1(8) Maatalous-metsätieteellisen tiedekunnan viestintäsuunnitelma vuosille 2010-2012 1. Johdanto Viestintäsuunnitelma pohjautuu Helsingin yliopiston strategiaan, yliopiston viestintästrategiaan ja tiedekunnan tavoiteohjelmaan vuosille 2010 2012 sekä tiedekunnan viestintäsuunnitelmaan 2007 2009. Viestintäsuunnitelma ohjaa maatalous-metsätieteellisen tiedekunnan viestintää toimintakaudella. Yliopiston viestintästrategian mukaisesti Helsingin yliopisto profiloituu erityisesti tutkimusyliopistona. Tiedekunnan tehtävä on uusiutuvien luonnonvarojen kestävän käytön ja ihmisten hyvinvoinnin edistäminen tieteellisentutkimuksen ja siihen perustuvan opetuksen avulla. Tiedekunnan arvot ovat luonnon monimuotoisuus, ihmisen hyvinvointi ja toiminnan eettisyys. Ympäristön tila ja luonnonvarojen kestävä käyttö on ihmisen nykyisen ja tulevan hyvinvoinnin perusta. Tiedekunnan visio on, että sen laitokset ovat alallaan kansainvälisesti arvostettuja, tieteellisenä asiantuntijana ja yhteistyökumppanina haluttuja tutkimus- ja opetusyksikköjä. Viestintä tukee tiedekunnan tehtävää ja vision toteutumista tuomalla esiin tutkimuksen ja opetuksen saavutuksia sekä edistämällä tiedekunnan sisäistä vuorovaikutusta. Viestintä on tiedekunnan arvojen ja hyvien viestintäkäytäntöjen mukaista. Viestinnässä pyritään tuomaan esille tiedekunnan strategisia vahvuuksia sekä sitä, että tiedekunta on osa Viikin biotieteellistä kampusta. Yhteiskunnallinen vuorovaikutus korostuu tiedekunnan toiminnassa. Viestinnällä on tärkeä rooli vuorovaikutuksen edistämisessä ja kehittämisessä. Viestinnän tarkoituksena on edistää tiedekunnan menestystä lisäämällä tiedekunnassa tehtävän tutkimuksen ja annettavan opetuksen näkyvyyttä ja tuomalla esiin opiskelumahdollisuuksia. Viestinnän yleisenä tavoitteena on välittää nopeasti, luotettavasti, ymmärrettävästi ja tasapuolisesti tietoa tiedekunnan opetuksesta, tutkimuksesta ja muusta toiminnasta niille kohderyhmille, niillä välineillä ja sinä ajankohtana, kun tarkoitus vaatii. Tässä viestintäsuunnitelmassa käsitellään viestinnän väylät, välineet, tavoitteet ja vastuut. Tarkempi operatiivisen tason vuosisuunnitelma ja budjetti tehdään vuosittain suunnitelman liitteeksi. 2. Viestinnän nykytila Maatalous-metsätieteellinen tiedekunta viestintä PL 62 (Viikinkaari 11), 00014 Helsingin yliopisto Puhelin 050 576 2888, www.mm.helsinki.fi
2(8) Tiedekunnan viestintää on tehty tavoitteellisesti 1990-luvulta saakka. Lehdistösuhteet ja ulkoinen viestintä: Lehdistötiedotteita lähti vuonna 2007 yhteensä 42 kpl, 2008 44 kpl ja 2009 (joulukuuhun mennessä) 33 kpl. Tiedottajalla on listat tiedekunnan aloja seuraavien toimittajien yhteystiedoista ja heille on tarjottu uutisaiheita, haastateltaviksi asiantuntijoita ja lähetetty tiedotteita kohdennetusti. Toimittajia on vieraillut kampuksella ja heille on tarjottu juttuaiheita ja kutsuttu erilaisiin tilaisuuksiin. Verkkosivut ja sähköposti ovat ulkoisen viestinnän tärkeimmät välineet. Tiedekunta on ollut aktiivinen ja aloitteellinen kampuksen yhteisen viestinnän kehittämisessä, kuten yhteisten tilaisuuksien (mm. Viikki-päivä, opiskelijoiden työelämäviikko) järjestämisessä ja kampusesitteiden koostamisessa. Sisäinen viestintä: Alma-intranetin käyttö on vakiintunut sisäisen viestinnän välineenä lähes kaikilla laitoksilla sekä tiedekunnan taholta. Edellisellä toimikaudella toimintansa vakiinnuttanut laitostiedottajaverkosto on toiminut omalta osaltaan tiedonvälittäjänä tiedekunnassa. Laitosrakenteen uudistuessa myös laitostiedottajaverkko uudistetaan ja sen toimintaa kehitetään. Opiskelijarekrytointiviestintää on harjoitettu yhteistyössä opiskelijamarkkinointihankkeen kanssa vuodesta 2007 (tarkista). Tiedekunnan viestintä on ollut mukana opiskelijaesitteiden teossa, esittelymateriaalin laadinnassa sekä verkkosivujen kehittämisessä ja erilaisten tilaisuuksien ja esittelyjen järjestämisessä. Opiskelijarekrytointia tukevassa viestinnässä on painotettu tiedekunnan hyviä puolia, kuten monipuolisuutta ja hyviä työllistymismahdollisuuksia. Opiskelijarekrytointia on kehitetty esite- ja esittelymateriaalia ja verkkosivuja parantamalla sekä kouluttamalla opiskelijaesittelijöitä ja järjestämällä erilaisia esittelytilaisuuksia. Esittelytilaisuuksia on pidetty vuosittain parissakymmenessä lukiossa. 3. Viestinnän osa-alueet, tavoitteet, pääviestit ja kohderyhmät, keinot ja kanavat Pääviestit ovat kohderyhmäkohtaisia ja ne sisällytetään aina mahdollisuuksien mukaan kaikkeen viestintään: järjestelmällinen viestin toistaminen eri tavoin tuottaa parhaan tuloksen. 3.1 Ulkoinen viestintä Keskeiset tiedekunnan ulkoisen viestinnän sisällöt tulevat tutkimuksesta, opetuksesta sekä tiedekunnan tapahtumista, nimityksistä ja muista uutisista. Tutkimusviestinnän keskeinen lenkki on tutkija, jonka aktiivisuutta tarvitaan tutkimustiedon saamiseksi mahdollisimman hyvin yhteiskunnan käyttöön. Tutkija tavoittaa kotimaisen ja kansainvälisen tiedeyhteisön tutkimuksen normaalin julkaisuprosessin kautta. Muille kohderyhmille tietoa välittää tiedekunnan tiedottaja yhteistyössä tutkijoiden kanssa. Kansainvälisen viestinnän kehittämiseen pyritään resurssien sallimissa rajoissa. Tässä apuna on viestintäosaston kansainvälinen tiedottaja. Tavoite: Mielikuva tiedekunnasta on yhteiskunnassa myönteinen. Tiedekunnassa tehtävä tutkimus ja sen tulokset ja tekijät sekä opetus ovat esillä tiedotusvälineissä. Viikin kampuksen maine ja mahdolli-
3(8) suudet tulevat myös esille viestinnässä. Ruotsin- ja englanninkielistä viestintää pyritään lisäämään etenkin verkkosivuilla. Pääviestit: Tiedekunnasta löytyy alan parhaita asiantuntijoita ja yhteistyökumppaneita sekä hyödyllistä ja laadukasta tutkimusta. Opetus on laadukasta ja opiskelu mielekästä. Tiedekunnalla on merkittävä rooli yhteiskunnassa tiedon tuottajana ja asiantuntijoiden kouluttajana. Viestintä on avointa ja ajankohtaista. Kohderyhmät: päättäjät, media ja kotimainen suuri yleisö, kansainvälinen tiedemaailma, potentiaaliset opiskelijat, alumnit. Keinot ja kanavat: -Vuonna 2010 käyttöön otetaan tiedekunnan sähköinen uutiskirje, jonka tilaajakuntaa pyritään kasvattamaan aktiivisesti. - Väitöskirjoista tiedottaminen on säännöllinen osa tutkimustiedotusta. Tiedottaja lähettää toimituksille lehdistötiedotteita ja väitöskirjojen lehdistökappaleita sekä tarvittaessa valokuvia yhteistyössä viestintäosaston kanssa. - Kongressien, seminaarien ja muiden tapahtumien viestintätuki. -TUHAT-tutkimustietokannan tarjoamat mahdollisuudet hyödynnetään tutkimusviestinnässä. - Laitostiedottajat ja laitosten johtajat toimivat aktiivisesti tutkimustiedon välittäjinä laitoksilta tiedottajalle. - Henkilökohtaiset kontaktit tärkeimpiin toimittajiin ja tapaamiset ovat tärkeitä viestinnän välineitä ja niitä pidetään yllä. - Tiedottaja tukee tutkijoiden ja laitosten aktiivisuutta ja oma-aloitteisuutta viestinnässä. - Tiedottaja välittää tutkijoita ja asiantuntijoita toimittajien haastateltavaksi muun muassa osallistumalla viestintäosaston järjestämiin toimittajakoulutuksiin ja lehdistösivujen kehittämiseen sekä hyödyntämällä aktiivisesti Suomen Akatemian Etsi ekspertti -palvelua. - Tiedekunnan ulkoiset verkkosivut on suunniteltu pääosin suuren yleisön ja potentiaalisten opiskelijoiden näkökulmasta. Sidosryhmille ja lehdistölle on omat palvelusivut, joita kehitetään edelleen. - Englanninkielisiä verkkosivuja parannetaan ja kehitetään erityisesti tutkimussivuihin panostaen. - Tiedekunnan vuosikertomus julkaistaan vuosittain kolmella kielellä ja siinä esitellään edellisen vuoden tärkeimmät saavutukset opetuksessa ja tutkimuksessa laitoksittain sekä tiedekuntatason kehittämishankkeet ja tapahtumat. Vuosikertomus ilmestyy myös sähköisenä verkkosivuilla. - Kaikessa viestinnässä noudatetaan yliopiston visuaalisen ilmeen ohjeiden mukaista linjaa. Uusi visuaalinen ilme tulee käyttöön portaittain vuoden 2010 alusta alkaen. - Tiedekunta viestii aktiivisesti myös yliopiston yhteisten kanavien kautta: verkkotoimitus, Viikon tiedeuutinen, yliopiston lehdet jne. - Tiedekunta osallistuu alojensa tärkeimmille messuille ja muihin tapahtumiin resurssien mukaan. Messuilla esitellään tiedekunnan toimintaa, tutkimusta ja opiskelumahdollisuuksia. - Järjestetään jatko-opiskelijoille ja tutkijoille viestintään liittyviä luentoja ja neuvontaa median kanssa toimimisesta ja kannustetaan tutkijoita osallistumaan näihin liittyvään henkilöstökoulutukseen. 3.2 Sidosryhmäviestintä Tavoite: Tiedekunnan sidosryhmät pitävät meitä tärkeänä yhteistyökumppanina, tutkijoita
4(8) pidetään asiantuntevina ja heiltä pyydetään asiantuntijalausuntoja. Alumnit kokevat hyötyvänsä tiedekunnan alumnitoiminnasta ja haluavat olla mukana toiminnassa ja varainhankinnassa. Kohderyhmät: ulkoiset sidosryhmät, kuten neuvottelukunnat, ammattiliitot, MMM:n hallinnonalan tutkimuslaitokset, alumnit, yliopistomaailma kotimaassa ja kansainvälisesti, OPM Pääviestit: Yhteistyö on kannattavaa molemmille osapuolille. Opiskelijoiden työllistymisnäkymiä seurataan ja erilaisista uravaihtoehdoista etsitään ja levitetään tietoa. Koulutuksen tarpeita seurataan ja niihin reagoidaan. Keinot ja kanavat: - Neuvottelukuntien kokouksia käytetään tehokkaasti molemminpuolisen viestinnän välineenä. - Alumnitoimintaa kehitetään tiedekunnassa ja yhdessä yliopiston AVARA-tiimin kanssa. - Tiedottajaverkostot ja viestintäyhteistyö toimivat erityisesti yliopistotiedottajien ja MMM:n hallinnonalan virastojen kanssa. Näitä ovat muun muassa SYKE:n hallinnoima Itämeriviestijöiden ryhmä sekä Luonnonvara-alojen viestintäpäälliköiden ryhmä. Tiedottaja osallistuu 60 degrees North -lehden toimituskuntaan. - Viestintä tukee tiedekunnan johdon sidosryhmäyhteistyötä. - Valmistumisjuhlia järjestetään säännöllisesti kaksi kertaa vuodessa yhteistyössä ammattiliittojen kanssa ja alumnitoiminta kytketään osaksi tätä toimintaa. Promootio pidetään esillä viestinnässä. - Tiedekunnassa ja kampuksella vierailevia tutustujia ja ryhmiä palvellaan mahdollisimman hyvin. - Sidosryhmäosoitteiston hallinnointia kehitetään ja rekisteriä päivitetään asianmukaisesti. Otetaan mahdollisuuksien mukaan käyttöön viestintäosaston tuleva sidosryhmärekisteri. 3.3 Sisäinen viestintä ja tiedekunnan johdon viestinnällinen tukeminen Sisäiseen viestintään kuuluvat hallinnon päätöksistä, opetuksesta ja tutkimuksesta tiedottaminen sekä työhön ja työyhteisöön perehdyttäminen. Tiedekuntatason eri toimijat tiedottavat asioista avoimesti ja ymmärrettävästi jo valmisteluvaiheessa, jotta tiedekuntalaiset voivat osallistua tiedekuntaa koskevaan keskusteluun ja tiedekuntaneuvoston edustajien välityksellä päätöksentekoon. Päätöksistä tiedotetaan nopeasti. Kanslia tiedottaa henkilöstölle erilaisten tiedekuntatason työryhmien kokoonpanoista, kokousajoista, asialistoista ja päätöksistä. Tavoite: Tiedekunnan sisäinen viestintä tukee avoimen, aktiivisen ja motivoivan työ- ja opiskeluympäristön luomista ja kehittämistä. Tiedekunnan henkilöstö ja opiskelijat ovat tietoisia tiedekunnan suunnitelmista, toiminnasta ja saavutuksista. Tiedekuntalaiset tuntevat toistensa, Viikin kampuksen ja koko yliopiston toimintaa. Tiedekunnan johto saa tarvitsemansa viestintätuen. Laitosten johtajia tuetaan mahdollisuuksien mukaan. Pääviesti: Korostetaan yhteisöllisyyttä ja me-henkeä tiedekuntalaisten ja Viikin kampuksen väen kesken, Nostetaan esiin tiedekuntaa ja laitoksia osana yliopistoa. Ajankohtaiset tapahtumat ja päätökset kerrotaan nopeasti ja tehokkaasti. Kohderyhmät: Henkilökunta ja opiskelijat Keinot ja kanavat: - Alma-intranet on tärkein sisäisen viestinnän väline. Almaan tuottavat sisältöä kaikki yliopistolaiset. Sähköpostin käyttöä pyritään vähentämään. Intranetin uusi sukupolvi, Yliopistolaisen sähköinen työpöytä, otetaan käyttöön tehokkaasti. - Tiedekuntatiedote ilmestyy Almassa ja verkossa noin kerran kuussa tiedekuntaneuvoston kokouksen jälkeen. Siinä referoidaan tärkeimmät päätökset sekä tiedotetaan lyhyesti ajankohtaisista asioista. - Myös tiedekunnan henkilökunta ja opiskelijat voivat tilata tiedekunnan sähköisen uutiskirjeen (otetaan käyttöön vuoden 2010 kuluessa, kts. vuosisuunnitelma 2010). - Tiedekuntaneuvoston kokouksissa dekaani tiedottaa osiossa tiedotetaan ja keskustellaan
5(8) ajankohtaisista asioista. - Laitosten viestintäyhdyshenkilöverkosto järjestetään uudelleen laitosrakenneuudistuksen jälkeen. Se toimii aktiivisena viestintäfoorumina sekä sähköpostin että intranetin kautta. Järjestetään säännöllisiä tapaamisia ja harjoitetaan hyvien käytäntöjen jakamista. - Dekaanin laitoskierrokset ja muut laitoksilla vierailut edistävät tiedonkulkua ja kommunikointia Tiedekunnassa. - Tiedekunnan henkilöstön yhteishenkeä kehitetään myös erilaisten tapahtumien ja tilaisuuksien, kuten tiedekunnan yhteisten pikkujoulujen kautta. - Tiedottaja tekee yhteistyötä opiskelijajärjestöjen kanssa opiskelijaviestinnän kehittämiseksi. - Tiedekunnassa on käytössä sähköinen palaute- ja aloitejärjestelmä sisäisen viestinnän ja toiminnan kehittämiseksi. - Yliopiston tiedottajaverkosto toimii koko yliopiston yhteisen sisäisen viestinnän kehittämiseksi ja tiedekunnan tiedottaja osallistuu sen toimintaan aktiivisesti ja on mukana erilaisissa työryhmissä. 3.4 Opiskelijarekrytointia tukeva markkinointiviestintä Opiskelijamarkkinointia on tehty erillisenä hankkeena vuosina 2007-2009. Tiedekunnan tiedottaja on tukenut viestintää. Jatkossa hanke saa mahdollisesti jatkoa uuden projektin muodossa. Ellei erityistä opiskelijamarkkinoinnin suunnittelijaa tai muuta vastuuhenkilöä ole tiedekunnassa nimettynä, tiedottaja vastaa myös tästä viestinnästä mahdollisuuksien mukaan yhteistyössä tiedekunnan opintoasioista vastaavien kanssa. Tavoite: Tiedekunta näyttäytyy opiskelupaikan hakijoille mielenkiintoisena opiskelupaikkana ja kannattavana sijoituksena tulevaisuuteen. Myös ammattikorkeakoulujen opiskelijat ja opinto-ohjaajat otetaan huomioon kohderyhmänä. Kohderyhmä: Lukiolaiset ja muut opiskelusta kiinnostuneet, opinto-ohjaajat, ammattikorkeakouluopiskelijat ja kandidaatit Pääviesti: Tiedekunta on monipuolinen opiskelupaikka ja kannattava sijoitus tulevaisuuteen. Keinot ja kanavat: - Osallistutaan Studia- ja Uniexpomessuille ja opinto-ohjaajatapahtumiin yhdessä muiden Helsingin yliopiston tiedekuntien kanssa sekä oman alan tärkeimpiin tapahtumiin - maksullisia mainoksia ja ilmoituksia laitetaan mahdollisuuksien mukaan vuosittain muutamaan, kohderyhmän parhaiten tavoittavaan lehteen (mm. Improbaturin abinumero). Mainosten määrää ja lehtiä harkitaan uudelleen alkavalla kaudella. - Tiedekunnan opiskelijoita koulutetaan lukioissa pidettäviä abi-infoja varten ja heitä varten toimitetaan ajankohtaista materiaalia (tiedekunnan kalvosarja, tiedekunnan ja laitosten esitteet) - Laitosten esitteitä varten on olemassa valmiita esitepohjia yliopiston aineistopankissa - Valintaopas pyritään saamaan ilmestymään mahdollisimman aikaisessa vaiheessa vuoden alussa ja sen tekstisisältöön ja sen kautta oppiaineista välittyvään kuvaan kiinnitetään entistä enemmän huomiota. Aineistoa toimitetaan ja editoidaan. - Erityisesti laitosten verkkosivujen päivittämiseen ja ajankohtaisuuteen pitää kiinnittää huomiota. Laitosrakenneuudistuksen yhteydessä verkkosivut uusitaan ja päivitysvastuista sovitaan. - Englanninkielisistä maisteriohjelmista tiedotetaan ulkomaisille opiskelijoille yhdessä ohjelmien koordinaattorien ja yliopiston hakijapalveluiden kanssa.
6(8) 4. Viestintävastuut ja resurssit Tiedekunnan kokonaisviestintää johtaa dekaani. Dekaani antaa koko tiedekuntaa koskevia lausuntoja medialle. Dekaani voi jakaa tiedekuntatason lausuntovastuuta kunkin asiakokonaisuuden vastuuhenkilöille (esim. opintoasiainpäällikkö, hallintopäällikkö, yli-insinööri, tiedottaja). Tiedekunnan tiedottaja toimii osana yliopiston tiedottajaverkostoa. Viestinnän yleisestä suunnittelusta ja kehittämisestä vastaa tiedekunnan tiedottaja yhdessä tiedotustyöryhmän, dekaanin ja muiden erityisalueista vastaavien henkilöiden, kuten AVARA-suunnittelijan kanssa. Viestinnän toteuttamisesta vastaa tiedottaja. Vastuuhenkilöiden lisäksi tiedekunnan viestintään osallistuvat myös muut tiedekuntalaiset tukemalla tiedottajan ja laitosten viestintäyhdyshenkilöiden työtä. Tutkijat antavat asiantuntijalausuntoja ja tietoja oman vastuualueensa asioista ja pitävät yhteistyötahonsa ajan tasalla niistä. Esittelijät huolehtivat asioiden valmistelusta ja niistä tiedottamisesta. 5. Arkiviestinnän käytännöt ja säännöt Yliopistolaisten käytössä on useita yliopistotason ohjeistoja ja materiaalipankkeja. - visuaalisen ilmeen ohjeisto www.hy.logodomain.com sisältää ohjeita ja materiaalia yliopiston yhteisestä visuaalisesta ilmeestä sekä runsaasti valmiita asiakirja- ja esitepohjia laitosten käyttöön. - Mediayhteistyön ohjeistus (https://alma.helsinki.fi/doclink/153254) - Verkkoviestinnän ohjeita (https://alma.helsinki.fi/doclink/154941) - Sisäisen viestinnän käytännöt muistio (https://alma.helsinki.fi/doclink/154462) Laitosten viestintäyhdyshenkilöverkosto Jokaisella tiedekunnan laitoksella on nimetty ja perehdytetty viestintäyhdyshenkilö, joka vastaa hänelle määritellyistä viestintätehtävistä, kuten yliopiston ja tiedekunnan tiedotteiden jakelusta eteenpäin laitoksella. Laitosten johdon tuki viestintäyhdyshenkilön työlle on tärkeässä osassa viestinnän sujuvuuden takaamisessa. Viestintäyhdyshenkilöverkosto määritellään ja nimetään uudelleen uuden laitosrakenteen myötä. Uuden työntekijän perehdyttäminen Tiedekunnan Uuden työntekijän perehdyttämiskansio löytyy Almasta, tiedekunnan välilehdeltä, kohdasta Tiedekunnan hallinto (https://alma.helsinki.fi/doclink/65811). Perehdyttämispaketti on toistaiseksi suomen ja englanninkielinen, mutta se on tarkoitus kääntää myös ruotsiksi. Perehdyttämismateriaalia päivitetään sitä mukaa kun muutoksia hallinnossa tai ohjeissa tapahtuu. 6. Hankkeet ja erityisalueet
7(8) 6.1. Yliopiston uusi visuaalinen ilme Helsingin yliopisto ottaa käyttöön uuden visuaalisen ilmeen portaittain 1.1.2010 alkaen. Myös tiedekunnan esitemateriaalissa sekä verkkosivuissa tapahtuu silloin uudistuksia, jotka kannattaa hyödyntää myös sisällön suhteen. Tiedekunnan viestintä tukee uuden ilmeen käyttöönottoa laitosten julkaisuissa. 6.2. Alumni- ja varainhankintaviestintä Alumnitoiminnan järjestäytyminen tiedekunnassa pohjaa tiedekunnan AVARA-suunnitelmaan. AVARAsuunnitelmaa tarkennetaan erillisellä viestintäsuunnitelmalla vuoden 2010 aikana yhteistyössä tiedekunnan AVARA-suunnittelijan kanssa. 6.3. Yhteiskunnallinen vuorovaikutus Yhteiskunnallinen vuorovaikutus huomioidaan erityisesti viestinnän suunnittelussa ja toteutuksessa vuositasolla. Tarvittaessa laaditaan erityinen suunnitelma yhteistyössä vuonna 2010 aloittavan viestinnän ja yhteiskunnallisen vuorovaikutuksen kehittämisen ryhmän kanssa. 6.4. Kriisiviestintä Toimiva viestintä on erityisen tärkeää kriisitilanteiden ratkaisemisessa sekä tiedekunnan sisällä että tiedekunnasta ulospäin. Toimenpiteet: - Yliopistotason kriisiviestintäsuunnitelma on työn alla. Yhteistyössä viestintäosaston ja viestintäjohtajan kanssa laaditaan yliopiston yleinen poikkeustilanneviestintäsuunnitelma, jota sovelletaan tiedekunnan tasolle. - Laaditaan suunnitelmat tiedekuntatason skenaarioiden varalle. - Erityisviestintää vaativat tiedekunnan ongelmatilanteiden tunnusmerkit määritellään dekanaatin kanssa tapauksittain. - Poikkeustilanteissakin viestintä on avointa ja aktiivista. - Luettelo tiedekunnalle tärkeistä yhteistyöryhmistä ja toimittajista yhteystietoineen pidetään ajan tasalla. Luodaan paperiversio kriisiviestintäkansiosta, jossa verkko- tai sähkökatkoksen varalla kaikki keskeiset yhteystiedot ja toimintaohjeet. HUOM. Kriisiviestintäsuunnitelma ei ole sama kuin pelastussuunnitelma. 6.5 Viestinnän seuranta Ulkoinen viestintä: - Yliopiston Meltwater-seuranta: tarkistetaan tiedekunnan hakusanat laitosuudistuksen jälkeen -Google Analytics seurantaa kehitetään tiedekuntatasolla ja laitoksilla - Tiedotteiden ja uutisten määrät säilytetään riittävinä - Omaa seurantaa resurssien mukaan: lehdistö- ja verkkoseuranta - Verkkosivujen palautekanava Sisäinen viestintä: Palautetta kerätään sekä sähköisesti että suullisesti jatkuvasti. Tietokatkokset pyritään selvittämään ja laitoksia kannustetaan kehittämään omia sisäisiä viestintämenetelmiään. Alman käytöstä on tulossa koko yliopiston kattava kysely. Viestintäosasto teettää parin vuoden välein koko yliopiston kattavia sisäisen viestinnän selvityksiä.
8(8) Opiskelijarekrytointiviestinnän tavoitteet: Opiskelijamarkkinoinnin onnistumista seurataan mm. verkkopelin kävijämääriä seuraamalla sekä vuosittaisella fuksikyselyllä. Muita keinoja pohditaan opiskelijamarkkinoinnista vastaavan suunnittelijan kanssa. Alumniviestintä: Seurataan alumniverkostoon liittyneiden alumnien määrää. Toteutetaan kysely kauden loppupuolella.