Valtiokonttori Ohje 1 (29) 9.2.2017 VK/1106/04.00.00/2016 Kirjanpitoyksiköt Valtion yhteinen kustannuslaskentamalli Valtion talousarviosta annetun lain (423/1988) 12 :n mukaan ministeriöiden on suunniteltava toimialansa yhteiskunnallista vaikuttavuutta sekä hallinnonalansa taloutta ja toiminnallista tuloksellisuutta usean vuoden aikavälillä. Suunnittelun on tuotettava valtion talousarvion valmistelussa sekä valtioneuvoston johdolla muutoin tehtävässä valtiontalouden suunnittelussa tarvittavat tiedot. Valtion talousarviosta annetun asetuksen (1243/1992) 55 :n mukaan viraston ja laitoksen on järjestettävä toiminnan tuloksellisuuden seuranta (tuloksellisuuden laskentatoimi) siten, että se tuottaa taloudellisella ja luotettavalla tavalla tilinpäätös- ja toimintakertomustiedot. Tämän ohjeen tavoitteena on tukea kirjanpitoyksiköitä valtion budjettitalouden yhteisen kustannuslaskentamallin käyttöönotossa sekä Kieku-tietojärjestelmän hyödyntämisessä. Kustannuslaskentamallin käyttöönotolla tavoitellaan kirjanpitoyksiköiden taloudellisuuden ja tuottavuuden raportoinnin yhtenäisyyttä. Voimaantulo Lisätiedot Tämä ohje tulee voimaan välittömästi. Lisätietoja tähän ohjeeseen liittyvistä asioista saa Valtiokonttorin Talous ja henkilöstö -toimialalta puh. 0295 50 2000 tai sähköpostitse osoitteesta ho.laskentatoimi (at) valtiokonttori.fi. Tätä ohjetta koskevia palautteita ja kehittämisehdotuksia saa toimittaa samaan osoitteeseen. Toimialajohtaja Mikko Kangaspunta Apulaisjohtaja Tanja Wistbacka Tiedoksi: Valtiontalouden tarkastusvirasto Sörnäisten rantatie 13, Helsinki PL 14, 00054 VALTIOKONTTORI Puh. 0295 50 2000, Faksi 0295 50 3333, www.valtiokonttori.fi
Valtiokonttori Ohje 2 (29) Sisällysluettelo Yleistä... 4 1.1 Kustannuslaskentaa koskevat säännökset, suositukset ja ohjeet... 4 1.2 Kustannuserien käsittely välittömänä ja välillisenä kustannuksena... 5 2 Valtion kustannuslaskennan pääperiaatteet... 6 3 Valtion yhteinen kustannuslaskentamalli... 9 3.1 Valtion yhteisen kustannuslaskentamallin karkea kuvaus... 10 3.1.1 Toimintojen ja muiden laskentakohteiden välittömien kustannusten kohdistaminen... 10 3.1.2 HTH-tietopalvelun hyödyntäminen... 10 3.1.3 Tuki- ja palkallisen poissaolon toimintojen kohdistaminen ydintoiminnolle... 11 3.2 Tuki- ja palkallisen poissaolon toimintojen kustannusten kohdistamisketju... 11 3.2.1 Tukitoimintojen keskinäinen kohdistamisjärjestys... 12 3.2.2 1. vaihe: Palkalliset poissaolot, kiinteistö- ja yhteinen tietohallinto... 13 3.2.3 2. vaihe: Muut tukitoiminnot... 13 3.2.4 3. vaihe: Ydintoimintojen avustavat tehtävät... 14 3.2.5 4. ja 5. vaihe: Poistot ja korot... 14 3.2.6 Kustannusten kohdistaminen muille laskentakohteille... 15 3.3 Laskennan lopputulosten raportointi Kiekussa... 15 4 Valtion yhteinen kustannuslaskentamalli -esimerkki... 15 4.1.1 Kustannuslaskennan pohjatiedot... 17 4.1.2 Välillisten kustannusten kohdistaminen ydintoiminnoille... 20 4.1.3 Kustannuslaskennan lopputulosten raportointi... 27 Kuvaluettelo Kuva 1: Kustannuserien käsittely... 5 Kuva 2: Valtion yhteisen kustannuslaskentamallin karkea kuvaus... 10 Kuva 3: Kustannusten kohdistamisketju... 12 Kuva 4: Sisäisen laskennan analyysiraportti... 19 Kuva 5. Palkallisten poissaolojen sekä kiinteistö- ja yhteisen tietohallinnon kustannusten kohdistaminen.. 20 Kuva 6. Muiden tukitoimintojen kohdistaminen ydintoiminnoille... 22 Kuva 7: Ydintoimintojen avustavien tehtävien kohdistaminen... 24 Kuva 8: Poistojen ja korkojen kohdistaminen... 26 Kuva 9: CSV-tiedostoesimerkki tiedostolatauksesta... 28 Kuva 10: Raporttiesimerkki: Ydintoiminnon kokonaiskustannukset... 29
Valtiokonttori Ohje 3 (29) Taulukkoluettelo Taulukko 1: Lähtötilanne ennen vyörytyksiä... 17 Taulukko 2: Palkallisten poissaolojen sekä kiinteistö- ja yhteisen tietohallinnon kustannusten kohdistaminen... 21 Taulukko 3: Muiden tukitoimintojen kohdistaminen ydintoiminnoille... 23 Taulukko 4: Ydintoimintojen avustavien tehtävien kohdistaminen... 25 Taulukko 5: Poistojen ja korkojen kohdistaminen... 27
Valtiokonttori Ohje 4 (29) Yleistä Virastojen ja laitosten johdon tulee valtion talousarviosta annetun asetuksen 55 :n mukaan hyödyntää johdon laskentatoimea. Saman asetuksen 65 :n mukaan kirjanpitoyksikön tilinpäätökseen kuuluvan toimintakertomuksen tulee sisältää toiminnan taloudellisuutta ja tuottavuutta, maksullisen toiminnan tulosta ja kannattavuutta ja yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuutta sekä niiden kehitystä koskevat tärkeimmät tiedot (toiminnallisen tehokkuuden tiedot). Käytännössä nämä tiedot tuotetaan kirjanpitoyksiköissä kustannuslaskennan menetelmillä. Kustannuslaskentaa ja sen kehittämistä kirjanpitoyksiköissä, erityisesti ministeriöissä ja tutkimuslaitoksissa, ovat ohjanneet vahvasti VM:n työryhmämuistiot Ministeriöiden kustannuslaskennan kehittäminen 1/2006 ja Kokonaiskustannusten laskenta ja niihin perustuva yhteisrahoitus 9/2007. Valtion yhteinen seurantakohdemalli määritettiin vuonna 2009 Valtiokonttorin Seurantakohteiden toteutusprojektissa. Yhtenäiset seurantakohteet mahdollistavat kustannuslaskennan yhdenmukaistamisen. Mallissa määritettiin ensisijaisiksi sisäisen laskennan seurantakohteiksi toimintayksikkö, toiminto, suorite ja projekti. Vuosina 2011 2012 toteutetussa Kustannuslaskennan kehittämisprojektissa (Kuke) mallinnettiin valtionhallintoon yhteinen kustannuslaskennan päämalli. Kustannuslaskennan kehittämisen avulla kustannuslaskenta saadaan kytkettyä osaksi toiminnan suunnittelua ja seurantaa tuloksellisuuden lisäämiseksi, toiminnan kehittämiseksi, kustannusten hallitsemiseksi ja riskinoton vähentämiseksi. Kustannuslaskennan kehittäminen tukee myös valtion taloushallinnon strategian tavoitetta päätöksenteon tarpeita tukevan taloudellisen ja oleellisen taloustiedon tuottamisen lisäämisestä. Tässä ohjeessa kuvataan valtion budjettitalouden yhteinen kustannuslaskentamalli ja kuinka Kiekua voidaan hyödyntää kustannuslaskennassa ja sen lopputulosten raportoinnissa. Ohje on laadittu Kustannuslaskennan kehittämisprojektin (Kuke) lopputulosten pohjalta. Tämä ohje tukee kustannuslaskennan kehittämisessä ja sujuvoittamisessa erityisesti niitä kirjanpitoyksiköitä, joilla ei vielä ole omaa ratkaisua tai joiden kustannuslaskenta on yksinkertaista. Ne kirjanpitoyksiköt, joilla on jo omat ratkaisut ja monimutkaisempaa laskentaa, ovat jo kehittäneet laskentaansa. Yhteistä mallia voi mahdollisuuksien mukaan hyödyntää myös näissä tapauksissa. 1.1 Kustannuslaskentaa koskevat säännökset, suositukset ja ohjeet - Laki valtion talousarviosta (423/1988) - Asetus valtion talousarviosta (1243/1992) - Valtion maksuperustelaki (150/1992) - Valtion maksuperusteasetus (211/1992)
Valtiokonttori Ohje 5 (29) - Valtioneuvoston päätös valtion talousarvion yleisistä soveltamismääräyksistä (12.4.1995/TM9509) - Valtiovarainministeriön määräys toiminta- ja taloussuunnittelusta sekä kehys- ja talousarvioehdotuksen laadinnasta (23.3.2011 Nro TM 1101) - Ministeriöiden kustannuslaskennan kehittäminen 1/2006 - Kokonaiskustannusten laskenta ja niihin perustuva yhteisrahoitus 9/2007 - Valtiokonttorin antamat määräykset: o Hankintamenon määrittely (VK 19/03/97), o Maksullisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelman laatiminen (VK/1078/00.01/2014) sekä o Yhteisrahoitteisen toiminnan kustannusvastaavuuslaskelman laatiminen (VK/1077/00.01/2014) - Valtion kirjanpidon käsikirja - Valtiokonttorin antama ohje Toimitilamenojen ja -tulojen kirjaaminen (VK/771/00.00.01.06.01/2016) - Kustannuslaskennan kehittämisprojekti (Kuke), loppuraportti 28.1.2014 - HTH-tietopalvelun business case -verkkosivusto 1.2 Kustannuserien käsittely välittömänä ja välillisenä kustannuksena Kaikki yhteiskustannukset on käsiteltävä välillisinä kustannuksina, koska todellisen aiheutumisen osoittavaa kohdistamisperustetta ei ole olemassa. Erilliskustannukset käsitellään välittömänä kustannuksena, jos tämä on tarkoituksenmukaista ja järkevästi toteutettavissa. Kuva 1: Kustannuserien käsittely
Valtiokonttori Ohje 6 (29) Osaa erilliskustannuksista ei ole tarkoituksenmukaista käsitellä välittömänä kustannuksena esimerkiksi suoraan kohdistamisesta aiheutuvan suuren työn vuoksi, jolloin ne käsitellään välillisenä kustannuksena. Tällaisia voivat olla esimerkiksi laskentakohdetta koskevat talous- ja henkilöstöhallintotehtävät, ittuki, asiakirjahallinto, työterveyshuolto ym. tukitoiminnot. Henkilöstökustannuksista palkalliset poissaolot käsitellään pääsääntöisesti välillisenä kustannuksena. Muita palkallisia poissaoloja, kuten sairaus- tai äitiysvapaan kustannuksia, ei tule kohdistaa suoraan laskentakohteille, kuten meneillään oleville projekteille, koska tehtävän työn kannalta on täysin sattumanvaraista, milloin henkilö sairastaa tai jää äitiysvapaalle. Muiden kustannusten osalta esimerkiksi yleiset toimitilakustannukset ja tavanomaiset kone- ja laitekustannukset, kuten kannettavat tietokoneet, puhelimet ja yleiset toimistolaitteet käsitellään pääsääntöisesti välillisenä kustannuksena. Myös merkitykseltään vähäiset erilliskustannukset, kuten esimerkiksi toimistotarvikkeet, on tarkoituksenmukaista käsitellä olennaisuuden periaatetta noudattaen välillisenä kustannuksena. Valtion yhteisessä seurantakohdemallissa välittömien ja välillisten kustannusten määrittely on tehty toimintoseurantakohteen avulla. Lopullisten laskentakohteiden kannalta tukitoiminnot ja palkalliset poissaolot ovat aina välillisiä kustannuksia. 2 Valtion kustannuslaskennan pääperiaatteet Valtion kustannuslaskennan pääperiaatteet ovat seuraavat: 1. Yhteinen laskentamalli ns. hybridimalli Yhteinen kustannuslaskentamalli on ns. hybdridimalli, joka mahdollistaa kustannuslaskennan toteuttamisen jako-, lisäys- ja toimintolaskennan keinoin tai näiden yhdistelmänä. 2. Kustannusten kohdistamisen päälinjaus Välittömät kustannukset kohdistetaan kokonaisuudessaan suoraan seurantakohteille, kun se voidaan yksiselitteisesti ja taloudellisesti toteuttaa. Välilliset kustannukset kohdistetaan aiheuttamisperiaatteen mukaisesti lopullisille laskentakohteille. Mikäli muuta selkeää aiheuttamisperustetta ei voida esittää, käytetään työaikaa tai työkustannusta. Aiheuttamisperiaatteen mukainen kohdistamisperusteen todentaminen on kirjanpitoyksikön vastuulla. 3. Toimintoseurantakohde pakollinen Toiminnoille kirjataan kaikki viraston toiminnasta aiheutuneet menot ja tulot. Toiminnon käyttö ei rajoitu viraston oman toimintamenomäärärahan käyttöön. Myös esimerkiksi toiselle virastolle osoitetusta määrärahasta rahoitettu tuotannontekijän hankinta tai käyttö tulee kohdistaa toiminnolle.
Valtiokonttori Ohje 7 (29) Toisena vaihtoehtona on, että toiminnoille saadaan kohdistettua vastaavat kustannukset toimintolaskennan menetelmin eli ns. resurssiajureiden avulla. Näin menetellään esimerkiksi palkkakustannuksissa. Ydintoiminnot ovat niitä ydintehtäviä ja -toimintoja, joita kirjanpitoyksikössä tehdään. Seurantakohdemallissa ydintoiminnoilla on yhteinen valtioneuvoston ohjesäännössä määriteltyihin ministeriön toimialaan kuuluviin tehtäviin perustuva hierarkia. Ydintoimintojen avustavat tehtävät ovat kiinteästi ydintoimintaan liittyviä tehtäviä, jotka tukevat vain tiettyä ydintoimintoa / ydintoimintokokonaisuutta. Ne perustetaan seurantakohdemallissa ydintoimintojen hierarkiaan ja kohdistetaan kustannuslaskennassa kirjanpitoyksikön valitsemalla tavalla tietyille ydintoiminnoille. Ohjaustoiminnot on lähtökohtaisesti rakennettu ministeriöiden yhteisten tehtävien seurantaa varten, mutta myös muut kirjanpitoyksiköt käyttävät tiettyjä ohjaustoimintoja toimintotilikarttaohjeen mukaisesti. Tukitoiminnot ovat kirjanpitoyksikön ydintoimintoja yleisesti tukevia tukitoimintoja ja kaikille kirjanpitoyksiköille yhteisiä tehtäviä, kuten esimerkiksi talous- ja henkilöstöhallinto, kirjaamotoiminta, kiinteistöhallinta ja tietyt tietohallinnon tehtävät. Valtion taloushallinnon kokonaisuuden kannalta on tärkeää pyrkiä välttämään liian monimutkaisen laskentakoodiston syntymistä. Tukitoimintojen osalta on aina kun mahdollista, käytettävä valtion yhteisiä tukitoimintoja. 4. Seurantakohteet Seurantakohteita eli laskentakohteita, joiden kustannukset halutaan selvittää eriteltyinä, ovat toimintayksikkö ja toiminto, joita voidaan lisäksi tarkentaa projektilla, suoritteella (tuotos, output) tai muulla ulottuvuudella kuten asiakkaalla. Kunkin kirjanpitoyksikön lopulliset valittavat seuranta- ja laskentakohteet määrittyvät suunnittelun ja seurannan asettamien vaatimusten perusteella. 5. Välittömien kustannusten kohdistaminen seurantakohteille Välittömät kustannukset kohdistetaan kokonaisuudessaan suoraan seurantakohteille, kun se voidaan yksiselitteisesti ja taloudellisesti toteuttaa. Toiminnoille välittömät kustannukset voidaan tuottaa joko suoraan kirjaamalla tai kohdistamalla ajureiden avulla. Projektille välittömät kustannukset kirjataan aina suoraan. Suoritteelle ja muulle ulottuvuudelle voidaan välittömät kustannukset joko kirjata suoraan tai kohdistaa toimintolaskennan menetelmillä eli ns. toimintoajurien avulla. 6. Työajan kohdistaminen Välitön työaika ja työkustannus kohdistetaan seurantakohteille välittöminä toteutuman mukaan. Välitön työaika ja -kustannus kohdistetaan vähintään toimintayksikölle ja toiminnolle sekä lisäksi projektille, kun tekeminen on projektoitu. Tarvittaessa työaikaa voi kohdistaa myös muille seurantaulottuvuuksille.
Valtiokonttori Ohje 8 (29) Työajanseurannan tarkkuus määritetään kirjanpitoyksikkökohtaisesti seurantakohteita määritettäessä. Välitön työaika ja työkustannus ovat suurin kustannuserä ja muodostavat näin myös pohjan kustannusten objektiiviselle laskemiselle sekä toiminnan suunnittelulle ja seuraamiselle. Lisäksi maksullinen ja yhteisrahoitteinen toiminta asettavat erityisiä ja osin varsin joustamattomiakin vaatimuksia työajan ja työkustannusten seurannalle. 7. Työajan kohdistamisessa käytettävä työaika Toiminnolle ja muille tarvittaville seurantakohteille, kuten projekteille, kohdistetaan pääsääntöisesti ns. todellista työaikaa, joka on kulunut tehtävien hoitamiseen palvelussuhteessa. Riittävä tarkkuus työajan kohdistamisessa on pääsääntöisesti tuntitarkkuus (pyöristyssäännön mukaisesti). Tarkempi tarkkuus on tarvittaessa mm. maksullisessa toiminnassa. Työkustannusten kohdistaminen riittävällä tarkkuudella estää hypoteettisten työkustannuksen syntymisen sekä työtuntien ali- ja ylihinnoittelun.
Valtiokonttori Ohje 9 (29) 8. Jakopalkkojen laskentaperuste Toteutuneiden palkkamenojen jakaminen sisäisen laskennan tarpeisiin tehdään sisäisen laskennan seurantakohteille työaikakohdennusten suhteessa kuukausittain jälkikäteen. Tätä laskentaa kutsutaan jakopalkkalaskennaksi. Jakopalkkojen laskentaperusteena käytetään työntekijän toiminnolle tai muulle seurantakohteelle, kuten projektille, kohdentamaa välitöntä työaikaa ja hänen todellista palkkaansa. Toiminnoille tuotuja jakopalkkoja voidaan myös kohdistaa edelleen muille seurantakohteille, kuten suoritteille ajureiden avulla. 9. Laskentakohteen välilliset kustannukset Lopullisten laskentakohteiden kannalta tukitoiminnot ja palkalliset poissaolot ovat välillisiä kustannuksia ja ne on kohdistettava lopullisille laskentakohteille kustannuslaskennan menetelmin. Kirjanpitoyksikön on ratkaistava, mitä asioita ylipäätään halutaan seurata ja laskea. Tämän jälkeen tulee päättää, mitkä kustannukset käsitellään lopullisina välittöminä seurantakohteen kustannuksina ja mitkä välillisinä kustannuksina. 10. Viranomais-, maksullinen ja yhteisrahoitteinen toiminta Kirjanpitoyksikön sisällä kustannukset lasketaan samalla tavalla kaikilla eri toiminta-alueilla eli viranomaistoiminnassa sekä maksullisessa ja yhteisrahoitteisessa toiminnassa. Täten varmistetaan kustannusten yhdenmukainen ja tasapuolinen käsittely kustannuslaskennassa. Tämä korostuu erityisesti kirjanpitoyksikön yhteisten välillisten kustannusten kohdistamisessa lopullisille seurantakohteille. 3 Valtion yhteinen kustannuslaskentamalli Valtiontalousarviotalouden yhteinen kustannuslaskentamalli perustuu yhteiseen seurantakohdemalliin ja erityisesti toimintoseurantakohteeseen. Se määrittää miten tukitoimintojen ja palkallisen poissaolon kustannukset kohdistetaan ydin- ja ohjaustoiminnoille. Täten saadaan selville ydintoimintojen kokonaiskustannukset. Laskennan jatkaminen ydintoimintotasolta muille laskentakohteille jää kirjanpitoyksikön ratkaistavaksi. Yhteinen malli antaa raamit kirjanpitoyksikön kustannuslaskennan toteuttamiselle, se on niin sanottu minimimalli. Minimimallissa tietyt toimintokokonaisuudet kohdistetaan viidessä eri kohdistusvaiheessa ja määrätyssä järjestyksessä ydin- ja ohjaustoiminnoille. Koska kustannuslaskenta tulee johtaa kirjanpitoyksikön prosesseista ja johtamisen tarpeista, kirjanpitoyksikkö voi toteuttaa laskentaa tarkemmalla tasolla. Kirjanpitoyksikkö vastaa aiheuttamisperiaatteen riittävästä toteutumisesta.
Valtiokonttori Ohje 10 (29) 3.1 Valtion yhteisen kustannuslaskentamallin karkea kuvaus Kuvassa 2 on esitetty valtion yhteinen kustannusmalli karkealla tasolla. Kuva 2: Valtion yhteisen kustannuslaskentamallin karkea kuvaus 3.1.1 Toimintojen ja muiden laskentakohteiden välittömien kustannusten kohdistaminen 3.1.2 HTH-tietopalvelun hyödyntäminen Toimintojen ja muiden laskentakohteiden välittömät kustannukset kohdistetaan joko suoraan (laskun tiliöinti, työajankirjaus jne.) tai niin, että toiminnoille saadaan kohdistettua vastaavat kustannukset toimintolaskennan menetelmin. Hallinnon tilahallinta -tietopalvelu (HTH-tietopalvelu) on Senaatti-kiinteistöjen tarjoama toimitilajohtamisen palvelu toimitiloja koskevan päätöksenteon, ohjauksen ja suunnittelun tueksi. Kirjanpitoyksiköt ylläpitävät tilatietoja HTH-tietopalvelussa, jossa tehdään toimitilakustannusten laskentaa ja raportoidaan toimitilojen tilatyyppejä, vuokrasopimusten tilannetta sekä muita tiloihin liittyviä tunnuslukuja. Senaatti-kiinteistöt ylläpitää valtion omistamien rakennusten ja huoneistojen sopimustietoja sekä pohjakuvatietoja. Kirjanpitoyksikön vastuulla on ylläpitää toimitilojen käyttäjätietoa ja kirjata toimitilamenot ja -tulot valtion ja kirjanpitoyksikön raportointitarpeiden mukaisesti kirjanpitoyksikön toimipaikkakustannuspaikoille. Toimipaikkakustannuspaikka on kirjanpitoyksikön määrittämä toimintayksikkö, joka voi olla esimerkiksi alue tai rakennus. Toimipaikat on mallinnettu valtion yhteisessä seurantakohdemallissa toimintayksikköön. Toimipaikkakustannuspaikoille kirjatut toimitilamenot siirtyvät automaattisesti Kiekusta kirjanpitoyksikön HTH-tietopalveluun, jossa ne jaetaan pääsääntöisesti
Valtiokonttori Ohje 11 (29) neliöiden suhteessa kirjanpitoyksikön varsinaisille organisaatiorakennetta kuvaaville, tiloja käyttäville toimintayksiköille. Toimitilaratkaisujen kehittyessä myös kustannusten jakoperusteita voidaan kehittää. HTH-tietopalvelusta on mahdollista saada käyttöön toimitilamenot kohdistettuna neliöiden suhteessa toimintayksiköille. Kyseisiä tietoja voi hyödyntää kustannuslaskennassa, jolloin toimitilamenot kohdistetaan toimintayksiköiltä / toimintayksikkökokonaisuuksilta kirjattujen työtuntien suhteessa tai kirjanpitoyksikön valitseman muun aiheuttamisperiaatteen mukaan ydin-, ohjaus- ja tukitoiminnoille. 3.1.3 Tuki- ja palkallisen poissaolon toimintojen kohdistaminen ydintoiminnolle Seurantakohdemallissa toiminnot on jaettu hierarkiassa ydin- ohjaus- sekä tukitoimintoihin ja palkalliseen poissaoloon. Lopullisten seuranta- eli laskentakohteiden kannalta tukitoiminnot ja palkallinen poissaolo ovat aina välillisiä kustannuksia, jotka on kohdistettava kustannuslaskennan menetelmin lopullisille laskentakohteille. Mikäli muuta selkeää aiheuttamisperustetta ei voida esittää, käytetään näiden välillisten kustannusten kohdistamisessa työaikaa tai työkustannusta. Tukitoimintojen ja palkallisten poissaolojen avulla saadaan laskettua myös mahdolliset yleiskustannus- ja henkilösivukustannuslisäkertoimet. Kaikkia organisaation toiminnasta aiheutuvia kustannuksia ei voida kohdistaa suoraan välittöminä kustannuksina ydin- ja ohjaustoiminnoille aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Osa kustannuksista on luonteeltaan välillisiä kustannuksia eli yleiskustannuksia kohdistuen suuremmalle joukolle yhteisesti, tai niitä on muuten käsiteltävä yleiskustannuksina tarkoituksenmukaisuusharkinnan perusteella. Yleiskustannukset ovat pääsääntöisesti luonteeltaan organisaatiota ylläpitäviä yhteisiä tukitoimintokustannuksia. Yhteiset tukitoimintokustannukset kohdistetaan ensin organisaatiossa sovitun rajauksen mukaisesti siihen kuuluvien vastuualueperustaisten tai toimintoperusteisten kustannuspaikkojen kesken, minkä jälkeen kustannukset kohdistetaan edelleen raportointia varten ydin- ja ohjaustoiminnoille. 3.2 Tuki- ja palkallisen poissaolon toimintojen kustannusten kohdistamisketju Välillisten kustannusten kohdistaminen toteutetaan viidessä vaiheessa: 1. palkalliset poissaolot, kiinteistö- ja yhteinen tietohallinto; 2. muut tukitoiminnot; 3. ydintoimintojen avustavat tehtävät, 4. poistot ja 5. korot. Muiden tukitoimintojen kohdistaminen voidaan myös jakaa kahteen vaiheeseen siten, että ensin kohdistetaan koko kirjanpitoyksikköä koskevat toiminnot vaiheessa 2 ja vasta tämän jälkeen pelkästään tiettyä substanssiyksikköä tukevat toiminnot vaiheessa 3. Kohdistusketju on esitetty seuraavassa kuvassa (Kuva 3).
Valtiokonttori Ohje 12 (29) Kuva 3: Kustannusten kohdistamisketju 3.2.1 Tukitoimintojen keskinäinen kohdistamisjärjestys Palkalliset poissaolot - Kohdistetaan kaikille toiminnoille tehollisen työajan suhteessa. Kiinteistöhallinto - Kohdistetaan kaikille toiminnoille tehollisen työajan suhteessa tai kirjanpitoyksikön valitseman muun aiheuttamisperiaatteen mukaan. Yhteinen tietohallinto - Kohdistetaan kaikille toiminnoille tehollisen työajan suhteessa tai kirjanpitoyksikön valitseman muun aiheuttamisperiaatteen mukaan. Muut tukitoiminnot - Kohdistetaan vähintään ydin- ja ohjaustoiminnoille tehollisen työajan suhteessa tai kirjanpitoyksikön valitseman muun aiheuttamisperiaatteen mukaan. Ydintoimintojen avustavat tehtävät - Ydintoimintojen tietojärjestelmät ja kirjanpitoyksikön mahdolliset muut ydintoimintojen avustavat tehtävät kohdistetaan suoraan ydin- ja ohjaustoiminnoille aiheuttamisperiaatteen mukaan. - Ydin- ja ohjaustoimintojen tukitoiminnot: Tukitoiminnot, joita tuotetaan vain tietylle substanssiyksikkökokonaisuudelle, kohdistetaan kyseisen substanssiyksikkökokonaisuuden ydin- ja ohjaustoiminnoille tehollisen työajan suhteessa tai kirjanpitoyksikön valitseman muun aiheuttamisperiaatteen mukaan.
Valtiokonttori Ohje 13 (29) Poistot ja korot - Poistot ja korot kohdistetaan aiheuttamisperiaatteen mukaan ydin- ja ohjaustoiminnoille, ellei niitä ole kirjattu suoraan toiminnoille. Tukitoimintojen poistot ja korot on kohdistettava joka tapauksessa ydin- ja ohjaustoiminnoille. - Poistoille ja koroille on omat erilliset vaiheensa. 3.2.2 1. vaihe: Palkalliset poissaolot, kiinteistö- ja yhteinen tietohallinto 3.2.3 2. vaihe: Muut tukitoiminnot Ensimmäisen vaiheen toimintokokonaisuus sisältää kaikille toiminnoille yhteisiä kustannuksia ja siksi toimintokokonaisuuden kustannukset kohdistetaan kaikille toiminnoille, ts. ydin-, ohjaus- ja tukitoiminnoille. Välillisten kustannusten kohdentamisessa ensimmäinen vaiheeseen kuuluvat: - palkalliset poissaolot (toimintohierarkian koodit 8001 Lomat; 8002 Sairauspoissaolot ja terveydenhuolto; 8003 Muut palkalliset poissaolot), - kiinteistöhallinto (toimintohierarkian koodi 6700 Kiinteistöhallinto) ja - yhteinen tietohallinto (toimintohierarkian koodi 6400 Tietohallinto). - Myös mahdolliset toiminnon 9999900100 Tekninen tili kohdentamattomaan työhön kustannukset sisältyvät ensimmäiseen vaiheeseen. Ensimmäisen vaiheen toimintokokonaisuuden kustannukset kohdistetaan kirjanpitoyksikön määrittelemän organisaatiotason sisällä toiminnoille ja mahdollisille muille laskentakohteille (kuten suorite, projekti, asiakas) tehollisen työajan suhteessa. Kiinteistö- ja yhteisen tietohallinnon toimintokokonaisuuden kustannusten kohdistamisessa voidaan tarvittaessa käyttää tehollisen työajan sijasta selkeämmin aiheuttamisperiaatetta toteuttavaa ajuria. Mahdollinen toiminnon 9999900100 Tekninen tili kohdentamattomaan työhön toteuma kohdistetaan tehollisen työajan suhteessa. Toisessa vaiheessa kohdistetaan koko kirjanpitoyksikköä koskevien yhteisten tukitoimintojen kustannukset vähintään ydin- ja ohjaustoiminnoille kirjattujen työtuntien suhteessa ellei kohdistukselle ole muuta selkeää aiheuttamisperiaatetta. Toisen vaiheen kohdistamiseen kuuluvat muut tukitoimintokustannukset, joiden toimintohierarkiakoodit ovat: - 6000 Yleishallinto ja johtaminen, - 6050 Suunnittelun, ohjauksen ja seurannan tuki, - 6100 Henkilöstöhallinto, - 6105 Koulutus, - 6200 Taloushallinto, - 6250 Matkustus, - 6300 Sisäinen tarkastus, riskienhallinta ja turvallisuus, - 6500 Tiedon hallinta, - 6600 Viestintä, - 6800 Toimistopalvelut, - 6900 Logistiikka ja - 6950 Muut tukitoiminnot.
Valtiokonttori Ohje 14 (29) Mikäli kirjanpitoyksikössä on erikseen sellaisia tukitoimintoja, jotka tuottavat ns. sisäisiä tukipalveluja pelkästään tietylle substanssiyksikkökokonaisuudelle, kohdistetaan nämä tukitoimintokustannukset vasta seuraavassa vaiheessa. Vastaavasti vain tiettyä ydin- tai ohjaustoimintoa tukevat avustavat tehtävät kohdistetaan vasta seuraavassa vaiheessa. 3.2.4 3. vaihe: Ydintoimintojen avustavat tehtävät 3.2.5 4. ja 5. vaihe: Poistot ja korot Ydintoimintojen tietojärjestelmät kohdistetaan suoraan ydintoiminnoille aiheuttamisperiaatteen mukaisesti. Ydintoimintojen avustavat tehtävät ovat kiinteästi ydintoimintaan liittyviä tehtäviä / toimintoja, jotka tukevat vain tiettyä ydintoimintoa / ydintoimintokokonaisuutta. Esimerkiksi laboratoriotoiminta. Ne perustetaan seurantakohdemallissa ydintoimintojen hierarkiaan (toimintohierarkian koodi 10). Mahdolliset kirjanpitoyksikkökohtaiset ydintoimintojen avustavat tehtävät kohdistetaan aiheuttamisperiaatteen mukaan tietyille ydintoiminnoille. Ydin- ja ohjaustoimintojen tukitoiminnot sisältävät sellaiset tukitoiminnot, jotka tuottavat ns. sisäisiä tukipalveluja pelkästään tietylle substanssiyksikkökokonaisuudelle (esimerkiksi jonkun toimialan taloushallinto, jos taloushallinto ei ole kirjanpitoyksikössä keskitetty). Tällaiset tukitoiminnot kohdistetaan kyseisen substanssiyksikkökokonaisuuden ydin- ja ohjaustoiminnoille tehollisen työajan suhteessa tai kirjanpitoyksikön valitseman muun aiheuttamisperiaatteen mukaan. Ydintoimintojen avustavat tehtävät sisältää seuraavat kohdistettavat toimintohierarkian koodit: - 400 Ydintoimintojen tietojärjestelmät, - mahdolliset kirjanpitoyksikön ydintoimintojen avustavat tehtävät (toimintohierarkian koodi 10) sekä - ns. ydin- ja ohjaustoimintojen tukitoiminnot (6000 6300, 6500 6600 ja 6800 6950). Poistokustannusten kohdistaminen on välillisten kustannusten kohdistamisen neljäs vaihe ja korkokustannusten kohdistaminen viides vaihe. Poisto- ja korkokustannukset lasketaan SAP AA -käyttöomaisuuden hallintasovelluksessa. Siinä käyttöomaisuusyksikölle määritetään käyttöomaisuusluokan perusteella oletusarvo korkojen ja poistojen laskentaa varten. Käyttöomaisuusluokka määrittää myös oletustiliöinnin ja poistoajan ns. poistoavaimen perusteella Mikäli poistoja ja korkoja ei ole tarkoituksenmukaista tai mahdollista kohdistaa käyttöomaisuudessa suoraan toiminnoille, ne kohdistetaan tässä kohdistusvaiheessa ydin- ja ohjaustoiminnoille. Lisäksi on huomioitava, että organisaatioissa on käyttöomaisuuteen liittyviä yhteisiä tukitoimintokustannuksia. Ne kohdistetaan kohdistettujen työtuntien suhteessa ydin- ja ohjaustoiminnoille.
Valtiokonttori Ohje 15 (29) 3.2.6 Kustannusten kohdistaminen muille laskentakohteille Projektille kuuluvat välittömät kustannukset kirjataan aina suoraan projektille. Muille laskentakohteille, kuten suoritteille, voidaan välittömät kustannukset kohdistaa vaihtoehtoisesti toimintojen kautta myös ajurien (esim. kappalemäärät, painotetut kappalemäärät tai muu aiheuttamisperiaatetta toteuttava ajuri) avulla. Mikäli välittömät kustannukset on kohdistettu suoraan laskentakohteelle, välilliset kustannukset voidaan tuoda toimintolaskennan periaatteiden mukaisesti ydintoimintojen kautta. Toinen vaihtoehto on kohdistaa laskentakohteille kuuluva osuus välillisistä kustannuksista suoraan tukitoiminnoilta. Mikäli välillisten kustannusten kohdistamisperuste on sama, voidaan yhteisen mallin mukainen tukitoimintojen kustannusten kohdistaminen tehdä suoraan ydintoiminnon ja laskentakohteen kombinaatiolle. 3.3 Laskennan lopputulosten raportointi Kiekussa Yllä kuvatun laskennan lopputuloksena kaikki kustannukset on kohdistettu ydin- ja ohjaustoiminnoille. Yhteisen kustannuslaskentamallin mukaiset laskennan lopputulokset, eli laskentakohteiden osuudet yleiskustannuksista, on mahdollista viedä Kiekuun raportoivaksi tähän tarkoitukseen toteutetun csvtiedostolatauksen avulla. Tämä mahdollistaa laskentakohteiden kokonaiskustannusten raportoinnin Kiekun BI-raportoinnissa. Jokaiselle kohdistusvaiheelle on Kiekuun perustettu vyörytystilejä, joiden avulla laskennan lopputulokset (vyörytetyt kustannukset) voidaan raportoida laskentakohteittain ja kohdistusvaiheittain csv-tiedostolatauksen jälkeen. Mikäli kirjanpitoyksikkö toteuttaa laskentaa yhteistä mallia useammissa kohdistuksen osavaiheissa, kirjanpitoyksikkö voi ehdottaa Valtiokonttorille lisää vyörytystilin lisäjaotteluja vastaavasti kuin muita varsinaisia liikekirjanpidon tilien lisäjaotteluja. Voimassa olevat vyörytystilit löytyvät Valtiokonttorin julkaisemasta 8-merkkisestä liikekirjanpidon tilikartasta tiliryhmästä 999 Sisäiset vyörytykset, tilit 99900500 99900999. 4 Valtion yhteinen kustannuslaskentamalli -esimerkki Seuraavassa esimerkissä on kuvattu yksityiskohtaisemmin kustannusten kohdistaminen edellä määritellyn mallinnuksen mukaisesti. Esimerkki ei ole täysin kattava eli kaikkia mallinnuksen vaihtoehtoja ei ole otettu mukaan. Esimerkki pohjautuu valtion yhteiseen seurantakohdemalliin ja Kiekun seurantakohderakenteeseen. Esimerkkiorganisaatio on täysin kuvitteellinen. Lähtötiedoissa organisaation kustannuspaikoille ja toiminnoille on tehty kattavasti erilaisia menokirjauksia ja menojen oikaisueriä (esim. Kela-palautuksia ja hyvityslaskuja). Toiminnoille on tuotu myös jakopalkat euroina ja tunteina. Jotta esimerkki olisi helppolukuisempi, luvut esitetään pieninä. Esimerkkiin on valittu hyvin rajallinen joukko seurantakohdemallin toimintoja. Ajanjaksolta tehdään kustannusten kohdistaminen kokonaisuudessaan ydin- ja
Valtiokonttori Ohje 16 (29) ohjaustoiminnoille. Esimerkistä on rajattu pois välillisten kustannusten kohdistaminen suoritteille, projekteille ja mahdollisille muille seurantaulottuvuuksille kuten asiakkaille. VVV-Valtavan vaikutusvaltainen virasto -esimerkki Seuraavassa taulukossa (Taulukko 1) on esitetty lähtötilanne ennen vyörytysten tekemistä. Organisaatio: - Kuvitteellisessa organisaatiossa on kolme toimialaa, joista kaksi on ns. substanssitoimialoja ja yksi toimiala palvelee koko organisaatiota. - Vyörytykset on toteutettu toimialatasolla. Huom. Toimiala voi sisältää useita substanssiyksiköitä ja ns. substanssitoimialan oman hallintoyksikön. Toiminnot: - Tukitoiminnot on merkitty toimintojen hierarkiatasojen mukaisesti. Toiminnot ovat kaikkien organisaatiotasojen käytössä. - Ydin- ja ohjaustoiminnot, joille lopullisesti kustannukset kohdistetaan, on merkitty vihreällä taustalla. Poistot ja korot: - Poistoja ja korkoja ei tässä esimerkissä ole suorakohdistettu toiminnoille, vaan kaikki kohdistetaan vyörytysten kautta toimialatasolla. Eurot ja tunnit - Eurot ja tunnit ovat täysin sattumanvaraisesti annettuja. Eurot sisältävät menokirjauksia, menojen oikaisueriä (esim. Kela-palautuksia, ja hyvityslaskuja) sekä jakopalkat. Tunnit ovat kohdennettuja työtunteja.
Valtiokonttori Ohje 17 (29) Taulukko 1: Lähtötilanne ennen vyörytyksiä ORGANISAATIORAKENNE VVV-Valtavan vaikutusvaltainen virasto h Lupatoimiala Ydintoiminto 1: lupahalllinto 4 000 190 Ydintoiminto 2, lupapalvelu 6 000 280 Ohjaustoiminto 1 500 25 Yleishallinto ja johtaminen 6000 600 24 Matkustus 6250 900 40 Ydintoimintojen tietojärjestelmät 400 1 100 55 Kiinteistöhallinto 6700 700 0 Palkalliset poissaolot 80 800 45 Poistot 1 000 Korot 100 Lupayksikkö yhteensä 15 700 659 Kehitystoimiala Ydintoiminto 3: lupakehitys 2 500 128 Ohjaustoiminto 1 200 10 Yleishallinto ja johtaminen 6000 400 20 Kiinteistöhallinto 6700 100 0 Palkalliset poissaolot 80 200 14 Poistot 200 Korot 20 Kehitysyksikkö yhteensä: 3 620 172 Hallintotoimiala Talousyksikkö Yleishallinto ja johtaminen 6000 300 15 Henkilöstöhallinto 6100 500 24 Taloushallinto 6200 950 46 Suunnittelun, ohjauksen ja seurannan tuki 6050 1 200 60 Kiinteistöhallinto 6700 400 5 Palkalliset poissaolot 80 300 5 Poistot 500 Korot 50 Talousyksikkö yht. 4 200 155 Tietohallintoyksikkö Yleishallinto ja johtaminen 6000 160 8 Tietohallinto 6400 1 800 90 Ydintoimintojen tietojärjestelmät 400 600 30 Kiinteistöhallinto 6700 400 0 Palkalliset poissaolot 80 320 5 Poistot 5 000 Korot 500 Tietohallintoyksikkö yht. 8 780 133 VVV-kpy yhteensä 32 300 1 119 4.1.1 Kustannuslaskennan pohjatiedot Kieku-järjestelmä tuottaa kustannuslaskennan pohjatiedot, eli seurantakohteiden euro- ja tuntitoteumatiedot. Jakopalkkalaskennassa toteutuneet palkkamenot jaetaan sisäisille seurantakohteille työaikakohdennusten suhteessa kuukausittain jälkikäteen. Kiekussa ei tehdä muuta sisäistä laskentaa.
Valtiokonttori Ohje 18 (29) Seurantakohteiden euro- ja tuntitoteumatiedot saadaan BI-raportilta Sisäisen laskennan analyysiraportti. Laskennan kannalta optimaalinen raportin/raporttien ulkoasu riippuu mm. siitä, toteutetaanko laskenta manuaalisesti Excelissä vai automatisoidummin Excelissä tai muussa järjestelmässä. Alla olevassa esimerkissä (Kuva 4) pohjatietoja on ryhmitelty tukemaan laskennan toteuttamista manuaalisesti Excelissä. Jos laskenta toteutetaan automatisoidusti ja käytetään ns. raakadataa, raportin sisällön ryhmittelemiseen ei ole tarvetta. HTH-tietopalvelun hyödyntäminen HTH-tietopalvelusta on mahdollista saada käyttöön toimitilamenot kohdistettuna neliöiden suhteessa organisaation toimintayksiköille. Kyseisiä tietoja voi hyödyntää kustannuslaskennassa, jolloin toimitilamenot kohdistetaan toimintayksiköiltä / toimintayksikkökokonaisuuksilta kirjattujen työtuntien suhteessa tai kirjanpitoyksikön valitseman muun aiheuttamisperiaatteen mukaan ydin-, ohjaus- ja tukitoiminnoille. Huom. kustannuslaskennan pohjatiedoista tulee tässä tapauksessa eliminoida toimipaikkakustannuspaikoille kirjatut menot, jotta toimitilamenot eivät tule laskentaan kahteen kertaan.
Valtiokonttori Ohje 19 (29) Tulosyksikkö 001.2016-006.2016 001.2016-006.2016 Arvotyyppi 10 10 Toteuma Debet/Kredit summa Toteuma Tuntimäärä Toiminto EUR H 1111xxxx Lupatoimiala xxxxxxxxxx Lupahallinto 4 000 190 1111xxxx Lupatoimiala yyyyyyyyyy Lupapalvelu 6 000 280 1111xxxx Lupatoimiala zzzzzzzzzz Ohjaustoiminto 1 500 25 1111xxxx Lupatoimiala Tulos 10 500 495 1111xxxx Lupatoimiala 400 Ydintoimintojen tietojärjestelmät 1 100 55 1111xxxx Lupatoimiala 600 Tukitoiminnot 2 200 64 1111xxxx Lupatoimiala 6000 Yleishallinto ja johtaminen 600 24 1111xxxx Lupatoimiala 6250 Matkustus 900 40 1111xxxx Lupatoimiala 6700 Kiinteistöhallinto 700 0 1111xxxx Lupatoimiala 80 Palkalliset poissaolot 800 45 1111xxxx Lupatoimiala Tulos 4 100 164 1111xxxx Lupatoimiala TKTT26 Poistot 1 000 1111xxxx Lupatoimiala 99800000 Sisäiset korot käyttöomaisuus 1111xxxx Lupatoimiala Tulos 1 100 100 001.2016-006.2016 001.2016-006.2016 Arvotyyppi 10 10 Toteuma Debet/Kredit summa Toteuma Tuntimäärä Tulosyksikkö Toiminto EUR H 1111yyyy Kehitystoimiala aaaaaaaaaa Lupakehitys 2 500 128 1111yyyy Kehitystoimiala zzzzzzzzzz Ohjaustoiminto 1 200 10 1111yyyy Kehitystoimiala Tulos 2 700 138 1111yyyy Kehitystoimiala 600 Tukitoiminnot 500 20 1111yyyy Kehitystoimiala 6000 Yleishallinto ja johtaminen 400 20 1111yyyy Kehitystoimiala 6700 Kiinteistöhallinto 100 0 1111yyyy Kehitystoimiala 80 Palkalliset poissaolot 200 14 1111yyyy Kehitystoimiala Tulos 700 34 1111yyyy Kehitystoimiala TKTT26 Poistot 200 1111yyyy Kehitystoimiala 99800000 Sisäiset korot käyttöomaisuus 1111yyyy Kehitystoimiala Tulos 220 20 1111zzzz1 Talousyksikkö 600 Tukitoiminnot 3 350 150 1111zzzz1 Talousyksikkö 6000 Yleishallinto ja johtaminen 300 15 1111zzzz1 Talousyksikkö 6050 Suunnittelun ja seurannan tuki 1 200 60 1111zzzz1 Talousyksikkö 6100 Henkilöstöhallinto 500 24 1111zzzz1 Talousyksikkö 6200 Taloushallinto 950 46 1111zzzz1 Talousyksikkö 6700 Kiinteistöhallinto 400 5 1111zzzz1 Talousyksikkö 80 Palkalliset poissaolot 300 5 1111zzzz1 Talousyksikkö Tulos 3 650 155 1111zzzz2 Tietohallintoyksikkö 400 Ydintoimintojen tietojärjestelmät 600 30 1111zzzz2 Tietohallintoyksikkö 600 Tukitoiminnot 2 360 98 1111zzzz2 Tietohallintoyksikkö 6000 Yleishallinto ja johtaminen 160 8 1111zzzz2 Tietohallintoyksikkö 6400 Tietohallinto 1 800 90 1111zzzz2 Tietohallintoyksikkö 6700 Kiinteistöhallinto 400 0 1111zzzz2 Tietohallintoyksikkö 80 Palkalliset poissaolot 320 5 1111zzzz2 Tietohallintoyksikkö Tulos 3 280 133 1111zzzz1 Talousyksikkö TKTT26 Poistot 500 1111zzzz1 Talousyksikkö 99800000 Kuva 4: Sisäisen laskennan analyysiraportti Sisäiset korot käyttöomaisuus 1111zzzz1 Talousyksikkö Tulos 550 1111zzzz2 Tietohallintoyksikkö TKTT26 Poistot 5 000 1111zzzz2 Tietohallintoyksikkö 99800000 Sisäiset korot käyttöomaisuus 1111zzzz2 Tietohallintoyksikkö Tulos 5 500 50 500
Valtiokonttori Ohje 20 (29) 4.1.2 Välillisten kustannusten kohdistaminen ydintoiminnoille Yhtenä toimivana vaihtoehtona melko yksinkertaista laskentaa toteuttavalle kirjanpitoyksikölle voidaan pitää laskennan mallintamista Exceliin siten, että Kiekun BI-raportoinnista viedään Exceliin pohjadata ns. raakadatana ja Exceliin rakennetaan laskentasäännöt yhteisen mallin mukaisesti. Excel toimii täten ns. laskentamoottorina ja se voidaan määritellä tuottamaan myös laskennan lopputuloksista csv-tiedosto, joka voidaan ladata Kiekuun laskentakohteiden kokonaiskustannusten raportoinnin mahdollistamiseksi. 1. kohdistusvaihe: Palkalliset poissaolot, kiinteistö- ja yhteinen tietohallinto Kuva 5. Palkallisten poissaolojen sekä kiinteistö- ja yhteisen tietohallinnon kustannusten kohdistaminen Toimitilamenot on esimerkissä (Kuva 5) kohdistettu HTH-tietopalvelussa toimipaikkakustannuspaikoilta organisaation toimintayksiköille. HTH-tietopalvelussa ei ole toimintotietoa, mutta tässä esimerkissä toimitilamenot on merkitty pohjatiedoissa toiminnolle 9999691000 Kiinteistöhallinto. 1a) kohdistusvaihe: Palkalliset poissaolot ja kiinteistöhallinto on kohdistettu tässä esimerkissä toimialan/yksikön sisällä kaikille muille toiminnoille välittömien työtuntien suhteessa. 1b) kohdistusvaihe: Yhteinen tietohallinto on kohdistettu tässä esimerkissä kaikille kirjanpitoyksikön muille toiminnoille välittömien työtuntien suhteessa.
Valtiokonttori Ohje 21 (29) Taulukko 2: Palkallisten poissaolojen sekä kiinteistö- ja yhteisen tietohallinnon kustannusten kohdistaminen 1a) vaiheen Tilanne 1a) 1b) vaiheen Tilanne 1 b) kohdistus kohd. jälkeen kohdistus kohd. jälkeen VVV-Valtavan vaikutusvaltainen virasto h Lupatoimiala Ydintoiminto 1: lupahalllinto 4 000 190 + 464 = 4 464 + 459 = 4 923 Ydintoiminto 2, lupapalvelu 6 000 280 + 684 = 6 684 + 676 = 7 360 Ohjaustoiminto 1 500 25 + 61 = 561 + 60 = 621 Yleishallinto ja johtaminen 6000 600 24 + 59 = 659 + 58 = 717 Matkustus 6250 900 40 + 98 = 998 + 97 = 1 094 Ydintoimintojen tietojärjestelmät 400 1 100 55 + 134 = 1 234 + 133 = 1 367 Kiinteistöhallinto 6700 700 0 - Palkalliset poissaolot 80 800 45 - Lupayksikkö yhteensä 14 600 659 1 500 14 600 1 483 16 083 Kehitystoimiala Ydintoiminto 3: lupakehitys 2 500 128 + 243 = 2 743 + 309 = 3 052 Ohjaustoiminto 1 200 10 + 19 = 219 + 24 = 243 Yleishallinto ja johtaminen 6000 400 20 + 38 = 438 + 48 = 486 Kiinteistöhallinto 6700 100 0 Palkalliset poissaolot 80 200 14 Kehitysyksikkö yhteensä: 3 400 172 300 3 400 382 3 782 Hallintotoimiala Talousyksikkö Yleishallinto ja johtaminen 6000 300 15 + 72 = 372 + 36 = 409 Henkilöstöhallinto 6100 500 24 + 116 = 616 + 58 = 674 Taloushallinto 6200 950 46 + 222 = 1 172 + 111 = 1 283 Suunnittelun, ohjauksen ja seurannan tuki 6050 1 200 60 + 290 = 1 490 + 145 = 1 635 Kiinteistöhallinto 6700 400 5 Palkalliset poissaolot 80 300 5 Talousyksikkö yht. 3 650 155 700 3 650 350 4 000 Tietohallintoyksikkö Yleishallinto ja johtaminen 6000 160 8 + 45 = 205 + 19 = 224 Tietohallinto 6400 1 800 90 + 506 = 2 306 Ydintoimintojen tietojärjestelmät 400 600 30 + 169 = 769 + 72 = 841 Kiinteistöhallinto 6700 400 0 Palkalliset poissaolot 80 320 5 Tietohallintoyksikkö yht. 3 280 133 720 3 280 92 1 066 VVV-kpy yhteensä 24 930 1 119 3 220 24 930 2 306 24 930
Valtiokonttori Ohje 22 (29) 2. kohdistusvaihe: Muut tukitoiminnot Kuva 6. Muiden tukitoimintojen kohdistaminen ydintoiminnoille Koko kirjanpitoyksikköä palvelevien tukitoimintojen kustannukset on kohdistettu tässä esimerkissä vähintään ns. substanssitoimialojen ydin- ja ohjaustoiminnoille toteutuneiden työtuntien suhteessa. Huom. Esimerkissä (Taulukko 3) kustannukset on kohdistettu substanssitoimialojen ydin- ja ohjaustoimintojen lisäksi näiden tukitoiminnoille. Minimimäärityksissä riittäisi pelkästään kohdistaminen ydin- ja ohjaustoiminnoille.
Valtiokonttori Ohje 23 (29) Taulukko 3: Muiden tukitoimintojen kohdistaminen ydintoiminnoille Tilanne 1. vaiheen 2. vaiheen Tilanne 2. kohd. jälkeen kohdistus jälkeen VVV-Valtavan vaikutusvaltainen virasto h Lupatoimiala Ydintoiminto 1: lupahalllinto 4 923 190 + 1 001 = 5 924 Ydintoiminto 2, lupapalvelu 7 360 280 + 1 475 = 8 835 Ohjaustoiminto 1 621 25 + 132 = 753 Yleishallinto ja johtaminen 6000 717 24 + 126 = 843 Matkustus 6250 1 094 40 + 211 = 1 305 Ydintoimintojen tietojärjestelmät 400 1 367 55 + 290 = 1 657 Kiinteistöhallinto 6700 Palkalliset poissaolot 80 Lupayksikkö yhteensä 16 083 614 3 234 19 317 Kehitystoimiala Ydintoiminto 3: lupakehitys 3 052 128 + 674 = 3 726 Ohjaustoiminto 1 243 10 + 53 = 296 Yleishallinto ja johtaminen 6000 486 20 + 105 = 592 Kiinteistöhallinto 6700 Palkalliset poissaolot 80 Kehitysyksikkö yhteensä: 3 782 158 832 4 614 Hallintotoimiala Talousyksikkö Yleishallinto ja johtaminen 6000 409 15 Henkilöstöhallinto 6100 674 24 Taloushallinto 6200 1 283 46 Suunnittelun, ohjauksen ja seurannan tuki 6050 1 635 60 Kiinteistöhallinto 6700 Palkalliset poissaolot 80 Talousyksikkö yht. 4 000 145 Tietohallintoyk sik k ö Yleishallinto ja johtaminen 6000 224 8 Tietohallinto 6400 Ydintoimintojen tietojärjestelmät 400 841 30 + 158 = 999 Kiinteistöhallinto 6700 Palkalliset poissaolot 80 Tietohallintoyksikkö yht. 1 066 38 158 999 VVV-kpy yhteensä 24 930 955 4 224 24 930
Valtiokonttori Ohje 24 (29) 3. kohdistusvaihe: Ydintoimintojen avustavat tehtävät Kuva 7: Ydintoimintojen avustavien tehtävien kohdistaminen 3a) kohdistusvaihe: Lupatoimialan ydintoimintojen tietojärjestelmät on kohdistettu aiheuttamisperiaatteen mukaan 50/50 kahdelle ydintoiminnolle eli Lupahallinnolle ja Lupapalvelulle. Organisaation yhteisen tietohallintoyksikön ydintoimintojen tietojärjestelmät on kohdistettu 70/30 Kehitystoimialan ydin -ja ohjaustoiminnolle. 3b) kohdistusvaihe: Substanssitoimialan tukitoiminnot on kohdistettu substanssitoimialan ydin- ja ohjaustoiminnoille toteutuneen työajan suhteessa. Tässä esimerkissä organisaatiolla ei ole omia ydintoimintojen avustavia tehtäviä.
Valtiokonttori Ohje 25 (29) Taulukko 4: Ydintoimintojen avustavien tehtävien kohdistaminen Tilanne 2. kohd. 3a) vaiheen Tilanne 3a) 3b) vaiheen Tilanne 3b) jälkeen kohdistus kohd. jälkeen kohdistus kohd. Jälkeen VVV-Valtavan vaikutusvaltainen virasto h Lupatoimiala Ydintoiminto 1: lupahalllinto 5 924 190 50 % 828 = 6 752 + 824 = 7 577 Ydintoiminto 2, lupapalvelu 8 835 280 50 % 828 = 9 664 + 1 215 = 10 879 Ohjaustoiminto 1 753 25 = 753 + 108 = 862 Yleishallinto ja johtaminen 6000 843 24 843 Matkustus 6250 1 305 40 1 305 Ydintoimintojen tietojärjestelmät 400 1 657 55 Kiinteistöhallinto 6700 Palkalliset poissaolot 80 Lupayksikkö yhteensä 19 317 614 1 657 = 19 317 2 148 19 317 Kehitystoimiala Ydintoiminto 3: lupakehitys 3 726 128 70 % 699 = 4 426 + 549 = 4 975 Ohjaustoiminto 1 296 10 30 % 300 = 596 + 43 = 638 Yleishallinto ja johtaminen 6000 592 20 592 Kiinteistöhallinto 6700 Palkalliset poissaolot 80 Kehitysyksikkö yhteensä: 4 614 158 999 5 613 592 5 613 Hallintotoimiala Talousyksikkö Yleishallinto ja johtaminen 6000 Henkilöstöhallinto 6100 Taloushallinto 6200 Suunnittelun, ohjauksen ja seurannan tuki 6050 Kiinteistöhallinto 6700 Palkalliset poissaolot 80 Talousyksikkö yht. Tietohallintoyksikkö Yleishallinto ja johtaminen 6000 Tietohallinto 6400 Ydintoimintojen tietojärjestelmät 400 999 30 Kiinteistöhallinto 6700 Palkalliset poissaolot 80 Tietohallintoyksikkö yht. 999 30 VVV-kpy yhteensä 24 930 802 2 656 24 930 2 740 24 930
Valtiokonttori Ohje 26 (29) 4. ja 5. kohdistusvaihe: Poistot ja korot Kuva 8: Poistojen ja korkojen kohdistaminen Poistoja ja korkoja ei tässä esimerkissä ole suorakohdistettu toiminnoille, vaan kaikki kohdistetaan vyörytysten kautta toimialatasolla. Mikäli suorakohdistukset olisi tehty toiminnoille, tässä vaiheessa vyörytettäisiin tukitoimintojen poistot ja korot ydin- ja ohjaustoiminnoille. Poistot ja korot on yksinkertaistamisen vuoksi yhdistetty tässä esimerkissä yhteen vaiheeseen, vaikka ne tulee kohdistaa omina vaiheinaan, jotta tiedot on mahdollista raportoida kustannusvastaavuuslaskelmamääräyksen mukaisesti erikseen. 4 ja 5 a) kohdistusvaihe: Koko kirjanpitoyksikköä palvelevien tukitoimintojen poistot ja korot kohdistetaan ydin- ja ohjaustoiminnolle toteutuneen työajan suhteessa. 4 ja 5 b) kohdistusvaihe: Substanssitoimialan poistot ja korot kohdistetaan ydin- ja ohjaustoiminnoille toteutuneen työajan suhteessa.
Valtiokonttori Ohje 27 (29) Taulukko 5: Poistojen ja korkojen kohdistaminen Tilanne 3. kohd. 4 ja 5 a) vaiheen 4 ja 5 b) vaiheen Tilanne 4. ja 5. jälkeen kohdistus kohdistus kohd. jälkeen VVV-Valtavan vaikutusvaltainen virasto h Lupatoimiala Ydintoiminto 1: lupahalllinto = 7 577 190 + 1 816 + 422 = 9 815 Ydintoiminto 2, lupapalvelu = 10 879 280 + 2 676 + 622 = 14 177 Ohjaustoiminto 1 = 862 25 + 239 + 56 = 1 156 Poistot = 1 000 Korot = 100 Lupayksikkö yhteensä 20 417 495 4 731 1 100 25 148 Kehitystoimiala Ydintoiminto 3: lupakehitys = 4 975 128 + 1 223 + 204 6 402 Ohjaustoiminto 1 = 638 10 + 96 + 16 750 Poistot = 200 Korot 20 Kehitysyksikkö yhteensä: 5 833 138 1 319 220 7 152 Hallintotoimiala Talousyksikkö Poistot = 500 Korot = 50 Talousyksikkö yht. 550 Tietohallintoyksikkö Poistot = 5 000 Korot = 500 Tietohallintoyksikkö yht. 5 500 VVV-kpy yhteensä 32 300 633 6 050 1 320 32 300 Kaikki kustannukset on nyt kohdistettu ydin- ja ohjaustoiminnoille. 4.1.3 Kustannuslaskennan lopputulosten raportointi Yllä kuvatun laskennan lopputulokset, eli laskentakohteiden (ydin- ja ohjaustoiminnot) osuudet yleiskustannuksista, on mahdollista viedä Kiekuun raportoivaksi tähän tarkoitukseen toteutetun csv-tiedostolatauksen avulla. Tämä mahdollistaa laskentakohteiden kokonaiskustannusten raportoinnin Kiekun BIraportoinnissa. Laskentakohteiden osuudet yleiskustannuksista merkitään vyörytystileille, jotka on ryhmitelty kohdistusvaiheiden mukaisesti. Vyörytystilit sisältyvät Valtiokonttorin julkaisemaan 8-merkkiseen liikekirjanpidon tilikarttaan. Kuvassa 9 esitetään tiedostolatauksessa käytettävä csv-tiedostoesimerkki. Tiedosto sisältää laskentaesimerkin laskennan lopputulokset laskentakohteittain (ydin- ja ohjaustoiminnot). Seurantakohteet (toimintayksikkö, toiminto) on merkitty laskentaesimerkissä käytettyjen nimien mukaan. Vyörytystileinä on käytetty seuraavia tilejä (Huom. csv-tiedostossa tilit ovat sarakkeessa Pääkirjatili): 99900500 Poissaolot, kiinteistö- ja tietohallinto Sisältää laskentaesimerkin 1. kohdistusvaiheessa ydin- ja ohjaustoiminnoille kohdistetut kustannukset.
Valtiokonttori Ohje 28 (29) 99900600 Muut tukitoiminnot Sisältää laskentaesimerkin 2. kohdistusvaiheessa ydin- ja ohjaustoiminnoille kohdistetut kustannukset. 99900710 Ydintoimintojen avustavat tehtävät 1 Sisältää laskentaesimerkin 3a) ydintoimintojen tietojärjestelmät -kohdistusvaiheessa ydin- ja ohjaustoiminnoille kohdistetut kustannukset. 99900711 Ydintoimintojen avustavat tehtävät 2 Sisältää laskentaesimerkin 3b) substanssitoimialan tukitoiminnot -kohdistusvaiheessa ydin- ja ohjaustoiminnoille kohdistetut kustannukset. 99900800 Vyörytetyt poistot Sisältää laskentaesimerkin 4. ja 5. kohdistusvaiheessa ydin- ja ohjaustoiminnoille kohdistetut kustannukset. - Huom. laskentaesimerkissä vaiheet on yksinkertaistamisen vuoksi yhdistetty, korkojen osalta tulisi käyttää vyörytystiliä 99900900 Vyörytetyt korot. Kuva 9: CSV-tiedostoesimerkki tiedostolatauksesta Csv-tiedoston laatimis- ja latausohjeet ovat saatavissa Kiekun materiaalipankissa. Kun kustannuslaskennan lopputulokset on viety yllä kuvatulla tavalla Kiekuun, vyörytetyt kustannukset ovat raportoitavissa Kiekun sisäisen laskennan raporteilta. Tämän ohjeen julkaisuajankohtana tiedot ovat eriteltävissä kuvan 10 osoittaman esimerkin mukaisesti, LKP-tilihierarkian avulla. Kuvan mukaisesti tehdyillä rajauksilla erottuvat esimerkiksi toiminnan tuotot, toiminnan kulut kululajeittain jaoteltuna (missä henkilöstökulut tunteineen perustuvat jakopalkkalaskennan tuloksiin), sekä alempana vyörytystilitasolla eriteltynä ko. ydintoiminnolle vyörytetyt kustannukset. Raportointia on tarkoitus kehittää jatkossa edelleen.
Valtiokonttori Ohje 29 (29) Kuva 10: Raporttiesimerkki: Ydintoiminnon kokonaiskustannukset