HALLITUSINFO HALLITUSHAKU

Transkriptio

1 HALLITUSINFO HALLITUSHAKU Hakuaikaa sunnuntaihin asti Hakemus (maksimissaan yksi A4/hallitustehtävä) sähköpostitse osoitteeseen Jokainen Preemion jäsen voi hakea Toimikausi kalenterivuosi Valinta tapahtuu syyskokouksessa Preemio ry Itä-Suomen yliopiston kauppatieteilijät Kuopio

2 HALLITUSRAKENNE 2015

3 PUHEENJOHTAJA Strateginen sekä operatiivinen johtaminen (toiminnan suunnittelu) Yhdistyksen keulakuva Edustukset (KPV, PoSE, Suomen Ekonomit) ja kannanotot Taloudellinen vastuu talousvastaavan kanssa Kehityskeskustelut, motivointi, järjestyksen vaaliminen, hyvän ilmapiirin loihtija Kokousten johtaminen Yhteydenpito sidosryhmiin Mukana ideoinnissa Esityslistojen laatiminen Puheenjohtaja 2014 kertoo Puheenjohtaja pitää käsissään yhdistyksen kaikkia lankoja, pyrkien mahdollistamaan muiden hallituksen jäsenten tehokkaan ja onnistuneen toiminnan. Tämän onnistumiseksi puheenjohtajan tulee olla kartalla muiden hallituksen jäsenten tehtävistä ja asioiden hoitamisesta. Puheenjohtaja laatii myös kokousten esityslistat ja johtaa kokouksia ja yleensäkin hallituksen työskentelyä. Puheenjohtajalla riittää tasaisesti tekemistä läpi vuoden, pois lukien lyhyt levähdystauko kesällä. Ajankäytöltään puheenjohtajan pesti onkin hallituksen aikaavievin. Pestin mukanaan tuomat kokemukset, ihmiset ja opit kuitenkin takaavat sen, ettei hommaan lähtemistä tarvitse hetkeäkään katua. Puheenjohtajalla on päävastuu yhdistyksen talouden johtamisesta yhdessä talousvastaavan kanssa, joten strategisen ja operatiivisen suunnittelun ja johtamisen on oltava jokapäiväistä. Osa operatiivista johtamista on myös hallituksen jäsenten motivoiminen ja jaksamisesta huolehtiminen, missä apuna toimivat esimerkiksi kahdenkeskiset kehityskeskustelut. Onkin tärkeää, että puheenjohtaja näyttää positiivista esimerkkiä ja kannustaa, jos jonkun hallituksen jäsenen motivaation määrä näyttää olevan laskusuuntainen. Merkittävä osa puheenjohtajan roolia on myös ainejärjestömme edustaminen niin eri sidosryhmiin kuin muutenkin julkisuuteen päin. Nykyisellään merkittäviä sidosryhmiä ovat esimerkiksi Suomen Ekonomit, Kylteripuheenjohtajien verkosto, Pohjois-Savon Ekonomit sekä muut kampuksen ainejärjestöpuheenjohtajat. Puheenjohtaja on tiiviissä yhteistyössä mainittujen sidosryhmien kanssa, osallistuen muun muassa säännöllisesti erilaisiin kokouksiin ja tapaamisiin.

4 VARAPUHEENJOHTAJA/SIHTEERI Operatiivinen johtaminen yhdessä puheenjohtajan kanssa Sihteerinä toimiminen: kokoustilojen varaaminen, pöytäkirjan tekeminen kokouksissa Alumnitoiminta Kampuksen sisäiset suhteet (Järjestöjaosto yhdessä puheenjohtajan kanssa, muut ainejärjestöt) Gladiaattoripäivä Ideointi Dokumentointi (toimintatapojen dokumentointi ja selkeyttäminen) Haalarimerkkien tilaaminen Varapuheenjohtaja 2014 kertoo Varapuheenjohtaja tukee puheenjohtajan toimintaa aktiivisesti ja omaaloitteisesti. Käytännössä tämä tarkoittaa omalähtöistä yhteydenpitoa niin puheenjohtajaan, kuin muihin hallituksen jäseniin. Varapuheenjohtajan tulee tuntea jokaisen hallituksen jäsenen toiminta pääpiirteittäin sekä olla tukena siellä, missä on tarvetta. Tässä juuri korostuu oma-aloitteisuus. Lisäksi vpj:n tulee tiedottaa omista, ja hallituksen tekemisistä puheenjohtajaa oma-aloitteisesti, jotta puheenjohtaja voi hyvillä mielin keskittyä omaan toimintaansa, eli analysoimaan, suunnittelemaan ja johtamaan ainejärjestön toimintaa. Varapuheenjohtajan tulee muodostaa hyvät suhteet muihin kampuksen ainejärjestöihin sekä aktiivisiin opiskelijoihin mahdollisuuksiensa mukaan. Mikäli varapuheenjohtajalla olisi selkeästi määritelty tehtävänkuvaus, niin siinä lukisi Ole aktiivinen ja osoita yhteistyökykyä!.

5 KOULUTUSPOLIITTINEN (JA SOSIAALIPOLIITTINEN) VASTAAVA Edunvalvonta (koulutuspolitiikka paikallisesti ja kansallisesti) Suomen Ekonomien kopotapaamiset Jäsenkysely(t), tenttiarkiston ylläpitäminen Toimii myös SOPO-vastaavana Laitoskokoukset ja KTM-työryhmä KOPO-jaosto (SOPO-jaosto) Lukiovierailut Abi-päivän järjestäminen Tuutoroinnin koordinointi yhdessä pj:n/vpj:n kanssa Opetuspalkintokilpailu KOPO 2014 kertoo Kopon tärkeimpänä tehtävänä on opiskelijoiden edunvalvonta. Käytännössä kopo on linkki opiskelijoiden ja kauppatieteiden laitoksen välillä. Kopolla on oikeus ja velvollisuus osallistua opiskelijaedustajana kauppatieteiden laitoksen järjestämiin kokouksiin, joista tärkeimpänä voidaan pitää KTM-työryhmää. On ensiarvoisen tärkeää, että opiskelijoiden mielipide ja näkemys tulee kuuluville siellä, missä päätetään tutkintoon liittyvistä asioista. Kopo myös koordinoi yhteistyössä puheenjohtajan kanssa tuutorointia. Yliopistotasolla kopo kuuluu myös kampuksen kopo-jaostoon (myös sopo-jaosto), joka kokoontuu muutaman kerran lukukaudessa. Kopo-jaostossa keskustellaan yliopistotasolla opiskeluun liittyvistä seikoista, esimerkkinä opetusmenetelmät ja Kielikeskus. Lisäksi valtakunnallisesti kaikki kylterihallitusten kopot tapaavat muutaman kerran vuodessa. Varsinkin näistä tapahtumista saa hyvää vertailukohtaa siihen, miten muissa yliopistossa toimitaan ja mitä voisi täällä kehittää. Erityisesti alku- ja loppuvuodesta yliopistolla vierailee paljon lukiolaisia, varsinkin abeja, joille tarkoituksena on markkinoida kauppatieteitä. Marraskuussa järjestetään ABI-päivä, johon osallistuu yli 1000 abia ja siellä esittäytyvät kaikki yliopiston alat ja ainejärjestöt. Kopo on yleisesti näistä vierailuista vastuussa, mutta esittelyt yleensä tehdään jonkun opiskelijatoverin kanssa. Vastaavasti lukiovierailuita voi tehdä ympäri vuoden. Kopon isoimpiin projekteihin kuuluvat jäsenkysely sekä opetuspalkintokilpailu. Jäsenkysely toteutetaan (ainakin) keväällä yhteistyössä muun hallituksen kanssa. Opetuspalkintokilpailutyön tekeminen ajoittuu myös kevätlukukaudelle ja tämänkin tekeminen tapahtuu yhteistyössä muiden kanssa. Tenttiarkiston ylläpitäminen kuuluu myös kopon toimenkuvaan.

6 NESU-VASTAAVA Vastuussa Preemion NESU-toiminnasta NESU-toimikunnan puheenjohtaja (kertoo tavoitteet ja tarkoituksen NESUtoimikunnalle, valvoo ja motivoi) Vastuussa kaikista Preemion sitseistä Ulkkaritapahtumien järjestäminen (VVV, Approt, Wyky-päivä) NESU-Preemion edustaminen NESUtapahtumissa (sitsit, semmat jne.) NESU-vastaava 2014 kertoo Hallitushaku on nyt alkanut! Haluatko olla toiminnan keskipisteessä, järjestämässä unohtumattomia sitsejä NESU-Preemio:n nimissä? Hae NESU-vastaavaksi ja vietä huikea vuosi! Tehtäviin kuuluu sitsien järjestäminen Kuopiossa (6/vuosi), NESU-Preemion edustaminen NESUtapahtumissa, ulkkaritapahtumien (esim. VVV-risteily, Wyky-päivä ja Hämeenkadun Appro) markkinointi sekä järjestäminen Kuopion päässä. Et kuitenkaan joudu tekemän kaikkea yksin, sillä apuusi saat 4 hengen toimikunnan, joka auttaa järjestelyissä. Älä siis enää epäröi, vaan tee päätös jota et kadu! Pääset keskelle NESUtoimintaa sekä tutustumaan mahtaviin ihmisiin!!

7 PROJEKTI-/VUOSIJUHLAVASTAAVA Järjestää vuosijuhlat helmikuussa Vetää vuosijuhlatiimiä On yrityssuhdevastaavan kanssa vastuussa vuosijuhlien rahoituksesta Järjestää Huipulle seminaarin marraskuussa Allasbileet (1-2 kertaa vuodessa) Wappufutis (yhdessä tapahtumavastaavan kanssa) Projekti-/vuosijuhlavastaava 2014 kertoo Vuosijuhla- ja projektivastaava on vastuussa vuosijuhlien ja Huipulle seminaarin järjestämisestä. Työskentely on projektiluontoista, joten pestiin liittyvät työt kasaantuvat tietyille kuukausille. Vuosijuhlavastaava järjestää vuoden hienoimmat juhlat, jonka avuksi kasataan vuosijuhlatiimi. Vastaava on vastuussa tiimin vetämisestä ja töiden jakamisesta. Juhlat ovat jo helmikuussa, joten uuden vastaavan on käytävä heti valinnan jälkeen hommiin! Projektivastaavan vastuulle syksyksi jää seminaarin lisäksi myös Poikkitieteelliset Pool Partyt. Vuosijuhla- ja projektivastaava tekee paljon yhteistyötä yrityssuhdevastaavan kanssa liittyen vuosijuhlien ja Huipulle seminaarin yrityssuhteisiin.

8 PÄÄTOIMITTAJA Toimittaa viisi kertaa vuodessa Riskipreemion Riskipreemion markkinointi Koordinoi Riskipreemion mahdollista ilmoitusmyyntiä Lehtitoimikunnan vetäminen Päätoimittaja 2014 kertoo Koska viestintävastaava on nyt erikseen, kirjoitan lähinnä päätoimittajan pestin kuvauksen. Päätoimittajan toimenkuvaan lyhyesti ja ytimekkäästi sisältyy Preemion ainejärjestön lehden Riskipreemion (Riskarin) toimittaminen viisi kertaa vuodessa. Lehti ilmestyy kaksi kertaa syyslukukaudella, kaksi kertaa kevätlukukaudella sekä kesällä uusille fukseille lähetetään oma fuksi-infolehti. Lehden tekeminen puolestaan koostuu sisällön ja ulkoasun suunnittelusta, juttujen tekemisestä, lehden taitosta sekä sähköisen ja painetun lehden jakelusta. Lehden teon lisäksi on siis tärkeää myös huolehtia lehden näkyvyydestä ja jakelusta (muut kylterijärjestöt, muut ainejärjestöt yliopistolla, yhteistyökumppanit jne ) Perusteellinen ja aikaisin aloitettu suunnittelu auttaa loppupaniikin välttämisessä. Riskarissa on muutama vakiopalsta, mutta loppu on hyvin pitkälti päätoimittajan päätösvallan alaisuudessa, ja siksi lehden sisällöstä ei tarkkaa kuvausta voi antaa. Lehden taittaminen tehdään (tai on tehty nyt useamman vuoden ajan) Adobe indesign ohjelmalla. Aluksi uuden ohjelman opettelu voi vaikuttaa liian vaikealta, mutta se onnistuu hyvin myös aloittelijalta eikä taitto vaadi aiempaa kokemusta. Lehden ulkoasu on päätoimittajan vapaasti suunniteltavissa ja toteutettavissa, joten tarkempaa kuvausta siitäkään ei voi oikein antaa. Apua ja neuvoja saa tietysti aina esimerkiksi vanhoilta päätoimittajilta. Tänä vuonna päätoimittajalla on ollut käytössään kahden hengen kokoinen lehtitiimi. Päätoimittajan tehtävään siis kuuluu myös tiimin kokoaminen ja tiimin tehtävien ja vastuiden organisoiminen. Tiimiltä saa arvokasta apua etenkin juttujen suunnittelussa, toteutuksessa ja omien virheiden löytämisessä eli esimerkiksi oikoluvussa.

9 TALOUSVASTAAVA Laskutus Juokseva kirjanpito Talouden suunnittelu, budjetin laatiminen Talouskuri ja budjetin seuraaminen o Pitää hallituksen ajan tasalla taloudellisesta tilanteesta Tapahtumien budjetointi ja jälkipuinti (yhdessä tapahtumastavastaavan kanssa) Pitää kirjaa haalarimerkeistä ja kaulahuiveista Käteiskassan hallinta ja vastuu kassan toimittamisesta tapahtumiin Sijoitusklubin valvonta Talousvastaava 2014 kertoo Talousvastaava huolehtii preemion jokapäiväisestä talouden hoidosta, kirjanpidosta, budjetoinnista ja tilinpäätöksen laatimisesta. Budjetoinnista ja rahan käytöstä päätetään yhdessä hallituksen kanssa, mutta talousvastaavan tehtävä on valmistella budjetit ja arvioida preemion taloudellista tilannetta ja sitä mihin varoja on mahdollista käyttää. Laskutus, laskujen maksaminen, perintä ja käteiskassasta huolehtiminen ovat myös talousvastaavan vastuulla. Uutta piristystä rooliin tuo syksyllä perustettu sijoitusklubi, jossa talousvastaavalla on oikeus olla mukana toiminnan suunnittelussa ja järjestämisessä oman kiinnostuksensa mukaan. Talousvastaavana toimiminen tarjoaa loistavan mahdollisuuden oppia ja ymmärtää mitä vaatii pienen yrityksen talouden hoito.

10 TAPAHTUMAVASTAAVA Tapahtumien järjestäminen o Suunnittelu, markkinointi, tiedottaminen, toteutus, raportointi Kuopion Haalaribileet Preemion edustaja ISYY:n vapaa-ajan jaostossa Huom! Tapahtumavastaava on päävastuussa tapahtumien järjestämisessä, mutta yleensä koko hallitus on mukana toteuttamassa Biletiimin vetäminen Tapahtumavastaava 2014 kertoo Tapahtumavastaava järjestää nimensä mukaisesti tapahtumia, joista tärkeimpinä neljä kertaa vuodessa järjestettävät Kuopion Haalaribileet. Tapahtumavastaavan tehtävänä kyseisissä bileissä on pitää narut topakasti käsissään hän suunnittelee, organisoi, toteuttaa ja raportoi. Vastaavalla on käytössään oma biletiimi, joka auttaa tapahtumien järjestämisessä (muun muassa lippujen myynti ja ideointi). Yhteistyö muiden ainejärjestöjen kanssa on tärkeä osa Tapahtumavastaavan toimenkuvaa. Isoimpana yksittäisenä tehtävänä mainittakoon tapahtumien markkinoinnin suunnittelu ja toteuttaminen.

11 VIESTINTÄ-/KV-VASTAAVA (HUOM! uusi pesti vuoden 2015 hallituksessa) Nettisivut: o Osaa käyttää nettisivuja o Ylläpitää nettisivujen kalenteria o Päivittää uutisia Facebook o Preemion ryhmän ja sivujen hallinta o Eventtien tekeminen ja julkaiseminen Instagram o Vastaa Preemion instagramin sisällöstä (LinkedIn ja Twitter)? Sähköpostilista o Preemion järjestämien tapahtumien tiedottaminen Varmistaa viestinnän yhdenmukaisuuden Varmistaa viestinnän fiksuuden (oikolukee) Liikuntavuorojen varaaminen Hallitus 2014 kertoo Viestintävastaavan pestiä ei aikaisemmin ole hallituksessa ollut, joten pestiin liittyvät tehtävät saattavat muotoutua vasta hallitusvuoden aikana. Viestintävastaavan tehtävä on huolehtia siitä, että Preemion jäsenet saavat tietoa Preemion tapahtumista yhtenäisesti ja ajallaan. Tarkoituksena on se, että viestintävastaava huolehtii Preemion sosiaalisen median sisällöstä ja julkaisemisesta yhteistyössä tapahtumista vastaavien kanssa. Käytännössä tämä tarkoittaa sitä, että informaatio tavoittaa preemiolaiset tärkeimmissä kanavissa: nettisivuilla, Facebookissa, sähköpostilistalla sekä instagramissa. Preemion nettisivuilla viestintävastaavan tärkeimpiin rooleihin kuuluu tapahtumien lisääminen tapahtumakalenteriin sekä sen ajan tasalla pitäminen. Lisäksi viestintävastaava huolehtii nettisivujen etusivulla löytyvien uutisten julkaisemisesta, gallupin ajoittaisesta päivittämisestä sekä bannereista. Facebookissa viestintävastaavan hallinnassa on Preemion ryhmä sekä sivu. Tapahtumaeventtien tekeminen ja julkaiseminen siirtyvät viestintävastaavan vastuulle, mutta vastuu tapahtumakuvausten tekemisestä on edelleen tapahtumasta vastaavalla, jonka tulee toimittaa kuvaus sovittuun päivään mennessä. Eventin muokkaaminen ja tapahtumista tulevan lisäinfon hoitaminen jää tapahtumasta vastaavalle, jotta viestintävastaava ei kuormitu liikaa. Tapahtumista tiedottaminen Preemion ryhmässä kuuluu viestintävastaavan tehtäviin. Sähköpostilistalle viestintävastaava hoitaa tiedottamisen kaikista Preemion omista tapahtumista. Muusta tiedottamisesta voidaan sopia tapauskohtaisesti. Instagramin kohdalla viestintävastaavan tehtävänä on huolehtia julkaistun sisällön laadusta. KV-vastaavan roolissa viestintävastaava huolehtii myös tapahtumakuvausten kääntämisestä englanniksi. KV-vastaavalla on mahdollisuus kehittää Preemion kvtoimintaa, esimerkiksi kansainvälisten maisteriohjelmien opiskelijat tulee alusta asti saada tietoiseksi Preemion toiminnasta.

12 YRITYSSUHDEVASTAAVA Yritysyhteistyö (pääyhteistyökumppanit, neuvottelut, sopimukset, ylläpito) Vuosijuhlakumppanit Yritysvierailut Yhteistyöverkoston luominen (Preemiopoli) Yrityssuhdetiimin vastuuhenkilö Excursion järjestäminen Haalarihankinnan promoottori Yrityssuhdevastaava 2014 kertoo Tiivistetysti sanottuna ainejärjestön yrityssuhdevastaava huolehtii siitä että yhteistyö yrityskumppaneiden ja Preemion välillä toimii. Ennen kaikkea tämä tarkoittaa vuosisopimusten solmimista ja ylläpitoa, mikä vaatii yhteydenpitoa tärkeimpien yrityskumppaneidemme kanssa. Samalla yrityssuhdevastaavan tulisi varmistaa, että yhteistyö toteutuu kummankin osapuolen toiveiden mukaisesti kaikissa tilanteissa ja pyrkiä ylläpitämään yleistä hyvää henkeä Preemion ja yritysmaailman edustajien välillä. Vuosisopimusten lisäksi yrityssuhdevastaava voi esimerkiksi toimikuntansa avulla osallistua Preemion eri tapahtumien valmisteluun, jos tapahtumassa on tarvetta tai mahdollisuus yritysyhteistyölle. Käytännössä yrityssuhdevastaavan hallituspesti tulee sisältämään useita sähköposti-, puhelin- ja face-to-face -keskusteluja joiden sävy voi olla mitä tahansa suorasta B2B cold call -myynnistä pitkiin neuvotteluihin. Pestissään toimivan yrityssuhdevastaavan tulisi aina olla vähintään tietoinen kaikista Preemio ry:n nimiin tehdyistä yhteydenotoista yritysmaailmaan päin. Samalla hänen, tai sinun, tulisi myös aina pitää mielessä se, minkälaisena Preemion toiminta näyttäytyy yrityksille ja miten sekä jäsenemme että yritykset voisivat hyötyä parhaalla tavalla mahdollisesta yhteistyöstä. Pestissä on myös hyvä pitää aina mielessä Preemion toiminta pitkällä aikavälillä, sillä vaikka hallituksen jäsenet voivat vaihtua vuosittain, yrityksissä mahdollinen yhteyshenkilö voi olla sama jopa kymmeniä vuosia. Yrkän pestissä pärjää jos on valmis ottamaan kontaktia yrityksiin tilanteesta, aikataulusta ja fiiliksistä huolimatta, eikä pelkää neuvottelupöydän toisella puolella istuvaa toimitusjohtajaa vain tämän tittelin takia.