1 Toimittajan laskusta maksun kirjaukseen Johdanto Maksujen kirjaaminen Odoo ssa on selväpiirteinen toimenpide, ja sen avulla voi myös seurata yrityksen tuloksen kehittymistä on-line. Erääntyneiden maksujen raportointi kuuluu myös Odoo perusominaisuuksiin, ja lisäksi samalla syntyy myös kirjan pito. Jos osto-moduuli on asennettu, voi sen avulla seurata ja hallita myös oston toimintaa. Tässä dokumentissa lähdetään kuitenkin siitä, että osto moduuli ei ole käytössä, vaan ostolaskut kirjataan yksinkertaiesesti suoraa laskutuksen alaisuudessa. Uuden laskun tallettaminen Kun toimittajalta tulee uusi lasku, sen voi tallettaa laskutus päämenun kautta (samaan lomakkeeseen pääsee myös lyhytvalinnalla Uusi ostolasku laskutuksen työpöydältä): Laskutus => Oston laskut => Luo 1
2 Ostolaskun luonti tapahtuu periaatteessa samalla tavalla, kuin myyntilaskunkin tekeminen. Valitaan ensiksi toimittaja (jos toimittajan viite on käytettävissä, muista lisätä se toimittajan nimen alla). Asiakas- ja tuotetiedot voi luoda lennossa suoraa ostolaskun kautta, jos niitä ei aiemmin ole järjestelmään talletettu. Lisää lopuksi tuoterivit ja tarkasta, että tuotemäärä ja verot on oikein määritelty. Talleta lasku. Luodaan esimerkiksi toimittajan lasku: Toimittaja: Odoo Team JKL, Tuote: Tuntityö, 30 tuntia, ja Hinta: Tuntityön hinta 30 /h ( ALV 24 %) Huomautus! Odoo näyttää ikkunan vasemmassa alakulmassa AVL laskelman. Jos toimittajalla on erisuuruinen verokanta Odoo n oletusarvoon verrattuna (elintarvikkeet, kirjat, jne.), voit muuttaa alareunassa olevaa ALV laskelmaa vastaamaan laskun erittelyä. 2
3 Laskun hyväksyminen Luonnos tilassa olevaa laskua voi tarvittaessa muuttaa. Kun lasku hyväksytään, sen tiedot talletetaan kirjanpidon päiväkirjaan. Käyttämässämme esimerkissä Odoo tekee automaattisesti seuraavat päiväkirjamerkinnät (tilinumerot voivat vaihdella, jos olet määritellyt esimerkiksi kulujen tilit tarkemmin): 2870 Ostovelat (1116 ) 1773 Arvonlisäsaamiset (216 ) 4000 Materiaalit ja palvelut (900 ) Laskun kirjaaminen maksetuksi Helppo tapa merkitä avoin lasku maksetuksi, on tehdä se suoraa laskutus valikon kautta: Laskutus => Oston laskut => Valitse lasku => Maksusuorituksen kirjaus 3
4 Näyttöön avautuvassa uudessa ikkunassa valitaan maksutapa. Memo kenttään on suositeltavaa laittaa toimittajan laskun numero, vaikka se ei olekaan pakollinen tieto. Valitse maksutapa, ja Hyväksy maksu! Huomautus Voit kirjata maksusuorituksen myös laskutuksen työpöydän kautta valitsemalla Toimittajien laskut alla kohdan Maksettavaa. 4
5 Maksamattomat ja erääntyneet laskut Jos laskua ei välittömästi ole laitettu maksuun, saa Odoo sta myös tulostettua luettelon maksamattomista ja/tai erääntyvistä laskuista. Laskutus => Oston laskut => Suotimet => Ei maksettu / Erääntynyt Kirjanpito Odoo taustalla Kun lasku merkitään maksetuksi, Odoo tekee automaattisesti vastaavat merkinnät kirjanpidon päiväkirjaan. 5
6 Raportointi Kun ensimmäiset myynti- ja ostotapahtumat on kirjattu järjestelmään, voi jo katsella ensimmäisen kerran taloudellisia raportteja, joista tärkeimmät ovat: Tuloslaskelma, ja Tase. Tässä vaiheessa raportit ovat vielä aika vajaita, mutta jo nyt niistä saa hyvän käsityksen siitä, miten raportit alkavat muodostua. Tuloslaskelma Tuloslaskelman voi tulostaa pdf raporttina: Laskutus => PDF Raportit => Tuloslaskelma Valitse laskentaväli, tyypillisesti tilikauden alusta joko nykyhetkeen, tai tilikauden loppuun saakka. Tässä esimerkissä sekä myyntitulot, että ostomenot on kirjattu yhdelle oletustilille. Tyypillisimmin käytetään useita tilejä sekä tuloille, että menoille. Tilien määrittelyyn palaamme tarkemmin myöhemmin. 6
7 Tilien saldot Tuloslaskelmaa tarkemman analyysin saa tulosteesta Tilien saldot : Laskutus => PDF Raportit => Tilien saldot Tilien saldot raportissa näkyvät kaikkien tilien saldot, myös verotilit. Luonnollisesti täydelliset tilitapahtumien tiedot näkyvät päiväkirjasta. Esimerkissä alla tarkemmin avattu ainoastaan tili 1920 (Pankki), jossa tässä on vaiheessa kolme tapahtumaa. 7
8 Tase Myös tase on tässä vaiheessa vielä sangen vajavainen, mutta aiemmin tässä esimerkissä olevat tapahtumat näkyvät jo myös taseessa. Tästä kuitenkin näkee jo sen, kuinka tase alkaa muodostua (on-line) sitä mukaa, kun kirjauksia järjestelmään tehdään. Odoo raportoinnista ja muista kirjauksista tarkemmin myöhempänä olevissa dokumenteissa. 8