Savon ammatti- ja aikuisopisto EkoCentria PL 13 (Sammakkolammentie 2) 70201 Kuopio www.ekocentria.fi KeHa Kestävät hankinnat -osaamisen edistäminen julkisissa ruokapalveluissa Väliraportti 1.2. 31.12.2012 Väliraportti 1.1. 31.12.2013
SISÄLTÖ 1. HANKKEEN TAUSTA JA TAVOITTEET... 3 2. HANKKEEN TOTEUTUNEET TOIMENPITEET JA TULOKSET 1.2. 31.12.2012... 4 2.1 WP 1 Hankkeen johtaminen, koordinaatio ja hankeviestintä... 4 2.2 WP 2 Selvitykset... 7 2.3 WP3 KeVa -hankintojen muutospilotit sekä mallintaminen... 8 2.4 WP 4 ruoan tuottajien ja jatkojalostajien KeVa hankintaosaamisen edistäminen... 13 2.5 WP 5 Viestintä sekä neuvonta ruokapalveluvastaavien hankintaosaamisen edistämiseksi... 14 2.6 WP 6 Hankkeen vaikuttavuus... 16 3. ALUSTAVA ITSEARVIOINTI... 17 LIITTEET toteutuneet kustannukset 1.1. 30.11.2013 liite 1 Lähi- ja luomuruoka-esite liite 2 päättäjäesite liite 3 sesonki-taustakuva liite 4 roll-up liite 5 kaaviokuvat: Ennakoiva vuoropuhelu, hankinnan vaiheet, strategiset päätökset, ruokalista liite 6 kassit liite 7 ensimmäinen väliarviointi, TK-Eval 2
1. HANKKEEN TAUSTA JA TAVOITTEET KeHa-hanke painottuu Maa- ja metsätalousministeriön Laatuketjun hankehaun Hankintaosaamisen painopisteeseen: parannetaan ammattikeittiöiden hankintaosaamista terveellisten ja turvallisten sekä kestävyyttä edistävien valintojen, kuten kasvis-, luomu- ja sesonkiruuan, edistämiseksi. Ammattikeittiöiden ja niitä palvelevien toimijoiden hankintaosaamisen kehittyminen kohti kestävämpiä ruokavalintoja edistää hallitusohjelman lähi- ja luomuohjelmien sekä KULTU2:n toteutumista. KeHa-hanke edistää osaltaan kansallisen Ruokaketjun toimenpideohjelman, hallitusohjelman lähija luomuohjelmien, KULTU2:n, Pro Luomu -ohjelman, Huomisen ruoka 2010 -kansallisen ruokastrategian, sekä Suomen Eurooppa 2020 -strategian kansallisen ohjelman maatalouspolitiikan strategisten tavoitteiden toteutumista. KeHa-hanke perustuu EkoCentrian aiemmin MMM:n Laatuketjuhankkeena vuonna 2008 sekä 2009 toteutettujen kestävät julkisen ruokapalvelut eli KETJU- ja Lähiruokaviikot hankkeista, vuonna 2009 toteutetusta Lähikeittiöhankkeesta, vuoden 2010 Lähiruokaviesti hankkeesta sekä vuoden 2011 Ympäristöpassi -hankkeesta saavutettuihin tuloksiin ja muodostuneisiin kokemuksiin sekä yhteistyökumppaneilta ja kohderyhmiltä saatuihin palautteisiin. Hankkeen tavoitteena on parantaa julkisten ruokapalveluiden hankintaprosesseihin osallistuvien kestävien elintarvikkeiden hankintaosaamista sekä tuottaa malleja kestävien elintarvikevalintojen kilpailutusprosesseista. Hankkeessa pureudutaan siihen, että julkisissa ruokapalveluissa osataan ja voidaan tulevaisuudessa hankkia elintarvikkeita kestävästi. Pitkän tähtäimen hyötynä on edellä mainittujen kestävien elintarvikehankintojen yleistyminen julkisissa ruokapalveluissa sekä näiden kilpailutuksessa tarvittavan tiedon käytettävyyden helpottaminen sekä lisääminen. Hankkeen aikana 8 paikkakunnan ruokapalveluissa pilotoidaan uusia luomu-, kasvis- tai sesonkituotteita ja niiden kilpailutuksen toimintamalleja. Tuloksena syntyy myös elinkaariselvityksiä, tiedotteita, uutisia sekä valmennuksia hankintaosaamisen edistämiseksi. Hankkeen vastuullinen toteuttaja on Savon koulutuskuntayhtymän Savon ammatti- ja aikuisopiston EkoCentria yhteistyökumppaneinaan MTK, MTT sekä viestintätoimisto Kuule Oy. MTT toteuttaa hankkeen 5 pilottikunnan/kaupungin ruokamateriaalihankintojen kestävyysprofiiliselvitykset, Kuule Oy tekee kvalitatiivisen tutkimuksen pilottikohteiden hankintaosaamisen kestävyydestä ja MTK suunnittelee ja toteuttaa ruoan tuottajien sekä jatkojalostajien hankintaosaamisen valmennukset. Lisäksi hankkeen toteutusta rahoittavat Savon koulutuskuntayhtymä, MTK ry, MTT sekä Kuule Oy. 3
2. HANKKEEN TOTEUTUNEET TOIMENPITEET JA TULOKSET 1.2.- 31.12.2012 Hankkeen määrällisten ja laadullisten tavoitteiden seuraamiselle luoduilla indikaattoreilla kuvataan kehitettävän asian lähtötasoa, edistymistä sekä lopputasoa, joka on saavutettava hankkeen tavoitteiden saavuttamiseksi. Hankkeen indikaattorien tulee mitata hankkeen kohderyhmien osaamisen paranemista, julkisen sektorin KeVa -hankintojen päätöksentekoa tukevan perustiedon lisääntymistä sekä kestävien ruokavalintojen kilpailutuksen prosessimallien aikaansaamista ja teemaa koskevan tietoisuuden lisääntymistä toimialalla. Hankkeen toimista käytetään nimitystä WP1, WP2, WP3, WP4, WP5 ja WP6. WP 1:ssä indikaattorina on hankkeen toteutuminen ja sitä arvioi MMM:n nimeämä ohjausryhmä hankesuunnitelmaan verraten. WP 1 sisältyvän hankeviestinnän indikaattoreina käytetään hankkeen alussa tehtävän viestintäsuunnitelman tavoitteiden toteutumista sekä määrällistä arviointia artikkeleiden ja medianäkyvyyden kehittymisestä. WP 2:ssa hankkeen tavoitteen kannalta tärkeimmät indikaattorit ovat selvitykset sekä niiden pohjalta laaditut kehittämisehdotukset. Selvityksissä analysoidaan kehittämispilotteihin osallistuvien kuntien hankintojen kestävyyttä sekä toimijoiden hankintaosaamisen perustasoa ja haasteita. Keskeisiä mittareita ovat selvitysten kattavuus, läpinäkyvyys, yleistettävyys sekä viestinnän taso kuntapäättäjien ja toimijoiden suuntaan. Tuotosten luotettavuuden ja käytettävyyden varmistamiseksi hankitaan kilpailutuksen perusteella valittu ulkopuolinen arvioija, josta tässä hankkeessa käytetään jatkossa nimitystä A. WP 3:ssa mitataan pilottihankkeiden sekä mallintamisen edistymistä: aikataulua, osallistavuutta ja toistettavuutta. Ulkopuolinen toimija A analysoi pilottien edistymistä. MTT arvioi elinkaarianalyysimittarilla kuntapiloteissa toteutuneiden elintarvikehankintojen (1 tuote/ pilotti) talous- ja ympäristövaikutuksia sekä toimijoiden hankintaosaamisen edistymistä. Tuotosten luotettavuuden ja käytettävyyden varmistamiseksi MTT käyttää vertaisarviointia. Kuule Oy tuottaa analyysin ja arvioinnin pilotoinnin mukaisten kestävien julkisten hankintojen yhteydestä kuntastrategiaan. WP 4:ssa tuottajien hankintaosaamisen edistymisen indikaattoreita ovat hankintavalmennuksiin osallistuvien määrä, osallistuvien määrän lisääntyminen hankkeen edetessä, eri osapuolien valmennusta koskevat arvioinnit pilottipaikkakunnilla sekä kohderyhmän (ruoan tuottajat ja jatkojalostajat) tarjonta-aktiivisuuden lisääntyminen pilottialueilla. Ulkopuolinen toimija A analysoi osaamisen edistymistä. WP 5 eli ruokapalvelualan järjestöjen jäsenistön osalta hankintaosaamisen edistymisen indikaattorit kehitetään Kuule Oy:n työpajassa, johon kutsutaan hankkeen alussa perustetun kehittämisryhmän jäseniä eli kohderyhmien jäsenistön edustajia sekä hankkeessa mukana olevien koulutusalan yhteistyöorganisaatioiden edustajia. 2.1 WP 1 Hankkeen johtaminen, koordinaatio ja hankeviestintä Yhteistyötahot: hallinnon edustajat, ohjausryhmä, hankkeen yhteistyökumppanit, kohderyhmät sekä ostopalveluna hankittavat asiantuntijat 4
Hankkeen koordinaatiosta ja operatiivisesta johtamisesta vastaa Savon koulutuskuntayhtymän alaisen EkoCentrian henkilöstö. Keskeisiä tehtäviä ovat hankkeessa määritettyjen tavoitteiden toteutumisen edistäminen, seuranta ja arviointi kokonaisuutena, alatoimintojen toteutuksen seuranta ja arviointi sekä verkostoitumisen ja tiedonvaihdon kehittäminen sekä ylläpitäminen hanketoimijoiden ja muiden sidosryhmien välillä. MMM nimeää hankkeelle ohjausryhmän, jonka tehtävänä on seurata, tukea ja ohjata hankkeen toimintasuunnitelman toteutumista sekä avustuksen käyttöä. WP 1 toimenpiteet 1.2. 31.12.2012 WP 1 toimenpiteet 1.1. 31.12.2013 Hanke aloitettiin MMM:n päätöksen mukaisesti 1.2.2012. Hankkeen henkilöstö: o osa-aikaisena hankepäällikkönä toimi 1.2. 30.9.2012 (yht. 4kk työpanoksella) Irma Ikäheimo ja 1.10.2012 alkaen päätoimisena hankepäällikkönä Hanne Husso. o osa-aikaisina hanketyöntekijöinä ovat toimineet: Anja Hankala, asiantuntija, keväällä 2012 Anu Arolaakso, hankepäällikkö, Portaat Luomuun -ohjelma, Kemi-Tornion ja Pohjois-Pohjanmaan pilottien koordinointi 1.2.2012- Maria Mukkala, hankeassistentti ja viestinnän koordinaattori 1.2.2012 Riitta Pulkkinen, hankeassistentti Maria Mukkalan äitiysloman sijaisena 18.3. 31.12.2013 Pekka Marin, hankinta-asiantuntija 1.11. 31.12.2012, 1.1. 1.10.2013 Ohjausryhmä o hankkeen alussa ohjausryhmän järjestäytyminen, jäsenten sitouttaminen tehtäväänsä, ryhmän toiminnan johtaminen, hankkeen sisällön esitteleminen ohjausryhmän jäsenille ja heidän edustamilleen organisaatioille. o Ohjausryhmän kokoukset: 10.2.2012 (sähköpostikokous), 28.2.2012 (Helsinki), 17.9.2012 (puhelinkokous), 6.11.2012 (Helsinki), 17. 22.12.2012 (sähköpostikokous), 18.3.2013 (Helsinki), 21.1. 4.2.2013 (sähköpostikokous), 5.11.2013 Helsinki, 9.-12.12.2013 (sähköpostikokous) Hankkeen alkuvaiheessa merkittävä osa hankepäällikön ja hankeassistentin työpanoksesta kului hankesuunnitelman sekä -budjetin muokkaamiseen rahoituspäätöksen mukaiseksi ja edellä mainittuihin liittyvien neuvottelujen toteuttaminen hankkeen toteuttajien kesken Verkostoituminen ja tiedonvaihto hanketoimijoiden ja muiden sidosryhmien välillä: o Ruoka-Suomi teema Hankepäällikkö on osallistunut MTK:n, Kuule Oy:n, Tedy ry:n, AMKE:n (Ammattiosaamisen kehittämisyhdistys) sekä ruokaketjun ammattikeittiösektorin ja muiden sidosryhmien eri tilaisuuksiin hankkeen alkuvaiheessa. Hankkeen sisäinen ja ulkoinen viestintä o viestintää suunniteltu hankkeen suunnitteluvaiheesta lähtien viestintätoimisto Kuule Oy:n, EkoCentrian sekä viestinnän työpajojen kanssa. o Hankepäällikön ja Kuule Oy:n välisiä neuvotteluja pidettiin viikoittain hankkeen alkuvaiheessa sekä Kuule Oy:n Helsingin toimistolla että puhelinpalavereina ja sähköpostiyhteyksien välityksellä. Kuule Oy suunnitteli EkoCentrian hankejohdon kanssa viestinnän ensimmäisen työpajan, joka järjestettiin Kuule OY:n tiloissa Helsingissä 11.9.2012. Työpajassa oli mukana 2 edustajaa MTK:sta. KeHa hankkeen hankeviestinnän vastuuhenkilöksi Kuule Oy:ssä osoitettiin Mari Heikura. Työpajassa linjattiin viestinnän tavoitteet, ydinviestit, keinot, kanavat, ajankohdat, sekä materiaalit, 5
määritellyt mittarit sekä yhdessä sovitut toimintatavat, vastuutahot sekä viestinnän toteutuksen seuranta. o Viestintäsuunnitelma valmistui marraskuussa 2012. o Sisäistä tiedottamista on suunnattu hankehenkilöstölle sekä muille keskeisille hankkeen toteuttajille. Näin toimijoita on sitoutettu tavoitteiden toteuttamiseen sekä noudattamaan kehittämisavustuksen reunaehtoja. o Hankkeen visuaalisen ilmeen sekä ulkoisen ja sisäisen viestinnän toteutuksesta vastasi hankejohto ja teknisestä suunnittelusta vastasi Savon Koulutuskuntayhtymän kilpailuttama mainostoimistokumppani Crealab Oy. Avoimien ja osallistujille rajattujen verkkosivujen suunnittelu aloitettiin välittömästi hankkeen alettua. Hankkeen sivujen kuva-aineistoa tuotti EkoCentrian kilpailuttama kuvaaja Terotemedia. o Hankkeen alkamisesta sekä Laatuketjun toiminnasta hankepäällikkö tiedotti BioFach n ammattikeittiökonferenssissa Nürnbergissä, Saksassa 13. 16.2.2012. Samalla vahvistettiin ja laajennettiin yhteistyötä alan asiantuntijaverkostojen kanssa sekä tuotettiin kansainvälistä tietoa hankkeen sisällön kehittämiseksi. Gastro -messuilla Helsingissä 14. 16.3.2012 MMM:n Laatuketjun yhteisosastolla. Maaseutupolitiikan yhteistyöryhmän, Ruoka-Suomi-teemaryhmälle, o Hankepäällikkö osallistui valtakunnalliseen Ruoka-Suomi seminaariin Seinäjoella 10. 11.10.2012 o Hankkeesta tuotettiin päätöksen mukaisesti lyhyt esittely Laatunen tiedotteeseen o Hankkeen esite ja sesonkipostikortti valmistuivat sekä nettisivut avautuivat marraskuussa www.kestavathankinnat.fi o Hanke edennyt hankesuunnitelman mukaisesti seuraavin toiminnoin: o Tapahtumat: Hankintainfo Maaseutupolitiikan yhteistyöryhmän, Ruoka-Suomiteemaryhmälle Helsingissä 6.5.2013 Kuntamarkkinat Helsingissä 11. 12.9.2013 Hankintainfo yhteistyössä IS-Hankinnan kanssa Kuopiossa 8.11.2013, Eduskunnan Lähiruokapäivä Helsingissä 13.11.2013 http://lahiruokaohjelma.blogspot.fi/2013/11/eduskunnan-lahiruokapaiva-vol- 1.html o hankkeessa teetetty: Lähi- ja Luomuruokaa esite (liite1) Päättäjä esite (liite 2) Sesonki-taustakuva (liite 3) Roll-up (liite 4) kaaviokuvat: Ennakoiva vuoropuhelu, hankinnan vaiheet, strategiset päätökset, ruokalista (liite 5) kassit (liite 6) o Yhteistyö viestintätoimisto Kuule Oy:n kanssa: viestinnän suunnitelma tarkennettiin ja viimeisteltiin vuoden 2013 alussa. Samalla luotiin konkreettinen toimet listaava viestinnän kalenteri toimintakalenterin yhteyteen. o Viestinnän välineistä: www-sivut: kävijöitä sivuilla 1.12.2012 2.12.2013 oli 2306 kpl uutiskirje kuukausittain, 250 vastaanottajaa EkoCentrian Facebook profiili Extranetin kautta jaetaan tärkeää sisäistä tietoa. Sinne on koottu kaikki tärkeät viestinnän materiaalit, yhteystiedot sekä viestintä- ja toimintakalenteri. 6
2.2 WP 2 Selvitykset Tavoite: Arvioida elinkaarinäkökulmasta kunnallisten ruokapalveluhankintojen kestävyyden nykytila sekä eri toimijatahojen väliset vuorovaikutussuhteet sekä analysoida ruokapalvelutoimijoiden kestäviä hankintoja koskevat käsitykset, arvot ja asenteet. Yhteistyötahot: MTT, Kuule OY, hankkeen kehittämisryhmä, Kuntaliitto, WP 3 pilottikohteet. Tehtävät: MTT:n tehtävänä on laatia kohteeksi valittujen 5 kunnan/ kaupungin ruokamateriaalihankintojen kestävyysprofiiliselvitys ja osallistua Kuule Oy:n kvalitatiivisen tutkijan tekemien haastattelujen valmisteluun hankintaosaamisen kestävyyteen liittyvien haastattelukysymysten osalta. Tuotokset: Elintarvikehankintojen kestävyysprofiili: kvantitatiivinen tuoteryhmäkohtainen elinkaarinen profiili Kvalitatiivinen arvo- ja asenneprofiili sekä synteesi valmennusaineistojen pohjaksi, raportti, 3 artikkelia. WP 2 toimenpiteet 1.2. 31.12.2012 WP 2 toimenpiteet 1.1. 31.12.2013 Elinkaariselvitysten tekemisen oli suunniteltu alkavan keväällä 2012, mutta hankesuunnitelman ja budjetin muutostarpeiden sekä pilottipaikkakuntien sitouttamisen viivästyminen viivästytti selvityksen alkua syksyyn 2012. o Hankkeen käynnistyttyä aloitettiin hankejohdon ja Kuule Oy:n kanssa yhteistyössä tehtävien kvalitatiivisten tutkimusten suunnittelu. Haastattelut toteutettiin 1.7. 31.10.2012 neljässä (4) pilottipaikkakohteessa (Rautalampi, Espoo, Naantali ja Kemi-Tornio-Tervola -alue) ja siinä analysoitiin ruokapalvelutoimijoiden sekä kuntapäättäjien asenteita sekä tietotasoa kestävistä hankinnoista. Haastattelun teki Kuule Oy:n tutkija Anne Leppänen. Haastatteluista tehtiin koonti, jonka perusteella tullaan linjaamaan WP 3:ssa toteutettavia valmennustoimenpiteitä (LIITE 5). Aloitettiin MTT:n kestävyysprofiiliselvitysten suunnittelu 5 pilottikohteelle. MTT:n edustaja osallistui pilottikohteiden aloituskokouksiin, joissa myös päätettiin pilotoitavat tuotteet. Tietojen keruu elinkaarianalyysejä varten aloitettiin kahdeksan pilotoitavan tuotteen osalta. Tietojen keruusta vastaavat MTT:n tutkijat Frans Silvenius, Virpi Vorne ja Sanna Hietala MTT:n edustaja on myös osallistunut muutospilottien KeHa-tapaamisiin ja toimijoita on informoitu LCA-analyyseistä. KeHa-hankkeessa tehtävistä elinkaarianalyyseistä on tiedotettu tilaisuuksissa, joissa KeHa on ollut mukana sekä julkaistuissa artikkeleissa. PILOTTI TUOTE TILANNE Meri Lappi savustettu pororouhe tiedonkeruu käynnissä (paliskuntien poroisännille, Veljekset Rönkä Oy), tiedot pororouheen käytöstä ammattikeittiössä vaativat täydennystä, verrokkituote: muu lihatuote, vahvistuu vielä Lappeenranta ruisleipä ja ohrarieska tiedonkeruu käynnissä (viljelijöille n. 10 kpl, jotka tuottavat viljaa tutkimuksessa mukana oleville myllyille 2kpl) vastauksia saatu koskien niin vehnän, kauran ja ohrankin viljelyä, mutta aineisto on erittäin niukka. Aineistoa tullaan vertaamaan keskimääräisiin viljojen tuotantoon kyseisillä alueilla. Laskennat myllyyn asti ovat valmiita. verrokkituote: volyymituote 7
Rautalampi marjapirtelö tiedonkeruu mansikan tuotannosta käynnissä, verrokkituote: hedelmäpirtelö Naantali sesonginmukainen kalamassatuote tiedonkeruu lähes valmis ahvenmassan ja ahvenpihvien valmistajalta sekä itse ravintolapalveluiden tarjoajalta, tiedonkeruu kalastajilta käynnissä, verrokkituote: kalapuikot tms., vahvistuu vielä Espoo pakastettu mansikkasose tiedonkeruu valmis, mansikan viljely, jalostus ja kuljetukset on mallinnettu kyselyillä saatujen vastauksien mukaan ja tuloksia on jo laskettu melko pitkälle. Valmiin tuotteen varastoinnin mukaanottoa laskelmiin harkitaan, lisäksi taimikasvatuksen osuus on vielä hieman kesken. Verrokkituote: hedelmäsose ISS kuoripäällinen peruna tiedonkeruu käynnissä koskien viljelytoimintoja ja perunan kuljetuksia, Kohteena on koulu Kruunupyystä, jonne yksityinen viljelijä toimittaa perunaa. Lisäksi lähetetään vielä mahdollisesti kysely koulun keittiölle. verrokkituote: riisi Pohjois Pohjanmaa luomuvilja tiedonkeruuta ei vielä aloitettu, kyselykaavakkeet on pääpirteittäin tehty porkkanasta ja vehnästä, verrokkituote: tavanomainen vilja Pohjois Karjala Jorma ohra tiedonkeruu ketjuun kuuvalta viljelijältä, myllyiltä ja leipomolta valmis, Laskennat ovat lähes valmiita, muutama yksityiskohta myllyn tiedoissa vaatii vielä tarkennusta. Lisäksi tutkimukseen liittyi yksi isompi mylly Varsinais Suomesta, jolta saatiin vastaukset koskien myllyn toimintoja ja kuljetuksia. verrokkituote: riisi 2.3 WP 3 KeVa -hankintojen muutospilotit sekä mallintaminen Tavoite: Mallittaa 8 luomu-, kasvis- tai sesonkituotteen hankintaprosessin kilpailutuspilottia, siten että 1) yhdenmukaisten kriteerien ja tiedon puutetta saadaan ratkaisevasti korjattua, 2) ruuan kokonaisvaltainen laatu, jäljitettävyys, ruokaturva ja kustannusnäkökulma saadaan kaikki yhdessä sisällytettyä kestävyyden hankintakriteereihin; ja 3) ekologisuutta tai vihreän talouden periaatteita saadaan muotoiltua mielekkääseen muotoon pilottikohteiden strategioihin. Yhteistyökumppaneina mm. Kuule Oy, MTT, Kuntaliitto, MTK, elintarvikealan alueelliset / maakunnalliset kehittämisorganisaatiot, pilottialueiden elintarvikevalvonnan viranomaiset. Tehtävät: Kestävät hankinnat eli Keha renkaiden koordinointi 8 pilottiruokapalvelussa Julkisten ruokapalveluiden hankintoihin pilottipaikkakunnilla osallistuvien päätöksentekijöiden kestävyyttä edistävän elintarvike- ja ruokapalvelukilpailutuksen osaamisen parantaminen (WP 2 selvitykset, interventiot, neuvonta, valmennukset, koulutus- ja tiedonhakumatkat) Muutospilottina luomu-, kasvis- tai sesonkituote, jonka pilottikohde valitsee hankintojen kilpailuttamisprosessin mallittamiseen. Toimintamallinnus toteutuu erilaisena kussakin 8 pilottikohteen ruokapalvelussa. Pilottimallien jalkauttaminen käytäntöön sekä levitys Tuotos: 8 toimintamallia KeVa:n mukaisten elintarvikehankintojen kilpailutuksesta julkisen sektorin ruokapalvelupiloteissa. Lisäksi tuotetaan valmennusmateriaalit, tausta-aineistoja median käyttöön, 6 artikkelia, raportti. WP 3 toimenpiteet 1.2. 31.12.2012 WP 3 toimenpiteet 1.1.-31.12.2013 8
Hankepäällikkö aloitti hankkeen alussa pilottipaikkakuntien sitouttamisen pilotteihin selvittämällä hankkeen onnistumiselle merkittävien kehittämis- ja sidosryhmäverkostojen osallistujia (9 KeVa -hankintojen muutospilotin suunnittelu, toteutus ja dokumentointi). Hanketta esiteltiin mahdollisille piloteille puhelimitse (Hartola ja Kristiinankaupunki) sähköisesti sekä käymällä paikan päällä ruokapalveluiden vastuuhenkilöiden luona Espoossa, Naantalissa, Lappeenrannassa, Pieksämäellä, Rautalammilla, Nilsiässä, ISS Itä-Suomen toimistolla. Hankepäällikön vaihduttua päivitetyn hankesuunnitelman mukaisesti pilottien määräksi vahvistui 8 kpl ja alueilla sovittiin pilotoitavat tuotteet: o Kemi-Tornio: naudanlihan jatkojalosteet (KeHa rengas 2.10.2012) tuote pilotoidaan Meri-lapin kuntapalvelut ja Tornion kaupungin ruokapalveluissa o Lappeenranta: paikallinen ohra- ja ruisleipä (KeHa rengas 31.10.2012) tuote pilotoidaan Lappeenrannan kaupungin ruokapalveluissa o Rautalampi: marjapirtelö (KeHa rengas 1.11.2012) tuote pilotoidaan Rautalammin Matti Lohen koulussa o Naantali: sesonginmukainen kalajaloste (KeHa rengas 24.10.2012) tuote pilotoidaan Naantalin kaupungin ruokapalveluissa o Espoo: pakastettu mansikkasose ja luomunäkkileipä (aloituskokous 29.11.2012) mansikkasose pilotoidaan kaupungin vanhusten ruokapalveluissa ja luomunäkkileipä kouluruokailussa o ISS Ruokailupalvelut Oy: kuoripäällinen peruna kouluruokailussa ISS:n kuntakohteissa (5 kpl) (aloituskokous 5.11.2012) tuote pilotoidaan ISS:n kuntaruokailukohteissa (Loviisa, Korpilahti, Kruunupyy, Tampere, Nilsiä) o Pohjois-Pohjanmaa (tuote vielä avoin) o Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä: paikallinen Jormaohra (alkuperäisrekisteröity kuoreton ohralajike) (aloituskokous 14.12.2012) tuote pilotoidaan sairaanhoito- ja sosiaalipalveluiden toimipisteissä Hankepäällikkö järjesti 8 pilottialueille hankkeen aloituskokoukset ja kokosi sen jälkeen alueille yhdessä yhteistyökumppaneiden kanssa KeHa-renkaat raportointikauden loppuun mennessä vahvistuneiden pilottialueiden yhteistyökumppaneiden kanssa tehtiin sopimukset hankkeen toteuttamisesta Hankepäällikkö osallistui Kööpenhaminassa 27.-28.11.2012 Nordic Conference of Organic Food -seminaariin o ajankohtaisten pohjoismaisten kestävien hankinta-asioihin perehtymisen lisäksi tilaisuudessa valmisteltiin Ruotsin opintomatkaa syksylle 2013. Mukana oli myös Kemi- Tornio alueen koordinaattori Anu Arolaakso. TOIMENPITEET MUUTOSPILOTEISSA 1.1.-31.12.2013 hankintaprosessin mallintaminen käynnissä: koottu hyviä käytänteitä hankintaprosesseista: o mm. tuotetestaus, tekninen vuoropuhelu, kriteerityöpajat Koordinaattoritapaamiset: tapaamisten avulla koordinaattorit tutustuvat toisiinsa ja luovat tärkeitä suhteita, joiden avulla he löytävät tukea ja hyviksi todettuja käytäntöjä omaan toimintaansa. o 26.4.2013: pilottien tilannekatsaus, viestintäkoulutusta (yhteistyössä Kuule Oy:n kanssa) o 19.9.2013: pilottien tilannekatsaus Elintarvikkeiden hankintafoorumi 28.11.2013 yhteistyössä Lähiruokaa ammattikeittiöihin hankkeen kanssa: työpaja - miten lähiruoan hankinta mahdollistetaan Suomessa erilaisissa hankintamalleissa 9
Meri-Lapin alue o erittäin aktiivinen pilotti ja laaja alueellinen toimijaverkosto, toteutettu erinomaisesti myös strategiatyötä (aloite), yhteistyötä ammattikeittiön, tuottajien ja kuntapäättäjien kanssa, paljon käytännön tapahtumia o pilotin nimi muutettiin (hankkeen alussa Kemi-Tornio), koska sen vaikuttavuus ulottuu koko Meri-Lapin alueelle. Hankkeeseen ovat sitoutuneet: Ammattiopisto Lappia, Meri-Lapin kuntapalvelut, Kemi, Keminmaa, Simo, Länsi-Pohjan sairaanhoitopiiri, Tervolan kunnan ruokapalvelut, Tornion kaupungin ruokapalvelut, Ylitornion kunnan ruokapalvelut o pilotoitavaksi tuotteeksi tarkentui poron kylmäsavurouhe siitä kehitetty uusi tuote, kylmäsavuporokastike, joka pilotoidaan Meri-lapin kuntapalveluissa o KeHa-tapaamiset: 9.1.2013, 14.6.2013 o valtuustoaloite Kemi-Tornio alueen seutuhallitukselle 16.5.2013: kuntien ja kuntayhtymien strategioissa ja hankintaohjeissa kirjataan paikallisten tuottajien raaka-aineiden käytön lisääminen alueen ruokapalveluissa. Tavoitteena on, että 20 % käytettävistä raaka-aineista on luomua vuoteen 2020 mennessä. ja että alueen elintarviketuotantoa tuetaan asetettujen tavoitteiden toteutumisen turvaamiseksi. päätösesitys hyväksyttiin 16.5.2013, Tervolan kunnan talousarvioasiakirjaan lisättiin taloussuunnittelukauden 2014-2016 strategiseksi linjaukseksi lähiruuan käytön edistäminen. o Lähiruokapäivä Meri-Lapin alueen ruokapalveluissa 10.10.2013 luotiin myös yhteistyötä paikallisten yrittäjien kanssa. Päivän ruokalistalla mahdollisimman moni raaka-aine oli lähialueelta. o pilotin toiminnoissa valmistaudutaan seuraavaan kilpailutuskierrokseen, joka on v. 2015 alussa Lappeenranta: o aktiivisesti toimiva pilotti, uusien, hyvien hankintakäytänteiden osalta ideoitu tuotetestaus o tuote, paikallinen ohra- ja ruisleipä, pilotoidaan Saimaan Tukipalvelut Oy:n Lappeenrannan ruokapalveluissa o KeHa-tapaamiset 22.1.2013, 4.6.2013, 2.9.2013 o Tuotetestaus: ammattikeittiön, tuottajien ja hankintatoimen kanssa suunniteltu tuotetestaus Lappeen koululla sijaitsevalla aluekeittiöllä syksy 2013-maaliskuu 2014. Uusi sopimuskausi alkaa 1.9.2014. tavoitteena lisätä paikallisten leipomoiden halukkuutta osallistua kilpailutuksiin. laadittiin yhteiset kriteerit testattaville tuotteille (ruisleipä ja ohrarieska) Tuotetestaukseen on ilmoittautunut tällä hetkellä kaksi leipomoa. Rautalampi: o tuote, marjapirtelö, pilotoidaan Rautalammin Matti Lohen koulussa välipalana ja vanhusten ruokapalveluissa o tuotetestausta tehty yhteistyössä ammattikeittiön ja Sisä-Savon seutuyhtymän Future food-hankkeen kanssa o Rautalampi Liittyy IS-hankintaan 1.1.2014, mutta sopimuskausi (1.1.2014 30.4.2017 + optiovuosi) antaa mahdollisuuksia myös pienhankintamenettelyyn -> suohankintaan pienten määrien, sesonkituotteiden ja tuoretuotteiden, kuten marjat ja sienet, osalta Naantali: 10
o aktiivinen pilotti, vahvaa toimijoiden (ammattikeittiö, tuottajat, hankintatoimi, elintarvikealan kehittäjät) verkottumista alueella, hyvien hankintakäytänteiden osalta ideoitu kriteerityöpaja kalatuotteiden laatuvaatimuksista o Helmikuussa 2013 pilotoitavaksi tuotteeksi valittiin kalamassatuote ja silakkatuote, joka pilotoidaan Naantalin kaupungin ruokapalveluissa o KeHa-tapaamiset: 20.2.2013, 21.5.2013 kriteerityöpaja 20.2.2013: keva-elintarvikkeiden hankinnan mahdollistavien laadullisten kriteerien ideointityöpaja Tuotetestaus 12.3.2013, kolmen yrityksen tuotteita oli testaamassa koululaisista, kaupungin keittiöiden henkilökunta ja verkoston jäseniä. Tuotetestauksen jälkeen tuotteet kilpailutettiin ja valittiin syksyn ruokalistalle. o Yhteistyö Turun kaupungin kanssa Naantalissa on toteutettu pilotoitavan tuotteet kilpailutus ja ruokalistalle on otettu kilpailutettuja tuotteita. Tavoitteena on saada lähikalaa myös seutuhankintarenkaan valikoimiin. Turun kanssa on aloitettu neuvottelut 24.9.2013. Seuraava tapaaminen on sovittu helmikuulle 2014, jossa suoritetaan kalatuotteiden testausta. o Hanketta esiteltiin Ely-keskuksen kalatalousosaston koulutuspäivillä 29.1.2013. o Kaupungin strategiatyö Lähiruoka ja paikalliset hankinnat on otettu huomioon kaupungin strategiassa, elinkeino-ohjelmassa ja saaristo-ohjelmassa. Espoo: o pilotti, jossa toteutettu pilotoitavan tuotteen kilpailutus o tuote, pakastettu mansikkasose, kaupungin vanhusten ruokapalveluissa o kilpailutus tehtiin keväällä 2013, jossa yhtenä hankintakriteerinä oli muiden laatukriteerien lisäksi jäljitettävyys: tuotteen valmistuksessa käytetyn mansikan viljelypaikka tai tila on ilmoitettu tarjouksessa ja tuotteen pakkaaja ja pakkauspaikka on ilmoitettu pakkauksessa Mansikkasoseen hankinta suoritettiin hintatiedustelulla eri toimittajilta. Tarjousten perusteella valituksi tuli Rossitarhojen mansikkasose. ISS Ruokailupalvelut Oy: o tuote, kuoripäällinen pilotoidaan ISS:n Kruunupyyn kuntaruokailukohteessa o Pilotti käynnistyi oletettua hitaammin ja alkuperäistä pilotointisuunnitelmaa jouduttiin muuttamaan, joten konkreettiset tapahtumat ja toimenpiteet tulevat olemaan vasta v. 2014 puolella. Aluksi tavoitteena oli saada paikallista kuoripäällistä annosperunaa kaikkiin ISS:n kuntakohteisiin tukkuliikkeen kautta. Tämä todettiin erittäin vaikeaksi ja kalliiksi toteuttaa. Suunnitelmaa muutettiin siten, että paikallista perunaa pilotoidaan Kruunupyyssä, jossa on toimipaikan oma paikallinen sopimus perunantuottajan kanssa ja muihin kuntakohteisiin otetaan kuoripäällistä perunaa tukkuliikkeen kautta. o Lisäksi päätettiin mallintaa paikallisten tuotteiden hankintayhteistyötä logistiikkakumppanin kanssa, eli lähiruokaa tukun kautta ISS:n eri puolilla Suomea sijaitseviin toimipaikkoihin. o KeHa-tapaamiset: 6.2.2013, 20.5.2013, 21.11.2013, 28.11.2013, lisäksi ISS:n omia sisäisiä palavereja o Kruunupyyn perunapilotissa on jo olemassa normaalin ISS:n hankintamenettelyn mukainen toimittajasopimus. Pohjanmaa-Öterbotten: o Verksamhet i pilotenheten samkommunen Svenska Österbottens förbund för utbildning och kultur/söfuk, Yrkesakademin i Österbotten 11
o KeHa-möte: 5.3.2013, 25.10.2013 Övriga möten: Lähis projektets möte med Vasa Stad och seminarium i Smedsby 29.10.2013 o Vi har kartlagt närregionens utbud på ekologiska spannmålsråvaror och på basen av detta beslutat oss för att utveckla brödreceptet från ekologisk havre och vetemjöl. I dag produceras formbröd av råg- och vetemjöl på Yrkesakademin i österbotten o Vi tog även med närproducerade morötter i receptet också eftersom vi har stora morotsodlingar (ekologiska och konventionella) i Österbotten. o Vi har produkt utvecklat matbrödsreceptet för storköksanvändning, dvs vi använder utrustning och anpassar till de processer som finns på YA! Vilket har medfört att vi har ett matbrödsrecept där degen framställs på eftermiddagen och har kalljäsning under natten. o Vi använder också storkökets brödformer, vilket underlättar arbetsprocesserna. o Tillsammans med samarbetspartner projekt EkoNu! planeras ekologiska temaveckor i storkök. Vårt utvecklade matbröd kommer att vara en del av detta tema. o SÖFUK gör nästa livsmedelsupphandling från och med år 2015 Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä: o pilotin alueella vahva toimijaverkoston (tuottajat, ammattikeittiö, hankintatoimi) yhteistyö o tuote, paikallinen Jorma-ohra (alkuperäisrekisteröity kuoreton ohralajike), pilotoidaan sairaanhoito- ja sosiaalipalveluiden toimipisteissä. Tuote jo käytössä. o KeHa-tapaamiset:15.2., 17.5.2013. 3.6.2013, 11.10.2013 o Tehty kaksi Jorma-ohra esitettä PKSSK:lle. o päättäjäinfo PKSSK:n valtuustolle 9.12.2013 -> aloite lähi- ja luomuruoan lisäämiseksi PKSSK:n ravintopalveluissa Opintomatka Ruotsiin 30.10. 1.11.2013 o KeHan opintomatka Örebrohon ja Södertäljeen järjestettiin 30.10. 1.11.2013. Mukana oli pilottien koordinaattoreita, ruokapalvelun väkeä sekä yksi yrittäjä. Matkalla perehdyimme kestävien elintarvikevalintojen toteutukseen julkisessa ruokapalvelussa hankintojen, ruokahävikin vähentämisen ja ruokalistasuunnittelun näkökulmasta. Ruotsissa ollaan jo pitkällä lähi- ja luomuruoan hankkimisessa ja käytössä julkisissa ammattikeittiöissä. Kestäviä elintarvikehankintoja toteutetaan ilmastoystävällisyyden näkökulmasta puhutaan termistä klimatmat. Kaikki alkaa tahtotilasta ja strategisesta päätöksenteosta, se kuultiin myös Örebrossa. Toimintaa ohjaavan kunnan ilmastostrategian http://www.orebro.se/240.html tavoitteena on vuoteen 2020 mennessä vähentää päästöjä 40 % (verrattuna vuoteen 2000), lisätä luomun käyttöä kunnan ruokapalveluissa 40 %:iin ja puolittaa ruokahävikki verrattuna v. 2008. Tahtotila tulee viedä myös käytäntöön aina hankinnoista ruoan valmistukseen ja tarjoiluun asti niin, että koko henkilöstö sitoutuu siihen ja tavoitteet ovat kaikkien tiedossa. Örebrossa tämä tapahtuu Smartare Mat toimintamallin avulla. Ruoan ei tule olla vain hyvänmakuista ja korkealaatuista, vaan myös mahdollisimman ilmasto- ja ympäristöystävällistä. Smartare Mat tarkoittaa: enemmän vihanneksia, mm. paljon palkokasveja ja niitä sesonkien mukaan, vähemmän lihaa mahdollisimman paljon luomua, reilun kaupan tuotteita ja sertifioitua kalaa mahdollisimman vähän puolivalmisteita ruoka pyritään valmistamaan alusta alkaen itse testataan uusia reseptejä ja mausteita 12
vähennetään ruokahävikkiä tehostamalla tuotannonohjausta, seuraamalla hävikkiä ja tiedottamalla siitä asiakkaille aktiivisesti. Örebrossa oltiin sitä mieltä, että valmistuskeittiössä syntyy vähemmän jätettä kuin jakelukeittiössä. www.orebro.se/10233.html o Ruotsin ja Suomen elintarvikkeiden hankintakäytänteitä ja kriteerejä verrattiin toisiinsa. Örebrossa mm. tuotteen hiilijalanjälki on yksi hankintaan vaikuttava kriteeri. Lisäksi matkalta saatiin hyviä vinkkejä mm. ruokahävikin seuraamiseen ja dokumentoimiseen. Hankintakäytänteiden vertailusta ja ruokahävikin seuraamisesta tehdään koonti vuoden 2014 alussa ja siitä tiedotetaan, jotta käytänteet jalkautuisivat pilottien kautta. 2.4 WP 4 ruoan tuottajien ja jatkojalostajien KeVa hankintaosaamisen edistäminen Tavoite: Edistää WP 3:n pilottikohteiden ruoan tuottajien (maatalous- ja maaseutuyrittäjiä) sekä elintarvikejalostajien (mikro- ja pk-yritykset) KeVa -osaamista järjestämällä yrittäjille valmennustilaisuuksia ja verkostoitumismahdollisuuksia, joissa tietoa jakamalla ja taitoja kehittämällä pyritään parantamaan elintarvikeyrittäjien kilpailuttamisosaamista sekä kykyä ja halua tarjota ruokatuotteita ja - palveluita pilottikohteiden julkisille ruokapalveluille. Yhteistyötahoja ovat pilottialueilla toimivat MTK liitot sekä MTK yhdistykset sekä MTK:n toimintaan joustavasti liittyvät yhteistyötahot, kuten Maa- ja kotitalousnaiset sekä 4h-yhdistykset sekä mm. Ruoka-Suomi -teemaryhmän verkosto. Tehtävät: Tehtävänä on suunnitella, organisoida ja toteuttaa pilottipaikkakunnilla hankintaprosessiin osallistuvien ruoan tuottajien ja jatkojalostajien valmennustilaisuudet sekä toteuttaa valmennustilaisuuksiin liittyvä viestintä MTK:n jäsenistölle ja yhteistyökumppaneille. Toiminnosta vastaavat MTK, EkoCentria sekä hankkeelle ostopalveluna hankittavat asiantuntijat. Tuotos: Raportti WP4:n toteutuksesta; toteutukseen liittyvät valmennus- ja viestintämateriaalit, joita voi käyttää ja levittää KeVa -hankintaosaamisen kehittämiseksi myöhemmissä yhteyksissä. Lisäksi tuotetaan vähintään 3 artikkelia alan ammattimedioissa julkaistavaksi Lähtötilanteen kartoittamiseksi MTK tuottaa selvityksen kohderyhmien (ruoan tuottajat ja jatkojalostajat) KeVa -hankintaosaamisen tasosta sekä heidän kokemista kestävyyttä edistävien elintarvikkeiden tarjoamiseen liittyvistä haasteista. WP4:n päätteeksi osaamisen kehittymistä ja kokemuksia verrataan lähtötasoon ja tarkastellaan, miten osallistujat kokevat KeVa-hankintaosaamisensa kehittymisen. Lisäksi MTK kokoaa elintarvikeyrittäjille sopivaa ja käyttökelpoista aineistoa olemassa olevista selvityksistä ja materiaaleista. WP 4 toimenpiteet 1.2.-31.12.2012: WP 4 toimenpiteet 1.1.-31.12.2013: MTK tuotti selvityksen kohderyhmien KeVa -hankintaosaamisen tasosta sekä heidän kokemista kestävyyttä edistävien elintarvikkeiden tarjoamiseen liittyvistä haasteista. 13
MTK:n edustajat ovat osallistuneet pilottipaikkakunnilla KeHa renkaiden tapaamisiin, joissa on myös suunniteltu tulevia hankintaprosessiin osallistuvien ruoan tuottajien ja jatkojalostajien valmennustilaisuuksia. Valmennukset alkavat keväällä 2013. Pilottikohteiden ruoan tuottajien ja jalostajien hankintaosaamisen edistäminen yhteistyössä MTK:n kanssa o v. 2013 aikana hankintavalmennuksia 3 pilotissa, lopuissa ensi vuoden puolella teemat: erilaiset hankintamenettelyt ja sähköiset kilpailutusjärjestelmät (esim. Cloudia), hyviä käytänteitä hankintaprosesseihin. o KeHan ja MTK:n tuottajatapaamiset: yhdessä pilotissa v. 2013, loput v. 2014 Meri-Lappi: o hankintavalmennus ruokapalveluille 12.3.2013: hankintamenettelyt sekä MTT:n elinkaarilaskelmat o KeHan ja MTK:n yhteinen tuottajatapaaminen 15.11.2013 Lappeenranta: o hankintavalmennus tuottajille 14.3.2013: julkiset hankinnat ja sähköiseen tarjouspyyntöön vastaamisesta Naantali: o Paikallisille yrittäjille järjestettiin 19.9.2013 yhdessä Naantalin yrittäjäyhdistysten kanssa hankintamessut, jossa yrittäjiä valmennettiin mm. osallistumaan kaupungin ja seudullisiin hankintoihin. Yrittäjillä oli myös mahdollisuus verkostoitumiseen. 2.5 WP 5 Viestintä sekä neuvonta ruokapalveluvastaavien hankintaosaamisen edistämiseksi Tavoite: Julkisen sektorin ruokapalvelualan järjestöjen jäsenistön hankintaosaamisen edistäminen. Yhteistyötahoja Kuule Oy, MTT, Ruoka-Suomi teemaryhmä sekä sen alueelliset toimijat, alan yksityiset konsultointi- ja koulutusjärjestöt (mm. FCG, DesignLime), alan järjestöjen Kra ry, Tedy ry sekä Ammattikeittiöosaajat ry:n edustajat ja valitut kuntapäättäjät. Tehtävät: Analysoidaan julkisen sektorin ruokapalvelualan järjestöjen jäsenistön hankintaosaamisen nykytila Viestinnän kehittämisryhmän koordinointi Järjestetään työpajoja WP5:n sisällön kehittämiseksi Kehitetään neuvonta- ja tiedotusmateriaalia kokoamalla aineistoa jo olemassa olevista sekä luomalla tarpeisiin ja käyttötottumuksiin soveltuvaa uutta materiaalia. Kytketään neuvonta meneillä oleviin, tuleviin ja päättyneisiin hankkeisiin sekä palveluihin (integrointi KULTU2:n toimintojen sekä mahdollisen Julkisten hankintojen neuvontayksikön palveluiden kanssa). Järjestöjen seminaarijärjestelyihin osallistuminen Kansainväliset tiedonhaut sekä soveltuvan aineiston kääntäminen Tuotos: Raportti, hankkeen kohderyhmien hankintaosaamista parantavat välineet ja menetelmät kuten neuvonnan, valmennusten sekä tiedotuksen välineinä käytetyt olemassa olevat sekä hankkeessa tuotetut julkaisut ja muut materiaalit, seminaariyhteistyö, avoimet sekä suljetut verkkosivut, 20 casekuvausta kestävien elintarvikkeiden hankintaprosessimalleista Suomesta sekä Ruotsista, 10 artikkelia alan ammattilehdissä julkaistavaksi, haastatteluja, alustuksia, kohderyhmän valmennus- ja tiedonhakumatka ammattikeittiöseminaariin Saksaan vuonna 2014. 14
Kuule Oy:n kartoittaa yhteistyössä Kuntaliiton kanssa alan järjestöjen (Kra, Tedy, Ammattikeittiöosaajat ry:t) jäsenistön Kestävät valinnat periaatepäätöksen tuntemuksen (VNP 4/2009), kestävien elintarvikevalintojen toteutumisen nykytilan kunnissa sekä niihin liittyvät haasteet. Perustetaan viestinnän kehittämisryhmä, johon kutsutaan jäseniksi toimialajärjestöjen edustajia sekä alan yksityisiä konsultointiyrityksiä. Yhteistyössä muiden toimijoiden kanssa kehitetään ja toteutetaan hankintaosaamisen edistämiseksi viestintä- ja neuvontakokonaisuus toimialalle. Perinteisten viestintäkanavien (tiedotustapahtumat, järjestöjen vuosittaiset koulutuspäivät sekä seminaarit, messut, uutiskirjeet) lisäksi otetaan käyttöön sosiaalinen media. Kohderyhmiä aktivoidaan tiedottamalla erityisesti järjestöjen kotisivuilla ja uutiskirjeissä. Lisäksi kootaan sähköinen tietopankki jo olemassa olevista materiaaleista sekä kehittämällä uutta aineistoa EkoCentrian kotisivuille. Lisäksi tuotetaan painettua ja sähköistä tiedotusmateriaalia hankkeen kohderyhmille (hankintaosaamiseen liittyvät oppaat/ caset). Hankesivuston päätavoitteena on tukea järjestöjen jäsenistön hankintaosaamisen edistymistä sekä edesauttaa vuorovaikutusmahdollisuuksia muiden samassa tilanteessa olevien kanssa. WP 5 toimenpiteet 1.2.-31.12.2012: WP 5 toimenpiteet 1.1.-31.12.2013: Hankepäällikkö aloitti toimintojen suunnittelun Kuule Oy.n kanssa. Hanke osallistui Tedy ry:n Gastro 2012:ssa 15.3.2012 pidetyn seminaarin järjestelyihin. Hankepäällikkö teki kansainvälisiä tiedonhakuja ruokapalveluiden kestävistä julkisista hankinnoista asiantuntijaverkostojen (esim. OOOH, Corpus, IPopy, ICLEI), alan organisaatioiden (esim. averdis, BioAustria, EkoCentrum) sekä komission tiedotusyksikön avustuksella ja levitti tietoa sidosryhmille sähköisesti sekä valtakunnallisilla hankintapäivillä Kuopiossa. Hankeassistentti osallistui valtakunnalliseen Elintarvikepäivä2012 ammattilaistapahtumaan Helsingissä 8.5.2012 Hankepäällikkö ja hankeassistentti osallistuivat Future Challenges in Professional Kitchens seminaariin Mikkelin ammattikorkeakouussa 19.9.2012 ja Ateria 2012 6.10.2012 tapahtumaan Hankeassistentti osallistui valtakunnallisiin Ravitsemuspäiviin 8.-9.10.2012 valmisteltu sosiaalisen median hyödyntämistä viestinnässä Julkisen sektorin ruokapalvelualan järjestöjen jäsenistön hankintaosaamisen edistämiseksi: o teetettiin kysely yhteistyössä Kuule Oy:n kanssa alan järjestöjen (Ammattikeittiöosaajat ry., Kuntaruokailun asiantuntijat ja Terveydenhuollon Dieteetikkoyhdistys) jäsenistölle kestävän kehityksen mukaisten valintojen toteuttamisesta kunnissa ja suhtautumisesta sosiaaliseen mediaan viestintäkanavana. o Vastaajia oli 49. Järjestöjen jäsenistöltä saatiin hyvää tietoa tutkimuksella. Suurimpina esteinä kestävien elintarvikehankintojen toteutumiselle vastaajat näkivät elintarvikehankintoihin osoitettujen määrärahojen vähyyden. Merkittäviksi esteiksi nousivat myös elintarvikkeiden liian pienet volyymit ja sopimattomat pakkauskoot ammattikeittiöiden tarpeisiin. Toimivan yhteislogistiikan ja markkinoinnin riittämättömyys nähtiin haasteena. Viestinnän kehittämisryhmän kokoaminen ja tapaamiset 15
o Ruokapalveluvastaavien viestinnän suunnittelua ja jatkuvaa kehittämistä varten koottiin viestinnän kehittämisryhmä, johon kutsuttiin jäseniä pilottihankkeissa mukana olevista organisaatioista sekä alan järjestöistä. Hankkeen edustajien lisäksi kehittämisryhmään kuuluvat edustajat ISS Palveluista, Espoo Cateringista, Finnish Consulting Groupista, Amko ry:stä ja Tedy ry:stä. o Ryhmä kokoountui 18.3.2013 ja 20.9.2013 o ryhmä suunnittelee viestintää ja pohtii tehokkaimpia tapoja tavoittaa ruokapalveluvastaavien kohderyhmä ja jakaa heille tietoa. Tapahtumat: Artikkelit: o KeHa-hankkeen ja sen pilottien käytänteiden esittely Tedy:n koulutuspäivillä Lahdessa 21.-22.2.3013 o KeHa-hankkeen ja sen pilottien käytänteiden esittely Ammattikeittiöosaajat ry:n koulutuspäivillä Helsingissä 24.10.2013 o Ateria 2013 5.11.2013. EkoCentrialla oli tapahtumassa oma seminaari, jossa KeHalla puheenvuoro yhdessä MTT:n Sirpa Kurpan kanssa hankkeen pilottien hankintaprosessien käytänteistä o Ammattikeittiöosaajat lehti 5/2013, Sosiaali- ja kuntatalouslehti 2/2013, Elintarvike- ja Terveys 5/2013 (jaossa Ateria2013) 2.6 WP 6 Hankkeen vaikuttavuus Hankkeen vaikuttavuuden arviointia tekee jatkuvan arvioinnin ja parantamisen periaatteella ulkopuolinen, kilpailutuksen kautta valittu evaluoija. Eri toimintojen vaikuttavuutta seurataan hankkeen alusta saakka sekä laadullisin että määrällisin mittarein. Loppuraporttia varten evaluoija tuottaa analyyseistä yhteenvedon, jossa keskitytään seuraaviin kokonaisuuksiin: päätavoitteiden saavuttaminen, toteutettujen toimenpiteiden arviointi, millaisia muita tuloksia saavutettiin kuin asetettuja tavoitteita, arvio mallin toimivuudesta sekä parannus- ja jatkotoimenpide-ehdotukset. WP6 toimenpiteet 1.2.-31.12.2012: WP6 toimenpiteet 1.1.-31.12.2013: Hankepäällikkö kartoitti hankkeen evaluoinnin kilpailutusta varten soveltuvia toimijoita ja aloitti sisäiset neuvottelut kilpailutusprosessin läpiviemiseksi. Tarjoukset evaluoinnista pyydettiin 31.1.2012 mennessä. Hankkeen evaluoija kilpailutettiin ja evaluoijaksi valittiin tammikuussa 2013 TK-Eval. Evaluointi teki ensimmäisen väliarviointivaiheeseesen liittyvän tiedonhankinnan kyselyllä hankkeen sidosryhmille. Koonti väliraportin liitteenä (liite 6) 16
3. ALUSTAVA ITSEARVIOINTI 1.2. 31.12.2012 Hankkeen alkuvaiheessa merkittävä osa työpanoksesta kului hankesuunnitelman sekä -budjetin muokkaamiseen rahoituspäätöksen mukaiseksi ja edellä mainittuihin liittyvien neuvottelujen toteuttaminen hankkeen toteuttajien kesken. Haasteita hankkeen edistymiselle aiheutti myös hankepäällikön vaihtuminen 1.10.2012. Nyt, ensimmäisen raportointikauden lopussa tilanne ja työmäärä ovat kuitenkin tasaantuneet. Tilannetta on helpottanut erinomainen yhteistyö hankeassistentin, Kemi- Tornion ja Pohjois-Pohjanmaan pilottien koordinaattorin ja hankkeeseen osa-aikaiseksi palkatun hankeasiantuntijan kanssa. Koska kyseessä on valtakunnallinen hanke, yhteistyökumppaneihin ja alan toimijoihin tutustuminen on vienyt paljon aikaa, mutta se on hankkeen kokonaisuuden toteutumisen ja viestinnän kannalta erittäin tärkeää. Viestinnällisesti tärkeää oli viestintäsuunnitelman ja esitteen valmistuminen sekä hankkeen omien www-sivujen avaaminen www.kestavathankinnat.fi. Tavoitteena olleet Kuule Oy:n tekemät teemahaastattelut toteutuivat 4 pilottikohteessa ja MTT:n elinkaarianalyysien valmisteluissa edettiin hyvin saatiin valikoitua analysoitavat tuotteet. Pilottien valmistelu vei paljon aikaa, mutta raportointikauden loppuun mennessä lähes kaikki 8 aluetta on saatu sovittua ja heidän kanssaan on tehty myös sopimukset. Hankkeen kannalta on erinomainen tilanne, että muutospilotit jakaantuvat maantieteellisesti eri puolille Suomea ja edustavat erilaisia kuntia tai organisaatioita. Pilottien lähtötilanne kestävien elintarvikehankintojen ja kilpailutusprosessien osalta eroaa myös toisistaan. Tämä ennustaa monipuolisesti hyödynnettäviä tuloksia dokumentoitavista toimintamalleista. Pilottien alueellinen sitouttaminen on onnistunut hyvin ja aloituspalavereissa ja KeHa renkaiden tapaamisissa on ollut hyvin edustettuina osallistujia hankkeen kohderyhmistä. Hankintavalmennukset alkavat v. 2013, mutta MTK:n edustajat ovat osallistuneet pilottien KeHarenkaiden tapaamisiin, joissa alustavasti jo valmisteltiin jo tulevia koulutuksia. Kokonaisuutena hankkeelle asetettuja tavoitteita saavutettiin raportointikauden päättymiseen mennessä hyvin suhteutettuna siihen, että hankkeen toimintojen alkaminen siirtyi usealla kuukaudella. Kuopiossa 14.12.2012 Hanne Husso, hankepäällikkö 1.1.-31.12.2013 Kestävät hankinnat hankkeen tavoitteena on julkisten ruokapalveluiden hankintaosaamisen edistäminen tuottaa malleja kestävien elintarvikevalintojen kilpailutusprosesseista Tavoitteiden saavuttamiseksi edettiin hankesuunnitelman mukaisesti. Alan toimijat, yhteistyökumppanit ja sidosryhmien edustajat ovat tulleet tutuiksi ja vastaavasti myös hanke ja sen tavoitteet heille. 17
Pilottien toiminta on käynnistynyt hyvin ja ne etenevät kukin vähän eri tahtiin ja toimenpitein. Pilotit ovat erilaisia organisaatioltaan ja toimintatavoiltaan, mutta kaikilla on sama tavoite. Ensi vuoden haasteena on pilottien keskinäisen viestinnän parantaminen ja sen myötä piloteissa kertyneen hankintaosaamisen jalkautuminen valtakunnallisesti. Vuoden 2013 perusteella hankkeessa tärkeimpiä asioita hankintaosaamisen edistämisessä ovat: strategisen päätöksenteon tärkeys ennakoiva vuoropuhelu toimijoiden kesken o tuottajat: mitä tuotteita tarjolla? o ammattikeittiö: ammattikeittiön toiveet tuotteille, ammattikeittiön toimintatavat o hankintatoimi: hankintayksikön toimintatavat o päättäjät: päätöksenteko ja budjettivarat Kuopiossa 5.12.2013 Hanne Husso hankepäällikkö 18
Liite 2: Päättäjäesite
Haluatko tulevaisuudessa kestävästi tuotettua, turvallista ruokaa? Siitä on päätettävä tänään!
Liite 5: Kaaviokuvat
2013 Tommi Ålander & Keimo Sillanpää Kestävät hankinnat (KeHa) -hankkeen ulkoinen väliarviointi TK-Eval Väliarviointiraportti 30.11.2013 1
SISÄLTÖ 1 KESTÄVÄT HANKINNAT (KeHa) -HANKE... 3 2 ARVIOINTITEHTÄVÄ JA OHJAAVA AJATTELUTAPA... 4 2.1 Arvioinnin tavoite, viitekehys ja keskeiset menetelmät... 4 2.2 Arvioinnin tietopohja... 7 3 VÄLIARVIOINNIN TULOKSET... 8 3.1 Pilottien/KeHa-renkaiden toiminta... 8 3.2 Yhteistyö... 12 3.3 Hankintavalmennukset... 17 3.4 Elinkaarianalyysiin liittyvät kysymykset... 20
1 KESTÄVÄT HANKINNAT (KeHa) -HANKE Savon koulutuskuntayhtymän EkoCentrian Kestävät hankinnat (KeHa) -hankkeen tavoitteena on julkisten ruokapalveluiden hankintaosaamisen edistäminen. Hankkeessa pureudutaan siihen, että julkisissa ruokapalveluissa osataan ja voidaan tulevaisuudessa hankkia elintarvikkeita kestävästi. Kestävillä hankinnoilla tarkoitetaan luonnonmukaista, kasvispohjaista ja sesonginmukaista ruokaa. Pitkän tähtäimen hyötynä on edellä mainittujen kestävien elintarvikehankintojen yleistyminen julkisissa ruokapalveluissa sekä näiden kilpailutuksessa tarvittavan tiedon käytettävyyden helpottaminen sekä lisääminen. Hankkeen aikana kahdeksan paikkakunnan ruokapalveluissa pilotoidaan uusia luomu-, kasvis- tai sesonkituotteita ja niiden kilpailutuksen toimintamalleja. Tuloksena syntyy myös elinkaariselvityksiä, tiedotteita, uutisia sekä valmennuksia hankintaosaamisen edistämiseksi. Hankkeen vastuullinen toteuttaja on Savon koulutuskuntayhtymän Savon ammatti- ja aikuisopiston EkoCentria yhteistyökumppaneinaan MTK, MTT sekä viestintätoimisto Kuule Oy. MTT toteuttaa hankkeen viiden pilottikunnan/kaupungin ruokamateriaalihankintojen kestävyysprofiiliselvitykset, Kuule Oy tekee kvalitatiivisen tutkimuksen pilottikohteiden hankintaosaamisen kestävyydestä ja MTK suunnittelee ja toteuttaa ruoan tuottajien sekä jatkojalostajien hankintaosaamisen valmennukset. Hankkeen pilotit ovat: 1. Rautalampi: marjapirtelö o Rautalammin Matti Lohen koulu ja vanhusten ruokailu 2. Pohjois-Karjalan sairaanhoito- ja sosiaalipalvelujen kuntayhtymä: paikallinen Jormaohra (alkuperäisrekisteröity kuoreton ohralajike) o sairaanhoito- ja sosiaalipalveluiden toimipisteet 3. Lappeenranta: paikallinen ohrarieska ja ruisleipä o Saimaan Tukipalveluiden ruokapalvelut 4. Espoo: pakastettu mansikkasose o Mansikkasose Espoon kaupungin vanhusten ruokapalvelut 5. Naantali: sesonginmukainen kalajaloste o Naantalin ruokapalvelut 6. ISS Ruokailupalvelut Oy: kuoripäällinen peruna o ISS:n Kruunupyyn kuntaruokailukohteessa 7. Ruotsinkielinen Pohjanmaa: luomuleipä o SÖFUK/svenska Österbottens förbund för utbildning och kultur - koulutuskuntayhtymä/ Yrkesakademin i Österbotten 8. Kemi-Tornio: pororouhe o Meri-Lapin kuntapalvelut ja Tornion kaupungin ruokapalvelut 3
2 ARVIOINTITEHTÄVÄ JA OHJAAVA AJATTELUTAPA 2.1 Arvioinnin tavoite, viitekehys ja keskeiset menetelmät Tarjouspyynnössä on määritelty arvioinnin tavoitteet, joiden mukaisesti arviointi tehdään jatkuvan arvioinnin ja parantamisen periaatteella vuosina 2013 14. Eri toimintojen vaikuttavuutta seurataan hankkeen alusta saakka sekä laadullisin että määrällisin mittarein (hankesuunnitelman mukaisesti). Arvioinnin suorittaja raportoi evaluoinnin etenemisestä hankeraportoinnin aikataulun mukaisesti: - väliraporttia varten tiedot evaluoinnin edistymisestä vuonna 2013, 30.11.2013 mennessä - loppuraporttia varten koko evaluoinnin ajalta 31.1.2015 mennessä. Arviointiasetelman rakentaminen aloitetaan yleisesti arvioinnin tarpeen ja tarkoituksen määrittämisellä sekä valitsemalla tämän mukaisesti arviointinäkökulma. Näiden tietojen pohjalta muodostuvat arviointikysymykset, jonka jälkeen päästään tekemään arviointikysymyksiin vastauksia antavan aineiston hankinta sopivine arviointimenetelmineen. Aineisto analysoidaan ja sen avulla laaditaan johtopäätökset sekä suositukset ja siten vastaukset arviointikysymyksiin. Seuraavaan kuvaan on pelkistetty tämä arviointiasetelman rakentamisen viitekehys. KeHa -hankkeen arvioinnissa on edetty myös tämän arvioinnin viitekehyksen mukaisesti. Kuva 1. Viitekehys arviointiasetelman rakentamiselle. KeHa-hankkeen arvioinnissa on kyse ajallisesti sekä väli- että loppuarvioinnista. Väliarvioinnissa huomio kiinnittyy jo käynnistyneeseen toimintaan. Väliarvioinnissa voidaan vielä vaikuttaa toiminnan oikeaan suuntaamiseen tai esimerkiksi siihen, ovatko 4
tavoitteet saavutettavissa käytettävillä keinoilla. Väliarviointi toimiikin tärkeänä toiminnan ohjausvälineenä. Loppuarviointi (jälkiarviointi) toimii eniten tuloksien ja vaikutuksien kokoajana ja siten oppimista edistävänä toimintana. Loppuarvioinnin viestejä voidaan käyttää apuna mm. tehtäessä linjauksia tulevaisuudesta. Prosessiarviointi on tyypillinen väliarviointivaiheen työkalu, sillä väliarviointivaiheessa on mahdollista parantaa toiminnan laatua jo hankkeen toteutusaikana. Tällöin sen keskeinen kysymys on, mitä tapahtuu kun prosessi on käynnissä. Tällaisessa toimintaprosessiin kohdistuvassa arvioinnissa hyödynnetään erityisesti kvalitatiivista tietoa, joten tiedonhankinnassa käytetään paljon omaa tiedonhankintaa. Lisäksi prosessiarviointi on käyttökelpoinen työväline silloin, kun tavoitellaan yhdessä oppimista: se antaa palautetta hankkeessa valitun toimintalinjan tuloksellisuudesta ja sen toimintalinjan mukaisten kehittämistoimien osuvuudesta ja sujuvuudesta. Tulosarviointia tehdään puolestaan tyypillisimmillään loppu- ja jälkiarviointivaiheessa. Sen avulla pyritään laadun parantamiseen tulevaisuuden toiminnassa. Tässä arviointityypissä pyritään vastaamaan kysymykseen, mitä tuotoksia, tuloksia ja vaikutuksia syntyy. KeHa -hankkeen arvioinnissa keskitytään sekä toiminnan että vaikutusten arviointiin, joten siinä yhdistyvät prosessiarvioinnin ja tulosarvioinnin näkökulmat. KeHa -hankkeen arvioinnissa sovelletaan moninäkökulmaista ja moniaineistoista lähestymistapaa (kuva 3). Tätä näkökulmaa kutsutaan usein myös triangulaatioksi. Se tarkoittaa, että aineistojen ja tiedonkeruun, analyysin ja metodologian sekä kohderyhmien suhteen pyritään käyttämään useita eri menetelmiä ja arviointikysymyksiä pyritään tarkastelemaan useiden eri osallisten näkökulmasta. Rinnakkaisten menetelmien ja aineistojen käyttäminen parantaa arvioinnin luotettavuutta, kun sama johtopäätös voidaan saavuttaa useilla eri lähestymistavoilla. Joissakin tapauksissa tämä voi tarkoittaa sitä, että kohdetta eri näkökulmasta havainnoivat voivat arvottaa sitä ristiriitaisesti. Tässä arvioinnissa monitahoisuus tarkoittaa sitä, että tiedonhankinnassa/tietojen käsittelyssä otetaan huomioon hankkeen toteuttajien, kohderyhmien edustajien sekä sidosryhmien näkökulmista esille nousseista havaintoja. 5
Kuva 2. Triangulaatio arviointinäkökulmana. Triangulaatiota noudattavassa arvioinnissa voidaan käyttää samanaikaisesti asiakirjaanalyysiä, kyselyjä ja tarkentavia henkilökohtaisia haastatteluja. Yhdistelemällä näkökulmia ja aineistoja saadaan materiaali, jossa erilaiset tiedot rakentavasti tukevat toisiaan. Eri toimijoilta saatu ja eri tiedonkeruumenetelmiä hyödyntäen kerätty tieto mahdollistaa kokonaisvaltaisen arviointikohteen tarkastelun. Tässä väliarviointivaiheessa käytettiin hyväksi lähinnä kyselyaineistoa sekä hankkeen asiakirjojen kautta tehtyjä havaintoja. Lisäksi arvioitsija on tutustunut kolmeen muutospilottiin paikan päällä. Tätä tietoa pyrittiin käyttämään myös hyväksi arvioinnissa. Väliarviointivaiheessa kiinnitettiin huomiota arvioinnin tilaajan kanssa sovitusti lähinnä muutospilottien ja hankintavalmennusten liikkeellelähtöön. Lisäksi elinkaarianalyysien tilanteeseen liittyen kerättiin toimintaan osallistuvien näkemyksiä asiasta. Näin ollen hankkeen väliarvioinnissa kiinnitettiin huomiota vain osaan hankkeen toiminnasta ja lähinnä toimintojen/vaiheiden liikkeellelähtöön ja toteutumiseen. Hankkeen vaiheistus on kuvattu seuraavassa kuvassa. Näistä työpakeista arvioinnissa kiinnitettiin huomiota erityisesti WP2, WP3 ja WP4:n tilanteisiin. Kuva 3. KeHa-hankkeen sisältö työpakettien (WP) muodossa (lähde: KeHa-hanke). 6