ASIAKIRJAHALLINNON JA ARKISTOTOIMEN TOIMINTAOHJE Itä-Savon koulutuskuntayhtymä (SAMIedu) 27.5.2016
27.5.2016 1
27.5.2016 2 SISÄLLYSLUETTELO 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN 2. ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT JA TAVOITTEET 2.1 Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet 2.2 Arkistotoimen organisaatio, vastuuhenkilöt ja ratkaisuvalta 3. ARKISTON MUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY 3.1 Tietoturva ja tietosuoja 3.2 Henkilö- ja tietojärjestelmäselosteet 3.3 Arkistonmuodostussuunnitelma 3.4 Asiakirjojen käyttö ja tietopalvelu 4. ASIAKIRJOJEN LAATIMINEN, LUETTELOINTI JA SÄILYTYS 4.1 Arkistotilat 5. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN 6. TOIMINTAOHJEEN SOVELTAMINEN
27.5.2016 3 1. TOIMINTAOHJEEN TARKOITUS JA SOVELTAMINEN Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen tarkoituksena on ohjata Itä-Savon koulutuskuntayhtymän asiakirjojen käsittelyä, arkistonmuodostusta ja arkistonhoitoa. Toimintaohjeeseen liittyvät kiinteästi arkistonmuodostussuunnitelma ja arkistotoimen johtavan toimenhaltijan antamat erilliset ohjeet, joita ylläpidetään Itä-Savon koulutuskuntayhtymän IMS-TOLA -laadunhallintajärjestelmässä. Asiakirjahallinnon ja arkistotoimen toimintaohjeen hyväksyy Itä-Savon koulutuskuntayhtymän yhtymähallitus. Toimintaohjeen ylläpidosta vastaa arkistotoimen johtava toimenhaltija. Itä-Savon koulutuskuntayhtymässä tulee tämän ohjeen lisäksi noudattaa arkistolakia ja arkistolaitoksen määräyksiä ja ohjeita. Muita asiakirjahallintoa ja arkistotointa ohjaavia lakeja ovat mm. laki viranomaisten toiminnan julkisuudesta 621/1999 ja henkilötietolaki 523/1999. Lisäksi on otettava huomioon Itä-Savon koulutuskuntayhtymän hallintosäännön ja muiden ohjeiden arkistointiin liittyvät määräykset. 2. ARKISTOTOIMEN JA ASIAKIRJAHALLINNON TEHTÄVÄT JA TAVOITTEET 2.1. Arkistotoimen tehtävät ja tavoitteet Itä-Savon koulutuskuntayhtymän arkistoon kuuluvat kaikki tehtävien johdosta saapuneet tai toiminnan tuloksena syntyneet asiakirjat. Asiakirjalla tarkoitetaan kirjallista, kuvallista, sähköistä tai muuta esitystä, joka on luettavissa, kuunneltavissa tai muutoin ymmärrettävissä teknisin apuvälinein. Arkistotoimen tehtävänä on: varmistaa arkistonmuodostajan asiakirjojen säilyvyys ja käytettävyys huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta, tietosuojasta ja tietoturvan varmistamisesta määritellä asiakirjojen säilytysajat, säilytysarvo sekä hävittää tarpeeton aineisto järjestää ja luetteloida asiakirjat Asiakirjahallintoa ja arkistointia on hoidettava siten, että se: tukee arkistonmuodostajan tehtävien suorittamista
27.5.2016 4 julkisuusperiaate toteutuu ottaa huomioon yksityisten ja yhteisöjen oikeusturvan ja tietosuojan asiakirjat palvelevat tutkimuksen tiedon lähteinä 2.2. Arkistotoimen organisaatio, vastuuhenkilöt ja ratkaisuvalta Itä-Savon koulutuskuntayhtymä on yksi arkistonmuodostaja. Kukin osaamisala / toimintayksikkö on osa-arkistonmuodostaja. Arkistolain (831/94 9) mukaan Itä-Savon koulutuskuntayhtymän arkistotoimen järjestäminen kuuluu yhtymähallitukselle, jonka on määrättävä se toimenhaltija, joka johtaa kuntayhtymän arkistointia ja arkistonmuodostusta sekä huolehtii pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Yhtymähallitus on nimennyt 8.4.2015 49 kuntayhtymän arkistotoimen johtavaksi toimenhaltijaksi arkistosihteerin. Arkistotoimen johtavan toimenhaltijan tehtävänä on vastata koulutuskuntayhtymän asiakirjahallinnan ja arkistotoimen kehittämisestä, suunnittelusta ja ohjeistuksesta vastata arkistonmuodostussuunnitelman ylläpidosta valvoa arkistonmuodostajien arkistotoimenhoitoa ja antaa tätä koskevia ohjeita ja määräyksiä arkistotoimeen liittyvien asioiden valmistelu ja täytäntöönpano huolehtia kuntayhtymän pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista sekä muista päätearkistotehtävistä ja tietopalvelusta pitää ajan tasalla luetteloa arkistonmuodostajista, niitä johtavista viran- /toimenhaltijoista sekä arkistovastuuhenkilöistä Osaamisalan / toimintayksikön johtavat viranhaltijat ovat oman vastuualueensa osalta vastuussa asiakirjahallinnon ja arkistotoimen asianmukaisesta organisoinnista, resursoinnista, valvonnasta ja hoitamisesta. He nimeävät osaamisalansa / toimintayksikkönsä arkistoinnin vastuuhenkilön, jonka tehtävänä on huolehtia asiakirjahallinnon ja arkistoinnin käytännön tehtävistä oman osaamisalansa / toimintayksikkönsä osalta.
27.5.2016 5 Lisäksi jokaisen Itä-Savon koulutuskuntayhtymän henkilöstöön kuuluvan on huolehdittava siitä, että käsiteltävinä olevat asiakirjat tulevat asianmukaisesti arkistoitua. Kukin vastaa omalta osaltaan hallussaan olevasta asiakirjoista ennen niiden siirtämistä päätearkistoon. Asiakirjat on pidettävä asianmukaisesti järjestettynä ja niiden käsittelyn loputtua luovutettava liitettäviksi päätearkistoon arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti seulottuna ja järjestettynä. Itä-Savon koulutuskuntayhtymän arkistonmuodostajat, niitä johtavat viran- /toimenhaltijat sekä arkistovastuuhenkilöt on lueteltu liitteessä 1, jota arkistosihteeri pitää ajan tasalla. 3. ARKISTONMUODOSTUS JA ASIAKIRJOJEN KÄSITTELY Arkistolain (8 ) mukaan arkistonmuodostajan on ylläpidettävä arkistonmuodostussuunnitelmaa, jossa on määritelty asiakirjojen säilytysajat ja -tavat. Arkistolaitos määrää, mitkä asiakirjat ja asiakirjoihin liittyvät tiedot säilytetään pysyvästi. Muilta osin Itä-Savon koulutuskuntayhtymässä noudatetaan pääsääntöisesti Suomen kuntaliiton antamia ohjeita ja suosituksia. Arkistonmuodostussuunnitelmassa osoitetaan, mitä asiakirjoja toiminnan yhteydessä muodostuu, missä muodossa asiakirjat ovat sekä missä ja miten pitkään asiakirjoja säilytetään. Lisäksi suunnitelma sisältää mm. tietoja asiakirjojen julkisuudesta, salassapidosta ja henkilötietoluonteesta. 3.1 Tietoturva ja tietosuoja Arkistolain 12 :n mukaan asiakirjoja on säilytettävä siten, että ne ovat turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Tietoturvalla ja tietoturvallisuudella tarkoitetaan tietojen, tietojärjestelmien tiedonvälityksen ja niitä käyttävien palvelujen turvaamista ja suojaamista siten, että tietojen olemassaolo, oikeellisuus, käytettävyys, luottamuksellisuus ja palvelujen jatkuvuus eivät vaarannu. Suojaamistoimet koskevat kaikkia sähköisessä, kirjallisessa ja muussa muodossa olevien tietojen käsittelyä, siirtoa ja säilytystä.
27.5.2016 6 Itä-Savon koulutuskuntayhtymälle on laadittu tietoturvasuunnitelma, jossa on määritelty Itä-Savon koulutuskuntayhtymän tietoturvallisuuteen liittyvät periaatteet ja menettelytapaohjeet. 3.2. Henkilö- ja tietojärjestelmäselosteet Julkisuuslain ja -asetuksen (laki 621/1999 18 ja asetus 1030/1999 8 ) mukaan viranomaisen tulee laatia ja pitää saatavilla kuvaukset pitämistään tietojärjestelmistä sekä niistä satavista julkisista tiedoista, jollei tiedon antaminen ole vastoin 24 :n tai muun lain säännöksiä. Henkilötietolain (523/1999 10 ) mukaan rekisteripitäjän on laadittava ylläpitämistään henkilörekistereistä rekisteriselosteet, joista ilmenee rekisterinpitäjän ja tarvittaessa tämän edustajan nimi ja yhteystiedot, henkilötietojen käsittelyn tarkoitus, kuvaus rekisteröityjen ryhmästä tai ryhmistä ja näihin liittyvistä tiedoista tai tietoryhmistä, mihin tietoja säännönmukaisesti luovutetaan ja siirretäänkö tietoja Euroopan unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle sekä kuvaus rekisterin suojauksen perusteista. Molemmat selostetyypit on pidettävä yleisön saatavilla, jollei salassapitosäännöksistä muuta johdu. Yksityiskohtaiset kuvaukset tietojärjestelmä- ja henkilörekisteriselosteista ylläpidetään Itä-Savon koulutuskuntayhtymän IMS-TOLA -laadunhallintajärjestelmässä. Lisäksi ne on julkaistu Itä-Savon koulutuskuntayhtymän julkisella ilmoitustaululla. 3.3 Arkistonmuodostussuunnitelma Itä-Savon koulutuskuntayhtymän arkistonmuodostussuunnitelman (liite 2) ylläpidosta ja muutoksista vastaa arkistoimen johtava toimenhaltija. Asiakirjapohjaisen tiedon hallinnalla pyritään: arkistonmuodostajan toimintaan liittyvien tietojen saatavuuden ja käytettävyyden parantamiseen tarpeettoman aineiston poistamiseen asiakirjojen ja tietojen löytymisen varmistamiseen kaikissa niiden käsittely- ja säilytysvaiheessa arkistointiin liittyvän työn joustavuuteen, tehokkuuteen ja taloudellisuuteen
27.5.2016 7 3.4 Asiakirjojen käyttö ja tietopalvelu Arkistolain 7 :n mukaan arkistotoimen tehtävänä on huolehtia asiakirjoihin liittyvästä tietopalvelusta. Tietopalvelu sisältää asiakirjojen pitämisen tarvitsijoiden saatavissa ja jäljennösten ja todistusten toimittamisen niistä. Asiakkaat voivat olla organisaation sisäisiä tai ulkoisia. Arkistojen vastuuhenkilöt huolehtivat siitä, että oikeus saada tietoja julkisista asiakirjoista sekä toisaalta tietosuojavelvoitteet toteutuvat. 4. ASIAKIRJOJEN LAATIMINEN, LUETTELOINTI JA SÄILYTYS Pysyvään säilytykseen määrätyt asiakirjat on laadittava ja tiedot tallennettava pitkäaikaista säilytystä kestäviä ja säilyvyyden turvaavia menetelmiä käyttäen. Päätearkistoon siirretään pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti seulottuina ja järjestettyinä. Asiakirjojen siirtokuntoon saattamisesta vastaa osa-arkistonmuodostaja. Siirroista on sovittava ennen siirtoa arkistotoimen johtavan toimenhaltijan kanssa, joka antaa opastusta siirtämiseen. Pysyvästi ja yli 10 vuotta säilytettävät asiakirjat luetteloidaan. Arkistoluettelo sisältää arkistossa olevista säilytyspaikoista löytymisessä auttavat tarpeelliset tunnistetiedot. Säilytyspaikat ryhmitellään arkistonmuodostussuunnitelman arkistoluokituksen mukaisesti. 4.1 Arkistotilat Asiakirjat on säilytettävä turvassa tuhoutumiselta, vahingoittumiselta ja asiattomalta käytöltä. Pysyvästi säilytettävät asiakirjat säilytetään arkistolaitoksen määräysten mukaisissa tiloissa. Arkistotiloja suunniteltaessa, rakennettaessa, korjattaessa ja kalustettaessa on otettava huomioon arkistolaitoksen määräykset arkistotiloista. Arkistotiloja saa käyttää vain asiakirjojen säilyttämiseen.
27.5.2016 8 Aktiivikäytössä olevat asiakirjat säilytetään toimistohuoneessa ja siirretään arkistotiloihin asian käsittelyn päätyttyä. Käsiarkistoon kuuluvia asiakirja-aineistoja voidaan säilyttää omissa työtiloissa huomioiden tietosuoja (lukolliset säilytystilat). 5. ASIAKIRJOJEN HÄVITTÄMINEN Asiakirjojen vähimmäissäilytysaika on mainittu arkistonmuodostussuunnitelmassa. Hävittämisen helpottamiseksi määräajan säilytettävät asiakirjat arkistoidaan erilleen pysyvästi säilytettävistä asiakirjoista. Määräajan säilytettävät asiakirjat hävitetään niille määrätyn säilytysajan jälkeen. Hävittämisessä on varmistettava asiakirjojen tietosuoja. Kukin arkiston vastuuhenkilö vastaa siitä, että asiakirjat, joiden vähimmäissäilytysaika on kulunut umpeen, poistetaan arkistosta vuosittain. Vuosittain hävitetään ne asiakirjat, joiden säilytysaika on umpeutunut edellisen vuoden loppuun mennessä. Hävitettävistä asiakirjoista laaditaan hävitysluettelo, mikäli asiakirjojen säilytysajaksi on määritelty vähintään 10 vuotta tai kyseessä on tositeaineisto. Hävitysluettelon allekirjoittaa osaarkistonmuodostajan johtava viran- tai toimenhaltija. 6. TOIMINTAOHJEEN SOVELTAMINEN Tämä toimintaohje kumoaa 20.12.2005 yhtymähallituksen hyväksymän arkistotoimen toimintaohjeen ja se tulee voimaan 1.8.2016 alkaen