Erasmus+ KA2 Strategiset kumppanuushankkeet: budjetointi Hanketyöpaja
Erasmus+ budjetointisäännöt Erasmus+ Programme Guide (sivunumerot 7.1.2016 päivätyn version mukaiset) Kumppanuushankkeet: Kululuokat, rahoitussäännöt ja summat s. 117-124 [Sector Skills Alliances kululuokat, rahoitussäännöt ja summat : s. 145-147] Knowledge Alliances kululuokat, rahoitussäännöt ja summat : s. 130-133] EU-rahoituksen periaatteet, kelpoisuussäännöt s. 241-244
Yleistä budjetin laadinnassa Budjetin laadinnan ajoitus pitää olla ensin selvillä a) ketä hankkeessa on mukana ja b) mitä hankkeessa tehdään (partnerit/työsuunnitelma/työpaketit/tulokset) Budjetoinnissa on oleellista, että hakemuksesta käy ilmi, mihin ja miksi rahaa tarvitaan. Työnjako hankkeen suunnitteluvaiheessa: budjetointivastaava ja sisältövastaava Prosessi: ei viime tipassa -> tietojen kerääminen vie aikaa (Excel / Word)
Strategisten kumppanuushankkeiden yleiset kriteerit Budjetoidaan hankkeen sopimuskaudella syntyviä kuluja (esim. 24 kk: 1.9.2016-31.8.2018 tai 36 kk: 1.9.2016-31.8.2019) Tuki enintään 150 000 / vuosi. Tuet perustuvat laskennallisiin yksikköhintoihin Projektin hallinto ja toteutus tukea myönnetään enintään 10 partnerille. EU-tuki ei kata kaikkia kustannuksia. Oletus on, että hankkeella on myös omarahoitusta. Huomioi tämä oman organisaation sisäisessä budjetoinnissa. Omarahoitusta ( tai %) ei kuitenkaan merkitä hakemukseen tai eikä sitä raportoida.
Poimintoja arviointikriteereistä: budjetti Elements of analysis The extent to which the project is cost-effective and allocates appropriate resources to each activity Budjetointi The existence and relevance of quality control measures to ensure that the project implementation is of high quality, completed in time and on budget Seuranta / Arviointi General interpretation of award criteria relevant for all projects The proposal provides value for money in terms of the results planned as compared to the grant requested. The grant request is realistic for a good quality implementation of the planned activities. The proposal foresees appropriate evaluation activities at critical stages of the project, which will allow to measure the progress and quality of the project activities and outcomes, the appropriate use of funds. The quality control measures will allow the project to take any necessary corrective measures in time. Arviointikriteerit: 2016 Erasmus+ programme guide s. 115-116 & ERASMUS+: Guide for Experts on Quality Assessment s. 31-37.
Unit cost = yksikkökustannus Terminologia = Taulukossa määritelty summa x yksiköiden määrä Project management and implementation (hankkeen hallinto ja toteutus) Transnational project meetings (hankekokoukset) Intellectual outputs (tuotteiden tekeminen) Multiplier events (tulostenlevitystilaisuudet) Transnational learning/teaching activities (opinto-/koulutustilaisuudet): Travel, individual support, linguistic support Real cost = todellinen kustannus Budjetointi perustuu arvioon todellisesta kustannuksesta Exceptional costs (poikkeukselliset kustannukset) Special needs support (erityistuki)
Kustannusten seuranta lyhyesti Unit cost = yksikkökustannus = Taulukossa määritelty summa x yksiköiden määrä CIMOlle raportoidaan määriä + tarvittavat todisteet Huom. Organisaation omaan kirjanpitoon merkitään kuitenkin eurot. Lopullinen rahoitus määrätyy toteutuneiden määrien ja niihin liittyvien todisteiden perusteella. Real cost = todellinen kustannus CIMOlle raportoidaan toteutuneita Euroja + tarvittavat todisteet
Hankkeen budjetti: Budjettiluokat 1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Management and implementation) 2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) 3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) 4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) 5. Opinto-/koulutustilaisuudet opettajille/opiskelijoille (Transnational learning/teaching/training activities) 6. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) (esim. alihankinta) 7. Erityistuki (Special needs support) Kaikissa hankkeissa tukea hallintoon ja toteutukseen sekä hankekokouksiin. Muista budjettiluokista valitaan vain ne, jotka liittyvät hankkeen toimintoihin.
1. Hankkeen hallinto ja toteutus (Project management and implementation) Kulut projektin hallinnointiin ja toteutukseen (esim. suunnittelutehtävät, yhteydenpito partnereihin, pienimuotoinen aineiston tuottaminen, taloushallinto) Online-kokoukset, paikallinen toiminta (esim. kansalliset toiminnot, työskentely opiskelijoiden kanssa: esim. valmistautuminen kv-työpajoihin) Levitykseen liittyvät perustehtävät (esitteet, webbisivut, some) Koordinaattorin hallintotuki 500 /kk => 6 000 /vuosi Partnerin hallintotuki 250 => 3 000 /vuosi Max. 10 toteuttajalle (1+9) => 2 750 /kk => 33 000 / vuosi
I.1. Project Management and Implementation * * Taulukko täyttyy automaattisesti, kun hankkeen kesto on määritelty sivulla 1 ja hankkeen partneritiedot (PIC) on syötetty. Enintään 1 koordinaattori x 500 + 9 partneria x 250, yht. 2750 /kk (enintään 33 000 /v.) * huom. Hakulomakkeen osien kirjaimet/numerointi vaihtelee sen valittujen toimintojen mukaan
2. Hankekokoukset (Transnational project meetings) Matkat partnerikokouksiin, summa kattaa myös oleskelu- ja asumiskustannukset, palkkakuluja ei korvata erikseen. Kokousten ja osallistujien määrä oltava perusteltuja Perustuvat matkojen pituuksiin, kaksi kategoriaa: short distance travel: 575 (100-1999 km) long distance travel : 760 (2000 km ) Alle 100 km:n matkoille ei tukea Etäisyyksien laskennassa käytetään Distance calculator - välimatkalaskinta komission verkkopalvelussa: http://ec.europa.eu/programmes/erasmus-plus/tools/distance_en.htm Matkan tai partnerikokouksen kestoa ei ole rajoitettu.
Distance calculator Etäisyyksien laskennassa käytetään Distance calculator - välimatkalaskinta komission verkkopalvelussa: http://ec.europa.eu/progra mmes/erasmusplus/tools/distance_en.htm Lähtöpaikkaoletus on oma organisaatio ja kohde partneriorganisaation toimipiste. Tuki määräytyy yhdensuuntaisen matkanpituuden mukaan.
I.2. Transnational Project Meetings Kerro projektikokouksista kohdassa E. Description of the project (neljäs kysymys): How will cooperation and communication happen among all project partners and with other relevant stakeholders? What will be the purpose and frequency of the transnational project meetings and who will participate in them? Kokouksen tarkoitus, kokousten paikat, alustavat osallistujamäärät Esimerkki hankkeesta, jossa pidetään kolme kokousta: 1) Suomessa (Hollannista osallistuu 3 ja Portugalista 3) 2) Hollannissa (Suomesta osallistuu 3 ja Portugalista 2) 3) Portugalissa (Suomesta osallistuu 2 ja Hollannista 3)
3. Tuotteiden tekeminen (Intellectual outputs) Palkkakulut konkreettisten, levitettävien tuotteiden tuottamiseen. HUOM! Ei projektinhallintoon liittyviä tehtäviä tähän! Käytössä 4 palkkakategoriaa ja neljä maaryhmää. Päiväpalkkaesimerkit suomalaisille organisaatioille: Manager: 280 /pv Researcher/teacher/trainer/youth worker: 214 /pv Technician: 162 /pv Administrative: 131 /pv Palkkio määräytyy henkilön omassa organisaatiossa (ei hankkeessa) olevan tehtävän mukaan. Käytännössä suurin osa budjetoidaan teacher/researcher tai technician - kategorioihin. Hakuoppaan mukaan Manager and Administrative staff kuuluvat oletusarvoisesti Project management and implementation kategoriasta katettavaksi. Manager-palkkiota voidaan budjetoida vain johtotason henkilöille. (perustele)
I.3. Intellectual Outputs Täytä ensin G.1. Intellectual Outputs, jonka jälkeen voit täyttää budjettitiedot. I.3. kohdassa. (Sama periaate myös Multiplier Events G.2. ja Learning/Teaching/Training activities G.3. taulukoita) 14.3.2014
4. Tulostenlevitystilaisuudet (Multiplier events) Tapahtumat tarkoitettu intellectual outputs kohdassa rahoitettujen tuotosten/tuotteiden levitykseen ja kokemusten jakamiseen. Tarkoitettu partneriryhmän ulkopuolisille kohderyhmille/käyttäjille. Voivat olla kansainvälisiä tai kansallisia Tuki lasketaan osallistujamäärän mukaan, mutta tuki on tarkoitettu tilaisuuden järjestämiskuluihin, esim. tilavuokrat, tarjoilut, materiaalit, puhujien matka- ja majoituskulut Partnereiden tai partneriorganisaatioiden jäsenten matkat multiplier events -tilaisuuksiin budjetoidaan transnational project meetings - kategoriaan. Huom. Jos tilaisuus järjestetään ainoastaan verkossa, silloin verkkoseminaarin järjestelykustannukset katetaan Project management -kululuokasta.
I.4 Multiplier events Tuki määräytyy osallistujamäärän mukaan Tilaisuuden järjestämismaasta olevat osallistujat: 100 /hlö Osallistujat muista maista: 200 /hlö Tuki enintään 30 000 /hanke, riippumatta hankkeen kestosta tai partnerimäärästä. Huom. Syötä ensin tapahtuma ja organisaatiot G.2 Multiplier Events taulukkoon ja valitse sen jälkeen Event idenfication Huom. Syötä myös nollat.
5. Opinto-/koulutustilaisuudet opettajille ja opiskelijoille (Transnational learning/teaching/training activities) Toiminnon oltava oleellinen hankkeen päämäärien saavuttamiseksi Osallistujina voivat olla opettajat ja/tai opiskelijat Liikkuvuuksien enimmäismäärä on 100 HUOM! Ei voi järjestää ohjelmaan osallistuvien maiden ulkopuolella! Kaksi kategoriaa: Lyhytkestoiset: 5 60 päivää Pitkäkestoiset: 61 päivää 12 kk Kolme eri kululuokkaa / matkustaja 1. Matkakulut (Travel) 2. Asumis- ja oleskelukulut (Individual support) 3. Kielivalmennus (Linguistic support) vain pitkäkestoisessa (61 pv 12 kk) liikkuvuudessa perustelluista syistä Tuki erityistarpeita omaaville henkilöille = Special needs support
5. Opinto-/koulutustilaisuudet opettajille ja opiskelijoille (Transnational learning/teaching/training activities) Fields: Adult Education / Higher education / School Education / Vocational education and Training /Youth Activity type: lue kuvaukset Erasmus+ Programme guidesta s. 280-284 Erasmus+ Technical guidelines for completing application e-forms, s. 65
5. Opetus-/koulutustilaisuudet opettajille ja opiskelijoille (Transnational learning/teaching/training activities) 1. Matkakulut, perustuvat matkojen pituuksiin short distance travel 275 (100-1999 km) long distance travel 360 (2000 km ) Alle 100 km:n matkoille ei tukea 2. Asumis- ja oleskelukustannukset Tuki vaihtelee toimintotyypin (Activity type) ja keston mukaan Distance calculator (välimatkalaskin): http://ec.europa.eu/programmes/ erasmusplus/tools/distance_en.htm Vähintään 5 pv ohjelmaa. Lisäksi tukea voi anoa enintään kahta matkapäivää varten. 3. Kielivalmennustuki (61 pv 12 kk): 150 /hlö Ainoastaan pitkät jaksot (Long-term 61 pv 12 kk)
5. Opinto-/koulutustilaisuudet opettajille ja opiskelijoille (Transnational learning/teaching/training activities) Syötä ensin tiedot kohtaan G.3 Learning/Teaching/Training activities, minkä jälkeen pääset lisäämään budjettitiedot I.5. Learning/Teaching/Training Activities (seuraava kalvo) Valitse oikea ala Valitse sopiva toimintotyyppi Älä jätä pakollisia kenttiä tyhjäksi syötä 0. 0 Accompanying person = esim. tukihenkilö, mukana seuraava opettaja. Perustele mahd. tukihenkilön tarve. 14.3.2014
I.5. Learning/Teaching/Training Activities Jos kyseessä on lyhytkestoinen (5-60 pv liikkuvuusjakso), älä klikkaa vahingossa +merkkiä long-term taulukossa. Ylimääräisen harmaan rivin saa poistettua -merkillä
I.5. Learning/Teaching/Training Activities Tukea kielivalmennusta varten voi anoa ainoastaan pitkiin jaksoihin (61 pv ->). Jos olet vahingossa avannut rivin kielivalmennustukea varten (harmaa rivi), saat sen poistettua miinusmerkillä. Näkymä tyhjästä taulukosta.
6. Erityistuki (I.6 Special needs support) Erityistä tukea tarvitsevat henkilöt voivat saada lisätukea 100 % todellisista kustannuksista Raportointi todellisten kulujen mukaan.
7. Poikkeukselliset kustannukset (Exceptional costs) Työsuunnitelmassa ja budjettitaulukossa perustellut alihankinnat: Esim. ulkoinen arvioija tai muu sellainen (asiantuntija)työ, jota ole saatavilla hankkeessa mukana olevilta organisaatioilta. perustelluista syistä laitteet, ei kuitenkaan perusinfraa tai partneriorganisaation tavanomaisia laitteita. 75 % todellisista kustannuksista, max 50 000 (Grant requested = pyydetty summa eli 75 % hankintahinnasta, huomioi ALV:n vaikutus) Raportointi todellisten kulujen mukaan.
I.2. Budget Summary
Budjetin perustelut Budjetti on arvio hankkeen kustannuksista. Perustele budjetti. Kirjaa ylös laskentaperusteet (esim. määrät, miten tehtävät/työ, kustannukset jakautuvat partnereiden kesken jne.) Perustelut (ja muistiinpanot) voi kirjata hakulomakkeen E-H osissa kyseisen toiminnon kohdalla ja/tai koota ne budjettiosan viimeiseen vastauslaatikkoon.
Muutamia teknisiä täyttöohjeita Avaa ja käytä vain niitä budjettikategorioita, jotka sopivat hankkeellesi: kaikkia budjettikategorioita ei tarvitse käyttää. 1. Syötä partnerit ensin, 2. sitten suunnitellut aktiviteetit (G. Project activities: Intellectual output, Multiplier events ja Learning/teaching/training activities), 3. ja viimeiseksi budjetti Nollat tyhjiin numerokenttiin, muuten laskukentät eivät välttämättä toimi. ERASMUS+ Technical guidelines for completing application e-forms http://ec.europa.eu/programmes/erasmusplus/discover/guide/documents/eform-technical-guide_en.pdf
Tee näin Määrittele ensin, mitä hankkeessa tehdään Varaa aikaa riittävästi Budjettivastaava työpariksi ja Excel ahkeraan käyttöön. Kerää tietoja partnereilta suorilla kysymyksillä linkki työsuunnitelmaan ja työnjakoon. Perustele kustannukset hakulomakkeessa. Tarkista, että jokaiselle syötetylle luvulle (määrät ja Eurot) löytyy perustelu hakemuksesta.