Optimi ry Toimintasuunnitelma 2016
Sisällys 1 YLEISTÄ 3 2 TALOUS 4 3 KOULUTUSPOLITIIKKA 5 4 YRITYSSUHTEET 5 5 JUHLAT 6 5.1 Vuosijuhlat 6 5.2 Syyscocktailit 7 6 TAPAHTUMAT JA LIIKUNTA 7 6.1 Tapahtumat ja projektit 7 6.2 NESU-toiminta 8 6.3 Liikunta 9 7 TIEDOTUS JA OSAVUOSIKATSAUS 10 7.1 Tiedotus 10 7.2 Osavuosikatsaus 10 8 ALUMNITOIMINTA 11 2
1 YLEISTÄ Optimi ry:n tärkein tehtävä on jäsentensä edunvalvonta yliopistomaailmassa. Pyrimme säilyttämään avoimen ja suoran kommunikointisuhteen niin laitoksen johtajan, henkilökunnan kuin tiedekunnan dekaanin kanssa. Optimi ajaa optimilaisten etua, joten jos jäsenistö tai yksittäinen jäsen tulee pyytämään omaan edunvalvontaansa liittyvää apua, on Optimin velvollisuus ottaa kantaa asiaan. Pyrimme myös vuonna 2016 vaikuttamaan sekä koulutuksen tasoon että kehittyvyyteen. Pyrimme ottamaan molemmat teema-alueet tasapuolisesti huomioon ja viemään niitä omalta osaltamme tarkoituksenmukaisempaan suuntaan tulevaisuudessa. Optimi ry:n hallituksen jäsenmäärä tulee pysymään yhdessätoista jäsenessä. Vuoden 2015 toimintasuunnitelmaan tehty muutos hallituspestien muutoksista on nähty toimivana ja tarvetta muutokselle ei ole. Sähköpostiosoitteita on tarkoitus yhdistää, sillä useammat sähköpostit on nähty aikaa vievänä sekä monimutkaisena. Tarkoitus on tehostaa ja yksinkertaistaa niin ulkoista viestintää sidosryhmille kuin myös sisäistä viestintää hallituksen kesken. Hallitus tulee palauttamaan vuonna 2016 biletiimin entisellä mallilleen, mutta jättää myös nykyisen palkitsemisjärjestelmän hyödynnettäväksi. Nykyisellä mallilla on nähty vaikeaksi saada tekijöitä mukaan tapahtumiin. Palkitsemisjärjestelmiä tullaan myös parantamaan sekä johdonmukaistamaan. Hallituksen tulisi myös panostaa avoimiin tapaamisiin tai vastaavanlaiseen tapaan tuoda hallitus lähemmäksi jäsenistöä. Syksyn osalta on tuutoreilla ja hallituksella iso rooli saada uudet jäsenet mukaan aktiiviseen yhdistystoimintaan. Optimin kolme pääviestintäkanavaa ovat Facebook, kotisivut sekä jäsenistön sähköpostilista. Nämä säilyvät edelleenkin kolmena tärkeimpänä viestintäkanavana. Optimi ry:lle vuonna 2013 luotu LinkedIn-tili on enimmäkseen siirretty alumnien käyttöön. Optimin Twitter- ja Instagram-tileihin on luotu oma viestintäsuunnitelma ja niiden käyttö tulee hyödyntää viestinnässä sekä hallitustyöskentelyn esiintuomisessa. Syksyllä 2015 toteutetun jäsenkyselyn tuloksia analysoidaan ja toimintaa pyritään kehittämään kyselyssä toivottuun suuntaan. Palautteen antamiseen tullaan rohkaisemaan aikaisempaa paremmin, parantaen näin toiminnan läpinäkyvyyttä. Toiminnan dokumentointia kehitetään vuonna 2016. Optimi ry:n hallituksen Wikiin tulisi perustaa uudelleen ja koota sinne oleellista tietoa Optimin toiminnan kannalta. Edellisen hallituksen vastuulla on laatia kattavat testamentit omista pesteistään ja edistää näin tiedon välittymistä uudelle hallitukselle. Perehdytykseen kiinnitetään myös entistä enemmän huomiota ja vuonna 2016 järjestetään vuoden 2015 mallin mukaiset perehdytyksen takaavat tapahtumat. Näitä ovat hallituksen perehdytys puheenjohtajan toimesta, sekä Suomen Ekonomien järjestämä tapahtuma Helsingissä, Hallitusmökki sekä tapaaminen Preemion kanssa. Toiminnan laajentuessa annamme näin ollen uudelle hallitukselle tarvittavat eväät keskittyä toiminnan laajentamiseen. Vuodelle 2016 tärkeä toiminnan alue on hallituksen edustaminen mahdollisimman laajasti eri sidosryhmien suuntaan. Edustamisen kautta Optimin tunnettuus lisääntyy huomattavasti ja yhteistyötä on yhä helpompi rakentaa eri sidosryhmien kanssa sekä toiminta tehostuu. Tehokkaampi toiminta mahdollistaa yhä paremman kokonaisuuden myös edunvalvontaan. Edustusta on tarkoitus saada varsinkin Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunnan edustajistoon sekä Pohjois-Karjalan Kauppakamarin valiokuntaan. 3
Uutena edunvalvonnan kohtana tulee olemaan edustajistossa olevan Kylterit-ryhmän sekä hallituksen välinen yhteistyö. Aikaisempina vuosina Optimin jäseniä on ollut eri listojen ehdokkaina, mutta nyt perustettu Kylterit-lista on puoluepoliittisesti sitoutumaton sekä koostuu suoraan Optimi ry:n sekä Preemio ry:n jäsenistä. Vuonna 2016 toimintamallit perustetaan tälle yhteistyölle. Optimi on valinnut vuonna 2015 ensimmäistä kertaa Hallitusalumnit. Visiotyöryhmän raportti oli jo vuonna 2013 hallitusalumnien perustamista suunnitellut. Hallitusalumneilla ei ole virallista päätösvaltaa, mutta sen tehtävänä on toimia hallituksen tukena sekä valvoa, että hallitus toimii jäsenistön parhaaksi. Ensimmäisinä toimeksiantoina oli alkusuunnitelma Optimin sijoitustoiminnan aloitukseen sekä Optimin perinnepuolen kehittäminen. Hallituksen tuleekin vuonna 2016 hyödyntää hallitusalumnien tietotaitoa ja siten pyrkiä viemään Optimia myös pitkän aikavälin tavoitteiden suuntaan. Nykyiset yhteistyökumppanit tullaan mahdollisuuksien mukaan säilyttämään, mutta Optimi pyrkii sopimuksien kilpailuttamisella saamaan parhaan mahdollisen lopputuloksen niin jäsenistön kuin Optiminkin kannalta. Uusia yhteistyökumppaneita kartoitetaan ja sopimuksia pyritään tekemään siten, että sekä Optimi että sopimuksen toinen osapuoli hyötyisivät molemmat yhteistyöstä. 2 TALOUS Talousvastaavan tärkeimpiä tehtäviä ovat talouden kehityksen jatkuva seuraaminen ja hyvän maksuvalmiuden ylläpitäminen. Talousvastaavan on pidettävä hallituksen jäsenet ajan tasalla Optimin taloudellisesta tilanteesta. Talousvastaava esittää talousraportin vähintään neljännesvuosittain hallitukselle ja laatii tapahtumaraportit kaikista Optimin tapahtumista. Talousvastaavan vastuulla ovat rahaliikenteen hoitaminen ja kirjanpito. Päivittäiseen rahaliikenteeseen kuuluvat pankkikäynnit, käteiskassan hallinnointi, laskutus sekä tulo- ja menotositteiden hyväksyminen. Talousvastaava huolehtii, että ennakkoon määritetyt henkilöt laskevat yhdistyksen kassan kuun lopussa. Kassantarkastajat nimitetään heti alkuvuodesta ja kirjataan ylös. Talousvastaavan tulee laatia kirjanpito vaaditulla tavalla ja huolehdittava, että kirjanpito- ja yhdistyslakia noudatetaan. Talousvastaavan on huolehdittava, että hallitus noudattaa annettua budjettia ja varat käytetään yhdistyksen etujen mukaisesti. Hän toimii yhteistyössä tapahtumien järjestäjien kanssa budjettien laatimisessa ja osallistumismaksujen tarkistamisessa. Tapahtumien eräpäivät suunnitellaan siten, että talousvastaavalla on aikaa tarkastaa osallistumismaksut ennen tapahtumaa. Näin vältetään kuittien tarkastamisen tapahtumien alussa. Talousvastaava pyrkii kehittämään Optimin talouden hallintaa ja varastokirjanpitoa. Talousvastaavan tehtävänä on yhdessä puheenjohtajan, tai hänen estyessään varapuheenjohtajan, kanssa valmistella talousarvio seuraavalle vuodelle. Optimi on voittoa tavoittelematon yhdistys, joten hallituksen on huolehdittava, että Optimin varat käytetään yhdistyksen etujen mukaisesti ja toiminnan kehittämiseksi. Hallitusvuoden loputtua talousvastaava laatii yhdistyksen tilinpäätöksen ja täyttää yhdistyksen veroilmoituksen. Talousvastaava huolehtii, että tilinpäätös ja veroilmoitus valmistuvat määräaikoihin mennessä. Talousvastaavan tärkeimpiä tehtäviä ovat talouden kehityksen jatkuva seuraaminen ja hyvän maksuvalmiuden ylläpitäminen. Talousvastaavan on pidettävä hallituksen jäsenet ajan tasalla Optimin 4
taloudellisesta tilanteesta. Talousvastaava esittää talousraportin vähintään neljännesvuosittain hallitukselle ja laatii tapahtumaraportit kaikista Optimin tapahtumista. Talousvastaavan vastuulla ovat rahaliikenteen hoitaminen ja kirjanpito. 3 KOULUTUSPOLITIIKKA Koulutuspoliittisen vastaavan tavoitteena on olla perillä koulutuspolitiikan ja sosiaalipolitiikan ajankohtaisista asioista sekä Itä-Suomen yliopiston sisällä että kansallisesti. Tätä ajankohtaista tietoa tulee jakaa Optimin hallitukselle sekä jäsenistölle tarpeen mukaan. Koulutuspoliittinen vastaava toimii myös linkkinä Optimin ja kauppatieteiden laitoksen, yliopiston, ylioppilaskunnan ja muiden ainejärjestöjen koulutuspoliittisten vastaavien välillä. Koulutuspoliittisella kentällä perillä pysyminen vaatii osallistumista eri toimielinten kokouksiin. Vuonna 2016 koulutuspoliittinen vastaava osallistuu kauppatieteiden laitoksen laitoskokouksiin, markkinointityöryhmän kokouksiin ja kauppatieteellisen koulutuksen kehittämisen työryhmän kokouksiin. Lisäksi koulutuspoliittinen vastaava ja puheenjohtaja käyvät keskustelemassa laitoksen johtajan kanssa noin kerran kuukaudessa. Näiden lisäksi koulutuspoliittinen vastaava osallistuu ylioppilaskunnan koulutuspoliittisen ja sosiaalipoliittisen jaoston kokouksiin. Kokouksissa koulutuspoliittinen vastaava toimii opiskelijoiden äänenä ja valvoo Optimin jäsenten etuja. Kokousten ohella vastaava myös auttaa jäsenistöä koulutuspoliittisissa kysymyksissä tai ongelmissa. Optimin koulutuspoliittisen vastaavan toimenkuvaan kuuluu myös kauppatieteiden esittely ja lukiovierailuiden järjestäminen. Hän voi käydä lukioissa itse ja suositeltavaa on myös kannustaa jäsenistöä vierailemaan lukioissaan. Keväällä valmistellaan Optimin kilpailutyö Suomen Ekonomiliiton Opetuspalkintokilpailuun ja syksyllä tehdään jäsenkysely Optimin jäsenille. Vuonna 2016 uutena osaalueena koulutuspolitiikassa on toimiminen myös KV eli kansainvälisten asioiden vastaavana. Tavoitteena on saada myös ulkomaisia opiskelijoita lähennettyä Optimin jäsenistön kanssa. Tällä hetkellä yhteinen kanssakäyminen on melkein olematonta. Myös yhteydenpito ESN Joensuuhun on osa kansainvälisten asioiden vastaavan toimenkuvaa. Vuonna 2016 olisi suotavaa, että koulutuspoliittinen vastaava pyrkisi kehittämään opetushenkilökunnan ja opiskelijoiden välille jonkin yhteisen tapahtuman tai aktiviteetin. Tällä pyritään luomaan suoraa keskusteluyhteyttä edellä mainittujen tahojen välille ja tuomaan henkilökuntaa lähemmäs opiskelijoita myös luentojen opetuksen ulkopuolella. 4 YRITYSSUHTEET Tärkeänä osana yrityssuhteita tulee olemaan edellisten sopimusten uusiminen ja ehtojen parantaminen tai vähintään edellisten ehtojen säilyttäminen Optimin kannalta hyödyllisellä tavalla. Sopimukset tulee myös kilpailuttaa mahdollisuuksien mukaan. Sopimuskausia pyritään muuttamaan siten, että jatkossa sopimukset eivät lakkaisi vuodenvaihteessa, vaan muuhun aikaan vuodesta. Pyrkimyksenä voisi olla esimerkiksi sopimuksien uusiminen aina huhtikuun alusta. Tällä tavalla pystyisimme estämään sopimuksettomat kaudet vuoden alusta eli sen ajan jolloin sopimukset 5
eivät ole voimassa (yleensä tammikuu). Lisäksi uudella yrityssuhdevastaavalla on enemmän aikaa miettiä, millä tavalla sopimuksia pystyttäisiin muokkaamaan siihen suuntaan, että yhteistyö syvenisi. Vuonna 2016 pyritään hankkimaan vähintään yksi uusi pääyhteistyösopimus, arvoltaan vähintään 1000 euroa. Uusien yhteistyökumppanien hankkimisessa pyritään kuitenkin ensisijaisesti kiinnittämään huomiota siihen, että koko jäsenistöllä on mahdollisuus jollakin tapaa hyötyä yhteistyöstä, esimerkiksi työharjoitteluna tai työpaikkojen muodossa. Myös excursioita (vähintään yksi, yleensä ulkomaanexcursion yhteydessä) pyritään järjestämään (ensisijaisesti) kauppatieteellistä koulutusta vastaaviin yrityksiin. Kaikkien Pohjois-Karjalassa sijaitsevien yhteistyökumppanien luo pyritään tekemään yritysvierailu. Vierailuiden jaottelusta saa päättää vuoden 2016 yrityssuhdevastaava yhdessä hallituksen kanssa. Helsinkiin sijoittuvat vierailut toteutetaan excursion yhteydessä. Yritysmessut järjestetään vuonna 2016 syyslukukaudella Syyscocktailien yhteydessä, mieluiten samana päivänä, mutta vähintään samalla viikolla. Yrityssuhdevastaava päättää päivän ja messuteeman keväällä ja kokoaa aktiivisen yrityssuhdetiimin (3-4 henkilöä). Messuilla järjestettävän seminaarin sisältöä aletaan kasata hyvissä ajoin keväällä ja paikalle pyritään varaamaan vähintään yksi vetovoimainen puhuja tuomaan näkyvyyttä Yritysmessuille. 5 JUHLAT 5.1 Vuosijuhlat Optimi ry:n 14. vuosijuhlat järjestetään 18. maaliskuuta 2016. Vuosijuhlaviikko sisältää vuosijuhliin liittyvää ohjelmaa monipuolisesti jäsenistön kiinnostuksen mukaan, kuitenkin sisältäen sitsit sekä etikettiin ja juhlatansseihin liittyvän tapahtuman. Vuosijuhlien cocktail-tilaisuus järjestetään ennen juhlia, jotta kutsuvieraat voivat esittää toivotuksensa istuvalle hallitukselle. Vuosijuhlat ovat arvokas tapahtuma, jonka perinteitä tulee kunnioittaa ja sen arvoa vaalia. Juhlien olisi tarkoitus olla Optimin tyyliset ja juhlien tavoitteena olisi säilyttää niin hyvä etiketti kuin mahdollista, jotta juhlat säilyisivät jatkossakin mahdollisimman hienoina. Juhliin osallistuvat kutsuvieraina muiden kylterikaupunkien edustajat, laitoksen edustajat, yhteistyökumppanit, Optimi ry:n edellisten hallitusten edustajat, Pro Gradu-palkinnon saaja sekä Optimin jäsenistö aveceineen. Juhlan sujuvasta kulusta sekä järjestyksestä vastaa juhlan seremoniamestari. Juhlapaikan tulee olla tarkoitukseen soveltuva ja sinne tulee mahtua vähintään 110 vuosijuhlavierasta. Juhlan ohjelma rakentuu erilaisten puheiden ympärille (mm. juhlapuhe, puheenjohtajan puhe, laitoksen tervehdys, juhlavastaavan tervehdys, puhe naiselle ja vapaa sana). Vuosijuhlien jatkojen suunnittelemisessa tulee ottaa huomioon paikan valinta ja yleiset järjestelyt, jotta jatkot vastaavat jäsenistön toiveita. Vuosijuhlien juhlapaikka ja jatkopaikka tulisi kilpailuttaa ja niitä olisi hyvä saada kehitettyä entistä paremmiksi. Yksi 2016 vuoden vuosijuhlien tavoitteista on saada juhlille hyvä juhlapuhuja, minkä perinteisesti puheenjohtaja on hoitanut. Vuosijuhlavastaavalla on tiimi apunaan, joten tiimin valitseminen, perehdytys ja tehtävien aikainen jako tulisi hoitaa heti kun mahdollista. Vuosijuhlien silliaamiainen järjestetään perinteisesti vuosijuhlista seuraavana päivänä. Silliaamiainen on teemansa ympärille rakennettu toimiva kokonaisuus, jossa yhdistyvät ruoka, juoma, elävä musiikki sekä 6
teemaan sopiva ohjelma. Silliaamiainen tulee järjestää paikassa, joka on toimiva tarkoitukseensa nähden. Vuosijuhlien ja silliaamiaisen onnistumiseen kuuluu myös kutsuvieraiden isännöinti sekä opastaminen. 5.2 Syyscocktailit Optimi ry:n syyscocktailit järjestetään lokakuussa 2016. Syyscocktailit eroavat muista syksyn tapahtumista juhlavimpana ja arvokkaampana tapahtumana. Syyscocktailit ovat pääasiassa verkostoitumistapahtuma, jossa optimilaisilla on mahdollisuus kohdata etenkin maisterivaiheen opiskelijoita sekä yritysten edustajia. Tavoitteena syyscocktaileille 2016 olisi hyvän esiintyjän löytäminen. Vuonna 2016 on erityisesti pyrittävä alumnien huomiointiin tapahtuman yhteydessä. Tapahtuma sisältää ohjelmaa sekä vapaata seurustelua vieraiden kesken. Juhlavastaava toimii juhlan emäntänä/isäntänä, mutta koko hallitus on vastuussa vieraiden viihtyvyydestä. Tapahtumassa tarjotaan erilaisia cocktail-paloja sekä ainakin viiniä. Tarjoiluja mietittäessä on syytä pitää huolta tapahtuman juhlavasta olemuksesta sekä arvokkuudesta. Tapahtuman kutsu lähetetään jäsenistölle hallituksen parhaaksi katsomalla tavalla. Kutsuvieraille kuuluvat myös jatkot juhlien jälkeen. Tapahtumaa tulee kehittää yhteistyökumppaneiden kautta. 6 TAPAHTUMAT JA LIIKUNTA 6.1 Tapahtumat ja projektit Vuoden 2016 aikana Optimin tapahtumatarjonta pysyy melko samanlaisena kuin aikaisempinakin vuosina. Vuoden 2016 tärkein tavoite on Haalaribileiden kehittäminen. Bileiden suosio on pystyttävä turvaamaan ja konseptia on kehitettävä yhdessä yhteistyöbaarin kanssa. Haalaribileet järjestetään neljä kertaa vuodessa: kaksi kertaa kevätlukukaudella ja kaksi kertaa syyslukukaudella. Haalaribileet on suositeltavaa mahdollisuuksien mukaan järjestää aina opintotuen saapumisen jälkeen. Projektivastaavien tehtävänä on saada jatkettua Haalaribileiden nostetta. Palautteen kerääminen Haalaribileiden jälkeen edesauttaa tapahtuman kehittämistä ja tuo esille parannustarpeita. Myös Haalaribileiden jälkimarkkinointi on ehdottoman tärkeää, esimerkiksi kisojen ja kuvien avulla. Facebookissa tulee aktiivisesti päivittää Joensuun Haalaribileet-sivustoa, jonka lisäksi voisi käyttää myös muita sosiaalisen median väyliä ja sekä markkinointikanavia, kuten Instagramia. Myös Facebook -tapahtuma haalaribileistä on luotava hyvissä ajoin, 3-4 viikkoa ennen tapahtumaa. Haalaribileiden suosion ylläpitäminen myös ammattikorkeakoululaisten keskuudessa on ensiarvoisen tärkeää ja Haalaribileiden lipunmyynti Karelia-ammattikorkeakoulussa tulee toteuttaa samoina ajankohtina kuin Itä-Suomen yliopistolla. Kilpailevat tapahtumat, kuten Itä-Suomen yliopiston ylioppilaskunnan järjestämä Liikuntailtapäivä, tulee ottaa huomioon tapahtumien päivämääriä päätettäessä, erityisesti Haalaribileiden osalta. Vuonna 2016 Joensuu Amazing Race sekä Beer Pong-turnaus on saatu vakiinnutettua mukaan toimintaan ja niitä tulee kehittää vuonna 2016 esimerkiksi yritysyhteistyön laajentamisella. Tapahtumien osalta on myös tärkeää saada mahdollisimman paljon ideoita, toivomuksia ja apua myös jäsenistöltä, jotta tapahtumista saataisiin luotua monipuolisia kokonaisuuksia, jotka vastaavat jäsenistömme toiveita ja tarpeita. Vuonna 2016 vastuu tapahtumien toteuttamisesta ja suunnittelusta on kahdella projektivastaavalla ja vapaaehtoisilla jäsenillä, jotka toimivat pääosin biletiimin kautta. Hallituksen järjestämissä avoimissa tapaamisissa on koko jäsenistön mahdollista päästä keskustelemaan Optimin tapahtumatarjonnasta. Lisäksi pyritään siihen, että jäsenistöllä on matala kynnys lähestyä projektivastaavia tapahtumiin liittyvissä asioissa. 7
Optimi ry:n projektivastaavilla on tapahtumien järjestämisen ohella neljä suurempaa vastuukokonaisuutta: kansallisten tapahtumien ilmoittautumiset, haalarihankinnat syksyllä 2016, ulkomaan excursio vuoden 2016 aikana sekä vuosijuhlien ja vuosijuhlien jälkeisen silliaamiaisen yhteistyökumppaneiden hankinta. Jos hallitusvuoden 2016 aikana tulee esille muita projektiluontoisia asioita, ovat ne projektivastaavien vastuulla. Projektivastaavat toimivat kansallisten tapahtumien järjestäjien ja optimilaisten välikätenä. He hoitavat optimilaisten ilmoittautumiset tapahtumiin. Mikäli optimilaisia ilmoittautuu runsaasti johonkin tapahtumaan, tulee projektivastaavan selvittää yhteiskyydin (esim. tilausbussi) mahdollisuutta. Projektivastaaville kuuluu uusien haalarien tilaus syksyllä 2016. Fuksit vastaavat haalareihin tulevista mainoshankinnoista ja projektivastaavat haalarien tilauksesta. Projektivastaavat päättävät syksyllä, miten mainoshankinta fuksien kanssa hoidetaan. Esimerkiksi mahdollisuutta koota fukseista haalaritoimikunta, joka hoitaa haalareiden kilpailuttamisen ja tilaamisen, on hyvä harkita tulevana vuonna. Projektivastaavien tulee vuoden 2016 aikana järjestää ulkomaan-excursio optimilaisille. Excursio voidaan järjestää yhteistyössä jonkin muun kylterikaupungin kanssa ja tämä on suositeltavaa excursion houkuttelevuuden kannalta sekä järjestelyiden helpottamiseksi. Perinteisesti excursio on ollut syyslukukaudella, yleensä loka-marraskuussa. Excursion yhteydessä on ollut tapana tehdä yritysvierailu Helsingissä jonkin pääyhteistyökumppanin toimipisteessä. Projektivastaaville kuuluu vastuu Optimi ry:n maaliskuussa järjestettävien vuosijuhlien yhteistyökumppaneiden hankinnasta yhdessä yrityssuhdevastaavan ja yrityssuhdetiimin kanssa. Yhteistyökumppanuus tarkoittaa joko rahallista tai materiaalista tukea joko vuosijuhlille tai silliaamiaiselle. Myös jäsenistöä pyritään saamaan mukaan vuosijuhlayhteistyökumppaneiden hankintaan. Projektivastaavien tavoitteena on koota noin 4-6 henkilön biletiimi, joka auttaa heitä vuoden aikana olevien tapahtumien järjestämisessä. Biletiimille kuuluu samat edut kuin muillekin Optimin tiimeille sekä satunnaisesti tapahtumakohtaisia etuja. Facebookissa tulisi kuitenkin säilyttää biletiimi-ryhmä ja pitää sitä aktiivisena. Ryhmästä voi hankkia lisäapua tapahtumiin sekä esimerkiksi lipunmyyjiä haalaribileisiin. Pisteytysjärjestelmää tulee kuitenkin yksinkertaistaa biletiimi-ryhmän luonteelle sopivaksi. Fuksiviikkojen osalta olisi tavoitteena kehittää alkuviikkoja, mutta samalla pitää kiinni fuksiviikkojen perinteistä. Fuksiviikkoihin kuuluvat perinteisesti Cuxifuxia, alkupelit, Fuksireissu, hallitusesittely, fuksisitsit sekä fuksiaiset. Uusina tapahtumina ovat alkoholiton liikuntatapahtuma sekä miniappro. Edellisen fuksivastaavan tulee varmistaa, että fuksiviikkojen tapahtumat sekä niiden pääasiallinen sisältö ovat seuraajalla tiedossa. 6.2 NESU-toiminta Optimin NESU-toiminnalle tärkeää on vakiinnuttaa entisestään NESU-tiimin olemassaoloa. Tiimi tulee koota pian NESU-vastaavan valinnan jälkeen, mielellään jo vuoden 2015 puolella. Näin saamme NESU- Optimin edustuksen tammikuun 2015 NESU-maakokoukseen sekä NESU Dageneille. Tiimipaidat vakiinnutetaan hyvälaatuisina osaksi NESU-Optimin brändiä. Optimi on yksi pienimmistä NESUkaupungeista Suomessa ja tätä tulisi kehittää. Optimilaisia näkyy ulkopaikkakuntasitseillä harmillisen vähän ja tarvetta olisi nostaa osallistujamääriä. Tiimin mahdollisuus ilmoittautua muiden ulkopaikkakuntien sitseille muiden Optimin jäsenten ohi on toiminut hyvin, ja käytäntö tulee pitää ennallaan. Lisäksi tiimin jäsenille voisi tarjota yhdet ulkopaikkakuntasitsit NESU-budjetin varoista. Tällä pyritään takaamaan Optimin edustus ulkopaikkakunnilla, jotta järjestömme on tulevaisuudessakin vahvasti esillä. Lisäksi tärkeää tiimin ryhmäytymisen kannalta on järjestää edelleen tiimi-iltoja ainoastaan tiimin jäsenille. NESU-aktiivit Facebook-ryhmän toimivuutta pitäisi parantaa, tällä hetkellä valitettavan harva reagoi ryhmässä jaettaviin 8
NESU-tapahtumiin ja tieto ei aina tavoita jäsenistöä riittävän hyvin. NESU-Optimi tarvitsee paremman sekä optimilaisille helpomman keinon, jolla kaikki tulevat tietoiseksi tapahtumista. Viestintää tulisi siis parantaa. NESU-vastaavan tulee siis saada Joensuun NESU-tapahtumat toimimaan yhä paremmin ja näkyvämmin. Vuonna 2016 tulisi pyrkiä järjestämään kahdet NESU-sitsit, yhdet keväällä ja toiset syksyllä. Jo alkuvuodesta on hyvä selvittää NESU-Preemion sitsiaikataulut, jotta sitsit voisi järjestää peräkkäisinä päivinä. Tämä käytäntö on koettu hyväksi tavaksi saada mukaan myös ulkopaikkakuntalaisia. Syksyn 2016 sitsit ovat todennäköisesti osana Itä-Suomen rundia. Rundille on tärkeää pyrkiä mukaan, sillä rundin kautta saapuu sitseille paljon ulkopaikkakuntalaisia. Viestintä tulee hoitaa edelleen NESU.net:in, sähköpostien sekä NESU-Optimin oman facebook-sivun kautta. Tärkeää olisi, että viestintä on sujuvaa. Sitsikutsut tulisi välittää ajoissa tiedotukseen, jotta ilmoittautumisaika olisi mahdollisimman pitkä. Ulkopaikkakuntasitseistä voisi tehdä esimerkiksi omia facebook-tapahtumia joihin kutsutaan ihmisiä ja siellä kertoa saada yksityiskohtaisempaa tietoa tapahtumasta. Optimin houkuttelevuutta tulee myös lisätä, jotta ihmiset löytävät tiensä tänne myös keväällä. Tämä tapahtuu yksinkertaisesti näkyvyytemme parantamisella muissa kaupungeissa. NESU -merkkejä tulisi tilata uusia, sillä vanhat ovat jo melko iäkkäitä. 6.3 Liikunta Optimin liikunnan osalta päätavoitteina vuonna 2015 on jäsenistön innostaminen ja kannustaminen mukaan liikuntatapahtumiin, uusien tapahtumien kehittäminen ja järjestää enemmän lajikokeiluja yhteistyössä paikallisten toimijoiden kanssa. ISYY:n liikuntamahdollisuuksista tiedottamista tehostetaan entisestään ja pyritään aktivoimaan potentiaalisia osallistujia niihin. Keväällä tavoitteena on järjestää laskettelureissu joko yhteistyössä Preemio ry:n tai muun vastaavan tahon kanssa. Optimin liikuntavastaavan tehtävänä on kehittää Optimin liikuntatapahtumia siihen suuntaan, että optimilaiset kiinnostuisivat entisestään ainejärjestömme tarjoamista liikuntamahdollisuuksista. Tavoitteena olisi kehittää Optimin liikuntatoimintaa siten, että Optimi toimisi jatkossa entistä enemmän muiden ainejärjestöjen kanssa yhteistyössä. Esimerkiksi Optimin ja Preemion/Legion/Judican yhteinen laskettelureissu. Myös ISYY:n ja yliopiston kanssa yhteistyössä toimiminen olisi tarkoituksen mukaista. Itä- Suomen yliopiston opettajien ja opiskelijoiden välinen pesäpallo- tai salibandyottelu voisivat olla esimerkiksi mahdollisia yhteistyömuotoja. Tavoitteena olisi hyödyntää entistä paremmin Optimin yhteistyökumppaneiden liikuntapalveluita ja samalla myös esitellä yhteistyökumppaneiden palveluita optimilaisille, vuonna 2015 toteutettiin ryhmäliikuntatunti Energyllä. Optimi järjestää syksyllä 2016 Kylterirun-tapahtuman mikäli tapahtumaa jatketaan kansallisella tasolla. Päävastuu tapahtumasta on liikunta- ja fuksivastaavalla, mutta myös muu hallitus on mukana auttamassa tarpeen vaatiessa. Tapahtumasta tiedottaminen täytyy aloittaa jo aikaisin ja tapahtumasta on hyvä tiedottaa myös POKE:n ja Kauppakamarin kaltaisille yhteistyökumppaneille, jotka voivat jakaa tietoa tapahtumasta eteenpäin. Tavoitteena vuodelle 2016 olisi saada järjestettyä optimilaisille entistä kiinnostavampia liikuntatapahtumia sekä toimia entistä näkyvämmin liikuntamahdollisuuksien tarjoajana. 9
7 TIEDOTUS JA OSAVUOSIKATSAUS 7.1 Tiedotus Optimin tiedotuksesta on vastuussa koko hallitus. Jokainen hallituksen jäsen huolehtii omien osa-alueiden tiedotettavista asioista välittämällä informaatiota tiedotusvastaavalle ja julkaisemalla Facebookissa omaan pestiinsä liittyvät tiedotusasiat. Tiedottamisen pääkanavina toimivat edelleen Facebook, tiedotuslista sekä nettisivut. Optimin Twitter- ja Instagram-tileihin on luotu oma viestintäsuunnitelma ja niiden käyttöä tulee hyödyntää viestinnässä sekä hallitustyöskentelyn esiintuomisessa. Optimin LinkedIn-ryhmän hallinnointi on pääasiallisesti alumnien hoidettavana. Optimin sosiaalisen median käyttöä pyritään lisäämään ja vakiinnuttamaan osaksi Optimin viestintää. Optimille tulisi luoda jossakin kohtaa Facebookin oma Tykkääsivu, sillä ihmisten kutsuminen tapahtumiin on koettu hankalaksi nykyisen suljetun ryhmän johdosta. Mikäli sivu perustetaan ja ryhmän käyttöä asteittain vähennetään, tulee siirtymäajan olla tarpeeksi pitkä, jotta vältetään sekaannukset ja katkokset tiedotuksessa. Jos Tykkää-sivu otetaan käyttöön, tulee kirjoittajan ilmoittaa oma nimensä julkaisun yhteydessä, jotta sivu ei jää liian etäiseksi. Tiedotusvastaava ja sihteeri on vastuussa Optimin tiedotuslistan ja nettisivujen käytöstä. Optimin internetsivut tullaan päivittämään vuodelle 2016. Vuonna 2015 syksyllä aloitettu selvitystyö sekä kilpailutus mahdollistaa uudistuksen. Nettisivut luodaan responsiivisiksi sekä graafista puolta parannetaan. Uudet sivut mahdollistavat myös paremman kanssakäymisen niin jäsenistön kuin ulkoisten sidosryhmien kanssa. Samalla päivitetään hallituksen sähköpostit sekä palvelimet. Paremmat sähköpostipalvelut antavat hallitukselle eväät sujuvampaan työskentelyyn ja mahdollisten palvelinongelmien todennäköisyys pienenee. Kotisivujen uudistus tukee myös Optimin sosiaalisten medioiden käytön vakiinnuttamista, sillä niissä tehdyt päivitykset on mahdollista tuoda suoraan kotisivuille ja niitä on helppo seurata sivulta. 7.2 Osavuosikatsaus Osavuosikatsaus ilmestyy neljä kertaa vuodessa A4-kokoisena. Lehtien julkaisuajankohdat ovat helmimaaliskuun vaihteessa, huhtikuun loppupuolella, syyskuun alussa ja marraskuun loppupuolella. Lehden sivumäärä pysyy kannet sisältäen 28:ssa sivussa, päätoimittajalla on kuitenkin oikeus julkaista lehti hieman poikkeavalla sivumäärällä, mikäli se on lehden laadun kannalta järkevää. Lehti painetaan värillisenä ja se julkaistaan sekä painettuna versiona että Optimin internet-sivuilla. Osavuosikatsauksen kansikuvat ottaa mahdollisuuksien mukaan Risto Takala tai vaihtoehtoisesti joku muu päätoimittajan valitsema valokuvausalan harrastaja tai ammattilainen. Osavuosikatsauksen jokaiseen numeroon toimitetaan vähintään kaksi asiapitoisempaa juttua. Jokaiseen lehteen pyritään myös sisällyttämään jäsenistön kuulumisia sekä kokemuksia kauppatieteiden opiskelijoiden kansainvälisistä mahdollisuuksista. Muilta osin tarkoitus on jatkaa lehden aikaisempaa linjaa juttujen suhteen. Päätoimittaja hankkii heti ensimmäisestä numerosta alkaen lehdelle oikolukijan, joka pitää päätoimittajan kanssa huolta siitä, että lehden kirjoitusasu on oikeakielinen. Osavuosikatsaukselle luodaan yhtenäinen ilme heti ensimmäisestä numerosta lähtien ja tavoitteena on tehdä Osavuosikatsauksesta ammattimaisemman näköinen vuonna 2016. Päätoimittaja voi halutessaan pitää mukana elementtejä edellisten vuosien lehdistä ja tarvittaessa muodostaa lehtitiimin. Päätarkoitus on kuitenkin, että lehden toimitukseen saadaan osallistumaan myös hallituksen ulkopuolisia jäseniä. 10
Päätoimittajan tehtävänä on vuoden 2016 aikana hankkia Osavuosikatsaukseen oman alan mainoksia yrityssuhdevastaavan avustuksella. 8 ALUMNITOIMINTA Alumnitoimintaa jatketaan kuten vuosina 2014-2015. Alumnitoiminnassa on huomionarvoista alumnien omat toiveet. Hallitus osallistuu alumnitoiminnan suunnitteluun ja toteutukseen, mutta päävastuu alumnitapahtumissa on Kauppatieteiden laitoksella sekä alumneilla itsellään. Mahdolliset alumnitapahtumat on hyvä aikatauluttaa Optimin muun toiminnan yhteyteen, kuten Yritysmessujen ja Syyscocktailien kanssa samaan ajankohtaan. Alumnitapahtumat toteutetaan yhteistyössä niin alumnien, laitoksen, Pohjois-Karjalan Ekonomien ja Suomen Ekonomien kanssa mahdollisuuksien mukaan. Tavoitteena on vakiinnuttaa alumnitoimintaa Joensuussa kauppatieteiden osalta. 11