Ammattijärjestön palkkabudjetoinnnin automatisointi. Tehy ry/ritva Fransman

Transkriptio

1 Ammattijärjestön palkkabudjetoinnnin automatisointi Tehy ry/ritva Fransman

2 Tehy järjestönä Tehy on maamme suurin terveys- ja sosiaalialan tutkinnon suorittaneiden alalla työskentelevien sekä alalle opiskelevien ammattijärjestö. Jäsenmäärä on Toimihenkilökeskusjärjestö STTK:n jäsen Järjestäytymisaste hoitoalalla on korkea, n.90% työssä olevista kuuluu ammattiliittoon Noin 70% jäsenistä työskentelee kuntien, kuntainliittojen tai kuntayhtymien palveluksessa. 1

3 LIITTOKOKOUS 290 VALTUUSTO HALLITUS TYÖVALIOKUNTA 5 PUHEENJOHTAJA JOHDON ASSISTENTTI JOHTORYHMÄ Yksiköiden johtajat EDUNVALVONTA- YKSIKKÖ Julkinen sektori Yksityinen sektori JÄRJESTÖ- YKSIKKÖ Henkilöstöhallinto Aluetoiminta 14 Järjestötoiminta Jäsentietohallinta Koulutustoiminta KEHITTÄMIS- YKSIKKÖ Kansainvälinen toiminta Tutkimus- ja työelämän Kehittäminen Yhteiskunnallinen Vaikuttaminen VIESTINTÄ- YKSIKKÖ Viestintä TEHY-lehti TALOUS- YKSIKKÖ Kirjanpito- ja Palkanlaskenta Sisäiset palvelut Tiedonhallinta- /tekniikka

4 Palkkabudjetoinnin lähtötilanne 2009 Tiedot kuluvan vuoden palkoista/hlö elokuussa Lakisääteiset /vapaaehtoiset henkilöstökulut Loppuvuoden/ tulevan vuoden korotukset /TES Lomaoikeus ja lomarahatiedot/palkkahallinnosta Tiedot yhdistettiin exeliin = 7 taulukkoa Hlö/palkkakulu/toiminto/yksikkö tasolla Lopuksi yhteenvetosivu Tiedonsiirto varsinaiseen budjettiin käsin (exel) 3

5 Lähtötilanteen plussat ja miinukset PLUSSAT - Tiedot hlö/kustannuspaikkatasolla - Lopputuloksena kohtuullisen tarkka palkkabudjetti MIINUKSET - Tiedonkeruu monelta lomakkeelta - Paljon käsityötä/taulukoiden yhdistelyä - Suuri virhemahdollisuus > paljon tarkistustyötä - Koko budjetoinnin työllistävin osuus 4

6 Tavoitteet uudelle järjestelmälle Tiedonsiirto muista järjestelmistä suoraan uuteen Vähentää käsin tehtävää työtä Tiedon muokkaaminen helpoksi Yhteys varsinaiseen budjettiin Palkkabudjetin erillinen seuranta Selkeät raportit 5

7 Mistä lähdettiin liikkeelle Peruslähtökohtana aikaisemmat exel-taulukkopohjat > syöttöpohjat uuteen järjestelmään Lisäsyöttöpohjien tarve Raportoinnin tarve > minkälaisia raportteja tarvitaan Kuka voi käyttää ohjelmaa > käyttöoikeudet 6

8 Toteutus Perustettiin palkkabudjetille oma organisaatio > jakautuu kansiotasolle = kustannuspaikkataso > avautuu henkilötasolle Liittymäpinnat palkkahallinto-ohjelmaan > tieto haetaan suoraan uuden järjestelmän syöttöpohjalle Useamman palkkabudjettiversion tekeminen/vertailu 7

9 Palkkabudjetoinnin prosessi Palkkahallintoohjelmasta toteutuneet tiedot Tiedot syöttöpohjalle, jossa mahdollista muuttaa tietoja Siirto varsinaiseen budjettiin Erilliset palkkabudjettiraportit Toistuvien tietojen syöttö lisätietosyöttöpohjalla 8

10 Henkilöstökulujen budjettiseuranta Raportti on erittely palkkakuluista kustannuspaikoittain Raporttiin otettu mukaan muut henkilöstökulut Tiedot varsinaisen budjetin syöttöpohjalla Luvut kumulatiivisia aktiiviseen kauteen asti Sarake kumulatiiviselle toteutumalle/vuosibudjetille/näiden erotukselle Mahdollista porautua kustannuspaikkatasolle/projektitasolle 9

11 Projektin aikataulu Bp projektin aloituspalaveri Ohjelmistokoulutus pääkäyttäjille Soveltamisanalyysi ja Perustietojen luominen Ympäristön toteutus 04-05/2009 Ensimmäinen valmis palkkabudjettiversio 09/2009 Lopullinen versio 10/

12 Uuden järjestelmän hyödyt Tiedon siirron nopeus ja virheettömyys Käsin tehtävä työ väheni minimiin Tiedon muokkaaminen/lisääminen helppoa Mahdollista tehdä useampi versio erilaisilla korotuksilla Mahdollista vertailla eri versioiden lopputuloksia Selkeät raportit palkoista ja henkilöstökuluista Tiedon siirto suoraan varsinaiseen budjettiin helppoa 11

13 12

14 13