SALON FIKSU KULJETUSJÄRJESTELMÄ Loppuraportti Diaarinumero 342/00.01.05.02/2014 24.3.2016
2 (13) SISÄLLYS JOHDANTO... 3 1. KULJETUSJÄRJESTELMÄ HANKKEEN TAUSTAA... 4 1.1 Salon fiksu kuljetusjärjestelmän taustaa ja lähtötilanne... 4 1.2 Hankkeen asemoituminen Suomen kuljetusjärjestelmäkenttään... 5 2. HANKKEEN TOIMENPITEET JA TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMINEN... 5 2.1 Hankkeen eteneminen... 5 2.2 Hankkeessa toteutetut kokeilut... 7 2.3 Hankkeelle asetettujen tavoitteiden toteutuminen... 7 3. HANKKEEN KESKEISET TULOKSET... 9 3.1 Kuljetusten organisointi... 9 3.2 Kuljetushankinnat... 10 3.3 Visio... 11 4. HANKKEEN ONNISTUMISET JA HAASTEET... 11 4.1 Hankkeen onnistumiset... 11 4.2 Hankkeen haasteet ja ongelmakohdat... 12 5. HANKKEEN JOHTOPÄÄTÖKSET... 12
3 (13) JOHDANTO Salon fiksu kuljetusjärjestelmä -hanke lähti liikkeelle aikana, jolloin liikenne ja liikkuminen olivat suuren muutoksen keskellä. Tarve uudistaa perinteinen liikennepalvelujen jäykkä järjestämistapa oli kasvanut niin suureksi, että muutokset alkoivat olla välttämättömiä. Jäykkä, erillisiin taksi-, linja-auto- ja kuorma-autokuljetuksiin tukeutunut ja julkisen säätelyn turvin toiminut järjestelmä oli tullut tiensä päähän. Bussiliikenteen vapauttaminen mullisti erityisesti pitkän matkan liikkumisen periaatteet ja maailmalta tulevat uudet innovaatiot ja digitaalisen teknologian mahdollistamat kevyet ja nopeat liikennepalvelukonseptit, kuten Uber-taksipalvelut, osoittivat muutoksen uutta suuntaa. Toisaalta kuntatalouden ahdinko pakotti kuntia miettimään entistä kevyempiä ja taloudellisempia ratkaisuja niiden vastuulla oleviin koulu-, joukkoliikenne- ja sote- kuljetuksiin. Salossa näihin haasteisiin lähdettiin vastaamaan kuutta polkua pitkin: 1. Kaupungin sisäisten hallinnollisten siilojen purkaminen ja kuljetusten keskittäminen yhden elimen, liikennepalveluyksikön vastuulle. 2. Kokeilujen kautta tapahtuva uusien ratkaisumallien ja tekniikoiden testaus. 3. Kaupungin kuljetuksia koskevien hankintojen suunnitelmallinen kehittäminen sujuvaksi, jatkuvaksi ja hyvin hallituksi prosessiksi, johon liitetään kokeilujen kautta todetut parhaimmat käytännöt. 4. Kaupungin kuljetuksia koskevien asiakastietojen ja kuljetusten seurantatietojen järjestelmällinen kokoaminen yhtenäiseksi perustiedostoksi, joka palvelee sekä kuljetusten suunnittelua, maksuliikenteen hoitoa että kuljetuksia koskevia hankintoja. Tiedostossa tulee olla avoimella koodilla toimiva rajapinta, jonka kautta kaupunki voi luovuttaa tietoja esimerkiksi uusia sovelluksia kehittäville yrityksille. 5. Liikennepalvelujen kehittäminen ja kilpailuttaminen kaupungin ja alan yritysten yhteistyönä niin, että terve kilpailu ja uusien yritysten syntyminen on myös tulevina vuosina mahdollista. Kaupunki toimii palvelujen tilaajana ja toimijat ovat yksityisiä yrityksiä ja jatkossa ehkä myös tavallisia kuntalaisia. 6. Digitaalisuutta ja älykkäitä tietotekniikan ratkaisuja hyödyntävän, kutsupohjaisen ja kaikille avoimen kuljetusjärjestelmän kehittäminen Saloon hyväksi havaitun palveluliikenteen pohjalta. Vaikka lopputavoiteita ole vielä kahdessa vuodessa ehditty täysin saavuttaa, hankkeen kuluessa on kuitenkin edistytty kaikissa keskeisissä asioissa. Hankkeen puitteissa Salon edustajat ovat voineet osallistua luontevasti liikennettä koskeviin, lukuisiin tapahtumiin ja verkostoitua liikennealan keskeisten toimijoiden ja kehittäjien kanssa. Samalla on voitu jakaa muiden kuntien kanssa niitä kokemuksia, joita Salossa on saatu projektin aikana. Hankkeen avulla on nyt hahmotettavissa prosessi, jolla Salon tyyppinen kunta muuallakin Suomessa voi suunnitella oman liikennejärjestelmänsä kehittämisen perusaskeleet ja löytää omat, parhaat käytännöt. Salon kaupungin kannalta kaikkein tärkein vaikutus hankkeella on kuitenkin ollut kuljetuskustannuksiin. Vuodessa on kyetty uusien kilpailutusten ja kuljetusten seurannan kautta saavuttamaan selkeä kustannusten alentuminen, mikä valtakunnallisestikin on merkittävä saavutus.
4 (13) 1. KULJETUSJÄRJESTELMÄ HANKKEEN TAUSTAA 1.1 Salon fiksu kuljetusjärjestelmän taustaa ja lähtötilanne Suomen suurimman kuntaliitoksen tuloksena vuonna 2009 syntynyt maaseutumainen Salon kaupunki on pinta-alaltaan laaja (2 168 km2) ja kunnan 54 000 asukkaasta puolet asuu hajallaan taajamien ulkopuolella. Kuntalaisten arjessa tästä seuraa vääjäämättä paljon kulkemista: kouluun ja töihin, opiskelemaan, asioille ja palveluiden luokse. Kuljetusympäristöltään Salo edustaa hyvin valtaosaa Suomen kuntia ja on otollinen testausalusta uusille liikkumispalveluille. Salon kaupunki onkin ollut aktiivisesti mukana Liikenne- ja viestintäministeriön keskusteluissa koskien liikkumisen järjestämistä palveluna ja tarjoutunut kohdealueeksi erilaisille teknisille ja toiminnallisille kokeiluille. Kymmenen kunnan liittyminen yhteen antaa mahdollisuudet luoda kokonaisvaltaisesti jotain aivan uutta verrattuna aiempaan tilanteeseen, jossa hallinnolliset rajat pilkkoivat seudun. Salo on alueensa joukkoliikenneviranomainen, mutta 14.10.2013 tehtiin poliittinen päätös, että Salon alueen joukkoliikenne järjestetään markkinaehtoisesti 1. Tämä tarkoittaa sitä, että joukkoliikenteen tarjonta on pääsääntöisesti yksityisten palveluntarjoajien varassa. Kaupungin tehtäväksi jäi täydentää markkinaehtoista liikennettä tarvittaessa ostosopimuksin. Ostoliikennettä on hankittu pääasiassa tukemaan koululaisten ja toisen asteen opiskelijoiden kulkemista. Erityisenä huolenaiheena ovat ne kaupunkilaiset, jotka eivät eri syistä voi omistaa omaa ajoneuvoa tai jotka eivät iän, terveyden tai jonkin muun syyn vuoksi pysty itse ajamaan. Ostoliikenteen lisäksi kaupunki järjestääkin kaikille kuntalaisille avointa kutsupohjaista palveluliikennettä, jolla taataan pääsy kaikkialta kunnan alueelta asioimaan vähintään kerran viikossa. Salon kaupunki on pääasiassa toistaiseksi keskittynyt lakisääteisten kuljetuspalvelujen organisointiin. Näiden kuljetuspalvelujen kustannukset vuonna 2014 olivat yli 7,67 miljoonaa euroa. Kustannuksiltaan suurimpia kuljetuspalveluita olivat koulukuljetukset (n. 3,3 milj. euroa) ja vammaispalvelulain mukaiset kuljetukset (n. 1,57 milj. euroa). Salossa onkin tietoisesti lähdetty kehittämään kuljetusten organisointia. Tavoitteena on toisaalta kustannusten hillintä ja toisaalta liikkumismahdollisuuksien turvaaminen autottomille kuntalaisille. Samalla on haluttu luoda perustaa kaupungin uudelle liikenne- ja kuljetusjärjestelmälle. Tätä taustaa vasten syntyi ajatus Salon Fiksu Kuljetusjärjestelmä -hankkeesta, joka on toiminut vauhdittajana mm. kuljetusten uudelleen organisointiin. Koska näytti ilmeiseltä, ettei perinteinen joukkoliikenne tule ratkaisemaan Salon kaltaisen hajanaisesti asutetun kunnan ongelmia, haluttiin Salossa keksiä jotain uutta. Fiksu kuljetusjärjestelmä -hankkeen ajatukseksi nousi se, että jos pystymme luomaan toimivan järjestelmän Saloon, se tarjoaa järkevät ratkaisumallit myös valtaosaan Suomen muista kunnista. Hankkeen keskeinen visio ja tekijöiden ajatus oli, että tekniikan kehitys, kuten robotiikka, automaatio, digitaaliset tietoverkot ja internet, voivat tarjota oivan kasvualustan kuljetusten suunnittelulle ja järjestämiselle sekä uusille liiketoimintamahdollisuuksille. Tärkeänä nähtiin lähteä poistamaan nykyisiä turhia raja-aitoja eri hallintokuntien, eri liikennemuotojen sekä yksityisen ja julkisen sektorin väliltä ja näin saada aikaan joustava ja taloudellisesti edullinen tapa toimia. Tuloksena toivottiin, että innovatiivisten kuljetushankintojen ja kuljetusratkaisujen kautta Salon kaupunki voi olla mukana tuottamassa uusia ja entistä parempia liikkumispalveluja sekä kaupunkimaisen ympäristön että maaseudun asukkaille. 1 Salon kaupunginhallitus, 14.10.2013 451
5 (13) 1.2 Hankkeen asemoituminen Suomen kuljetusjärjestelmäkenttään Kuljetusjärjestelmä kytkeytyy tiiviisti liikennepolitiikkaan ja yhteiskunnan muihin toimintoihin. Toimiva liikennejärjestelmä luo osaltaan toimintaedellytyksiä elinkeinoelämälle ja heijastuu alueen kehittämiseen, talouteen ja työllisyyteen. Nykyinen Sipilän hallitus onkin aloittanut mittavan lakihankkeen, liikennekaaren, jonka tavoitteena on edistää liikenteen digitalisaatiota ja uusien liiketoimintakonseptien käyttöönottoa. Liikennekaari mullistaa toteutuessaan liikenteen toimintaympäristöä ennen näkemättömällä tavalla. Salon Fiksu kuljetusjärjestelmä -hankkeen ajoitus olikin mitä otollisin. Hankkeen myötä Salossa voitiin lähteä valmistautumaan väistämättä edessä olevaan liikennejärjestelmän muutokseen proaktiivisesti edelläkävijänä. Tärkeänä ulottuvuutena tulevaisuuden kuljetusjärjestelmässä on ajatus matkaketjuista ja liikkumisesta palveluna (Mobility as a Service, MaaS). Vaikka tulevan kuljetusjärjestelmän käytännönmuoto on vielä mysteeri, aloitettiin SaFiKu-hankkeessa työkalujen luominen tulevan muutoksen ja sen jälkeisen todellisuuden kuljetustenhallintaan. Ilmeistä on, että jatkossa kuljetustieto on oltava saatavissa sähköisessä muodossa. Niin ikään erilaisia tietojärjestelmiä ja ratkaisuja testattaessa on tärkeä arvioida, minkälaisia rajapintoja niiden kautta syntyy, miten julkisin varoin kehitettyjen toiminnallisuuksien omistajuus säilyy palveluntuottajien vaihtuessa ja kuinka taataan koko kuljetusjärjestelmän resilienssi markkinoiden ja politiikan ristiaallokossa. 2. HANKKEEN TOIMENPITEET JA TAVOITTEIDEN SAAVUTTAMINEN 2.1 Hankkeen eteneminen Hanke käynnistyi keväällä 2014, jolloin projektiryhmä kutsuttiin koolle ja varsinainen työ aloitettiin. Samoihin aikoihin (1.5.2014) Salon kaupungissa aloitti uusi liikennepalveluyksikkö, johon koottiin liikenteen ja kuljetusten järjestämisen kanssa eri hallintosektoreilla toimineita viranhaltijoita sosiaali- ja terveyspalveluita lukuunottamatta. Sosiaali- ja terveydenhuollon kuljetuksista vastaavat henkilöt otettiin ensi vaiheessa mukaan asiantuntijoina. SoTe:n kuljetuksista yksikön vastuulle otettiin ensi vaiheessa ainoastaan kotihoidon ateriakuljetusten koordinointi. Yksikön perustamisen myötä otettiin tärkeä askel kuljetusten organisoinnin keskittämisessä. Luonnollista oli, että projekti linkitettiin uuden yksikön työhön. Neljän työntekijän liikennepalveluyksikkö vastasi kaupunginarkkitehdin johdolla hankkeen käytännön toimenpiteistä. Hankkeen hallinnollisista toimista ja taloudesta sekä alkuvaiheessa myös projektipäällikön tehtävistä vastuun otti hankintapäällikkö. Viimeisen vuoden ajan projektipäällikkönä on toiminut liikennepalveluasiantuntija, joka yhdessä hankintapäällikön kanssa on myös koonnut tämän raportin. Projekti alkoi nykytilan ja markkinatilanteen kartoituksella. Näin haluttiin selvittää, millaisia palveluja yleensä on tarjolla kuljetusten järjestämiseen. Samalla aloitettiin omien kuljetustarpeiden kartoittaminen. Kaupungin vuonna 2012 tekemä kuljetusselvitys päätettiin päivittää nykyistä tilannetta vastaavaksi sekä syventää entisestä. Lisäksi nykytilanteen kartoittamista varten päätettiin laadituttaa esiselvitys Saloon soveltuvista kuljetusjärjestelmistä ja toimintamalleista. Esiselvityksen tulos jätti toivomisen varaa, mutta paljasti samalla selkeän tarpeen kaupungin organisaation sisällä tunnistaa ja ymmärtää paremmin nykyistä kuljetusjärjestelmää ja kaupungin kustantamien kuljetusten organisointiprosesseja. Tämän vuoksi prosessit päätettiin selvittää. Selvitys laadittiin alkuvuodesta 2015 ja sen nimeksi tuli kuljetuskartoitus. Esiselvityksestä oppineena toteutettiin sisäisten prosessien kartoitus omana työnä, jolloin varmistettiin todellisuutta vastaava ja kattava tulos. Kartoituksessa selvitettiin kaupungin kustantamien kuljetusten nykytilanne, kustannukset ja organisointiprosessit, joista taloudellisesti merkittävimmistä laadittiin lisäksi yksityiskohtaiset prosessikuvaukset. Kartoituksessa keskityttiin taloudellisesti merkittävimpiin kuljetuspalveluihin ja arvioitiin, miten kaupungin omia organisointiprosesseja olisi hyödyllistä kehittää ja sitä kautta mahdollisesti saada kus-
6 (13) tannussäästöjä. Kartoituksessa kerättiin myös tietoa siitä, missä muodossa ja minkälaisissa tietojärjestelmissä kuljetusten organisoinnin kannalta oleellinen tieto kaupungilla oli. Hankkeen edetessä kuljetustiedon haltuunotto nousikin keskeiseksi teemaksi, kärkiajatukseksi ja nähtiin koko kuljetusjärjestelmän kehittämisen perustana. Kuljetuksia kartoitettaessa kävi ilmeiseksi, että niihin liittyy lukuisia, eri kokoluokan kehittämistarpeita. Näistä tarpeista päätettiin koostaa ns. ongelmapaperi (liite 1). Ongelmapaperin kokoamisen ajatuksena oli, että kaupungin oman työn tukemisen lisäksi se voi toimia vertailulistana muiden kuntien pohtiessa kuljetusjärjestelmänsä kehittämistä, antaa ideoita ja osaltaan nopeuttaa kehitystyöhön tarttumista. Kuljetuskartoituksen pohjalta järjestettiin kolme työpajaa keskeisistä kuljetuksiin liittyvistä ongelmakohdista. Työpajoissa syvennettiin ymmärrystä ongelmista ja etsittiin niihin ratkaisua yhdessä keskeisten toimijoiden kanssa (taulukko 1). Työpajoissa myös valmisteltiin materiaalia suurempaan kuljetuksia koskevaan seminaariin, joka järjestettiin lokakuussa 2015. Taulukko 1: Hankkeessa toteutetut työpajat ja niiden aiheet. Työpaja osallistujat teemat 1. Koululaiskuljetukset rehtoreita, liikenneyrittäjän ajojärjestelijä tiedottaminen, koulukuljetukset vs. kerhot / joustava koulupäivä, koulukyytien avaaminen kuntalaisille 2. Kuljetusten kipupisteet ja avainkriteerit 3. Kuljetusten tietojärjestelmät kuljetuksia myöntävien kaupungin palvelualueiden esimiehiä käytössä olevien tietojärjestelmien tuotajia myöntökriteerit, kuljetusten seuranta ja laskujen asiatarkistus, kuljetusten yhdistäminen käytössä olevien järjestelmien tehokas hyödyntäminen, täydennyksiä SaaSmallilla Hanke huipentui 15.10.2015 liikenneseminaariin, jossa niin liikenne- ja viestintäministeri Berner kuin taksi- ja linja-autoliiton edustajat jakoivat visioitaan tulevaisuuden kuljetusjärjestelmästä. Seminaarissa oli mukana liikenteenharjoittajia, kuljetuksiin liittyviä ohjelmistotuottajia, poliittisia päättäjiä ja kaupungin viranhaltijoita. Iltapäivän paneelikeskustelussa käytiin vilkasta ajatusten vaihtoa visiosta Salon tulevaisuuden kuljetusjärjestelmäksi. Avainteemoiksi nousivat: yhteistyö niin kunnan omien palvelualojen kuin yritysten välillä, kuntalaisten omatoimisuus, innovatiiviset hankinnat ja organisoinnin digitalisointi. Koko hankkeen ajan projektihenkilöstö verkostoitui aktiivisesti lisäten osaamistaan ja teki runsaasti tutustumiskäyntejä (vertaisyhteistyö) eri toimijoiden luo tutustuen heidän kuljetusjärjestelmiinsä. Tutustumassa käytiin muun muassa Lohjalla koulukuljetusten suunnitteluun, Tampereen Logistiikan eli Tampereen kaupungin logistiikkakeskuksen toimintaan ja Nurmijärvellä palveluliikenteeseen. Markkinavuoropuheluja lisättiin tietoisesti ennen toteutettuja kuljetuskilpailutuksia tavoitteena hankintojen kehittäminen. Hankkeen aikana kilpailutettiin mm. koululais-, ateria- ja soten asiakaskuljetukset. Markkinavuoropuheluja tehtiin myös kuljetusten suunnittelua, optimointia, seurantaa tai muuta kuljetusten suunnitteluapua tarjoavien yritysten kanssa. Organisoinnin tehostamisen suurimmaksi hidasteeksi havaittiin kuljetustietoa sisältävien järjestelmien hajanaisuus ja tiedon pirstaleisuus. Samoin tietojärjestelmien rajapinnat ovat haaste kuljetusten suunnittelulle. Erittäin oleellinen kysymys on myös tietoturva. Käyttäjävuoropuheluna hankkeessa toteutettiin palveluliikenteen asiakaskysely huhtitoukokuussa 2015. Asiakaskyselyssä selvitettiin muun muassa palvelun käytettävyyttä ja vastaajien suhtautumista tilaamisen sähköistämiseen. Tavoitteena oli myös toteuttaa työpaja, jossa mukana olisi ollut iäkkäämpiä kuntalaisia ja liikenteen käyttäjiä. Henkilöresurssillisista syistä tätä ei valitettavasti pystytty toteuttamaan. Toisaalta hankkeen kuluessa kävi ilmeiseksi, että koko Suomen kuljetusjärjestelmä on suuren murroksen edessä. Mikäli hallituksen normipurku onnistuu suunnitellusti, on kuljetusten toimintaympäristö tulevaisuudessa aivan toista kuin tänä päivänä. Näin ollen hankkeen henkilöresursseja keskitettiin tietoisesti etsimään mahdollisuuksia tuohon murrokseen valmistautumiseen, kuljetustiedon haltuunottoon ja prosessien digitalisointiin.
7 (13) 2.2 Hankkeessa toteutetut kokeilut SaFiKu-hankkeessa nähtiin tärkeänä testata mahdollisia uusia ratkaisuja erilaisten kokeilujen avulla, joten hankkeen aikana käynnistettiin kokeiluja liittyen fiksuihin kuljetustapoihin, kuljetusten organisoinnin kehittämiseen ja suunnitteluun (yhteenveto kokeiluista liite 2). 1. Yhteiskäyttöauto kaupungin työntekijöille eri toimipisteiden väliseen liikkumiseen 2. Ajoneuvojen seurantakokeilu niihin asennettujen GPS-paikantimien ja selainpohjaisen karttaliittymän avulla. 3. Palveluliikenteen matkatilausten välityspalvelukokeilu valmistelemaan välityspalvelun hankintaa ja kehittämään seuranta- ja raportointityökaluja 4. Kiho Student -kehittämisprojekti koulukuljetusten reaaliaikaisen seurannan ja laskusuoritteen muodostumisen testaamiseksi 5. Wilma-käyttäjäliittymän käytön tehostaminen kuljetusoikeuden hakemisprosessissa ja aikataulujen tiedottamisessa 6. Autoemäntä avustamassa palveluliikenteen asiakkaita 7. Koululaiskuljetusten avaaminen 8. Ateriakuljetusten yhdistäminen sote-kuljetuksiin Myös kokeilut alleviivasivat teemaksi nousutta keskeistä tarvetta kuljetustiedon kokoamiseen. Digitaaliseksi visioksi kirkaistui ajatus kuljetustiedon kokoamisesta. Tiedon tulee olla yhteismitallista, helposti ylläpidettävää ja mielellään reaaliaikaista. Niin ikään sitä tulee voidaa (tarvittaessa suodatettuna) jakaa eteenpäin uusien liiketoiminta- ja kuljetusratkaisujen ja mahdollisten kuljetussovellusten kehittämistä varten. Tätä silmällä pitäen aloitettiin loppuvuodesta 2015 vielä valmistelutyö kuljetusten perustietojärjestelmän rakentamiseksi käynnistämällä selvitys sen vaatimasta teknisestä ympäristöstä. Kaupungin visioimaa tietojärjestelmää ei ole tällä hetkellä markkinoilla olemassa sellaisenaan. Kaupungillakin kuljetuksiin liittyvä tieto on hajallaan eri ohjelmissa ja järjestelmissä. Jotta asiassa päästäisiin abstraktilta tasolta konkretiaan, tilattiin konsultilta ostopalveluna hankkeen loppumetreillä alkuselvitys perustietojärjestelmän mahdollisista tietorakenteista ja ominaisuusvaatimuksista. Työ jatkuu vuonna 2016 liikennepalveluyksikön omalla rahoituksella. 2.3 Hankkeelle asetettujen tavoitteiden toteutuminen Salon Fiksu kuljetusjärjestelmä -hankkeen projektisuunnitelmassa asetettiin hankkeelle seuraavat tavoitteet. 1. Kuljetusten hankintakustannukset vähenevät vuoden 2014 tasosta 8 prosenttia vuoteen 2017 mennessä. (Kustannukset ovat nousseet 12 % vuodesta 2010). Kuljetusten kustannukset ovat vähentyneet noin 4 % vuoden 2014 tasosta verrattuna vuoteen 2015. Huomionarvoista on, että perustetun liikennepalveluyksikön organisoimien kuljetusten osalta kustannusvähennys oli 7,4 %. Lisäksi osa kilpailutettujen kuljetusten sopimuskausista vaihtui kesken vuotta 2015, joten niiden täysi kustannusvaikutus nähdään vasta vuonna 2016, minkä myötä säästöä odotetaan saatavan myös jatkossa. Uusia kuljetuskilpailutuksia on tulossa myös vuonna 2016, ja niiden yhdessä odotetaan vaikuttavan niin, että tavoite tullaan saavuttamaan vuonna 2017. 2. Salon kaupungin kuljetuksia suunnitellaan, järjestetään, hankitaan ja kehitetään tehokkaasti ja järjestelmällisesti. Perustetun liikennepalveluyksikön myötä kuljetusten suunnittelu, järjestäminen ja kehittäminen tapahtuu hankkeen päättyessä tehokkaammin ja järjestelmällisemmin kuin aiemmin. Hankkeen kuluessa keskityttiin erityisesti organisointiprosessien, kuljetushankintojen ja kuljetusjärjestelmän kokonaisvaltaiseen kehittämiseen osaoptimoinnin sijaan. Tämän tärkeänä mahdollistajana oli hankkeessa toteutettu kuljetusprosessien kartoitus.
8 (13) Lisäksi on kokeiltu uusia toimintatapoja kuljetusten suunnittelussa ja toteutuksessa, joista osasta voi tulla pysyvä käytäntö kaupungin kuljetuspalveluihin (esimerkiksi tilausvälityskeskus). 3. Kuljetuksia arvioidaan suhteessa päätettyyn palvelutasoon (service level agreement) kuljetustoiminnan avainkriteereiden (key performance indicators) avulla. Arviointia käytetään kuljetusjärjestelmän kehittämiseen. Kaupungin kustantamien kuljetusten palvelutasoa ei ole erikseen määritelty, mutta palveluvaatimukset määritellään yksityiskohtaisesti niitä koskevissa tarjouspyynnöissä ja kuljetusten avainkriteerit on pääsääntöisesti päätetty lautakunnissa. Lisäksi kuljetusten reunaehtoja asettaa myös lainsäädäntö. Tarjontaa tarkasteltaessa kaupungin kustantamien kuljetusten palvelutaso pysyi pääasiassa samana lukuunottamatta palveluliikennettä, jossa tarjonta kaksinkertaistettiin suurimmassa osassa Saloa. Muilta osin palvelutasossa ei ollut muutoksia. Poikkeuksena edelliseen oli joukkoliikenne. Liikennepalveluyksikkö oli asiantuntijana joukkoliikenteen palvelutason määrittelyyn asetetussa joukkoliikennetyöryhmässä. Pitkästä valmistelusta huolimatta palvelutason määrittelyssä ei päästy hankkeen kuluessa lopputulokseen. Joukkoliikenteen järjestämistavaksi poliittisesti päätetty markkinaehtoisuus aiheuttaa sen, että kaupungilla on hyvin vähän vaikutusmahdollisuuksia joukkoliikennetarjontaan muutoin kuin rajallisten osto- ja palveliikenteen vuorojen kautta. Nykyisellään joukkoliikenteen osuus Salon kaupungin kuljetuskustannuksista on noin 10 %. Hankkeen kuluessa markkinaehtoinen joukkoliikennetarjonta Salossa väheni tasaisesti lähestyen tilannetta, jolloin on otettava uudelleen harkintaan, voiko markkinaehtoinen joukkoliikenne ylipäätään tyydyttävästi vastata hajanaisesti asutun maaseudun kuljetustarpeisiin. Palvelutason määrittelytyötä jatketaan, mutta hankkeen kuluessa kirkastui visio siitä, että tulevaisuudessa kuljetusjärjestelmä perustuu entistä enemmän kutsupohjaisuuteen, kuntalaisten osallistumiseen ja digitalisaation myötä mahdollistuvaan kaupungin kustantamien lakisääteisten kuljetusten avaamiseen kaikkien kuntalaisten käyttöön. 4. Kuljetukset tukevat työmatkaliikennettä ja pendelöintiä työpaikkoihin Salon kaupungin ulkopuolelle. Ei toteutunut vielä hankkeen aikana konkreettisesti, mutta aloitetut toimenpiteet valmistelevat toteutumista tulevaisuudessa. Kuljetustiedon haltuunotto ja kokoaminen muotoon, jossa sitä voidaan helposti jakaa avoimien rajapintojen kautta, mahdollistavat valmistuessaan MaaS-ajattelun mukaisesti myös työmatkaketjut pendelöijille. Hankkeessa käytiin myös hyödyllisiä markkinavuoropuheluja matkojen tilaamisen ja maksamisen sähköisistä vaihtoehdoista. 5. Salon palvelutasomääritelmän mukaisten kuljetusten asiakaspalautteen arvosana on parantunut 20 % vuonna 2016. Tämä voidaan arvioida vasta myöhemmin, sillä asiakaspalautekysely päätettiin jättää tekemättä hankkeessa, koska Salo on mukana vuoden 2016 henkilöliikennetutkimuksessa. 6. Salon kaupungin hankintaosaaminen ja markkinakeskustelutaito on lisääntynyt. Kaupungilla on toimialat ylittävä kilpailutusten suunnittelua tukeva järjestelmä tiedontuottamiseen tai palvelun seurantaan. Kaupungin hankintaosaaminen on lisääntynyt merkittävästi hankkeen aikana, jolloin kilpailutettiin suuri osa kaupungin tärkeimmistä kuljetuksista. Markkinavuoropuhelua on lisätty merkittävästi, millä on ollut pääsääntöisesti positiivisia vaikutuksia kuljetusten järjestämiseen. Kuljetuskilpailutusten vetovastuu on keskitetty kaupungin hankinta- ja liikennepalveluihin, jonka seurauksena eri kuljetusten kilpailutukset ovat keske-
9 (13) nään sopusoinnussa. Kilpailutukset suunnitellaan ja toteutetaan yhteistyössä toimialojen kesken, jolloin saadaan etua samanlaisten kuljetustarpeiden yhdistämisestä suuremmiksi kokonaisuuksiksi ja vältetään päällekkäinen työ. Salon fiksu kuljetusjärjestelmä -projektin päätyttyä Salon kaupungilla onkin valmius tehdä tarvittava kuljetushankinta tai -hankinnat aikaisempaa paremmin. Hankkeen kuluessa yhteistyö kuljetusasioissa toimialojen kesken on vakiintunut uudeksi, hedelmälliseksi toimintatavaksi. Yhteistyö edistää myös sopimuskaudella ilmennevien mahdollisten ongelmatilanteiden johdonmukaista ja yhtenevää ratkaisemista ja mahdollistaa jatkuvan kehittämistyön myös hankintoja silmällä pitäen. 3. HANKKEEN KESKEISET TULOKSET 3.1 Kuljetusten organisointi Hanke toteutettiin samaan aikaan liikennepalveluyksikön perustamisen kanssa, mikä osoittautui onnistuneeksi ajoitukseksi. Monet kuljetusten organisointiprosesseista olivat vasta muotoutumassa ja organisaatio notkea, joten uusien toimintatapojen esitteleminen ei kohdannut suurta muutosvastarintaa. Hanke myös mahdollisti erilaisten ideoiden testaamisen käytännössä, näin nopeuttaen kuljetusjärjestelmätyön konkreettista käynnistymistä. Salon fiksu kuljetusjärjestelmä -hankkeen myötä kuljetusten organisointiprosessit ja kuljetukset tulivat kokonaisuuksina selkeiksi. Hankkeen yksi keskeinen tuotos oli kuljetuskartoitus kaupungin liikenne- ja kuljetuspalveluista sekä niiden prosesseista. Kartoituksen tuloksena piirtyi selkeä kuva siitä, mitä kaupungin kustantamana kulkee, paljonko eri kuljetukset kustantavat suhteessa matkustajamääriin ja missä kohtaa organisointiprosesseja toimintatapoja voisi tehostaa ja näin saavuttaa mahdollisesti säästöjä. Kartoitus on myös herättänyt mielenkiintoa niin toisissa kunnissa kuin kunnille järjestelmiä tuottavissa yrityksissä ja sitä on jaettu eteenpäin. Kuva 1: Hahmotelma kuljetusten sähköisen organisoinnin palikoista. Sähköisen organisoinnin palikat eivät muodosta suljettua järjestelmää vaan pinnan todellisuuden ja digitaalisuuden välillä. Yksi hankkeen keskeisimmistä tuloksista oli kartoituksen ja kokeilujen kautta syntynyt ajatus kuljetusten perustietojärjestelmästä organisoinnin perustana. Järjestelmiin liittyvien kokeilujen myötä kävi ilmeiseksi tiedonhallintajärjestelmän tarve. Kokeilujen ja työpajojen
10 (13) kautta alkoi pala palalta rakentua käsitys, mitä erilaisia toimintoja tulevassa järjestelmässä tai järjestelmien ekosysteemissä pitäisi olla ja mitä asioita on tarpeen huomioida (kuva 1). Järjestelmävision kirkastumisen kannalta oli myös arvokasta hankkeessa tehty yhteistyö toisten kuntien kanssa. 3.2 Kuljetushankinnat Salon fiksu kuljetusjärjestelmä -hankkeen yhtenä tavoitteena oli kuljetusten hankintaprosessin kehittäminen. Myös tässä hankkeen ajoitus oli mitä osuvin, sillä hankkeen aikana Salossa kilpailutettiin koululaiskuljetukset, palvelu- ja ostoliikenne, ateriakuljetukset sekä sosiaali- ja terveyspalveluiden asiakaskuljetukset (taulukko 2). Uutta liikennepalveluyksikköä perustettaessa oli sovittu, että kuljetushankintojen valmistelun koordinointi keskitetään yksikköön. Näin ollen projektin aikana tarjouspyyntöjä päästiin kehittämään yhdessä kaupungin hankintapalveluiden kanssa ja tuloksena on aikaisempaa hallitumpi hankintaprosessi, jossa oli määritelty mm. hankinnan suunnittelun eteneminen, markkinavuoropuhelujen toteutus, hankintatarpeen määrittely, kuljetus kohteiden rakentaminen jne. Taulukko 2: Hankkeen ajoittuminen suhteessa kuljetushankintoihin. v. 2014 v. 2015 v.2016 Hankekalenteri THMHTKHESLMJTHMHTKHESLMJTHMHTKHESLMJ Salon fiksu Kuljetusjärjestelmä-hanke Kuljetuskartoitus Kokeilut Yhteiskäyttöauto Palveluliikenteen välityspalvelu Kiho Student -kokeilu Multiprimus & Wilma Autoemäntä GPS-seuranta Kokeiluostoliikenne Ateria- ja sotekuljetusten yhdistäminen Liikennepalveluyksikkö Kuljetushankinnat Sosiaali- ja terveystoimen asiakaskuljetukset SHL- ja VPL-kuljetukset Ateriakuljetukset Koulukuljetukset (Perniö, Särkisalo, Kisko ja Pertteli) Koulukuljetukset (muu alue) Ostoliikenne Palveluliikenne sopimukset voimassa kokeilu hankinnan valmistelu Konkreettisesti hankintaprosessin kehittyminen näkyi yhteismitallisina tarjouspyyntöinä hankkeen aikana toteutuneissa kilpailutuksissa ja loppujen lopuksi onnistuneiden hankintojen tuomina taloudellisina säästöinä. Hankkeen aikana kaupungin kustantaminen kuljetusten palvelutaso säilyi samana tai jopa parani, kun palveluliikenteen vuorotarjonta kaksinkertaistettiin. Kustannukset sen sijaan laskivat. Kuljetuskustannusten laskua selittävät onnistuneet hankinnat, hankkeen ja liikennepalveluyksikön perustamisen myötä lisääntynyt tietoisuus kuljetuskustannuksista ja palvelualueiden välinen yhteistyö kuljetusasioissa sekä kuljetusten organisointiprosessien haltuunotto. Hankkeen tärkeänä tuloksena oli myös uusia kuljetus- ja liikkumistapoja koskevan kokeilukulttuurin vakiinnuttaminen osaksi kaupungin toimintaa. SaFiKu-hankkeessa päästiin välittömästi etsimään ratkaisuja kartoituksessa löytyneisiin epäkohtiin erilaisten kokeilujen kautta. Kokeiluhankkeissa testattiin prosessin aikana syntyneitä ideoita mm. kaupungin henkilökunnan yhteiskäyttöautoa, ajoneuvojen GPS-seurantaa, matkojen tilausvälityspalvelua, pitkäaikaistyöllistettävien palkkausta palveluliikenteen bussiemännäksi ja -isännäksi. Matkojen välityspalvelukokeilu oli tärkeä myös hankintojen näkökulmasta, sillä siinä saatiin arvokasta tietoa tulevan perustietojärjestelmän tilaus- ja seurantapalikoiden palvelukuvauksen valmisteluun.
11 (13) 3.3 Visio Kuljetusten toimintaympäristö on Sipilän hallituskaudella suurten myllerrysten alla. Hankkeen kuluessa oli vielä epävarmaa, mihin suuntaan Suomen kuljetusjärjestelmä lähimpien vuosien aikana lähtee kehittymään. Tämän vuoksi hankkeessa pidettiin tärkeänä miettiä, mitä sellaisia perusoletuksia voidaan tehdä, jotka eivät ole suoraan sidoksissa esimerkiksi tuleviin poliittisiin päätöksiin, vaan jotka tukevat tulevaisuuden kuljetusjärjestelmää sen muodosta riippumatta. Tämän pohdintatyön tueksi hankkeessa tehtiin tutustumismatkoja paikkakunnille, joissa oli kehitteillä mielenkiintoisia ratkaisumalleja, ja kerättiin tietoa julkaisujen ja internetin kautta uusista vaihtoehdoista ulkomailta. Myös LVM:n, LiVin, TEKES:n ja Kuntaliiton liikkumista ja liikennettä koskeviin seminaareihin ja työpajoihin osallistuttiin ahkerasti. Kuva 3: Visio Salon tulevasta kuljetusjärjestelmästä. Kuljetusjärjestelmän kokonaisvaltaisen ja pitkäjänteisen kehittämisen taustalle tarvitaan visio, johon on kiteytetty tavoiteltu sisältö (kuva 3). Hankkeen tärkeä tulos onkin Salon kaupungin kuljetusjärjestelmän vision täsmentyminen ja sitä kautta kuljetusjärjestelmätyön suunnan selkiytyminen ja vauhdittuminen. Visiossa on kaksi tasoa: visio järjestelmän taustalla toimivasta digitaalisesta kuljetusten perustietojärjestelmästä tai järjestelmien ekosysteemistä ja visio itse kuljetusjärjestelmästä. (Järjestelmän ekosysteemiä on jo kuvattu kappaleessa 3.2. kuva 2.) Kuljetusjärjestelmä taas nähdään siten, että tulevaisuudessa Salossa on hallinnollisesti ja taloudellisesti kevyet ja digitaalisesti organisoidut liikennepalvelut, jotkia toteutetaan yhteistyössä julkisen ja yksityisen sektorin sekä kuntalaisten kanssa. Hankkeen kuluessa täsmentyi myös se, että kutsupohjainen, digitaalisuutta hyödyntävä palveluliikenne nostettiin kehitystyön pääkohteeksi. 4. HANKKEEN ONNISTUMISET JA HAASTEET 4.1 Hankkeen onnistumiset Hankkeessa onnistuttiin erityisesti seuraavissa asioissa: (tavoitteet 1, 2 ja 6) - hankintaprosessin kehittäminen ja sitä kautta onnistuneet hankinnat ja niistä saatavat kustannussäästöt - kuljetusten organisoinnin ja uusien toimintatapojen vakiinnuttaminen - yhteistyön tiivistyminen kaupungin ja yritysten välillä kuljetusten kehittämisessä - kuljetusprosessien omistajuudet näkyviksi ja hallintaan - Vision selkiytyminen Salon fiksusta kuljetusjärjestelmästä ja sen perustana olevasta digitaalisesta, kutsupohjaisesta ja kaikille avoimesta kuljetusjärjestelmästä
12 (13) 4.2 Hankkeen haasteet ja ongelmakohdat Hankkeen keskeiset haasteet ja ongelmakohdat olivat seuraavat: - Hankkeen hidas käynnistyminen ja vaativa, perusteellinen pohjatyö, joka vei paljon aikaa. Hankkeen loppua kohti selvitysten pohjalta nousi paljon ideoita, joita ei ehditty toteuttaa ja jotka olisivat olleet sopivia hankkeen tavoitteisiin (mm. esikaupallisia hankintoja). - ennalta arvaamattomat henkilöresurssivajaukset - kaupungin kuljetuksia koskevan tiedon hajanaisuus ja puutteellisuus - eri toimijoiden tietoteknisten järjestelmien sulkeutuneisuus ja rajapintojen yhteensopimattomuus - paikallisten liikennealan toimijoiden määrä ja hankaluudet todellisen kilpailun aikaansaannissa laajan kaupungin eri osissa Näiden haasteiden johdosta hankkeen budjetti alittui eli kustannukset eivät toteutuneet täysin sen mukaisesti, mitä hankkeen alussa oltiin suunniteltu. Hankkeessa jäi toteutumatta tai kesken seuraavat asiat: (tavoitteet 3-5) - Palvelutason määrittely, koska todettiin tärkeimmäksi ensin lähteä rakentamaan perustaa, jolla tuo tuleva liikennejärjestelmä rakentuu ja vasta sen jälkeen on aika määrittää sen palvelutaso. Lisäksi joukkoliikennelain siirtymäaikaa on vielä jäljellä 3 vuotta. Vasta sen päätyttyä tulee kokonaisuudessaan näkyväksi, minkälainen liikennetarjonta Saloon markkinaehtoisesti muodostuu. - Kuntalaisten koetun palvelutason arviointi ja pendelöinnin tukeminen. Hankkeessa oli valittava resurssien kohdentaminen ja päätettiin keskittyä pitkällä tähtäimellä tärkeään koko kuljetusjärjestelmän perustan luomiseen. Tämä tehtiin ottamalla haltuun kaupungin sisäiset kuljetusten organisointiprosessit, kehittämällä kustannuksiin vahviten vaikuttavaa hankintatyökalua ja aloittamalla sähköisen järjestelmäekosysteemin rakentaminen. Näihin paneutumalla mahdollistetaan tulevaisuudessa myös tavoitteiden 3-5 toteutuminen. 5. HANKKEEN JOHTOPÄÄTÖKSET Hankkeen perusteella voidaan tehdä seuraavat johtopäätökset: Liikenne- ja kuljetuspalvelut on perusteltua koota yli perinteisten toimialarajojen yhteen organisaatioon, jolla tulee olla sekä oikeus itsenäiseen päätösten valmisteluun että hyvä yhteistyö niiden hallintokuntien kanssa, joiden kuljetuksista huolehditaan. Jotta kuljetuksien järjestämisessä saavutetaan todellisia säästöjä ja tehokkuutta, tulee kuljetuksia koskevan tiedon olla ajantasaista, luotettavaa ja oikeassa muodossa. Kunnalla tulisi olla kuljetuksia koskevien tietojen keskitetty tietokanta, josta tietoa voidaan avoimen rajapinnan kautta käyttää sekä kuljetusten suunnittelussa, laskutuksen seuraamisessa että uusien sovellutusten luomisessa kuljetuksia varten. Julkishallinnon tietosuojakäytäntöjä tulee selkiyttää valtakunnallisin ohjeistuksin, jotta liikenteen ja kuljetusten suunnittelussa välttämätön tieto on käytettävissä silloin, kun sitä tarvitaan. Kuntatasolla ratkaisuja on vaikea saada aikaan varsinkin sote-kuljetusten osalta, jossa on paljon yksityisyyden suojan alaisia ja salassa pidettäviä tietoja. Liikennealan yritystoiminnan kehittämiseen ja monipuolistumiseen tulee panostaa elinkeinopolitiikassa kaikilla tasoilla. Toimiva liikennepalvelujärjestelmä edellyttää toimivia markkinoita ja kilpailua sekä riittävää yrityskenttää myös paikallisella tasolla.
13 (13) Mikäli mahdollista, kunnan kannattaa pidättäytyä liikennepalveluissa tilaajan rooliin. Tapauskohtaisesti saattaa olla kuitenkin tarpeen ottaa kunnan tehtäväksi esimerkiksi reittisuunnittelun optimoinnin tai siihen liittyviä osatehtäviä. Liikennejärjestelmän kehittäminen tapahtuu parhaiten harkituin ja pienin askelin kilpailutuksia hyväksi käyttäen ja sitä ennen kokeilutoiminnan kautta ratkaisuja testaten. Suuret, nopeat muutokset toimivat vain tilanteissa, joissa vanha järjestelmä muuttuu jonkin ison kriisin seurauksena. Asiakaslähtöisyys tulee nostaa liikennejärjestelmän kehittämisen tärkeimmäksi näkökulmaksi.