Esimerkki mallinnus: Ohje AIPAL-palautteen ottamisesta ja käsittelemisestä 1 Ohje AIPAL-palautteen ottamisesta ja käsittelemisestä Tämä kuvaus sisältää: 1. yleistietoa Aipal-palautejärjestelmästä ja käyttäjätasoista 2. työnjaon palautteen ottamisessa 3. kuvauksen palautetilaisuuden järjestämisestä 4. kuvauksen raportin ottamisesta 5. kuvauksen palautteiden käsittelystä 1. YLEISTÄ AIPAL-PALAUTEJÄRJESTELMÄSTÄ AIPAL on sähköinen aikuisten näyttötutkintojen palautejärjestelmä. Palautejärjestelmä koskee kaikkia näyttötutkintoja, joihin on näyttötutkintojen järjestämissopimus ja niihin valmistavaa koulutusta. Palaute otetaan tutkinnon suorittajilta kahdessa vaiheessa: palaute hakeutumisvaiheesta (kun toimenpiteet tehty) noin 2 kk:n kuluttua näyttötutkinnon suorittamisen/ tarvittavan ammattitaidon hankkimisen aloittamisesta palaute näyttötutkinnon suorittamisesta / tarvittavan ammattitaidon hankkimisesta vähintään yhden kerran tutkinnon / tutkinnon viimeisen osan suorittamisen yhteydessä. Palautejärjestelmän käyttäjätasot Järjestelmän pääkäyttäjä Pohjois-Karjalan koulutuskuntayhtymässä on projektisuunnittelija Arto Laaninen. Käyttäjätasot Pohjois-Karjalan aikuisopistossa ovat vastuukäyttäjä, käyttäjä ja katselija. Vastuukäyttäjä ylläpitää käyttäjätunnuksia, tallentaa lisäkysymyksiä, luo kyselylomakkeita, luo vastaajatunnuksia ja voi katsella raportteja. o vastuukäyttäjä Pohjois-Karjalan aikuisopistossa on Pekka K. Vatanen 30.7.2012 saakka ja 1.8.2012 alkaen Tarja Sivonen sekä varalla Arja Kiiskinen Käyttäjä luo vastaajatunnuksia ja voi katsella raportteja o käyttäjiä ovat koulutusalojen koulutussihteerit, joilla on henkilökohtaiset käyttäjätunnukset järjestelmään Katselija: oikeus katsella ja tulostaa raportteja. o katselijoita on koko aikuisopiston henkilöstö, joilla kaikilla on yksi yhteinen käyttäjätunnus käytössä. 2. PALAUTTEIDEN OTTAMISEN TYÖNJAKO Palautteen ottamisesta ajallaan ja sovitulla tavalla vastaa molemmissa vaiheissa ensisijaisesti tutkinnon vastuuhenkilö ja toissijaisesti valmistavan koulutuksen vastuuhenkilö. Vastuuhenkilö pyytää tutkinnon suorittajille
Esimerkki mallinnus: Ohje AIPAL-palautteen ottamisesta ja käsittelemisestä 2 (ryhmäkohtaiset) vastaajatunnukset koulutusalan AIPAL käyttäjältä (koulutussihteeriltä). AIPAL-käyttäjä (koulutussihteeri) tulostaa luodut vastaajatunnukset järjestelmästä siten, että toinen tuloste talletetaan myöhemmin tehtävää raportointia varten ja toinen toimitetaan vastuuhenkilölle. 3. PALAUTETILAISUUDEN JÄRJESTÄMINEN Tutkinnon vastuuhenkilö vastaa palautteiden ottamisesta vastuullaan olevasta tutkinnosta. Koulutuksen vastuuhenkilö järjestää (tarvittaessa yhteistyössä tutkinnon vastuuhenkilön kanssa) näyttötutkinnon suorittajille kaksi eri palautetilaisuutta (hakeutumisvaihe ja tutkinnon suorittamisvaihe), joissa tutkinnon suorittaja antaa palautteen luodulla vastaajatunnuksella suoraan palautejärjestelmään. Koulutuksen vastuuhenkilö merkitsee palautteen ottamisesta (tunnus annettu) tiedon opiskelijahallinto-ohjelmaan. Palautetilaisuuden järjestäjän on pyrittävä luomaan palautteen antamiseen positiivinen ilmapiiri ja korostettava aikuisopiston halua saada palautteiden kautta tietoa niin tutkintojen järjestämisen kuin valmistavan koulutuksen edelleen kehittämiseen. Palautteen keräämisestä on kerrottava tutkinnon suorittajille tutkinnon suorittamisen/ valmistavan koulutuksen alkaessa ja AIPAL-palautekysymykset annetaan heille tällöin jo tiedoksi. Ennen palautetilaisuutta on hyvä käydä läpi kysymykset yhdessä. 4. RAPORTIN OTTAMINEN AIPAL-PALAUTEJÄRJESTELMÄSTÄ Koulutusalojen koulutussihteerit ottavat valmistavan koulutuksen ryhmien ryhmäkohtaiset raportit AIPAL-palautejärjestelmästä ja tallentavat raportit sovitun nimeämiskäytännön mukaisesti yhdessä sovittuun paikkaan. Koulutussihteerit lähettävät viestin raportin valmistumisesta/tallennuksesta tutkinnon vastuuhenkilölle, koulutuksen vastuuhenkilölle ja ohjauksen vastuuhenkilölle. 5. PALAUTTEIDEN KÄSITTELY AIPAL-palautteille on asetettu oppilaitoksen lähtötilanteen huomioon ottavat kysymyskohtaiset raja-arvot (Liite 1 esimerkki Pohjois-Karjalan aikuisopiston AIPAL - palautteiden raja-arvot ja toimenpiteet). Erityisen hyviä tuloksia käytetään hyvien käytänteiden levittämiseen koko oppilaitostasolla. Huonojen tulosten perusteella tehdään tarvittavat korjaustoimenpiteet. Tutkinnon vastuuhenkilö
Esimerkki mallinnus: Ohje AIPAL-palautteen ottamisesta ja käsittelemisestä 3 o seuraa tutkintonsa palautetasoa AIPAL-palautejärjestelmässä ja BSC -kortin tavoitemittaria vastuullaan olevasta tutkinnosta o valmistelee yhdessä koulutuksen vastuuhenkilön kanssa tutkinnon suorittamisvaiheen palautteen johdosta välittömästi tehtävät toimenpiteet sekä tarvittavat toimenpide-esitykset tiimin käsittelyä varten o esittelee seuraavassa tiimipalaverissa AIPAL-palautteet ja tarvittavat toimenpideehdotukset - erittäin hyvät tulokset (raja-arvot ylittävät tulokset ja hyvien käytäntöjen levittäminen) - huonot tulokset (raja-arvot alittavat tulokset ja tarvittavat korjaustoimenpiteet) - vertailu valtakunnalliseen tulokseen ja mahdolliseen maakunnalliseen tulokseen sekä valittujen oppilaitosten tuloksiin o toimii raja-arvomäärittelyn mukaisesti o tekee omassa työssään tarvittavat sekä tiimissä ja johtotiimissä päätetyt toimenpiteet o käy palautteet läpi tutkinnon suorittajien kanssa o vastaa AIPAL-palautteen tavoitetason saavuttamisesta tutkintonsa osalta. Koulutuksen vastuuhenkilö o seuraa tarvittavan ammattitaidon hankkimisen palautteita AIPAL - palautejärjestelmässä ja BSC -kortin tavoitemittaria vastuullaan olevasta koulutuksesta o valmistelee yhdessä ohjauksen vastuuhenkilön kanssa hakeutumisvaiheen palautteen johdosta välittömästi tehtävät toimenpiteet sekä tarvittavat toimenpideesitykset tiimin käsittelyä varten o valmistelee yhdessä tutkinnon vastuuhenkilön kanssa tutkinnon suorittamisvaiheen palautteen johdosta välittömästi tehtävät toimenpiteet sekä tarvittavat toimenpideesitykset tiimin käsittelyä varten o esittelee seuraavassa tiimipalaverissa AIPAL -palautteet ja tarvittavat toimenpideehdotukset - erittäin hyvät tulokset (raja-arvot ylittävät tulokset ja hyvien käytäntöjen levittäminen) - huonot tulokset (raja-arvot alittavat tulokset ja tarvittavat korjaustoimenpiteet) - vertailu valtakunnalliseen tulokseen ja mahdolliseen maakunnalliseen tulokseen sekä valittujen oppilaitosten tuloksiin o toimii raja-arvomäärittelyn mukaisesti o tekee omassa työssään tarvittavat sekä tiimissä ja johtotiimissä päätetyt toimenpiteet o käy palautteet läpi opiskelijoiden kanssa o vastaa tarvittavan ammattitaidon hankkimisen AIPAL-palautteen tavoitetason saavuttamisesta. Ohjauksen vastuuhenkilö o seuraa erityisesti hakeutumisvaiheen ja ohjauksen AIPAL -palautteiden kehittymistä ja BSC -kortin tavoitemittaria vastuullaan olevien tiimien tutkinnoissa
Esimerkki mallinnus: Ohje AIPAL-palautteen ottamisesta ja käsittelemisestä 4 o tekee osaltaan palautteiden perusteella tarvittavia toimenpide-ehdotuksia tutkinnon vastuuhenkilölle tai koulutuksen vastuuhenkilölle o osallistuu tarvittaessa vastuullaan olevien tiimien tutkintojen palautekäsittelyyn (tiimipalaveri) o tekee omassa työssään ohjauksesta vastuussa olevassa tiimissä ja johtotiimissä päätetyt toimenpiteet o vastaa AIPAL -palautteen tavoitetason saavuttamisesta ohjauksen osalta vastuullaan olevien tiimien tutkinnoissa. Tiimikoordinaattori o seuraa tiiminsä näyttötutkintojen palautetasoa AIPAL raporttien ja BSC tuloskortin tavoitemittarin avulla o huolehtii, että AIPAL -palautteet otetaan ja kaikki AIPAL -palautteet käsitellään tiimipalaverissa ajallaan o seuraa tiimissä sovittujen hyvien käytäntöjen levittämistä ja tarvittavien korjaustoimenpiteiden toteutumista o tiedottaa aikuiskoulutusjohtajaa ja johtotiimiä tiiminsä tutkintojen AIPAL - palautteista o tiedottaa tiimiä johtotiimin AIPAL -palautepäätöksistä o vastaa tiiminsä tutkintojen AIPAL -palautteen tavoitetason saavuttamisesta. Tiimi o seuraa oman tiiminsä näyttötutkintojen palautetasoa AIPAL -raporttien ja BSC - tuloskortin tavoitemittarin avulla o levittää raja-arvot ylittävien palautteiden hyvät käytänteet o käsittelee raja-arvot alittavien palautteiden korjaustoimenpide-ehdotukset tiimin eri tutkinnoissa ( virheistä oppiminen ). Aikuiskoulutusjohtaja o seuraa AIPAL -palautteiden kehittymistä koulutusalallaan o esittelee koulutusalansa AIPAL -palautteet johtotiimille o toimeenpanee rehtorin päättämät AIPAL -palautteista johdetut toimenpiteet o johtaa aikuisopiston pedagogista kehittämistä. Johtotiimi o käsittelee aikuisopiston AIPAL -palautteet o sopii opiskelijapalautteiden perusteella tarvittavista toimenpiteistä aikuisopistossa. Rehtori o päättää opiskelijapalautteiden perusteella tarvittavista toimenpiteistä o esittelee opiskelijapalautteet ja tarvittavat toimenpiteet Pohjois-Karjalan aikuisopiston johtokunnalle kaksi kertaa vuodessa o vastaa aikuisopiston toiminnan laadusta PKKY:n strategian mukaan.
Liite 1 Esimerkki: Pohjois-Karjalan aikuisopiston AIPAL -palautteiden raja-arvot ja toimenpiteet 1. palaute: Hakeutumisvaihe Kyllä /Ei 80 % tai yli Kyllä -vastauksia 1-24 % EI -vastausta - Tutkinnon vastuuhenkilö esittelee hyvään koulutuksen vastuuhenkilön, ohjauksen vastuuhenkilön ja tutkinnon suorittajien kanssa palautteet ja tarvittaessa ohjaa ko. tutkinnon suorittajat välittömästi heidän tarvitsemiinsa hakeutumisvaiheen toimenpiteisiin - raportoi tehdyistä korjaustoimenpiteistä suullisesti tiimikoordinaattoria ja tiimin jäseniä. koulutuksen vastuuhenkilön, ohjauksen vastuuhenkilön ja tutkinnon suorittajien kanssa palautteet ja tarvittaessa ohjaa ko. tutkinnon suorittajat välittömästi heidän tarvitsemiinsa hakeutumisvaiheen toimenpiteisiin - raportoi tehdyistä korjaustoimenpiteistä kirjallisesti tiimikoordinaattoria ja lähettää raportin tiedoksi aikuiskoulutusjohtajalle. - huolehtii, että korjaustoimenpiteet käsitellään tiimissä.
Ei/En lainkaan Hieman Jonkin verran Melko paljon Erittäin paljon Melko paljon Erittäin paljon -vastauksia 80 % tai yli Ei/En lainkaan Hieman vastauksia 25% tai yli - Tutkinnon vastuuhenkilö esittelee hyvään ohjauksen vastuuhenkilön, koulutuksen vastuuhenkilön ja tutkinnon suorittajien kanssa palautteet ja tarvittaessa ohjaa ko. tutkinnon suorittajat välittömästi heidän tarvitsemiinsa hakeutumisvaiheen toimenpiteisiin - järjestää tutkinnon suorittajille palautteen käsittelyssä esille tulleisiin puutteisiin viipymättä mahdolliset korjaustoimenpiteet - raportoi tehdyistä korjaustoimenpiteistä kirjallisesti tiimikoordinaattoria ja lähettää raportin tiedoksi aikuiskoulutusjohtajalle - huolehtii, että korjaustoimenpiteet käsitellään tiimissä. 2. palaute: Tutkinnon suorittaminen Kyllä /Ei 80 % tai yli Kyllä vastauksia 1-24 % EI vastauksia - Tutkinnon vastuuhenkilö esittelee hyvään - Tiimin jäsenet päättävät yhdessä, miten hyvää käytäntöä sovelletaan tutkintoihin, joissa se ei ole vielä käytössä. valmistavan koulutuksen vastuuhenkilön ja tutkinnon suorittajien kanssa palautteet ja tarkistaa, miltä osin näyttötutkinnon järjestelyjä on
muutettava ja tekee korjaustoimenpiteistä suunnitelman ja toteuttaa sen seuraavalla kerralla - raportoi tehdyistä korjaustoimenpiteistä ko. näyttötutkinnon järjestelyissä suullisesti tiimikoordinaattoria ja tiimin jäseniä. valmistavan koulutuksen vastuuhenkilön ja tutkinnon suorittajien kanssa palautteet ja tarkistaa, miltä osin näyttötutkinnon järjestelyjä on muutettava ja tekee korjaustoimenpiteistä suunnitelman ja toteuttaa sen seuraavalla kerralla - raportoi kirjallisesti tehdystä korjaustoimenpidesuunnitelmasta näyttötutkinnon järjestelyissä tiimikoordinaattoria ja lähettää raportin tiedoksi aikuiskoulutusjohtajalle - huolehtii, että korjaustoimenpidesuunnitelma käsitellään tiimissä. Ei/En lainkaan Hieman Jonkin verran Melko paljon Erittäin paljon Melko paljon Erittäin paljon -vastauksia 80 % tai yli - Tutkinnon vastuuhenkilö esittelee hyvään - Tiimin jäsenet päättävät yhdessä, miten hyvää käytäntöä sovelletaan tutkintoihin, joissa se ei ole vielä käytössä. valmistavan koulutuksen vastuuhenkilön ja tutkinnon suorittajien kanssa palautteet ja tarkistaa, miltä osin näyttötutkinnon järjestelyjä on muutettava ja tekee korjaustoimenpiteistä suunnitelman ja toteuttaa sen seuraavalla kerralla - raportoi kirjallisesti tehdystä korjaustoimenpidesuunnitelmasta näyttötutkinnon järjestelyissä tiimikoordinaattoria ja lähettää raportin tiedoksi aikuiskoulutusjohtajalle
- huolehtii, että korjaustoimenpidesuunnitelma käsitellään tiimissä. 2. palaute: Tarvittavan ammattitaidon hankkiminen Kyllä /Ei 80 % tai yli Kyllä vastauksia 1-24 % EI vastauksia - Koulutuksen vastuuhenkilö esittelee hyvään - Tiimin jäsenet päättävät yhdessä, miten hyviä käytäntöjä sovelletaan valmistaviin koulutuksiin, joissa ne eivät ole vielä käytössä. - Koulutuksen vastuuhenkilö käsittelee yhdessä tutkinnon vastuu henkilön ja tutkinnon suorittajien kanssa palautteet ja tarkistaa, miltä osin valmistavan koulutuksen järjestelyjä on muutettava ja tekee korjaustoimenpiteistä suunnitelman ja toteuttaa sen seuraavalla kerralla - raportoi valmistavaan koulutukseen tehdyistä korjaustoimenpiteistä suullisesti tiimikoordinaattoria ja tiimin jäseniä. - Koulutuksen vastuuhenkilö käsittelee yhdessä tutkinnon vastuuhenkilön ja tutkinnon suorittajien kanssa palautteet ja tarkistaa, miltä osin näyttötutkinnon järjestelyjä on muutettava ja tekee korjaustoimenpiteistä suunnitelman ja toteuttaa sen seuraavalla kerralla - raportoi kirjallisesti valmistavaan koulutukseen tehdystä korjaustoimenpidesuunnitelmasta tiimikoordinaattoria ja lähettää raportin tiedoksi aikuiskoulutusjohtajalle - huolehtii, että korjaustoimenpidesuunnitelma käsitellään tiimissä ja toteutetaan seuraavassa ko. tutkintoon valmistavassa koulutuksessa. Ei/En lainkaan Hieman Jonkin verran Melko paljon Erittäin paljon
Melko paljon Erittäin paljon -vastauksia 80 % tai yli - Koulutuksen vastuuhenkilö esittelee hyvään palautteeseen johtaneet toimintatavat - Tiimin jäsenet päättävät yhdessä, miten hyviä käytäntöjä sovelletaan valmistaviin koulutuksiin, joissa ne eivät ole vielä käytössä. - Koulutuksen vastuuhenkilö käsittelee yhdessä tutkinnon vastuuhenkilön ja tutkinnon suorittajien kanssa palautteet ja tarkistaa, miltä osin näyttötutkinnon järjestelyjä on muutettava ja tekee korjaustoimenpiteistä suunnitelman ja toteuttaa sen seuraavalla kerralla - raportoi kirjallisesti tehdystä valmistavan koulutuksen korjaustoimenpidesuunnitelmasta tiimikoordinaattoria ja lähettää raportin tiedoksi aikuiskoulutusjohtajalle - huolehtii, että korjaustoimenpidesuunnitelma käsitellään tiimissä.