Suunnittelun ja raportoinnin uudistaminen kokemuksia Business Planning järjestelmästä FPMjärjestelmään siirtymisestä Helsingin sosiaalivirasto
Sisällys Sosiaaliviraston esittely Taloussuunnittelu Helsingin kaupungissa Baswaren tuotteet sosiaalivirastossa Business Planning projekti ja BP:n käyttö FPM projekti ja FPM:n käyttö, Ennustaminen ja budjetointi Muutokset, plussat ja miinukset Kustannukset ja tekniikka Ratkaistavia asioita ja jatko
Helsingin sosiaalivirasto Sosiaalisesti eheä ja moniarvoinen Helsinki Sosiaalivirasto huolehtii helsinkiläisten sosiaalipalveluista. Viraston viisi vastuualuetta tarjoaa kaupunkilaisille koko elämänkaaren kattavat sosiaalipalvelut. Toiminnan lähtökohtana on aina asiakkaan elämänvaihe.
Sosiaaliviraston ja terveyskeskuksen yhdistyminen Sosiaali- ja terveysvirasto 1.1.2013, n. 15 000 henkilöä Varhaiskasvatusvirasto 1.1.2013, n. 6 000 henkilöä
Baswaren tuotteet sosiaalivirastossa Basware Business Planning (BP) -Basware Analyzer -Basware Hoover Basware Invoice Processing (IP, meillä BIP) Basware Purchace Management (PM, meillä Kosti) Basware Financial Performance Management (FPM) - Basware Analyzer 530 syöttö-, 200 raportointi- ja 5 pääkäyttäjälisenssiä
Business Planning - projekti Aloitettiin yhdessä terveyskeskuksen kanssa vuonna 2008 Projekteilla yhteinen ohjausryhmä, vaikka muuten virastoilla omat projektit Virastoilla omanlaisensa BP Tehtiin osissa: budjetointi, ennustaminen, suoritteet, henkilöstö, Analyzer Valmistui lopullisesti vuoden 2011 alussa
Sosiaaliviraston BP Ennustaminen: 28 syöttöpohjaa Budjetointi: 9 syöttöpohjaa Raportointi: 44 raportointipohjaa Ulottuvuuksia 4 : organisaatio, sektori+kumppani, toiminnot, hankkeet Tietotyyppejä 10 : tot, tub, tae, henkilöstö, muu, eny, ent, env, Analyzerin hierarkia 1 ja 2
Sosiaaliviraston BP, jatkuu Hoover: 14 liittymäajoa 5 sisäistä ajoa (tietojen siirtoa BP:ssä) yhteensä 19 ajoa Analyzer: toteumat 5 välilehteä ennusteet 1 välilehti suoritteet 2 välilehteä henkilöstö 3 välilehteä vakanssit 2 välilehteä yhteensä 13 välilehteä
Miksi FPM? LASKE eli uusi Helsingin kaupungin kirjapitojärjestelmä - uudet laskentatunnisteet->suuret muutokset, pelkkä päivitys ei riitä - BP:n ulottuvuudet eivät riitä - kaupungin yhteinen päätös Basware lopettanut BP:n kehittämisen ja käyttöönoton
FPM - projekti Aloitettiin yhdessä terveyskeskuksen kanssa kesällä 2011 - Budjetointi valmistui marraskuussa 2011 - Ennustaminen valmistui maaliskuussa 2012 - Suoritteiden ennustaminen maaliskuussa - Laske-liittymät toukokuussa 2012 - Henkilöstö kesällä 2012, kesken - Analyzer kesällä 2012, kesken - Porautuminen laskulle kesken
Sosiaaliviraston FPM Ennustaminen: 14 syöttöpohjaa Budjetointi: 16 syöttöpohjaa Raportointi: 21 raportointipohjaa (tähän mennessä) Ulottuvuuksia 6: organisaatio, rahasto, projekti, toimintoalue, kumppani, suoriteorganisaatio Tietotyyppejä 9: toteuma, toteuma henkilöstö, toteuma suoritteet, tulosbudjetti, talousarvioehdotus, raami, ennuste yksikkö, ennuste toimisto, ennuste vastuualue
Ennustamisprosessi Ennustaminen: 14 syöttöpohjaa toteuma, henkilöstö, suoritteet ja investoinnit vuoden lopussa johtamistoimenpiteet Prosessi yksikön ennuste -> toimiston sopeutus -> vastuualueen sopeutus Fpm:ssä lisäksi ennusteen kopiointi seuraavalle kuukaudelle, kauden avaus ja lukitus
BP / FPM:n käyttö SAP/ Laske kirjanpitojärjestelmä Hijat / kaupungin henkilöstötietojärjestelmä DW /Sosiaaliviraston tietovarasto Raportointi Kaupungin HETAtietovarasto Sosiaaliviraston BP / FPM Ennustaminen Budjetointi
Muutokset Ulkonäkö ja käyttöliittymä - kaikki koulutettava uudelleen Liittymien hallinta - ei erillistä Hoover ohjelmaa Client-ohjelmisto asennettava kaikille Analyzeriin ei muutoksia
Kustannukset Lisenssit - hinta 30 % edellisestä Konsultointityö - hinta 75 % edellisestä Ylläpito ei vielä sovittu
Tekniikka Client asennettava kaikille - tuottanut hankaluuksia eikä ole asentunut kaikkiin työasemiin Ohjelma on hitaampi käynnistymään kuin BP - alussa esiintyi jumiutumista AD:sta tunnukset, ei erillistä kirjautumista
Plussat - nykyaikaisempi - helppokäyttöisempi - omat suosikit helpottaa käyttöä - ei erillistä kirjautumista - ei erillistä ohjelmaa liittymille
Miinukset - uusi ohjelma, opettelu - kuin uuden ohjelman tekeminen - kallis investointi - hidas projekti - vaatii clientin - Baswaren resursseista pula, uudet konsultit joka projektissa
Vielä ratkaisematta - ylläpito - lisenssien siirto - uudet projektit ja lisenssit niissä - rinnakkaisten järjestelmien ylläpito ja kustannukset
Jatko Uudet projektit - sosiaali- ja terveysviraston FPM - varhaiskasvatusviraston FPM - aloitettu määrittely..
KIITOS! Leena.Louhikyto@hel.fi