KYSYMYKSET JA VASTAUKSET 26.1.2017 Joutsan kunnan tavarakuljetuksia koskeva hankinta Tähän asiakirjaan on koottu kaikki hankinnasta esitetyt kysymykset ja niiden vastaukset. Lisäksi tässä asiakirjassa on kootusti esitetty ne asiakirjat, joihin on tehty muutoksia. Asiakirjoihin tehdyt muutokset Hankinta-asiakirjoihin on tehty muutoksia: - Tarjouspyyntö on päivätty uudelleen. Myös lopullisten asiakirjojen julkaisua koskeva osio on muutettu. - Tarjouspyynnön liitteenä (Liite 1) olevaan sopimusluonnokseen on tehty useita muutoksia kysymysten johdosta. Muutokset on merkitty muutettuihin asiakirjoihin vihreällä taustavärillä tai fontilla. Muokatut liitteet on nimetty uudelleen siten, että version nimeen on merkitty muokkauspäivämäärä (esim. 20170126). Koko tarjouspyyntöaineisto ja tämä asiakirja on julkaistu lähettämällä Hilma-palveluun korjausilmoitus, jossa on linkki asiakirjat sisältävälle sivustolle. 10.1.2017 infotilaisuudessa esitetyt kysymykset ja niihin kirjalliset vastaukset 1. Kysymys: Onko mahdollista koota jokaiseen neljään kuljetustarjouspyyntöön kooste autoa ja muuta kalustoa koskevista minimivaatimuksista? Katso vastaus kysymykseen nro 11. 2. Kysymys: Sitoutuuko kunta ostamaan määrätyn määrän tunteja ja kilometrejä päivässä?
Kuljetusten hankinnalla tavoitellaan mahdollisimman tehokasta autojen hyödyntämistä kunnan ajoissa. Tarve ja kuljetuskokonaisuus ohjaa autojen käytön suunnittelua. Tavarakuljetuksia voidaan suunnitella jossain määrin henkilökuljetusautojen hoidettavaksi. Reitittämisvaiheessa kuullaan valituksi tulevia liikennöitsijöitä. Kysymyksen johdosta todetaan, että: - hankinta-asiakirjoihin on lisätty vuosittainen vähimmäistuntimäärä (sopimusluonnoksen kohdassa 5.1.1.). Lisäys on merkitty vihreällä taustavärillä. Vähimmäistuntimäärä on Tilaajaa sitova. - tarjoajan tulee sitoutua ajamaan kaikki tavarakuljetusautojen päiväohjelmiin klo 8-14 välille kirjatut ajot. Tätä koskeva lisäys on tehty sopimusluonnoksen kohtaan 5.4. Lisäys on merkitty vihreällä taustavärillä. - kilometrimäärään Tilaaja ei anna sitoumusta. Tämän ei katsota olevan tarpeen, sillä tuntihintaan on mahdollista hinnoitella kaikki kiinteät kulut ja katteet. Silloin km-hintaan voi hinnoitella vain ajamisesta syntyviä kustannuksia (kuten polttoaine ja rengaskulut), joten ajomäärää koskevat muutokset eivät vaikuta yrityksen riskeihin koskien tämän hankinnan kohdetta. 3. Kysymys: Mikä on ajovelvoiteaika? Onko keikka pakko ajaa? Minä aikavälinä pitää olla ajossa minäkin päivänä? Tavarakuljetusautoille on tarkoitus laatia pysyväisluontoiset (toistaiseksi voimassa olevat) päiväohjelmat eri viikonpäiville. Päiväohjelmat ovat sitovia ja velvoittavia. Päiväohjelman mukaiset ajot on pakko ajaa. Kuljetuksia voidaan suunnitella päivittäin klo 8 14 välille niin, että ne velvoittavat liikennöitsijää. Laajemmasta ajoajasta voidaan sopia Liikennöitsijän kanssa. Päiväohjelmaan sisällytetään ajo- ja lepoaikalakien mukaisia taukoaikoja (joista ei makseta). Lisäksi päiväohjelmaan voidaan sisällyttää myös sellaisia ajovelvoitteesta vapaita aikoja, jolloin liikennöitsijälle ei makseta korvausta, ja jolloin liikennöitsijä on vapaa ajamaan muiden asiakkaidensa ajoja. Kysymyksen johdosta on tehty lisäykset sopimusluonnoksen kohtaan 5.4. Muutokset on merkitty sopimusluonnokseen vihreällä taustavärillä. 4. Kysymys: Mikä on tarkka määritelmä laskutusoikeuden piiriin kuuluvalle siirtymäajolle? Reittiin perustuvan liikennöinnin laskutusoikeutta koskevia ehtoja (Sopimusluonnoksen kohta 7.3.1.) on muutettu useiden kysymysten johdosta. Muutokset on merkitty asiakirjaan vihreällä taustavärillä. 5. Kysymys: Miten hinnoittelussa otetaan huomioon muutoskilometrit, pyhät ja yöt?
Sopimusluonnoksessa on kerrottu mihin aikaan ja minä päivinä Liikennöitsijän odotetaan suorittavan ajoja. Myös hintojen muodostuminen on kerrottu sopimusluonnoksen 7.3. alakohdissa. Katso myös vastaukset muihin liikennöintiaikoja ja hinnoittelua koskeviin kysymyksiin. 6. Kysymys: Kun sote tulee, siirtyykö kuljetukset sotelle? Maan hallitus on valmistelemassa maakunta- ja soteuudistusta. Toteutuessaan se mitä ilmeisimmin vaikuttaa kunnan järjestämisvastuulle kuuluviin tehtäviin. Tällä hetkellä kunnan on kuitenkin toimittava nykyisten velvollisuuksiensa mukaisesti ja kilpailutettava hankinnat. Toistaiseksi voimassa oleva sopimus mahdollistaa sopimuksesta irtaantumisen. Osapuolet voivat myös sopia, jos se sote-/maakuntaorganisaatiolle sopii, sopimuksen siirtämisestä kolmannelle. 7. Kysymys: Jos palveluntuottaja on suorittanut ympäristöystävällisyyttä koskevia koulutuksia, onko niillä merkitystä tarjouksia arvioitaessa? Tarjouksia arvioidaan vain hankinta-asiakirjoissa ilmoitettujen seikkojen ja kriteerien osalta. Esimerkiksi taloudellisen ajotavan koulutuksia tai muita ympäristöystävällisyyttä koskevia koulutuksia ei ole tällä kertaa sisällytetty hankinta-asiakirjojen vaatimuksiin. Määräaikaan 23.1.2017 klo 10:00 mennessä esitetyt kirjalliset kysymykset ja niihin annetut vastaukset 8. Kysymys: Joutsan kunnan tavarakuljetusten tarjouspyynnössä mainitaan, että ajoneuvo on liikenneluvasta vapaa mikäli ajoneuvon kokonaismassa on alle1800 kg. Kuitenkin Skallin sivuilla osoitteessa http://www.skal.fi/files/14627/milloin_tarvitset_liikenneluvan.pdf lukee, että liikennelupaa ei tarvita jos kokonaismassa on enintään 2000 kg. Kumpi tiedoista on oikea? Skallin sivuilla on myös maininta, että kunnan, kuntayhtymän tai yhteisön sosiaali- ja teveyspalveluihin sekä opetukseen liittyvät kuljetukset on vapautettu liikenneluvasta. Tarkoittaisiko tämä sitä, että Joutsan tavarakuljetuspalvelut olisivat vapaat liikenneluvasta? 1800 kg:n raja on virheellinen. Kysymyksen johdosta on muutettu asiakirjoja siten, että Liikennöitsijän on noudatettava kulloinkin voimassa olevia säädöksiä myös liikennelupaa koskevissa asioissa. (Sopimuskauden aikana lainsäädäntö ilmeisesti muuttuu ainakin liikennekaareen liittyvien säädösmuutosten johdosta.) Kunta ei ole tavaraliikennelupa-asioissa lupaviranomainen. Lain tulkinta kuuluu muille viranomaisille. Hankintayksiköllä on sellainen käsitys, että voimassaolevan lainsäädännön mukaan
liikennelupa tarvittaneen tämän sopimuksen kuljetuksiin kaikilla yli 2000 kg kokonaismassaltaan olevilla autoilla. Laissa olevat poikkeukset koskien kotihoidon palveluun liittyviä ja/tai kunnan sosiaali- ja terveys-, sekä opetuspalveluihin liittyviä kuljetuksia näyttävät koskevan joko: - kunnan omaa tuotantoa, - pelkästään kotihoitoa koskevia kuljetuksia tai - toissijaista kuljetuspalvelua. Hankinnan kohteena oleviin tavarakuljetuksiin sisältyy myös muiden hallinnonalojen kuljetuksia, joten sen suhteen myöskään poikkeusehdot eivät näyttäisi täyttyvän. 9. Kysymys: Mitkä ovat tavarakuljetuspalveluiden tämän hetken toimijan sopimushinnat? Nykyiset sopimushinnat muodostuvat eri sisältöisestä palvelusta ja vastuurajoista. Näin ollen kysymykseen vastaaminen ei antaisi oleellista ja tarpeellista tietoa tarjoajille, eikä kysymyksen sen vuoksi katsota liittyvän nyt käsillä olevan sisällön mukaisen hankinnan kohteeseen. Todetaan kuitenkin, että vuonna 2016 tavarakuljetuksista ja joistakin niihin liittyvistä palveluista maksettiin yhteensä noin 101.000 euroa (alv 0 %). 10. Kysymys: Mitkä ovat toimituspäivät? Vaihteleeko kohteittain? Arkipäivät, pyhät, viikonloput, lomat, muut poikkeavat ajat? Ruokia kuljetetaan kunnan toimintayksiköihin niiden palvelun aukioloaikojen mukaan esim: - annosateriat ja asumispalveluyksiköiden kuljetukset vuoden jokaisen päivänä - kouluateriat koulun toimintapäivinä Kirjaston kirjat, keskusvarastotyyppiset tavarat, sisäposti ja terveydenhuollon tavarat hoidetaan arkipäivisin. 11. Kysymys: Minkälaista kalustoa vaaditaan: Tarvitaanko perälaudallisia autoja? Jos tarvitaan, niin tarvitaanko niitä yksi vai kaksi kappaletta, eli kummallekin reitille? Kalustovaatimukset on kirjattu hankinta-asiakirjoihin (sopimusluonnokseen, tavarakuljetusten palvelutasokuvaukseen ja tarjouslomakkeeseen). Perälautanosturia ei ole vaadittu. 12. Kysymys: Mihin kohteisiin menee minkäkin kokoisia lähetyksiä? Lähetysten koko vaihtelee - Laatikot/lämpötarjottimet kuuluvat Liikennöitsijän hankittaviksi. Nyt annospakattujen kuljetuslaatikoiden kokoon 50x30x15 cm. - lämpöisten ja kylmien ruokien kuljetuslaatikot 65x40x30 cm
- muiden kuljetettavien tavaroiden pakkauskoko riippuu kuljetettavasta tuotteesta esim pehmopaperit 13. Kysymys: Onko kappalemääriä tarkemmalla tasolla, esim. kohteittain? Kappalemäärät vaihtelevat päivittäin ja kotihoidon asiakasmäärä vaihtelee jatkuvasti. 14. Kysymys: Annosateriat: Onko tarkempaa tietoa mihin päin menee ja kuinka monta ateriaa? Eli paljonko on keskustan alueelle ja paljonko haja-alueelle? Meneekö yhteen osoitteeseen aina yksi ateria, vai onko pysähdyksiä, joihin jätetään useampi? Suurin osa aterioista keskittyy taajama-alueelle niin Joutsassa kuin Leivonmäelläkin. Hajaasutusalueen kilometrimäärää on pidetty n.10 km säteellä keskustasta, josta poikkeus Rutalahti jonne aterioita viety muiden tavaratoimitusten yhteydessä pääsääntöisesti. Ateriat ovat pääsääntöisesti yksittäisiä koteja ja eri pisteissä. Joutsassa Niittytien ja Kirkkokankaan asuntoalueet ovat sellaisia johon aterioita menee pienelle alueelle useita. Todetaan lisäksi, että annosateriakuljetusten suoriteperusteisten hintojen sisältämät palvelut ja niiden laskutusoikeuden rajoja on täsmennetty sopimusluonnoksen kohtaan 7.3.2. Muutos on merkitty asiakirjaan vihreällä taustavärillä. 15. Kysymys: Tavarakuljetukset: Meneekö samoihin osoitteisiin kuin ruoat? Vai onko näille omat erilliset käyntipaikat? Onko näille osoitteita? Adhocceja vai säännöllisiä? Tavaroita kuljetetaan tyypillisesti kunnan eri toimintayksiköihin. Osaan niistä kuljetetaan myös aterioita. Tarpeita on sekä säännöllisinä, että tilauskohtaisina. 16. Kysymys: Ateriat ja tavarakuljetukset: Pitääkö kohteissa tehdä jotain muuta kuin vain jättää ateriat / tavarat? Esim. kulkemista pitkiä matkoja rakennuksen sisällä / yläkerroksiin? Toimintaa, joka veisi enemmän aikaa? Liikennöitsijän / kuljettajan tehtävät on määritelty tavarakuljetusten palvelutasokuvauksessa (Tarjouspyynnön liite 3a). 17. Kysymys: Saako ruokien kanssa olla muitakin lähetyksiä mukana vai pitääkö olla omissa kyydeissään? Kuljetuksia on mahdollista yhdistellä, kunhan elintarvikehygieniaa ei vaaranneta. Kaikissa elintarvikkeita sisältävissä kuljetuksissa tulee noudattaa elintarvikkeita koskevaa lainsäädäntöä, sekä palvelutasokuvauksen (tarjouspyynnön liite 3a) mukaista omavalvontasuunnitelmaa.
18. Kysymys: Pitääkö olla hygieniapassit? Tarjouspyynnön palvelutasokuvauksen (liite 3a) 5.1.1. kohdan mukaisesti. 19. Kysymys: Liitetäänkö tarjouspyyntöä koskevat kysymykset ja vastaukset osaksi tarjouspyyntöä? Kysymyksiin annetut vastaukset ja kysymysten johdosta asiakirjoihin tehdyt muutokset ovat osa hankinta-asiakirja-aineistoa. Määräajan (23.1.2017 klo 10:00) jälkeen esitetyt kirjalliset kysymykset ja niihin vastaaminen Seuraavat kysymykset ovat saapuneet määräajan jälkeen (23.1.2017 klo 10:25). Kysymysten esittämisen määräaika on kirjattu tarjouspyyntöön, koska jossain kohdassa kysymysten esittäminen pitää joka tapauksessa lopettaa. Tasapuolisen ja syrjimättömän kohtelun turvaaminen edellyttää, että kaikilla tarjoajilla on käytettävissään samat tiedot ja yhtä pitkään. Hankintayksikkö olisi tarjouspyyntöön nojaten voinut jättää vastaamatta myöhässä esitettyihin kysymyksiin. Kun niihin kuitenkin ehditään vastata ilmoitettuun määräaikaan mennessä ja kaikki tarjoajat saavat tiedon yhtä aikaa, hankintayksikkö on päättänyt vastata myös näihin kysymyksiin. 20. Kysymys: Kunnalla on sopimusluonnoksen ja sen liitteiden mukainen oikeus muuttaa autojen ohjelmia. - vaatii tarkempaa selvitystä, miten reittejä muutetaan, miten se vaikuttaa hinnoitteluun jos sopimuksessa sovitaan reitit ja aikataulut Reittejä voidaan muuttaa kaikkien muuttuvien tarpeiden mukaisesti. Jos esimerkiksi kunnan toimintayksikkö muuttaa paikasta toiseen, on kuljetus voitava järjestää sinne. Samoin reittejä voidaan muuttaa, jotta kokonaisuus voidaan hoitaa tehokkaammin. Reittien suunnittelussa noudatetaan sopimusluonnoksen (5.1.1. kohdan) mukaisia periaatteita. Tavarakuljetusten palvelutasokuvauksen 4.3. kohdan mukaan Tilaaja vastaa reittien ja/tai kuljetusalueiden suunnittelusta ja Liikennöitsijä annosateriakuljetusten reitittämisestä. 21. Kysymys: Liikennöitsijän tehtäviin kuuluu toimitta kuljetuksen yhteydessä asiakkaille tilaajan pyytämiä pieniä lähetyksiä
- miten ne määritellään, mistä haetaan, miten maksetaan tästä syntyneet kulut liikennöitsijälle Lähetykset noudetaan Tilaajan ilmoittamasta paikasta ja toimitetaan Tilaajan ilmoittamaan paikkaan. Hinnoittelu tapahtuu sopimusluonnoksen 7.3. mukaisesti noudattaen Liikennöitsijän tarjoamia hintoja. 22. Kysymys: Selvennystä reittien laskutukseen kilometrilaskutuksen ja tuntilaskutuksen osalta Koivukummun, Varalan, Helperin ja jakelukeittiöiden kuljetuksissa. Samoin Levonmäen koulu, Keltasirkku, Koskikaran. Sekä Joutsan-Leivonmäki-Joutsa välillä. Miten kilometrihinnoittelu ja tuntihinnoittelu. Pitäisi yksinkertaistaa ja selventää, milloin ja miltä osin tarjotaan kilometriveloitusta ja milloin tuntiveloitusta. Kysymyksen johdosta on tarkennettu sopimusluonnoksen kohdan 7.3.1. mukaisia ehtoja. Muutos on merkitty muokattuun sopimusluonnokseen vihreällä taustavärillä. 23. Kysymys: Annosateriakuljetukset - onko kuljetuksissa samaan aikaan sekä tuntiveloitusta, että kilometreihin perustuvaa veloitusta Annosateriakuljetukset hoidetaan Leivonmäen ja Joutsan jakelualueille tavarakuljetusautoilla kplhinnalla ( /toimitettu ateria). Todetaan lisäksi, että annosateriakuljetusten laskutusoikeuden rajoja on täsmennetty sopimusluonnoksen kohtaan 7.3.2. Muutos on merkitty asiakirjaan vihreällä taustavärillä.