17.09.2007 Sivu 1(7) Hankinnan tarjousvastauksen liittymäaineistojen kuvaukset... 1 Tarjouspyyntöaineiston kuvaus... 1 Otsikkotiedot... 2 Otsikkotietojen tietuekuvaus... 2 Nimiketiedot... 3 Nimiketietojen tietuekuvaus... 3 Sallitut toimittajat... 3 Toimittajatietojen tietuekuvaus... 3 Tuotetiedot... 4 Tuotetietojen tietuekuvaus... 4 Tarjousvastausaineiston kuvaus... 5 Tiedoston nimeäminen... 5 Otsikkotietojen tietuekuvaus... 6 Tuotetietojen tietuekuvaus... 6 Tarjousinfon tietuekuvaus... 7 Hankinnan tarjousvastauksen liittymäaineistojen kuvaukset WebMarelasta muodostetaan kilpailutuksen tarjouspyyntöaineisto, jonka perusteella tarjoaja muodostaa tarjousvastausten kirjausohjelmalla (jatkossa Tarjous-ohjelma) tarjousvastausaineiston takaisin tarjouspyynnön lähettäjälle. Tarjouspyyntöaineiston kuvaus Tarjouspyyntöaineisto koostuu useasta tiedostosta, ja nämä tiedostot ovat osana Tarjous-ohjelman pakattua asennuspakettia. Tarjouspyyntöaineisto puretaan Tarjous-ohjelman asennuksen yhteydessä Tarjous-ohjelman asennuskansion alle perustettavaan Data-kansioon. Tiedostomuoto on puolipisteellä eroteltu tekstitiedosto, jossa jokainen tietue on omana rivinä. Kuvaussarakkeessa on käytössä seuraavat merkinnät: C(20) = Kenttä sisältää maksimissaan 20 merkkiä pitkän aakkosnumeerisen tiedon. N(7.2) = Kenttä sisältää numeerista tietoa, jonka kokonaislukuosassa on maksimissaan 7 numeroa, ja joka sisältää maksimissaan kaksi desimaalia. Desimaaliluvuissa desimaalierotin on piste. Tällainen luku vie tiedostossa tilaa maksimissaan 10 merkkiä, esim. 1234567.89. Tarjouspyyntöaineisto sisältää seuraavat tiedostot: otsikko.txt Tarjouspyynnön otsikkotiedot. nimikkeet.txt Tarjouspyyntöaineiston nimikkeet. Ryhmään voi liittyä useita tarjoajan lisäämiä tuotteita. toimittajat.txt Tarjouspyyntöaineiston sallitut toimittajat. tuotteet.txt lisäämät tuotteet. HUOM! Tämä tiedosto ei tule mukana tarjouspyyntöaineistossa, ja se muodostuu lisättäessä tarjousrivejä tarjouspohjaan.
17.09.2007 Sivu 2(7) Otsikkotiedot Otsikkotiedot sisältävät koko tarjouspyyntöaineistoon liittyvää tietoa, kuten tarjouspyynnön tunnuksen, tarjouksen vastaanottajan sähköpostiosoitteen, jne. Otsikkotietojen tiedostonimi on otsikko.txt. Otsikkoon liittyvä tarjoajan tarjousinfo on tallennetaan erilliseen otsikko_info.txt tiedostoon. Otsikkotietojen tietuekuvaus Tarjouspyyntöaineiston kuvaus. Sarakkeessa P merkitään P-kirjaimella pakolliset tiedot. Tarjousnumero C(9) Tarjoajalle annettu yksikäsitteinen hankintaeräkohtainen tarjousnumero. Tarjousnumero on muotoa 9999/VVVV, esim. 0025/2007. On myös avauspöytäkirjaan yksilöityvä tunniste. nimi C(80) nimi. yhteyshenkilö Vastaanottajan sähköposti tarjousnumero Tarjouksen päivämäärä C(60) yhteyshenkilö. C(80) P Tarjousaineiston vastaanottajan sähköpostiosoite. Pakollinen tieto jotta tarjousaineiston lähettäminen sähköpostilla onnistuu. C(20) C(8) määrittelemä, tarjoajan tarjousnumero. Oletuksena tieto on tyhjä. määrittelemä tarjouspäiväys. Oletuksena tieto on tyhjä, ja Tarjous-ohjelma ehdottaa konepäiväystä. Päivämäärä esitetään muodossa VVVVKKPP. tarjousinfo C(4000) kirjoittama vapaamuotoinen tarjousinfo. Huom! Tallennettu erilliseen otsikko_info.txt tiedostoon.
17.09.2007 Sivu 3(7) Nimiketiedot Nimiketiedot sisältävät tarjouspyynnön nimikkeet. Tuotteet liittyvät aina johonkin nimikkeeseen. Sama tuote voi esiintyä useammassa nimikkeen alla. Hankintayksikkö määrittelee nimikkeet joista halutaan tarjous. Tarjoaja ei voi lisätä Tarjous-ohjelmalla uusia nimikkeitä. Nimiketietojen tiedostonimi on nimikkeet.txt. Nimiketietojen tietuekuvaus Tarjouspyyntöaineiston kuvaus. Sarakkeessa P merkitään P-kirjaimella pakolliset tiedot. Nimike C(10) P Ryhmittelyavaimena käytettävä Sailab-luokituksen nimike. Nimikkeen selitys C(80) P Nimikkeen selitys. Sailab-luokitellun nimikkeen yhteydessä on tässä Sailab-luokituksen nimiketeksti. Kulutus N(10.4) P Nimikkeen tuotteiden ennustettu kulutus jakeluyksiköissä. Jakeluyksikkö C(10) P Kulutuksen jakeluyksikkö. Nimikkeen info C(160) P Nimikkeeseen liittyvä lisäinfo. Tässä tiedossa hankintayksikkö voi välittää nimikkeeseen liittyvää lisätietoa tarjoajalle. Järjestys N(9) P Nimikkeiden selausjärjestys Sallitut toimittajat Sallitut toimittajat sisältää tiedon niistä toimittajista, joita Tarjous-ohjelmalla voidaan valita tuotteelle toimittajaksi. Tarjous-ohjelmalla voidaan toimittaja-tietoon kirjoittaa myös toimittajia joita ei listassa ole. Toimittajatietojen tiedostonimi on toimittajat.txt. Toimittajatietojen tietuekuvaus Kuvaus-sarakkeen sisältö on selitetty kappaleessa Tarjouspyyntöaineiston kuvaus. Sarakkeessa P merkitään P-kirjaimella pakolliset tiedot. Toimittajan tunnus C(20) P Tuotteen sallitun toimittajan tunnus hankintayksikön järjestelmässä. Toimittaja C(50) P Tuotteen sallitun toimittajan nimi hankintayksikön järjestelmässä.
17.09.2007 Sivu 4(7) Tuotetiedot Tuotetietoja ei tule tarjouspyyntöaineiston mukana, vaan tuotetiedot muodostuvat tarjoajan lisäämistä tuotteista. Tuotetiedot sisältävät kaikki tarjouspohjaan lisätyt tuotteet. Jokaiseen tuotteeseen liittyy tieto siitä mihin nimikkeeseen se kuuluu, ja tämän perusteella vain yhden nimikeen tuotteet näkyvät kerrallaan Tarjous-ohjelmassa. Sama tuote voi esiintyä aineistossa useaan kertaan. Tuotetietojen tiedostonimi on tuotteet.txt. Tuotetietojen tietuekuvaus Tarjouspyyntöaineiston kuvaus. Sarakkeessa P merkitään P-kirjaimella pakolliset tiedot. Nimiketunnus C(10) P Ryhmittelyavaimena käytettävä Sailab-luokituksen nimike. Tuote C(16) P Tuotteen tunnus. Tuotenimi C(60) P Tuotteen yksilöivä tuotenimi. Tarjoushinta N(10.2) P Tuotteen tarjoushinta pakkauskoolle Toimittajan tunnus C(20) Tuotteen sallitun toimittajan tunnus, kun toimittaja on peräisin hankintayksikön järjestelmästä. lisäämän toimittajan tapauksessa tunnus on tyhjä. Toimittaja C(50) P Tuotteen sallittu toimittaja. Infoteksti C(160) Vapaamuotoinen infoteksti lisätietoja varten. Pakkauskoko N(6) P Tarjotun tuotteen pakkauskoko yksiköissä. Pakkauskoon yksikkö C(10) P Tarjotun tuotteen pakkauskoon yksikkö.
17.09.2007 Sivu 5(7) Tarjousvastausaineiston kuvaus Tarjousaineisto koostuu yhdestä tiedostosta, ja tämä tiedosto sisältää tarvittavat otsikko-, nimike- ja tuotetiedot tarjotuista tuotteista. Tarjous-ohjelmalla muodostettu tarjousaineisto sisältää tarjoajan lisäämät tuotteet. Tarjoushinta voidaan antaa myös nollana. Tiedostomuoto on puolipisteellä eroteltu tekstitiedosto, jossa jokainen tietue on omana rivinä. Kuvaussarakkeessa on käytössä seuraavat merkinnät: C(20) = Kenttä sisältää maksimissaan 20 merkkiä pitkän aakkosnumeerisen tiedon. N(7.2) = Kenttä sisältää numeerista tietoa, jonka kokonaislukuosassa on maksimissaan 7 numeroa, ja joka sisältää maksimissaan kaksi desimaalia. Desimaaliluvuissa desimaalierotin on piste. Tällainen luku vie tiedostossa tilaa maksimissaan 10 merkkiä, esim. 1234567.89. Jokaisen rivin ensimmäisenä tietona on tieto tietueen tyypistä, eli mitä tietoa kyseinen rivi sisältää. Tietueen tyyppi määritellään numerotunnuksella seuraavasti: 1 Tarjouksen otsikkotiedot. 2 Tarjoukseen sisältyvät tuotteet nimiketietoineen. 3 Tarjousinfo. Tiedoston nimeäminen Tarjousvastausaineisto-tiedoston nimi on automaattisesti muotoa: <tarjousnumero>_tarjous.txt Tarjousnumeroon sisältyvät mahdolliset erikoismerkit muutetaan seuraavan taulukon mukaisesti: Erikoismerkki å ä ö Å Ä Ö <välilyönti> / _ \ _ Korvaava merkki tiedostonimessä a a o A A O _ Esimerkki: Tarjousnumero on 0002/2007. Tarjousvastausaineisto-tiedoston nimeksi muodostuu 0002_2007_tarjous.txt
17.09.2007 Sivu 6(7) Otsikkotietojen tietuekuvaus Otsikkotiedot sisältävät koko tarjousaineistoon liittyvää tietoa, kuten tarjouspyynnön tunnuksen, tarjoajan yhteyshenkilön, jne. Otsikkotietojen tietuetunnus on 1. Tarjousvastausaineiston kuvaus. Sarakkeessa P merkitään P-kirjaimella pakolliset tiedot. Tietuetunnus N(1) P Tietueen sisällön määrittelevä tunnus. Otsikkotiedoilla vakioarvo 1. Tarjousnumero C(9) P Tarjoajalle annettu yksikäsitteinen tarjoaja- ja hankintaeräkohtainen tarjousnumero. Tarjousnumero on muotoa 9999/VVVV, esim. 0025/2007. Tämä tieto on ilmoitettu tarjouspyyntöaineistossa tai tarjouspyyntöaineiston toimituksen yhteydessä. nimi C(80) P nimi. yhteyshenkilö tarjousnumero Tarjouksen päivämäärä Tuotetietojen tietuekuvaus C(60) P yhteyshenkilö. C(20) P tarjoukselle antama, oma tarjousnumero, joka toimii viitteenä tarjouksesta keskusteltaessa. C(8) P määrittelemä tarjouspäiväys. Päivämäärä esitetään muodossa VVVVKKPP. Tuotetiedot sisältävät tarjotut tuotteet nimiketietoineen. Sama tuote voi esiintyä aineistossa useaan kertaan. Tuotetietojen tietuetunnus on 2. Tarjousvastausaineiston kuvaus. Sarakkeessa P merkitään P-kirjaimella pakolliset tiedot. Tietuetunnus N(1) P Tietueen sisällön määrittelevä tunnus. Tuotetiedoilla vakioarvo 2. Nimiketunnus C(10) P Ryhmittelyavaimena käytettävä Sailab-luokituksen nimike. Nimikkeen selitys C(80) P Nimikkeen selitys. Sailab-luokitellun nimikkeen yhteydessä on tässä Sailab-luokituksen nimiketeksti. Tuote C(16) P Tuotteen tunnus. Tuotenimi C(60) P Tuotteen yksilöivä tuotenimi. Tarjoushinta N(10.2) P Tuotteen tarjoushinta pakkauskoolle Toimittajan tunnus C(20) Tuotteen sallitun toimittajan tunnus, kun toimittaja on peräisin hankintayksikön järjestelmästä. lisäämän toimittajan tapauksessa tunnus on tyhjä.
17.09.2007 Sivu 7(7) Toimittaja C(50) P Tuotteen sallittu toimittaja. Infoteksti C(160) Vapaamuotoinen infoteksti lisätietoja varten. Pakkauskoko N(6) P Tarjotun tuotteen pakkauskoko yksiköissä. Pakkauskoon yksikkö C(10) P Tarjotun tuotteen pakkauskoon yksikkö. Tarjousinfon tietuekuvaus Tarjousinfo on varsinaisesti tarjouksen otsikkotietoja, mutta koska tarjousinfo on maksimissaan 4000 merkkiä pitkä, sijaitsee tarjousinfo tarjousaineiston viimeisenä tietona. Tarjousinfo-tieto ei ole pakollinen. Otsikkotietojen tietuetunnus on 3. Tietuetunnus on yksin omalla rivillä, ja tarjousinfo alkaa tietuetunnusta seuraavalta riviltä, ja jatkuu tiedoston loppuun. Tietuetunnus N(1) P Tietueen sisällön määrittelevä tunnus, joka on muista tietueista poiketen omalla rivillä. Tarjousinfolla vakioarvo 3. tarjousinfo C(4000) kirjoittama vapaamuotoinen tarjousinfo esim. toimitusehdoista yms. Alkaa tietuetunnusta seuraavalta riviltä ja jatkuu tarjousaineiston loppuun.