Puhelinpalvelu ja sähköinen asiointi 26.5.2015 Piia Niemi Mustonen
Espoon neuvolatoiminta Asiakkaat raskaana olevat naiset sekä alle kouluikäiset lapset perheineen Synnytykset 3523/vuosi (2013) n. 6600 Käynnit 51 000 0 6 vuotiaat lapset 24 081/vuosi (2013) Käynnit 86 000 117 terveydenhoitajaa 17 neuvolaan ja neuvolan keskitetty ajanvaraus ja neuvonta Ulkomaalaisten asiakkaiden osuus Erityisen tuen tarpeen asiakkaat 4.6.2015 2
Palvelukonsepti TULEVA PALVELUKONSEPTI Lapsen, nuoren, perheen hyvinvointi * osallisuus/vastuu Itsehoito: Yleinen, ei kohdistettu esim. nettimateriaalit Matalan kynnyksen yhteydenotto: Puhelinpalvelu, nettiajanvaraus, avoneuvola, Omahoito: OmaNeuvola: Asiakkaan omat terveystiedot Perustarpeen mukainen hoitosuunnitelma *peruskäynnit Yksilöllisen ja erityisen tarpeen mukainen hoitosuunnitelma Yksilöllisen tarpeen mukaiset käynnit *keskitetyt palvelut kuten gdm, imetys ja kastelu ja ummetus Erityisen tarpeen mukainen palvelu ja moniammatillinen työ *lastensuojelu, lasten kuntoutustyöryhmä
Ajanvaraus Ajanvarauspalvelut Puhelinpalveluna: Äitiysneuvolan ensikontakti, lastenneuvolan ensikontakti ja 1 6 vuotiaiden terveydenhoitajien ajanvaraukset Ajanvarauskäyntien yhteydessä: Äitiysneuvolan terveydenhoitajan ja lääkärin käynnit, alle 1 vuotiaiden terveydenhoitaja ja lääkärikäynnit, yli 1 vuotiaiden lääkärikäynnit Nettiajanvaraus leikki ikäisten terveydenhoitajakäynnit (paitsi 4v.) Avoneuvola ilman ajanvarausta Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi 4.6.2015 4
Neuvontapalvelut Puhelinpalvelu: neuvonta Tarvittaessa soittopyyntö oma th Tarvittaessa konsultaatio OmaNeuvola Materiaalit sähköisesti: Äitiysneuvolan ensikontakti ja gdm ensimateriaali Äitiysneuvolan asiakkaiden usein kysytyt kysymykset ja hyvä tietää osiot Jatkossa mahdollisuus ammattilaisen ja asiakkaan väliseen viestinvälitykseen Tekijätiedot ja/tai esityksen nimi 4.6.2015 5
Lähtötilanne 2010 Ajanvaraus ja neuvonta Terveydenhoitajien puhelintunnit ma pe klo 12 13 (13,5 terveydenhoitajan vuosityöpanos) Asiakkaalle yli 100 puhelinnumeroa 25 neuvolapisteessä Sähköinen potilastietojärjestelmä käytössä Tavoitettavuudessa haasteita Aikojen peruminen haasteellinen Palvelu ei ollut tasalaatuista Vastaanottoaikojen riittävyydessä ongelmia Työmäärät vaihtelevia eri terveydenhoitajilla Asiakkaiden pääsy vastaanotolle vaihtelevaa Äkillisiin poissaoloihin liittyvät järjestelyt Hoidettiin neuvoloista oman vastaanottotyön ohessa Piia Niemi Mustonen Espoon neuvolatoiminta 29.11.2013 6
2010 2011 Neuvolan keskitetty ajanvaraus ja neuvonta Asiakkaiden ajanvarauspalvelun parantaminen 2010 Perustettiin asiakkaista, työntekijöistä ja esimiehistä koostuva työryhmä Tavoitettavuuden lisääminen Terveydenhoitajatyön tehostaminen ja uudelleen suuntaaminen Sähköiset palveluiden kehittäminen Työhyvinvoinnin kehittäminen ja työrauha neuvoloihin Päätettiin perustaa keskitetty ajanvaraus ja neuvonta yksikkö Pilotointi 3/2011, kaupunkitasoinen käyttöönotto 6/2011 Asiakkaalle 1 numero 09 816 22800 Laajempi palveluaika arkisin 8.30 14.30 Terveydenhoitaja vastaamassa (yksikössä 9 terveydenhoitajan vakanssia) N. 4,5 terveydenhoitajan työpanos muuhun asiakkaalle arvoa tuottavaan työhön Piia Niemi Mustonen Espoon neuvolatoiminta 29.11.2013 7
Tehtävät Äitiys ja lastenneuvolan ajanvaraus puhelimitse Ajanperuutus vastaajaan 24/7 Äitiys ja lastenneuvoloiden asiakkaiden neuvonta ja ohjaus puhelimitse Äitiys ja lastenneuvoloiden työntekijöiden äkillisten poissaoloihin liittyvä asiakasaikojen organisointi Tekstiviestimuistutusten hallinnointi Neuvolan sähköisen asioinnin kehittäminen Muut erityistehtävät 8
Keskitetyn ajanvarauksen toimintamalli pnm 3.2011 Asiakas Yhteydenotto Numeroon 81622800 *ajanvaraukset *mahdollisuus jättää 24/7 vastaajaan viesti ajan peruuttamisesta Pyytää päivähoidosta kuvauksen 1, 1,5, 2, 3, 4, 5 ja 6 vuotistarkastuksiin Käynti neuvolassa Keskitetyn yksikön terveydenhoitaja Vastaa puhelimeen *varmistaa asiakkaan yhteystiedot *antaa ajan omalle terveydenhoitajalle tai asiakkaan suostumuksella toiselle terveydenhoitajalle *lähettää käyntiin liittyvän materiaalin/ohjaa nettiin *vahvistaa vastaanottajan, neuvolan ja yhteystiedot *varmistaa palveluun oikeutuksen *tilaa tulkin Purkaa vastaajaan aukiolon ulkopuolella jätetyt peruutukset *peruuttaa ajan ja tekee merkinnän peruutuksen syystä Neuvolan terveydenhoitaja Ylläpitää ajanvarauskirjaa *ennakkovaraukset *3 kk eteenpäin avattuna *lvo:t kimppakirjoilla *omahoitajatiedot ajan tasalla *osoitteistot ajan tasalla *kirjaa sijaistiedot * Kirjaa vaihtuvat/ poikkeavat toimipistetiedot Laatumittarit Viive vastaamiseen/jonotusaika Asiakkaiden tyytyväisyys Palveluun tulleiden puheluiden määrä Tekijätiedot Muut toiminnan ja/tai esityksen Vastattujen nimi puheluiden määrä (ajanvaraus, neuvonta eriteltynä) tunnusluvut 4.6.2015 9
Keskitetyn neuvonnan toimintamalli pnm 3.2011 Asiakas Yhteydenotto Numeroon 81622800 Saa ohjauksen ja neuvonnan *heti tai *omalta terveydenhoitajalta 2 työpäivän kuluessa Vastaa puhelimeen *selvittää soiton syyn *antaa neuvonnan ja ohjauksen TAI laittaa tarvittaessa omalle terveydenhoitajalla soittopyynnön *kirjaa asian Keskitetyn yksikön terveydenhoitaja Omalle terveydenhoitajalle siirtäminen *varmistaa, että terveydenhoitaja on töissä *soittopyyntö toimistoajalle, kiireellisyysmerkintä Neuvolan terveydenhoitaja Ylläpitää ajanvarauskirjaa *toimistoajat *poissaolot näkyvillä Soittaa asiakkaalle *2 työpäivän kuluessa soittopyynnöstä Laatumittarit Viive vastaamiseen/jonotusaika Asiakkaiden tyytyväisyys Palveluun tulleiden puheluiden määrä Tekijätiedot Muut toiminnan ja/tai esityksen Vastattujen nimi puheluiden määrä (ajanvaraus, neuvonta eriteltynä) tunnusluvut 4.6.2015 10
Äkillisten poissaolojen toimintamalli pnm 3.2011 Asiakas Saa tiedon hyvissä ajoin ajanvaraukseen liittyvästä muutoksesta Saa korvaavan ajan Keskitetyn yksikön terveydenhoitaja Aamulla 7.30 8.30 *vastaa poissaoloilmoituksiin *soittaa asiakkaalle ja kertoo tilanteen sopii ajan siirtämisestä toiselle terveydenhoitajalle omaan tai toiseen neuvolaan siirtää ajan toiseen ajankohtaan omalle hoitajalle peruu ajan, jos korvaavaa aikaa ei saada sovittua, pyytää asiakasta soittamaan myöhemmin uudelleen ja kirjaa asian ja peruutuksen syyn *ilmoittaa poissaolosta tiimiin Neuvolan terveydenhoitaja tai lääkäri Ilmoittaa äkillisestä poissaolosta *keskitettyyn yksikköön 050 4140 849 *esimiehelle terveydenhoitajien osalta Laatumittarit Asiakkaiden tyytyväisyys Työntekijöiden tyytyväisyys Muut toiminnan Tekijätiedot tunnusluvutja/tai esityksen nimi 4.6.2015 11
Nykytila Keskitetty ajanvaraus ja neuvonta toimii hyvin Asiakkaat saavat yhteyden palveluun 100% Puhelumäärä Vuosittainen 2012: 70 000 2013: 66 600 Kuukausittainen n. 5000 7000 Viikoittainen n. 1400 1600 Päivittäinen n. 250 440 maanantai vilkkain päivä ja puhelumäärät vähenevät loppuviikkoa kohti työntekijämäärä on suunniteltu puhelumäärien mukaan Asiakastyytyväisyyskyselyn perusteella asiakkaat ovat tyytyväisiä palveluun Työhyvinvointi parantunut Osoitteeton asiakasjako neuvoloissa N. 1/3 neuvontapuheluita Keskitetyn yksikön toiminta luonut hyvän pohjan sähköisen asioinnin kehittämiselle Nettiajanvaraus leikki ikäisille Äitiysneuvolan asiakkaille OmaNeuvola Piia Niemi Mustonen Espoon neuvolatoiminta 29.11.2013 12