KANSALAISOPISTOJEN LAATUPALKINTOKILPAILU 2009 HAKULOMAKE Hakijan nimi (kansalaisopiston ylläpitäjä): Kajaanin kaupunki Hakijan osoite: Pohjolankatu 13, 87100 Kajaani Kansalaisopiston/yksikön nimi ja osoite, jota laatupalkintohakemus koskee, ellei sama kuin yllä: Kaukametsän opisto, Koskikatu 4B, 87200 Kajaani ( PL 251, 871010 Kajaani) Yhteyshenkilön nimi: Eila Parviainen Osoite: Kaukametsän opisto, PL 251, 87101 Kajaani Puh: 044 7100 525 Fax: 08-6155545 E-mail: eila.parviainen@kajaani.fi Kansalaisopiston ylläpitäjän nimi ja osoite: Kajaanin kaupunki Pohjolankatu 13, 87100 Kajaani Kansalaisopiston ylläpitäjän perustelut laatupalkinnon myöntämiselle: Kaukametsän opisto toimii perustehtävänsä mukaisesti ja tukee kaikkien väestö- ja ikäryhmien elinikäistä oppimista sekä edistää sivistyksellistä ja taloudellista hyvinvointia. Opiston arvot, ajattelun, tunteen, tahdon ja toiminnan tuketukeminen ihmisen kasvussa, ovat linjassa Kajaanin kaupungin arvojen kanssa, joita ovat luovuus, osaaminen ja vaivaton arki. Opisto kehittää osaamistaan hanketoiminnalla ja tekee paikallista, seudullista ja valtakunnallista yhteistyötä eri oppilaitosten, Työ- ja elinkeinokeskuksen ja kolmannen sektorin toimijoiden kanssa. Opistolla on erikoisosaamista maahanmuuttajien kotokoulutuksen kehittäjänä ja yhteiskunnallisesti merkittävä rooli eri kulttuurien ymmärtämiseen ja hyväksymiseen koulutuksen ja kulttuurin keinoin. Päiväys: 29. huhtikuuta 2009 Kansalaisopiston ylläpitäjän edustajan allekirjoitus: Mikko Saari sivistysjohtaja Tuija Aarnio hallintojohtaja Opetushallitus Hakaniemenranta 6, PL 380, 00531 Helsinki, puhelin 040 348 7555, etunimi.sukunimi@oph.fi, www.oph.fi Utbildningsstyrelsen Hagnäskajen 6, PB 380, 00531 Helsingfors, telefon 040 348 7555, förnamn.efternamn@oph.fi, www.oph.fi
2 A) TOIMINNAN YLEISKUVAUS a) Kaukametsän opiston perustiedot Toiminta-ajatus Kaikkien ikä- ja väestöryhmien elinikäisen oppimisen tukeminen Sivistyksellisen hyvinvoinnin ja yhteisöllisyyden edistäminen Arvot Ajattelu, tunne, tahto ja toiminta ihmisen kasvussa Visio 2009 2014 Kaukametsän opisto on tunnettu ja arvostettu vapaan sivistystyön toimija ja suunnan näyttäjä KAUKAMETSÄN OPISTON ORGANISAATIO JA TOIMINTASUUNNITELMA 2009-2014 Kohderyhmät Opiskelijat, asiakkaat, kuntalaiset Sidosryhmät Tiedotusvälineet Arvot ja niiden toteutuminen Opiskelijat ja asiakkaat Osaava henkilöstö Kumppanuudet Talous ja resurssit Arvoihin perustuva johtaminen Laadukkaat asiakaslähtöiset palvelut Menestystekijät Motivoitunut ja ammattitaitoinen henkilökunta Yhteistyöllä tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta Tasapainoinen talous Kielten tiimi Kielten suunnitt. opettaja tuntiop. Käsityö tiimi Tekstiilityön ja teknisen työn päätoim. opettaja tuntiop. Toimeenpano Johtotiimi rehtori toimistosihteeri tiedotussihteeri päätoimiset opettajat Ravitsemusja terveys kasvat. päätoim. opettaja tuntiop. Musiikin päätoim. opettaja tuntiop. Ravitsemusja terveystiimi Musiikkitiimi Kuvataidetiimi Kuvataiteen päätoim. opettaja tuntiop. Taiteen perusopetuksen tiimi Kuvataiteen Tekstiilityön Musiikin päätoim. opettajat Maahanmuuttajakoulutuksen tiimi Maahanmuutt. koulutuksen ja kielten suunnitt. opettaja kurssivastaavat suunnittelijaopettajat Tiedotustiimi Tiedotussihteeri Rehtori Tieto-ja turvallisuus tiimi Opistosihteeri Rehtori Johtava vahtimestari Talous-ja henkilöstö tiimi Rehtori Talouspäällikkö Henkilöstösihteeri Kajaanin kaupungin ja Kainuun maakuntakuntayhtymän palvelut Raportointi ja vastuu Kaukametsän johtaja Sivistyslautakunta Kaukametsän toimistoja vahtimestaripalvelut Toimintaympäristö Kaukametsän Kongressi- ja kulttuurikeskus on Kajaanin kaupungin sivistys-toimialan tulosyksikkö, joka alayksiköitä ovat Kaukametsän opisto, Kainuun Musiikkiopisto sekä Kajaanin kaupungin kokous- ja kulttuuripalvelut. Kaukametsän opiston toimialueena on Kajaanin kaupunki. Opetusta järjestetään Kaukametsän lisäksi noin 50 eri paikassa lähiöissä ja haja-asutusalueella. b) Asiakkaat Osallistujat ja tunnit koulutustyypeittäin toteutuneilla kursseilla kalenterivuonna 2008 Koulutustyyppi Koulutuksen Osallistujia Miehiä Naisia Tunteja määrä yhteensä Poikia Tyttöjä Työvoimapoliittinen aikuiskoulutus 17 283 125 158 6020 Vapaana sivistystyönä järjestetty koulutus 544 6396 1896 4500 15880 sisältää taiteen perusopetuksen Muut koulutukset 11 113 41 72 647 Kaikki yhteensä 572 6792 2062 4730 22548
Opiston palvelut Avoin kansalaisopisto-opetus, Avoin yliopisto-opetus Taiteen perusopetus Kaukametsän Visuaalisten taiteiden koulu,kaukametsän esittävien taiteiden koulu, Taiteen perusopetus aikuisille - Visuaalisten taiteiden laaja oppimäärä Myyntipalvelukoulutus, työvoimakoulutus maahanmuuttajien kotoutumiskoulutukset Muut palvelut: yleiset kielitutkinnot englannin, suomen, ruotsin, saksan ja venäjän kielissä, tietokoneen korttitutkintoja ja tutkinnon ja hygieniatutkintoja. Opiston tiloja vuokrataan myös ulkopuolisille. 3 c) Markkinat ja kilpailutilanne Opistolla tiedotus- ja markkinointisuunnitelma, joka päivitetään kehittämisseminaarissa. Opiston painettu opinto-ohjelma jaetaan kaikkiin Kajaanin talouksiin ja yrityksiin syksyisin ja keväisin. Päivitetty ohjelma on myös opiston kotisivuilla www.kaukametsa.fi. Muita markkinointikanavia ovat, tiedotteet, lehdistökirjoitukset, radiotiedotteet ja kurssiesitteet. Yhteinen tiedotuskanava Kajaanin ja Kainuun aikuisoppilaitosten kanssa, opiston opinto-ohjelma, linkit kotisivuilla. www.kainuu.fi d) Yhteistyökumppanit ja toimittajat Tärkeimmät toimittajat ovat Kaukametsän toimisto- ja vahtimestaripalvelut, Kajaanin kaupungin hallintopalvelut, tilapalvelut, siivous- ja ruokapalvelut, Kainuun maakunta kuntayhtymän atk ja muut sähköiset palvelut. Yhteistyökumppaneita ovat kaupungin oppilaitokset ja kulttuurilaitokset, kaupungin eri yksiköt, kylä- ja kaupunginosayhdistykset, kulttuurijärjestöt ja kolmannen sektorin toimijat sekä alueen aikuisoppilaitokset ja korkeakoulu sekä yliopisto. Alueen ja valtakunnan vapaan sivistystyön oppilaitokset c) Kehittämistoiminta Opiston laatutyötä kehitetään henkilökunnan koulutuksella ja verkottumista edistävällä hanketoiminnalla. Koulutus- ja hanketoiminta on eriteltynä toimintakertomuksessa. MAAHANMUUTTAJIEN VERKKO-OPETUKSEN KEHITTÄMISHANKE KESSELI KIELTEN VERKKO-OPETUS Kieli- ja kulttuurikoulutus ja muut yhteiskuntaan integroivat opinnot maahanmuuttajille Tietoyhteiskunnan perusvalmiuksien parantamista koskevat koulutuskokonaisuudet Kansalaistaitoja ja kansalaisyhteiskuntaan osallistumisen valmiuksia edistävät opinnot Terveyttä edistävät opinnot AIKUINEN OPPIJANA AVOIN KANSALAIOPISTO-OPETUS MONIKULTTTUURISUUS TAITO- JA TAIDEAINEISSA KIELEN OPPIMISEN VÄLINEENÄ d) Erityisteeman toteutuminen opistossa Maahanmuuttajien kieli ja kulttuurikoulutuksen erityisteemaa toteutetaan yhteistyön ja mm. edellä mainittujen hankkeiden. Hanketoiminnalla edistetään yhteistyötä paikallisesti, seudullisesti ja valtakunnallisesti. MO- RE MAAHANMUUTTAJIEN KIELI- JA KULTTUURI- KOULUTUS MODUULIT 1-3 KIELITUTKINNOT BECOMING MORE VISIBLE NOS- TE TIETO YHTEIS- KUNTA TAIDOT
B TOIMINTAKUVAUS Opiston johdon toiminta kehittämisessä a) Tavoitteet ja toimintatavat Opiston johto on laatinut vision viideksi vuodeksi eteenpäin. Vision toteutuminen tarkistetaan vuosittain opiston päätoimisen henkilökunnan kehittämisseminaareissa. Visio on haastava toteuttaa ylläpitäjän taloudellisen tilanteen vuoksi. Opiston johdon tahto on opiston arvojen ja strategia kautta lähestyä visiota. Opistolle on laadittu BSC strategia, joka noudattaa kaupungin strategiaa. Opistossa tehdään laatutyötä EFQM:n mukaan. Toiminnan kuvaus on tehty rehtorin Liikkeenjohdon PD opintoihin 2006 2007 liittyen, toimintatutkimusstrategian mukaan toimivaksi. Johdon vastuut, valtuudet ja tehtävänkuvaukset Opiston organisaatio on kuvattu kaaviossa Kaukametsän opiston perustiedot Kaukametsän opiston johtamisen ja laatutyön tavoitteena on kehittää koulutuspalveluiden asiakaslähtöisyyttä, ja laatua, henkilöstön osaamista, yhteistyön ja tyytyväisyyden lisäämistä sekä opiston toiminnan sujuvuuden ja tehokkuuden parantamista. Opiston johtoon luetaan rehtorin lisäksi päätoimiset opettajat, suunnittelijaopettajat, toimistosihteeri ja tiedotussihteeri. Käytetään nimitystä opiston johto. Rehtorin vastuut ja valtuudet on määritelty Kajaanin kaupungin sivistyslautakunnan päätöksessä ja Kaukametsän johtajan viranhaltijapäätöksessä. Rehtorin tehtävänkuvaus tarkistetaan vuosittain Kaukametsän johtajan kanssa käytävässä kehityskeskustelussa. Opiston päätoimisen henkilökunnan tehtäväkuvaukset tarkistetaan vuosittain kehityskeskusteluissa. Rehtori tukee henkilökunnan oma-aloitteisuutta ja reagoimisvalmiutta muuttuvissa tilanteissa. Päätoimisella henkilökunnalla on laaja toimivalta omissa tehtävissään. Tiimien kokoonpano, tehtävät ja vastuut on kuvattu Opiston johtoryhmä: Kaukametsän opiston rehtori ja opiston päätoiminen henkilökunta kokoontuu joka toinen perjantai, tai sopimuksen mukaan useamminkin, opiston toimikaudella. Opettajainkokoukset: Kaukametsän opisto järjestää työvuoden aikana kaksi päätoimiselle henkilökunnalle ja tuntiopettajille tarkoitettua opettajainkokousta. Yhteydenpito tuntiopettajiin: Päätoimiset opettajat ja suunnittelijaopettaja pitävät aineryhmänsä tuntiopettajien kanssa suunnittelukokouksen, jossa käydään läpi seuraavan työvuoden opetussuunnitelmaan vaikuttavia asioita ja painopistealueita. b) Käytännön soveltaminen? Kajaanin kaupungissa arvioidaan keskitetysti työryhmän ja rehtorin toimintaa työryhmän toimivuustutkimuksella kerran kahdessa vuodessa: tavoitteiden asettaminen ja opiston toiminnan kehittäminen, työyhteisön ja johtamiskulttuurin kehittäminen, vuorovaikutus erilaisten asiakas- ja sidosryhmien kanssa, henkilöstön tukeminen tavoitteiden saavuttamisessa, opiston toimintaa koskevien muutostarpeiden esille tuonti. Koulutuspoliittisen ja ammattialan kehityksen seuraaminen Opiston päätoiminen henkilökunta osallistuu oman ammattialansa koulutuksiin, toimii asiantuntijaelimissä, ja yhteistyöverkostoissa ja seuraa ammattialansa kehitystä. Opiston suorituskyvyn seuraaminen Rehtori ja muut opiston johtoon kuuluvat seuraavat talousarvion toteutumista. Rehtori laatii neljännesvuosittain raportin talousarvion toteutumisesta Kaukametsän johtajalle. Raportti käsitellään Kaukametsän johtoryhmässä. Rehtori, päätoimiset opettajat ja suunnittelijaopettajat seuraavat opetussuunnitelman toteutumista syys- ja kevätkauden osalta. He seuraavat myös kurssisuunnitelmien toteutumista jokaisesta kurssista kerättävien kurssipalautteiden ja niistä laadittavien yhteenvetojen avulla. c) Arviointi ja parantaminen Kehittämisseminaarit Rehtori kutsuu koolle vuosittain kehittämisseminaarit, joista toinen pidetään kevätlukukauden lopussa ja toinen syyslukukaudella. Seminaariin osallistuu opiston johto. Seminaarissa esille tulevat kehittämisehdotukset kirjataan muistioon ja vastuutetaan tiimeille. 4
2 Opiston koulutustoiminta opiston ja sen ylläpitäjän strategioissa a) Tavoitteet ja toimintatavat Koulutustoiminnan suunnittelussa ja toteuttamisessa opisto noudattelee Kajaanin kaupungin strategiaa, jossa korostetaan luovuutta, osaamista ja vaivatonta arkea. Opiston strategiassa nämä toteutuvat elinikäisen oppimisen kautta, ihmisen perusominaisuuksien kehittämisenä, jotka ovat opiston arvoissa: ajattelu, tunne, tahto ja toiminta. Menestystekijä Tavoite Kuvaus Vastuu Arviointi Mittari Tulos Toimenpide Laadukkaat, asiakaslähtöiset palvelut Päätoiminen henkilökunta analysoi vuosittain kevään kehitysseminaarissa kerättyä tietoa asiakastyytyväisyydestä, koulutuspalveluista ja henkilöstöstä ja asettaa opiston toiminnalle kehittämistavoitteita. Kaukametsän opiston asiakkaat Asiakkaalla tarkoitetaan opiston palveluiden välitöntä vastaanottajaa ja /tai maksajaa. Yleissivistävän aikuiskoulutuksen opiskelijat, joita ovat täyttäneen 16 vuotta, lasten taiteen perusopetuksen opiskelijat, jotka valitaan hakemuksen ja / tai oppilasvalinnan perusteella alle 18-vuotiaista. yli 18 vuotiaat aikuisten taiteen perusopetuksen opiskelijat, alle 16-vuotiaat, muut kuin taiteen perusopetuksen opiskelijat. Työvoima- ja henkilöstökoulutuksen opiskelijat, jotka kurssin tilaaja valitsee hakijoista tai työyhteisöstään. Ammatillisen lisäkoulutuksen opiskelijat, jotka hakeutuvat omatoimisesti koulutukseen. 5 Asiakkaiden odotukset opiston koulutuspalveluille Opettajan asiantuntemus Opettajan opetustaito Annettujen lupausten pitäminen Opettajan tuki ongelmatilanteissa Opettajan palvelualttius ja ystävällisyys Kurssien soveltuvuus asiakkaan tarpeisiin Asiakkaiden vaatimukset kursseille osallistumiselle Kurssin soveltuvuus asiakkaan tarpeisiin Kurssin ajankohta Opettajan asiantuntemus Opettajan opetustaito Sopivat opetusmuodot Kurssien hyödyntäminen työssä Asiakkaiden koulutustarpeet Koulutustarvetutkimukset Koulutustarvekysely Opinto-opas ja kotisivut Opettajat, toimisto ja rehtori havainnoivat asiakkaiden koulutustarpeita Kuntalaisilta tulevat aloitteet ja ehdotukset b) Käytännön soveltaminen? Koulutuspalvelujen prosessikuvaukset Kaukametsän opiston ydinpalveluja ovat koulutuspalvelut. Palvelut ja tuotteet suunnitellaan tiimeissä. Jokaisella opiston päätoiminen työntekijä on osaamisalueensa tiimivastaava. Opetussuunnitelman laadinnasta, opinto-oppaan ja kotisivujen laadinnasta ja yksittäisen kurssin suunnittelusta, toteutuksesta ja arvioinnista on laadittu prosessikuvaukset, joita arvioidaan kehittämisseminaareissa. Sivistyslautakunta hyväksyy kesäkuussa seuraavan lukuvuoden opetussuunnitelman, jossa esitetään kurssit/luennot, opettajat, kurssien/luentojen tuntimäärät. Toimintakertomus Opiston tiedotussihteeri laatii rehtorin ja muun henkilökunnan avustuksella kuluneen kalenterivuoden toiminnasta toimintakertomuksen, jonka annetaan tiedoksi sivistyslautakunnalle kesäkuussa. c) Arviointi ja parantaminen Päätoiminen henkilökunta arvioi Kaukametsän opiston toimintaperiaatteita ja tavoitteita kehittämiskeskusteluissa ja kehittämisseminaareissa. Tiimien vastuu opetustoiminnan kehittämisestä ja parantamisesta.
3 Henkilöstövoimavarojen hyödyntäminen ja henkilöstön tukeminen Päätoiminen opetus- ja hallintohenkilöstö muodostaa opiston johtotiimin. Johtotiimin jäsenillä on asiantuntijatiiminsä vetovastuu. Menestystekijä Tavoite Kuvaus Vastuu Arviointi Mittari Tulos Toimenpide Motivoitunut ja ammattitaitoinen henkilökunta 6 b) Käytännön soveltaminen? Henkilöstöstrategialla hallitaan, kehitetään ja hyödynnetään henkilöstön osaamista niin yksilö-, ryhmä- kuin organisaatiotasolla. Nämä toimet suunnitellaan tukemaan toimintaperiaatteita, strategiaa ja prosessien tehokasta toimintaa. Henkilöstösuunnitelma ja tilinpäätös Opiston henkilöstösuunnitelma on osa opiston strategista suunnittelua, jossa asetettaan tavoitteet henkilöstön määrälliselle ja laadulliselle kehittämiselle. Tavoitteiden määrittelyyn osallistuu koko päätoiminen henkilökunta. Valtuusto vahvistaa henkilöstösuunnitelman ja vakanssirakenteessa tapahtuvat muutokset talousarvion hyväksymisen yhteydessä. Henkilöstösuunnittelun ja uusien työntekijöiden hankinnan tavoitteena on luoda edellytykset opiston strategisten tavoitteiden saavuttamiselle. Tuntiopettajien osalta halutaan edistää pitkäaikaisten työsuhteiden syntymistä ja edistää täydennyskoulutuksen suunnitelmallista toteuttamista. Uusien työntekijöiden perehdyttäminen Opistoon on laadittu perehdyttämisopas tuntiopettajien perehdyttämistä varten. Opas on nähtävillä opiston nettisivuilla. Päätoimiset ja suunnittelijaopettajat perehdyttävät ainealueensa tuntiopettajat ennen työtehtävien aloittamista. Perehdyttämiseen osallistuvat lisäksi rehtori, toimistosihteeri, tiedotussihteeri ja vahtimestarit. Muun henkilökunnan perehdyttämisestä vastaa lähin esimies. Henkilöstökoulutus Rehtori selvittää henkilökunnan kanssa koulutustarpeita, jotka perustuvat seuraaviin seikkoihin: kaupungin yleiset kehittämishankkeet, opiston omat kehittämishankkeet, henkilöstön omaehtoinen koulutustarve. Henkilökunnan osallistuminen koulutuksiin kirjataan opiston toimintakertomukseen. Koulutukseen osallistuva toimittaa koulutusohjelman ja raportin tutustumista varten opiston henkilöstölle. Työsuojelu ja ergonomia. Kaukametsän opiston päätoiminen henkilökunta kuuluu kaupungin työterveyshuollon ja työsuojelun piiriin. Kajaanin kaupungin Työsuojelun toimintaohjelma, Kajaanin kaupungin Suojelusuunnitelma Työilmapiiri Opisto seuraa työilmapiirin kehitystä kaupungin työilmapiirikyselyn avulla. Kysely tehdään joka toinen vuosi. Työilmapiirin kehitystä seurataan päätoimisen henkilökunnan kehittämiskeskustelujen avulla. Työilmapiirikyselyn tuloksia ja niistä aiheutuvia parantamistoimia käsitellään opiston kehittämisseminaarissa. Työilmapiirin kehitystä mitataan asteikolla 1-5 ja sille on asetettu tavoite, joka on kirjattu opiston talousarvioon. BSC:n lisäksi opisto päivittää kevään kehittämisseminaarissaan tietostrategian, jossa kuvataan opiston tieto- ja viestintätekniikan opetuskäytön nykytilanne ja tavoitteet. Kehittämisseminaarissa päivitetään myös opiston markkinointi- ja viestintästrategiat. Sisäinen viestintä. Opiston henkilökunta on sopinut työyhteisössä tapahtuvien ristiriitatilanteiden käsittelyyn yhdessä sovitun menettelytavan. Tyky-toiminta. Opistolla on toimintatapoja henkilökunnan hyvinvoinnin ja työkyvyn ylläpitämiseksi Merkkipäivät Henkilökunnan muistamisessa noudatetaan Kajaanin kaupungin merkkipäiväsääntöä. Arviointi ja parantaminen Päätoiminen henkilökunta arvioi ja parantaa opiston henkilöstön osaamista ja hyvinvointia kehityskeskusteluissa, kehittämisseminaareissa ja päätoimisen henkilökunnan kokouksissa.
4 Yhteistyökumppanit ja toimintaresurssit koulutuksen järjestämisessä a) Tavoitteet ja toimintatavat 7 Menestystekijä Tavoite Kuvaus Vastuu Arviointi Mittari Tulos Toimenpide Yhteistyöllä tuloksellisuutta ja vaikuttavuutta Toimittajat Toimittajilla tarkoitetaan sellaisia organisaatioita ja tahoja, joilta opisto ostaa tuotteita ja/tai palveluja. Yhteistyökumppanit Yhteistyökumppaneita ovat sellaiset organisaatiot tai yhteisöt, joiden kanssa opisto kehittää, tuottaa ja markkinoi palvelujaan ilman korvausta. Resurssit Resursseilla tarkoitetaan tukipalveluja, tiloja, kalustoa, opetusvälineitä, atk-laitteita ja tietojen hallintaa. b) Käytännön soveltaminen Tukipalvelujen tehtävänä on mahdollistaa koulutuspalvelujen hyvä sujuminen. Kaukametsän tukipalvelut tilavaraukset, yleiset toimistopalvelut Kajaanin kaupungin tukipalvelut Kainuun maakuntakuntayhtymän tukipalvelut kaupungin kanslian palvelut, juridinen neuvonta, rahatoimiston palvelut, vakuutukset, yleinen henkilöstöhallinto, puhelinkeskuspalvelut, atk-tukipalvelut ja atk-luokkien ylläpito kiinteistön korjaus- ja kunnossapitopalvelut, kiinteistöjen siivous palkanmaksu, ennakonpidätykset, eläke- ym. vakuutusmaksut yleiset atk-palvelut ja atk-laitehankinnat, ostolaskutus Muut tukipalvelut. Ruoka- ja kahvilapalvelut, Kaukametsän tilausravintolat Tukipalvelujen hallinta, Tukipalvelujen käytännön järjestämisestä sovitaan päätoimisen henkilökunnan kokouksessa ja vuosittain kehityskeskusteluissa. Opiston kaluston, tilojen ja välineistön hallinta, Opiston kaluston ja tilojen pitkän aikavälin kehittämistavoitteista sovitaan opiston ja Kaukametsän tulosyksikön strategiassa ja kaupungin taloussuunnitelmassa. Opiston tilat ovat kaupungin tilapalvelun omistuksessa. Opiston tilojen osuus on sisällytetty opiston talousarvioon sisäisinä vuokrina. Opisto vastaa käytössä olevista kalusteista ja opetusvälineistä ja niitä kehitetään vuosittaisen käyttötalousarvion puitteissa. Tietotarpeet, Kaukametsän opiston toiminnasta kerätään tietoja seuraavista syistä: valtiovalta: toiminnan rahoitus, seuranta, arviointi ja tilastointi,kaupunki: toiminnan suunnittelu, rahoitus, seuranta, arviointi ja tilastointi, opisto: johtaminen, suunnittelu, seuranta, arviointi ja tilastointi c)arviointi ja parantaminen Tukipalvelujen kehittäminen Opisto kehittää tukipalveluja asiakastyytyväisyyskyselystä, asiakaspalautteesta, kurssipalautteesta ja kehittämiskeskusteluista saadun palautteen pohjalta. Välittömiä toimenpiteitä vaativat palautteet käsitellään päätoimisen henkilökunnan kokouksessa. Talousarvion tunnusluvut ja niiden seuranta: Toiminnan laatua, määrää ja taloudellisuutta koskevat tunnuslukutavoitteet hyväksytään vuosittain opiston talousarviossa. Välineiden hankintatarpeista sovitaan vuosittain kehityskeskusteluissa.
5 Koulutuspalvelujen tuottaminen 8 a) Tavoitteet ja toimintatavat ja käytännön soveltaminen Tavoitteena on tuntea asiakkaat, asiakasryhmät sekä heidän koulutuspalveluille asettamansa tavoitteet. Opisto pyrkii toimimaan asiakaslähtöisesti ja reagoimaan nopeasti tarvittaessa. Menestystekijä Tavoite Kuvaus Vastuu Arviointi Mittari Tulos Toimenpide Ennakoinnilla ja arvioinnilla tuloksiin b) Käytännön soveltaminen? Asiakkaiden ja sidosryhmien näkemykset otetaan huomioon sekä opetusta suunniteltaessa ja opetusta kehitettäessä. Kurssitoiveet otetaan mahdollisuuksien mukaan huomioon lukuvuoden opetussuunnitelmaa tehdessä. Kesken lukukauden voidaan toteuttaa kurssitoiveita jos resurssit ja sivistyslautakunnan ryhmän koolle asettamat vaatimukset antavat mahdollisuuden. Asiakastyytyväisyys Opisto seuraa asiakastyytyväisyyden kehittymistä asiakastyytyväisyys kyselyllä kerran kahdessa vuodessa. Kyselyn tulokset analysoidaan kehittämisseminaarissa. Asiakastyytyväisyyden kehitystä mitataan asteikolla 1-5 ja sille asetettu tavoite on kirjattu opiston talousarvioon. Asiakastyytyväisyyttä arvioidaan vuotuisissa kehityskeskusteluissa ja henkilökunnan palavereissa. Opistolle annetut risut ja ruusut, kuten lehtikirjoitukset, kotisivujen kautta saatu palaute, henkilökunnalle annettu suora palaute käsitellään opiston päätoimisen henkilökunnan Perjantaipalaverissa. Samalla sovitaan kuka korjaa esiintyneet puutteet ja ottaa tarvittaessa yhteyttä palautteen antajaan. Kurssiarviointi Kurssin arviointi perustuu kurssisuunnitelman toteutumiseen. Opiskelijat arvioivat kurssin onnistumista asteikolla 1-5. Kurssin yleisarvosanalle on asetettu kirjattu tavoite opiston toimintasuunnitelmaan. Arvioinnin tehtävänä on palvella opetus- ja oppimisprosessia siten että eteneminen tapahtuu asetettujen tavoitteiden mukaisesti. Arviointia suorittavat sekä opiskelijat että opettajat. Kurssin lopussa jokainen opiskelija täyttää kurssiarvion ja opettaja vastaavan opettajan kurssiarvion. Opettavan tulee tarvittaessa selvittää arvioinnin tavoite, joka on oppimisen ja opetuksen laadun parantaminen. Opettaja kerää kurssiarviot ja toimittaa ne opiston toimistoon. Kysymyksiä käsitellään myös opintoryhmässä. Itse arvioinnin avulla opiskelija vertaa omaa oppimistaan kurssisuunnitelmassa mainittuihin tavoitteisiin ja niiden toteutumiseen ja pystyy suuntaamaan oppimistaan uudelleen. Koulutuspalvelujen seuranta- ja arviointitiedot Päätoiminen henkilökunta seuraa opetus- ja kurssisuunnitelmien sekä kurssien käytännön toteutumista seuraavasti: 1. Tilastotiedot Hellewistä saadut tilastotiedot kursseista ja opiskelijamääristä, vertailuopistoista saadut tilastotiedot, valtakunnallisista tilastoista saadut tiedot 2. Kursseista kerättävä palaute päiväkirjoista saadut tiedot kurssien toteutumisesta, kursseilla annetut oppimistehtävät ja kerätyt palautteet, esitykset, näyttelyt sekä niihin liittyvät palautekeskustelut, kurssien loppuarvioinnit eri muodoissaan, tilauskurssien kurssipalautteet, työvoimahallinnon kurssipalautteet työvoimakoulutuksesta, päätoimisten opettajien palautekeskustelut tuntiopettajien kanssa 3. Muu palaute asiakastyytyväisyyskysely, suulliset keskustelut opiskelijoiden ja kurssien tilaajien kanssa, asiakkaiden antamat palautteet ja kommentit, päättäjien antamat kommentit ja keskustelut, kehityskeskustelut, henkilökunnan kokoukset ja kehittämisseminaarit c) Arviointi ja parantaminen Päätoiminen opettaja arvioi ja parantaa koulutuspalvelujen suunnittelu- ja toteuttamisprosessia aineryhmän tuntiopettajien kanssa. Päätoiminen henkilökunta arvioi koulutuspalveluja kehittämiskeskusteluissa, päätoimisen henkilökunnan palavereissa ja kokouksissa sekä kevään kehittämisseminaarissa. Kehittäminen vastuutetaan tiimeille.
6 Asiakastulokset ja niiden kehittyminen 9 4 3,9 3,8 3,7 3,6 3,5 3,4 3,3 3,2 3,1 Asiakastyytyväisyys (asteikko 1-4) 3,5 3,48 3,5 3,43 Tavoite Toteutunut Asiakastyytyväisyyden tavoitteena on ollut 3,5 /5. Asiakastyytyväisyyttä mitataan ja arvioidaan kahden vuoden välein. Muualla kuin Kaukametsän opetustiloja pyritään parantamaan. Kurssilaisten määrä ja opiskelijoiden määrä 10000 9000 8000 7000 6000 5000 4000 3000 2000 1000 0 7122 6593 6792 3532 3329 Kurssilaisten määrä Opiskelijamäärä Kurssilaisten ja opiskelijoiden määrän nousu ja alentuma selittyy kurssimaksun korotuksella, joka tehtiin vuoden 2008 syksyllä. 30,00 % Kurssilaisten osuus toiminta-alueen asukasluvusta 25,00 % 20,00 % 15,00 % 10,00 % 5,00 % 0,00 % 18,60 % 18,73 % 17,80 % Kurssimaksujen korotus on nähtävissä myös kurssilaisten osuuden vähenemisenä suhteessa kaupungin väkilukuun.
7 Henkilöstötulokset ja niiden kehittyminen 10 Kaukametsän opisto 5,0 4,5 4,0 3,5 3,0 2,5 2,0 1,5 1,0 Tavoitteet ja niiden toteutuminen Asiakas- ja yhteistyösuuntautuneisuus Osaaminen ja sen kehittäminen Ryhmähenki ja ihmissuhteet Esimiehen toiminta Käytännön toimintatavat ja vastuullisuus Vuosi 2003 3,45 Vuosi 2005 3,00 Vuonna 2007 2,86 Henkilöstön työtyytyväisyyttä seurataan kahden vuoden välein. Viimeisin työtyytyväisyys kysely on tehty vuonna 2007 ja sitä edelliset 2005 ja 2003 Syynä laskuun olivat opettajiin kohdistuneet virkojen muutokset kaupungin hallitus muutti suunnittelijanopettajien virat päätoimisen opettajan viroiksi kaupungin talouden tervehdyttämiseksi. 20 19 18 17 16 15 Henkilötyövuosien määrä 19,89 18,61 17,57 17,6 18,84 17,1 Tavoite Toteutunut Henkilötyövuosien tavoitetta suurempi kasvu johtuu myyntipalvelukoulutuksen vaihteluista. Opettajakuntaa palkattiin kuukausipalkkaisiin määräaikaisiin työsuhteisiin Päätoimisen henkilöstön sairauspoissaolot (työpäivät) 100 80 60 40 20 0 84 64 54 Vuonna 2007 henkilöstön sairauspoissaolot johtuvat osaltaan pitkäaikaista hoitoa vaatineista loukkaantumisista vapaa-ajalla. Kaukametsän opiston opettajat ja toimistohenkilökunta ovat osallistuneet opiston järjestämille kursseille vuonna 2008 29 henkilöä henkilöstömäärään suhteen 20 %
8 Yhteiskunnalliset tulokset ja niiden kehittyminen 11 Opiston visio: Kaukametsän opisto on tunnettu ja arvostettu vapaan sivistystyön toimija ja suunnan näyttäjä Yhteiskunnallisen vastuunoton muodot Kaukametsän opisto ja sen henkilökunta hoitaa yhteiskunnallista vastuutaan seuraavilla tavoilla: Toimii kulttuurilaitoksena; näyttelyt, esitykset, tapahtumat, kulttuuri- ja taidematkat. vaalii kulttuuriperinnettä; käsityö- ja ruokakulttuuri, paikallishistoria. Kouluttaa työttömiä, maahanmuuttajia ja muita syrjäytymisvaarassa olevia. Edistää toiminta-alueen elinkelpoisuutta; yrityksille tarjottava henkilöstön lisäkoulutus, atkajokorttikoulutus, hygieniakoulutus Edistää alueen kansainvälistymistä ja monikulttuurisuuden lisäämistä; kieli- ja kulttuurikoulutus, yleiset kielitutkinnot Tukee opiston henkilökunnan toimintaa oman ammattialansa kehittämisessä; täydennyskoulutus, kehittämisprojektit, tutkimustoiminta, oppimateriaalin kehittämistyö. Suhtautuu myönteisesti henkilökunnan kirjalliseen toimintaan; lehtiartikkelit, julkaisut Suhtautuu myönteisesti henkilökunnan yhteiskunnalliseen, kulttuuriseen ja muuhun julkiseen toimintaan; ammattiyhdistystoiminta, järjestötoiminta, kunnallishallinto, esiintymiset erilaisissa tilaisuuksissa ja joukkoviestimissä. Henkilökunnan osallistuminen yhteiskunnalliseen toimintaa ja ammattialansa kehittämiseen kirjataan opiston toimintakertomukseen. Kaukametsän opiston on saanut maineensa kalliiden kurssimaksujen opistona, mutta myös laadukkaiden opetuspalveluiden tarjoajana. Opiston kursseista ja tapahtumista kerrotaan tiedotusvälineissä, radiossa ja paikallisissa lehdissä myönteisesti. Opistosta on tehty imagotutkimus Kajaanin Ammattikorkeakoulun opinnäytetyönä 2007-2008 Tutkimus antaa kuvan opistosta kuntalaisten näkökulmasta. Kaukametsän opisto on haluttu ja myös arvostettu yhteistyökumppani toimialueellaan. Opisto tarjoaa Kaukametsässä hyvät erikoisopetustilat ja salit koulutusten, kokousten ja tapahtumien järjestämispaikaksi. Opisto on toimijana ja hankevastaavana useissa valtakunnallisissa ja seudullisissa kehittämishankkeissa, joissa edistetään verkko- ja monimuoto-opetusta, opettajien pedagogisia taitoja ja valmiuksia. Maahanmuuttajien kieli- ja kulttuuri koulutusta tukevia hankkeita opistossa on eniten. Toiminta on moniulotteista hankkeissa eri toimijoiden kesken. Toiminta heijastuu myönteisesti avoimeen kansalaisopisto-opetukseen siten, että maahanmuuttajia tulee joka vuosi enemmän kursseille, kun he ovat päässeet tutuksi opistoon työvoimakoulutuksen kautta. Kajaanissa toimii oppilaitosten välillä Maahanmuuttajafoorumi, jossa käsitellään maahanmuuttajakysymyksiä varhaiskasvatuksesta ammatilliseen ja korkeakouluopetukseen saakka. Opiston toiminta verkostossa on vaikuttanut myönteisesti yleiseen suhtautumiseen maahanmuuttajia kohtaan. Uutena yhteistyön muotona järjestettiin keväällä 2009 oppilaitosverkoston kanssa yhteistyönä Kaukametsässä Kulttuurien yhteinen teemapäivä, joka on tarkoitus tehdä vuosittain ja saada yhä enemmän osallistujia. Verkostohankkeista on yksityiskohtaisemmin toimintakertomuksessa Määrällistä tulosta ei ole mahdollista saada tähän, mutta laadullisuus ilmenee toiminnassa Jokainen yhteishanke ja hankkeesta saadun kokemuksen hyödyntäminen mahdollisimman laajasti auttaa opistoa vision toteutumisessa
9 Opistotoiminnan tulokset ja niiden kehittyminen 12 Opiston opetus euroa/tunti. Tilasto OPH:n rahoitusjärjestelmän raportit opiston nettomenoista 2006 ( 37e/h) 2007 (38e/h) 5 Kurssien yleisarvosana (asteikko 1-5) 3,8 4 4 3 2 Tavoite Toteutunut 1 0 2008 Systemaattinen kurssikohtainen arviointi aloitettu vuonna 2008, kun kurssihallinto-ohjelma verkko- Hellewi otettiin käyttöön Oppituntien määrä 25000 22168 22716 22548 20000 15000 10000 5000 0 15820 16217 15881 6348 6499 6667 Valtionosuustunteja Myyntipalvelutunteja Yhteensä Valtionosuustuntien toteutuma määräytyy talousarvion, kurssimaksujen nousun ja kurssimaksujen korottamisesta johtuvista syistä. Myyntipalvelutunnit määräytyvät tarjousten läpimenon ja kysynnän mukaan. Toteutuneet kurssit (kpl) 600 500 400 300 500 551 575 572 540 544 Valtionosuuteen oikeuttavia kursseja Myyntipalvelukursseja 200 100 0 51 35 28 Yhteensä Opistossa suunnitellaan kursseja jopa 20% yli opetussuunnitelma, jolloin tavoitteena on, että kysytyimmät kurssit toteutuvat. Talousarvion toteutuminen (Tilikauden tulos) 1100000-1050108 1050000-1005140 1000000-956373 -968050-959920 950000 900000-900150 Suunniteltu Toteutunut 850000 800000 Vuonna 2004 toimeenpantu suuri leikkaus ja tulotavoitteen nosto on aiheuttanut epätasapainoa ja negatiivista tulosta tilikauden tuloksessa. Vuonna 2008 päästiin vuoden 2003 positiiviseen tulokseen.