SEURAKUNTANEUVOSTO PÖYTÄKIRJA 2/2014 Aika 25.2.2014 klo 18.30-19.50 Paikka Puistolan kirkko Läsnä SIMOLA Pertti puheenjohtaja HUOVIO Anna Elina JUKANEN Hannele KUIKANMÄKI Kimmo KOSKELAINEN Laura vara MARJAMÄKI Pipsa Lotta VESAMÄKI Aarne vara PENKARI Joni PITKÄNEN Pirkko PONTELA Tuula SAARELA Veronica SALMI Kauko SALOMAA Pekka SYRJÄLÄ Marjaana YLÄNKÖ Arja vara UGUR Hannele YLINEN Antti sihteeri Vesamäki Reetta opiskelija 1 Kokouksen avaus Puheenjohtaja avasi kokouksen. 2 Kokouksen laillisuus ja päätösvaltaisuus Kokous todettiin laillisesti kokoon kutsutuksi ja päätösvaltaiseksi (16/17). 3 Pöytäkirjan tarkastajien valinta Pöytäkirjan tarkastajiksi valittiin Kimmo Kuikanmäki ja Laura Koskelainen. 4 Esityslistan hyväksyminen Asiat käsitellään esityslistan mukaisessa järjestyksessä.
2 5 Ilmoitusasiat: 1. Helsingin hiippakunnan tuomiokapituli on istunnossaan 5.2.2014 antanut pastori Petra Kuivalalle viranhoitomääräyksen Malmin seurakunnan vs. IV seurakuntapastoriksi 1.3. - 31.8.2014. 2. Arkkipiispa Kari Mäkinen on lähettänyt seurakuntien luottamushenkilöille liitteenä olevan seurakuntavaaleja koskevan kirjeen. 3. Kirkkohallituksen täysistunto on 0n 10.12.2013 myöntänyt Helsingin seurakuntayhtymälle kirkon ympäristödiplomin. Yhteinen kirkkoneuvosto on päättänyt antaa asian seurakuntaneuvostoille tiedoksi ja perustaa seurakuntayhtymään ympäristötyöryhmän, liite B. Ympäristödiplomi luovutetaan seurakuntayhtymälle Malmin kirkossa tuhkakeskiviikkona Kohtuullisuustapahtuman yhteydessä 5.3. klo18.00. Merkittiin tiedoksi. 6 Kirkkoherran päätökset Seurakuntaneuvostolle tiedoksi mahdollista siirtämistä varten kirkkoherran päätökset 13-20/2014 Merkittiin tiedoksi. 7 Pöytäkirjat Seurakuntaneuvostolle tiedoksi mahdollista siirtämistä varten: Jakomäen piirineuvoston pöytäkirja 23.1.2014 Malmin piirineuvoston pöytäkirja 22.1.2014 Puistolan piirineuvoston pöytäkirja 30.1.2014 Pukinmäen piirineuvoston pöytäkirja 14.1.2014 Siltamäen piirineuvoston pöytäkirja 30.1.2014 Tapanilan piirineuvoston pöytäkirja 28.1.2014 Viikin piirineuvoston pöytäkirja 30.1.2014 Lähetyksen yhteistyöryhmän muistio 12.2.2014 Merkittiin tiedoksi. 8 Vuoden 2013 toimintakertomukset Seurakuntaneuvoston tulee lähettää yhteiselle kirkkovaltuustolle toimintakertomus, jossa on annettujen otsikoiden mukainen kuvaus ja arvio seurakunnan toiminnasta ja vuodelle asetettujen tavoitteiden toteutumisesta sekä tilasto-osio, liitteet A ja B.
3 Seurakunnan omaan käyttöön jäävä toimintakertomus on liitteessä C. Se rakentuu kirkkoherran lyhyestä vuoden 2013 yhteenvedosta sekä työalojen ja seurakuntapiirien arvioivista toimintakertomuksista. Kirkkovaltuustolle lähetettävä toimintakertomus voi olla yhden sivun laajuinen. Siksi kertomukseen joudutaan valitsemaan laajasta toiminnasta joitakin näkökulmia ja arvioimaan tavoitteita, jotka on sisällytetty valtuustolle lähetettyyn toimintasuunnitelmaan. Seurakunnan toiminnan olennaisia piirteiden kuvauksessa on nostettu esiin seurakunnan organisaatio ja strategian painopisteet. Vuoden 2013 erityisiä painopisteitä oli viisi, joiden toteutumista arvioidaan seuraavasti: 1. Vapaaehtoistoiminnan strategian laatiminen. Strategia valmistui lokakuussa. Loppuvuodesta tehtiin suunnitelma sen toteuttamiseksi ja päätettiin irrottaa yksi papeista vuonna 2014 seitsemän kuukauden ajaksi vapaaehtoistyön koordinaattoriksi. 2. Seurakunnan 60 -vuotisjuhlat tammi- helmikuussa. Tavoitteena on luoda myönteistä kuvaa seurakunnan monimuotoisesta toiminnasta ja avata väyliä seurakunnan yhteyteen. Tavoite toteutettiin järjestämällä seurakunnan toimipisteissä eri työalojen kutsutilaisuuksia. Juhlamessuun osallistui noin 800 seurakuntalaista. Messussa saarnasi piispa Eero Huovinen 3. Pienelle parasta -hankkeiden toteuttaminen seurakuntayhtymässä laadittujen suunnitelmien mukaan. Seurakunnan papeille järjestettiin Pienelle parasta -koulutus. Seurakunnassa oli kaksi kertaa hankkeeseen liittyvä yhteiskastetilaisuus kutsutilaisuutena niille perheille, joissa lapsi oli jäänyt kastamatta. Kouluun siunaamiset järjestettiin kaikissa seurakunnan kirkoissa, kymppisynttärit yhteisesti Malmin kirkossa. Seurakunta osallistui myös muihin Jäsenelle parasta -hankkeen yhteisiin projekteihin, mm. kaikki kahdeksan seurakuntapiiriä toteuttivat joulukuun piparkakkujen jaon työhön lähtijöille. Lahja lapselle -tapahtuma toteutettiin seurakunnassa kolmannen kerran. 4. Piispantarkastus syyskuussa. Päämääränä oli käydä aktiivista, avointa ja rakentavaa keskustelua seurakunnan toiminnasta ja tavoitteista. Piispantarkastuksen aikana piispa osallistui 17 tilaisuuteen, jossa tavattiin seurakunnan työalojen ja ammattiryhmien edustajia, luottamushenkilöitä, yhteistyökumppaneita ja vapaaehtoisia vastuunkantajia. Dekaani ja muita tuomiokapitulin työntekijöitä oli mukana useissa tilaisuuksissa. Tarkastuksen huipentumana olivat piispanmessu ja piispan osallistuminen kutsuttuna Pihlajiston - Viikinmäen asukasyhdistysten järjestämään ulkoilmatapahtumaan. Tarkastustoimi suoritti seurakunnan sisäisen tarkastuksen. Piispantarkastuksen pöytäkirja valmistui lokakuussa ja dekaani Reijo Liimatainen kävi esittelemässä piispantarkastuksen havaintoja seurakuntaneuvostolle marraskuussa. Tarkastukselle asetettu tavoite toteutui. 5. Osallistuminen Helsingissä järjestettäviin lähetysjuhliin. Lähetysjuhlat olivat seurakunnan painopisteenä kevätkaudella, jolloin järjestettiin kaikissa seurakuntapiireissä ja monilla työaloilla erilaisia lähetystapahtumia. Osa seurakuntapiireistä järjesti retken lähetysjuhlille. Muuten juhlille osallistuttiin omaehtoisesti. Luotet-
4 tavaa kuvaa osallistumisesta ei ole. Lähetystyö oli kuitenkin vahvasti esillä keväällä Arviossa resurssien käytöstä todetaan, että Malmin seurakunnan resurssit ovat hyvät. Tulevaisuuden näkymät pakottavat kuitenkin lähivuosina tasapainottamaan talousarvioita vähentämällä henkilöstöä 2-4 henkilötyövuotta. Ympäristötoimintaa arvioitaessa nostetaan esille seurakunnan ympäristöohjelma, lajittelu, paaston aikaa varten valmistettu 7viikkoa kohtuullisuutta vihkonen sekä seurakunnassa toteutetut kahdeksan vihreää rippikoulua. Johtopäätösosiossa todetaan kolme asiaa: Seurakunnan on tärkeä osallistua yhtymän yhteisiin hankkeisiin. Vapaaehtoistoiminta on pidettävä lähivuosien erityisenä painopisteenä. Väestöpohjan muuttumisen vuoksi monikulttuurisuustyötä on kehitettävä. Tilasto-osuudessa näkyy, että seurakunnan määrä, joka vuoden 2013 päättyessä oli 56.950, on vuoden aikana vähentynyt 564 ellä. Kirkkoon kuuluvuus alueen asukkaista on 60,2 %. Helsingin suomenkielisten seurakuntien keskiarvo on 59.1. Toimintatilastoissa ei ole nähtävissä suuria muutoksia. Työalojen ja seurakuntapiirien toimintakertomuksista nousee esiin moni-ilmeinen seurakuntatoiminta. Toiminnan arviointi on tärkeä lähtökohta uuden toiminnan suunnittelussa. 1) lähettää liitteiden A ja B mukaisen toimintakertomuksen yhteiselle kirkkovaltuustolle; 2) hyväksyä seurakuntapiirien ja työalojen liitteen C mukaiset toimintakertomukset. 9 Vuoden 2013 talousarvion toteutuminen Liitteessä A on yhteenveto vuoden 2013 talousarvion toteutumisesta. Seurakunta sai käyttöönsä toimintarahaa 6.171.111 euroa ja vuokrarahaa 1.502.776 euroa yhteensä 7.673.887 euroa. Lisäksi seurakunnan käyttöön annettiin talousarvion muutoksella edellisen vuoden säästö 831.994 euroa. Talousarvion käyttökate (tulojen ja menojen erotus) oli talousarvion muutoksen jälkeen -8.600.092 euroa. Toteutuneen talousarvion käyttökate on -7.554.557 euroa. Seurakunnalle jäi säästöä 1.045.535 euroa. Vuonna 2014 talousarvioissa säästöä on arvioitu käytettävän 186.000 euroa. Näin säästöä siirtyisi vuoden 2015 talousarvioita varten 861.000 euroa. Vuoden 2014 talousarviota laadittaessa säästöä arvioitiin siirtyvän 646.ooon euroa. Siirtyvä säästö on 215.000 euroa arvioitua suurempi, mikä helpottaa huomattavasti tulevien vuosien talousarvioiden tasapainottamista.
5 Toimintatuottoja kertyi 464.762 euroa, mikä on 93.728 euroa talousarviota enemmän. Henkilöstökuluihin oli varattu 5.406.000 euroa. Henkilöstökulut jäivät 72.000 euroa pienemmiksi. Henkilöstökulut toteutuivat 98,7 %:n tarkkuudella, varsinaiset palkkakulut 99,9 %:n tarkkuudella. Palvelujen ostoissa syntyi säästöä 112.000, vuokrakulut ylittyivät 5.000 euroa, tarvikkeiden ostot 14.000 euroa ja avustukset 45.000 euroa. Liitteessä B on yhteenveto työalojen ja seurakuntapiirien toimintamäärärahojen käytöstä. Useimmilla työaloilla ja seurakuntapiireillä on jäänyt rahaa käyttämättä. Yhteensä toimintamäärärahoja jäi käyttämättä 156.000 euroa. Seurakuntaneuvosto on aiemmin päättänyt, että musiikkitoiminnan, iltapäiväkerhon, päiväkerho-, pyhäkoulu-, varhaisnuorisotyön, partion, nuorisotyön, erityisnuorisotyön, diakoniantyön, lähetystyön, perhetyön ja piiritoiminnan määrärahat ovat siirtomäärärahan luonteisia siten, että edellisen vuoden säästö lisätään ja ylitys vähennetään seuraavan vuoden määrärahasta kuitenkin niin, että siirrettävä säästö voi olla enintään 500 euroa tai 5 % työalan määrärahasta. merkitä tiedoksi selvityksen vuoden 2013 talousarvion toteutumisesta. 10 Vapaaehtoistoiminnan ohjausryhmän asettaminen Seurakuntaneuvosto hyväksyi seurakunnan vapaaehtoistoiminnan strategian lokakuussa 2013. Strategian toteuttamiseen sisältyi kahden vuoden projekti jalkauttamisesta. Strategian mukaisesti vapaaehtoistyön koordinaattoriksi nimettiin tätä varten pastori Laura-Elina Koivisto siten, että hän hoitaa vuonna 2014 seitsemän kuukautta päätoimisesti koordinaattorin tehtävää ja viisi kuukautta (huhti-, kesä-, heinä-, elo- ja joulukuun) papin tehtäviä. Vuoden 2014 lopussa arvioidaan koordinaattorin tehtävän jatko vuodelle 2015. Toteuttamista varten seurakuntaan perustetaan vapaaehtoistoiminnan työryhmä, johon tulee edustajat eri seurakuntapiireistä ja työaloilta. Toteuttamisen seurantaa ja linjauksia varten esitetään perustettavaksi ohjausryhmä vuosille 2014-2015. Ohjausryhmän on tarkoitus kokoontua 2-4 kertaa vuodessa. Puheenjohtajaksi esitetään kirkkoherraa ja iksi yhtä seurakuntaneuvoston tä, seurakuntayhtymän vapaaehtoistoiminnan koordinaattori Hanna Lipasti-Raulusta ja vapaaehtoistoiminnan strategiatyöryhmään kuulunutta Heikki Vahantaniemeä. Ohjausryhmän sihteerinä toimisi Laura-Elina Koivisto. 1) asettaa vapaaehtoistoiminnan ohjausryhmäksi toimikunnan vuosille 2014 2015; 2) nimetä toimikunnan puheenjohtajaksi kirkkoherran sekä iksi Hanna Lipasti-Rauluksen, Heikki Vahantaniemen ja kaksi seurakuntaneuvoston tä, jotka ovat Laura Koskelainen ja Kimmo Kuikanmäki sekä sihteeriksi Laura-Elina Koiviston.
6 11 Seurakuntapastori Esko M. Laineen virkavapaus Esko M. Laine anoo palkatonta virkavapautta ajalle 1.9. - 30.11.2014 tieteellistä tutkimustyötä varten, liite A. Virkavapauden papille myöntää tuomiokapituli. Virkavapausanomukseen on liitettävä seurakuntaneuvoston lausunto. Esko M. Laine toimii Puistolan seurakuntapiirin pappina. Piirissä on neljä pappia. Koska Laura-Elina Koivisto on esitetyn virkavapauden ajan vapaaehtoistoiminnan koordinaattorin tehtävässä, edellyttää virkavapaus sijaisen ottamista. Tässä vaiheessa ei ole vielä tiedossa mahdollista sijaista. Siksi esitetään, että seurakuntaneuvosto valtuuttaa kirkkoherran pyytämään viranhoitomääräystä tehtävään sopivalle papille. Seurakuntaneuvoston ohjesäännön mukaan kirkkoherra ottaa muissa viroissa päätöksellään sijaiset enintään kuuden kuukauden ajaksi. Kirkkoherran näkemyksen mukaan virkavapauden puoltamiselle ei ole estettä. 1) puoltaa Esko M. Laineen anomusta palkattomasta virkavapaudesta ajalle 1.9. 30.11.2014; 2) että virkavapauden ajaksi seurakuntaan otetaan sijainen, 3) valtuuttaa kirkkoherran pyytämään tehtävään sopivalle papille viranhoitomääräystä. 12 Nuorisotyönohjaaja Niina Alatalon sivutoimilupa Niina Alatalo anoo sivutoimilupaa toimiakseen yksityisen vartiointiliikkeen tehtävissä järjestyksenvalvoja noin kymmenen kertaa vuoden aikana. Työ on ilta- ja yötyötä. Liite A Kirkkolaki edellyttää viranhaltijalta, jolla ei ole kiinteää työaikaa sivutoimilupaa palkallisen tehtävän hoitamiseen(kl 6:30): Sivutoimella tarkoitetaan virkasuhdetta, palkattua työtä ja pysyväisluonteista tehtävää, josta viranhaltijalla on oikeus kieltäytyä, sekä ammatin, elinkeinon ja liikkeen harjoittamista. Viranhaltija ei saa ottaa vastaan eikä pitää sellaista sivutointa, joka edellyttää työajan käyttämistä sivutoimeen kuuluvien tehtävien hoitamiseen, ellei työnantaja hakemuksesta myönnä siihen lupaa. Sivutoimilupa vaaditaan myös päätoimiselta viranhaltijalta, jolla ei ole kiinteää työaikaa. Niina Alatalon esittämä sivutoimilupa ei aiheuta kohtuutonta haittaa nuorisotyönohjaajan viran hoitamiselle. Sivutoimilupa on syytä myöntää määräaikaisena ja edellyttää, että työntekijä antaa määrävälein kirkkoherralle selvityksen sivutoimeen käytetystä työajasta. Selvitys on tarpeen sekä seurakunnan edun että työntekijän oikeusturvan kannalta.
7 1) myöntää Niina Alatalolle sivutoimiluvan vuosille 2014-2015 työskentelyyn järjestyksenvalvojana noin kymmenen kertaa vuoden aikana siten, että työtehtävät sijoittuvat vapaapäiviin tai vapaapäivää edeltävään yöhön, 2) että Niina Alatalon on annettava kirkkoherralle kolmen kuukauden välein selvitys sivutoimeen käytetystä ajasta. 13 Oikaisuvaatimusohjeet ja kokouksen päättäminen Puheenjohtaja päätti kokouksen ja antoi liitteen A mukaiset oikaisuvaatimusohjeet. Pertti Simola puheenjohtaja Antti Ylinen sihteeri Pöytäkirja on tarkastettu ja hyväksytty. Kimmo Kuikanmäki Laura Koskelainen Pöytäkirja on ollut yleisesti nähtävänä 27.2.-13.3.2014 kirkkoherranvirastossa, Kunnantie 1 ja sen nähtävänä pitämisestä on ilmoitettu kirkkoherranviraston ilmoitustaululla 26.2.2014 laitetulla ilmoituksella.