RAKETTI-OPI Synergia-ryhmä x.12.2011 Lukuvuosi-ilmoittautuminen ja ilmoittautuminen opiskelijaksi (LVI) -projektointi Tausta RAKETTI-OPI -osahankkeen ohjausryhmä on antanut osahankkeen asiantuntijaryhmälle (Synergia) toimeksiannon opiskelijaksi ilmoittautumista ja lukuvuosi-ilmoittautumista käsittelevän projektin valmisteluun kokouksessaan 1/2011. Valmisteluvaiheen jälkeen käynnistyvässä projektissa on tavoitteena tuottaa palvelu, joka mahdollistaa - uudelle opiskelijalle korkeakoulujen sähköisessä hakujärjestelmässä (KSHJ) tapahtuvan opiskelupaikan vastaanottamisen jälkeen lukuvuosi-ilmoittautuminen ja sen jälkeen MAKSUprojektissa toteutettavaa palvelua hyödyntäen ylioppilaskunnan / opiskelijakunnan maksun maksamisen - vanhalle opiskelijalle lukuvuosi-ilmoittautumisen sekä MAKSU-palvelua hyödyntäen ylioppilaskunnan / opiskelijakunnan maksun maksamisen - avoimeen korkeakoulutukseen osallistuvalle avoimen korkeakoulun opiskelijaksi ilmoittautumisen, opintojaksoilmoittautumisen sekä näihin liittyvät MAKSU-palvelun tuottamat maksutoiminnallisuudet - korkeakoulujen tarkemmin määriteltävälle henkilöstölle tarpeelliset toiminnallisuudet ja seurantamahdollisuudet Projektien valmisteluvaiheen tehtävät Ohjausryhmä on tarkentanut kokouksessaan 4/2011, että osahankkeeseen asetettujen kehitysprojektien valmistelulla tähdätään siihen, että joukko korkeakouluja ja mahdollisia sidosryhmiä ottaa kehitysprojektin toteuttaakseen. Tämän tilanteen mahdollistamiseksi kehitysprojektin valmistelulla on seuraavat tehtävät: 1. Määritellä se tarve, johon kehitysprojektilla ollaan vastaamassa a. korkeakoulun toimintaan liittyvä tarve toimintaa tukevissa palveluissa b. valittuun järjestelmäarkkitehtuuriin liittyvä tarve yleisissä toiminnallisissa ja teknisissä palveluissa 2. Määritellä ne tahot, jotka eniten hyötyisivät tarpeeseen vastaamisesta ("palvelun asiakkaat") 1
3. Osoittaa, kuinka esille nostettuun tarpeeseen voitaisiin vastata ehdotetulla kehitysprojektilla 4. Laatia arvio ehdotettuun lähestymistapaan liittyvästä työmäärästä 5. Määrittää mahdolliset palvelun omistajat ja projektin maksajat Tässä dokumentissa Synergia-ryhmä esittää LVI-valmisteluprojektin tulokset edellä kuvattua toimeksiantoa mukaillen. Valmistelussa on nojauduttu RAKETTI-hankkeessa tehtyyn linjaukseen sitoutua kehitystyössä kehittyvään korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden kokonaisarkkitehtuuriin ja sen osana palvelupohjaiseen järjestelmäarkkitehtuuriin. 1. Projektin tavoitteet ja rajaukset Korkeakoulun toimintaan liittyvä tarve toimintaa tukevissa palveluissa Uusien opiskelijoiden ilmoittautuminen / kirjoittautuminen ja tietojen vieminen opintorekisteriin toteutetaan monissa korkeakouluissa edelleen manuaalisesti. Myös mahdollisten maksutietojen (ylioppilaskuntien jäsenmaksut yms.) tarkistamiseen liittyy edelleen runsaasti käsityötä. Manuaalinen työ edellyttää merkittävästi resursseja, jotka prosessien sähköistämisen jälkeen on mahdollista kohdentaa toisin. Kehitysprojektille on tunnistettu valmistelutyössä seuraavat hyödyt: Palvelu parantaa merkittävästi uusille tutkinto-opiskelijoille tarjottavia palveluita ja edesauttaa opintojen sujuvaa aloittamista. Uuden opiskelijan paikan vastaanottaminen (KSHJ), lukuvuosi-ilmoittautuminen ja maksutoiminnot mahdollistetaan sähköisesti yhdessä istunnossa. Palvelu helpottaa merkittävästi vanhojen tutkinto-opiskelijoiden ilmoittautumista. LVIpalvelu näyttäisi tietovarannosta kaikki korkeakouluopinto-oikeudet, joista opiskelija valitsee, mihin ilmoittautuu läsnä- tai poissaolevaksi. Kaikille korkeakouluille yhteinen väline yhtenäistäisi käytäntöjä ja olisi kaikille opiskelijoille tasa-arvoinen. Palvelu MAKSU-palvelun käyttöön. LVI-palvelun avulla muodostetaan maksu / maksujen kokonaisuus (hinnasto) MAKSU-palvelun käyttöön. Maksuja ovat esimerkiksi ylioppilas- /opiskelijakuntien maksut ja liikuntapalvelumaksut. Palvelu parantaa ei-tutkinto-opiskelijoille tarjottavia palveluita. LVI-projektin toisessa vaiheessa palvelu ulotettaisiin kattamaan myös muu kuin tutkintoon johtava koulutus (esim. avoin korkeakouluopetus, täydennyskoulutus, tutkinnon osien suorittajat JOO ) Palvelu vähentää inhimillisistä syistä johtuvia virheitä. Suuren massan ilmoittautumisen onnistuminen sähköisesti vähentäisi asiakaspalvelun työmäärää ja virheiden määrää. LVIpalvelu kattaa sekä maksullisen että maksuttoman ilmoittautumisen. 2
Palvelu tukee korkeakoulupoliittisia linjauksia. LVI- palvelu tukisi uusia korkeakouluvalintojen linjauksia (mm. opinto-oikeuksien rajoittaminen) mahdollistamalla opinto-oikeuskohtaisen ilmoittautumisen. Palvelu ei sisällä koulutuksen ulkopuolista ilmoittautumista (esimerkiksi ilmoittautuminen konferenssiin, hallinnon työpajaan tmv.). Valittuun järjestelmäarkkitehtuuriin liittyvä tarve yleisissä toiminnallisissa ja teknisissä palveluissa Ilmoittautumistietoa tarvitaan myös monissa muissa opintoihin liittyvissä prosesseissa ja toiminnoissa, joihin opiskelupaikan vastaanottamisen jälkeen tapahtuva saumaton ilmoittautumispalvelu tarjoaa tiedot ilmoittautumisesta huomattavasti nykyistä nopeammin ja systemaattisemmin. Näitä ovat mm. käyttöoikeuden luominen / hallinta tunnuksen aktivointi opintohallinnon perusjärjestelmät ylioppilas-/opiskelijakunta kirjaston järjestelmät YTHS KSHJ Korkeakoulujen valtakunnallinen tietovaranto Kulunvalvonta 2. Palvelun asiakkaat Palvelun ensikätisiä asiakkaita ovat kaikki suomalaiset korkeakouluopiskelijat. Korkeakoulujen sähköinen hakujärjestelmä tarvitsee opiskelijoista valintaprosessia, sijoittelua, varasijojen täyttämistä ja yhden paikan tarjoamista varten opiskelupaikan vastaanottamisen lisäksi myös läsnäolotiedon. Korkeakoulut (opintohallinnon perustietojärjestelmät, käyttäjähallinto) saavat palvelusta luotettavasti tiedot uusista opiskelijoista sekä todellisesti ilmoittautuneista, aloittavista ja poissaolevista opiskelijoista. Niin ikään korkeakoulut ovat asiakkaita ei-tutkintoon johtavan koulutuksen osalta, kun palvelu laajennetaan toisessa vaiheessa myös tutkinto-opiskelua laajemmalle. Edelleen palvelun asiakkaita ovat ylioppilas-/opiskelijakunnat, tilastotietojen kerääjät (esim. OKM), YTHS ja mahdolliset muut palveluntarjoajat (esim. kehitysyhteistyömaksut, opiskelijakorttimaksut). 3
3. Palvelun omistajat ja projektin maksajat A) Omistajuus Mukana olevat korkeakoulut omistavat projektin ja tulevan palvelun. Yliopistojen ja ammattikorkeakoulujen opintohallinnon johtajien verkostoiden kautta kartoitetaan mukaan lähtevät korkeakoulut. Raketti-Opi -koordinaattori vastaa kartoitustyöstä. B) Projektin käynnistäminen ja läpivienti Korkeakoulut voivat hankkia projektipäällikköpalvelun CSC:ltä tai valitsemastaan korkeakoulusta. Projektipäälliköksi tarvitaan substanssin tunteva henkilö (korostuu sekä korkeakoulujen näkökulma että keskitettyjen palveluiden näkökulma). CSC:llä on valmiudet rekrytointiin nopealla aikataululla sopivan henkilön löydyttyä. C) Projektin rahoitus Kehitystyön maksavat ensisijaisesti projektiin mukaan lähtevät korkeakoulut niille kohdistetun budjettirahoituksen mukaisessa suhteessa. 1 Projektin kustannuksista syntynee kustannuksia myös KSHJ-projektille. Projektin lopullinen kustannusarvio on riippuvainen toteutustavoista ja se vaatii vielä lisäselvityksiä. D) Projektin ohjaus Projektille nimitetään ohjausryhmä, johon rahoittajakorkeakoulut valitsevat sopimallaan tavalla edustajansa. Ohjausryhmässä on edustus Opi-osahankkeesta ja Oppijan verkkopalvelut kokonaisuudesta. Opin Synergia-ryhmä seuraa projektia. Opin käsitekoordinaattori toimii tiiviissä yhteistyössä projektin kanssa varmistaen sen arkkitehtuurin yhdenmukaisuuden Opiarkkitehtuuriin. E) Palvelun kotiorganisaatio Palvelu toteutetaan keskitettynä palveluna. Ilmoittautumispalvelu sijaitsee fyysisesti CSC:llä, OPH:lla, yksittäisessä korkeakoulussa tai yhden tai useamman korkeakoulun omistamassa organisaatiossa. Projektin omistajat tekevät päätöksen palvelun kotiorganisaatiosta projektin aikana. 4. Projektin aikataulu, vaiheistus ja liittymät muihin kehityshankkeisiin Projektin valmisteluvaihe päättyy joulukuussa 2011. Varsinaista kehitysprojektia ehdotetaan kaksivaiheiseksi. Ensimmäisessä vaiheessa toteutettaisiin tutkinto-opiskelijoiden lukukausi- 1 Vrt. RAKETTI-Pelisääntö -ryhmän ehdotus tiedon yhteismitallisuuden ja tietojärjestelmien yhteensopivuuden sekä tietohallinnon palveluiden kehittämisessä, ks. ryhmän väliraportti http://raketti.csc.fi/pelisaanto/dokumentit/valiraportti 4
ilmoittautumiseen liittyvät toiminnot rinnakkaisena projektina MAKSU- ja TIPTOP-projektien kanssa synkronissa korkeakoulujen sähköisen hakujärjestelmän käyttöönoton kanssa (palvelut käytössä syksyn 2013 päävalinnoissa). Esimerkkinä rinnakkaisesta kehityksestä KSHJ- ja MAKSU-projektien kanssa tulee yhteistyössä sopia mm. opiskelijan tunnistautumistiedon siirtymisestä palvelusta toiseen. Toisessa vaiheessa projekti ulotettaisiin kattamaan myös muu kuin tutkintoon johtava koulutus, kuten avoimeen korkeakouluopetukseen ja täydennyskoulututukseen ilmoittautuminen (palvelut käytössä viimeistään syksyllä 2014). Projektin aikana Opin käsitekoordinaattori varmistaa projektin yhteensopivuuden kehittyvään korkeakoulun opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden kokonaisarkkitehtuuriin. 5. Projekti korkeakoulujen opiskelun ja opetuksen tukipalveluiden kokonaisarkkitehtuuriluonnoksen näkökulmasta Viuhkamalli o Uusien tutkinto-opiskelijoiden ilmoittautuminen (KSHJ) o Vanhojen tutkinto-opiskelijoiden ilmoittautuminen o Avoimen opetukseen ilmoittautuminen o JOO-opinnot Jakautuu kahteen asiaan o o Rooli: opinto-oikeuksien lisäämiseen (kaikki) Oppijan ilmoittautumiset: ilmoittautumisten lisäämiseen toteutukselle (ilmoittauduttaessa tutkinnon osaan tai opintojakson toteutuksen osaan tai johonkin siltä väliltä) Tarkoittaa, että puhutaan koulutustarjontaan ilmoittautumisesta ja opetustarjontaan ilmoittautumisesta, LVI-toimintaa tukevat palvelut jakautuvat o LVI-opinto-oikeuteen ilmoittautumiseen o LVI-opetukseen ilmoittautumiseen (yleinen palvelu) Työnjako koulutustarjonnan esittämisen (KOTVE, Tarjonta tietovaranto) ja ilmoittautumispalvelun välillä (LVI, MAKSU, Virta, KSHJ) o Koulutustarjonnan tasolla esitetään, onko kurssilla vielä tilaa (?) o Ilmoittautumispalvelussa tarkistetaan, onko kurssilla vielä tilaa (?) 5