Klubin hallintokomitean opaskirja

Klubin hallintokomitean opaskirja Sisältyy Klubin toimihenkilöiden opaskirjat -sarjaan 226A-FI (1111))

Tämä julkaisu on Klubin hallintokomitean opaskirjan painos v. 2011. Se on tarkoitettu klubin komiteoiden käyttöön rotaryvuosina 2011 12 ja 2012 13. Sen sisältö perustuu Rotaryklubin järjestysmuotoon ja mallisääntöihin, Rotary Internationalin järjestysmuotoon ja sääntöihin sekä Rotaryn menettelytapaohjeisiin. Näistä lähteistä saat tarvittaessa lisää tietoa. Sääntövaltuuskunnan tai RI:n hallituksen tekemät päätökset voivat muuttaa tämän julkaisun määräyksiä tai ohjeita. Disclaimer Statement - The translation of this manual from English into Finnish has been completed by the translation committee appointed by the Finnish District Governors. Please note that Rotary International has not reviewed the translation and is not responsible for its accuracy or content. Vastuuvapautuslauseke - Tämän opaskirjan englanninkielisen tekstin on suomentanut Suomen Rotary ry:n käännöstoimikunta. Rotary International ei ole tarkastanut käännöstä eikä vastaa sen täsmällisyydestä eikä sisällöstä.

Sisällysluettelo Johdanto 1 1 Komitean rooli ja tehtävät 3 Klubin viikko-ohjelmat 4 Klubin viikkoseloste ja nettisivu 5 Läsnäolo 6 Toveruus 7 2 Hallintokomitean puheenjohtaja 9 Komiteasi 10 Alakomiteat 11 Tavoitteenasettelu 11 Talousarvio 12 Tiedonvälitys 13 3 Tietolähteet ja resurssit 15 Liitteet Klubin hallinto-osio Suunnitteluoppaasta tehokkaille rotaryklubeille 18 Esimerkki viikkokokouksen työjärjestyksestä 20 Piirineuvottelun keskusteluaiheita 21 Muistilistat Yhteenveto 22 Tavoitteet 23 Toimintasuunnitelma 24 Hallintokomitea Case-harjoitus 25

Johdanto Klubin hallintokomitean opaskirja on laadittu auttamaan rotaryklubien hallintokomiteoita ympäri maailman laatimaan tavoitteensa ja ymmärtämään, että heidän tulee osaltaan lisätä klubin tehokkuutta. Koska komitean tehtävät vaihtelevat paikallisten lakien, kulttuurikäytänteiden ja klubin vakiintuneiden menettelytapojen mukaan, sinun tulisi soveltaa tämän julkaisun ehdotuksia niin, että ne vastaavat klubisi tarpeita. Eri kulttuureissa esiintyvistä erityispiirteistä kerrotaan opaskirjan Maailmalla-osioissa. Yleisluontoisia neuvoja löytyy Muistutus-osioista. Tämä julkaisu sisältää kolme osaa. Ensimmäisessä osassa käydään läpi komiteasi päätehtävät. Toinen osa kertoo, mitä erityistehtäviä sinulla on komitean puheenjohtajana. Kolmannessa osassa on tietolähteitä, joista voi olla hyötyä sinulle ja komitean jäsenille. Kolmannen osan perässä on liitteinä klubin hallinto-osio Suunnitteluoppaasta tehokkaille rotaryklubeille, esimerkki viikkokokouksen työjärjestyksestä ja luettelo keskusteluaiheista, samoin kuin muistilistat, joita käytetään piirineuvottelussa. Muistutus Komitean puheenjohtajien tulisi tehdä kopioita luvusta 1 ja jakaa ne komitean jäsenille niin, että he ovat täysin perillä komitean tehtävistä. Sinun tulisi käyttää tätä opaskirjaa valmistautuessasi toimikauteesi hallintokomitean puheenjohtajana. Ota se mukaan piirineuvotteluun ja käy sen sisältö läpi etukäteen. Kiinnitä erityistä huomiota liitteen 3 kysymyksiin, jotka auttavat sinua saamaan eniten irti kokouksessa järjestetyistä ryhmäkeskusteluista. Koulutuksesi päätyttyä tämä opaskirja toimii tietolähteenä. kun teet yhteistyötä klubin toimihenkilöiden ja jäsenten kanssa. Klubijohtosuunnitelman mukaisesti rotaryklubissa pitäisi olla seuraavat viisi pysyvää komiteaa: Hallinto Jäsenyys Julkisuuskuva Palveluprojektit Rotarysäätiö KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPASKIRJA 1

Jokaista komiteaa varten on opaskirja, joka antaa yleiskuvan komiteasta ja sen tehtävistä sekä käytettävissä olevista tietolähteistä, joista on hyötyä sinulle ja komiteasi jäsenille. Kaikki komitean jäseniä koskeva tieto tulee toimittaa heille. Tämä opaskirja on myös imuroitavissa osoitteesta www.rotary.fi/suoja. Opaskirja sisältyy Klubin toimihenkilöiden opaskirjat -sarjaan (225-FI). Ylimääräisiä kappaleita voi rajoitetusti tilata Suomen Rotarytoimistosta. Kun valmistaudut tehtävääsi yhtenä klubin johtohenkilönä, muista että rotaryklubi on Rotary Internationalin jäsen. Tämä jäsenyys yhdistää sen 33 000 ympäri maailmaa olevaan rotaryklubiin ja sille on myönnetty oikeus käyttää hyväksi järjestön palveluita ja tietolähteitä, joihin kuuluvat yhdeksänkieliset julkaisut, tieto osoitteessa www.rotary.org, Rotarysäätiön apurahat ja RI:n pääkonttorin ja seitsemän kansainvälisen toimiston henkilökunnan tuki. Kommentteja? Jos sinulle on tätä opaskirjaa koskevia kommentteja tai kysymyksiä RI:n koulutusaineiston suhteen, lähetä ne suoraan seuraavaan osoitteeseen: Leadership Education and Training Division Rotary International One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA S-posti: leadership.training@rotary.org Puhelin: 1-847-866-3000 Faksi: 1-847-866-9446 2 KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPASKIRJA

L U K U 1 Komitean rooli ja tehtävät Muistutus Hallintokomitean työ on osa klubipalvelua ja ammattipalvelua. Hallintokomitean tehtävä on hoitaa klubin asioita tehokkaasti. Vain toimimalla tehokkaasti rotaryklubi pystyy palvelemaan paikkakuntaansa, säilyttämään jäsenensä ja kasvattamaan johtajia klubia, piiriä ja Rotary Internationalia varten. Muistutus Alakomiteoita voi perustaa hoitamaan komitean erilaisia tehtäviä, varsinkin jos klubi on suuri. Hallintokomitean tehtävät on lueteltu alla olevassa yhteenvedossa ja niitä selostetaan tarkemmin tässä luvussa: Se laatii komitean tavoitteet, jotta klubin vuositavoitteet saavutetaan. Se järjestää viikkokokous- ja erityisohjelmat. Se toimittaa klubin viikkoselosteen ja ylläpitää klubin nettisivuja. Se auttaa klubin sihteeriä läsnäolon seurannassa. Se edistää klubin jäsenten keskinäistä toveruutta. Se hoitaa myös kaikki muut mahdolliset asiat mahdollisimman tehokkaasti. Lukiessasi lisää näistä tehtävistä edempänä mieti komiteasi tavoitteita, millainen toimintasuunnitelmasi tulee olemaan ja mitä resursseja tarvitset toimintavuotenasi. KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT 3

Klubin viikko-ohjelmat Maailmalla Klubien ohjelmat vaihtelevat alueittain, riippuen siitä mikä on sopivaa kyseisessä kulttuurissa. Muistutus Kun suunnittelet viikkoohjelmia, laadi varasuunnitelma, esim. toinen puhuja, jos alkuperäinen ohjelma peruuntuu. Hallintokomitea on vastuussa niiden viikkokokouksien ohjelmista, jolloin annetaan jäsenille sitä tietoa joka motivoi heitä osallistumaan aktiviteetteihin, jotka palvelevat klubia, paikkakuntaa ja maailmaa. Kun suunnittelet tehokkaita viikkokokouksia, toimit seuraavasti: Laadi jokaista viikkokokousta varten työjärjestys (katso liite 2: Esimerkki viikkokokouksen työjärjestyksstä). Suunnittele ohjelma-aikataulu hyvissä ajoin ennakolta. Suunnittele ohjelmat niin, että niissä käsitellään klubin meneillään olevia projekteja, aktiviteettejä ja muita klubille tärkeitä asioita. Pyydä jokaista komitean jäsentä järjestämään viikkokokousohjelma vuorollaan. Järjestä erityisteemapäivien, -viikkojen ja -kuukausien mukaista ohjelmaa. Valmistele varasuunnitelma, jos normaaliohjelma joudutaan peruuttamaan. Kokoukset, jotka ovat hyvin johdettuja ja joissa käsitellään kiinnostavia ja jäseniä koskettavia aiheita, parantavat jäsenten omaa rotarytietoutta, sitouttavat jäseniä klubiin entistä tiiviimmin ja antavat jäsenille selvemmän kuvan omasta paikkakunnastaan ja koko maailmasta. Rotarykalenteri. Rotaryvuoden kalenteri antaa viikkokokouksien suunnitteluun luontevan viitekehyksen. Vuoden ensimmäisessä kokouksessa on hyvä esitellä rotaryvuoden teema. Seuraavissa kokouksissa voidaan käsitellä piirineuvottelua, piirikonferenssia ja RI:n kongressia ym. sitä mukaan kun ne ovat ajankohtaisia. Voit myös suunnitella viikkokokouksia, joissa on teidän omaa ohjelmaa ja samalla otetaan huomioon rotaryvuoden teemakuukausi: Heinäkuu Elokuu Syyskuu Lokakuu Marraskuu Joulukuu Tammikuu Helmikuu Maaliskuu Huhtikuu Toukokouu Kesäkuu Ei rotaryaiheita Jäsenistön ja laajennustyön kuukausi Uusien sukupolvien kuukausi Ammattipalvelun kuukausi Rotarysäätiön kuukausi Maailman interactviikko (viikko johon osuu 5.11.) Rotaryperheen kuukausi Rotarytietouden kuukausi Maailman yhteisymmärryksen kuukausi 23 helmikuuta: Kansainvälisen yhteisymmärryksen ja rauhan päivä/rotaryn vuosipäivä Luku- ja kirjoitustaidon kuukausi Maailman rotaractviikko (viikko johon osuu 13.3.) Rotarylehtien kuukausi Ei rotaryaiheita Rotaryn toveruusryhmien kuukausi 4 KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPASKIRJA

Klubineuvottelut. Viikko-ohjelmien lisäksi hallintokomitea on vastuussa klubineuvottelujen suunnittelusta presidentin ja sihteerin johdolla. Klubineuvottelu antaa kaikille jäsenille mahdollisuuden keskustella klubin ohjelmista ja toiminnoista sekä kouluttaa jäseniä. Erityisesti uusia jäseniä tulisi kannustaa osallistumaan klubineuvotteluihin, jotta he perehtyisivät klubin toimintaan. Klubineuvotteluissa jäsenet voivat: Tarkastaa klubin vahvuuksia ja heikkouksia. Asettaa tavoitteita ja laatia toimintasuunnitelmia. Ymmärtää miten klubin toimintasuunnitelmia toteutetaan. Järjestää klubin komiteoiden aktiviteettejä. Käydä epävirallisia keskusteluja, jotta keksittäisiin uusia projekti-ideoita. Oppia lisää Rotarysta ja sen ohjelmista. Sopivia keskusteluaiheita ovat: vuositavoitteet ja pitkän aikavälin tavoitteet, palveluprojektit ja klubin toiminnot, keinot, joilla jäsenistöä kasvatetaan ja sitoutetaan, piirikonferenssi, muut piirin ja RI:n kokoukset, Rotaryn ohjelmat, yleiskeskustelussa esiin tulleet muut aiheet. Tehokkaat klubit pitävät tavallisesti 4 6 klubineuvottelua vuoden kuluessa. Monet klubit pitävät klubineuvotteluja kuukausittain. Viikkoseloste ja nettisivut Muistutus Tietoja Rotaryn merkkien käytöstä klubin viikkoselosteessa tai nettisivuilla löydät RI Visual Identity Guide (547-EN) oppaasta, osoitteessa www.rotary. org. Hallintokomitean tärkeänä velvollisuutena on myös tietojen välitys jäsenille klubin viikkoselosteen ja nettisivujen avulla. Näin on ehdottomasti meneteltävä, jotta rotarit kuulisivat myös ne rotaryuutiset, joita ei ehkä mainita klubin viikkokokouksissa. Klubin viikkoselostetta ja nettisivuja tulee käyttää seuraaviin tarkoituksiin: Ilmoittaa klubin viikkokokouksista Antaa tietoa klubin tulevien tapahtumien ajankohdista Keskusteluun klubin tavoitteista, suunnitelmista ja projekteista Selostaa klubin ja piirin kokousten pääasiat Edistää toveruutta kertomalla jäsenten elämässä tapahtuneista merkittävistä asioista Tarkastaa klubia ja koko rotaryjärjestöä koskevia hankaliakin asioita Edistää klubin palveluprojekteja ja kannustakaa jäseniä osallistumaan niihin On tärkeätä, että viikkoselosteen ja nettisivujen toimittajat keskustelevat säännöllisesti eri komiteoiden jäsenten ja klubin hallituksen kanssa. Näin voidaan olla varmoja siitä, että kaikista klubin asioista ja toiminnoista puhutaan ja niistä tiedotetaan riittävästi. Viikkoselosteeseen saadaan tietoa seuraavista lähteistä: KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT 5

Muistutus Klubin nettisivujen URL:n täytyy noudattaa nimeämisohjeita. Oikeat nimeämisesimerkit sisältävät www.anycityrotaryclub.org. Lisätietoja Rotaryn tavaramerkkien oikeasta käytöstä, katso RI Visual Identity Guide. klubin hallituksen jäsenet ja komiteoiden puheenjohtajat kuvernöörin kuukausikirje apulaiskuvernööri ja piirikomiteat klubin, piirin, RI:n ja Rotarysäätiön kokoukset The Rotarian tai Rotary Norden Rotary World ja muut RI:n julkaisut www.rotary.org ja www.rotary.fi Mieti, pitäisikö klubitiedote lähettää jäsenille s-postina vai tekemällä siitä nettiversio klubin nettisivuille. Käytä alla olevia ohjeita laatiessasi klubin viikkoselosteita tai nettisivuja: Sisällytä seuraavat tiedot viikkoselosteen otsikko-osaan: Klubin nimi, paikkakunta, maa, klubin rotarypiirin numero. Toimita viikkoseloste viikoittain. Liitä viikkoselosteeseen kuvia jäsenistä ja tapahtumista. Käytä klubisi nimeä aina Rotaryn nimen, merkkien tai logojen kanssa. Läsnäolo Muistutus Jäseniin, jotka ovat olleet poissa kolme perättäistä kertaa, tulisi ottaa yhteys ja muistuttaa, että neljäs poissaolo saattaa johtaa erottamiseen. Keskustele asiasta sihteerin kanssa, jonka tehtävä on ottaa yhteys jäseniin, joilla on kolme poissaoloa. Muistutus Poissaolon paikkaamista koskevat tiedot löytyvät Rotaryn käsikirjasta. Hallintokomitean tehtävä on auttaa sihteeriä seuraamaan ja kannustamaan läsnäoloa. Komitea voi auttaa varmistamalla, että kaikki jäsenet tietävät seuraavat läsnäolo-ohjeet, jotka koskevat kaikkia rotaryklubeja: Jokaisen jäsenen tulisi osallistua säännöllisiin klubikokouksiin. Jäsen katsotaan läsnä olleeksi, jos hän on läsnä vähintään 60 % klubin kokousajasta. Kannusta jäseniä osallistumaan kokouksiin. Seuraavilla toimenpiteillä voit innostaa jäseniä tulemaan kokouksiin: Varmista, että kokoukset ovat siihen käytetyn ajan arvoisia ja kiinnostavia. Rohkaise jäseniä paikkaamaan poissaolonsa muissa klubeissa. Suunnittele kyselylomake, jonka avulla selvitätte syyt, joiden vuoksi jäsenet eivät osallistu säännöllisesti viikkokokouksiin. Anna tunnustusta niille jäsenille, jotka ovat läsnä esimerkillisen säännöllisesti. Nimitä jäseniä komiteoihin tai anna heille erityistehtäviä. Jäsenen erottaminen. Rotari voidaan erottaa klubista yhdestä tai useammasta alla luetellusta syystä ellei klubin hallitus ole tehnyt poikkeavaa päätöstä: Jäsen ei ole suorittanut maksunsa 30 päivän kuluessa. Jäsenen läsnäolo (paikkaukset mukaan lukien) ei ole rotaryvuoden kummankaan puolivuotiskauden aikana ollut vähintään 50 %. Jäsenen läsnäolo oman klubin säännöllisissä viikkokokouksissa ei ole rotaryvuoden kummankaan puolivuotiskauden aikana ollut vähintään 30 %. Jäsen on poissa neljästä perättäisestä oman tai toisen klubin säännöllisestä viikkokokouksesta ilman hallituksen antamaa suostumusta. 6 KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPASKIRJA

Läsnäoloraportit. Jokaisen klubin tulee raportoida kuukauden läsnäolotilasto SR:n jäsentietojärjestelmään seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä. Klubit, jotka eivät kuulu mihinkään piiriin, lähettävät läsnäoloraportit RI:lle. Jokainen klubin aktiivijäsen otetaan huomioon läsnäoloprosenttia laskettaessa, vaikka hänellä olisi hallituksen hyväksymä määräaikainen vapautus läsnäolosta. Jäseniä, joiden poissaolo on hyväksytty heidän ikänsä (vähintään 65 vuotta) ja jäsenvuosiensa yhteenlasketun määrän (85 vuotta tai enemmän) perusteella tai sillä perusteella, että hän on RI:n toimihenkilön asemassa, ei oteta huomioon klubin jäsenmäärään läsnäolon laskennassa. Maailmalla Toveruuden edistäminen vaihtelee eri kulttuureissa. Eräät USA:n klubit käyttävät jokaisessa kokouksessa hetken aikaa huomioimalla jäsenen elämässä tapahtuneen miellyttävän asian, esim. uuden auton osto tai uuden perheenjäsenen syntymä. Toveruus Toveruuskäsite viittaa ystävyyteen, jota rotaryklubit vaalivat. Se on se, mikä monesti pitää jäsenet aktiivisina ja edistää yhteistyötä klubin toiminnoissa ja projekteissa. Klubin hallinnon tulee varmistaa, että toveruus on säännöllinen osa jokaista klubikokousta, projektia ja aktiviteettiä. Toveruutta voidaan edistää seuraavin tavoin: Käyttää nimilappuja kokouksissa. Se helpottaa esittäytymistä. Vaihtaa istumajärjestystä joka kerta. Näin jäsenet oppivat tuntemaan toisensa. Jokainen jäsen esittelee vuorollaan viikkokokouksessa uudet jäsenet, vierailijat ja esitelmöitsijät. Ylläpitää hyviä suhteita rotaryklubeihin lähialueella ja muualla omassa piirissä ja ympäri maailmaa. Ottaa klubin jäsenten puolisot ja perheet mukaan klubin toveruus- ja palvelutapahtumiin. Rotaryperhe. Rotaryperheeseen kuuluvat rotaract-, interact-, Inner Wheel -klubien jäsenet, Rotarysäätiön entiset stipendiaatit, nuorisovaihto-oppilaat sekä rotareiden perheenjäsenet. Huolehtikaa rotareista ja koko rotaryperheestä muistamalla syntymäpäivät ja vuosipäivät, auttamalla heitä, jos he ovat sairaita, yksinäisiä tai jos heillä on ongelmia, ottamalla osaa suruun perheessä tapahtuneen kuolemantapauksen yhteydessä, muistamalla perheitä, joihin on syntynyt lapsi, joissa on häät, joissa joku valmistuu koulusta tai yliopistosta jne. KOMITEAN ROOLI JA TEHTÄVÄT 7

L U K U 2 Hallintokomitean puheenjohtaja Muistutus Vastaa liitteen 3 kysymyksiin ja keskustele niistä muiden klubien virkatovereidesi kanssa piirineuvottelussa. Kun valmistaudut toimikauteesi komitean puheenjohtajana, ota selvää mitä klubin hallitus, jäsenet, piiri ja Rotary International odottavat sinulta ja komitealtasi. Sinun on syytä tehdä yhteistyötä eroavan komitean puheenjohtajan kanssa, ennen kuin otat toimen vastaan, jotta ymmärtäisit paremmin oman roolisi. Mieti seuraavia asioita: Mikä sinun roolisi on komitean puheenjohtajana? Miten voit auttaa komitean jäseniä hoitamaan tehtäviään? Mitkä ovat komiteasi pitkän aikavälin tavoitteet ja vuositavoitteet? Minkälaisia viikko-ohjelmia komiteasi tulisi suunnitella? Miten komitea saa jäsenet säännöllisesti mukaan kokouksiin? Komitean puheenjohtajana sinun tulee varmistaa, että komiteasi hoitaa tehtävänsä hyvin. Ennen toimikautesi alkua sinun tulee tehdä useita asioita, jotta olisit valmis tehtävääsi. Sen lisäksi, että osallistut koulutukseen piirineuvottelussa, sinun tulisi käydä läpi koko opaskirja ennen piirineuvottelua, perehtyä klubisi sääntöihin, jotta tunnet sen menettelytavat ja ohjeet, valita komiteasi jäsenet yhdessä tulevan presidentin kanssa, perehdyttää komiteasi jäsenet tulevaan vuoteen, perustaa tarvittaessa alakomiteoita, HALLINTOKOMITEAN PUHEENJOHTAJA 9

laatia toimintasuunnitelma, jonka avulla saavutetaan klubin vuositavoitteet ja pitkän aikavälin tavoitteet, laatia tiedottamissuunnitelma toimikauttasi varten, käydä läpi ja määritellä klubin pitkän aikavälin tavoitteet ja vuositavoitteet tulevan presidentin kanssa. Kun valmistaudutaan hyvin, saadaan tulevana vuonna myös tuloksia. Otettuasi toimesi vastaa sinun tärkeimmät tehtävät komitean puheenjohtajana ovat seuraavat: Valvo komiteasi talousarvion toteutumista. Tee yhteistyötä klubisi muiden komiteoiden ja piirikomitean kanssa toimissa ja aloitteissa, jotka koskevat useampaa piirin klubia. Suunnittele ja pidä komitean kokoukset ja muut kokoontumiset säännöllisin väliajoin. Seuraa komitean tavoitteiden toteutumista ja raportoi komitean toimista ja asioiden edistymisestä klubin presidentille, hallitukselle ja koko klubille. Ota selvää eroavalta puheenjohtajalta sellaisista tehtävistä, joita on ehkä vain teidän klubissanne. Laadi oma lista säännöllisistä tehtävistäsi, sillä se pitää sinut ja komiteasi tehtävienne tasalla. Yllämainitut päätehtävät on selostettu seuraavassa kappaleessa. Muistutus Klubin sihteerin ja rahastonhoitajan tulisi olla hallintokomitean jäseniä. Klubin presidentti on virkansa johdosta kaikkien komiteoiden itseoikeutettu jäsen. Komiteasi Valitse tulevan presidentin kanssa komiteassa vapautuville paikoille uudet jäsenet ja pidä suunnittelukokouksia ennen uuden rotaryvuoden alkua. Komitean jäsenet tulisi mahdollisuuksien mukaan nimittää kolmeksi vuodeksi jatkuvuuden varmistamiseksi. Komitean jäsenten tulisi tuntea perusteellisesti klubin hallintoa koskevat asiat. Muita tärkeitä jäsenten valintaperusteita ovat: huolellisuus, Rotaryn menettelytapaohjeiden tuntemus, organisointikyky, suulliset ja kirjalliset viestintätaidot, suunnittelu- tai julkaisualan kokemus, tietokoneen ja internetin käyttötaito. Kun komitean jäsenet on valittu, sinun tehtäväsi on kouluttaa heidät tulevaa rotaryvuotta varten. Voit tehdä sen seuraavasti: Kerro komitean uusille jäsenille klubin strategiasuunnitelmaan liittyvistä toiminnoista ja suunnitelmista. Pane jokainen uusi komiteajäsen työskentelemään kokeneemman jäsenen työparina. Kannusta heitä verkostoitumaan muiden klubien komiteoiden kanssa (käytä Rotarymatrikkelia apunasi). Tutustuta heidät kaikkeen komitean käytettävissä olevaan apuun kuten tietolähteisiin yms. Kerro jäsenille piirin toiminnoista ja kokouksista. 10 KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPASKIRJA

Alakomiteat Maailmalla Klubien koot ja tavoitteet vaihtelevat ja ne voivat laatia komitearakenteen tarpeisiinsa sopivaksi. Muistutus Klubien suunnitteluun on käytettävissä erilaisia välineitä: Klubijohtosuunnitelma, Strategiasuunnittelun opas ja Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille. Klubin koosta ja tavoitteista riippuen hallintokomitea voidaan jakaa alakomiteoiksi, esimerkiksi alla olevan listan mukaan tai klubisi tarpeiden mukaisesti: Viikko-ohjelmat Klubin viikkoseloste ja nettisivut Läsnäolo Toveruus Mieti, kuinka voit parhaiten hyödyntää jäsenten taitoja ja heidän harrastuneisuuttaan ja osoita heille sen mukaan tehtäviä. Pidä huoli siitä, että komitean jäsenet tuntevat vastuunsa tehtävistä, jotka he ovat ottaneet vastaan ja anna heille tunnustusta ahkerasta työstä. Tavoitteenasettelu Komiteasi puheenjohtajana vastaat siitä, että komitea asettaa ja toteuttaa tavoitteensa. Komitean tavoitteiden tulee perustua klubin pitkän aikavälin tavoitteisiin ja vuositavoitteisiin. Mieti klubin strategiasuunnitelmaa ja mitä komiteasi voi tehdä, jotta se voisi toteuttaa siinä olevan vision. Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille on hyvä apuväline, kun klubin tuleva presidentti arvioi yhdessä komiteoidensa kanssa klubin nykytilaa ja suunnittelee tulevan vuoden tavoitteita ja pitkän aikavälin tavoitteita. Jokaisella ehdotetulla klubikomitealla on oma osastonsa suunnitteluoppaassa. Sinulla on tilaisuus käydä läpi suunnitteluopasta tulevan presidentin ja muiden klubin johtohenkilöiden kanssa piirineuvottelussa. Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille voidaan käyttää koko vuoden ajan, kun arvioidaan, miten asetettuihin tavoitteisiin ollaan pääsemässä. Opas tulisi käydä läpi aika ajoin ja tarvittaessa päivittää. Sellaisten tavoitteiden asettaminen, joilla on vaikuttavuutta. On tärkeää, että näissä tavoitteissa olet huomioinut tarkoin sen, mihin komitea pystyy ja mitä klubi havittelee. Siksi komitean tavoitteiden pitää olla seuraavanlaisia Kaikki ovat niistä yhtä mieltä. Ne, jotka ovat suunnittelemassa tavoitteita ja kehittelemässä toimintasuunnitelmaa niiden toteuttamiseksi, haluavat olla myös toteuttamassa suunnitelmia. Neuvottele tavoitteista klubin hallituksen, sen jäsenten ja piirin johdon kanssa. Tavoitteet ovat mitattavissa. Tavoitteen pitäisi olla konkreettinen niin, että tiedetään, mitä pitää saada aikaan. Tavoitteen tulee olla haasteellinen. Tavoitteen tulee olla niin haastava, että se ylittää klubin aiemmat saavutukset. Tavoitteen tulee olla saavutettavissa. Rotareiden pitää pystyä saavuttamaan tavoite olemassa olevien resurssien puitteissa. Vertaa tavoitteet aiempiin saavuttamiinne tavoitteisiin. Tavoitteen saavuttamisella pitää olla tarkka aikataulu. Tavoitteen toteutuksella pitää olla selvä takaraja tai aikataulu. HALLINTOKOMITEAN PUHEENJOHTAJA 11

Toimintasuunnitelma. Laadi yhdessä klubin hallituksen ja komitean jäsenten kanssa toimintasuunnitelma, joka määrittelee ne toimenpiteet, joilla kukin tavoite saavutetaan. Seuraavat toimenpiteet voivat auttaa suunnitelman tekemisessä: Aseta kullekin toimenpiteelle aikataulu. Päätä kuka on vastuussa mistäkin toimenpiteestä. Määrittele kriteerit, joilla mitataan toimenpiteiden edistymistä ja onnistumista. Mieti, mitä resursseja ja välineitä klubilta, piiriltä tai RI:ltä on saatavilla. Ennen kuin ryhdyt toteuttamaan suunnitelmia, varmista, että teillä on tarpeeksi tietoa, työväkeä ja rahaa käytettävissä. Vertaa edellisten tavoitteiden saavuttamistuloksia nykyiseen suunnitelmaan ja muuta sitä tarvittaessa. Arvioi tavoitteet säännöllisesti. jotta varmistut siitä, että ollaan todella matkalla asetettuihin tavoitteisiin. Tarvittaessa muutetaan toimintaa. Motivointi. On tärkeää muistaa, että rotarit ovat vapaaehtoisia ja että heidän sitoutumisensa riippuu erittäin paljon henkilökohtaisesta motivaatiosta. Eräs sinun tehtävistäsi komitean puheenjohtajana on pitää jäsenet motivoituneina. Tässä muutama yleinen motivointitekijä: usko siihen, että tavoite hyödyttää paikkakuntaa, klubia, piiriä ja Rotarya mahdollisuus toveruuteen tilaisuus verkostoitumiseen usko siihen, että tavoite on toteutettavissa ja että projekti tai aktiviteetti onnistuu tehtävät ovat haastavia tai että ne edellyttävät asianomaisten erityisosaamista tunnustuksen antaminen komitean tavoitteiden eteen tehdystä työstä ja siihen käytetystä ajasta Näiden motivointitekijöiden käyttö voi lisätä jäsenten sitoutumista Rotaryyn ja kannustaa heitä osallistumaan klubin aktiviteetteihin yhä uudelleen. Talousarvio Laadi ennen 1.7. talousarvio yhdessä komitean ja tulevan rahastonhoitajan kanssa, jotta teillä on käsitys siitä, mitä varoja komiteanne tarvitsee saavuttaakseen tavoitteensa. Huomioi myös suunnitellut varainhankintatoimet. Varmista, että komitean tarvitsemat varat ovat mukana klubin talousarviossa. Valvo varojen käyttöä, maksusuorituksia ja raportointia sekä seuraa koko ajan komitean rahatilannetta. Kun pidät yhteyttä rahastonhoitajaan säännöllisesti, korjaavat toimenpiteet voidaan tarvittaessa tehdä ajoissa. 12 KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPASKIRJA

Tiedonvälitys Ennen rotaryvuoden alkua sinun tulee sopia klubin muiden johtohenkilöiden kanssa viestintätavoista ja sopia kenen kanssa, koska ja kuinka hoidat yhteydenpidon seuraaviin tahoihin: Komitean jäsenet. Komitean tulee kokoontua säännöllisesti ja käydä läpi käytettävissä olevat resurssit, keskustella käynnissä olevista projekteista tai aloitteista sekä suunnitella keinoja, joilla komitean ja klubin tavoitteet saavutetaan. Klubisi. Tiedota klubin presidentille, hallitukselle ja jäsenille komiteasi toiminnoista, toimintasuunnitelmista ja siitä, miten tavoitteisiin ollaan pääsemässä. Muut komiteat. Komitean työskentely vaikuttaa usein jonkun toisen komitean työhön. Tehokas viestintä tukee komiteoiden yhteistyötä, kun ne koordinoivat projekteja ja aloitteita. Hallintokomitean tulisi tehdä yhteistyötä seuraavien klubikomiteoiden kanssa, jotta klubi hallinnolliset tavoitteet saavutettaisiin: Jäsenyyskomitea (ottaa vastaan uudet jäsenet, varmistaa, että he tuntevat klubin menettelytavat ja ohjeet ja auttavat heitä osallistumaan) Palveluprojektikomitea ja rotarysäätiökomitea (yhdistävät viikko-ohjelmat ja klubin viikkoselosteen päivitykset tulevien palveluprojektien mukaisesti) Julkisuuskuvakomitea (varmistaa, että jäsenet tietävät, millaista julkisuutta klubi saa paikkakunnalla ja kuinka he voisivat auttaa) Piirisi. Jos komiteasi tarvitsee opastusta tai tietoja, voit kääntyä piirin vastaavan komitean tai apulaiskuvernöörin puoleen. HALLINTOKOMITEAN PUHEENJOHTAJA 13

L U K U 3 Tietolähteet ja resurssit Käytettävissä on monia tietolähteitä, jotka auttavat komiteaasi toteuttamaan tehtäväänsä. Käytä hyväksi seuraavia tietolähteitä ja resursseja, joita saat sekä Rotary Internationalilta että toisilta rotareilta. Tietoa sisältäviä julkaisuja Muistutus Imuroi julkaisuja osoitteesta www.rotary.org/ downloadlibrary tai tilaa niitä osoitteesta shop.rotary.org tai shop.rotary@ rotary.org tai Zürichin kansainvälisestä toimistosta. Suomenkielisiä käännöksiä löydät osoitteesta www.rotary. fi/suoja. Klubin sihteerin opaskirja (229-FI) Sisältyy Klubien toimihenkilöiden opaskirjat -sarjaan (225-FI). Siinä selvitetään klubin sihteerin tehtävät. Klubin rahastonhoitajan opaskirja (220-FI) Sisältyy Klubien toimihenkilöiden opaskirjat -sarjaan (225-FI). Siinä selvitetään klubin rahastonhoitajan tehtävät. Kuvernöörin kuukausikirje Kuvernöörin lähettämä kirje (tai julkaistu piirin nettisivulla), jonka tehtävä on informoida ja motivoida klubin johtohenkilöitä sekä antaa tunnustusta hyvistä suorituksista klubitasolla. Rotaryn käsikirja (035-FI) RI:n ja Rotarysäätiön toimintaohjeita ja menettelytapoja, sisältäen RI:n säännöstöt, jotka RI:n hallitus ja Rotarysäätiön hallitus ovat laillisesti vahvistaneet. Kirja julkaistaan joka kolmas vuosi sääntövaltuuskunnan kokouksen jälkeen. TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT 15

Official Directory (007-EN) Sisältää seuraavat yhteystiedot: RI:n ja Rotarysäätiön virkailijat, komiteat, resurssiryhmät ja sihteeristö; luettelot maailman kaikista piireistä ja niiden kuvernööreistä; klubit piireittäin aakkosjärjestyksessä yhteystietoineen. Rotarymatrikkeli Luettelo, josta löydät piirin johtohenkilöt ja aktivitetit. Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille Klubin arviointia ja tavoiteasetantaa palveleva työkalu, jolla määrittelet hallintokomitean tavoitteet (katso liite 1). Rotaryklubin mallisäännöt ja Rotaryklubin järjestysmuoto Ajankohtaiset versiot imuroitavissa osoitteessa www.rotary.fi/suoja. Rotary Leader Rotaryklubeja sekä piirien johtohenkilöitä varten tehty sähköinen uutislehti, joka ilmestyy kuusi kertaa vuodessa. The Rotarian RI:n virallinen kuukausittain ilmestyvä lehti, jossa kerrotaan klubien ja piirien projekteista, RI:n hallituksen päätöksistä ja RI:n kokouksista. Tämän lisäksi ilmestyy 31 alueellista rotarylehteä 25 kielellä ympäri maailman. Meidän alueemme lehti on Rotary Norden. RI Visual Identity Guide (547-EN) Graafinen ohjeisto kaikenlaisten rotaryjulkaisujen tekoon ja ohjeet Rotaryn merkkien oikeasta käytöstä. www.rotary.org ja www.rotary.fi/suoja Muistutus RI:n nettisivuilla löytyy nettitietolähteitä ja uusinta tietoa kaikesta rotarytoiminnassa. Imuroi ilmaisia julkaisuja, osta nettiluettelosta tai etsi rotaryklubien kokousaikoja ja -paikkoja. Strategiasuunnittelun opas Klubeille netissä oleva työväline, jonka avulla voidaan laatia pitkän aikavälin tavoitteita ja vuositavoitteita tukeva visio. Imuroitavissa osoitteessa www.rotary.fi/suoja. Running a Club (napsauta kohdasta Members) Auttaa klubin johtoa keräämään tietoa tehokkaista klubitoiminnoista. Se sisältää linkit klubin hallintoa, jäsenyyttä, julkisuuskuvaa, palveluprojekteja ja Rotarysäätiötä koskevaan informaatioon ja klubitason tietolähteisiin. Rotary Code of Policies ja Rotary Foundation Code of Policies RI:n hallituksen ja Rotarysäätiön hallituksen vahvistamat menettelytapaohjeet, jotka tukevat RI:n järjestysmuotoa ja sääntöjä, ne tarkistetaan jokaisen RI:n hallituksen tai Säätiön hallituksen kokouksen jälkeen. SR:n suojatut jäsensivut tarjoavat monipuolista tukea ja tietoa suomeksi ja ruotsiksi. Käytettävissä olevat henkilöt Yhteystiedot löydät joko Official Directorysta, osoitteessa www.rotary.org, Rotarymatrikkelista tai kuvernööriltä. Apulaiskuvernööri Rotari, jonka tehtävänä on auttaa kuvernööriä yhteydenpidossa tietyllä alueella oleviin rotaryklubeihin. Apulaiskuvernööri vierailee klubeissa vuosineljänneksittäin (tai useammin) ja vastaa kysymyksiin tai antaa neuvoja. Piirin muiden klubikomiteoiden puheenjohtajat Klubien johtohenkilöt, joilta saa klubin projekteja ja aloitteita tukevaa tietoa. 16 KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPASKIRJA

Kuvernööri RI:n toimihenkilö, jonka velvollisuus on auttaa klubeja kehittämään strategioita, jotka tekevät klubeista entistä tehokkaampia. Komiteoiden entiset puheenjohtajat ja johtohenkilöt Asiantuntevat rotarit, jotka voivat neuvoa sinua, kun suunnittelet vuottasi ja joita voi nimittää johtamaan komitean toimia. RI:n ja Rotarysäätiön resusrssiryhmät RI:n presidentin nimittämät rotareiden ryhmät, joiden tehtävänä on auttaa rotaryklubeja ja piirejä presidentin painopistealueilla. RI:n klubien ja piirien tukihenkilöt (CDS) RI:n pääkonttorin ja Zürichin kansainvälisen toimiston henkilöt, jotka ovat valmiit vastaamaan hallintoa koskeviin kysymyksiin ja välittämään muita kysymyksiä RI:n ja Rotarysäätiön asianomaisille virkailijoille. Taloudelliset resurssit Klubin varainhankinta Lahjoitukset yksityisiltä lahjoittajilta tai paikallisilta liikeyrityksiltä Apurahat muilta säätiöiltä Rotarysäätiön apurahat klubin ja piirin humanitaarisiin projekteihin TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT 17

Liite 1: Klubin hallinto-osio Suunnitteluoppaasta tehokkaille rotaryklubeille Marraskuu 2011 Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille on hyvä apuväline, kun klubi arvioi nykytilaansa ja suunnittelee tulevan vuoden tavoitteita. Opas perustuu klubijohtosuunnitelmaan. Jokaisessa osiossa kuvatut toimintatavat ovat yleisesti käytössä olevia tapoja, joita klubi voi harkintansa mukaan käyttää, kun se pyrkii tavoitteisiinsa. Klubien toivotaan kehittelevän myös vaihtoehtoisia tapoja, joilla ne voisivat saavuttaa tavoitteensa. Tulevan presidentin tulee täyttää tämä lomake yhdessä klubinsa kanssa ja lähettää siitä kopio apulaiskuvernöörille 1.7. mennessä. Imuroi osoitteesta www.rotary.fi/suoja PDF-lomake suunnitteluoppaasta. KLUBIN HALLINTO Nykytilanne Toimiiko klubinne klubijohtosuunnitelman mukaisesti? Kyllä Ei Kuinka usein ja milloin klubinne hallitus kokoontuu? Milloin järjestetään klubineuvotteluja? Miten valmistellaan klubin talousarvio? Tarkastaako riippumaton toiminnantarkastaja sen? Kyllä Ei Onko klubilla pitkän aikavälin suunnitelma kunnossa? Kyllä Ei Onko klubi laatinut systeemin, jolla taataan jatkuvuus klubin johtotehtävissä.? Kyllä Ei Onko klubilla systeemi, jolla jäsenet saadaan toimintaan mukaan? Kyllä Ei Käyttääkö klubi sekä Member Accessiä osoitteessa www.rotary.org että SR:n jäsentietojärjestelmää osoitteessa www.rotary.fi/rekisteri jäsentietojen päivittämiseen? Kyllä Ei Kuinka usein klubi julkaisee viikko- tai kuukausiselosteen? Selosta kuinka klubin viikko-ohjelmat on organisoitu. Onko klubilla omat nettisivut? Kyllä Ei Jos on, kuinka usein ne päivitetään? Huomioiko klubi Rotaryn teemakuukaudet, kuten esim. Rotarysäätiön tai rotarylehtien kuukaudet? Kyllä Ei Kuinka usein järjestetään toveruustapahtumia? Kuinka usein klubi kutsuu perheenjäseniä mukaan eri toimintoihin? Tulevan tilanteen arvio Miten huolehdit klubin hallintotehtävien tehokkaasta toteuttamisesta? (rastita sopivat vaihtoehdot) Klubin hallituksen kokoukset pidetään määrävälein. Klubi tarkistaa klubijohtosuunnitelmansa seuraavina ajankohtina: Klubin pitkän aikavälin suunnitelmat ja tiedotussuunnitelma päivitetään seuraavasti: Klubineuvotteluja on sovittu pidettäväksi seuraavina ajankohtina: (kpl) Klubi on hyväksynyt viimeisimmän version klubin mallisäännöistä tai muuttanut omia sääntöjään (suositeltavaa jokaisen sääntövaltuuskunnan jälkeen). 18 KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPASKIRJA

Klubin vaalikokous pidetään. (pvm) Klubimme lähettää vähintään edustajaa piirikonferenssiin. (kpl) Klubin viikkoseloste julkaistaan välittämään informaatiota klubin jäsenille. Klubin nettisivut päivitetään kertaa vuodessa. (kpl) Ohjelmakomitea suunnittelee kiinnostavia ja ajankohtaisia ohjelmia klubin viikkokokouksiin. Kuukausittaiset läsnäolotilastot ilmoitetaan SR:n jäsentietojärjestelmään seuraavan kuukauden 15. päivään mennessä. Klubimme päivittää viimeistään 1.6. ja 1.12. mennessä Member Accessiin klubin jäsen- ja muut klubitiedot varmistamaan oikeat puolivuotisraportit. Jäsenistöä koskevat muutokset raportoidaan sekä SR:n jäsentietojärjestelmään että RI:n Member Accessiin päivän sisällä. (luku) Tulevan vuoden toimihenkilöt päivitetään sekä SR:n että RI:n järjestelmiin heti vaalikokouksen jälkeen. RI:n raportit, mm. puolivuotisraportti, palautetaan määräaikaan mennessä. Seuraavia toveruustapahtumia klubin jäsenille on suunniteltu vuoden aikana: Näiden lisäksi teemme (kuvaile): Käytännössä toimimme näin: TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT 19

Liite 2: Esimerkki viikkokokouksen työjärjestyksestä Alkaa Loppuu Ehdotettu kestoaika Toiminta 5 min. Kokouksen avaus Paikallisen tavan mukaan 30 min. Ruokailu ja hetki toveruutta 20 min. Presidentille varattua aikaa Vierailevien rotareiden ja vieraiden esittely Kirjeenvaihto ja ilmoitusasiat Komiteoiden raportit Klubin viralliset asiat 30 min. Ohjelma Esitelmöitsijän esittely Esitelmöitsijän puheenvuoro Presidentin päätössanat 5 min. Kokouksen päätös 20 KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPASKIRJA

Liite 3: Piirineuvottelun keskusteluaiheita Käy läpi tämä opaskirja ennen kuin osallistut piirineuvotteluun, sillä se auttaa sinua koulutuksessasi, johon kuuluu alla mainittuja kysymyksiä koskevat ryhmäkeskustelut. Kun mietit näitä kysymyksiä, käy läpi opaskirjan aiempia osia ja keskustele eroavien ja tulevien klubin toimihenkilöiden kanssa ajatuksistanne. Mitkä ovat hallintokomitean tehtävät ja sinun tehtäväsi tämän komitean puheenjohtajana? Kuinka pystyt pitämään viikkokokoukset kiinnostavina ja tärkeinä? Mikä on suunnitelmasi viikkoselosteen ja klubin nettisivujen suhteen? Miten voit auttaa komitean jäseniä hoitamaan työnsä? Mitkä ovat komiteasi pitkän aikavälin tavoitteet ja vuotuiset tavoitteet? TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT 21

Muistilista 1: Yhteenveto Muistiinpanoja Täytetään piirineuvottelussa NOTES Rooli ja tehtävät Opin... Yhteyshenkilöt Aion tehdä... 22 KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPASKIRJA

Muistilista 2: Tavoitteet Täytetään piirineuvottelussa NOTES Käytä tätä muistilistaa suunnitellessasi pitkän aikavälin tavoite ja vuositavoitteet kolmelle seuraavalle vuodelle, jotta pitkän aikavälin tavoitteet voidaan saavuttaa. Varmista seuraavat tavoitteita koskevat asiat: Kaikki ovat niistä yhtä mieltä. Ne, jotka ovat olleet suunnittelemassa tavoitteita ja kehittelemässä toimintasuunnitelmaa niiden toteuttamiseksi, haluavat olla myös toteuttamassa suunnitelmia. Tavoitteet ovat mitattavissa. Tavoitteen pitäisi olla konkreettinen niin, että tiedetään, mitä pitää saada aikaan. Tavoitteen tulee olla haasteellinen. Tavoitteen tulee olla niin haastava, että se ylittää klubin aiemmat saavutukset. Tavoitteen tulee olla saavutettavissa. Rotareiden pitää pystyä saavuttamaan tavoite olemassa olevien resurssien puitteissa. Tavoitteen saavuttamisella pitää olla tarkka aikataulu. Tavoitteen toteutuksella pitää olla selvä takaraja tai aikataulu. Sinun tulee jatkaa näiden alustavien tavoitteiden määrittelyä klubitiimien kanssa ja käyttää hyväksi Suunnitteluopasta tehokkaille rotaryklubeille liitteessä 1. Pitkän aikavälin tavoite (klubisi tavoite kolmen vuoden kuluttua tästä hetkestä): Vuositavoite vuonna 1: Vuositavoite vuonna 2: Vuositavoite vuonna 3: TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT 23

Muistilista 3: Toimintasuunnitelma Täytetään piirineuvottelussa NOTES Kirjoita alla olevaan tilaan yksi vuositavoite tavoitteittesi muistilistasta. Määrittele sen jälkeen tarvittavat toimintavaiheet tämän tavoitteen toteuttamiseksi, merkitse vastuuhenkilö kullekin vaiheelle, aikaraja, edistymistä kuvaavat asiat ja tarvittavat resurssit. Vuositavoite: Toiminto 1. Vastuuhenkilö Vaiheen kestoaika Edistymisen mittaaminen Käytettävissä olevat resurssit 2. 3. 4. 5. Tarvittavat resurssit: 24 KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPASKIRJA

Täytetään piirineuvottelussa Muistilista 4: hallintokomitea Case-harjoitus NOTES Lue alla oleva Case-harjoitus ja laadi sen jälkeen vaiheittainen hallintomalli Harbor Town rotaryklubille, jotta se toimisi tehokkaammin. Käytä siihen seuraavan sivun Case-harjoituksen toimintasuunnitelmaa. Mieti luettelon kysymyksiä laatiessasi suunnitelmaa. Harbor Town rotaryklubi sijaitsee 10 000 asukkaan kaupungissa. Kaupungissa on useita pienyrityksiä ja pientä kalateollisuutta. Paikallinen talouselämä on kuitenkin taantunut viime vuosina, pääasiassa liiallisen kalastuksen vuoksi. Klubissa on 25 jäsentä. Aikanaan se oli vireä osa paikkakuntaa, mutta sen merkitys on vähentynyt. Viikoittaisiin klubikokouksiin, jotka tavallisesti pidetään paikallisessa juhlatalossa, osallistuu hieman yli puolet klubin jäsenistä. Ne, jotka osallistuvat, istuvat tavallisesti viikko toisensa jälkeen samojen henkilöiden kanssa. Kokouksissa on harvoin vierailevia puhujia ja kokous on useimmiten läsnäolon kuittaaminen ja lounaan syöminen. Kun joku jäsen eroaa klubista, tämän ystävä tavallisesti lähtee myös. Klubimaksut maksetaan yleensä myöhässä ja jäävät joskus perimättä. Muutamat klubin johtohenkilöt eivät ole viime vuosina osallistuneet piirin kokouksiin. Raportteja ei arkistoida ja klubin arkisto on hyvin sekava. Klubin onnistuneimpiin toimintoihin kuuluvat vuosittainen kalanpaistotilaisuus paikallisen nuorisokeskuksen hyväksi ja vuosittainen golfkilpailu, johon tulee osallistujia naapurikaupungeista. Klubi on järjestänyt näitä tilaisuuksia 15 vuoden ajan. Vaikka klubissa on Rotarylle omistautuneita jäseniä, vaikuttaa siltä, että on yhä vähemmän asioita, jotka pitävät heitä yhdessä. Kuvernööri ilmoitti hiljattain, että hän odottaa klubin miettivän keinoja tilanteen parantamiseksi. Miten klubi voisi parantaa viikkokokouksiaan? Miten viikkokokousten parannukset voisivat kannustaa jäseniä tulemaan kokousiin useammin? Miten viikkokokouksiin voitaisiin sisällyttää toveruutta, niin että se saisi jäsenet osallistumaan enemmän? Miten klubi voisi parantaa jäsenten tyytyväisyyttä onnistuneiden toimintoja avulla? TIETOLÄHTEET JA RESURSSIT 25

Case-harjoituksen toimintasuunnitelma Toiminto 1. Vastuuhenkilö Vaiheen kestoaika Täytetään piirineuvottelussa Edistymisen mittaaminen NOTES Käytettävissä olevat resurssit 2. 3. 4. 5. Mitä sellaista opit, jota voit soveltaa omassa klubissasi? 26 KLUBIN HALLINTOKOMITEAN OPASKIRJA

Klubijohtosuunnitelma Strategiasuunnittelun opas Suunnitteluopas tehokkaille rotaryklubeille Oppaat käytetään rinnakkain. Imuroi ne osoitteesta www.rotary.fi/suoja. One Rotary Center 1560 Sherman Avenue Evanston, IL 60201-3698 USA www.rotary.org 226A-FI (1111)