Sipoonlahden koulun vaiheittainen laajentaminen Projektisuunnitelmaluonnos Ermo Mattila
Sisällysluettelo 1. Projektin määrittely 3 2. Projektin tavoitteet 6 3. Avustusten hakeminen 9 4. Projektin vaiheen 1 alustava tavoitteellinen toteutusaikataulu, sisältö ja vaiheet 10 5. Projektin vaiheiden 1-3 alustava yleisaikataulu 15 6. Projektiorganisaatio 16 7. Projektin johtaminen 18 8. Riskianalyysi 19 sivu
1. Projektin määrittely (1/3) Projektin nimi: Sipoonlahden koulun vaiheittaisen laajennuksen toteuttaminen: Sipoonlahden koulun Neiti Miilin tien toimipisteen laajennus (vaiheet 1 3). Projektin tausta: Projektin taustatekstit perustuvat talousarvioon 2015 2017. Palveluverkkosuunnitelman yhtenä vaihtoehtona mainitaan, että Söderkullan kampusalue sisältää suomenkielisen koulun osalta luokat 0-9 ja ruotsinkielisen koulun osalta 0-6. Nykyinen Sipoonlahden koulu sisältää Opintien ja Neiti Miilin tien toimipisteet. Opintien yksikkö sijaitsee 15 minuutin ja yli kilometrin kävelymatkan päässä Neiti Miilin tien yksiköstä. Nykyinen Sipoonlahden koulun Neiti Miilin tien toimipiste valmistui ja otettiin käyttöön 2009, kokonaispinta-ala rakennuksella on 6 901 brm².
1. Projektin määrittely (2/3) Projektin tausta: Sivistysosaston sekä Tekniikka- ja ympäristöosaston virkamiesten laatima koulujen palveluverkkosuunnitelma perustuu nykyiseen koulujen palveluverkko-suunnitelmaan siten, että palveluiden laajentaminen tapahtuu ensisijaisesti laajentamalla nykyisiä kouluja. Vastaavasti mikäli koulujen osalta tehdään uudelleeninvestointeja, tutkitaan erikseen, miten uudelleeninvestointi on tarkoituksenmukaista tehdä, jotta saavutettaisiin toiminnallinen optimi ottaen huomioon kunnan talous. Tekeillä olevan sivistystoimen palveluverkkosuunnitelman tavoitteena on luoda osaamis- ja oppimiskeskuksia ja keskittää ne suurimpiin ja tärkeimpiin keskuksiin joukkoliikenteen yhteyteen. Koulutuspalveluiden tarkoituksena on kulkea kohti yhtenäiskouluja, luokat 0-9, siltä osin kuin se on tarkoituksenmukaista. Talousarviossa 2015 Sipoonlahden koulun laajennukselle on varattu määrärahoja vuosille 2015-2017 yhteensä 1,55 M seuraavasti: 0,1 M (2015); 0,3 M (2016); 1,15 M (2017)
1. Projektin määrittely (3/3) Hankkeen tarpeellisuus Projektin taustatekstit perustuvat talousarvioon 2015-2017 Ennustettu asukasluvun kasvu toteutuu Etelä-Sipoossa ja erityisesti Söderkullan taajamassa. Kasvun myötä koulujen oppilasmäärät kasvavat ja kouluihin tarvitaan lisää tilaa. Erityisesti Sipoonlahden koulun laajennuksella on kiire oppilasmäärän ennustetun kasvun vuoksi. Tätä tukee Söderkullan kaavoitetun alueen myynnin toteutuminen sekä rakennuskohteiden aloituksien määrät. Koulun oppilaspaikkojen lisäämisessä ei voida aikailla, koska hankkeiden päätöksentekoprosessi on pitkä. Sipoonlahden koulun Neiti Miilin tien yksikkö käsittää laajat yhteiset tilat, joita hyödyntämällä voidaan koulun laajennus toteuttaa erittäin tehokkaasti siten, että investointikustannukset ovat oppilasta kohden noin 30 prosenttia halvemmat kuin keskimäärin uusien erillisten koulujen hankkeissa.
2. Projektin tavoitteet (1/3) 1. Muodostaa vaiheittain kasvava osaamis- ja oppimiskeskus siten, että se palvelee opetuksen järjestämistä kustannustehokkaasti ja tarkoituksenmukaisesti. 2. Laajennuksessa hyödynnetään mahdollisimman paljon nykyisen Neiti Miilin tien koulurakennuksen yleisiä tiloja. 3. Laajennushankkeen alustavat mitoitukset ja kustannukset perustuvat investointiohjelmassa Sipoonlahden koulun laajennusten 1-3 osalta tila-arvioon 8 brutto-m²/oppilas. Sipoonlahden koulun Neiti Miilin tien toimipiste on mitoitettu 16 brutto-m²/oppilas. Koko koulurakennuksen mitoituksen tavoite on 10 brutto-m²/oppilas. 4. Ensimmäisen laajennusvaiheen rakentaminen on suunniteltu aloitettavan alkuvuodesta 2018, ja rakennuksen on määrä olla valmis lukuvuodeksi 2019-2020.
2. Projektin tavoitteet (2/3) 6. Suunnittelu Söderkullan osaamis- ja oppimiskeskuksen L1-Suunnittelu käsittää suomenkielisen yhtenäiskoulun luokat 0-9 ja ruotsinkielisen koulun luokat 0-6 sekä varhaiskasvatuksen ja muut koulun yhteyteen vaatimat tilavaraukset. Koulujen tilojen ratkaisuissa tulee käyttää joustavia, helposti laajennettavia tai supistettavia, muunneltavia tilaratkaisuja. Vaiheen 1 hanke- ja rakennussuunnittelussa otetaan huomioon myöhempien vaiheiden alustavat suunnitelmat sekä koko tarkastelualue siten, että em. vaiheiden laajennukset ovat toteutettavissa mahdollisimman kustannustehokkaasti. 7. Tiloihin liittyvät pedagogiset tavoitteet Tilat ovat muunneltavissa ja se mahdollistaa tilojen monipuolisen käytön ja toiminnan esimerkiksi erikokoisten ryhmien sekä erilaisten opetusmenetelmien käytön. Toiminnan kannalta tehokkaat ja tiimityöskentelyn mahdollistaminen. 8. Viihtyvyys ja turvallisuus Oikea mittakaava ja ryhmäytymisen mahdollistavat tilat Valaistus, materiaali ja akustiikka 9. Tekniset tavoitteet Toimintavarmat talotekniset ratkaisut käyttäen modernia tekniikkaa. Energiatehokkailla rakenteilla pienennetään käytön aikaisia kustannuksia. Elinkaarikustannukseltaan tarkoituksenmukainen ja helposti huollettava ja ylläpidettävä rakennus, jonka olosuhteiden ja kunnon seuranta on suunniteltu.
2. Projektin tavoitteet (3/3) 10. Toteutus Suunnittelussa ja rakentamisvaiheessa tulee ottaa huomioon ja varmistaa o koulu on turvallinen käyttäjille rakennusvaiheen aikana o rakentaminen aiheuttaa mahdollisimman vähän häiriötä opetustoimintaan. Suunnittelun ja toteutuksen laajuutta tarkastellaan seuraavin numeroin: Koulun pinta-alan ja oppilaspaikkojen lisäys vaiheittain, mitoituksella 8 bruttom²/oppilas 1.laajennusvaihe: 3 200 brm², 400 oppilasta 2.laajennusvaihe: 1 600 brm², 200 oppilasta 3.laajennusvaihe: 1 600 brm², 200 oppilasta Toteutuskustannukset o Alustava hankkeen kokonaiskustannus on 15,36 milj. euroa. o Vaiheen 1 kustannukset ovat 7,68 milj. euroa, josta varataan hankesuunnittelua varten vuonna 2015 100 000 euroa. o Vaiheen 2 kustannukset ovat 3,84 milj. euroa. o Vaiheen 3 kustannukset ovat 3,84 milj. euroa.
3. Avustusten hakeminen Koulun laajennuksiin haetaan ne avustukset, jotka on haettavissa. Sivistysosasto päättää avustusten hakemisesta ja projektiryhmä vastaa hakemuksien teknisestä sisällöstä.
4. Projektin vaiheen 1 alustava tavoitteellinen toteutusaikataulu, sisältö ja vaiheet (1/6) 4.2015 Projektiryhmän valinta Jäsenet Tekystä ja Sivistyksestä. 4.2015 Projektisuunnitelman päivitys. Projektisuunnitelma hyväksyntä 27.4. suomenkielinen koulutusjaosto 18.5. tekninen valiokunta 19.5. sivistysvaliokunta 2.6. kunnanhallitus 4. 7.2015 Tarveselvitys ja suunnittelun kutsukilpailun lähtötiedot. Projektin vaiheistus lisääntyvän oppilasmäärän perusteella ja Opintien yksikön siirtymäajankohdan suunnittelu. Alustavasti projekti on jaettu kolmeen eri vaiheeseen. Laatia kullekin vaiheelle mitoitusoppilasta vastaava tilaohjelma. Laatia tarveselvitys. Laatia arkkitehtikutsukilpailuun kilpailuaineisto. Arkkitehtikutsukilpailu on valittu tehokkaimmaksi tavaksi toteuttaa projektille asetetut tavoitteet.
4. Projektin vaiheen 1 alustava tavoitteellinen toteutusaikataulu, sisältö ja vaiheet (2/6) 8.2015 Arkkitehtikutsukilpailun järjestäminen. Kutsukilpailun lähtökohtana on hankkeelle asetetut tavoitteet ja erityisesti nykyisten yhteisten tilojen hyödyntäminen siten, että saavutetaan kustannustehokas ja oppimisympäristöltään tarkoituksenmukainen koulu. Kutsukilpailu käsittää koko koulun suunnittelun sisältäen piha-, palo- ja akustiikkasuunnittelun sekä rakenne- ja LVIS-suunnittelun. Lopputuloksena on L1-suunnitelma halutuista kohteista, jotka sisältävät rakenne- ja LVIS-järjestelmien periaateratkaisut ja yleissuunnitelman tarkastelualueesta. Hankkeen kilpailun valintakriteerinä on tavoitteiden mahdollisimman hyvä toteutuminen ja hankkeen arkkitehtuuri. Kriteerit tarkennetaan ja määritetään suunniteltaessa kilpailua.
4. Projektin vaiheen 1 alustava tavoitteellinen toteutusaikataulu, sisältö ja vaiheet (3/6) 8. 10.2015 Rakennuttajakonsultin kilpailutus ja valinta. Rakennuttajakonsultti vastaa yhdessä hankkeesta vastaavan projektipäällikön kanssa hankkeen vaiheen 1 suunnittelusta ja rakentamisesta. 8.2015 1.2016 Arkkitehtikutsukilpailu ja kilpailun ohjaus. Ulla-Maija Upola avustaa arkkitehtikutsukilpailun järjestämisessä ja ohjauksessa. 2. 4.2016 Suunnittelukilpailutuksen tuloksen vertailu ja valinta. Hankkeen kustannuslaskennan suorittaa rakennuttajan palkkaama kustannuslaskija. Voittanut kilpailuryhmä jatkaa suunnittelua toteuttaen hankesuunnittelun ja yksityiskohtaisen suunnittelun. 5. 7.2016 Hankesuunnitelman ja L2 luonnossuunnitelmien laatiminen voittaneen työn pohjalta. Hankesuunnitelma laaditaan voittaneen työn pohjalta, kilpailutyössä esitetyt toteutuskelpoiset ideat huomioiden.
4. Projektin vaiheen 1 alustava tavoitteellinen toteutusaikataulu, sisältö ja vaiheet (4/6) 8.2016 Projekti- ja valitun suunnitteluryhmän yhdessä laatiman hankesuunnitelman ja L2 luonnossuunnitelmien hyväksyttäminen (tekninen valiokunta, koulutusjaosto, sivistysvaliokunta, hallitus, valtuusto). 9.2016 Rakennuslupakuvat rakennusvalvontaan. 10.2016 4.2017 Yksityiskohtainen suunnittelu. Yksityiskohtaisen suunnitelman laatii voittanut kilpailuryhmä koko suunnittelun osalta sisältäen arkkitehti-, palotekniikka-, akustiikka-, rakenne- ja LVISsekä pihasuunnittelun.
4. Projektin vaiheen 1 alustava tavoitteellinen toteutusaikataulu, sisältö ja vaiheet (5/6) 2. 4.2017 Vaiheen 1 urakka-asiakirjojen laatiminen. 5. 9.2017 Urakkakilpailu. 10. 12.2017 Urakoitsijan valinta. 1.2018 5.2019 Rakentaminen. 6.2019 7.2019 Rakennuksen vastaanotto ja kalustus. 8.2019 Rakennuksen käyttöönotto.
4. Laajennusvaiheen 1 alustava tavoitteellinen toteutusaikataulu, sisältö ja vaiheet (6/6) Projektisuunnitelma + tarveselvitys + arkkitehtikutsukilpailun kilpailuaineisto Arkkitehtikutsukilpailu + L1 Hankesuunnittelu + L2 Tekninen suunnittelu Rakentaminen 2015 2016 2017 2018 2019
5. Laajennusvaiheiden 1-3 alustava yleisaikataulu Sipoonlahden koulun laajennusvaiheiden 1-3 alustava yleisaikataulu suunnittelu (ts,hs,rak.) + kilp. 4/2015-12/ 2017 (33 kk) rakentaminen, vaihe 2 1/2018-5/2019 (17 kk) suunnittelu (ts,hs,rak.) + kilp. 4/2017-12/2019 (33 kk) rakentaminen, vaihe 3 1/2020-5/2021 (17 kk) suunnittelu (ts,hs,rak.) + kilp. 4/2019-12/2021 (33 kk) rakentaminen, vaihe 4 1/2022-5/2023 (17 kk) 20 15 20 16 20 17 20 18 20 19 20 20 20 21 20 22 20 23
6. Projektiorganisaatio (1/2) Hankkeen asettaja: Tehtävä: Valvoo hankkeen etenemistä. Tekninen johtaja Ilari Myllyvirta, Teky, hallinto Projektiryhmä: Ryhmän tehtävä: 1. Johtaa ja koordinoida suunnittelua sekä päättää suunnitteluratkaisut suunnittelijoiden tuomien vaihtoehtojen pohjalta ja 2. tiedottaa hankkeen etenemisestä. Projektipäällikkö: Kokoaa ja koostaa ryhmän toimintaa sekä pitää huolen asetettujen tavoitteiden täyttymisestä Investointipäällikkö Ermo Mattila, Teky, hallinto Jäsenet osallistuvat päätöksen tekoon oman asiantuntemuksensa kautta ja kokoavat tiedon omasta organisaatiosta ja edustavat organisaatiotaan. 1. Opetuspäällikkö Hannu Ollikainen, Sivistys, koulutuspalvelut 2. Sipoonlahden koulun rehtori Jorma Joki-Korpela, Sivistys, koulutuspalvelut 3. Rakennuttajainsinööri Jukka Haakana, Teky toimitilat 4. Tekninen avustaja: rakennuttajakonsultti, aloittaa vuoden 2015 lopulla
6. Projektiorganisaatio (2/2) Ohjausryhmä: Ohjaa ja kommentoi projektiryhmän esittämien ratkaisuehdotuksien pohjalta. Puheenjohtaja: Ermo Mattila, TEKY, hallinto Jäsenet: Kunnanhallituksen valitsemat 5 6 luottamushenkilöä, jotka valitaan projektisuunnitelman hyväksynnän yhteydessä. Osastot nimeävät osallistujansa ohjausryhmään. Kokouskutsu ja esityslista lähetetään nimetyille edustajille, jotka osallistuvat tarvittaessa.
7. Projektin johtaminen Toimintatapa Projektiryhmä kokoontuu säännöllisesti noin 1 2:n viikon välein ja käsittelee edellisessä istunnossa sovitun valmistelun pohjalta asian sekä tekee työn etenemiseksi tarvittavat päätökset Ohjausryhmä kokoontuu säännöllisesti noin 1 3:n kuukauden välein suunnittelun vaiheesta riippuen. Projektiryhmä ja projektipäällikkö kutsuu seurantaryhmän kokoon. Tekniselle johtajalle informoidaan hankkeen tilanne vähintään kerran kuukaudessa tai päätöksiä / kannanottoja tarvittaessa useammin. Projektissa ratkaisunetsinnässä käytetään mikäli mahdollista seuraavaa etenemistapaa Kartoitetaan tällä hetkellä tiedettävät asiat (lähtötiedot ja päätetyt tavoitteet) Kartoitetaan tavoitteista päätöksenteon reunaehdot Ideoidaan vaihtoehtoiset ratkaisutavat ja niiden vaikutukset Valitaan ehdotettava ratkaisu ja perustellaan se Tiedottaminen: Projektiryhmä vastaa tiedottamisesta Koulun opettajien kokoukset mieluummin kuukausittain (tietojen vaihto molempiin suuntiin) Sinetti sisäisen tiedon informaatioväylänä Ulkoinen tiedotus kunnan verkkosivuilla
8. Riskianalyysi (1/2) Riski ja siihen varautuminen Tavoitteita ei saavuteta Tarkoituksenmukainen työskentely Tavoitteiden jatkuva esillä pitäminen ja arviointi, mikäli tavoitteita ei olla saavuttamassa, tehdään toimenpiteitä tavoitteiden saavuttamiseksi. Opetustilojen täyttyminen ennen uusien tilojen valmistumista Tilojen tarvetta tarkkaillaan ja seurataan projektin aikana. Riskiä hallitaan ensisijaisesti esim. uusilla tilaratkaisuilla olemassa oleviin rakennuksiin, toissijaisena varautumalla tarvittaessa rakentamaan tilapäisiä lisätiloja. Oppilasmäärien muuttuminen / kasvuennuste Riskiä hallitaan suunnittelemalla koulu joustavasti laajennettavaksi ja tiloiltaan muuntautumiskykyiseksi. Laajentamisen vaiheita voidaan tarvittaessa siirtää aikaisempaan/myöhempään ajankohtaan. Koulutyön sujuminen hankkeen kuluessa Riskiä hallitaan ottamalla asia huomioon suunnittelussa alusta alkaen ja erityisesti rakennusvaiheen aikana.
8. Riskianalyysi (2/2) Riski ja siihen varautuminen Aikataulu Sipoonlahden koulun laajennuksen hankesuunnittelun esivalmistelut aloitetaan keväällä 2015. Tämä edellyttää erittäin sujuvaa kohteen suunnittelua, uusia toimintatapoja ja päätöksenteon joustavuutta siten, että luottamuselimet, Sipoon kunnan johto, projekti- ja ohjausryhmä sekä koulu ovat tietoisia hankkeen tavoitteista, toimintatavoista ja etenemisestä. Riskiä hallitaan pitämällä kaikki edellä mainitut osapuolet koko ajan tietoisia asioista ja tekemällä valmistelutyö mahdollisimman huolellisesti, jotta tarvittava luottamus eri osapuolten välillä syntyy. Asetettujen tavoitteiden saavuttaminen Kustannusriskiä hallitaan käyttämällä kaikkia käytettävissä olevia keinoja kuten esimerkiksi tilatarpeen tarkastelu. Tavoitteiden saavuttamiseen liittyvää riskiä hallitaan valitsemalla tavoitteisiin sitoutuneet ja osaavat suunnittelijat painottamalla valinnassa enemmän osaamista ja sitoutuneisuutta kuin hintaa. Suunnitteluryhmä kilpailutetaan ja sitoutetaan projektin 2. vaiheen rakentamista varten jo kutsukilpailuvaiheessa.