YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 1 Kokousaika Keskiviikkona 18.1.2017 kello 18.00 Kokouspaikka Vanajan seurakuntakoti, Vanajanraitti 5, Hämeenlinna Läsnä Timo Kalaja puheenjohtaja Käsitellyt asiat 1-15- Allekirjoitukset Puheenjohtaja Timo Kalaja Sihteeri Kai Kauppinen Pöytäkirjan Tarkistus Paikka ja aika Hämeenlinna.. 2017 Allekirjoitukset Pöytäkirja Yleisesti Nähtävänä Paikka ja aika Hämeenlinnan kirkkoherranvirasto.2017 Todistaa Kirkkoherra Timo Kalaja Otteen Oikeaksi Todistaa:
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 2 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avaa kokouksen. Tampereen hiippakunnan tuomiokapituli on 16.11.2016 409 määrännyt, että Hämeenlinnan seurakuntayhtymän yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajana toimii Hämeenlinna-Vanajan seurakunnan kirkkoherra Timo Kalaja seuraavan kaksivuotiskauden ajalla 1.1.2017 31.12.2018. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokouskutsu ja esityslista on lähetetty jäsenille sähköpostilla ja kirjepostina perjantaina 13.1.2017. Yhteisen kirkkoneuvoston kokous todetaan laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi. 3 Kokouksen työjärjestyksen hyväksyminen Kokouksen työjärjestykseksi hyväksytään esityslistan mukainen järjestys. 4 Pöytäkirjantarkastajien ja ääntenlaskijoiden valinta Valitaan pöytäkirjantarkastajat ja ääntenlaskijat. 5 Ilmoitusasiat Kirkkohallituksen yleiskirje nro 20 / 2016 Suomen itsenäisyyden satavuotisjuhlavuosi Hämeenlinna-Vanajan seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 9 / 2016 Kalvolan seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 10 / 2016 Lammin seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 9 / 2016 Tuuloksen seurakuntaneuvoston kokouspöytäkirja 10 / 2016
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 3 Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan kokouspöytäkirja 6 / 2016 Seurakuntayhtymän johtoryhmän kokousmuistiot 7 / 2016 ja 1 / 2017 Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee ilmoitusasiat tiedoksi. 6 Viranhaltijoiden päätösluettelot Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja ja talousjohtaja pitävät tekemistään viranhaltijapäätöksistä päätösluetteloja ja heidän on toimitettava päätösluettelot yhteiselle kirkkoneuvostolle tiedoksi seuraavaan kokoukseen (Hml srkyn yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö 22 ). Yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja ei ole tehnyt viranhaltijapäätöksiä. Talousjohtajan päätökset numerot 1 2 / 2017 ovat nähtävillä kokouksessa. Yhteinen kirkkoneuvosto 1. hyväksyy talousjohtajan päätösluettelot 2. ei käytä otto-oikeuttaan päätöksiin. 7 Seurakuntayhtymän verotulokertymä ja tuloslaskelma vuodelta 2016 Liitteenä 1 on seurakuntayhtymän kirkollisveron tilitykset ja liitteenä 2 tuloslaskelma ajalta 1.1.- 31.12.2016. (Liite 2 jaetaan kokouksessa, raportti ajetaan ti 17.1.) Talousjohtajan päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 4 8 Seurakuntien jäsenmäärien kehitys vuodelta 2016 Liitteenä 3 on seurakuntien jäsenmäärän kehitys vuodelta 2016. (Liite 3 jaetaan kokouksessa, raportti ajetaan ti 17.1.) Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi. 9 Helmikuun 1. päivä 2017 yhteisen kirkkovaltuuston kokouksessa suoritettavat vaalit Yhteisen kirkkovaltuuston tulee suorittaa vuoden 2017 ensimmäisessä kokouksessaan seuraavat vaalit: 1. Yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtajan vaali vuosiksi 2017-2018 2. Yhteisen kirkkovaltuuston varapuheenjohtajan vaali vuosiksi 2017-2018 3. Yhteisen kirkkovaltuuston sihteerin vaali vuodeksi 2017-2018 4. Yhteisen kirkkoneuvoston varapuheenjohtajan vaali vuosiksi 2017-2018 5. Yhteisen kirkkoneuvoston 15 varsinaisen jäsenen vaali vuosiksi 2017-2018 6. Yhteiseen kirkkoneuvostoon valittujen 16 jäsenen henkilökohtaisten varajäsenten vaali vuosiksi 2017 2018 7. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan puheenjohtajan, jäsenten (12) ja varajäsenten (4) vaali vuosiksi 2017 2018 8. Seurakuntayhtymän johtoryhmän kolmen jäsenen valitseminen vuosiksi 2017-2018 Yhteisen kirkkoneuvoston ohjesääntö 17 : Seurakuntayhtymän 5-jäsenisen johtoryhmän muodostavat (tuomiokapitulin seurakuntayhtymän seurakuntien kirkkoherroista määräämä) yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja, seurakuntayhtymän talousjohtaja sekä yhteisen kirkkovaltuuston valitsemat kolme muuta viranhaltijaa, joista kaksi edustaa seurakuntia ja yksi seurakuntayhtymää. Johtoryhmän puheenjohtaja on yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtaja. Seurakuntayhtymän johtoryhmän toimikausi on kaksi vuotta ja kolme sen jäsentä
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 5 valitaan yhteisen kirkkovaltuuston toimikauden ensimmäisen ja kolmannen vuoden ensimmäisessä kokouksessa. Seurakuntayhtymän johtoryhmä kutsuu itselleen sihteerin. Yhteinen kirkkoneuvosto esittää yhteiselle kirkkovaltuustolle, että yhteinen kirkkovaltuusto suorittaa helmikuun 1. päivä 2017 pidettävässä kokouksessa kohdissa 1-8 mainitut vaalit. 10 Seurakuntayhtymän nimenkirjoitusoikeus Kirkkolain 7 luvun 7 säädetään, että yhteinen kirkkoneuvosto päättää seurakuntayhtymän nimenkirjoitusoikeudesta. Yhteinen kirkkoneuvosto päättää, että Hämeenlinnan seurakuntayhtymän nimenkirjoitusoikeus on yhteisen kirkkoneuvoston puheenjohtajalla ja talousjohtajalla kummallakin yksin. 11 Kiinteistöstrategian yhteenveto Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta 20.9.2016 / 48 / Kiinteistöstrategia Kiinteistöstrategiatyöryhmä on saanut kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan sille asettaman tehtävän valmiiksi. Työryhmän tuottama strategiamateriaali esitellään kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnalle kokouksessa 20.9.2016. Tämän kokouksen jälkeen materiaali lähetetään lausunnoille seurakuntaneuvostoihin ja edelleen seurakuntayhtymän hallintoelimet käsittelevät strategiamateriaalin ja siitä saadut palautteet vuoden 2016 loppuun mennessä. Valmistunut kiinteistöstrategiamateriaali esitellään yhtymän koko henkilökunnalle sekä seurakuntaneuvostojen, yhteisen kirkkovaltuuston, yhteisen kirkkoneuvoston ja kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan jäsenille 22.9.2016 klo 18.00 alkaen Hämeenlinnan kirkossa. Esittelyn jälkeen alkaa yhteisen kirkkovaltuuston kokous. Materiaalin esittelee strategiatyössä konsulttina toiminut Johanna Holmström / Newsec Asset Management Oy. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Johtokunta tutustuu kiinteistöstrategiamateriaaliin ja lähettää materiaalin yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 6 Johtokunta tutustui kiinteistöstrategiatyöryhmän materiaaliin. Asiasta käydyn keskustelun pohjalta materiaaliin tehtiin täydennyksiä. Lisäksi johtokunta hyväksyi, että materiaalista korjataan muotovirheet sekä täsmennetään asiasisältöä selkeämpään muotoon. Täydennetty materiaali lähetetään yhteisen kirkkoneuvoston käsiteltäväksi. Yhteinen kirkkovaltuusto 22.9.2016 / 13 / Kiinteistöstrategian esittely Viime joulukuussa talousarviota hyväksyessään yhteinen kirkkovaltuusto linjasi kiinteistöstrategian laadinnan olevan vuoden 2016 avaintavoitteita, koska kiinteistöstrategialla luodaan perustaa, jolla voidaan objektiivisesti arvioida eri toimitilojen merkitystä ja tarvetta tulevina vuosina. Strategian pohjalta hallinnoidaan ja kehitetään seurakuntayhtymän kiinteistöomaisuutta tulevaisuudessa. Kiinteistöt arvotetaan ja suunnitellaan kaikki kiinteistöihin kohdistettavat toimenpiteet, investoinnit ja niiden ylläpito. Lisäksi pohditaan tilojen käyttötarvetta ja etsitään vaihtoehtoisia ratkaisuja. Strategia ei ole päätös yksittäisen kohteen osalta, vaan se luo ja valmistelee päätöksenteon perusteita yksittäisiä kohteita arvioitaessa. Kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunta nimesi kesäkuussa 2015 kiinteistöstrategiaa valmistelevaan työryhmään johtokunnan jäsenistä seuraavat henkilöt: Antti Hieta (pj, Hml-Vja), Reetta-Maria Tolonen Salo (Hml-Vja), Irja Appelroth (Hml-Vja), Liisa Ilonen-Teivonen (Hauho) ja Jorma Lundström (Lammi) sekä yhteisen kirkkovaltuuston puheenjohtaja Erkki Alanen (Hml-Vja) ja kiinteistöpäällikkö Eija Rantala. Sihteeriksi nimettiin kiinteistösihteeri Tuija Niemi-Nikkola. Työtä ohjaamaan valittiin kiinteistö- ja tilastrategioiden asiantuntijaosaaja Johanna Holmström Newsec Asset Management Oy:stä. Kiinteistöstrategiatyöryhmä on elokuun lopulla saanut kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan sille asettaman tehtävän valmiiksi. Liitteenä 1 olevan kutsun mukaisesti Johanna Holmström Newsec Asset Management Oy:stä esittelee kiinteistöstrategiamateriaalin yhteisen kirkkovaltuuston, yhteisen kirkkoneuvoston, kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan ja seurakuntaneuvostojen jäsenille sekä henkilöstölle. Tämän yhteisen esittelytilaisuuden jälkeen laadittu aineisto lähetetään yhteiselle kirkkoneuvostolle, joka pyytää lausunnot kaikilta seurakuntaneuvostoilta ja henkilöstön edustajilta. Lisäksi www-sivuille tehdään palautekanava, johon seurakuntalaiset voivat jättää omia mielipiteitään asiasta. Yhteinen kirkkovaltuusto: Kiinteistö- ja tilastrategioiden asiantuntijaosaaja Johanna Holmström Newsec Asset Management Oy:stä esitteli kiinteistö- ja hautatoimen johtokunnassa hyväksytyn kiinteistöstrategian. Puheenjohtaja Erkki Alanen kutsui kiinteistöstrategiatyöryhmän puheenjohtajan Antti Hiedan johtamaan aiheeseen liittyvää keskustelua ja jakamaan puheenvuoroja kiinteistöstrategian pohjalta esitettyihin tarkentaviin kysymyksiin. Kokouksessa esitetty aineisto sekä videotallenne ovat nähtävissä Hämeenlinnan seurakuntayhtymän nettisivuilla osoitteessa www.hameenlinnanseurakunnat.fi, josta löytyy myös sähköinen palautelomake seurakuntalaisia varten. Yhteinen kirkkoneuvosto 6.10.2016 / 69 / Lausuntopyyntö kiinteistöstrategiasta seurakuntaneuvostoilta ja henkilöstön edustajilta
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 7 Liitteinä 3, 4 ja 5 on kiinteistö- ja hautaustoimen johtokunnan kokouksessa käsitellyt asiakirjat. Kiinteistöpäällikkö Eija Rantala esittelee asiakirjat kokouksessa. Kiinteistöpäällikön päätösesitys: Yhteinen kirkkoneuvosto tutustuu liitteiden 3, 4 ja 5 mukaiseen kiinteistöstrategiamateriaaliin ja lähettää materiaalin lausunnolle kaikille seurakuntaneuvostoille ja henkilöstön edustajille (yhteistyötoimikunnan luottamusmies jäsenet). Lausunnot tulee jättää 2.12.2016 mennessä. Päätösesitys hyväksyttiin. Asiasta käydystä vilkkaasta keskustelusta pöytäkirjaan päätettiin kirjata seuraavat seikat: 1. Yhteinen kirkkoneuvosto pyytää seurakuntaneuvostoja kiinnittämään erityistä huomiota kohtaan Kiinteistöjohtaminen (liite 4 / Kiinteistöstrategia 2017-2022) sekä Luovutaan heti merkittyihin kohteisiin oman seurakunnan alueella. 2. Päätöksenteon yhteydessä käytiin keskustelu kiinteistöstrategian lapsivaikutuksista ja todettiin, että tarvittavat vaikutusarviot laaditaan asian käsittelyn myöhemmissä vaiheissa. 3. Viestintäpäällikkö tarkistaa kiinteistöstrategian liitteiden 3, 4 ja 5 kieliasun ennen niiden lähettämistä seurakuntaneuvostoille. Tämä kielellisesti korjattu merkitään Versio 2 -merkillä. Kokouksessa käsitelty on Versio 1. Molemmat versiot kulkevat liitteinä. Yhteinen kirkkoneuvosto 7.12.2016 / 98 / Kiinteistöstrategian yhteenveto Kaikki seurakuntaneuvostot ja henkilöstön edustajat ovat jättäneet lausuntonsa määräpäivään 2.12.2016 mennessä, joten virallisia lausuntoja on yhteensä kuusi. Kaikissa lausunnoissa kiiteltiin sitä, että strategiaprosessi on käynnistetty ja että strategiatyötä on huolellisesti tehty. Seurakuntayhtymällä on lukuisa määrä kiinteistöjen elinkaariajattelun mukaisia eri-ikäisiä kiinteistöjä, joten tähän pohjautuen strategian aikajänne, salkutus sekä kuntoluokat saavat osin kriittistäkin arviointia. Myös alueellisia eroja näkyy lausunnoissa. Toiminnan näkökulmaa olisi haluttu valmistelutyöryhmään lisätä mutta toisaalta ihmisten/seurakuntalaisten sijoittaminen strategian keskiöön saa kiitosta. Myös konkreettisia esityksiä luovuttavista kohteista saatiin. Seurakuntayhtymän www-sivujen palautekanavaan saatiin yhteensä 37 palautetta. Palautteista 33 oli seurakuntalaisilta ja 4 henkilöstöltä. Eniten palautteita saatiin koskien Syöksynsuun leirikeskusta ja Lammin seurakuntataloa. Kaikille palautekanavaan vastanneille pyrittiin myös vastaamaan kiittäen jätetystä mielipiteestä. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi sekä lähettää saadut lausunnot ja palautteet strategiatyöryhmälle jatkovalmistelua varten. Yhteinen kirkkoneuvosto toivoo saavansa esityksen seuraavaan kokoukseensa 18.1.2017 mennessä, jotta kiinteistöstrategia saadaan yhteisen kirkkovaltuuston päätettäväksi 1.2.2017. Päätösesitys hyväksyttiin.
YHTEINEN KIRKKONEUVOSTO Sivu 8 Yhteinen kirkkoneuvosto Saadut lausunnot (7 kpl) ja palautteet (37 kpl) käsiteltiin strategiatyöryhmän kokouksessa 14.12.2016, jolloin kaikkiin saatuihin lausuntoihin ja palautteisiin pyrittiin vastaamaan. Käsittelyn pohjalta laadittu laaja ja seurakunnittain jaoteltu aineisto on esityslistan liitteenä 4. Palautteiden runsaudesta ja laajuudesta johtuen varsinainen strategiamateriaali ei ole vielä valmis esiteltäväksi. Materiaalin työstäminen vaatii lisäaikaa ja käsittelyä joudutaan siirtämään. Tavoitteena on saada materiaali esittelykuntoon viimeistään helmikuun aikana. Työn valmistumisesta vastaavat strategiatyöryhmän puheenjohtaja Antti Hieta ja kiinteistöpäällikkö Eija Rantala, lisäksi viestintäpäällikkö Mikko Hieta osallistuu liitteiden kieliasun tarkistamiseen. Strategiatyöryhmä kutsutaan koolle, jos se katsotaan tarpeelliseksi. Lisäksi käytetään strategiakonsulttia esim. visualisoinnin ja avainhankkeiden tekstimuutosten korjauksissa. Muokattu strategiaversio merkitään Versio 3 -merkillä. Kokouksessa kiinteistöpäällikkö Eija Rantala antaa lisäselvitystä asiasta. Yhteinen kirkkoneuvosto merkitsee asian tiedoksi. 12 Muut asiat 13 Seuraava kokous Seuraava yhteisen kirkkoneuvoston kokous pidetään keskiviikkona 22.2.2017 klo 18.00 Vanajan seurakuntakodilla. 14 Oikaisuvaatimusohjeet ja valitusosoitus Pöytäkirjaan liitetään Kirkkolain 24 luvun 3-5 :n mukaiset ohjeet oikaisuvaatimuksen tekemisestä sekä todetaan pöytäkirjan pykälät, joista oikaisuvaatimusta eikä valitusta voida tehdä. 15 Kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päättää kokouksen.