaassa työssä. Yksittäiset, huonosti sopeutuvat työntekijät osaavat joissakin tilanteissa käyttää tätä hyväkseen valtapyrkimyksilleen ja aiheuttavat jännitteitä ja ristirii-
24 toja sekä uupumista työyhteisössä. Näissä tilanteissa keskustelut eivät välttämättä riitä ja johtajien haluttomuus käyttää hallinnollisia keinoja pitkittävät ongelmia. Rekrytointiongelmat ovat työterveyshuollon näkökulmasta vakavia siinä mielessä, että rekrytoituvat ovat usein hyvin heikkokuntoisia. Työaikaergonomian ohella on syytä tarkastella sekä työssä jaksamista tukevia että työtä kuormittavia tekijöitä kokonaisuutena. Ratkaisut löytyvät useimmiten johtamisjärjestelmien ja johtajuuden kehittämisestä. Tiimiorganisaation kehittäminen, uusien ammattiryhmien ja kansallisuuksien johtaminen osana moniammatillisia tiimejä, on merkittävä haaste. Tiimit eivät ole itseohjautuvia. Työntekijöiden kouluttaminen paitsi työssä vaadittavien uusien taitojen kannalta myös esimerkiksi työkäyttäymisessä auttaa. Työterveyshuolto, työsuojelu ja henkilöstökeskus voivat tukea esimiehiä monella tavalla mm. muutoskuormituksen arvioinnissa ja työyhteisön kehittämisessä. 9. SUOSITUKSET SUOSITUKSET HANKKEEN TULOSTEN KÄYTTÖÖNOTOSTA VANHUSTEN PALVELUISSA 1. Ergonominen työvuorosuunnittelumalli otetaan käyttöön kaikissa ympärivuorokautisissa yksiköissä. Käyttöönoton tukemiseksi järjestetään esimiehille, työvuorolistojen suunnittelijoille ja muulle henkilökunnalle koulutusta asiasta. Käyttöönoton etenemistä seurataan vavan tuloskortissa. 2. Henkilökunnan yhteistä ryhmätoimintaa suunnitellaan yhteistyössä Työterveyslaitoksen kanssa. Petra -koulutus toteutetaan rinnakkain prosessikoulutuksena vastuuhoitajamallin sekä itsearvioinnin koulutuksen kanssa vuonna 2009. 3. Hankkeessa mukana olleet palvelutalot voivat toimia tutoreina muille palvelutaloille ja vanhustenkeskuksille. 4. Työyksiköitä ohjataan käyttämään kokouksissaan menetelmiä, jotka kannustavat ja velvoittavat kaikkia työyhteisön jäseniä osallistumaan työyhteisön toiminnan kehittämiseen. 5. Uusia työntekijöitä rekrytoitaessa ergonominen työvuorosuunnittelu esitellään vanhusten palvelujen vakiintuneena toimintakäytäntönä ja keinona edistää henkilöstön työhyvinvointia.
TYÖTERVEYSHUOLLON SUOSITUKSET 1. Ergonomiaa ja työaikaergonomiaa on tärkeää toteuttaa. Esimerkiksi tuki- ja liikuntaelinvaivoissa yhtäjaksoiset vapaat tukevat työstä palautumista paremmin kuin yksittäiset vapaapäivät. 2. Johtamisjärjestelmän, tiimiorganisaatioiden ja tiimien lähijohtamisen kehittämistä tarvitaan. Työelämämuutosten vuoksi johtaminen muodostuu erityiseksi haasteeksi. Työyhteisöissä lisääntyvät uudet ammattiryhmät ja eri kansallisuudet, jolloin työyhteisöissä tarvitaan erityisesti yhteistyö- ja johtamistaitoja. 3. Koulutusta ja työnohjausta on tarpeen järjestää kaikille halukkaille työntekijöille, myös esimiehille. 4. Työntekijöiden muutoskuormitusta tulisi selvittää yhdessä työterveyshuollon kanssa. Tässä työmuotona voisi toimia esim. uusimuotoinen työpaikkaselvitys, paikallisen muutoksen malli tai muutospajatyöskentely. 5. Työterveyshuolto kehittää esimiehille suunnatun työlähtöisen terveystarkastuksen, jossa tarkastellaan mm. muutoskuormaa ja työuraa. 25
26 10. PETRA-HANKKEEN TOTEUTUS PALVELUTALOISSA PETRA-HANKE ITÄKESKUKSEN PALVELUTALOSSA Tarja Näkki Yleistä Itäkeskuksen palvelutalo osallistui Petra -hankkeeseen vuosina 2007-2008. Perusteluna hankkeeseen osallistumiselle oli suuret sairauspoissaolomäärät ja toiveena henkilökunnan jaksamisen edistäminen. Henkilökuntaa 31.12.2008 oli 64 työntekijää. Petra -hanke kosketti koko palvelutalon henkilökuntaa työn sisällön ja prosessien kehittämisen sekä työhyvinvoinnin tukemisen osalta. Ergonominen työvuorosuunnittelu kohdentui jaksotyötä tekevälle henkilökunnalle. Työpisteinä palvelutalon sisällä ovat palveluasumisen A- ja B-tiimit, ryhmäkoti Voikukka, ryhmäkoti Ruiskukka, ryhmäkoti Kehäkukka ja päivätoiminta Ruskopirtti. Lisäksi talossa on toimisto- ja virikehenkilökuntaa. Hankkeen aikana Itäkeskuksen palvelutalossa oli asukaspaikkoja 97. Itäkeskuksen palvelutalossa toteutettiin laaja peruskorjaus vuosina 2007 ja 2008. Palvelutalo toimi 1.4.2007-18.11.2008 evakkotiloissa Hopeatien palvelutalossa. Tuona ajanjaksona taloon perustettiin myös kaksi uutta ryhmäkotia. Tulosten tarkastelussa, erityisesti jaksamisen näkökulmasta, on tärkeää huomata hankkeen aikana tapahtuneet muut suuret muutokset työyhteisössä. Ergonominen työvuorosuunnittelu Ergonomiseen työvuorosuunnitteluun perehdyttiin hankkeen kautta järjestetyissä koulutuksissa, työyhteisökokouksissa ja tiimipalavereissa. Tärkeä osuus oli myös epävirallisilla keskusteluryhmillä, joissa henkilökunta työsti työaikaergonomian hyviä ja huonoja puolia. Henkilökunnan palautetta koottiin hankkeen alussa sekä lopussa henkilöstökyselyn avulla. Tarja Hakolan keväällä 2007 tekemän työvuorolistojen analysoinnin jälkeen Itäkeskuksen palvelutalossa päätettiin muuttaa listojen suunnittelussa seuraavat asiat: - illasta aamuun siirtymien vähentäminen - yhden päivän vapaiden minimoiminen
27 - työajan lyhennysten keskittäminen Sovittiin, että toimiviin käytäntöihin ei ole tarpeen puuttua. Tällaisiksi katsottiin mm. yötyöjärjestelyt sekä henkilöstön mahdollisuus esittää toiveita työvuorosuunnitteluun. Illasta aamuun -siirtymien määriä seurattiin syyskuussa 2007 ja maaliskuussa 2008. Syksyllä 2007 koko talossa kyseisiä siirtymiä oli suunnitellusti 76 kpl ja keväällä 2008 enää 23 kpl. Toteutuneissa työvuoroissa määrä oli laskenut 78:sta 21:een. Ilta aamu - siirtymät vähenivät kaikissa työpisteissä. Selkeimmin muutos oli nähtävissä palveluasumisen tiimeissä, joiden maaliskuun 2008 listoille ei suunniteltu enää lainkaan illasta aamuun siirtymiä, ja toteutuneissa listoissa kyseisiä vuoroja esiintyi vain kaksi. Työntekijät oppivat uuden ajattelutavan huomioinnin myös suunnitellessaan keskinäisiä työvuorovaihdoksia. Yhden päivän vapaista ei listojen suunnittelussa kokonaan päästy eroon, mutta näiden määrä väheni hankkeen aikana. Palveluasumisen listoilla yhden päivän vapaita on noin neljännes kaikkien vapaiden määrästä. Tässä ei tapahtunut olennaista muutosta hankkeen aikana. Ryhmäkodeissa yksittäisten vapaapäivien määrä väheni siten, että kaikista vapaapäivistä yksittäisiä vapaita on enää vain viidennes. Työajan lyhennysten keskittämistä ei erikseen ole dokumentoitu. Lyhennykset on sovittu suunniteltavan siten, että ei jaeta vapaata 15 minuutin jaksoissa jokaiseen päivään vaan annetaan yhtenä päivänä viikossa tuntuvampi lyhennys työpäivään. Työn sisällön ja prosessien kehittäminen Työn sisällön kehittäminen tapahtui hankkeen aikana osin vanhusvastuualueen yhteisten kehittämispainopisteiden mukaisesti ja osin oman talon toiminnan kehittämistarpeista käsin. Vastuualueen kautta toteutui mm. seuraavia asioita: - tehtävänimikkeiden mukaisten tehtäväkuvausten selkeyttäminen - prosessikuvaukset, joista ensimmäisenä kuvasimme asukkaaksi tulemisen prosessin ja seuraavana ovat tulossa lääke- sekä rahaprosessien kuvaukset - henkilöstömitoituksen vahvistaminen palveluasumisen uusilla vakansseilla - vastaava hoitaja palvelutalossa vastuuhoitajuuden vahvistajana ja vastuuhoitajan tukena -prosessi Oman talon toiminnassa: - henkilöstörakenteen selkeyttäminen, esim. vastaavien hoitajien saaminen keväällä 2007, hoitoapulaiset kesällä 2007